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Trucs et astuces

Trucs et astuces

Cette section présente plusieurs trucs et astuces pour vous aider à optimiser l’utilisation de votre Collabox.

 

Les Versements dans le Collabox

By Configurer son Collabox, Versements

Les « versements » dans le Collabox, désigne les encaissements provenant des services ou produits vendus. Ainsi pour chaque facture crée dans le système, une écriture de versement devra être crée.

Afin d’enregistrer correctement ces opérations un contrôle interne à l’égard des encaissements est nécessaire. Il sera donc important que vous attribuiez une numérotation à vos factures.

De même, vous devez prévoir la création d’une liste de moyens de paiement qui sont normalement ceux acceptés par votre entreprise. Comme par exemple:

  • les chèques,
  • les paiements par carte de crédit et de débit,
  • les virements bancaires,
  • les prélèvements bancaires,
  • dépôts bancaires
  • l’argent comptant,
  • Square,
  • Paypal, etc.

En exerçant les principes clés de Collabox, tels que l’accumulation d’expérience et la saisie unique, Collabox a réussi à simplifier la visualisation et l’accès à des données interdépendantes. Depuis le même environnement (le même écran), Collabox vous offre la possibilité de visualiser la facture, les paiements (versements) et les déboursés reliés à un produit ou un service. Un outil de gestion simple qui enrichira vos processus d’affaires.

Créer un versement

Il existe deux manières d’accéder à la fonctionnalité de création de paiement.
a) Depuis le menu à gauche de votre écran sous le lien Versements
b) À partir d’une facture

a) Depuis le menu à gauche

  • Cliquer sur l’icone Comptabilité
  • Aller au menu gris à gauche et cliquer sur versements
  • Cliquer sur Ajouter un versement
  • Saisir les données
  • Enregistrer

Saisir les données

b) À partir d’une facture

Remplissez les informations nécessaires pour retrouver votre facture et une fois la liste des résultats affichée, vous pourrez cliquer sur le #facture ou la date. Cette action vous donnera accès aux différents onglets disponibles. En particulier et celui que nous intéresse: versements.

Une fois rendu sur l’onglet, vous aurez l’option d’ajouter un versement et aussi visualiser si un versement a été déjà saisi. Selon votre choix, vous aurez à indiquer les modalités de votre versement tels que déjà expliqué dans les images en haut ou bien consulter le versement déjà saisi, si vous avez besoin.

Le contrôle interne et les liquidités

Si pour vous le respect de vos politiques d’affaires internes, la prévention et détection des fraudes et des erreurs, et la garantie de l’exactitude des données des registres comptables sont importants, la simplicité d’utilisation du Collabox, saura combler votre besoin d’exercer votre processus de contrôle interne et la prise de décision en toute tranquillité.

Ne hésitez pas à consulter votre État de résultats disponible dans votre module de Comptabilité de votre Collabox pour préparer votre fin d’année par exemple.

Configurer une fiche d’employé

By Configurer son Collabox, Employés, Feuille de temps

Créer la fiche d’un employé

Cliquez sur l’icone Configuration et par la suite sur Employés dans le menu gauche, cela vous donnera accès à la fonction

 » Ajouter un employé «  ** Cette fonctionnalité est réservée aux super-utilisateurs **

Onglet : Infos

Dans l’onglet – Infos – il est important de faire la création du nom d’utilisateur et le mot de passe pour donner l’accès à l’employé à son compte Collabox.

C’est uniquement le super-utilisateur qui peut l’accorder. 

Onglet : Menus

Différents modules sont accessibles à partir de cet onglet. Voici la liste :

  • Module « Feuille de temps »
  • Module « Facturation et comptabilité »
  • Module « Contacts »
  • Gestion
  • Agenda
  • Tableau de bord
  • Configuration
  • Outils

Pour chaque Module le super-utilisateur pourra donner certaines attributions selon les besoins de l’employé. Quelques exemples: saisie de dépenses dans la feuille de temps, accès à la production de rapports de vacances, l’administration de la ficha de contact et l’agenda personnel de l’employé, la création de champs personnalisés, etc.

Onglet : Préférences

Dans cet onglet, il y a plusieurs éléments à vérifier, comme l’octroi du choix du type de feuille de temps que l’employé pourra utiliser, la sélection des types de notifications et alertes que l’employé recevra en fonction de l’affectation des projets et des tâches ainsi que d’importantes autorisations connexes avec le tableau des opportunités.

C’est dans cet onglet que vous pourrez configurer votre smtp et imap pour la gestion des envois ou réception des courriels. Si vous voulez profiter de ces fonctions, contactez-nous par courriel et/ou par téléphone

Onglet : Configuration avancée

Dans cet onglet il sera possible de permettre aux utilisateurs (autres que le super-utilisateur) d’administrer des employés. D’autres types d’autorisation tels que verrouiller/déverrouiller des factures, consulter des factures, des versements, administrer produits etc. Voici la liste des modules disponibles :

  • Module Feuille de temps
  • Module Horodateur
  • Module Tâches
  • Module Projets
  • Module Comptabilité
  • Module Agenda
  • Module Contacts

Onglet : Taux

Dans cette section se produit la saisie des informations concernant le salaire de l’employé, la fixation de taux de kilométrage, le système de paye et les taux congé: vacances, maladie, santé, selon vos besoins.

Onglet : Horaire

Les horaires des employés peuvent être saisis ici:

Si vous fonctionnez avec des banques d’heures c’est à cet endroit que vous devrez les configurer. Contactez-nous si vous avez des questions particulières, chaque entreprise a des conditions différentes et nous pourrons vous aider à configurer votre Collabox pour répondre à ces besoins. Contactez-nous par courriel et/ou par téléphone

Le poste budgétaire dans le Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Déboursés

Le « poste budgétaire » dans le Collabox, désigne les revenus et les dépenses (les produits et les charges).

Afin d’enregistrer correctement ces opérations, il est nécessaire de configurer votre Plan Comptable. Établissez une liste avec le nom et le numéro de tous les comptes des produits (revenus) et des dépenses (charges) que vous avez besoin, selon les activités de votre entreprise. Votre comptable peut vous conseiller à ce sujet.

Le poste budgétaire disposera donc d’un numéro et d’un nom propre afin d’identifier correctement la nature de l’opération. Ce système de numérotation sert à produire l’état des résultats et vous aidera à retrouver facilement les comptes dans le Collabox.

L’état des résultats est l’état financier qui permet de résumer les produits et charges d’une compagnie sur une période donnée (mensuelle ou annuelle). L’état de résultats contient les deux informations les plus importantes des entreprises leurs profits ou pertes.

Créer la liste de postes budgétaires

  • Cliquer sur l’icone Comptabilité
  • Aller au menu à gauche et cliquer sur postes budgétaires
  • Cliquer sur Ajouter un poste budgétaire
  • Saisir votre nomenclature
  • Enregistrer à chaque nouveau poste budgétaire ajouté
  • Organiser les postes budgétaires par catégories

Voici le formulaire pour Ajouter un poste budgétaire pour la première fois

Comment créer des listes de catégories de postes budgétaires ?

Il existent deux façons d’accéder au lien qui vous mènera à l’espace de configuration des catégories :
a) Depuis un poste budgétaire existant
b) Depuis l’espace de création d’un nouveau poste budgétaire (lien : Ajout d’un poste budgétaire )

Voici la procédure:

Une fois sur le formulaire du poste budgétaire, cherchez la rubrique appelé Catégorie et repérez le lien cliquable :

Mise à jour des catégories de poste (C’est dans cet espace que vous allez pouvoir créer vos listes).

Le lien: Ajouter une catégorie de poste budgétaire vous permettra de saisir le nom et l’ordre pour l’affichage visuelle.

Créer un déboursé

Chaque « poste budgétaire » nécessite la création d’un « déboursé« . Un déboursé est le mot utilisé dans la terminologie « Collabox » pour les décaissements.

Chaque décaissement (déboursé) doit être associé à un fournisseur. Vous devez donc vous assurer que le fournisseur existe sur votre liste de fournisseurs. Toutefois, si ce fournisseur n’existe pas au moment de l’enregistrement de l’opération, vous aurez la possibilité de le créer en parallèle et rapidement.

L’accès à la liste de déboursés est possible dans le menu gauche, tel qu’il apparait dans la photo ici-bas. Rappelez-vous que vous pouvez vous servir des différents options pour faire une recherche selon les critères que peuvent vous convenir le mieux.

Image: obtenir l'accès aux différents déboursés saisis
Image: obtenir l’accès aux différents déboursés saisis

Vous pouvez aller voir la procédure complète pour la saisi d’un déboursé ici

Configurer son Collabox | Envoyer des documents par courriel directement de votre Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Trucs et astuces

Servez-vous de Collabox pour envoyer plusieurs types d’informations à vos collègues, vos fournisseurs et vos clients

Gagnez beaucoup de temps tout en gardant une trace de ces envois.

Si vous êtes déjà en train de travailler sur une facture, une offre de services, etc., saviez-vous que vous pouvez les envoyer directement de votre Collabox ?

Voici une liste de types d’information:

  • factures
  • états de comptes
  • offres de services (soumissions) avec des fichiers en pièces jointes
  • rendez-vous
  • messages montés dans le éditeur d’infolettres de Collabox : Le Followmail (module CRM)

Si vous ne connaissez pas Followmail il est grand temps de le découvrir : https://www.collabox.com/category/followmail/

Importante configuration à faire pour ne pas être considéré un « indésirable » (spam) :

Pour éviter que ces envois-courriels se retrouvent dans les « Indésirables » (« spam ») il y a deux actions que vous devriez prendre dès maintenant.

1- Mettre vos informations de serveur sortant dans vos Préférences-Collabox. Ces informations sont les mêmes que vous utilisez dans votre outil courriel régulier: (Outlook, Thunderbird, Gmail, etc.)

Ainsi le Collabox utilisera votre serveur de courriel (collabox.entreprise) pour envoyer les courriels ce qui aidera énormément à réduire les indésirables (spam).

2- L’autre moyen est de modifier les informations de votre nom de domaine, les « records DNS » pour ajouter un entrée SPF.

Votre hébergeur de courriel devrait être en mesure de faire cela pour vous.

Voici à titre d’exemple la configuration que nous avons fait pour un de nos client (parce que c’est nous qui hébergeons ses courriels)

Créer des champs personnalisés avec des menus déroulants

By Configuration, Configurer son Collabox, Nouveautés

Il est maintenant possible de créer des champs personnalisés de type  » menus déroulants ».


Dans votre menu: CONFIGURATION – choisir la fonction : Champs personnalisés.

Cocher : Champ à choix multiple (déroulant multiple) et ensuite choisir le type de menu déroulant.

Dans la création d’un champs personnalisé vous pouvez indiquer vos choix qui feront parti de votre menu déroulant

Voici le résultat de champs personnalisés contenant un menu déroulant

Configurer son Collabox : Appliquer le même thème d’interface pour tous les utilisateurs

By Configurer son Collabox, Thèmes

Vous désirez que tous vos collègues utilisent le même thème visuel sur leur Collabox?

Cela permet d’unifier l’interface utilisateur du Collabox pour les gens d’une même entreprise.

C’est possible rapidement. Il y a un bouton qui permet d’appliquer un thème Collabox choisi à tous les utilisateurs d’une même organisation.

Voici les 2 actions- c’est facile!


Faire un raccourci Collabox pour Android

By Application Collabox, Trucs et astuces

Sur Android, il est possible d’ajouter directement sur votre page d’accueil, une icône pointant vers Collabox.

La  meilleure façon de le faire est d’utiliser Google Chrome comme navigateur.

1. Ouvrez Chrome, puis rendez-vous au www.collabox.com pour créer le raccourci .

2. Ouvrez le menu (les trois petits points en haut à droite de la page) puis cliquez sur « Ajouter à l’écran d’accueil » Une boîte de dialogue va alors s’afficher, et vous pourrez changer si besoin l’intitulé de votre raccourci.

3. Cliquez sur « Validez », et vous aurez créé un onglet sur votre page d’accueil qui vous permettra d’accéder directement à Collabox !

Il vous suffit désormais de toucher cette nouvelle icône pour ouvrir Collabox dans Chrome.  

Pour pourrez consulter toutes les informations de votre compte Collabox en temps réel.

Nouveau thème: Collabox 2020

By Nouveautés, Thèmes

Nous avons un nouveau thème pour votre Collabox.

Des icônes remodelés et différents thèmes de couleurs plus faciles à utiliser.

Voici un modèle basé sur le bleu. Mais vous pouvez être créatif. Êtes-vous du style noir et blanc ou couleurs éclatées? À vous de jouer!

Voici comment rendre votre Collabox à votre image.

1- Dans votre menu de gauche, tout en bas, cliquer sur « Mes préférences ».

 

2- Dans l’onglet -AFFICHAGE- sélectionner le thème: Collabox 2020

3- Par la suite dans l’onglet – COULEURS – DÉBUTER – choisir les couleurs de base et ensuite cliquer sur – BÂTIR MES COULEURS.

4- Vous pouvez ajuster les couleurs des différentes sections du Collabox, selon votre goût.

Configurer son Collabox : Actions de base

By Configurer son Collabox, Trucs et astuces

Configurer son Collabox- Actions de base

Cette section vous présente les premières étapes pour configurer votre Collabox.

N’oubliez pas que si vous avez des questions en cours de route, nous sommes là!

Mettre le Collabox à vos couleurs et votre logo

Choisir vos raccourcis

  • Pour être efficace, vous pouvez indiquer tous les raccourcis que vous utiliserez régulièrement.
  • Ils seront toujours situés à gauche en haut de votre menu, ainsi c’est rapide, plus besoin de chercher!


Saisir les informations relatives à votre entreprise

  • Indiquer les informations générales dans l’onglet – INFO- de l’Organisme (c’est vous!) —- dans le menu (vers le bas) —-
  • Ces informations serviront plus tard pour faire vos soumissions  (offre de service), votre facturation.


Saisir un client et un contact

  • Pour Collabox, un client est une entreprise et un contact est la personne que vous connaissez dans cette entreprise.
  • Cette fiche est votre clé principale pour faire tous vos suivis clients autant au niveau des ventes, des tâches, des projets, des soumissions  que des opérations comptables.


Se familiariser avec la Feuille de temps

  • client-projet-tâches
  • temps passé sur la tâche= début -fin
  • déboursés (restaurant, stationnement, kilométrage)- si nécessaire
  • prenez une photo avec votre cellulaire de votre reçu de restaurant ou de votre coupon de stationnement et insérez-là dans le champs  » PIECE JUSTIFICATIVE »


Découvrir le calendrier

Dans ce calendrier il y a des rendez-vous et des tâches, selon l’affichage désiré

  • L’affichage des familles permet de sélectionner ou de désélectionner des types de tâches ou de rendez-vous pour avoir une meilleure vue d’ensemble
  • Vous voyez le cadre rouge? Ce sont les informations d’affichage que vous pouvez sélectionner à votre goût / rendez-vous seulement ou tâches seulement
  • Si vous travailler en équipe, vous pouvez afficher les agendas de vos collègues (selon les accès déjà pré-établis). Terminé… les courriels sans fin pour fixer une réunion!

Les familles (catégories)

By Configuration, Configurer son Collabox, Familles

Dans notre logiciel, vous pouvez utiliser des codes de couleurs que l’on appelle des familles (ou des catégories) pour mieux vous retrouver dans vos projets, vos rendez-vous et vos tâches. C’est à vous de déterminer quelle couleur correspond à quoi.

Pour ce faire, rendez-vous dans votre calendrier.

Menu horizontal de Collabox

Cliquez sur Catégories (Familles) dans le menu de gauche.

Menu vertical de Collabox

Vous arriverez sur la page Configuration des catégories d’agenda (Familles). Des couleurs de catégories sont déterminées par défaut. Toutefois, si vous souhaitez les changer, vous pouvez cliquer sur les cases blanches sous la section Couleur. Ensuite, nommez les catégories, puis déterminez si ce sont des heures facturables ou non. Appuyez sur le bouton Enregistrer au bas de la page pour finaliser les changements.

Note : La case Non-facturable sert principalement à visualiser, dans l’onglet Liste du calendrier, le total des heures facturées et de celles qui sont non-facturées.

Page Configuration des catégories d’agenda (Familles)

Vos familles, une fois créées, se retrouveront dans les trois formulaires suivants : projets, rendez-vous et tâches. Si, par exemple, vous créez un projet et vous lui attribuez la catégorie En cours, de couleur verte, votre projet s’affichera en vert dans le calendrier. Il en est de même pour les rendez-vous et les tâches.

Formulaire d’un projet

Le projet s’affichera ainsi dans votre calendrier :

Calendrier des projets

Avec les familles, vous repérerez plus rapidement ce que vous cherchez et visualiserez mieux vos différentes occupations. Elles deviendront un outils particulièrement agréable à utiliser.

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