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Trucs et astuces

Trucs et astuces

Cette section présente plusieurs trucs et astuces pour vous aider à optimiser l’utilisation de votre Collabox.

 

Mes raccourcis

By Configuration, Configurer son Collabox, Raccourcis

Avez-vous déjà remarqué la section Mes raccourcis dans le menu de gauche de votre Collabox? Nous l’avons créée pour que vous puissiez la personnaliser comme bon vous semble et y ajouter les pages que vous utilisez le plus souvent. Envie d’essayer?

Cliquez sur Mes raccourcis sous l’onglet Préférences du menu de gauche.

Menu de gauche dans Collabox

Cochez les éléments que vous voulez voir apparaître dans votre liste rapide, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour enlever des éléments de vos raccourcis, décochez-les tout simplement dans cette même liste.

Page Mes raccourcis

Vous verrez tout de suite apparaître les éléments que vous aurez ajoutés dans vos raccourcis au menu de gauche.
Note : Ce menu reste visible en tout temps sur toutes les pages de Collabox.

Page Mes raccourcis après mise à jour des raccourcis

Lorsque vous cliquez sur une des pages listée, vous êtes dirigés directement sur celle-ci. Si on prend l’exemple du calendrier de production, le lien vous amènera précisément à votre calendrier qui affiche les échéances de projets.

Exemple de calendrier de production

De cette façon, vous accéderez en un seul clic aux modules que vous utilisez le plus! Quand on parle d’économie de temps, ça en fait toute une!

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Les formulaires personnalisés

By Configuration, Configurer son Collabox, Formulaires

Avec Collabox, créez des formulaires personnalisés afin de n’y voir apparaître que les sections qui vous sont utiles. Vos employés ne se poseront plus de questions sur les informations nécessaires à inscrire et vos pages seront plus rapides à consulter et sans superflu.

Comment créer des formulaires personnalisés

Dirigez-vous d’abord sous l’onglet Préférences du menu de gauche, puis sélectionnez Organisme. Rappelez-vous que seuls les administrateurs ont accès à cette configuration, bien qu’elle soit appliquée à tous les employés.

Menu de gauche, onglet Préférences

Rendez-vous ensuite dans l’onglet Formulaires personnalisés à la fin de la liste.

Page mise à jour de l’organisme, onglet Infos

Choisissez ensuite un formulaire à personnaliser avec le menu déroulant. Modifiez ainsi l’un des cinq formulaires suivants: agenda, bon de commande, clients, fournisseurs et projets.

Exemple du formulaire de fournisseurs

Premièrement, les cases à droite du formulaire servent à déterminer les sections qui seront visibles sur votre formulaire personnalisé.

Cochez donc la case pour que la section correspondante apparaisse dans votre formulaire ou décochez-la pour qu’elle disparaisse.

Dans les sections encadrées en rouge de l’exemple, la toute première case permet d’enlever la section au complet.

Formulaire des fournisseurs
Page Mise à jour de l’organisme, onglet Formulaires personnalisés

Un pictogramme représentant des personnes est présent à gauche de chaque case. Cliquez dessus pour voir le nom de vos employés. Choisissez les employés pour lesquels vous souhaitez personnaliser le formulaire en cochant ou décochant leurs noms. Par défaut, toutes les cases sont cochées.

Cases à cocher pour chacun des employés
Formulaire personnalisé des fournisseurs

Finalement, lorsque votre personnalisation est terminée, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder, en bas de la page. Votre formulaire sera maintenant adapté à vos besoins!

Exemple de formulaire personnalisé
Page Ajout d’un fournisseur

Procédez de la même façon pour créer les autres formulaires personnalisés. C’est tout simple! Si vous souhaitez ajouter des champs à l’intérieur des formulaires, consultez le texte sur les champs personnalisés.

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Méfiez-vous des logiciels spécialisés!

By Trucs et astuces

Vous est-il déjà arrivé de songer à acheter un logiciel spécialisé? Le président de Collabox, oui! Et laissez-moi vous dire qu’il ne le refera pas de sitôt, vu la déception que lui a causé son achat… C’est pourquoi il tenait à vous éviter de commettre la même erreur que lui en vous partageant son expérience.

Il y a quelques années de cela, Francis Masse arrive chez ses parents avec une surprise qui, pensait-il, saurait assurément leur plaire. Il leur apportait un logiciel spécialisé de jardinage, d’une valeur de 100 $, pour les aider dans l’une de leurs activités saisonnières préférées. Or, ce logiciel qui promettait mers et mondes aux jardiniers n’avait en fait qu’une seule fonction : celle de créer un jardin virtuel avec les dimensions souhaitées. Il n’y avait pas moyen d’effectuer des prévisions sur la production que ses parents auraient cette année-là, pas plus que de calculer ce que cela leur en coûterait, ni le temps qu’ils devraient prévoir du jour 1 jusqu’à la récolte. C’était beaucoup trop en demander! Ce logiciel qu’on aurait pu qualifier d’« amateur » ressemblait à ça :

Image du logiciel Sprout

Cela va sans dire que notre président n’était pas du tout satisfait de son achat! Et force lui est d’admettre qu’encore aujourd’hui, plusieurs compagnies offrent des logiciels spécialisés dont les fonctionnalités sont très limitées. Trop limitées. Vous devez vous en méfier!

Vous avez besoin d’une feuille de temps pour votre entreprise et la compagnie Patron Pressé a créé un logiciel spécialisé dans les feuilles de temps? Peut-être que leur feuille de temps fonctionne bien. Peut-être qu’elle est agréable visuellement. Peut-être aussi qu’elle se remplit vite. Mais le jour où vous aurez besoin de comptabiliser des heures pour un projet, le fera-t-elle? Quand votre entreprise aura grossi et que vous devrez suivre de plus près l’avancement des tâches, vous permettra-t-elle de le faire? À ces questions, j’ai le regret de vous informer que non.

Les logiciels spécialisés peuvent sembler convenir à vos besoins dans le moment présent, mais il y a de grandes chances pour que, tôt ou tard, leurs fonctionnalités ne répondent plus aux exigences croissantes de votre entreprise.

C’est pourquoi Francis Masse considère qu’il n’y a rien de mieux qu’un logiciel complet présentant plusieurs modules complémentaires, comme Collabox. Toutes les fonctionnalités sont reliées au même système, ce qui permet la saisie unique de données et la synchronisation de votre travail. Vous n’utiliserez certainement pas toutes les fonctionnalités de Collabox, mais elles seront là quand vous les voudrez.

Statuts d’opportunité

By Configurer son Collabox, Contacts, Votre CRM

Le module CRM du Collabox permet d’attribuer des statuts d’opportunité à vos fiches clients. Ces opportunités complètent les qualifications pour mieux gérer vos activités de vente en vous indiquant où trouver les fruits les plus mûrs.

Créer ses statuts d’opportunité

Vous pourrez utiliser les statuts de base que nous avons créés pour vous, mais nous vous avons aussi laissé la possibilité de créer vos propres statuts d’opportunité afin qu’ils collent mieux à la peau de votre entreprise. Vous devrez commencer, pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, par déterminer le nombre de statuts nécessaires, leurs noms respectifs et les pourcentages de clore (chances d’obtenir le contrat) qui leur seront associés. Pour déterminer les statuts d’opportunité que vous utiliserez dans votre Collabox, cliquez sur le module Contacts.

’ouvre dans une nouvelle fenêtre)Dans le menu de gauche, sélectionnez Statuts d’opportunité.

Pour utiliser les statuts de base, cliquez sur Ajouter les statuts d’opportunité de base, puis sur Ok.

Les statuts suivants apparaîtront dans votre page :

Pour créer vos propres statuts, cliquez sur le menu Ajouter un statut d’opportunité. Vous créerez ainsi votre premier statut, ou un nouveau, le cas échéant.
Note: Si vous n’avez jamais créé de statut, vous tomberez sur une page blanche avec le menu dans le haut.

Vous n’avez qu’à remplir les champs libres et cliquez sur Enregistrer. Votre premier statut d’opportunité est créé! Répétez l’étape précédente, suivie de celle-ci, pour compléter la création de vos statuts.
Note: Le % de clore que vous déterminez dans cette section correspondra à une valeur par défaut utilisée dans le Rapport des projections de vente pour pondérer les sommes des contrats en soumission. Par exemple, si vous avez fait une soumission de 25 000 $ à un client pour qui vous estimez le pourcentage de clore à 75 %, le revenu pondéré dans le rapport sera de 18 750 $.

Rapport des projections de vente

Voici un aperçu de l’un de ces rapports que nous avons précédemment mentionnés. Il vous est présenté avec des graphiques, mais aussi avec les données écrites sous forme de tableau. 

L’un des statuts ne vous convient plus? Pas de problème! Vous pouvez le désactiver en tout temps en sélectionnant ledit statut, puis en cliquant sur Désactiver.

Attribuer des statuts d’opportunité aux clients

C’est bien de savoir créer des statuts d’opportunité, mais il faut aussi les utiliser! Après avoir complété la création des statuts, il vous faut aller dans vos fiches clients pour attribuer un statut d’opportunité à chaque personne.

Dans le module Contacts, cliquez sur Liste des contacts, puis sur le nom de la personne qui vous intéresse.

Vous rentrerez dans la fiche de cette personne et arriverez automatiquement dans l’onglet Infos. Le premier encadré de cet onglet comprend les qualifications et les opportunités.
Dans l’encadré rouge que vous voyez, vous pouvez : indiquer le titre de l’opportunité dans le champ vide; choisir le statut d’opportunité avec le menu déroulant situé juste au-dessous; et sélectionner une soumission.

Puis, il vous faut ajouter une date de suivi, comme vous pouvez l’observer dans l’encadré rouge qui suit. Vous verrez apparaître, dans les champs sous la date de suivi, une estimation de ce que vous rapporte le client en fonction du pourcentage accordé à son statut d’opportunité. C’est d’ailleurs ce qui se retrouve dans le Rapport des projections de vente.

Modifier un statut d’opportunité

Lorsque vous voulez modifier le statut d’opportunité d’un client, deux choix s’offrent à vous. Vous pouvez effectuer le changement à partir du tableau des opportunités, avec sa formule « drag and drop », ou retourner directement dans la fiche du client.

Pour accéder au tableau, rendez-vous dans l’onglet Tableau des opportunités.

Vous verrez apparaître ce tableau vous offrant un aperçu de l’avancement des dossiers.  Vous verrez tous vos clients en fonction de leurs statuts d’opportunité. Le tableau se classe par date ou par montant, selon l’option que vous choisissez. Chaque colonne correspond à un statut. On y retrouve les clients qui partagent ce même statut, ainsi qu’un total des sommes pondérées à la dernière ligne du tableau.

Pour modifier le statut d’opportunité d’un client, sélectionnez la case correspondant au client à l’aide de votre souris. Maintenez le clic gauche enfoncé tout en déplaçant la case jusqu’en dessous du nouveau statut, puis laissez-la « tomber » à son nouvel emplacement. Le nouveau statut sera enregistré dans le tableau et dans la fiche client, et la couleur du rectangle changera automatiquement.

Followmail

By Configurer son Collabox, Contacts, Followmail, Trucs et astuces, Votre CRM

Le Followmail est l’outil pour créer et envoyer vos messages, infolettres, promotions, publicités à partir du Collabox!

Vous avez une belle liste de contacts que vous souhaitez rejoindre avec une infolettre? N’allez pas plus loin parce que Collabox est votre outil le plus pratique avec le Followmail! Il comprend en effet un éditeur de courriel, mais aussi un assistant de liste de distribution qui va chercher vos contacts directement dans la base de données. Il offre aussi un gestionnaire d’envois pour planifier vos campagnes.

Fini les multiples listes et logiciels, Collabox est tout-en-un!

Comment fonctionne le Followmail

Pour accéder à la fonction Followmail, vous devez d’abord cliquer sur « Contacts » dans le menu de navigation au haut de la page. 

Ensuite, créez une liste de distribution. Cette liste comprendra tous les récipiendaires de votre message. Ces derniers doivent absolument faire partie de vos contacts Collabox.

Liste de distribution

Pour créer une nouvelle liste de distribution, cliquez d’abord sur « Liste de distribution » dans le menu latéral de gauche.

Ensuite, sélectionnezr « Ajouter une liste de distribution ».

Trouvez un nom pour votre liste et ensuite cliquez sur l’onglet « Ajouter des contacts ».

Puis, Vous verrez alors une liste de tous les contacts qui vous sont associés. Sélectionnez ceux que vous souhaitez ajouter à la liste de distribution. Cliquez sur « sauvegarder ».

Le message

Une fois la liste de distribution créée, il faut préparer le contenu de votre communication. Pour ce faire, cliquez sur « Messages » dans la barre latérale de gauche.

Ici, vous retrouverez tous les messages que vous avez rédigés. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un message ».

C’est ici qu’on laisse l’imagination s’emporter. Followmail comprend un éditeur de message gratuit. Une fois le message composé, n’oubliez pas d’enregistrer. *Par expérience, nous vous suggérons d’écrire vos messages dans un éditeur de texte comme Word. Vous n’aurez qu’à copier-coller votre message et ajuster la mise en page. Dites-vous que c’est moins long procéder de cette manière que de tout recommencer*.

Envoi du message

Maintenant que votre message et votre liste de distribution sont faits, on peut maintenant planifier l’envoi. Pour y arriver, cliquez sur « Envois » dans la barre latérale de gauche. Vous serez automatiquement redirigé vers la page comprenant tous les envois que vous avez effectués. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un envoi ». 

Trouvez un titre à votre envoi, choisissez la date d’envoi ainsi que le message à envoyer. Enfin, sélectionnez dans la liste du bas, le nom de la liste de distribution que vous souhaitez. Enfin, cliquez sur « Sauvegarder ».

Une fois que le message sera envoyé, dans la colonne de droite vous verrez la mention « Envoyé » comme statut. 

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Barre de navigation et fonction de recherche

By Trucs et astuces

À gauche de l’écran, vous avez la barre de navigation et de recherche qui s’affiche.

Barre de navigation

Cette dernière rassemble toutes vos options liée aux Modules auxquels vous êtes abonnés.

Chaque section de la barre de navigation se rabat sur elle-même. Vous pouvez donc naviguer rapidement à travers vos fonctionnalités.

De plus, lorsque vous sélectionnez un onglet du menu principal, donc un module en langage Collabox, la barre de navigation de ce module s’affiche automatiquement à gauche. Par exemple, en ouvrant le menu « Configuration », l’ensemble des fonctionnalités qui lui sont rattaché s’affiche.

Fonction de recherche

La recherche d’un client, d’un fournisseur, d’un déboursé ou d’un employé est maintenant facilité par la fonction de recherche du Collabox.

Vous pouvez donc entrer des mots clés dans la barre située au-dessus du calendrier pour lancer la recherche. Collabox vous présentera ensuite le résultat de sa recherche, classé en catégorie. Celles-ci séparent vos résultats en fonction des différents modules du Collabox comme feuille de temps, contacts, offre de service, etc.

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Historique des courriels

By Historique des courriels, Trucs et astuces

Vous envoyez déjà beaucoup de courriels à partir de Collabox que ce soit des factures, des offres de services ou des bons de commande?  Mais il est parfois difficile de savoir si la communication s’est bien rendue à bon port.

Notre historique des courriels permet de voir tous les courriels envoyés à partir de Collabox, mais surtout s’ils sont arrivés à destination. En effet, cet outil permet de voir quels messages ont été livrés avec succès, ceux en attente et ceux qui ont échoués. Ce n’est pas tout. L’historique vous donne même la raison pour laquelle le message n’est pas parvenu à destination. 

Il est important de préciser que l’historique des courriels présente une vue d’ensemble des courriels envoyés à partir du Collabox, donc les courriels de TOUS les employés. Choisissez donc bien les personnes qui recevront ce privilège. Habituellement, ce dernier est réservé aux dirigeants d’entreprise.

Configuration de l'historique des courriels

Avant de pouvoir profiter de l’historique des courriels, vous devez d’abord l’activer.

Voici comment: 

1- accédez au module de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

2- Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale.

3- Sélectionnez l’employé qui pourra avoir accès à l’historique des courriels.

4- Cliquez ensuite sur l’onglet « Menus ».

Descendez au bas de la page dans la section « Configuration » et cochez la case pour « Historique des courriels ».

Veuillez nous contacter pour que nous vous ajoutions cette option à votre compte, si cette dernière n’apparaît pas dans les options, 

Il est ensuite très facile d’avoir accès à l’historique des courriels une fois l’option activée.  Vous pouvez cliquez sur « Historique des courriels » dans la barre latérale, sous la section « Outils »  n’importe où dans le Collabox, 

Ensuite, sélectionnez la période désirée pour obtenir votre historique. Il est à noter que si la fonction n’était pas activée, aucun historique n’a été sauvegardé. Vous devrez attendre d’envoyer de nouveaux courriels pour que Collabox puisse en faire le suivi.

Vous voyez donc un historique des courriels que vous avez envoyés à partir de Collabox. Ceux-ci concernent les offres de services, les bons de commande, les factures et tous les envois effectués à l’aide du Followmail.

 

Vous êtes curieux de connaître ce que fait le Followmail? Lisez cet article.

Besoin d’aide ou d’informations.

418 907-9274 ou info@collabox.com

PRESTODO

By PRESTODO, Trucs et astuces

Un outil pour ne rien oublier

Prestodo est votre nouvel outil de gestion de tâches!

Pour ne rien oublier dans votre journée C’est là que PRESTODO.com vient à la rescousse! Page web indépendante, elle vous permet de compiler votre « to-do list » directement sur le web (et sur mobile!). Accessible en tout temps, elle est surtout intégrée directement à votre Collabox lui conférant une efficacité hors du commun. Les bouts de papier perdus, c’est une histoire du passé. 

Accéder à Prestodo

Pour avoir accès à PRESTODO, dirigez-vous d’abord sur prestodo.com et utilisez vos accès Collabox. Identifiez-vous donc comme vous le feriez sur Collabox.com et c’est parti!

Comment fonctionne PRESTODO

Une fois l’identification faite, débutez votre liste de tâches en écrivant un élément dans la case « Ajouter une tâche ». C’est un peu comme faire une liste d’épicerie, mais avec des tâches reliées au travail.

Les options disponibles pour les tâches

Vous avez accompli une tâche? Il suffit de la cocher. Ce n’est pas plus compliqué! Elle apparaîtra alors dans la zone des tâches effectuées.

Quelques options de personnalisation s’offrent aussi à vous. En cliquant sur une tâche, vous pourrez la modifier, indiquer une date d’échéance (bien pratique pour prioriser), écrire des notes, la classer dans des catégories (il faut quand même s’y retrouver) et y affecter des collègues (sauf s’il s’agit de votre liste d’épicerie)

PRESTODO est en constante évolution et nous apprécions vos commentaires/suggestions

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super-utilisateur

Le super utilisateur

By Configurer son Collabox, Trucs et astuces, Types d'utilisateurs

Le super utilisateur est habituellement la personne de confiance de votre entreprise qui gère le compte Collabox pour l’ensemble des employés ou utilisateurs externes, comme le comptable. Ils ont le pouvoir de donner des droits et des accès spéciaux à certaines personnes.

Par contre, le super utilisateur peut également désigner des conseillers en gestion ou des directeur des ventes en impartition, par exemple. Ceux-ci travaillent parfois pour plusieurs compagnies et nécessitent des droits d’accès spéciaux dans des comptes qui ne leur appartiennent pas.

Avec l’option de super utilisateur, ils peuvent donc de connecter comme un autre employé, mais sans ses informations de connexion. C’est pratiquement de la magie!

Fonctionnement de l’option super utilisateur

Le super utilisateur retrouve dans sa barre latérale de gauche un lien spécial cliquable, similaire à un passe-partout.

Dans notre exemple, Coralie est une super utilisatrice. Ainsi, lorsqu’on clique sur son lien d’accès de super utilisateur on peut voir les trois comptes qu’elle peut visiter avec ses privilèges. Disons qu’elle veut se connecter sur le compte de Bastien. Elle n’a qu’à cliquer sur « Connexion » dans la colonne de droite.

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Coralie est automatiquement transportée sur le compte Collabox de Bastien. Elle jouit alors des mêmes privilèges que Bastien. Elle doit donc être prudente puisqu’il est facile de se tromper de compte et ainsi faire des modifications dans le Collabox de son collègue.

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Créer un fichier CSV

By Trucs et astuces

Vous voulez importer vos données dans le Collabox, mais vous ne savez pas comment créer un fichier CSV ?

Vous trouverez ici toutes les explications pour transformer votre base de données en fichier CSV. Mais tout à bord, qu’est-ce qu’un fichier CSV? Cela signifie Comma-Separated Values en anglais. Il s’agit d’un format informatique ouvert de texte séparant les données par des virgules. Ainsi, un fichier tabulaire comme Excel peut être transformé en un fichier texte complet, idéal pour l’importation de données.

Comment créer un fichier CSV

Il existe plusieurs façons d’enregistrer sous le format CSV, mais seulement deux fonctionnent lors de l’importation dans Collabox.

NOTE : Techniquement, Excel permet d’enregistrer sous format CSV, mais il n’est pas très souple, ne permettant pas de choisir l’encodage du fichier. Cela rend donc le fichier produit incompatible lors de l’importation dans Collabox.

Instructions pour utiliser LibreOffice


La première méthode consiste à utiliser le logiciel gratuit LibreOffice. Il s’agit d’une suite de logiciels similaire à Microsoft Office. Calc (LibreOffice) est l’équivalent d’Excel chez Microsoft. La première étape consiste à ouvrir votre fichier Excel à l’aide de ce nouveau logiciel. Une fois que c’est fait, cliquer sur Fichier… -> Enregistrer sous…

Dans la fenêtre qui apparaît à l’écran, vous pourrez choisir l’emplacement où vous voulez enregistrer le fichier. Dans le petit menu déroulant, choisissez l’option « Texte CSV (.csv) » et cliquez sur « Enregistrer ».

tocsv1 La prochaine étape consiste à choisir les options pour qu’elles soient identiques au clip-écran ci-dessus. Le séparateur de champ DOIT être un point-virgule. Pour ce qui est du séparateur de texte, le champ doit être vide. Une fois les options bien choisies, cliquez sur « OK ».tocsv2

Instructions pour utiliser Numbers

Cette solution est valide uniquement pour les propriétaires de Mac. Numbers est l’équivalent d’Excel, mais sur la plateforme Mac OS X.

Vous devez d’abord ouvrir votre fichier Excel avec Numbers. Une fois que cela est fait, cliquez sur Fichier -> Exporter vers -> CSV.

tocsv4

Dans les options d’enregistrement, vous pourrez choisir l’encodage souhaité.tocsv56Celui qu’il faut sélectionner est « Western (ASCII) ».tocsv5

Il ne reste qu’à faire suivant pour choisir l’emplacement du nouveau fichier et le tour est joué.

Si vous avez des problèmes et que ne vous n’êtes pas en mesure de transformer votre fichier, pas de panique! Contactez-nous et nous allons vous assister. 

Si vous avez été efficace et que tout s’est bien déroulé, vous pouvez continuer vers le prochain texte pour importer vos données dans Collabox.

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