Configurer les accès à l’agenda Collabox pour l’équipe
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Nous vous présentons dans cet article trois façons de changer votre mot de passe Collabox.
1- Mes préférences
2- Configuration par un administrateur
3- Lien sur la page d’accueil
1. Mes préférences
Cette façon de faire vous permet de changer votre mot de passe. Une fois connecté à votre Collabox:
- Cliquez sur l’onglet Mes préférences, situé dans le menu de gauche.
- Puis, allez sur l’onglet Changer votre mot de passe.
- Inscrivez votre nouveau mot de passe et cliquez sur Enregistrer
2. Configuration par un administrateur
C’est l’administrateur qui peut suivre cette procédure pour une personne de l’équipe.
- Cliquez sur l’icône Configuration.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur l’onglet Employés. Vous tomberez sur la page Liste des employés.
- Cliquez sur l’employé duquel vous souhaitez modifier le mot de passe. Vous aurez accès à la fiche de l’employé en question.
- Remplissez les champs Nouveau mot de passe et Confirmation (dans ce deuxième champ, vous devez réécrire le nouveau mot de passe).
- Puis, cliquez sur le bouton Enregistrer au bas de la page.
3. Lien sur la page d’accueil
Sur la page www.collabox.com, cliquez sur le lien Mot de passe oublié, que vous voyez dans l’encadré bleu suivant :
- Vous arriverez sur la page de récupération de mot de passe
- Vous pouvez y inscrire soit votre nom d’utilisateur, soit votre courriel. Cela nous permettra de vous envoyer un courriel pour changer votre mot de passe.
- Ensuite, cliquez sur Envoyer
- Ouvrez le message de service@collabox.com dans votre boîte de courriels (assurez-vous que nous ne soyons pas dans vos courriels indésirables) et cliquez sur le lien.
- Vous serez redirigés vers une nouvelle page avec un formulaire pour changer de mot de passe.
- Inscrivez-y votre nouveau mot de passe et cliquez sur Envoyer.
- Un message apparaîtra si vous mot de passe est bien changé.
Le rapport de configuration des employés
Dans cet article, nous vous présentons une fonction méconnue du Collabox : Le rapport de configuration des employés. Il permet au super-utilisateur ou aux administrateurs du Collabox dans votre organisation d’afficher dans des formats tableaux tous les accès et les droits de chacun de vos utilisateurs dans votre entreprise.
Il vous facilite la vie quand vient le temps de savoir, par exemple, si Ginette a le droit de modifier des factures ou de voir si Luc a accès à la liste des contacts dans le module CRM. C’est utile aussi quand vous accueillez un nouveau collègue et que vous devez vérifier s’il a bien accès aux bons modules et fonctions du Collabox.
Voici comment accéder à ce rapport:
1- Dans le menu du haut choisir la fonction: CONFIGURATION – la fameuse roulette qui est accessible seulement aux super-utilisateurs ou administrateurs du Collabox dans votre organisation. Si vous ne la voyez pas, c’est que vous n’avez pas ce type de droits.
2- Dans le menu de gauche de votre Collabox vous verrez la section: Configuration des employés.
3- Cliquer sur le mot: Employés. La liste de tous vos utilisateurs-employés apparaîtra.
4- Dans le haut de cette liste vous verrez : Rapport de configuration des employés.
5- Cliquer sur le lien : Rapport de configuration des employés. Vous aurez différents types de tableaux qui vous permettront d’afficher des informations spécifiques.
a- Info: les informations générales qui se trouvent dans la fiche d’employés
b- Menu: les menus auxquels les employés ont accès
c- Préférences : toutes les préférences que les employés utilisent
d- Configuration avancées : Des options personnalisés accordés à certains employés sur demande
d- Services : Les services qui sont affectés aux employés, surtout la gestion de la feuille de temps
e- Projet : Les projets qui sont affectés aux employés, pour leur feuille de temps, accès à des rapports, aux fiches projets et autres.
f- Horaires: Configurations relatives aux horaires
Profitez-en au maximum !
Configurer une fiche d’employé c’est simple !
Il est essentiel de bien configurer la fiche d’employé pour lui donner accès à ses outils de travail personnels. Pour configurer la fiche d’employé, il suffit de suivre les quelques étapes suivantes.
Vous préférez voir un court vidéo ?
Consultez le vidéo qui s’intitule: Configurer une fiche d’employé (chaîne YouTube)
D’abord, il faut sélectionner l’icône Configuration dans le menu principal du haut de l’écran. Ensuite, de nouvelles options s’afficheront et vous pourrez cliquer sur l’icône Employés situé dans le menu de gauche. Cela vous donnera accès à la fonction :
« Ajouter un employé » ** Cette fonctionnalité est réservée aux super-utilisateurs **
Après cette première étape, plusieurs onglets s’afficheront. Les plus importants pour configurer la fiche d’employé sont: infos, menus, préférences, configuration avancée, taux et horaire.
Onglet : Infos
L’onglet –Infos– correspond aux informations personnelles de l’employé. D’abord, remplissez les champs les plus pertinents pour vous. Ensuite, il est important de créer un nom d’utilisateur et un mot de passe pour votre employé. Ainsi, il aura accès à son compte Collabox.
Veuillez noter que le super-utilisateur est la seule personne qui peut donner l’accès aux comptes d’employés.
Onglet : Menus
Le deuxième onglet, -Menus-, permet au super-utilisateur de sélectionner les accès Collabox qu’il va accorder à son employé. Ainsi, il pourra choisir entre les modules suivants, selon ses besoins :
- Feuille de temps
- Facturation et comptabilité
- Contacts
- Gestion
- Agenda
- Tableau de bord
- Configuration
- Outils
Pour chacun d’entre eux, une série d’attributions spécifiques sont possibles selon les besoins de l’employé. Parmi celles-ci se trouvent la saisie de dépenses dans la feuille de temps, l’accès à la production de rapports de vacances, l’administration de la fiche de contact du client, l’agenda personnel de l’employé et la création de champs personnalisés.
Onglet : Préférences
Le troisième onglet, -Préférences-, possède plusieurs éléments relatifs aux habitudes de travail et aux alertes. Parmi les éléments à vérifier se trouvent l’octroi du choix du type de feuille de temps à utiliser, la sélection des types de notifications et alertes que l’employé recevra en fonction de ses affectations aux projets et tâches, ainsi que d’importantes autorisations connexes en lien avec le tableau des opportunités.
De plus, c’est dans cet onglet que vous pourrez configurer votre smtp et imap pour la gestion des envois ou réception des courriels via le Collabox. Pour profiter de ces fonctions, veuillez nous contacter par courriel ou par téléphone.
Onglet : Configuration avancée
De son côté, l’onglet -Configuration avancée- permet à certains utilisateurs d’administrer d’autres employés, comme dans le cas d’un chargé de projet. Ainsi, cet onglet n’est pas exclusif au super-utilisateur. D’autres types d’autorisations, comme celles associées à la gestion comptable et financière de l’entreprise, dont consulter, verrouiller et déverrouiller des factures, ajouter des versements ou encore administrer des produits, sont aussi possibles. Voici la liste des modules dont des attributions spécifiques sont disponibles :
- Feuille de temps
- Horodateur
- Tâches
- Projets
- Comptabilité
- Agenda
- Contacts
Onglet : Taux
L’onglet -Taux- contient quant à lui les informations relatives à la paie et aux dépenses de l’employé. D’abord, le salaire peut être établi (coûtant et vendant), puis il est possible de fixer les conditions du taux de kilométrage. De plus, on peut configurer les informations du système de la paie, ainsi que les taux pour les divers congés (vacances, maladie, santé), le tout, en fonction de vos besoins.
Onglet : Horaire
Finalement, l’onglet -Horaire-, est le dernier à utiliser pour configurer un employé. Il sert à établir les heures de début et de fin de la journée, ainsi que le temps des pauses et du dîner. Ces éléments doivent être bien saisis, puisqu’ils auront un effet direct sur la feuille de temps, principalement dans la case « journée entière« .
Pour ajouter des banques d’heures, un encadré a été spécialement conçu à cet effet. Si vous souhaitez de l’aide pour la configuration des banques ou si vous avez d’autres questions ou demandes particulières à ajouter, contactez-nous par courriel ou par téléphone. Nous pourrons ainsi vous aider à configurer votre Collabox et répondre à vos besoins.
Produire un rapport de configuration de la fiche d’employé
Pour terminer, il est possible de dupliquer des configurations d’employés pour les nouvelles fiches d’employés. Ainsi, vous gagnez du temps et évitez les erreurs de manipulation. Ces configurations sont également visibles dans un rapport unique pour une gestion rapide et efficace.
Si vous avez un accès de super-utilisateur, sachez que vous pouvez consulter dans un rapport unique tous les accès et les droits de chacun des employés de votre entreprise ici.
Les « postes budgétaires » dans le Collabox, désignent les revenus et les dépenses (les produits et les charges).
Afin d’enregistrer correctement ces opérations, il est nécessaire de configurer votre Plan Comptable. Établissez une liste avec le nom et le numéro de tous les comptes des produits (revenus) et des dépenses (charges) que vous avez besoin, selon les activités de votre entreprise. Votre comptable peut vous conseiller à ce sujet.
Les postes budgétaires disposeront donc d’un numéro et d’un nom propre afin d’identifier correctement la nature de l’opération. Ce système de numérotation sert à produire l’état des résultats et vous aidera à retrouver facilement les comptes dans le Collabox.
L’état des résultats est l’état financier qui permet de résumer les produits et charges d’une compagnie sur une période donnée (mensuelle ou annuelle). L’état de résultats contient les deux informations les plus importantes des entreprises leurs profits ou pertes.
Créer la liste des postes budgétaires
- Cliquer sur l’icone Comptabilité
- Aller au menu à gauche et cliquer sur postes budgétaires
- Cliquer sur Ajouter un poste budgétaire
- Saisir votre nomenclature
- Enregistrer à chaque nouveau poste budgétaire ajouté
- Organiser les postes budgétaires par catégories
Voici le formulaire pour Ajouter un poste budgétaire dans le Collabox pour la première fois
Comment créer des listes de catégories de postes budgétaires ?
Il existent deux façons d’accéder au lien qui vous mènera à l’espace de configuration des catégories :
a) Depuis un poste budgétaire existant
b) Depuis l’espace de création d’un nouveau poste budgétaire (lien : Ajout d’un poste budgétaire )
Voici la procédure:
Une fois sur le formulaire du poste budgétaire, cherchez la rubrique appelé Catégorie et repérez le lien cliquable :
Mise à jour des catégories de poste (C’est dans cet espace que vous allez pouvoir créer vos listes).
Le lien: Ajouter une catégorie de poste budgétaire vous permettra de saisir le nom et l’ordre pour l’affichage visuelle.
Créer un déboursé
Chaque « poste budgétaire » nécessite la création d’un « déboursé« . Un déboursé est le mot utilisé dans la terminologie « Collabox » pour les décaissements.
Chaque décaissement (déboursé) doit être associé à un fournisseur. Vous devez donc vous assurer que le fournisseur existe sur votre liste de fournisseurs. Toutefois, si ce fournisseur n’existe pas au moment de l’enregistrement de l’opération, vous aurez la possibilité de le créer en parallèle et rapidement.
L’accès à la liste de déboursés est possible dans le menu gauche, tel qu’il apparait dans la photo ici-bas. Rappelez-vous que vous pouvez vous servir des différents options pour faire une recherche selon les critères que peuvent vous convenir le mieux.
Vous pouvez aller voir la procédure complète pour la saisi d’un déboursé ici
Envoyer des documents via Collabox avec le service de messagerie! Servez-vous de Collabox pour envoyer plusieurs types d’informations à vos collègues, vos fournisseurs et vos clients.
Gagnez beaucoup de temps tout en gardant une trace de ces envois.
Si vous êtes déjà en train de travailler sur une facture, une offre de services, etc., saviez-vous que vous pouvez les envoyer directement de votre Collabox ?
Voici une liste de types d’information:
- factures
- états de comptes
- offres de services (soumissions) avec des fichiers en pièces jointes
- rendez-vous
- messages montés dans le éditeur d’infolettres de Collabox : Le Followmail (module CRM)
Importante configuration à faire avant d’envoyer des documents via Collabox pour ne pas être considéré un « indésirable » (spam) :
Pour éviter que ces envois-courriels se retrouvent dans les « Indésirables » (« spam »), choisissez parmi ces deux actions qui s’offrent à vous.
1- Mettre vos informations de serveur sortant dans vos Préférences-Collabox. Ces informations sont les mêmes que vous utilisez dans votre outil courriel régulier: (Outlook, Thunderbird, Gmail, etc.)
Ainsi le Collabox utilisera votre serveur de courriel (collabox.entreprise) pour envoyer les courriels et documents ce qui aidera énormément à réduire les indésirables (spam).
2- L’autre moyen est de modifier les informations de votre nom de domaine, les « records DNS » pour ajouter un entrée SPF.
Votre hébergeur de courriel devrait être en mesure de faire cela pour vous.
Voici à titre d’exemple la configuration que nous avons fait pour un de nos client (parce que c’est nous qui hébergeons ses courriels)
L’une des fonctionnalités proposées par le CRM de Collabox pour gérer vos ventes en temps réel est le tableau des opportunités.
Les efforts pour acquérir de nouveaux clients font partie des activités qui doivent être constamment revues et mises à jour. Les outils de gestion tels que le CRM (Customer Relationship Management) deviennent donc essentiels dans la recherche de la pérennité et de la croissance des entreprises.
Efficace et personnalisable, le tableau des opportunités du Collabox permet de «cliquer-glisser» et traiter dynamiquement vos opportunités de vente. En un coup d’œil, visualisez un « entonnoir de vente » par client, par produit, par montant ou par service vendu.
Les étapes de base pour la configuration sont les suivantes.
Étape 1
Types d’intervention contact
Transformez votre CRM Collabox en aide-mémoire.
Créez d’abord vos propres types d’intervention afin de conserver vos notes sur les produits/services qui ont été présentés aux prospects. Tout cela dans le but d’obtenir des rapports très détaillés des activités de vos vendeurs, entre autres par le Rapport de sollicitation.
Voici des exemples de types d’intervention:
- Prospection par téléphone
- Visioconférence
- Prospection par courriel
Qualifications contact
Ensuite, qualifiez les contacts, par exemple « A » ou « Platine ». Collabox vous donne la possibilité de personnaliser votre système de suivi. En catégorisant vos contacts, vous pourrez les trier selon leur ordre d’importance.
Exemples de Qualifications contact :
- OR
- ARGENT
- BRONZE
Produits d’opportunité
Puis, établissez un répertoire de tous vos produits ou services pour faire vos suivis et connaître les revenus potentiels par opportunité.
Rendez-vous premièrement dans l’onglet « Produit d’opportunité » du menu de gauche. Ajoutez ensuite un produit.
Statuts d’opportunité
Dans les méthodologies liées à l’utilisation d’un CRM, il est recommandé d’utiliser un système de nomenclature pour aider à suivre l’évolution des opportunités de vente.
Le « statut d’opportunité » est un terme utilisé pour désigner une situation factuelle concernant une vente potentielle. De cette façon, il est plus facile de déterminer en un coup d’œil les différents statuts de l’opportunité de vente selon l’étape du processus commercial dans laquelle elle se situe.<
Créez votre propre nomenclature ou utilisez celle proposée par le Collabox.
Voici un exemple de nomenclature:
Personnalisation
Finalement, la marche à suivre pour la personnalisation de la nomenclature des statuts d’opportunité est disponible ici.
Étape 2
Lorsque votre configuration initiale est terminée, réalisez l’étape 2 à partir de la fiche contact. Chaque onglet vous donnera la possibilité de personnaliser l’expérience de gestion des contacts.
Affectation des « vendeurs » au contact
Dirigez-vous d’abord vers une fiche contact et sélectionnez l’onglet « Affectations ». Cochez ensuite les employés qui pourront gérer le contact choisi.
Qualification du contact
Par la suite, sélectionnez l’onglet « Infos » du contact. Puis, choisissez le type de qualification approprié pour ce contact.
Date de suivi
Tout en restant dans l’onglet « Infos », ajoutez ensuite une date de suivi pour le contact dans l’encadré « Vendeur ».
Vous êtes maintenant prêt à utiliser la fonction CRM du Collabox!
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec nous, il nous fera plaisir de vous répondre.
info@collabox.com (418) 907-9274
Collabox permet des exportations vers Sage 50 pour faciliter votre comptabilité avec un logiciel externe. Communiquez avec nous pour bénéficier de cette option.
Exporter les factures
Pour accéder à la page d’Exportation vers Sage 50, allez d’abord dans le menu principal de « Comptabilité ».
Puis, dirigez-vous vers le menu de gauche dans la section « Exportation » et sélectionnez la fonctionnalité « Exporter vers Sage 50 ».
Ensuite, cochez toutes les factures à exporter.
Lorsque l’on appuie sur « Exporter les factures », cela crée un fichier .IMP.
Enregistrez le fichier à un endroit facile à retenir.
Importation dans Sage 50
D’abord, ouvrez l’onglet « Fichier » et descendez jusqu’à l’option « Importer/exporter ». Puis, sélectionnez « Importer des transactions… ».
Choisissez la seconde option présentée puisque vous souhaitez importer des factures de ventes.
Le logiciel recommande de faire une sauvegarde des données avant d’importer, libre à vous.
Parcourez ensuite votre ordinateur pour trouver le fichier .IMP que vous avez enregistré plus tôt.
Par la suite les questions suivantes vous seront posées pour chaque facture à importer.
Si le client n’existe pas dans Sage 50, on vous demande de le créer ou de l’associer à un client existant. Si un client du même nom existe, vous ne verrez pas cette étape, car le client sera assigné à celui du même nom automatiquement.
Ensuite, vous devrez associer chaque élément de facture aux articles/comptes correspondants dans Sage 50.
Si vous utiliser les mêmes numéros de produits dans Collabox que vos articles dans Sage 50, vous pouvez cocher la case suivante dans vos clients Sage 50 pour passer cette étape:
Modificer un client:
Vos éléments de factures seront associées automatiquement, tant qu’ils existent dans Sage 50.
Voilà, la facture est importée!
Visionnez plusieurs tutoriels et vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!
En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.
info@collabox.com (418) 907-9274
L’état des résultats correspond aux finances de l’entreprise en temps réel. Il s’agit d’un outil comptable lié à plusieurs éléments, dont les postes budgétaires et le budget prévisionnel.
Pour de plus amples renseignements sur les postes budgétaires, veuillez vous référer ici.
Créer un budget prévisionnel
Le budget prévisionnel est un outil très important pour une entreprise qui souhaite rester en contrôle de ses affaires. Pour produire un budget prévisionnel, dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Comptabilité ».
Puis, sélectionnez la fonctionnalité « État des résultats » dans le menu de gauche.
Maintenant, ajoutez un budget et indiquez l’année de référence.
Attention, vérifiez que vos préférences d’organisme concordent avec l’année du budget. Dans le menu de gauche « Organisme », sélectionnez l’onglet « Comptabilité ».
Puis, défilez la page jusqu’à cette fonction et cochez-la au besoin. Par exemple, pour l’année financière débutant au 1er avril 2022 et se terminant au 31 mars 2023, l’année du budget sera de 2022 si la case n’est pas cochée, mais de 2023 si vous choisissez de la cocher.
Après avoir créé un nouveau budget, vous verrez une page de saisie où tous vos postes budgétaires seront présentés selon l’onglet « Revenus » et l’onglet « Dépenses ». C’est à votre tour de jouer et de remplir les champs selon vos besoins.
Afficher l’état des résultats
Pour accéder à vos données en temps réels, retournez dans le menu principal « Configuration », puis dans le menu de gauche « État des résultats ». Choisissez la bonne année de référence et ouvrez le lien.
Toutes les dépenses saisies dans le Collabox, ainsi que toutes les factures et remises de taxes apparaîtront au fur et à mesure. Vous pouvez choisir d’afficher ou non le « budget prévu », ainsi que le « budget restant ».
Vous pouvez également masquer le sommaire au haut de la page ou encore télécharger un fichier Excel pour transmettre à un tiers, par exemple à votre comptable.
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Déjà bien connus des utilisateurs du Collabox, les champs personnalisés sont maintenant encore plus spécifiques grâce à l’ajout des menus déroulants.
Ajouter des champs personnalisés et menus déroulants
Allez d’abord dans le menu principal « Configuration ».
Dans le menu de gauche, choisissez la fonction « Champs personnalisés ».
Ajoutez un nouveau champs ou modifier un champ personnalisé déjà inscrit.
Remplissez les cases puis sélectionnez le champ que vous désirez. Plusieurs options s’offrent à vous, donc des cases simples. Le chois qui nous intéresse ici est le « Champ à choix multiple (déroulant multiple) ». Choisissez où vous souhaitez qu’il soit présenté dans le formulaire, puis sélectionnez ensuite le type de menu déroulant que vous désirez. Les options sont une liste : de produits, d’employés, de ressources ou de contacts. Combinez votre menu déroulant à un champs simple ou à une image pour mieux vous y retrouver!
Indiquez les valeurs qui feront parties de votre menu déroulant.
N’oubliez pas de bien choisir le formulaire où apparaîtra vos champs personnalisés!
Voici le résultat d’un champ personnalisé contenant un menu déroulant.
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