Collabox permet d’importer vos contacts, fournisseurs et clients à partir d’un document en format de type CSV. Vous avez donc toutes vos données au même endroit.
Si ce n’est pas déjà fait, veuillez vous référer à cet article avant de poursuivre.
Comment préparer son fichier CSV
Avant d’importer vos données dans le Collabox, il est essentiel de bien préparer votre document. D’abord, assurez-vous d’avoir ces trois colonnes essentielles à l’importation : « Nom » et « Prénom » du contact et « Nom du client ». Ces trois intitulés sont obligatoires pour l’importation dans le Collabox.
Vous pouvez y ajouter le nombre de colonne que vous désirez, comme l’adresse, le courriel ou le numéro de téléphone. Assurez-vous de toujours avoir une seule donnée par colonne.
Qu’est-ce qu’un client
Un client est l’entité à qui vous vendez votre produit ou votre service. C’est au client que la facture est envoyée à la fin de votre projet.
Qu’est-ce qu’un contact
Le contact est une personne dont vous souhaitez garder les coordonnées pour plusieurs raisons. Il peut être un client, un prospect, un fournisseur ou encore un professionnel sous-traitant.
Comment importer vos contacts
La première étape est de cliquer sur l’icône « Configuration » située dans la barre de navigation au haut de la page.
Ensuite, cliquez sur « Importation » dans la barre latérale de gauche.
Une fois sur la page d’importation, vous pouvez voir toutes celles qui ont déjà été réalisées. Pour commencer une nouvelle importation, cliquez sur « Ajouter une importation ».
Pour importer vos contacts, le fichier doit être sous la forme CSV. Vous pouvez consulter la marche à suivre pour transformer votre Excel en CSV ici. Si vous avez déjà votre fichier, sélectionnez-le avec l’outil. Choisissez les options « Texte » et « Ne pas importer la première ligne »(seulement si la première ligne contient les intitulés des colonnes) dans le format d’importation.
Ensuite, choisissez où, dans le Collabox, vous voulez importer vos données : « Clients », « Fournisseurs » ou « Contacts ». Dans notre exemple, nous avons choisi d’importer nos données dans nos contacts.
Configuration des intitulés
La deuxième étape de l’importation sert à associer les colonnes de votre fichier à leur bonne désignation (intitulé) dans le Collabox. Ainsi, choisissez ce à quoi chaque colonne correspond.
Ensuite, au besoin, ajoutez un intitulé inexistant. Cette troisième étape vous permet de créer des champs personnalisés si vous avez de l’information dans votre fichier qui n’a pas d’équivalent dans le Collabox. Si vous n’en avez pas besoin, continuer à la prochaine étape.
La quatrième étape est importante puisqu’elle permet d’affecter à vos employés/vendeurs les fiches qui seront créées. Si plusieurs employés s’en occupent, sélectionnez-les tous.
Finalement, la vérification permet d’assurer la bonne importation du fichier. Si une erreur s’est glissée, il est toujours temps de la modifier en cliquant sur « Modifier ». Vous pouvez passer d’un contact à l’autre à l’aide des flèches. Si tout est parfait, cliquez sur « Importer la liste des contacts ». Bien entendu, si vous importez plutôt une liste de clients ou de fournisseurs, le bouton changera en conséquence.
La dernière étape consiste à confirmer l’importation. Il est important de vérifier que le nombre de contacts importés est égal au nombre d’entrées dans votre fichier CSV. Si ce n’est pas le cas, vérifiez votre fichier et/ou le processus d’importation.
Comment supprimer une importation
En tout temps, vous pouvez annuler une importation et recommencer. Ainsi, vous n’avez pas besoin d’avoir peur de faire une grave erreur pour votre entreprise!
Si vous avez fait une gaffe dans votre importation et que vous souhaitez l’annuler, c’est possible. Lorsque vous êtes sur la page d’importation, vous devez cocher l’importation que vous souhaitez retirer et cliquer sur « Annuler les importations sélectionnées ». Et voilà! Les contacts sont maintenant supprimés.
Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!
En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274
