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Import et export des données

Import et export des données.

Le Collabox permet d’importer vos données pour configurer votre compte.

Exportation de la liste des clients

By Efficacité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Import et export des données, Le Collabox, un ERP à la carte, Trucs et astuces

Collabox a tout prévu en permettant l’exportation de la liste des clients en un fichier .csv qui peut ensuite être transformé en fichier Excel ou encore PDF.

Comment exporter la liste des clients

D’abord, sélectionnez le menu « Configuration » dans le haut de votre écran.

Puis, dirigez-vous dans le menu de gauche et cliquez sur la fonctionnalité « Exportation ».

Une page s’affiche et une action de votre part est requise. Choisissez l’option « Exportation en fichier texte CSV ». Puis, cliquez sur le bouton « Exporter ».

Enregistrer le fichier dans un endroit facile pour vous.

Ouvrir un fichier CSV

Pour ouvrir votre fichier CSV de la manière la plus simple, utilisez le logiciel Excel de la suite Office. Pour les utilisateurs de Mac, ouvrez l’onglet « Fichier », puis sélectionner l’option « importer ». Choisissez votre fichier et ouvrez-le.

De leur côté, les utilisateurs de PC doivent ouvrir un document Excel, puis se diriger vers l’onglet « Données ». Ensuite, il faut choisir l’option « À partir d’un fichier texte/CSV ». Choisissez votre fichier et ouvrez-le.

Voilà, vous avez réussi vote exportation de la liste de clients! En tout temps vous pouvez l’enregistrer en format PDF à partir de votre fichier Excel.

Visionnez plusieurs tutoriels et vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Exportations vers Sage 50

By Comptabilité, Facturation, Import et export des données, Non classifié(e), Votre CRM

Collabox permet des exportations vers Sage 50 pour faciliter votre comptabilité avec un logiciel externe. Communiquez avec nous pour bénéficier de cette option.

Exporter les factures

Pour accéder à la page d’Exportation vers Sage 50, allez d’abord dans le menu principal de « Comptabilité ».

Puis, dirigez-vous vers le menu de gauche dans la section « Exportation » et sélectionnez la fonctionnalité « Exporter vers Sage 50 ».

Ensuite, cochez toutes les factures à exporter.

Lorsque l’on appuie sur « Exporter les factures », cela crée un fichier .IMP.

Enregistrez le fichier à un endroit facile à retenir.

Importation dans Sage 50

D’abord, ouvrez l’onglet « Fichier » et descendez jusqu’à l’option « Importer/exporter ». Puis, sélectionnez « Importer des transactions… ».

Choisissez la seconde option présentée puisque vous souhaitez importer des factures de ventes.

Le logiciel recommande de faire une sauvegarde des données avant d’importer, libre à vous.

Parcourez ensuite votre ordinateur pour trouver le fichier .IMP que vous avez enregistré plus tôt.

Par la suite les questions suivantes vous seront posées pour chaque facture à importer.

Si le client n’existe pas dans Sage 50, on vous demande de le créer ou de l’associer à un client existant. Si un client du même nom existe, vous ne verrez pas cette étape, car le client sera assigné à celui du même nom automatiquement.

Ensuite, vous devrez associer chaque élément de facture aux articles/comptes correspondants dans Sage 50.

Si vous utiliser les mêmes numéros de produits dans Collabox que vos articles dans Sage 50, vous pouvez cocher la case suivante dans vos clients Sage 50 pour passer cette étape:

Modificer un client:

Vos éléments de factures seront associées automatiquement, tant qu’ils existent dans Sage 50.

Voilà, la facture est importée!

Visionnez plusieurs tutoriels et vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Importer vos contacts à partir d’un CSV

By Import et export des données, Trucs et astuces

Collabox permet d’importer vos données en format de type CSV ou Excel pour qu’elles s’incluent avec le reste de vos informations. Vous avez donc tout à une seule place.

La première étape à faire est de cliquer sur l’icône « Configuration » située dans la barre de navigation au haut de la page.Configuration

Ensuite, cliquez sur « Importation » dans la barre latérale de gauche. CSV9

Une fois sur la page d’importation vous pouvez voir toutes celles que vous avez réalisées. Pour commencer une nouvelle importation, cliquez sur « Ajouter une importation ».

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Pour importer vos contacts, le fichier doit être sous la forme CSV. Vous pouvez consulter la marche à suivre pour transformer votre Excel en CSV ici. Si vous avez déjà votre fichier, sélectionnez-le avec l’outil. Choisissez les options « Texte » et « Ne pas importer la première ligne »(seulement si la première ligne contient les intitulés des colonnes) dans le format d’importation.

Ensuite, vous pouvez choisir où dans le Collabox vous voulez importer vos données. Vous pouvez choisir entre « Clients », « Fournisseurs » ou « Contacts ». Dans notre exemple, nous avons choisi d’importer nos données dans nos contacts.

CSV7

La prochaine étape consiste à associer les colonnes de votre fichier à leur bonne désignation dans le Collabox.

CSV6

La troisième étape vous permet de créer des champs personnalisés si vous avez de l’information dans votre fichier qui n’a pas d’équivalent dans le Collabox. Vous pouvez donc créer ces champs spécialement pour vous. Si vous n’en avez pas besoin, continuer à la prochaine étape.CSV5

La quatrième étape est importante puisqu’elle permet d’affecter à vos employés/vendeurs les fiches qui seront créées. Si plusieurs employés s’en occupent, sélectionnez-les.

Cette étape permet de vérifier l’état de vos fiches. Si une erreur s’est glissée, il est toujours temps de la modifier en cliquant sur « Modifier ». Vous pouvez passer d’un contact à l’autre à l’aide des flèches. Si tout est parfait, cliquez sur « Importer la liste des contacts » (si vous importez autre chose que des contacts, le bouton changera en conséquence).CSV3 La dernière étape consiste à confirmer l’importation. Il est important de vérifier que le nombre de contacts importés est égal au nombre d’entrées dans votre fichier CSV. Si ce n’est pas le cas, vérifiez votre fichier et/ou le processus d’importation.
CSV2

Pour supprimer une importation


SI vous avez fait une gaffe dans votre importation et que vous souhaitez l’annuler, c’est possible. Lorsque vous êtes sur la page d’importation, vous devez cocher l’importation que vous souhaitez retirer et cliquer sur « Annuler les importations sélectionnées ». Et voilà! Les contacts sont maintenant supprimés.

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Exporter son agenda Collabox

By Agenda, Calendrier, Import et export des données, Trucs et astuces

Notre fonction de calendrier est bien pratique pour faire la gestion de vos rendez-vous. Par contre, on comprend que vous voulez peut-être rassembler à un même endroit tous vos rendez-vous. C’est pourquoi nous permettons l’exportation de l’agenda Collabox dans d’autres logiciels de calendrier comme celui de Google ou d’Apple.

Pour y arriver, il faut d’abord accéder à votre calendrier. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’icône « Calendrier » située dans la barre de menu au haut de la page.Screen Shot 2016-03-16 at 09.31.28

Automatiquement, Collabox vous affiche la semaine en cours contenant tous vos rendez-vous. Pour transférer dans un autre logiciel de calendrier, cliquez sur le lien « Exporter l’agenda en format vCal » situé en bas à droite de la page. Collabox téléchargera une version de votre agenda dans un format compatible avec la plupart des logiciels de gestion de calendrier. 
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Une fois le fichier téléchargé, il ne reste plus qu’à l’ouvrir pour ensuite l’ajouter à vos autres calendriers. Habituellement, le logiciel que vous utilisez (celui d’Apple, Google ou Outlook) reconnaît automatiquement le fichier téléchargé et permet son importation. 

Exporter des rapports en Excel

By Import et export des données, Logiciel Collabox, Trucs et astuces

La majorité de vos rapports peuvent être exportés au format Excel. Nos programmeurs on créé une icône Excel qui exporte automatiquement vos données lorsque vous cliquez dessus. Elle est toujours placée au bas des formulaires pour produire les rapports, tout près du bouton Afficher le rapport. Ils ont également ajouté l’icône CSV qui est un format compatible avec tous types de tableurs et de plateformes.

Pour les rapports qui n’ont pas ces icônes, il vous est possible de copier-coller les informations dans une page Excel ou Calc (le tableur de LibreOffice et OpenOffice). Pour ce faire, sélectionnez les éléments du rapport avec votre souris pour les mettre en surbrillance. Avec le clic droit de la souris, sélectionnez l’option Copier.

Copie d’un rapport dans Collabox

Puis, faites un clic droit dans une page Calc ou Excel et sélectionnez l’option Collage spécial… Texte non formaté, dans le cas de Calc, ou Texte dans Excel.

Note: L’option de collage HTML fonctionne aussi, mais c’est beaucoup plus lourd que le texte non formaté. Cela peut parfois ralentir l’affichage sur votre appareil. 

Collage spécial d’un rapport dans Excel (ou LibreOffice Calc)

Vos données seront bien alignées et le résultat, lisible. Il ne vous faudra que peu de mise en page.

Rapport de Collabox collé dans Excel (ou LibreOffice Calc)

Importer des clients à partir de fichiers vCard

By Import et export des données, Logiciel Collabox, Trucs et astuces

Il est possible d’importer un client dans Collabox à partir d’une vCard, un ficher contenant les informations personnelles d’un contact. Voici comment faire :

Visitez d’abord la section Configuration.Rendez-vous sur la page Clients.  

Dans le haut de la page se trouve le lien Importer un client. Cliquez dessus pour importer la vCard.
Note : Si vous n’avez pas ce lien, demandez à votre responsable de compte d’ajouter l’importation à vos options.

Utilisez le bouton Parcourir pour indiquer l’emplacement de la vCard sur votre disque dur. Sélectionnez le format d’importation vCard, puis l’endroit où vous souhaitez importer le contact (Clients dans cet exemple).

Cliquez sur Commencer l’importation et votre contact sera créé.

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