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Logiciel Collabox

Logiciel Collabox

Ce logiciel de type ERP comprend des centaines de fonctions pour gérer votre entreprise quelle soit petite, moyenne ou grande.

Vous avez plusieurs fonctions ainsi que des outils spécifiques pour gérer tous les aspects de votre entreprise.

Le logiciel Collabox vous permet d’optimiser vos opérations:

  • La fonction -feuilles de temps- et les rapports précis vous permettent d’obtenir le temps de vos équipes de travail.
  • La gestion de projets devient efficace grâce à toutes les fonctions relatives au suivi du projet.  De plus elles permettent de faire les liens avec les échéanciers et les coûts.
  • Que vous soyez dans les secteurs des services ou manufacturier ou en production alimentaire, la gestion de production devient aisée avec le Collabox
  • Gérer tout le processus de ventes ainsi que ceux du service à la clientèle grâce à notre CRM complet
  • Contrôler vos finances rapidement et aisément à l’aide du module de comptabilité complet.
Mai 12
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Procédures et documentation

By À propos du Collabox, Gestion, Logiciel Collabox, Nouveautés

PROCÉDURES ET DOCUMENTATION – OUTIL DE COLLABORATION AGILE ET FLEXIBLE

Connaissez-vous cet outil de collaboration?

Un outil qui vous permet de sauvegarder vos procédures de travail, vos processus organisationnels, ainsi que la documentation que vous voulez conserver soit pour consulter, archiver, modifier par un autre collègue. De nombreuses possibilités s’offrent à vous.

Protégez le savoir de votre entreprise et les connaissances de vos employés qui quittent pour la retraite. Utilisez l’outil Procédures et documentation pour assurer la pérennité de votre savoir-faire.

L’outil « Procédures et documentation » permet d’écrire vos procédures, étapes par étapes, de faire des catégories, de les placer dans un ordre spécifique. Il permet aussi d’y lier des documents pour référence grâce aux champs personnalités. Grâce à une gestion des droits d’accès que vous faites vous-même, vos collègues peuvent consulter ou modifier, ajouter et mettre à jour ces informations. Vous pouvez aussi archiver des documents de différents formats: images (jpeg, png), PDF,chiffriers, etc.

Cet outil vous est proposé gratuitement, alors n’hésitez pas à vous en servir!

Suivez les étapes suivantes pour démarrer votre « bibliothèque » documentaire interne. D’abord, dirigez-vous dans le menu outils à gauche de votre écran Collabox, puis cliquez sur Procédures et documentation. Les procédures peuvent être classées par catégorie. C’est à vous de les créer et de donner les bons accès à vos employés. Si certains documents ne conviennent pas à l’ensemble de vos employés, vous choisissez alors seulement les personnes autorisées. Lorsque vient de temps de faire une recherche pour un document spécifique, vous avez plusieurs options de filtres qui s’offrent à vous.

Procédures et documentation
Voici un exemple de catégories dans le compte de NOVA INC- notre compte démo

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Avr 22
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Gestion d’inscriptions avec Collabox

By Gérer des inscriptions avec Collabox, Logiciel Collabox

Gestion d’inscriptions pour toutes vos activités. Vous organisez des évènements, des conférences ou des séances virtuelles sous formes de webinaire? Vous offrez des cours, des formations ou des ateliers? C’est pour vous!

Nous possédons « extension » du Collabox qui permet de gérer des inscriptions à des événements et faire le lien avec notre module de facturation.

Interface de la gestion d’inscriptions

Cet interface prend la forme d’une page web que vous pouvez ajouter à votre site.

gestion des inscriptions
Page d’inscription
Sélection de l’activité

D’abord, cette page rassemble les informations des inscriptions des participants à vos activités en plus des  informations de paiement.

Puis, la première partie de la fiche (nom, adresse, ville, code postal et courriel) sert à créer la fiche du client. Collabox se charge d’automatiser la facture en multipliant le prix de la formation en fonction du nombre d’inscriptions. Le total est par la suite compilé et les informations de paiement sont liées à la facture.

Vos factures sont ainsi prêtes à être envoyées avec une liste de toutes les personnes inscrites. De plus, le formulaire reste toujours valide et utilisable.

En effet, le petit menu déroulant contenant les dates des conférences est directement lié à votre Collabox. Ces événements correspondent à des projets que vous avez créés.

Pour que le projet s’affiche correctement dans le menu, il faut cependant lui donner une désignation précise, « Inscription » dans la page de mise à jour du projet.

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Ainsi, le menu se met automatiquement à jour lorsqu’un nouveau projet est ajouté dans cette catégorie. Aucune modification au formulaire nécessaire!

Pour ce qui est du total d’inscriptions, nous avons pensé à tout. Chaque nouvelle inscription est ajoutée comme un sous projet du projet principal. Ainsi, en affichant l’arborescence du projet, on peut voir le nombre d’inscrits. 

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Mai 20
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Raccourcis Clavier dans Collabox

By Logiciel Collabox, Raccourcis clavier, Trucs et astuces

Que vous soyez un maniaque des raccourcis clavier ou encore que vous soyez non-voyant, sachez que le Collabox fait maintenant l’utilisation des raccourcis clavier.

En effet, nous avons ajouté plusieurs raccourcis clavier en plus de ceux déjà proposés, dont imprimer en PDF les données comptables! Par exemple, dans la fiche d’une personne contact, les raccourcis vous permettent maintenant de sauter directement à certains champs.

Internet Explorer:
Alt+C: vous amène directement dans la case commentaires
Alt+N: vous amène directement dans la case numéro
Alt+Q:  vous permet de quitter Collabox
Firefox 2.0
Alt+Shift+C: vous amène directement dans la case commentaires
Alt+Shift+N: vous amène directement dans la case numéro
Alt+Shift+Q:  vous permet de quitter Collabox

Si vous utilisez Firefox et que vous trouvez (comme moi) que 3 touches pour un raccourci c’est pas un raccourci, voici comment faire pour changer ce comportement:

  1. Dans la barre d’adresse de Firefox, tapper: about:config
  2. Puis choisir comme filtre: ui.key.generalAccessKey
  3. Double-cliquer sur la valeur « -1 » et changer pour « 18 »
  4. Redémarrer Firefox

Have a happy « shortcurting »!

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Sep 11
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Imprimer un dossier de client

By Logiciel Collabox, Trucs et astuces

Il peut arriver que l’on ait besoin d’imprimer sur papier les coordonnées d’un client.  Pour ce faire, visitez tout simplement le dossier du client (Configuration -> Clients -> Nom de votre client).  Dans le bas de la page, à droite du bouton Enregistrer, cliquez le l’icône .  Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous permettra d’imprimer la fiche client.

Août 05
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Exporter des rapports en Excel

By Import et export des données, Logiciel Collabox, Trucs et astuces

Exporter des rapports en format Excel facilement. Nos programmeurs on créé une icône Excel qui exporte automatiquement vos données lorsque vous cliquez dessus. Elle est toujours placée au bas des formulaires pour produire les rapports, tout près du bouton Afficher le rapport. Ils ont également ajouté l’icône CSV qui est un format compatible avec tous types de tableurs et de plateformes.

Pour les rapports qui n’ont pas ces icônes, il vous est possible de copier-coller les informations dans une page Excel ou Calc (le tableur de LibreOffice et OpenOffice). Pour ce faire, sélectionnez les éléments du rapport avec votre souris pour les mettre en surbrillance. Avec le clic droit de la souris, sélectionnez l’option Copier.

Copie d’un rapport dans Collabox

Puis, faites un clic droit dans une page Calc ou Excel et sélectionnez l’option Collage spécial… Texte non formaté, dans le cas de Calc, ou Texte dans Excel.

Note: L’option de collage HTML fonctionne aussi, mais c’est beaucoup plus lourd que le texte non formaté. Cela peut parfois ralentir l’affichage sur votre appareil. 

Collage spécial d’un rapport dans Excel (ou LibreOffice Calc)

Vos données seront bien alignées et le résultat, lisible. Il ne vous faudra que peu de mise en page.

Rapport de Collabox collé dans Excel (ou LibreOffice Calc)

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Juil 05
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Importation de fichiers vCard

By Import et export des données, Logiciel Collabox, Trucs et astuces, Votre CRM

Il est possible faire l’importation de fichiers vCard dans Collabox. Il s’agit d’un ficher contenant les informations personnelles d’un contact. Ainsi, vous conservez la liste de vos clients sans avoir besoin de tout retranscrire leurs information! Voici comment faire :

Visitez d’abord la section Configuration.

Rendez-vous sur la fonction Clients dans le menu de gauche.  

Dans le haut de la page se trouve le lien Importer un client.

Cliquez sur la case vCard, puis débuter l’importation.
Note : Si vous n’avez pas ce lien, demandez à votre responsable de compte d’ajouter l’importation à vos options.

Utilisez le bouton Parcourir pour indiquer l’emplacement de l’importation de fichiers vCard sur votre disque dur. Sélectionnez le format d’importation vCard, puis l’endroit où vous souhaitez importer le contact (Clients dans cet exemple).
Cliquez sur Commencer l’importation et votre contact sera créé.

Faites la même démarche pour l’importation de fichiers fournisseurs. Retrouvez ensuite tous vos clients et fournisseurs dans la liste appropriée sur Collabox.

Toutes les importations son réversibles, alors il y n’y a aucune inquiétude concernant les possibles erreurs de manipulation!

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Juin 20
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Changer le nom d’utilisateur

By Employés, Logiciel Collabox, Mot de passe et identifiant, Trucs et astuces

Pour changer le nom d’utilisateur sur Collabox, vous devez vous rendre dans votre fiche d’employé. Si vous n’y avez pas accès, adressez-vous à un administrateur qui pourra le faire pour vous.

Lorsque vous engagez une nouvelle personne, vous devez lui donner un nom d’utilisateur et un mot de passe. Par la suite, l’employé, si vous lui donnez accès, pourra de lui-même faire ses modifications. En tout temps, l’administrateur pourra également modifier les informations. Cela peut être utilise pour des raisons de sécurité, par exemple!

Comment changer le nom d’utilisateur

Cliquez d’abord sur l’icône « Configuration » du menu principal.

Menu principal de Configuration

Dirigez-vous ensuite dans la section « Employés » du menu de gauche, puis cliquez sur votre nom.

Fonctionnalité Employés dans le menu de gauche

Puis, dans l’onglet Infos, il faut changer le Nom d’utilisateur dans le champs du même nom, et sauvegardez.

Champs à remplacer pour changer le nom d'utilisateur

 
Le nouveau identifiant sera en vigueur instantanément. Vous pouvez également modifier votre mot de passe dans la case juste en-dessous. C’est souvent nécessaire lors de l’embauche d’un nouvel employé alors que vous lui donnez un mot de passe temporaire qu’il pourra lui-même aller modifier par la suite.

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