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Vacances-maladie

Vacances et maladie

Le Collabox vous offre toutes les fonctions pour gérer les périodes de vacances et les absences pour maladie.

Les rapports RH

By Rapports, Vacances-maladie

Dans votre Collabox, il y a plusieurs rapports RH pour gérer les vacances, les maladies, les congés, les heures en banque de type « santé » et les banques d’heures régulières des employés.

Ces rapports sont disponibles pour les gestionnaires ou pour l’employé seulement. Les accès peuvent être personnalisés selon les besoins.


Rapports RH : Vacances-maladie

Dans votre menu du haut, choisir l’option Rapports

Ensuite, dans le menu de gauche, sélectionnez le Rapport Vacances-maladie

Puis, choisissez une période spécifique pour afficher les données voulues. Vous obtiendrez le rapport suivant.

Rapport banque d’heures et vacances-maladie

Ce rapport RH est utile pour avoir en coup d’œil les informations reliées aux heures saisies par les feuilles de temps de vos employés.


Rapport – Banque d’heures

Le rapport – Banque d’heures permet de voir toutes les heures que vos employés ont mis dans leur banque d’heures par la feuille de temps.

D’abord, retournez au menu principal Rapports.

Ensuite, dans le menu de gauche, sélectionnez le rapport Banque d’heures. Vous obtiendrez le rapport suivant.

rapport banque d’heures

Visionnez plusieurs tutoriels sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions ou avez besoin d’aide pour une configuration, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com ou 418 907-9274, poste 120

Projet Vacances

By Configuration, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Rapports, Vacances-maladie

Pour vous aider à mieux gérer les vacances de vos employés, Collabox est là pour vous. Il suffit de créer un projet intitulé « Vacances ». Les employés pourront ainsi l’utiliser à partir de leur feuille de temps ou de leur agenda.

Voici comment procéder.

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1- Cliquez d’abord sur « Organisme » dans la barre de navigation latérale gauche à partir de n’importe quelle page de votre Collabox.

Menu Préférence et sélection de l'option organisme

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2- Ensuite, cliquez sur l’onglet « Projets » pour accéder aux fonctionnalités désirées.

Sélection de l'onglet Projet dans la mise à jour de l'organisme pour configurer un projet vacances

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3- Vous devez ensuite mettre à jour les types de projet en cliquant sur le lien. Cette page vous affiche tous les types de projet de votre organisme.

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Pour un en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un type de projet ».  Donnez le nom « Vacances » au type de projet et n’oubliez pas de sélectionner l’option vacances juste au bas.

Instructions visuelles pour configurer un projet vacances

D’autres options se présentent à vous dans cet onglet « Projet », au besoin. De plus, n’oubliez pas d’aller configurer les banques d’heures de vos employés via la Fiche Employés sous le menu principal « Configuration ». Elles seront très utiles pour la gestion des vacances puisque vous pouvez ajouter les heures accumulées dans l’affectation par employé sur le projet Vacances.

Si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Banque d’heures accumulables

By Configuration, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Vacances-maladie

Avez-vous du mal à suivre les heures supplémentaires de vos employés? Collabox vous propose une banque d’heures accumulables. Déterminez d’abord l’horaire type de chacun de vos employés et la feuille de temps fait le reste! En effet, lorsque vos employés entrent leurs informations dans la feuille de temps, Collabox est en mesure de déduire le total des heures travaillées et s’il surpasse l’horaire habituel.

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Comment configurer l’horaire d’un employé?

Cliquez sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation.

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Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale de gauche.

Choisissez l’employé dont vous souhaitez modifier/consulter l’horaire pour ajouter la banque d’heures accumulables.

Cliquez sur l’onglet « Horaire ».

Enfin, entrez les journées et les heures travaillées. N’oubliez pas de configurer la banque d’heures. Vous devez entrer la date du début du calcul de la banque d’heures (généralement associé au début de l’embauche de l’employé) ou le nombre d’heures accumulées à la date sélectionnée (si vous ne prenez pas la date d’embauche). Si vous limitez, le nombre d’heures accumulables, indiquez-le à l’endroit spécifié. N’oubliez surtout pas d’enregistrer vos modifications. Vous devez effectuer ces étapes pour chacun de vos employés.

Une fois que vous aurez enregistré les modifications, un rapport détaillé sera généré automatiquement avec les heures travaillées, les surplus, etc.

La gestion des vacances

By Rapports, Vacances-maladie

Vous trouverez ici un résumé des différentes options possibles pour la gestion des vacances de votre entreprise.

La première option consiste à déterminer comment vous voulez gérer vos vacances. En d’autres mots, quand vos employés vont entrer leurs vacances, voulez-vous qu’ils entrent les heures dans un projet ou bien comme un service? Considérez-vous ce poste comme un projet ou bien un service? Il n’y a pas de mauvaise réponse à ce choix, ce sont deux modes de classement valable.

Il faut tout d’abord accéder aux préférences d’organisme en cliquant sur « Organisme » dans la barre latérale de gauche.

Une fois dans la fiche de l’organisme, sous l’onglet « Infos » vous allez avoir un petit menu déroulant vous offrant la possibilité de choisir entre projet ou service. Sélectionnez celui que vous voulez et cliquez sur « Enregistrer ».vacances

Voilà, le tour est joué! Vous pouvez modifier en tout temps votre choix en retournant dans ce menu. Cependant, n’oubliez pas de créer les projets ou services « Vacances » dans le menu de configuration approprié, sinon vos efforts ne serviront à rien.

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Dans quelques mois, vous aimerez connaître le solde de vacances de vos employés. Pour y arriver, nous avons mis sur pied un joli rapport qui permet de consulter toute cette information rapidement. Pour y accéder, il faut d’abord cliquer sur « Rapports » dans le menu de navigation du haut. 

Ensuite, situé dans la barre de menu latéral, cliquez sur « Vacances — Maladies ». 

Vous avez maintenant accès à quelques options d’affichage du rapport de vacances. Choisissez ce que vous souhaitez et cliquez sur « Afficher le rapport ».

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Le rapport affiché prend en considération le pourcentage de vacances, les heures travaillées, mais aussi les vacances utilisées. Vous êtes maintenant prêt pour l’été. Fini le stress inutile de gestion des vacances à l’approche du beau temps.screen-shot-2016-12-15-at-08-51-21

Configurer les pourcentages de vacances

Pour être en mesure de calculer les vacances, Collabox a besoin que vous lui indiquiez la quantité de vacances auquel l’employé a droit.  Au Québec, la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail a établi des règles bien précises en ce qui concerne les vacances en fonction du nombre d’années travaillé par l’employé. Vous pouvez vous référer à leur guide en cliquant ici. Une fois que vous avez le bon pourcentage, dirigez-vous dans la fiche de votre employé en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation du haut.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre de gauche.

Choisissez l’employé à modifier. Une fois rendu dans sa fiche, cliquez sur l’onglet « Taux ».

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Enfin, ajoutez le pourcentage et la date d’entrée en vigueur. Si l’employé avait déjà des vacances d’accumulées avant la date choisie, vous pouvez aussi les ajouter.

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Si vous souhaitez que vos employés entrent leur temps de vacances dans Collabox, consultez l’article Remplir sa feuille de temps pour les vacances afin de connaître la procédure.

Remplir sa feuille de temps pour les vacances

By Agenda, Calendrier, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Vacances-maladie

Le temps des vacances arrive à grand pas. Si vous désirez (ou devez!) entrer vos vacances dans votre feuille de temps, pourquoi ne pas prendre de l’avance et les entrer avant de prendre congé

Configuration de la saisie des dates ultérieures

Chaque employé peut facilement accéder à cette fonction. Mais d’abord, une petite configuration s’impose!

Premièrement, sélectionnez « Organisme » dans l’onglet Préférences du menu principal, en bas à gauche de votre écran.

.Emplacement de l'onglet "Organisme" dans le menu principal

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Parmi les options qui s’offrent à vous, choisissez l’onglet « Infos ».

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Vue du menu "Infos"

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Puis, veuillez sélectionner l’option « Permettre le remplissage de feuilles de temps pour les dates ultérieures ». Le tour est joué!

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Case à cocher

Ajouter ses vacances dans la feuille de temps

Visitez votre feuille de temps. Par défaut, quand vous visitez cette section, on vous affiche la feuille de temps de la journée en cours.

Dans le haut à gauche de votre écran, vous pouvez sélectionner la date à laquelle vous commencez vos vacances. Remplissez ensuite votre feuille de temps en conséquence. Procédez de la même façon pour remplir les autres journées.

Copier la journée précédente

Une autre façon, beaucoup plus rapide, de saisir les journées de vacances supplémentaires est d’utiliser la fonction « Copier la journée précédente » dans votre feuille de temps. Cette fonctionnalité est pensée pour vous faciliter la vie : elle copie l’entrée et les sélections des projets, heures de début, heure de fin et commentaires de toutes les entrées de temps de la veille. C’est parfait pour l’ajout des vacances! Efficaces et faciles à modifier au besoin, les nouvelles entrées se modifient ou se suppriment sans conséquence. Parfait pour les comptables en missions d’une semaine, ou pour celui qui revient de 2 semaines de vacances. En quelques clics, il peut mettre à jour sa feuille de temps. Si vous êtes gestionnaire, vous aimeriez sans doute lire l’article La gestion des vacances pour mieux planifier les vacances de vos employés avec Collabox.