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Trucs et astuces

Trucs et astuces

Cette section présente plusieurs trucs et astuces pour vous aider à optimiser l’utilisation de votre Collabox.

 

Faire un raccourci Collabox pour Android

By Application Collabox, Trucs et astuces

Sur Android, il est possible d’ajouter directement sur votre page d’accueil, une icône pointant vers Collabox.

La  meilleure façon de le faire est d’utiliser Google Chrome comme navigateur.

1. Ouvrez Chrome, puis rendez-vous au www.collabox.com pour créer le raccourci .

2. Ouvrez le menu (les trois petits points en haut à droite de la page) puis cliquez sur « Ajouter à l’écran d’accueil » Une boîte de dialogue va alors s’afficher, et vous pourrez changer si besoin l’intitulé de votre raccourci.

3. Cliquez sur « Validez », et vous aurez créé un onglet sur votre page d’accueil qui vous permettra d’accéder directement à Collabox !

Il vous suffit désormais de toucher cette nouvelle icône pour ouvrir Collabox dans Chrome.  

Pour pourrez consulter toutes les informations de votre compte Collabox en temps réel.

Configurer son Collabox -Actions de base

By Configurer son Collabox, Trucs et astuces

Configurer son Collabox- Actions de base

Cette section vous présente les premières étapes pour configurer votre Collabox.

N’oubliez pas que si vous avez des questions en cours de route, nous sommes là!

Mettre le Collabox à vos couleurs et votre logo

Choisir vos raccourcis

  • Pour être efficace, vous pouvez indiquer tous les raccourcis que vous utiliserez régulièrement.
  • Ils seront toujours situés à gauche en haut de votre menu, ainsi c’est rapide, plus besoin de chercher!


Saisir les informations relatives à votre entreprise

  • Indiquer les informations générales dans l’onglet – INFO- de l’Organisme (c’est vous!) —- dans le menu (vers le bas) —-
  • Ces informations serviront plus tard pour faire vos soumissions  (offre de service), votre facturation.


Saisir un client et un contact

  • Pour Collabox, un client est une entreprise et un contact est la personne que vous connaissez dans cette entreprise.
  • Cette fiche est votre clé principale pour faire tous vos suivis clients autant au niveau des ventes, des tâches, des projets, des soumissions  que des opérations comptables.


Se familiariser avec la Feuille de temps

  • client-projet-tâches
  • temps passé sur la tâche= début -fin
  • déboursés (restaurant, stationnement, kilométrage)- si nécessaire
  • prenez une photo avec votre cellulaire de votre reçu de restaurant ou de votre coupon de stationnement et insérez-là dans le champs  » PIECE JUSTIFICATIVE »


Découvrir le calendrier

Dans ce calendrier il y a des rendez-vous et des tâches, selon l’affichage désiré

  • L’affichage des familles permet de sélectionner ou de désélectionner des types de tâches ou de rendez-vous pour avoir une meilleure vue d’ensemble
  • Vous voyez le cadre rouge? Ce sont les informations d’affichage que vous pouvez sélectionner à votre goût / rendez-vous seulement ou tâches seulement
  • Si vous travailler en équipe, vous pouvez afficher les agendas de vos collègues (selon les accès déjà pré-établis). Terminé… les courriels sans fin pour fixer une réunion!

Méfiez-vous des logiciels spécialisés!

By Trucs et astuces

Vous est-il déjà arrivé de songer à acheter un logiciel spécialisé? Le président de Collabox, oui! Et laissez-moi vous dire qu’il ne le refera pas de sitôt, vu la déception que lui a causé son achat… C’est pourquoi il tenait à vous éviter de commettre la même erreur que lui en vous partageant son expérience.

Il y a quelques années de cela, Francis Masse arrive chez ses parents avec une surprise qui, pensait-il, saurait assurément leur plaire. Il leur apportait un logiciel spécialisé de jardinage, d’une valeur de 100 $, pour les aider dans l’une de leurs activités saisonnières préférées. Or, ce logiciel qui promettait mers et mondes aux jardiniers n’avait en fait qu’une seule fonction : celle de créer un jardin virtuel avec les dimensions souhaitées. Il n’y avait pas moyen d’effectuer des prévisions sur la production que ses parents auraient cette année-là, pas plus que de calculer ce que cela leur en coûterait, ni le temps qu’ils devraient prévoir du jour 1 jusqu’à la récolte. C’était beaucoup trop en demander! Ce logiciel qu’on aurait pu qualifier d’« amateur » ressemblait à ça :

Image du logiciel Sprout

Cela va sans dire que notre président n’était pas du tout satisfait de son achat! Et force lui est d’admettre qu’encore aujourd’hui, plusieurs compagnies offrent des logiciels spécialisés dont les fonctionnalités sont très limitées. Trop limitées. Vous devez vous en méfier!

Vous avez besoin d’une feuille de temps pour votre entreprise et la compagnie Patron Pressé a créé un logiciel spécialisé dans les feuilles de temps? Peut-être que leur feuille de temps fonctionne bien. Peut-être qu’elle est agréable visuellement. Peut-être aussi qu’elle se remplit vite. Mais le jour où vous aurez besoin de comptabiliser des heures pour un projet, le fera-t-elle? Quand votre entreprise aura grossi et que vous devrez suivre de plus près l’avancement des tâches, vous permettra-t-elle de le faire? À ces questions, j’ai le regret de vous informer que non.

Les logiciels spécialisés peuvent sembler convenir à vos besoins dans le moment présent, mais il y a de grandes chances pour que, tôt ou tard, leurs fonctionnalités ne répondent plus aux exigences croissantes de votre entreprise.

C’est pourquoi Francis Masse considère qu’il n’y a rien de mieux qu’un logiciel complet présentant plusieurs modules complémentaires, comme Collabox. Toutes les fonctionnalités sont reliées au même système, ce qui permet la saisie unique de données et la synchronisation de votre travail. Vous n’utiliserez certainement pas toutes les fonctionnalités de Collabox, mais elles seront là quand vous les voudrez.

Comment changer de mot de passe

By Mot de passe et identifiant, Trucs et astuces

Nous vous présentons dans cet article trois façons de changer votre mot de passe Collabox.

  1. Mes préférences
  2. Configuration par un administrateur
  3. Lien sur la page d’accueil

1. Mes préférences

Cette façon de faire vous permet de changer votre mot de passe.

Une fois connecté à votre Collabox, cliquez sur l’onglet Mes préférences, situé dans le menu de gauche.

Onglet Mes préférences sous le module Préférences

Puis, allez sur l’onglet Changer votre mot de passe.


Page Mes préférences, onglet Infos

Inscrivez votre nouveau mot de passe et cliquez sur Enregistrer.

Onglet Changer votre mot de passe

2. Configuration par un administrateur

C’est l’administrateur qui peut suivre cette procédure afin de changer le mot de passe d’une personne de l’équipe.

Cliquez sur l’icône Configuration.

Icône Configuration,  menu du haut

Dans le menu de gauche, cliquez sur l’onglet Employés.

Menu de gauche

Vous tomberez sur la page Liste des employés. Cliquez sur l’employé duquel vous souhaitez changer le mot de passe.

Page Liste des employés

Vous aurez accès à la fiche de l’employé en question. Remplissez les champs Nouveau mot de passe et Confirmation (dans ce deuxième champ, vous devez réécrire le nouveau mot de passe). Puis, cliquez sur le bouton Enregistrer au bas de la page.

Page Mise à jour d’un employé

3. Lien sur la page d’accueil

Sur la page www.collabox.com, cliquez sur le lien Mot de passe oublié, que vous voyez dans l’encadré rouge suivant :

Page d’accueil du Collabox

Vous arriverez sur la page de récupération de mot de passe. Vous pouvez y inscrire soit votre nom d’utilisateur, soit votre courriel. Cela nous permettra de vous envoyer un courriel pour changer votre mot de passe. Ensuite, cliquez sur Envoyer.

Page de récupération de mot de passe

Ouvrez le message de service@collabox.com dans votre boîte de courriels  (assurez-vous que nous ne soyons pas dans vos courriels indésirables)  et cliquez sur le lien. Vous serez redirigés vers une nouvelle page avec un formulaire pour changer de mot de passe. Inscrivez-y votre nouveau mot de passe et cliquez sur Envoyer.

Page avec le formulaire pour changer de mot de passe

Le message suivant apparaîtra si vous mot de passe est bien changé :Message de confirmation de mot de passe modifié

Nouvelle barre de navigation

By Navigation, Trucs et astuces

Voici la nouvelle barre de navigation latérale de Collabox. Cette dernière rassemble toutes vos options, mais avec un nouvel affichage plus ergonomique.

Chaque section peut se rabattre sur elle-même pour vous permettre de choisir l’information affichée.

 

Nous avons aussi ajouté une nouvelle fonction de recherche. Vous pouvez donc entrer des mots clés dans la barre située au-dessus du calendrier pour lancer la recherche. Collabox vous présentera ensuite le résultat de sa recherche, classé en catégorie. Celles-ci séparent vos résultats en fonction des différents modules du Collabox comme feuille de temps, contacts, offre de service, etc.

Historique des courriels

By Configuration, Employés, Historique des courriels, Trucs et astuces

Que ce soit des factures, des offres de services ou des bons de commande, vous envoyez une tonne de courriels à partir de Collabox. Mais il est parfois difficile de savoir si la communication s’est bien rendue à bon port. C’est là qu’entre en ligne de compte l’historique de courriels! Cette fonctionnalité permet de voir tous les courriels envoyés à partir de Collabox, mais surtout s’ils sont arrivés à destination. En effet, cet outil permet de voir quels messages ont été livrés avec succès, ceux en attente et ceux qui ont échoués. Ce n’est pas tout. L’historique vous donne même la raison pour laquelle le message n’est pas parvenu à destination. 

Il est important de préciser que l’historique des courriels présente une vue d’ensemble des courriels envoyés à partir du Collabox, donc les courriels de TOUS les employés. Choisissez donc bien les personnes qui recevront ce privilège. Habituellement, ce dernier est réservé aux dirigeants d’entreprise.

Configuration de l'historique des courriels

Avant de pouvoir profiter de l’historique des courriels, vous devez d’abord l’activer. Pour ce faire, accédez au module de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale.

Sélectionnez l’employé qui pourra avoir accès à l’historique des courriels.

Cliquez ensuite sur l’onglet « Menus ».

Descendez au bas de la page dans la section « Configuration » et cochez la case pour « Historique des courriels ». Si cette dernière n’apparaît pas dans les options, veuillez nous contacter pour que nous vous ajoutions cette option à votre compte. 

Une fois l’option activée à votre compte, il est très facile d’avoir accès à l’historique des courriels. De n’importe où dans le Collabox, vous pouvez cliquez sur « Historique des courriels » dans la barre latérale, sous la section « Outils ».

Ensuite, sélectionnez la période désirée pour obtenir votre historique. Il est à noter que si la fonction n’était pas activée, aucun historique n’a été sauvegardé. Vous devrez attendre d’envoyer de nouveaux courriels pour que Collabox puisse en faire le suivi.

Et voilà! Vous voyez donc un historique des courriels que vous avez envoyés à partir de Collabox. Ceux-ci concernent les offres de services, les bons de commande, les factures et tous les envois effectués à l’aide du Followmail.

PRESTODO – Un outil pour ne rien oublier

By PRESTODO, Trucs et astuces

Pour ne rien oublier dans votre journée, vous fonctionnez avec des listes et c’est une bonne habitude. Cependant, c’est peu pratique quand on perd le post-it ou la feuille sur laquelle on l’a écrit.

C’est là que PRESTODO.com vient à la rescousse! Page web indépendante, elle vous permet de compiler votre « to-do list » directement sur le web (et sur mobile!). Accessible en tout temps, elle est surtout intégrée directement à votre Collabox lui conférant une efficacité hors du commun. Les bouts de papier perdus, c’est une histoire du passé. 

Pour avoir accès à PRESTODO, suffit d’utiliser vos accès Collabox. Identifiez-vous comme vous le feriez sur Collabox.com et c’est parti! Vous n’en avez pas? Aucun problème, vous pouvez faire un essai de 30 jours gratuitement. 

Vidéos
Des tutoriels sont disponibles sur notre chaîne YouTube pour mieux comprendre le fonctionnement de PRESTODO. Cliquez sur les liens pour y accéder. 


Une fois l’identification faite, vous pouvez commencer votre liste en écrivant un élément dans la case « Ajouter une tâche ». C’est un peu comme faire une liste d’épicerie, mais avec des tâches reliées au travail.


Vous avez accompli une tâche? Suffit de la cocher. Ce n’est pas plus compliqué! Elle apparaîtra alors dans la zone des tâches effectuées.

Quelques options de personnalisation s’offrent aussi à vous. En cliquant sur une tâche, vous pourrez la modifier, indiquer une date d’échéance (bien pratique pour prioriser), écrire des notes, la classer dans des catégories (il faut quand même s’y retrouver) et y affecter des collègues (sauf s’il s’agit de votre liste d’épicerie😛). 

Ces options de personnalisation sont possibles grâce au lien avec votre Collabox. Cliquez sur l’onglet ci-dessous pour comprendre comment les deux travaillent ensemble.

PRESTODO et Collabox, une équipe d'enfer

La raison pour laquelle PRESTODO fonctionne si bien est parce qu’il est intégré à Collabox. Ainsi, en l’utilisant, Collabox crée automatiquement un projet à votre organisme nommé « PRESTODO ».


C’est à cet endroit que toutes les tâches créées se retrouvent SI elles ne sont pas associées à une catégorie. En créant une catégorie, celle-ci deviendra un projet indépendant associé à votre organisme avec une mention PRESTODO entre parenthèses, comme on peut le voir dans l’exemple ci-bas.

Vous ne voyez pas votre tâche de PRESTODO dans la liste? Changez la date d’échéance dans le menu déroulant. Automatiquement, l’application sélectionne le lendemain 9 h comme échéance.

PRESTODO est en constante évolution et nous apprécions vos commentaires/suggestions (info@collabox.com). Restez à l’affût pour des nouveautés!

Les super utilisateurs

By Trucs et astuces, Types d'utilisateurs

Certains de nos clients ont des exigences uniques en ce qui concerne les fonctionnalités de leur Collabox. Ceux-ci travaillent parfois pour plusieurs compagnies et nécessitent des droits d’accès spéciaux dans des comptes qui ne leur appartiennent pas. C’est ainsi qu’est née la fonction de super utilisateur.

Cette appellation désigne quelques utilisateurs (comme des conseillers en gestion ou des directeurs des ventes en impartition) qui détiennent des accès dans plusieurs compagnies. Ils peuvent donc se connecter comme un autre utilisateur sans avoir ses informations de connexion. C’est pratiquement de la magie!

Le super utilisateur retrouve dans sa barre latérale de gauche un lien spécial cliquable, similaire à un passe-partout.

Dans notre exemple, Coralie est une super utilisatrice. Ainsi, lorsqu’on clique sur son lien d’accès de super utilisateur on peut voir les trois comptes qu’elle peut visiter avec ses privilèges. Disons qu’elle veut se connecter sur le compte de Bastien. Elle n’a qu’à cliquer sur « Connexion » dans la colonne de droite.

su2

Coralie est automatiquement transportée sur le compte Collabox de Bastien. Elle jouit alors des mêmes privilèges que Bastien. Elle doit donc être prudente puisqu’il est facile de se tromper de compte et ainsi faire des modifications dans le Collabox de son collègue.

Si cette fonctionnalité vous intéresse, contactez-nous pour en discuter!

Créer un fichier CSV

By Trucs et astuces

Vous voulez importer vos données dans le Collabox, mais vous ne savez pas comment créer un fichier CSV ?

Vous trouverez ici toutes les explications pour transformer votre base de données en fichier CSV. Mais tout à bord, qu’est-ce qu’un fichier CSV? Cela signifie Comma-Separated Values en anglais.  Il s’agit d’un format informatique ouvert de texte séparant les données par des virgules. Ainsi, un fichier tabulaire comme Excel peut être transformé en un fichier texte complet, idéal pour l’importation de données.

Il existe plusieurs façons d’enregistrer sous le format CSV, mais seulement deux fonctionnent lors de l’importation dans Collabox.

NOTE : Techniquement, Excel permet d’enregistrer sous format CSV, mais il n’est pas très souple, ne permettant pas de choisir l’encodage du fichier. Cela rend donc le fichier produit incompatible lors de l’importation dans Collabox.

Instructions pour utiliser LibreOffice


La première méthode consiste à utiliser le logiciel gratuit LibreOffice. Il s’agit d’une suite de logiciels similaire à Microsoft Office. Calc (LibreOffice) est l’équivalent d’Excel chez Microsoft. La première étape consiste à ouvrir votre fichier Excel à l’aide de ce nouveau logiciel. Une fois que c’est fait, cliquer sur Fichier… -> Enregistrer sous…

Dans la fenêtre qui apparaît à l’écran, vous pourrez choisir l’emplacement où vous voulez enregistrer le fichier. Dans le petit menu déroulant, choisissez l’option « Texte CSV (.csv) » et cliquez sur « Enregistrer ».

tocsv1 La prochaine étape consiste à choisir les options pour qu’elles soient identiques au clip-écran ci-dessus. Le séparateur de champ DOIT être un point-virgule. Pour ce qui est du séparateur de texte, le champ doit être vide. Une fois les options bien choisies, cliquez sur « OK ».tocsv2

Instructions pour utiliser Numbers

Cette solution est valide uniquement pour les propriétaires de Mac. Numbers est l’équivalent d’Excel, mais sur la plateforme Mac OS X.

Vous devez d’abord ouvrir votre fichier Excel avec Numbers. Une fois que cela est fait, cliquez sur Fichier -> Exporter vers -> CSV.

tocsv4

Dans les options d’enregistrement, vous pourrez choisir l’encodage souhaitez.tocsv56Celui qu’il faut sélectionner est « Western (ASCII) ».tocsv5

Il ne reste qu’à faire suivant pour choisir l’emplacement du nouveau fichier et le tour est joué.

Si vous avez des problèmes et que ne vous n’êtes pas en mesure de transformer votre fichier, pas de panique! Contactez-nous et nous allons vous assister. 

Si vous avez été efficace et que tout s’est bien déroulé, vous pouvez continuer vers le prochain texte pour importer vos données dans Collabox.

Importer vos contacts à partir d’un CSV

By Import et export des données, Trucs et astuces

Collabox permet d’importer vos données en format de type CSV ou Excel pour qu’elles s’incluent avec le reste de vos informations. Vous avez donc tout à une seule place.

La première étape à faire est de cliquer sur l’icône « Configuration » située dans la barre de navigation au haut de la page.Configuration

Ensuite, cliquez sur « Importation » dans la barre latérale de gauche. CSV9

Une fois sur la page d’importation vous pouvez voir toutes celles que vous avez réalisées. Pour commencer une nouvelle importation, cliquez sur « Ajouter une importation ».

CSV8

Pour importer vos contacts, le fichier doit être sous la forme CSV. Vous pouvez consulter la marche à suivre pour transformer votre Excel en CSV ici. Si vous avez déjà votre fichier, sélectionnez-le avec l’outil. Choisissez les options « Texte » et « Ne pas importer la première ligne »(seulement si la première ligne contient les intitulés des colonnes) dans le format d’importation.

Ensuite, vous pouvez choisir où dans le Collabox vous voulez importer vos données. Vous pouvez choisir entre « Clients », « Fournisseurs » ou « Contacts ». Dans notre exemple, nous avons choisi d’importer nos données dans nos contacts.

CSV7

La prochaine étape consiste à associer les colonnes de votre fichier à leur bonne désignation dans le Collabox.

CSV6

La troisième étape vous permet de créer des champs personnalisés si vous avez de l’information dans votre fichier qui n’a pas d’équivalent dans le Collabox. Vous pouvez donc créer ces champs spécialement pour vous. Si vous n’en avez pas besoin, continuer à la prochaine étape.CSV5

La quatrième étape est importante puisqu’elle permet d’affecter à vos employés/vendeurs les fiches qui seront créées. Si plusieurs employés s’en occupent, sélectionnez-les.

Cette étape permet de vérifier l’état de vos fiches. Si une erreur s’est glissée, il est toujours temps de la modifier en cliquant sur « Modifier ». Vous pouvez passer d’un contact à l’autre à l’aide des flèches. Si tout est parfait, cliquez sur « Importer la liste des contacts » (si vous importez autre chose que des contacts, le bouton changera en conséquence).CSV3 La dernière étape consiste à confirmer l’importation. Il est important de vérifier que le nombre de contacts importés est égal au nombre d’entrées dans votre fichier CSV. Si ce n’est pas le cas, vérifiez votre fichier et/ou le processus d’importation.
CSV2

Pour supprimer une importation


SI vous avez fait une gaffe dans votre importation et que vous souhaitez l’annuler, c’est possible. Lorsque vous êtes sur la page d’importation, vous devez cocher l’importation que vous souhaitez retirer et cliquer sur « Annuler les importations sélectionnées ». Et voilà! Les contacts sont maintenant supprimés.

CSV1

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