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Configurer son Collabox

Cette section vous présente différents tutoriels, trucs et astuces pour vous aider dans la configuration de base de votre Collabox.

Vous êtes probablement en phase d’implantation avec nos chargés de projets qui vous accompagne dans ces étapes, mais ces articles vous permettent d’avancer à votre rythme aussi.

  1. Configuration des fiches d’employés (informations, accès aux menus, etc.)
  2. Présentation du Tableau de bord pour l’ensemble des accès aux utilisateurs de votre entreprise
  3. Configuration reliée à l’utilisation de la Feuille de temps, de l’Agenda, de la gestion des dépenses, etc.
  4. Configuration des volets de la comptabilité: Postes budgétaires et autres.
  5. Configuration des fonctions du CRM (contacts)

Cette section est en constante évolution, alors si vous ne trouvez pas l’information désirée, n’hésitez pas à nous contacter,  nous sommes toujours présents si vous avez des questions.

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louise.lahaie@collabox.com

Les formulaires personnalisés

By Configuration, Configurer son Collabox, Formulaires

Avec Collabox, créez des formulaires personnalisés afin de n’y voir apparaître que les sections qui vous sont utiles. Vos employés ne se poseront plus de questions sur les informations nécessaires à inscrire et vos pages seront plus rapides à consulter et sans superflu.

Comment créer des formulaires personnalisés

Dirigez-vous d’abord sous l’onglet Préférences du menu de gauche, puis sélectionnez Organisme. Rappelez-vous que seuls les administrateurs ont accès à cette configuration, bien qu’elle soit appliquée à tous les employés.

Menu de gauche, onglet Préférences

Rendez-vous ensuite dans l’onglet Formulaires personnalisés à la fin de la liste.

Page mise à jour de l’organisme, onglet Infos

Choisissez ensuite un formulaire à personnaliser avec le menu déroulant. Modifiez ainsi l’un des cinq formulaires suivants: agenda, bon de commande, clients, fournisseurs et projets.

Exemple du formulaire de fournisseurs

Premièrement, les cases à droite du formulaire servent à déterminer les sections qui seront visibles sur votre formulaire personnalisé.

Cochez donc la case pour que la section correspondante apparaisse dans votre formulaire ou décochez-la pour qu’elle disparaisse.

Dans les sections encadrées en rouge de l’exemple, la toute première case permet d’enlever la section au complet.

Formulaire des fournisseurs
Page Mise à jour de l’organisme, onglet Formulaires personnalisés

Un pictogramme représentant des personnes est présent à gauche de chaque case. Cliquez dessus pour voir le nom de vos employés. Choisissez les employés pour lesquels vous souhaitez personnaliser le formulaire en cochant ou décochant leurs noms. Par défaut, toutes les cases sont cochées.

Cases à cocher pour chacun des employés
Formulaire personnalisé des fournisseurs

Finalement, lorsque votre personnalisation est terminée, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder, en bas de la page. Votre formulaire sera maintenant adapté à vos besoins!

Exemple de formulaire personnalisé
Page Ajout d’un fournisseur

Procédez de la même façon pour créer les autres formulaires personnalisés. C’est tout simple! Si vous souhaitez ajouter des champs à l’intérieur des formulaires, consultez le texte sur les champs personnalisés.

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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Statuts d’opportunité

By Configurer son Collabox, Contacts, Votre CRM

Le module CRM du Collabox permet d’attribuer des statuts d’opportunité à vos fiches clients. Ces opportunités complètent les qualifications pour mieux gérer vos activités de vente en vous indiquant où trouver les fruits les plus mûrs.

Créer ses statuts d’opportunité

Vous pourrez utiliser les statuts de base que nous avons créés pour vous, mais nous vous avons aussi laissé la possibilité de créer vos propres statuts d’opportunité afin qu’ils collent mieux à la peau de votre entreprise. Vous devrez commencer, pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, par déterminer le nombre de statuts nécessaires, leurs noms respectifs et les pourcentages de clore (chances d’obtenir le contrat) qui leur seront associés. Pour déterminer les statuts d’opportunité que vous utiliserez dans votre Collabox, cliquez sur le module Contacts.

’ouvre dans une nouvelle fenêtre)Dans le menu de gauche, sélectionnez Statuts d’opportunité.

Pour utiliser les statuts de base, cliquez sur Ajouter les statuts d’opportunité de base, puis sur Ok.

Les statuts suivants apparaîtront dans votre page :

Pour créer vos propres statuts, cliquez sur le menu Ajouter un statut d’opportunité. Vous créerez ainsi votre premier statut, ou un nouveau, le cas échéant.
Note: Si vous n’avez jamais créé de statut, vous tomberez sur une page blanche avec le menu dans le haut.

Vous n’avez qu’à remplir les champs libres et cliquez sur Enregistrer. Votre premier statut d’opportunité est créé! Répétez l’étape précédente, suivie de celle-ci, pour compléter la création de vos statuts.
Note: Le % de clore que vous déterminez dans cette section correspondra à une valeur par défaut utilisée dans le Rapport des projections de vente pour pondérer les sommes des contrats en soumission. Par exemple, si vous avez fait une soumission de 25 000 $ à un client pour qui vous estimez le pourcentage de clore à 75 %, le revenu pondéré dans le rapport sera de 18 750 $.

Rapport des projections de vente

Voici un aperçu de l’un de ces rapports que nous avons précédemment mentionnés. Il vous est présenté avec des graphiques, mais aussi avec les données écrites sous forme de tableau. 

L’un des statuts ne vous convient plus? Pas de problème! Vous pouvez le désactiver en tout temps en sélectionnant ledit statut, puis en cliquant sur Désactiver.

Attribuer des statuts d’opportunité aux clients

C’est bien de savoir créer des statuts d’opportunité, mais il faut aussi les utiliser! Après avoir complété la création des statuts, il vous faut aller dans vos fiches clients pour attribuer un statut d’opportunité à chaque personne.

Dans le module Contacts, cliquez sur Liste des contacts, puis sur le nom de la personne qui vous intéresse.

Vous rentrerez dans la fiche de cette personne et arriverez automatiquement dans l’onglet Infos. Le premier encadré de cet onglet comprend les qualifications et les opportunités.
Dans l’encadré rouge que vous voyez, vous pouvez : indiquer le titre de l’opportunité dans le champ vide; choisir le statut d’opportunité avec le menu déroulant situé juste au-dessous; et sélectionner une soumission.

Puis, il vous faut ajouter une date de suivi, comme vous pouvez l’observer dans l’encadré rouge qui suit. Vous verrez apparaître, dans les champs sous la date de suivi, une estimation de ce que vous rapporte le client en fonction du pourcentage accordé à son statut d’opportunité. C’est d’ailleurs ce qui se retrouve dans le Rapport des projections de vente.

Modifier un statut d’opportunité

Lorsque vous voulez modifier le statut d’opportunité d’un client, deux choix s’offrent à vous. Vous pouvez effectuer le changement à partir du tableau des opportunités, avec sa formule « drag and drop », ou retourner directement dans la fiche du client.

Pour accéder au tableau, rendez-vous dans l’onglet Tableau des opportunités.

Vous verrez apparaître ce tableau vous offrant un aperçu de l’avancement des dossiers.  Vous verrez tous vos clients en fonction de leurs statuts d’opportunité. Le tableau se classe par date ou par montant, selon l’option que vous choisissez. Chaque colonne correspond à un statut. On y retrouve les clients qui partagent ce même statut, ainsi qu’un total des sommes pondérées à la dernière ligne du tableau.

Pour modifier le statut d’opportunité d’un client, sélectionnez la case correspondant au client à l’aide de votre souris. Maintenez le clic gauche enfoncé tout en déplaçant la case jusqu’en dessous du nouveau statut, puis laissez-la « tomber » à son nouvel emplacement. Le nouveau statut sera enregistré dans le tableau et dans la fiche client, et la couleur du rectangle changera automatiquement.

Followmail

By Configurer son Collabox, Contacts, Followmail, Trucs et astuces, Votre CRM

Le Followmail est l’outil pour créer et envoyer vos messages, infolettres, promotions, publicités à partir du Collabox!

Vous avez une belle liste de contacts que vous souhaitez rejoindre avec une infolettre? N’allez pas plus loin parce que Collabox est votre outil le plus pratique avec le Followmail! Il comprend en effet un éditeur de courriel, mais aussi un assistant de liste de distribution qui va chercher vos contacts directement dans la base de données. Il offre aussi un gestionnaire d’envois pour planifier vos campagnes.

Fini les multiples listes et logiciels, Collabox est tout-en-un!

Comment fonctionne le Followmail

Pour accéder à la fonction Followmail, vous devez d’abord cliquer sur « Contacts » dans le menu de navigation au haut de la page. 

Ensuite, créez une liste de distribution. Cette liste comprendra tous les récipiendaires de votre message. Ces derniers doivent absolument faire partie de vos contacts Collabox.

Liste de distribution

Pour créer une nouvelle liste de distribution, cliquez d’abord sur « Liste de distribution » dans le menu latéral de gauche.

Ensuite, sélectionnezr « Ajouter une liste de distribution ».

Trouvez un nom pour votre liste et ensuite cliquez sur l’onglet « Ajouter des contacts ».

Puis, Vous verrez alors une liste de tous les contacts qui vous sont associés. Sélectionnez ceux que vous souhaitez ajouter à la liste de distribution. Cliquez sur « sauvegarder ».

Le message

Une fois la liste de distribution créée, il faut préparer le contenu de votre communication. Pour ce faire, cliquez sur « Messages » dans la barre latérale de gauche.

Ici, vous retrouverez tous les messages que vous avez rédigés. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un message ».

C’est ici qu’on laisse l’imagination s’emporter. Followmail comprend un éditeur de message gratuit. Une fois le message composé, n’oubliez pas d’enregistrer. *Par expérience, nous vous suggérons d’écrire vos messages dans un éditeur de texte comme Word. Vous n’aurez qu’à copier-coller votre message et ajuster la mise en page. Dites-vous que c’est moins long procéder de cette manière que de tout recommencer*.

Envoi du message

Maintenant que votre message et votre liste de distribution sont faits, on peut maintenant planifier l’envoi. Pour y arriver, cliquez sur « Envois » dans la barre latérale de gauche. Vous serez automatiquement redirigé vers la page comprenant tous les envois que vous avez effectués. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un envoi ». 

Trouvez un titre à votre envoi, choisissez la date d’envoi ainsi que le message à envoyer. Enfin, sélectionnez dans la liste du bas, le nom de la liste de distribution que vous souhaitez. Enfin, cliquez sur « Sauvegarder ».

Une fois que le message sera envoyé, dans la colonne de droite vous verrez la mention « Envoyé » comme statut. 

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

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super-utilisateur

Le super utilisateur

By Configurer son Collabox, Trucs et astuces, Types d'utilisateurs

Le super utilisateur est habituellement la personne de confiance de votre entreprise qui gère le compte Collabox pour l’ensemble des employés ou utilisateurs externes, comme le comptable. Ils ont le pouvoir de donner des droits et des accès spéciaux à certaines personnes.

Par contre, le super utilisateur peut également désigner des conseillers en gestion ou des directeur des ventes en impartition, par exemple. Ceux-ci travaillent parfois pour plusieurs compagnies et nécessitent des droits d’accès spéciaux dans des comptes qui ne leur appartiennent pas.

Avec l’option de super utilisateur, ils peuvent donc de connecter comme un autre employé, mais sans ses informations de connexion. C’est pratiquement de la magie!

Fonctionnement de l’option super utilisateur

Le super utilisateur retrouve dans sa barre latérale de gauche un lien spécial cliquable, similaire à un passe-partout.

Dans notre exemple, Coralie est une super utilisatrice. Ainsi, lorsqu’on clique sur son lien d’accès de super utilisateur on peut voir les trois comptes qu’elle peut visiter avec ses privilèges. Disons qu’elle veut se connecter sur le compte de Bastien. Elle n’a qu’à cliquer sur « Connexion » dans la colonne de droite.

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Coralie est automatiquement transportée sur le compte Collabox de Bastien. Elle jouit alors des mêmes privilèges que Bastien. Elle doit donc être prudente puisqu’il est facile de se tromper de compte et ainsi faire des modifications dans le Collabox de son collègue.

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Taux horaire spécifique à un projet pour vos services

By Calendrier, Configuration, Configurer son Collabox, Projets, Taux

Vous ne facturez pas le même taux horaire par service à tous vos clients? Vous pouvez le modifier spécialement pour un projet. C’est simple, il suffit de suivre les étapes. Si vous voulez simplement configurer un taux par défaut, dirigez-vous sur cette page qui fournit toutes les explications.

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Comment changer le taux horaire pour un service dans un projet

La première étape consiste à obtenir la fiche du projet. Pour ce faire, on clique sur « Configuration » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, on accède à la liste des projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale gauche.

Projets

Enfin, on clique sur le projet que l’on veut modifier. Dans l’exemple suivant, il s’agit de la Campagne printemps 2007 d’ABC construction.

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Une fois dans la fiche du projet, vous devez cliquer sur l’onglet « Taux ».

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Vous serez ensuite automatique redirigé sur la page des taux spécifiques à ce projet. Sur cette page, vous pouvez modifier autant les taux pour vos employés, mais aussi pour les services.
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La dernière étape est plutôt simple, il suffit d’entrer le montant que vous voulez charger à votre client sur ce projet en particulier. N’oubliez surtout pas d’enregistrer la modification en cliquant sur « Enregistrer » au bas de la page. Dans l’exemple ci-dessous, on modifie le taux horaire pour le service « Brainstorming » de 40 $ à 75 $ de l’heure.

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Une fois que le taux horaire est ajusté, il sera comptabilisé correctement lors de votre facturation, mais aussi dans l’affichage des rapports. Pour ce faire, vous devez d’abord cliquer sur « Rapports » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, vous devez aller chercher les rapports associés aux projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale de gauche.

Enfin, il faut sélectionner les options « Prix vendant » et « Calculer les montants selon le taux des services”. Collabox vous affichera alors le rapport résumant vos projets en fonction des nouveaux taux de services que vous avez établi. 

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Feuille de temps : Service par défaut

By Configurer son Collabox, Feuille de temps

Voilà quelques temps que vous faites le suivi de vos heures travaillées avec la feuille de temps de Collabox et vous vous rendez compte que vous faites souvent le même type d’activité (de « service » pour utiliser le langage Collabox). Sachez que Collabox vous permet de spécifier un « service par défaut » pour chacun de vos employés. De cette façon, la saisie du temps est plus rapide.

Comment créer un service

Avant de créer un service, il vous faut d’abord les définir pour votre entreprise. Ils peuvent correspondre à des types d’activité ou même à des fonctions spécifiques, par exemples graphisme, coordonnateur ou encore tenue de livre. Faire la différence entre un projet et un service est essentiel.

Pour configurer les services, cliquez sur le menu « Configuration », puis sélectionnez « Services » dans la liste de gauche.

Ajoutez un service en cliquant sur l’option du même nom, en haut à gauche de l’écran.

Puis, remplissez les champs personnalisables pour votre service.

N’oubliez pas d’affecter les employés ciblés par votre service! Enregistrez vos données, puis recommencez jusqu’à ce que tous vos services soient créés. Il est possible, en tout temps, de créer de nouveaux services et de modifier les affectations.

Pour spécifier un service par défaut, allez d’abord sur le menu « Configuration », puis sélectionnez « Employé » dans la liste de gauche. 

Cliquez ensuite sur le nom de l’employé dont vous souhaitez déterminer un service par défaut. Rendez-vous dans l’onglet Services et sélectionnez le service par défaut désiré. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer


Et un clic de moins pour remplir votre feuille de temps!