Catégories

Tâches

La gestion des tâches est un élément essentiel dans les opérations d’une organisation.

C’est une des TOP spécialités du Collabox depuis plus de 22 ans.

Notre marotte: CLIENTS – PROJETS – TÂCHES!

 

Diagramme de Gantt

By Calendrier, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Nouveautés, Tâches

Le suivi de projets et de tâches d’un organisme nécessite parfois l’utilisation d’un diagramme de Gantt. Collabox a donc ajouté cette fonctionnalité à son système ERP.

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt

Il s’agit d’un outil visuel graphique qui met en évidence les dates de début et de fin de projet. Ainsi, en un coup d’œil le responsable peut voir l’avancement de ses projets en temps réel selon les échéanciers prévus. Il peut alors identifier les tâches à mettre de l’avant afin d’accomplir son projet dans le temps imparti.

Calendrier et échéanciers

Lorsque vous êtes abonné au diagramme de Gantt et désirez voir vos échéanciers, dirigez-vous d’abord vers le menu principal « Calendrier » en haut de la page.

Emplacement du module Calendrier dans le menu principal de Collabox.

Puis, sélectionnez l’onglet « Projet ».

Cette image montre l'emplacement l'onglet Projet dans le calendrier.

Choisissez la période, le chargé de projet et l’employé désiré. Ensuite cliquez sur le bouton « ok ».

Cette image montre les options de recherche pour le diagramme de Gantt. On peut choisir les dates de début et de fin du projet, le nom du chargé de projet et le nom de l'employé affecté.

Ensuite, vous verrez s’afficher la liste des projets selon les critères choisis. Des bandes horizontales sont visibles et montrent l’avancement du projet selon les échéances.

Voici un exemple de diagramme de Gantt où l'on voit les dates d'échéance des différents projets qui sont affichés.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

maximiser et prioriser les bonnes taches

Tâches séquentielles

By Calendrier, Employés, Projets, Tâches

Comment créer un gabarit de tâches séquentielles ?

Collabox a intégré un système de flux de travail (workflow) pour vous aider grâce aux tâches séquentielles. Ainsi, vous pouvez maximiser et prioriser les bonnes tâches. (Ça peut aussi vous libérer quelques minutes pour vous distraire avec des vidéos drôles.)

Les tâches parents et enfants

Notre équipe de programmeurs a travaillé fort pour mettre au point notre workflow familial. Laissez-moi vous expliquer. Dans Collabox, le flux de travail fonctionne à l’aide des tâches parents et enfants.

Toutes les tâches parents doivent être accomplies avant de pouvoir amorcer la tâche enfant associée.

Ainsi, cela permet d’avertir au bon moment les gens responsables des tâches enfants.

Workflow-Flux-de-travail

Comment créer un gabarit de tâches séquentielles

Avant tout, il faut configurer un gabarit de tâches séquentielles. Pour ce faire, il suffit de suivre ces étapes:

Cliquez d’abord sur l’icône « Configuration » dans la barre supérieure.Barre supérieur - CONGIGURATION

Ensuite, sélectionnez « Gabarit de tâches séquentielles » dans la barre de gauche sous la section « Tâches ».

Cette page vous affiche ainsi tous les gabarits que vous avez créés. Dans cette page, vous pouvez aussi modifier un gabarit existant en cliquant sur son nom ou en créer un nouveau. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter un gabarit de tâches séquentielles ».Barre latérale - TACHES

Donnez un nom à votre gabarit, puis enregistrez.

Nom du gabarit

Une fois que c’est réglé, dirigez-vous sur l’onglet « Étapes » pour ajouter les tâches en cliquant sur le lien « Ajouter une tâche ».Ajouter une tâche

Une fois dans l’onglet « Étapes », vous verrez les tâches du gabarit à compléter:

  • Titre 
  • Temps prévu 
  • Employés affectés à la tâche
  • Intervalle
  • Coussin d’affichage

Info à remplir
Créer la tâche parent

Une fois que vous avez maîtrisé la création du gabarit de tâches séquentielles, la prochaine étape est créer la « tâche parent » et d’ajouter des « tâches enfants » ou des « rendez-vous » à ce gabarit. Il ne reste que quelques clics et votre Workflow sera sur pied.

Important: il ne faut pas mettre ni d’intervalle ni de coussin d’affichage pour la tâche parent.

Intervalle : C’est le temps qui doit se passer entre la fin de la tâche-parent et le début de la tâche enfant.
Coussin d’affichage : C’est la période de temps avant que la tâche apparaisse dans la liste de tâches à effectuer.

Voici à quoi devrait ressembler un formulaire de création d’une tâche parent:Création tâche parent

 

Voici quelques informations supplémentaires concernant les intitulés du formulaire :

Créer une tâche enfant

Pour créer des « tâches enfants » il faut cliquer sur « Ajouter une tâche » tout simplement et ensuite lui attitrer une « Étape parente », ainsi que le « temps prévu », un « intervalle » et un « coussin d’affichage ».

Exemple

Pour faciliter votre compréhension de la relation entre les tâches parents et enfants, nous avons choisi l’exemple ci-dessous comprenant les étapes à suivre pour fabriquer une potion du client Merlin l’Enchanteur.

Les tâches enfants sont reliées à leur parent par un petit crochet.

Les deux sortes de tâches peuvent être démarrées simultanément, mais les tâches parents doivent toujours être accomplies avant de finaliser les tâches enfants.

Ainsi, si plusieurs employés s’occupent de tâches enfants et que l’un d’entre eux n’a pas terminé, il peut ralentir tout le travail à accomplir. En effet, dans cette situation, il sera impossible de finir la tâche enfant tant et aussi longtemps que les tâches parents ne seront pas complètes.  

Dans l’exemple ci-dessous, la tâche enfant est de « Mettre le ver sur l’hameçon » et la tâche parente est de « Pêcher le poisson ». Ainsi, il faut accomplir la tâche enfant avant de pouvoir réaliser la tâche parent.

Liste des étapes séquentielles du Gabarit pour mélange de poisson Mélange de poisson
 

Liste des tâches

By Calendrier, Tâches

Les tâches que vous créez dans Collabox sont toutes répertoriées dans une liste détaillée que l’on appelle la liste des tâches. Vous y voyez la tâche, sa priorité, les employés affectés, le temps prévu, le pourcentage de réalisation, le nom du projet et la date d’échéance.

Nous avons ajouté un menu déroulant au bas de la page Liste des tâches qui vous permet de modifier la date d’échéance d’une tâche ou d’ajouter une tâche à l’agenda. Voici comment ça fonctionne.

Vous devez, évidemment, vous rendre sur la page Liste des tâches en cliquant sur le lien dans le menu de gauche de Collabox.

Menu de gauche, onglet Tâches

Si vous souhaitez modifier la date d’échéance de certaines tâches, cochez-les avec la case située à leur gauche dans la liste, puis sélectionnez l’option appropriée dans le menu déroulant. Par défaut, la date du jour même sera sélectionnée. Vous pouvez toutefois la modifier et changer l’heure inscrite. N’oubliez pas de cliquer sur Ok, pour enregistrer vos modifications.

Option Modifier la date d’échéance du menu déroulant
Page Liste des tâches

Si vous voulez ajouter des tâches à l’agenda, cochez les cases qui leur sont associées et sélectionnez l’option Ajouter les tâches à l’agenda dans le menu déroulant. Vous devez indiquer combien d’heures avant la date de fin la tâche s’affichera dans l’agenda. Cliquez sur Ok pour enregistrer les modifications.

Option Ajouter les tâches à l’agenda du menu déroulant
Page Liste des tâches

Quand vous retournerez dans votre agenda, vous verrez bel et bien les tâches que vous y aurez rajoutées.

Exemple de nouvelles tâches ajoutées à l’agenda

Tâches et rendez-vous dans le calendrier

By Calendrier, Rendez-vous, Tâches

Vous pouvez afficher les tâches et les rendez-vous simultanément dans votre calendrier

Nous savons qu’il n’est pas toujours simple de planifier son travail, et ce, même en inscrivant ses échéances dans le calendrier de production. Vous pouvez maintenant mieux planifier l’emploi du temps de vos employés en prenant en compte à la fois les rendez-vous prévus à l’horaire et les tâches à effectuer. Vous vous assurerez ainsi que tous les projets soient délivrés à temps, sans embûches. 

Pour afficher les tâches et les rendez-vous en même temps dans votre calendrier, il ne vous suffit que de cocher les cases Rendez-vous et Tâches situées en haut, à gauche, du calendrier. Vous pouvez en tout temps décocher l’une des deux pour ne visualiser que ce que vous voulez.


Pour différencier les tâches des rendez-vous, observez les contours des rectangles. Dans le calendrier horizontal, les rebords arrondis correspondent à un rendez-vous; les rebords pointus, à une tâche. C’est l’inverse pour le calendrier à la verticale. Vous pouvez aussi mettre les rendez-vous et les tâches de la couleur que vous le souhaitez. 


Depuis le 20 décembre 2017, lorsque vous créez une tâche, vous avez la possibilité d’indiquer une date d’échéance, ainsi qu’une date de réalisation. C’est cette date de réalisation qui s’affichera dans le calendrier.

Attention à la conversion de données!

Les tâches créées avant le 20 décembre 2017 n’avaient pas de date de réalisation. Pour cette raison, elles s’afficheront dans le calendrier à la date d’échéance. C’est la conversion par défaut qu’a déterminée le Collabox. Vous pouvez tout de même aller modifier l’échéance manuellement en déplaçant la tâche avec votre souris directement dans le calendrier (« drag and drop »). Pour ce faire, maintenez le clic gauche de votre souris enfoncé sur la tâche que vous souhaitez déplacer, et déplacez votre souris jusqu’à la bonne date. Laissez « tomber » la tâche dans le calendrier. La nouvelle date sera enregistrée!
Note 1 : C’est exactement le même principe pour les rendez-vous : ils se déplacent aussi en « drag and drop ».
Note 2 : Le « drag and drop » sera disponible à partir du 1er mars pour le calendrier avec les dates à la verticale.

Vous pouvez observer ci-dessous que la tâche s’est déplacée pour toutes les personnes qui y sont assignées. Cela se fait automatiquement lorsque vous déplacez une tâche.

Vous pouvez aussi modifier les dates de réalisation et d’échéance d’une tâche en effectuant sa mise à jour avec la page Mise à jour d’une assignation de tâche. Les champs à modifier se trouvent dans les encadrés rouges. Pour différencier la date de réalisation de la date d’échéance, reportez-vous à la légende sous l’image suivante.

Mise à jour du 4 juillet 2018

Les échéances des tâches sont maintenant affichées dans le calendrier de façon indépendante par rapport au moment prévu pour la réalisation de la tâche. Elles sont reconnaissables grâce à la petite icône d’horloge située en haut à droite de la case. Le moment de réalisation de la tâche, lui, n’en a pas. 

De plus, les échéances comme les dates de réalisation des tâches ont un petit crochet vert dans chacune des cases pour indiquer que vous n’êtes pas en retard selon les délais indiqués. Dans le cas contraire, vous verriez une barre encerclée en rouge(?). Si aucun crochet ni aucune croix ne se trouve dans la case, c’est pour vous signifier que la tâche n’est pas réalisée, mais que vous avez encore du temps devant vous(?).

Besoin d’information complémentaire? Contactez-nous!

Suivi des séquences en cours

By Calendrier, Tâches

Les tâches séquentielles offrent à une équipe un outil précieux. Cependant, il n’est pas toujours facile d’être au courant de tout ce qui se passe, surtout quand notre entreprise travaille sur plusieurs fronts simultanément. C’est ici que vient à la rescousse la fonction « Séquences en cours »! Cette petite fonction, disponible dans Collabox, permet de voir d’un coup d’œil l’avancement des différentes séquences de tâches. Ainsi, vous pouvez connaître, en quelques clics, le nombre de tâches complétées, si le projet est en retard ou non et le pourcentage d’achèvement du projet. Des informations précieuses qui peuvent vous donner un bon coup de pouce. Suivez les instructions plus bas pour utiliser l’outil.

Cliquez d’abord sur « Séquences en cours » sous l’onglet « Tâches » dans la barre latérale.

Vous pouvez donc voir, en un coup d’œil, toutes les séquences de tâches actives de votre compagnie. Le tableau récapitulatif vous renseigne aussi sur les gabarits de tâches utilisés, le nombre de tâches complétées, le niveau d’avancement du projet et s’il est à jour ou en retard. En cliquant sur un projet en particulier, vous accédez aux détails de ce projet.

Vous pouvez maintenant consulter l’état du projet sur lequel vous avez cliqué. Il vous affiche l’échéance des différentes étapes, mais aussi quels segments ont été complétés, à qui est affecté la tâche et le niveau d’avancement de celle-ci.