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Pour les développement de vos affaires ainsi que vos activités de revente en plus de l’entretien des relations avec vos clients actifs, les listes de suivis sont importantes.

Elles vous permettent d’obtenir les dates, les notes, les commentaires reliés à votre contact pour faire vos suivis.

Le Collabox vous donne tous les outils nécessaires pour suivre vos clients et vos prospects efficacement.

Vous avez accès à ces listes lorsque vous êtes abonnés au CRM.

Outil de signature électronique des offres de services

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Nouveautés, Offres de services, Suivis

Perdez-vous beaucoup de temps à obtenir la signature électronique de vos offres de services? Collabox a instauré une fonctionnalité qui permet à vos clients de signer l’offre de services que vous lui envoyez directement dans le courriel. Voici comment procéder pour utiliser cette fonction.

Rédiger un message

Lorsque votre offre de services est prête à être envoyée à votre client ou à un prospect, dirigez-vous ensuite vers l’onglet « Envoi par courriel » du formulaire.

Onglet "Envoi par courriel" dans le formulaire de création d'une offre de service.

Puis, rédigez votre message en y ajoutant un sujet et un courriel d’envoi. Notez que votre offre de services est automatiquement ajoutée en pièce jointe.

Un exemple de message à envoyer à un client via la plateforme de courriels du Collabox.

Ajouter l’option de la signature électronique

Sous le message se trouvent plusieurs options sous la forme de cases à cocher. Choisissez d’abord qui recevra une copie du message, puis sélectionnez la case « Signature requise ».

Case à cocher pour déterminer à qui sera envoyé la copie du message. De plus, uns case "signature requise" est cochée pour permettre la signature client.

Lorsque le client ouvrira son message, il aura l’option de signer l’offre de service en cliquant sur un lien.

Il s'agit d'une image montrant le texte envoyé au client pour la signature en ligne de l'offre de service.

Voici un aperçu du visuel de signature Collabox.

Il s'agit d'une image montrant comment le client pourra signer l'offre de service.

Lorsque le client a signé l’offre, vous recevez une notification.

Message envoyé à l'utilisateur de Collabox lorsque le client a signé l'offre en ligne.

De plus, l’icône de l’offre de service devient vert. Ainsi, il est facilement repérable et vous évite d’ouvrir le document pour aller vérifier que la signature est présente.

Lorsque l'offre de service est signée par le client, une icône verte apparaît à côté du numéro de l'offre de service dans la liste Collabox.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre utilisation Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Configurer son Collabox : le tableau des opportunités

By Configurer son Collabox, Contacts, Suivis, Votre CRM

L’une des fonctionnalités proposées par le CRM de Collabox pour gérer vos ventes en temps réel est le tableau des opportunités.

Les efforts pour acquérir de nouveaux clients font partie des activités qui doivent être constamment revues et mises à jour. Les outils de gestion tels que le CRM (Customer Relationship Management) deviennent donc essentiels dans la recherche de la pérennité et de la croissance des entreprises.

Efficace et personnalisable, le tableau des opportunités du Collabox permet de «cliquer-glisser» et traiter dynamiquement vos opportunités de vente. En un coup d’œil, visualisez un « entonnoir de vente » par client, par produit, par montant ou par service vendu.

Les étapes de base pour la configuration sont les suivantes.

Étape 1

Types d’intervention contact

Transformez votre CRM Collabox en aide-mémoire.

Créez d’abord vos propres types d’intervention afin de conserver vos notes sur les produits/services qui ont été présentés aux prospects. Tout cela dans le but d’obtenir des rapports très détaillés des activités de vos vendeurs, entre autres par le Rapport de sollicitation.

Voici des exemples de types d’intervention:

  • Prospection par téléphone
  • Visioconférence
  • Prospection par courriel
Types d’intervention

Qualifications contact

Ensuite, qualifiez les contacts, par exemple « A » ou « Platine ». Collabox vous donne la possibilité de personnaliser votre système de suivi. En catégorisant vos contacts, vous pourrez les trier selon leur ordre d’importance.

Exemples de Qualifications contact :

  • OR
  • ARGENT
  • BRONZE
Types de qualifications contact

Produits d’opportunité

Puis, établissez un répertoire de tous vos produits ou services pour faire vos suivis et connaître les revenus potentiels par opportunité.

Rendez-vous premièrement dans l’onglet « Produit d’opportunité » du menu de gauche. Ajoutez ensuite un produit.

Types de produits d’opportunité

Statuts d’opportunité

Dans les méthodologies liées à l’utilisation d’un CRM, il est recommandé d’utiliser un système de nomenclature pour aider à suivre l’évolution des opportunités de vente.

Le « statut d’opportunité » est un terme utilisé pour désigner une situation factuelle concernant une vente potentielle. De cette façon, il est plus facile de déterminer en un coup d’œil les différents statuts de l’opportunité de vente selon l’étape du processus commercial dans laquelle elle se situe.<

Créez votre propre nomenclature ou utilisez celle proposée par le Collabox.

Voici un exemple de nomenclature: 

Types de statut d’opportunité

Personnalisation

Finalement, la marche à suivre pour la personnalisation de la nomenclature des statuts d’opportunité est disponible ici.

Étape 2

Lorsque votre configuration initiale est terminée, réalisez l’étape 2 à partir de la fiche contact. Chaque onglet vous donnera la possibilité de personnaliser l’expérience de gestion des contacts.

Affectation des « vendeurs » au contact

Dirigez-vous d’abord vers une fiche contact et sélectionnez l’onglet « Affectations ». Cochez ensuite les employés qui pourront gérer le contact choisi.

Qualification du contact

Par la suite, sélectionnez l’onglet « Infos » du contact. Puis, choisissez le type de qualification approprié pour ce contact.

Date de suivi

Tout en restant dans l’onglet « Infos », ajoutez ensuite une date de suivi pour le contact dans l’encadré « Vendeur ».

Vous êtes maintenant prêt à utiliser la fonction CRM du Collabox!

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec nous, il nous fera plaisir de vous répondre.

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Les suivis d’opération

By Contacts, Suivis, Votre CRM

Le Collabox au service de l’efficacité du travail d’équipe!

Les suivis d’opération permettent d’attribuer une tâche en lien avec une intervention dans la « Fiche Contact ». Cette fonction permet d’optimiser la collaboration entre collègues de travail en plus d’éviter de nombreux échanges par courriel pour déléguer une tâche ou un suivi à faire auprès d’un client.


Dans la Fiche Contact, vous trouverez au bas à droite, le bloc qui permet de créer vos suivis d’opération.

1- Choisir l’utilisateur à qui est destiné le suivi

2- Indiquer une date d’échéance et/ou une priorité de suivi, selon vos méthodes de travail

3- Écrivez votre commentaire en lien avec l’intervention, celui-ci décrira ce que vous demander comme suivi d’opération

Lorsqu’un nouveau suivi est attribué, un point d’exclamation apparaitra à côté de ce dernier tant qu’il n’aura pas été consulté par la personne désignée :

Nous avons également ajouté la possibilité de modifier la date d’échéance du suivi.

Les suivis d’opération se retrouvent dans le calendrier, que ce soit à la journée, à la semaine ou au mois.

Il suffit d’avoir de cocher cette case exclusive au Module CRM :

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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Notifications par courriel et par SMS

By Contacts, Suivis

Notifications par courriel et par SMS

Recevez des notifications de Collabox pour plusieurs fonctionnalités afin de de rien oublier. Que ce soit pour des rendez-vous, projets, tâches, suivis de dossiers, des dîners, rencontres d’équipe, ou encore des parties de soccer, Collabox est là pour vous.

Comment activer les notifications

Dans le menu vertical à gauche de votre écran, cliquez d’abord sur Mes préférences sous la section Préférences.

Rendez-vous ensuite dans l’onglet Préférences avancées.

Repérez la section Notifications. Vous y verrez toutes les fonctionnalités pour lesquelles il est possible d’envoyer une notification par courriel ou par SMS.

Il vous suffit tout simplement de cocher la case correspondant au type d’alerte qui vous intéresse, à enregistrer les modifications et vous commencerez à les recevoir automatiquement.
* Notez bien que des frais peuvent s’appliquer lorsque vous recevez des notifications par SMS. Discutez-en avec nous pour connaître les options de forfaits.

Particularité des dates de suivi – contacts

Vous pouvez également choisir une heure de rappel (qui se manifestera sous forme de notification) dans la fiche d’un contact au même endroit que la date de suivi. 

Pour que le rappel fonctionne, assurez-vous d’avoir bien coché la case Permettre de créer rappels de date de suivis contacts, dans vos préférences. De plus, si l’heure de suivi est à minuit (00:00), le rappel ne fonctionnera pas. Vous devez absolument choisir une autre heure.

En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter et nous répondrons avec plaisir à vos questions.

info@collabox.com (418) 907-9274

Liste des dates de suivi sur appareil mobile

By Contacts, Suivis, Votre CRM

Obtenez la liste des dates de suivi pour chacune de vos personnes contact assignées via votre ordinateur ou votre appareil mobile. Notre CRM possède tous les avantages pour une gestion complète de vos affaires! Vous pouvez faire un tour d’horizon du module Contacts pour de plus amples détails.

Liste des dates de suivi sur appareil mobile

La liste des dates de suivi et son affichage est totalement adapté à vos appareils mobiles. Vous pourrez ainsi la consulter facilement partout où que vous soyez. Pour la retrouver sur votre téléphone intelligent ou votre tablette, ouvrez le menu principal de Collabox et sélectionnez Contacts.

Visuel de la page d'accueil du module Contacts sur appareil mobile.


Vous tomberez sur une page vous permettant d’effectuer une recherche rapide ou une recherche spécifique dans vos contacts. Dans le bas de la page, cliquez sur le lien Liste des suivis pour rechercher des suivis en fonction d’une période de temps prédéfinie.

Visuel de la page de la Liste des suivis

Sélectionnez la période de temps qui vous intéresse. Une nouvelle page s’ouvrira et affichera les clients, ainsi que les dates des suivis qui correspondent à cette période.

Liste des suivis : à venir

Si vous souhaitez faire une nouvelle recherche, cliquez sur le menu déroulant, puis, sélectionnez une nouvelle période.

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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Listes de prospection

By Contacts, Suivis

Chers vendeurs, vous prévoyez partir en tournée et avez besoin de listes de prospection? Nous avons pensé à vous! Grâce au Collabox, vous pourrez planifier vos tournées efficacement et partir la tête tranquille.

Vous pouvez maintenant créer des listes de prospection sur le Collabox. Accédez à votre liste de prospection, aux coordonnées de vos contacts et aux commentaires laissés dans leurs fiches contact partout et en tout temps! 

Listes de prospection

Pour accéder aux listes de prospection, rendez-vous dans le module Contacts, puis cliquez sur Listes de prospection dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Contacts


Vous verrez toutes les listes de prospection que vous et vos collègues avez créées.

Page Listes de prospection


Lorsque vous cliquez sur le nom d’une des listes, elle s’ouvre sur une liste détaillée des contacts (2), classés en ordre de priorité (1), avec les courriels (3), une note date de suivi (4), la date de suivi (5) et les sections (6).

Page Mise à jour d’une liste de prospection


Voyons chacun de ces éléments un peu plus en détail.

  • L’ordre de priorité, situé à gauche des noms de vos clients, se modifie en tout temps. Il sert à placer dans l’ordre les personnes que vous allez visiter selon leur position géographique ou leur disponibilité à vous rencontrer.
  • Les dates de suivi s’affichent en bleu pour les suivis à venir, et en rouge pour les suivis dont la date est dépassée, en vert pour la date d’aujourd’hui.
  • La « Note date suivi » s’affiche en permanence directement dans la liste.
  • Les icônes vous permettent d’accéder à l’historique des commentaires inscrits au dossier de votre client et d’en écrire de nouveaux. Les commentaires s’affichent du plus récent au plus ancien.
  • Les sections vous servent à diviser la liste en plusieurs sections que vous pouvez nommer et dater.

Petit raccourci intéressant : Dans la fiche contact d’un client, vous pouvez cliquer sur l’icône « Google » qui vous redirigera sur Google Maps à l’adresse de votre client.

Page Mise à jour d’un contact
Version sur appareil mobile

Nous avons aussi adapté l’affichage des listes de prospection pour qu’elles soient agréables à consulter sur un appareil mobile.

Aperçu des listes sur appareil mobile

La liste de prospection s’affiche comme ceci. Par défaut, vous voyez seulement vos propres listes de prospection. Pour voir aussi les listes de vos collègues, cliquez sur le lien Tous les utilisateurs.

Page Liste de prospection
Version sur appareil mobile

Les initiales de chacun des vendeurs apparaîtront à côté du nom de leurs listes.

Page Liste de prospection de tous les vendeurs
Version sur appareil mobile

Cliquez sur une des listes pour la consulter. Il existe deux différences entre la version mobile de cette page et la version sur ordinateur :

1. Les sections s’affichent en noir.

2. Les dates de suivi sont cliquables. Elles vous mènent à une nouvelle page qui vous permet d’éditer directement la dernière note que vous avez laissée ainsi que la date de suivi.

Page Mise à jour d’une liste de prospection
Version sur appareil mobile

La nouvelle page d’édition de note et de date de suivi existe exclusivement en version sur appareil mobile.

Page d’édition de note et de date de suivi
Version sur appareil mobile

L’historique des commentaires s’affiche ainsi:

Page Commentaire pour contact: [nom du contact]
Version sur appareil mobile

… et l’ajout de commentaires comme ceci:

Page Ajout d’un commentaire au contact [nom du contact]
Version sur appareil mobile

Il est même possible d’enregistrer un commentaire en dictant le message à voix haute.

Consultez notre article pour savoir comment créer une liste de prospection ou la mettre à jour.

Visionnez également plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Créer une liste de prospection et la mettre à jour

By Contacts, Suivis

Vous pouvez facilement créer des listes de prospection, mais aussi les mettre à jour pour les réutiliser année après année.
Voici comment procéder en quelques étapes
Pour créer une liste de prospection, allez sur l’onglet « Contacts », sélectionnez « Listes de prospection », puis cliquez sur « Ajouter une liste de prospection ».

Page Listes de prospection

Nommez la liste, puis cliquez sur « Sauvegarder ». Pour ajouter des contacts, cliquez sur « Ajouter des contacts ». Vous pouvez choisir d’ajouter un contact :

Page Ajout d’un contact

… ou d’importer un contact :

Importation d’un contact

Pour procéder plus rapidement, utilisez l’outil « Recherche de contacts » pour rechercher des clients en fonction de la ville ou du code postal saisi :

Page Recherche de contacts

Sélectionnez les clients que vous souhaitez ajouter à une liste déjà existante ou à une nouvelle liste.

Page Liste des contacts

Puis avec le menu déroulant « Pour la sélection… », descendez jusqu’à la section « Prospection » et choisissez l’option désirée.

Menu déroulant
Page Liste des contacts

Voilà, votre liste est complète!

Pour réorganiser votre liste facilement, vous n’avez qu’à cliquer-glisser (« drag and drop »), sur ordinateur comme sur appareils mobiles! 

Cliquer-glisser sur appareil mobile