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1. Tâches Inter-Entreprises (un conte de fée)

Deux entreprises utilisant le module de tâches du Collabox. La première étant le fournisseur de la deuxième. Les 2 entreprises sont de bons partenaires et travaillent ensemble sur plusieurs projets et s’envoient des tâches et commandes par courrier électronique. Le suivi sur les livrables est malheureusement quelques fois déficient.

Par un beau jour ensoleillé, une nouvelle fonctionnalité apparaissa dans le Collabox des 2 entreprises: la possibilité d’assigner des tâches entre 2 entreprises différents (ayant des employés et des projets différents).

Les 2 entreprises relevèrent ensemble de nouveaux défis grâce à une productivité améliorée avec leurs Collabox. Chacun sait maintenant où sont rendus les tâches.

2. Aide au respect des délais: tenez vos promesses

Il vous arrive de ne pas vous rappeler des dates de livraison de vos projets? Certains utilisateurs Collabox utilisent la boîte de description des projets pour la noter. Nous avons maintenant inclus dans la configuration des projets, un espace spécial qui vous aidera à noter les dates de livraison de vos projets. Nous avons ajouté cette date dans votre rapport de production au format EXCEL pour vous aider à mieux planifier votre temps. Dans les prochaines versions, nous prévoyons utiliser cette date pour classer vos listes, pour afficher des alertes dans votre tableau de bord personnel et elle sera affichée dans votre agenda d’équipe.

3. Pour des notes plus claires: édition de texte avancée
Le Collabox vous permet maintenant de formater vos notes de feuilles de temps ainsi que vos tâches. En effet, vous pouvez maintenant modifier la police de caractères (gras, italique, barré, couleurs), faire des listes (ordonnées et « point form ») ainsi qu’ajouter des liens.

la barre d’édition vous permet
de formater vos notes de feuilles
de temps et de tâches

Cette option est activée par défaut, mais il vous est possible de la désactiver (dans vos préférences personnelles) si cela ralentit votre utilisation du logiciel.

Autres modifications

1. Rapports de projets : Il vous est maintenant possible de classer l’affichage des rapports par ordre chronologique.
2. Comptabilité : Faites des virements entre compte encore plus facilement
3. Comptabilité : Le calcul des factures se fait maintenant avec les taux horaires spécifiques aux projets.
4. Configuration : La page d’entrée de la section Configuration vous amène maintenant à la liste de vos clients.
5. Configuration : Il vous est maintenant possible de choisir le type de numéro de téléphone par défaut pour rejoindre vos employés (cellulaire, téléphone, télé-avertisseur).
6. Configuration : Ajout d’un lien rapide qui vous permet de faire un rapport de temps global sur un projet sans avoir à le réactiver.
7. Comptabilité: le numéro de fax du client est maintenant inscrit sur les factures et les états de compte
8. Configuration: Identification du projet par défaut pour les employés.
9. Configuration: Amélioration du détails du coûtant du projet
10. Configuration: Affichage inversée des titres des pages pour permettre une navigation plus aisée entre les nombreuses fenêtres.

Classement de vos projets par types

Votre Collabox permet maintenant un classement encore plus élaboré grâce à l’introduction des types de projets. Vous verrez cette nouvelle information dans la section Configuration -> Projets.

Amélioration du rapport par employés
Il vous est maintenant possible d’obtenir des rapports selon vos propres critères. Vous pouvez obtenir des rapports de temps sur des types de projets spécifiques, mais également filtrer les résultats selon leur statut et même classer l’affichage par chargé de projets.
Rapport de carnet de commandes
Pour vous aider à prévoir le travail restant à produire (heures vendues non travaillées), le Collabox introduit avec la version 4.5.3, un rapport qui vous permet de prévoir la charge de travail des ressources humaines (vos employés). Communément appelé « backlog », ce rapport sera fort utile pour les chargés de projets et les directeurs de production. Pour que ce rapport soit plus significatif, vous devez entrer des heures prévues pour chacun des employés dans l’onglet affectation de la configuration projets.
3 nouveaux modules en période de test
Nous préparons déjà la version 4.6 du Collabox qui contiendra 2 nouveaux modules:

• Un module de sondages par courrier électronique
• Un module de création d’offres de service (et archivage pour une consultation rapide)
• Un module de téléphonie qui vous permettra de consulter la liste de vos appels logés, vos appels manqués et de composer un numéro de téléphone à même votre Collabox.

Quelques modifications dans le module de comptabilité
Le module de comptabilité a droit à quelques modifications. Les comptes payables présentés sur 4 colonnes 30-60-90 jours) et il est maintenant possible de faire des paiements partiels sur des comptes fournisseurs.
Message FollowMail plus compatible
Afin d’augmenter la compatibilité des messages envoyés avec FollowMail, il est possible d’envoyer le message en « texte plain ».

Votre Collabox communique désormais vers Outlook, Palm Desktop, etc.

Depuis la version 4.5 du Collabox, il vous est maintenant possible d’exporter clients et contacts dans Outlook, Palm Desktop et dans plusieurs bottins d’adresses, grâce au format Vcard. Grâce à la toute nouvelle version 4.5.1, il vous est maintenant possible d’importer dans votre Collabox à partir de ces mêmes logiciels.

Pour les utilisateurs de l’agenda collectif du Collabox, il est également possible d’exporter des rendez-vous dans Outlook, Palm Desktop, Netscape Calendar et iCalendar (plate-forme Macintosh) en lot.

Envoi de message en nombre beaucoup plus rapide
Nous avons simplifier le processus d’envoi de courrier électroniques avec le module Followmail et ainsi accélérer l’affichage de la page de préparation de l’envoi.
Vous avez de bonnes adresses?
Afin de vous permettre d’atteindre vos destinataires avec le plus de succès possible, Collabox vérifie maintenant la validité des adresses de courrier électronique que vous saisissez. Si l’adresse est inexacte, Collabox vous averti pour que vous la corrigiez.
2 nouveaux modules en période de test
Nous préparons déjà la version 4.6 du Collabox qui contiendra 2 nouveaux modules:

• Un module de sondages par courrier électronique
• Un module de création d’offres de service (et archivage pour une consultation rapide)

Voici la liste complète des 8 modifications de Collabox
Fonctions générales

1. Ajout d’onglets dans les préférences personnelles
2. Fonction de vérification de validité des courriers électronique
   

Tâches

1. Ajout d’un champs de pourcentage dans la feuille de temps

Importation

1. Importation et exportation de fournisseurs (Outlook, Palm Desktop, etc.)
2. Importation du format vcard

Followmail

1. Modification de la page d’envoi de messages pour accélérer l’affichage de la page
   

Nouveaux modules (à venir)

1. Ajout d’un module de sondages par courrier électronique
2. Ajout d’un module de création d’offres de service (Format PDF)

Votre Collabox communique désormais vers Outlook, Palm Desktop, etc.

Avec la version 4.5 de Collabox, vous exportez vos clients et vos contacts dans Outlook, Palm Desktop et dans plusieurs bottins d’adresses, grâce au format Vcard.

Pour les utilisateurs de l’agenda collectif du Collabox, il est également possible d’exporter des rendez-vous dans Outlook, Palm Desktop, Netscape Calendar et iCalendar (plate-forme Macintosh), grâce au format Vcal.

Le nouveau module d’exportation de Collabox représente également l’outil idéal pour exporter en bloc plus d’un client, contact, employé ou rendez-vous.

Exportez en format ACCESS
Un nouveau module fait son entrée avec la version 4.5 vous permettant d’exporter en lot les listes de clients, projets et employés et les feuilles de temps en format ACCESS. Ceci permet de rendre votre système maison roulant avec ACCESS compatible avec Collabox. Le module est disponible par abonnement.
Prix de revient encore plus facile !
Une toute nouvelle option dans les rapports par projet permet maintenant de connaître le prix de revient de vos projets. Le rapport de Collabox calcule maintenant le budget restant d’un projet en tenant compte du temps travaillé à ce jour, du kilométrage parcouru et des déboursés encourus. Cette information figure également dans les rapports de production au format EXCEL.
Pour afficher le budget restant d’un projet, consultez la fiche du projet et cliquez sur détails.
Vous parlez kilomètres ou miles ?
Les utilisateurs en provenance des États-Unis apprécieront les ajustements qui ont été apportés à Collabox par rapport aux unités de calcul des déplacements et à la notation horaire. Désormais, il pourront calculer leur déplacement en miles et utiliser la notation horaire AM–PM.
Pour modifier ces paramètres, rendez-vous dans la section
Mes préférences.
Plus de contrôle dans la création de vos messages Followmail
Certaines améliorations dans le module Followmail vous permettent maintenant une intégration plus fine de vos messages multimédias. Un bouton Dupliquer a été intégré afin de vous permettre de copier facilement vos messages et les images qu’ils contiennent.
De plus, pour les webmestres, un bouton vous permet de consulter et de modifier le code html de vos messages.
7 nouveaux thèmes
L’équipe de concepteurs du Collabox a préparé 7 nouveaux thèmes, dont le thème Eboxy qui s’harmonise avec la nouvelle image du Collabox.
Collabox introduit également les thèmes événementiels. Si vous avez sélectionné cette option, votre thème Collabox se modifiera en fonction de la date. Une surprise vous attend même pour votre anniversaire!
Pour modifier votre thème, rendez-vous dans la section
Mes préférences / Option Thème
Voici la liste complète des 11 modifications de Collabox
Fonctions générales

1. Exportation de clients, contacts, employés en format vcard.
2. Exportation des rendez-vous en format vcal.
3. Budget restant dans les options de rapports du rapport par projet.
4. Description des services à même la feuille de temps.
5. Nouveaux thèmes (Blue, Blue bubble, Chocolat, Eboxy, Green, Midnight, Shangaï et thèmes événementiels).
6. Ajustement de l’affichage de la charte de temps dans la feuille de temps.
7. Paramètres régionaux permettant maintenant l’utilisation des miles et de la notation horaire AM-PM.

Tâches
8. Ajout du champs « date d’affichage » dans les informations de tâches.
Nouveau module
9. Nouveau module permettant l’exportation de clients, employés, contacts et feuilles de temps en format ACCESS 2000.
Force de vente
10. Affectation de contacts en lot à un autre vendeur.
  11. Menus Force de vente et Followmail défusionnés.

1. Accès aux pages maintenant 10 fois plus rapide

Grâce à certains changements, l’accès aux pages est maintenant beaucoup plus rapide. Certaines pages (comme par exemple, la liste des projets et la liste des contacts) s’affichent maintenant 10 fois plus rapidement.

2. Gestion avancée des tâches

Le module des tâches à droit, avec la mise à jour 4.4, à une véritable refonte. Il est maintenant possible:

• d’assigner une tâche à plus d’une personne;
• d’assigner une famille à une tâche (une couleur d’affichage);
• de faire approuver la tâche par une personne autre que celle qui l’affecte.

3. Rapport de messages
Nous avons ajouté un rapport pour les utilisateurs des modules Force de vente et Followmail. Le rapport vous donne des informations sur la performance de vos messages.
Statistiques de messages:

• Nombre de fois lu
• Nombre de clics
• Pourcentage de lecture

4. Affichage et consultation des listes


Grâce à une nouvelle barre de navigation alphabétique, il vous est maintenant plus facile de consulter vos différentes listes de clients, d’employés, de fournisseurs, de projets et de contacts.
5. Reformatage des rapports pour un lecture plus rapide
La version 4.4 permet une lecture plus rapide des rapports d’employés, de clients et de projets. Les colonnes sont maintenant mieux alignées. Nous avons également ajouté une couleur de fond de ligne pour faciliter la lecture.
6. Calculer votre kilométrage
Il vous est maintenant possible de compiler les distances de déplacement à même votre feuille de temps. Un rapport vous permet également de connaître le nombre de kilomètres que vous avez faits et de calculer rapidement les montants à charger à vos clients.
7. Gestion plus simple des listes de distribution
Miantenant, lorsque vous consultez le détail d’une liste de distribution, la liste ne comprend que les contacts abonnés. Si certains contacts qui sont abonnés ne vous sont pas assignés, ils s’affichent tout de même dans la liste.
8. Verrouillage de journées complètes
Il vous est maintenant possible de verrouiller des journées complètes et non seulement les feuille de temps déjà compilées dans le Collabox. Ainsi, si une journée est verrouillée, il sera impossible d’ajouter des activités dans cette journée. Nous avons également ajouté une interface simple vous permettant de déverrouiller les feuilles de temps.
9. Relocalisation de certains éléments des menus
Certains éléments des menus ont été déplacé avec la version 4.4. En voici la liste complète:

1. Faites des listes de distribution de courriels à même Force de vente

Vous pouvez maintenant assigner chacun de vos prospects de Force de vente à une liste de distribution (même à 2, 3 ou 4 si vous le voulez!). Ainsi, vous pouvez par exemple regrouper tous vos prospects pour un de vos produits précis à une liste en particulier. Une belle économie de temps lorsque viendra le temps de faire un envoi à toutes ces personnes. (maximum 500 contacts par liste d’envoi)

2. Mesurer les écarts de budgets plus facilement
Pour les abonnés au module de facturation/comptabilité, vous avez maintenant accès à une nouvelle option: Le budget en temps réel qui vous permettra de voir si votre année et votre mois en cours atteignent leurs objectifs budgétaires.
3. Un nouveau thème Noir et Blanc
L’équipe de concepteurs du Collabox a préparé un nouveau thème: Noir et Blanc. Le thème en question utilise des contrastes plus important que dans le thème de base et est … avouons-le un peu moins jaune que le thème Soleil!
Pour modifier votre thème, rendez-vous dans la section
Mes préférences / Option Thème
et faites Enregistrer.
4. Une session adaptée à votre environnement de travail
Il vous est maintenant possible avec la version 4.3 du Collabox de personnaliser la durée de la session active avec le Collabox. La durée active est la période de temps durant laquelle le système ne vous redemandera pas votre mot de passe si vous n’interagissez pas pendant une période de temps avec votre Collabox. Vous pouvez maintenant choisir une session de 10, 20, 30, 60 minutes ou encore 24 heures.
Pour modifier la durée de votre session, rendez-vous dans la section
Mes préférences / Option Session
Choisissez la durée désirée et faites Enregistrer.
5. Pour les amoureux des nombres, voici l’affichage des numéros de projets
À la demande de certains utilisateurs, nous avons ajouté les numéros de projets et de clients dans les menus déroulants. Pour ceux d’entre vous qui connaissez tous vos numéros de projets par coeur cette option vous permettra de sauvez un temps fou.
Pour faire apparaître les numéros de clients et de projets dans les menus déroulants, , rendez-vous dans la section
Mes préférences / Option Trier les listes de projet par
Choisissez Numéro de client ou Numéro de projet et faites Enregistrer.
6. Un contôle accru des heures de projets
Vous pouvez maintenant empêcher l’ajout d’heures excédentaires sur des projets si ceux-ci sont configurés avec une banque d’heures ou un forfait. Ainsi, si un projet est rendu à 30 heures / 30 heures et que cette option est sélectionnée, les employés ne pourront pas ajouter d’heures et devront contacter le chargé de projet pour ajouter des heures.
7. Accès client permet maintenant la consultation des factures
Si vous utilisez le module de facturation/comptabilité, vous pouvez maintenant permettre à vos clients de consulter ses factures par le web.
8. Liste complète des modifications
Il y a 13 nouveautés dans la version 4.3 du Collabox mise en ligne le 14 mai 2003. Les voici:
Fonctions générales

• Une durée de session personnalisable
• Affichage des numéros de projets dans les menus déroulants
• Empêcher les heures excédentaires sur les projets

Tâches

• Possibilité de lier une feuille de temps avec une tâche
• Les tâches s’affichent maintenant dans l’agenda

Interface

• Un nouveau thème Noir et Blanc

Comptabilité

• Un budget corporatif en temps réel
• Modification du type d’affichage des nombres négatifs
• Modification de la liste des chèques pour pouvoir consulter les chèques par date

Force de vente

• Faites des listes de distribution à même Force de Vente
• Plusieurs innovations techniques dans l’option FollowMail

Rapports

• Nouveau rapport Comptes payables
• Nouveau rapport Mode de paiement

1. Nouveau système de navigation

À partir de la nouvelle version 4.2 du Collabox, un nouveau système de navigation est utilisé afin de réduire la longueur du menu de gauche. Maintenant vous devez utiliser les icones du haut pour avoir accès au différentes sections du Collabox:

• Configuration
• Force de vente
• Gestion de projets (en développement et disponible sur demande)
• Rapports
• Comptabilité

2. Différents états de projets
Le Collabox vous permet maintenant de qualifier encore plus l’état d’avancement de vos projets en proposant maintenant différents états de projets. Pour modifier l’état d’un projet, consultez la section Configuration puis Projets et modifiez l’attribut État.

3. Perfectionnement des tâches
Il vous est maintenant possible de mettre une heure d’échéance en plus de la date d’échéance dans chacune des tâches. De plus, en configurant maintenant l’horaire de travail de chacun de vos employés et en configurant le fuseaux horaire dans lequel vous êtes situés, la gestion des retards sera encore meilleure!
Pour configurer ces options, rendez-vous dans la section Configuration / Employés / Nom de l’employé / Onglet Horaire
et dans vos préférences, section Fuseau horaire.
4. Version imprimable des rapports
Si vous imprimez souvent des rapports, cette nouvelle fonction est un véritable cadeau pour vous! En sélectionnant l’option Version imprimable dans les rapports, une nouvelle fenêtre s’ouvrira et celle-ci ne contient pas le menu de navigation, rendant du coup l’impression beaucoup plus simple.
5. Choisissez votre page de départ
Auparavant, une fois connecté à votre Collabox, vous étiez accueilli par votre feuille de temps. Il vous est maintenant possible de choisir la section du Collabox qui se présente à vous. Modifiez l’option Page de départ dans vos préférences.
Par la suite, lorsque vous naviguez dans votre Collabox, vous n’avez qu’à cliquer sur le logo du Collabox (dans le coin supérieur gauche) pour retourner à cette page.
6. Affichage rapide d’un résultat de recherche unique
Si vous faites une recherche dans les listes (projets, employés, etc.) et que le moteur de recherche ne trouve qu’un seul élément, le Collabox peut vous afficher ce résultat automatiquement plutôt que de vous retourner une liste ne contenant qu’un seul élément. Pour activer cette fonction, consultez la section Mes préférences.
7. Liste complète des modifications
Il y a 17 nouveautés dans la version 4.2 du Collabox mise en ligne le 3 mars 2003. Les voici:
Fonctions générales

• Possiblité de choisir votre page de départ
• Configurez votre fuseau horaire
• Affichage rapide d’un résultat de recherche unique
• Nouveau système de navigation
• Configuration de l’horaire de travail de chacun des employés
• Affichage et recherche plus puissants dans les listes
• Information sur le dernier branchement d’un client
• Différents états de projets

Tâches

• Possibilité d’ajouter une heure de tombée à chacune des tâches
• Les tâches s’affichent en fonction de l’horaire de travail de la personne

Interface

• Nouvel icone « inactif »
• Nouveaux icones de sections

Comptabilité

• Possibilité de configurer les modes de paiement d’entrée et de sortie
• Liste des factures et création dans une page différente
• Le formulaire de saisie de déboursés contient maintenant un champs de numéro de facture et un champs de date de facturation

Force de vente

• Envoi de messages personnalisés (FollowMail) directement de la fiche contact

Rapports

• Version imprimable maintenant disponible