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Trucs et astuces

Trucs et astuces

Cette section présente plusieurs trucs et astuces pour vous aider à optimiser l’utilisation de votre Collabox.

 

Configurer son Collabox : le tableau des opportunités

By Configurer son Collabox, Contacts, Suivis, Votre CRM

L’une des fonctionnalités proposées par le CRM de Collabox pour gérer vos ventes en temps réel est le tableau des opportunités.

Les efforts pour acquérir de nouveaux clients font partie des activités qui doivent être constamment revues et mises à jour. Les outils de gestion tels que le CRM (Customer Relationship Management) deviennent donc essentiels dans la recherche de la pérennité et de la croissance des entreprises.

Efficace et personnalisable, le tableau des opportunités du Collabox permet de «cliquer-glisser» et traiter dynamiquement vos opportunités de vente. En un coup d’œil, visualisez un « entonnoir de vente » par client, par produit, par montant ou par service vendu.

Les étapes de base pour la configuration sont les suivantes.

Étape 1

Types d’intervention contact

Transformez votre CRM Collabox en aide-mémoire.

Créez d’abord vos propres types d’intervention afin de conserver vos notes sur les produits/services qui ont été présentés aux prospects. Tout cela dans le but d’obtenir des rapports très détaillés des activités de vos vendeurs, entre autres par le Rapport de sollicitation.

Voici des exemples de types d’intervention:

  • Prospection par téléphone
  • Visioconférence
  • Prospection par courriel
Types d’intervention

Qualifications contact

Ensuite, qualifiez les contacts, par exemple « A » ou « Platine ». Collabox vous donne la possibilité de personnaliser votre système de suivi. En catégorisant vos contacts, vous pourrez les trier selon leur ordre d’importance.

Exemples de Qualifications contact :

  • OR
  • ARGENT
  • BRONZE
Types de qualifications contact

Produits d’opportunité

Puis, établissez un répertoire de tous vos produits ou services pour faire vos suivis et connaître les revenus potentiels par opportunité.

Rendez-vous premièrement dans l’onglet « Produit d’opportunité » du menu de gauche. Ajoutez ensuite un produit.

Types de produits d’opportunité

Statuts d’opportunité

Dans les méthodologies liées à l’utilisation d’un CRM, il est recommandé d’utiliser un système de nomenclature pour aider à suivre l’évolution des opportunités de vente.

Le « statut d’opportunité » est un terme utilisé pour désigner une situation factuelle concernant une vente potentielle. De cette façon, il est plus facile de déterminer en un coup d’œil les différents statuts de l’opportunité de vente selon l’étape du processus commercial dans laquelle elle se situe.<

Créez votre propre nomenclature ou utilisez celle proposée par le Collabox.

Voici un exemple de nomenclature: 

Types de statut d’opportunité

Personnalisation

Finalement, la marche à suivre pour la personnalisation de la nomenclature des statuts d’opportunité est disponible ici.

Étape 2

Lorsque votre configuration initiale est terminée, réalisez l’étape 2 à partir de la fiche contact. Chaque onglet vous donnera la possibilité de personnaliser l’expérience de gestion des contacts.

Affectation des « vendeurs » au contact

Dirigez-vous d’abord vers une fiche contact et sélectionnez l’onglet « Affectations ». Cochez ensuite les employés qui pourront gérer le contact choisi.

Qualification du contact

Par la suite, sélectionnez l’onglet « Infos » du contact. Puis, choisissez le type de qualification approprié pour ce contact.

Date de suivi

Tout en restant dans l’onglet « Infos », ajoutez ensuite une date de suivi pour le contact dans l’encadré « Vendeur ».

Vous êtes maintenant prêt à utiliser la fonction CRM du Collabox!

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec nous, il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Exportations vers Sage 50

By Comptabilité, Facturation, Import et export des données, Non classifié(e)

Collabox permet des exportations vers Sage 50 pour faciliter votre comptabilité avec un logiciel externe. Communiquez avec nous pour bénéficier de cette option.

Exporter les factures

Pour accéder à la page d’Exportation vers Sage 50, allez d’abord dans le menu principal de « Comptabilité ».

Puis, dirigez-vous vers le menu de gauche dans la section « Exportation » et sélectionnez la fonctionnalité « Exporter vers Sage 50 ».

Ensuite, cochez toutes les factures à exporter.

Lorsque l’on appuie sur « Exporter les factures », cela crée un fichier .IMP.

Enregistrez le fichier à un endroit facile à retenir.

Importation dans Sage 50

D’abord, ouvrez l’onglet « Fichier » et descendez jusqu’à l’option « Importer/exporter ». Puis, sélectionnez « Importer des transactions… ».

Choisissez la seconde option présentée puisque vous souhaitez importer des factures de ventes.

Le logiciel recommande de faire une sauvegarde des données avant d’importer, libre à vous.

Parcourez ensuite votre ordinateur pour trouver le fichier .IMP que vous avez enregistré plus tôt.

Par la suite les questions suivantes vous seront posées pour chaque facture à importer.

Si le client n’existe pas dans Sage 50, on vous demande de le créer ou de l’associer à un client existant. Si un client du même nom existe, vous ne verrez pas cette étape, car le client sera assigné à celui du même nom automatiquement.

Ensuite, vous devrez associer chaque élément de facture aux articles/comptes correspondants dans Sage 50.

Si vous utiliser les mêmes numéros de produits dans Collabox que vos articles dans Sage 50, vous pouvez cocher la case suivante dans vos clients Sage 50 pour passer cette étape:

Modificer un client:

Vos éléments de factures seront associées automatiquement, tant qu’ils existent dans Sage 50.

Voilà, la facture est importée!

Visionnez plusieurs tutoriels et vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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État des résultats

By Comptabilité, Configurer son Collabox, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de comptabilité

L’état des résultats correspond aux finances de l’entreprise en temps réel. Il s’agit d’un outil comptable lié à plusieurs éléments, dont les postes budgétaires et le budget prévisionnel.

Pour de plus amples renseignements sur les postes budgétaires, veuillez vous référer ici.

Créer un budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est un outil très important pour une entreprise qui souhaite rester en contrôle de ses affaires. Pour produire un budget prévisionnel, dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Comptabilité ».

Puis, sélectionnez la fonctionnalité « État des résultats » dans le menu de gauche.

Maintenant, ajoutez un budget et indiquez l’année de référence.

Attention, vérifiez que vos préférences d’organisme concordent avec l’année du budget. Dans le menu de gauche « Organisme », sélectionnez l’onglet « Comptabilité ».

Puis, défilez la page jusqu’à cette fonction et cochez-la au besoin. Par exemple, pour l’année financière débutant au 1er avril 2022 et se terminant au 31 mars 2023, l’année du budget sera de 2022 si la case n’est pas cochée, mais de 2023 si vous choisissez de la cocher.

Après avoir créé un nouveau budget, vous verrez une page de saisie où tous vos postes budgétaires seront présentés selon l’onglet « Revenus » et l’onglet « Dépenses ». C’est à votre tour de jouer et de remplir les champs selon vos besoins.

Afficher l’état des résultats

Pour accéder à vos données en temps réels, retournez dans le menu principal « Configuration », puis dans le menu de gauche « État des résultats ». Choisissez la bonne année de référence et ouvrez le lien.

Toutes les dépenses saisies dans le Collabox, ainsi que toutes les factures et remises de taxes apparaîtront au fur et à mesure. Vous pouvez choisir d’afficher ou non le « budget prévu », ainsi que le « budget restant ».


Vous pouvez également masquer le sommaire au haut de la page ou encore télécharger un fichier Excel pour transmettre à un tiers, par exemple à votre comptable.

L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est télécharger-états-résultat-excel-1024x209.png.

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Configurer son Collabox : Champs personnalisés et menus déroulants

By Configuration, Configurer son Collabox, Nouveautés

Déjà bien connus des utilisateurs du Collabox, les champs personnalisés sont maintenant encore plus spécifiques grâce à l’ajout des menus déroulants.


Ajouter des champs personnalisés et menus déroulants

Allez d’abord dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu de gauche, choisissez la fonction « Champs personnalisés ».

Ajoutez un nouveau champs ou modifier un champ personnalisé déjà inscrit.

Remplissez les cases puis sélectionnez le champ que vous désirez. Plusieurs options s’offrent à vous, donc des cases simples. Le chois qui nous intéresse ici est le « Champ à choix multiple (déroulant multiple) ». Choisissez où vous souhaitez qu’il soit présenté dans le formulaire, puis sélectionnez ensuite le type de menu déroulant que vous désirez. Les options sont une liste : de produits, d’employés, de ressources ou de contacts. Combinez votre menu déroulant à un champs simple ou à une image pour mieux vous y retrouver!

Indiquez les valeurs qui feront parties de votre menu déroulant.

N’oubliez pas de bien choisir le formulaire où apparaîtra vos champs personnalisés!

Voici le résultat d’un champ personnalisé contenant un menu déroulant.

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Plan d’implantation et de déploiement

By Configurer son Collabox

Collabox possède un plan d’implantation et de déploiement réfléchi et adapté pour une transformation numérique efficace de votre entreprise.

Chez Collabox, nous accompagnons toujours nos clients durant toutes les étapes du déploiement du logiciel. Le service à la clientèle et l’accompagnement sont donc nos priorités. Ce sont également des éléments essentiels lorsqu’une entreprise se dote d’un logiciel de gestion d’entreprise.

Affiche montrant les différentes étapes du plan d'implantation et de déploiement Collabox.

Notre équipe évalue les besoins de ses clients continuellement et reste à l’affût des nouvelles propositions.

De plus, nous offrons des heures de formation gratuitement chaque mois. Ces formations servent à découvrir les nouvelles fonctionnalités du logiciel et à répondre à vos questions. Elles font aussi partie du plan d’implantation Collabox.

Visitez notre chaîne Youtube et suivez-nous sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram et LinkedIn) pour en apprendre davantage sur le logiciel de gestion ERP à la carte de Collabox!

Restez en contrôle de vos affaires grâce aux nombreuses fonctionnalités ERP, financières et CRM de Collabox. La gestion optimale vous intéresse? Un accès partout sur mobile serait un atout pour vous?

Apprenez tous les avantages du logiciel avec une démonstration gratuite dès maintenant!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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Procédures et documentation

By À propos du Collabox, Gestion, Logiciel Collabox, Nouveautés

PROCÉDURES ET DOCUMENTATION – OUTIL DE COLLABORATION AGILE ET FLEXIBLE

Connaissez-vous cet outil de collaboration?

Un outil qui vous permet de sauvegarder vos procédures de travail, vos processus organisationnels, ainsi que la documentation que vous voulez conserver soit pour consulter, archiver, modifier par un autre collègue. De nombreuses possibilités s’offrent à vous.

L’outil « Procédures et documentation » permet d’écrire vos procédures, étapes par étapes, de faire des catégories, de les placer dans un ordre spécifique. Il permet aussi d’y lier des documents pour référence. Grâce à une gestion des droits d’accès que vous faites vous-même, vos collègues peuvent consulter ou modifier, ajouter et mettre à jour ces informations. Vous pouvez aussi archiver des documents de différents formats: images (jpeg, png), PDF,chiffriers, etc.

Ce nouvel outil vous est proposé sous forme d’abonnement mensuel. Contactez-nous si vous désirez vous abonner.

Voici un exemple dans le compte de NOVA INC- notre compte démo
Procédures et documentation
Voici un exemple de catégories dans le compte de NOVA INC- notre compte démo

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Les thèmes Collabox

By Nouveautés, Thèmes

Nous avons un nouveau gabarit pour modifier les thèmes de votre entreprise pour votre Collabox.

Des icônes remodelés et différents thèmes de couleurs plus faciles à utiliser.

Voici un modèle basé sur le bleu. Soyez créatif ou utilisez les couleurs de votre entreprise. Êtes-vous du style noir et blanc ou couleurs éclatées? À vous de jouer!

Exemple d'un thème d'interface Collabox bleu pâle.

Voici comment rendre le logiciel à votre image.

1- Dans votre menu de gauche, tout en bas, cliquer sur « Mes préférences ».

Marche à suivre pour trouver où configurer les thèmes.

2- Dans l’onglet « Affichage », sélectionnez le thème: Collabox 2020 pour avoir un aperçu du thème utilisé chez nous.

Affichage de l'onglet du thème de l'entreprise.

3- Par la suite rendez-vous sous l’onglet « Couleurs » et débutez votre modification. Ajoutez un logo d’entreprise si désiré, puis choisissez vos couleurs de base. Cliquez ensuite sur – BÂTIR MES COULEURS. Vous pouvez enregistrer votre thème personnel et ainsi le choisir facilement lors de la création de nouveaux comptes. Ainsi, tous les employés pourront bénéficier d’un interface identique.

Marche à suivre pour ajouter un logo, choisir les couleurs de base du thème et pour bâtir les couleurs de l'entreprise.

4- Vous pouvez ajuster les couleurs des différentes sections selon votre goût.

Visionnez des tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et continuez votre configuration d’entreprise avec Collabox.

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Configurer son Collabox : Actions de base

By Configurer son Collabox, Trucs et astuces

Configurer son Collabox- Actions de base

Cette section vous présente les premières étapes pour configurer votre Collabox.

N’oubliez pas que si vous avez des questions en cours de route, nous sommes là!

Mettre le Collabox à vos couleurs et votre logo

Choisir vos raccourcis

  • Pour être efficace, vous pouvez indiquer tous les raccourcis que vous utiliserez régulièrement.
  • Ils seront toujours situés à gauche en haut de votre menu, ainsi c’est rapide, plus besoin de chercher!


Saisir les informations relatives à votre entreprise

  • Indiquer les informations générales dans l’onglet – INFO- de l’Organisme (c’est vous!) —- dans le menu (vers le bas) —-
  • Ces informations serviront plus tard pour faire vos soumissions  (offre de service), votre facturation.


Saisir un client et un contact

  • Pour Collabox, un client est une entreprise et un contact est la personne que vous connaissez dans cette entreprise.
  • Cette fiche est votre clé principale pour faire tous vos suivis clients autant au niveau des ventes, des tâches, des projets, des soumissions  que des opérations comptables.


Se familiariser avec la Feuille de temps

  • client-projet-tâches
  • temps passé sur la tâche= début -fin
  • déboursés (restaurant, stationnement, kilométrage)- si nécessaire
  • prenez une photo avec votre cellulaire de votre reçu de restaurant ou de votre coupon de stationnement et insérez-là dans le champs  » PIECE JUSTIFICATIVE »


Découvrir le calendrier

Dans ce calendrier il y a des rendez-vous et des tâches, selon l’affichage désiré

  • L’affichage des familles permet de sélectionner ou de désélectionner des types de tâches ou de rendez-vous pour avoir une meilleure vue d’ensemble
  • Vous voyez le cadre rouge? Ce sont les informations d’affichage que vous pouvez sélectionner à votre goût / rendez-vous seulement ou tâches seulement
  • Si vous travailler en équipe, vous pouvez afficher les agendas de vos collègues (selon les accès déjà pré-établis). Terminé… les courriels sans fin pour fixer une réunion!

Les familles (catégories)

By Configuration, Configurer son Collabox, Familles

Dans Collabox, vous pouvez utiliser des codes de couleurs que l’on appelle des familles (ou des catégories) pour mieux vous retrouver dans vos projets, vos rendez-vous et vos tâches. C’est à vous d’associer une couleur à une description de famille.

Configurer les familles (catégories)

Rendez-vous d’abord dans votre menu principal et sélectionner « Calendrier ».

Cliquez ensuite sur « Catégories (Familles) »dans le menu de gauche.

Vous arriverez sur la page Configuration des catégories d’agenda (Familles). Des couleurs de catégories sont déterminées par défaut. Toutefois, si vous souhaitez les changer, vous pouvez cliquer sur les cases blanches sous la section Couleur. Ensuite, nommez les catégories, puis déterminez si ce sont des heures facturables ou non. Appuyez sur le bouton Enregistrer au bas de la page pour finaliser les changements.

Note : La case Non-facturable sert principalement à visualiser, dans l’onglet Liste du calendrier, le total des heures facturées et de celles qui sont non-facturées.

Page Configuration des catégories d’agenda (Familles)

Utilisation des familles

Vos familles, une fois créées, se retrouveront dans les trois formulaires suivants : projets, rendez-vous et tâches. Si, par exemple, vous créez un projet et vous lui attribuez la catégorie En cours, de couleur verte, votre projet s’affichera en vert dans le calendrier. Il en est de même pour les rendez-vous et les tâches.

Formulaire d’un projet

Le projet s’affichera ainsi dans votre calendrier :

Calendrier des projets

Avec les familles, vous repérerez plus rapidement ce que vous cherchez et visualiserez mieux vos différentes occupations. Elles deviendront un outils particulièrement agréable à utiliser.

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Choisir la langue de votre Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Langue, Préférences

Collabox permet de choisir la langue d’utilisation de votre logiciel. D’abord conçu pour une utilisation en français, il a ensuite été traduit en anglais pour que vous puissiez l’utiliser dans la langue de votre choix. Chacun de vos employés peut ainsi sélectionner la langue qui lui convient.

Choisir la langue de votre Collabox

Pour modifier la langue, rien de plus simple! Rendez-vous d’abord dans la section Préférences, dans le menu vertical de Collabox.

Menu vertical de Collabox, section Préférences

Vous arriverez dans vos préférences sous l’onglet Infos. Choisissez la langue qui vous préférez utiliser à l’aide du menu déroulant et cliquez sur Enregistrer.

Page Mes préférences, onglet Infos

Contacts et fournisseurs

Dans les fiches Contacts du Module CRM et dans les fiches Fournisseurs, vous avez l’option de choisir la langue de communication souhaitée.

Nous mettons constamment à jour le logiciel dans les deux langues pour vous offrir le meilleur service qui soit. Le vocabulaire peut même être adapté pour une entreprise en particulier, à la demande. N’hésitez pas à en discuter avec nous!

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

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