Catégories

Trucs et astuces

Trucs et astuces

Cette section présente plusieurs trucs et astuces pour vous aider à optimiser l’utilisation de votre Collabox.

 

Importer vos contacts à partir d’un CSV

By Import et export des données, Trucs et astuces

Collabox permet d’importer vos contacts, fournisseurs et clients à partir d’un document en format de type CSV. Vous avez donc toutes vos données au même endroit.

Si ce n’est pas déjà fait, veuillez vous référer à cet article avant de poursuivre.

Comment préparer son fichier CSV

Avant d’importer vos données dans le Collabox, il est essentiel de bien préparer votre document. D’abord, assurez-vous d’avoir ces trois colonnes essentielles à l’importation : « Nom » et « Prénom » du contact et « Nom du client ». Ces trois intitulés sont obligatoires pour l’importation dans le Collabox.

Vous pouvez y ajouter le nombre de colonne que vous désirez, comme l’adresse, le courriel ou le numéro de téléphone. Assurez-vous de toujours avoir une seule donnée par colonne.

Qu’est-ce qu’un client

Un client est l’entité à qui vous vendez votre produit ou votre service. C’est au client que la facture est envoyée à la fin de votre projet.

Qu’est-ce qu’un contact

Le contact est une personne dont vous souhaitez garder les coordonnées pour plusieurs raisons. Il peut être un client, un prospect, un fournisseur ou encore un professionnel sous-traitant.

Comment importer vos contacts

La première étape est de cliquer sur l’icône « Configuration » située dans la barre de navigation au haut de la page.

Configuration

Ensuite, cliquez sur « Importation » dans la barre latérale de gauche. 

CSV9

Une fois sur la page d’importation, vous pouvez voir toutes celles qui ont déjà été réalisées. Pour commencer une nouvelle importation, cliquez sur « Ajouter une importation ».

CSV8

Pour importer vos contacts, le fichier doit être sous la forme CSV. Vous pouvez consulter la marche à suivre pour transformer votre Excel en CSV ici. Si vous avez déjà votre fichier, sélectionnez-le avec l’outil. Choisissez les options « Texte » et « Ne pas importer la première ligne »(seulement si la première ligne contient les intitulés des colonnes) dans le format d’importation.

Ensuite, choisissez où, dans le Collabox, vous voulez importer vos données : « Clients », « Fournisseurs » ou « Contacts ». Dans notre exemple, nous avons choisi d’importer nos données dans nos contacts.

CSV7

Configuration des intitulés

La deuxième étape de l’importation sert à associer les colonnes de votre fichier à leur bonne désignation (intitulé) dans le Collabox. Ainsi, choisissez ce à quoi chaque colonne correspond.

CSV6

Ensuite, au besoin, ajoutez un intitulé inexistant. Cette troisième étape vous permet de créer des champs personnalisés si vous avez de l’information dans votre fichier qui n’a pas d’équivalent dans le Collabox. Si vous n’en avez pas besoin, continuer à la prochaine étape.

CSV5

La quatrième étape est importante puisqu’elle permet d’affecter à vos employés/vendeurs les fiches qui seront créées. Si plusieurs employés s’en occupent, sélectionnez-les tous.

Finalement, la vérification permet d’assurer la bonne importation du fichier. Si une erreur s’est glissée, il est toujours temps de la modifier en cliquant sur « Modifier ». Vous pouvez passer d’un contact à l’autre à l’aide des flèches. Si tout est parfait, cliquez sur « Importer la liste des contacts ». Bien entendu, si vous importez plutôt une liste de clients ou de fournisseurs, le bouton changera en conséquence.

CSV3

La dernière étape consiste à confirmer l’importation. Il est important de vérifier que le nombre de contacts importés est égal au nombre d’entrées dans votre fichier CSV. Si ce n’est pas le cas, vérifiez votre fichier et/ou le processus d’importation.

CSV2

Comment supprimer une importation

En tout temps, vous pouvez annuler une importation et recommencer. Ainsi, vous n’avez pas besoin d’avoir peur de faire une grave erreur pour votre entreprise!

Pour supprimer une importation


Si vous avez fait une gaffe dans votre importation et que vous souhaitez l’annuler, c’est possible. Lorsque vous êtes sur la page d’importation, vous devez cocher l’importation que vous souhaitez retirer et cliquer sur « Annuler les importations sélectionnées ». Et voilà! Les contacts sont maintenant supprimés.

CSV1

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274

Taux horaire spécifique à un projet pour vos services

By Calendrier, Configuration, Configurer son Collabox, Projets, Taux

Vous ne facturez pas le même taux horaire par service à tous vos clients? Vous pouvez le modifier spécialement pour un projet. C’est simple, il suffit de suivre les étapes. Si vous voulez simplement configurer un taux par défaut, dirigez-vous sur cette page qui fournit toutes les explications.

Screen Shot 2016-05-27 at 09.49.35

Comment changer le taux horaire pour un service dans un projet

La première étape consiste à obtenir la fiche du projet. Pour ce faire, on clique sur « Configuration » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, on accède à la liste des projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale gauche.

Projets

Enfin, on clique sur le projet que l’on veut modifier. Dans l’exemple suivant, il s’agit de la Campagne printemps 2007 d’ABC construction.

Screen Shot 2016-05-27 at 09.45.50

Une fois dans la fiche du projet, vous devez cliquer sur l’onglet « Taux ».

Screen Shot 2016-05-27 at 09.45.39

Vous serez ensuite automatique redirigé sur la page des taux spécifiques à ce projet. Sur cette page, vous pouvez modifier autant les taux pour vos employés, mais aussi pour les services.
Screen Shot 2016-05-27 at 09.45.26

La dernière étape est plutôt simple, il suffit d’entrer le montant que vous voulez charger à votre client sur ce projet en particulier. N’oubliez surtout pas d’enregistrer la modification en cliquant sur « Enregistrer » au bas de la page. Dans l’exemple ci-dessous, on modifie le taux horaire pour le service « Brainstorming » de 40 $ à 75 $ de l’heure.

Screen Shot 2016-05-27 at 09.46.28

Une fois que le taux horaire est ajusté, il sera comptabilisé correctement lors de votre facturation, mais aussi dans l’affichage des rapports. Pour ce faire, vous devez d’abord cliquer sur « Rapports » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, vous devez aller chercher les rapports associés aux projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale de gauche.

Enfin, il faut sélectionner les options « Prix vendant » et « Calculer les montants selon le taux des services”. Collabox vous affichera alors le rapport résumant vos projets en fonction des nouveaux taux de services que vous avez établi. 

Screen Shot 2016-06-02 at 17.30.28

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Exporter son agenda Collabox

By Agenda, Calendrier, Import et export des données, Trucs et astuces

Notre fonction de calendrier est bien pratique pour faire la gestion de vos rendez-vous. Par contre, on comprend que vous voulez peut-être rassembler à un même endroit tous vos rendez-vous. C’est pourquoi nous permettons l’exportation de l’agenda Collabox dans d’autres logiciels de calendrier comme celui de Google ou d’Apple.

Pour y arriver, il faut d’abord accéder à votre calendrier. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’icône « Calendrier » située dans la barre de menu au haut de la page.Screen Shot 2016-03-16 at 09.31.28

Automatiquement, Collabox vous affiche la semaine en cours contenant tous vos rendez-vous. Pour transférer dans un autre logiciel de calendrier, cliquez sur le lien « Exporter l’agenda en format vCal » situé en bas à droite de la page. Collabox téléchargera une version de votre agenda dans un format compatible avec la plupart des logiciels de gestion de calendrier. 
Screen Shot 2016-03-23 at 13.29.30

Une fois le fichier téléchargé, il ne reste plus qu’à l’ouvrir pour ensuite l’ajouter à vos autres calendriers. Habituellement, le logiciel que vous utilisez (celui d’Apple, Google ou Outlook) reconnaît automatiquement le fichier téléchargé et permet son importation. 

Gérer des inscriptions avec Collabox

By Gérer des inscriptions avec Collabox, Logiciel Collabox, Trucs et astuces

Vous organisez des évènements, des conférences ou des séances virtuelles sous formes de webinaire?

Vous offrez des cours, des formations ou des ateliers?

Nous pouvons mettre en place notre « extension » du Collabox qui permet de gérer des inscriptions à des événements et faire le lien avec notre module de facturation.

Cette interface prend la forme d’une page web que vous pouvez ajouter à votre site.

gestion des inscriptions
Page d’inscription
Sélection de l’activité

Cette page permet de rassembler les informations des inscriptions des participants à vos activités en plus des  informations de paiement.

La première partie de la fiche (Nom, adresse, ville, code postal et courriel) sert à créer la fiche du client. Collabox se charge de créer automatiquement une facture en multipliant le prix de la formation en fonction du nombre d’inscriptions. Le total sera compilé et les informations de paiement seront liées à la facture.

Vous avez donc des factures prêtes à être envoyées avec une liste de toutes les personnes inscrites de plus le formulaire reste toujours valide et utilisable.

En effet, le petit menu déroulant contenant les dates des conférences est directement lié à votre Collabox. Ces événements correspondent à des projets que vous avez créés.

Pour que le projet s’affiche correctement dans le menu, il faut cependant lui donner une désignation précise, « Inscription » dans la page de mise à jour du projet.

Screen Shot 2016-04-28 at 10.41.05
Ainsi, le menu se met automatiquement à jour lorsqu’un nouveau projet est ajouté dans cette catégorie. Aucune modification au formulaire nécessaire!

Pour ce qui est du total d’inscriptions, nous avons pensé à tout. Chaque nouvelle inscription est ajoutée comme un sous projet du projet principal. Ainsi, en affichant l’arborescence du projet, on peut voir le nombre d’inscrits. 

Vous désirez des informations supplémentaires, n’hésitez pas à nous contacter.

418 907-9274

info@collabox.com

Le Blogue de Collabox

By Blogue de Collabox, Trucs et astuces

Le blogue de Collabox est votre ressource documentaire désignée qui vous permet de gagner en autonomie dans votre utilisation du logiciel.


Effectuer une recherche sur le blogue de Collabox

Voici deux méthode pour effectuer une recherche d’article.


1. La barre de recherche

Pour trouver un sujet précis, utilisez la barre de recherche située sous la bannière jaune à droite.

Interface du Blogue dans le site web.
Menu "Rechercher" dans le Blogue avec la loupe pour effectuer la recherche.

Entrez des mots-clés dans la barre de recherche pour voir tous les textes portant sur le sujet désiré. Dans l’exemple ci-dessous, nous avons inscrit « contact ».

Cliquez sur la petite loupe pour effectuer la recherche.

Une fois la recherche lancée, la page présente les articles de blogue contenant le(s) mot(s)-clé(s).

Exemples de résultats d'une recherche par mot-clé avec "Contact".

Cliquez sur l’article désiré et le tour est joué!

2. Le menu principal

Le menu principal du blogue se divise en plusieurs catégories et sous-catégories pour une recherche plus rapide.

Le menu principal du Blogue avec les différentes catégories et sous-catégories.

Menu principal du blogue

Par exemple, vous pouvez cliquer sur la catégorie Comptabilité, et tous les articles en lien avec ses sous-catégories (facturation, fournisseurs, produits, vérifications, état de compte, taxes et état des résultats) apparaîtront les uns en dessous des autres. De même, si vous cliquez sur Fonctions ERP, seuls les articles en lien avec les fonctions ERP s’afficheront, puisqu’il n’y a pas de sous-catégorie.

En plus du Blogue, visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Raccourcis Clavier dans Collabox

By Logiciel Collabox, Raccourcis clavier, Trucs et astuces

Que vous soyez un maniaque des raccourcis clavier ou encore que vous soyez non-voyant, sachez que le Collabox fait maintenant l’utilisation des raccourcis clavier.

En effet, nous avons ajouté plusieurs raccourcis clavier en plus de ceux déjà proposés, dont imprimer en PDF les données comptables! Par exemple, dans la fiche d’une personne contact, les raccourcis vous permettent maintenant de sauter directement à certains champs.

Internet Explorer:
Alt+C: vous amène directement dans la case commentaires
Alt+N: vous amène directement dans la case numéro
Alt+Q:  vous permet de quitter Collabox
Firefox 2.0
Alt+Shift+C: vous amène directement dans la case commentaires
Alt+Shift+N: vous amène directement dans la case numéro
Alt+Shift+Q:  vous permet de quitter Collabox

Si vous utilisez Firefox et que vous trouvez (comme moi) que 3 touches pour un raccourci c’est pas un raccourci, voici comment faire pour changer ce comportement:

  1. Dans la barre d’adresse de Firefox, tapper: about:config
  2. Puis choisir comme filtre: ui.key.generalAccessKey
  3. Double-cliquer sur la valeur « -1 » et changer pour « 18 »
  4. Redémarrer Firefox

Have a happy « shortcurting »!

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Ajouter un raccourci Collabox

By Application Collabox, Trucs et astuces

Avec Collabox, ajoutez un raccourci sur votre appareil mobile favori pour une utilisation encore plus rapide! Collabox étant un logiciel « dans le nuage » (dans le cloud), il ne nécessite pas d’installation. Ainsi, vous pouvez l’utiliser sur tous vos appareils dès lors que vous avez un accès internet.

L’utilité d’avoir un logiciel Internet dans le nuage est bien évidemment son accessibilité. Plusieurs d’entre nous utilisons Collabox plusieurs fois par jour et même en déplacement ou en voyage! Pour accélérer le processus de connexion à Collabox, vous pouvez ajouter un icône directement sur votre page d’accueil de votre appareil mobile iOS ou Android.

Appareil iOS

D’abord, ouvrez Safari et visitez la page www.collabox.com. Appuyez ensuite sur le bouton de partage (représenté par un carré avec une flèche) dans le bas de l’écran.

Appuyer ensuite sur « Ajouter à l’écran d’accueil », puis nommez votre raccourci (ex. : Collabox). Vous verrez alors l’icône Collabox apparaître à côté de vos applications.

Appareil Android

D’abord, ouvrez Chrome, puis rendez-vous au www.collabox.com pour créer le raccourci. Ouvrez ensuite le menu (les trois petits points en haut à droite de la page) puis cliquez sur « Ajouter à l’écran d’accueil ». Une boîte de dialogue va alors s’afficher, et vous pourrez changer l’intitulé de votre raccourci, au besoin.

Cliquez finalement sur « Validez », et vous aurez créé un onglet sur votre page d’accueil qui vous permettra d’accéder directement à Collabox.

L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est Android_icône-Collabox-e1596224978658.png.

Voilà! Vous êtes prêt à utiliser tous les modules Collabox à partir de ce raccourci!

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Feuille de temps : Service par défaut

By Configurer son Collabox, Feuille de temps

Voilà quelques temps que vous faites le suivi de vos heures travaillées avec la feuille de temps de Collabox et vous vous rendez compte que vous faites souvent le même type d’activité (de « service » pour utiliser le langage Collabox). Sachez que Collabox vous permet de spécifier un « service par défaut » pour chacun de vos employés. De cette façon, la saisie du temps est plus rapide.

Comment créer un service

Avant de créer un service, il vous faut d’abord les définir pour votre entreprise. Ils peuvent correspondre à des types d’activité ou même à des fonctions spécifiques, par exemples graphisme, coordonnateur ou encore tenue de livre. Faire la différence entre un projet et un service est essentiel.

Pour configurer les services, cliquez sur le menu « Configuration », puis sélectionnez « Services » dans la liste de gauche.

Ajoutez un service en cliquant sur l’option du même nom, en haut à gauche de l’écran.

Puis, remplissez les champs personnalisables pour votre service.

N’oubliez pas d’affecter les employés ciblés par votre service! Enregistrez vos données, puis recommencez jusqu’à ce que tous vos services soient créés. Il est possible, en tout temps, de créer de nouveaux services et de modifier les affectations.

Pour spécifier un service par défaut, allez d’abord sur le menu « Configuration », puis sélectionnez « Employé » dans la liste de gauche. 

Cliquez ensuite sur le nom de l’employé dont vous souhaitez déterminer un service par défaut. Rendez-vous dans l’onglet Services et sélectionnez le service par défaut désiré. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer


Et un clic de moins pour remplir votre feuille de temps!

Imprimer un dossier de client

By Logiciel Collabox, Trucs et astuces

Il peut arriver que l’on ait besoin d’imprimer sur papier les coordonnées d’un client.  Pour ce faire, visitez tout simplement le dossier du client (Configuration -> Clients -> Nom de votre client).  Dans le bas de la page, à droite du bouton Enregistrer, cliquez le l’icône .  Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous permettra d’imprimer la fiche client.

Exporter des rapports en Excel

By Import et export des données, Logiciel Collabox, Trucs et astuces

La majorité de vos rapports peuvent être exportés au format Excel. Nos programmeurs on créé une icône Excel qui exporte automatiquement vos données lorsque vous cliquez dessus. Elle est toujours placée au bas des formulaires pour produire les rapports, tout près du bouton Afficher le rapport. Ils ont également ajouté l’icône CSV qui est un format compatible avec tous types de tableurs et de plateformes.

Pour les rapports qui n’ont pas ces icônes, il vous est possible de copier-coller les informations dans une page Excel ou Calc (le tableur de LibreOffice et OpenOffice). Pour ce faire, sélectionnez les éléments du rapport avec votre souris pour les mettre en surbrillance. Avec le clic droit de la souris, sélectionnez l’option Copier.

Copie d’un rapport dans Collabox

Puis, faites un clic droit dans une page Calc ou Excel et sélectionnez l’option Collage spécial… Texte non formaté, dans le cas de Calc, ou Texte dans Excel.

Note: L’option de collage HTML fonctionne aussi, mais c’est beaucoup plus lourd que le texte non formaté. Cela peut parfois ralentir l’affichage sur votre appareil. 

Collage spécial d’un rapport dans Excel (ou LibreOffice Calc)

Vos données seront bien alignées et le résultat, lisible. Il ne vous faudra que peu de mise en page.

Rapport de Collabox collé dans Excel (ou LibreOffice Calc)