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Trucs et astuces

Trucs et astuces

 

Cette section présente plusieurs trucs et astuces pour vous aider à optimiser l’utilisation de votre Collabox

Les trucs et astuces ajoutent un peu de personnalisation et d’autonomie à votre expérience. Ajoutez de nouvelles fonctions, découvrez ensuite de nouveaux éléments et améliorez ainsi votre vitesse d’exécution dans la saisie de données.

Communiquer avec nous

By Application Collabox, Nouveautés

Vous êtes un client Collabox et avez une question ou besoin d’aide? Voici la nouvelle marche à suivre pour communiquer avec nous. Veuillez respecter ces étapes pour vous assurer d’un suivi efficace et rapide de la part de notre équipe.

Pour optimiser l’efficacité des demandes, le « super-utilisateur » est la seule personne à pouvoir communiquer avec nous. Le super-utilisateur est la personne dédiée à Collabox sélectionnée par votre entreprise.

Courriel

1- Envoyez un courriel au chargé de projet chez Collabox

2- Pour une urgence, utilisez le courriel : urgence@collabox.com

Téléphone du chargé de projet

Privilégiez la communication par téléphone. Les SMS ne sont pas un moyen pour nous avertir d’un problème ou d’une demande.

Contenu d’une demande

Voici le contenu à nous envoyer pour une demande d’information ou pour signaler un problème.

Ajoutez d’abord une description claire de la situation actuelle. Puis, décrivez-nous votre souhait par rapport à cette situation. Afin de bien se comprendre, n’hésitez pas à accompagner vos messages de captures d’écrans qui illustrent bien la situation.

Merci de votre coopération, cela nous aide à améliorer notre service client!

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

Approbation de facture

By Configuration, Configurer son Collabox, Employés, Facturation

Vous avez plusieurs chargés de projets qui préparent des factures? D’autres ont besoin de les consulter, mais ne doivent pas les modifier? Il vous suffit de demander à Collabox une approbation de facture pour garder le contrôle.

Accès à la facturation

D’abord, vous décidez qui a le droit de créer et de voir les factures de votre entreprise. Ensuite, dirigez-vous vers la fiche employé pour donner ou retirer un accès à la facturation.

Sélectionner « Configuration » au haut de la page, puis « Employés » dans le menu de gauche.

Image montrant le menu principal de Collabox. Le curseur pointe sur l'onglet "Configuration".
Image montrant une partie du menu de gauche sous l'onglet Configuration. Le curseur pointe vers le lien "Employés"

Choisissez un employé dont l’accès doit être modifié, puis cliquez sur l’onglet « Menus ».

Exemple d'une fiche client où le curseur pointe vers l'onglet "Menus".

Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez le Module « Facturation et comptabilité ». Cochez la case Facturation si vous désirez donner un accès, ou décochez-la pour le retirer. Enregistrez votre travail.

Image de la page Menus de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur la case à cocher facturation pour donner l'accès à l'employé.

Maintenant, toujours dans la fiche de l’employé, sélectionnez l’onglet « Configuration avancée ».

Menu de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur l'onglet Configuration avancée.

Défilez la page jusqu’au Module Comptabilité. Plusieurs choix d’accès s’offrent à vous. Vous pouvez approuver des factures dont vous avez la charge, ou encore l’entièreté des factures de l’entreprise. Vous pouvez consulter les factures dans les modifier ou encore consulter uniquement les factures dont vous êtes le directeur de compte. À vous de choisir.

Image de la page Configuration avancée de la fiche d'employé. Des encadrés rouges indiquent où sont les cases à cocher pour donner l'approbation de facture à un employé, une consultation uniquement ou une restriction complète.

Approbation de facture

Lorsque vous êtes l’approbateur de factures, vous avez une action à poser avant de pouvoir les envoyer au client.

D’abord, ouvrez une nouvelle facture et vérifiez les informations. Faites des modifications au besoin. Puis, au bas de la page, cliquez sur le bouton « Approuver la facture ».

Série de boutons cliquables au bas de la facture. Le curseur pointe vers le bouton "Approuver la facture".

Dans la liste des factures du mois en cours, un crochet vert apparaît à côté des factures approuvées.

Exemples de factures approuvées où on voit les crochets verts à côté du numéro de facture.

Lorsqu’elles sont en attente d’approbation, un message d’alerte rouge est visible dans le haut de la facture et aucun crochet n’est visible.

Exemple d'une facture qui n'a pas encore été approuvée. Un message rouge apparaît en haut de la page "Cette facture n'est pas approuvée".

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En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Suivi des heures individuelles

By Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Projets, Trucs et astuces

Collabox vous permet de faire le suivi des heures individuelles par projet pour un employé. Cette information est rapide à consulter à la fois pour lui et pour son supérieur.

Feuille de temps

Dirigez-vous dans votre feuille de temps, ou celle de votre employé pour faire le suivi des heures individuelles. Dans le descriptif du jour, cliquez sur « Afficher + ».

L’information des heures cumulées au projet s’affiche dès que du temps est saisi dans la feuille de temps. Voyez le total des heures prévus pour l’employé dans la rangée supérieure. Par exemple, l’employé a fait 291h sur le projet « Gestion générale-administration », alors qu’un total de 25h avait été prévu. Le total des heures est donc en rouge. L’affichage montre également le total pour tous les employés du projet. Ainsi, 337,50h ont été réalisées alors que seulement 65h avaient été prévues. Voyez rapidement l’état d’avancement des projets de cette manière.

À l’inverse, le temps saisi par l’employé pour le projet « panneau pour l’édifice » est en bleu, ce qui signifie que le temps prévu n’a pas encore été dépassé. Finalement, le projet « le projet (M. le client) » n’a pas d’heures prévues. Notez que le cumul des heures travaillées est tout de même affiché.

Affectation des heures à un projet

Pour affecter des heures à un employé et ainsi mieux gérer son temps, dirigez-vous dans le projet désiré. Sélectionnez l’onglet « Affectation » de la fiche projet, puis ajoutez les heures prévues pour chaque employé.

Le total des heures du projet, de son côté, est inscrit dans l’onglet « Info » de la fiche projet.

Des options sur le dépassement d’heures par employé peuvent également être cochées. Cela permet d’interdire les heures excédentaires pour le projet ou pour l’employé.

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Automatisation des postes budgétaires

By Comptabilité, Non classifié(e), Produits, Trucs et astuces

L’automatisation de la sélection des postes budgétaires pour vos produits vous fait gagner du temps et évite les erreurs d’inattention lors de la facturation. Voyez comment configurer le tout.

Créer des produits

La première étape est de créer un produit. Pour ce faire, suivez les directives présentées dans l’article « Présenter ses produits ».

Automatisation des postes budgétaires des produits

Attribuez un poste budgétaire à votre produit est la première étape à faire.

Rendez-vous d’abord dans la fiche produit désirée. Pour se faire, dirigez-vous vers la liste des produits dans le menu de gauche.

Image montrant le menu de gauche et le lien vers la liste des produits.

Ensuite, sélectionnez le produit désiré.

Voici une image qui montre un exemple d'une liste de produits dans Collabox. On y voit le nom du produit, sa quantité en inventaire et son prix vendant unitaire.

En ouvrant la fiche produit, restez sur l’onglet principal « Produits » et défilez au bas de la page.

Exemple de la page de la fiche produit avec le titre du produit.

Rendu au bas de la page de configuration du produit, vos postes budgétaires s’affichent. Choisissez celui qui vous convient pour le produit choisi. Ajoutez les heures ou le montant prévu pour ce produit dans la case associée. Le tour est joué!

Exemple de la fiche produit au bas de la page où on peut choisir le bon poste budgétaire. Ici, la tablette est attribuée au poste de facturation simple.

Facturer un produit

Lorsque vous facturez un produit, le poste budgétaire s’affiche automatiquement. Plus besoin d’y penser!

Exemple d'une facture pour une tablette. Le montant du produit est automatiquement ajouté au poste budgétaire choisi dans la fiche produit. Ainsi, on voit que l'automatisation des postes budgétaires des produits fonctionne.

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Ajouter votre signature : configurer son Collabox

By Configurer son Collabox, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Puisque vous êtes une entreprise sérieuse, vous désirez certainement ajouter votre signature corporative à vos courriels. Elle peut facilement être ajoutée à votre Collabox pour envoyer vos offres de services et vos factures avec signature.

Ajouter votre signature

Dirigez-vous d’abord dans le menu « Mes préférences » en bas à gauche de votre écran.

Image montrant le menu de gauche avec la fonction "Mes préférences" encadré en rouge.

Ensuite, cliquez sur l’onglet « Affichage ».

Image montrant les onglets dans le menu "Mes préférences". L'onglet "Affichage" est sélectionné.

Une série d’options s’offre à vous. En défilant la page vers le bas, vous verrez plusieurs endroits où ajouter votre signature.

  1. Facture
  2. Offre de service
  3. Bon de commande
  4. État de compte

Libre à vous de remplir un ou plusieurs de ces signatures. Le système permet plusieurs options de police et de style. Vous pouvez aussi copier-coller votre logo pour une personnalisation d’entreprise.

Exemples de signatures pour les factures et les offres de services.

Message par défaut

Dans les champs de signature, vous pouvez également ajouter un message par défaut. Cette fonctionnalité est optionnelle, mais peut vous sauver beaucoup de temps lors des envois d’avis d’état de compte. Voici un exemple de message.

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info@collabox.com (418) 907-9274

Les groupes de services

By Configurer son Collabox, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Les groupes de services servent à avoir par défaut les services par type de projet. Utilisez-les pour gagner du temps lors de la configuration de vos projets et de la saisie des feuilles de temps!

Configuration préalable

Avant de créer vos groupes de services, dirigez-vous dans le menu « Organisme » en bas à gauche de votre écran. Sélectionnez ensuite l’onglet « Projets ».

Image montrant les onglets de la mise à jour de l'organisme. L'onglet "Projets" est mis en évidence.

Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez la fonction « Utiliser les groupes de services ». Assurez-vous que la case soit bien cochée.

Image montrant la fonction d'utilisation des groupes de services qui doit être cochée.

Ajouter des groupes de services

Allez dans un projet existant ou créez un nouveau projet. Cliquez ensuite sur l’onglet « Services ».

Vous verrez apparaître l’option de mise à jour des sélections de services en haut de la page, ainsi que la liste de tous les services de votre entreprise. Cliquez sur la mise à jour.

Image montrant l'emplacement du lien vers la mise à jour des sélections de services.

Puis, ajoutez une nouvelle sélection de services.

Image montrant le lien à sélectionner pour ajouter une sélection de service.

Donnez-lui un nom et sélectionnez les services désirés.

Image montrant un exemple d'un nouveau groupe de services.

Collabox conserve en mémoire vos sélections. Ainsi, lors d’un nouveau projet, vous n’avez qu’à sélectionner le groupe de services désiré!

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Exportation de la liste des clients

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Import et export des données, Trucs et astuces

Collabox a tout prévu en permettant l’exportation de la liste des clients en un fichier .csv qui peut ensuite être transformé en fichier Excel ou encore PDF.

Comment exporter la liste des clients

D’abord, sélectionnez le menu « Configuration » dans le haut de votre écran.

Puis, dirigez-vous dans le menu de gauche et cliquez sur la fonctionnalité « Exportation ».

Une page s’affiche et une action de votre part est requise. Choisissez l’option « Exportation en fichier texte CSV ». Puis, cliquez sur le bouton « Exporter ».

Enregistrer le fichier dans un endroit facile pour vous.

Ouvrir un fichier CSV

Pour ouvrir votre fichier CSV de la manière la plus simple, utilisez le logiciel Excel de la suite Office. Pour les utilisateurs de Mac, ouvrez l’onglet « Fichier », puis sélectionner l’option « importer ». Choisissez votre fichier et ouvrez-le.

De leur côté, les utilisateurs de PC doivent ouvrir un document Excel, puis se diriger vers l’onglet « Données ». Ensuite, il faut choisir l’option « À partir d’un fichier texte/CSV ». Choisissez votre fichier et ouvrez-le.

Voilà, vous avez réussi vote exportation de la liste de clients! En tout temps vous pouvez l’enregistrer en format PDF à partir de votre fichier Excel.

Visionnez plusieurs tutoriels et vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

État des résultats par département

By Comptabilité, Configurer son Collabox, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Collabox permet de configurer un budget et un état des résultats par département dans son Module Comptabilité. Si votre organisation fonctionne avec des budgets indépendants par département, cette option est pour vous!

Configurer un département

Débutez par configurer vos départements. Rendez-vous dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu de gauche, sélectionnez « Départements ».

Puis, ajoutez un nouveau département.

Remplissez les champs requis et recommencez les deux dernières étapes jusqu’à ce que tous vos départements soient créés.

Créer les postes budgétaires

Créez ensuite vos postes budgétaires. Le budget et l’état des résultats fonctionnent étroitement avec les postes budgétaires. Il est donc important de bien les configurer et de les liés aux bons comptes transactionnels de votre entreprise. La vidéo suivante explique comment bien créer vos postes budgétaires.

Pour visionner la vidéo, cliquez ici.

Ajouter un budget

Maintenant, dirigez-vous vers le menu « Comptabilité ».

Dans le menu de gauche, sélectionnez « État des résultats ».

Ajoutez un budget ou sélectionnez-en un dans votre liste.

Choisissez l’onglet « Revenus » puis sélectionnez le département dont vous désirez créer ou modifier un budget.

Ajoutez vos prévisions par poste budgétaire pour l’année. Débutez par les revenus, puis dirigez-vous vers l’onglet « Dépenses ». Il s’agit de votre budget prévisionnel.

Consulter l’état des résultats par département

En tout temps pendant l’année, consultez votre état des résultats par département. Retournez au menu principal « État des résultats » et cliquez sur le lien du même nom plutôt que sur le budget.

Cochez la case du département à visualiser et le tour est joué!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Mes préférences

Comment changer de mot de passe

By Configurer son Collabox, Mot de passe et identifiant, Trucs et astuces

Nous vous présentons dans cet article trois façons de changer votre mot de passe Collabox.

1- Mes préférences

2- Configuration par un administrateur

3- Lien sur la page d’accueil

1. Mes préférences

Cette façon de faire vous permet de changer votre mot de passe. Une fois connecté à votre Collabox:

  • Cliquez sur l’onglet Mes préférences, situé dans le menu de gauche.
  • Puis, allez sur l’onglet Changer votre mot de passe.
  • Inscrivez votre nouveau mot de passe et cliquez sur Enregistrer
Mes préférences

2. Configuration par un administrateur

C’est l’administrateur qui peut suivre cette procédure pour une personne de l’équipe.

  • Cliquez sur l’icône Configuration.
  • Dans le menu de gauche, cliquez sur l’onglet Employés. Vous tomberez sur la page Liste des employés.
  • Cliquez sur l’employé duquel vous souhaitez modifier le mot de passe. Vous aurez accès à la fiche de l’employé en question.
  • Remplissez les champs Nouveau mot de passe et Confirmation (dans ce deuxième champ, vous devez réécrire le nouveau mot de passe).
  • Puis, cliquez sur le bouton Enregistrer au bas de la page.
Mise à jour d'un employé

3. Lien sur la page d’accueil

Sur la page www.collabox.com, cliquez sur le lien Mot de passe oublié, que vous voyez dans l’encadré bleu suivant :

Mot de passe oublié
  • Vous arriverez sur la page de récupération de mot de passe
  • Vous pouvez y inscrire soit votre nom d’utilisateur, soit votre courriel. Cela nous permettra de vous envoyer un courriel pour changer votre mot de passe.
  • Ensuite, cliquez sur Envoyer
Mot de passe oublié 2
  • Ouvrez le message de service@collabox.com dans votre boîte de courriels  (assurez-vous que nous ne soyons pas dans vos courriels indésirables)  et cliquez sur le lien.
  • Vous serez redirigés vers une nouvelle page avec un formulaire pour changer de mot de passe.
  • Inscrivez-y votre nouveau mot de passe et cliquez sur Envoyer.
  • Un message apparaîtra si vous mot de passe est bien changé.