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Suivis

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Pour les développement de vos affaires ainsi que vos activités de revente en plus de l’entretien des relations avec vos clients actifs, les listes de suivis sont importantes.

Elles vous permettent d’obtenir les dates, les notes, les commentaires reliés à votre contact pour faire vos suivis.

Le Collabox vous donne tous les outils nécessaires pour suivre vos clients et vos prospects efficacement.

Vous avez accès à ces listes lorsque vous êtes abonnés au CRM.

Notifications par courriel et par SMS

By Contacts, Suivis

Notifications par courriel et par SMS

Rendez-vous, projets, tâches, suivis de dossiers, dîners, rencontres d’équipe, dentiste, parties de soccer… Quand on doit jongler avec tout cela, il faut être un vrai pro de l’agenda… Et encore!
Saviez-vous que vous pouviez recevoir des notifications de Collabox pour plusieurs fonctionnalités afin de ne rien oublier? Cet article est pour vous!

Comment fait-on pour activer ces alertes? Suivez le guide, ça ne vous prendra qu’une minute.

Dans le menu vertical à gauche de votre écran, cliquez sur Mes préférences sous la section Préférences.

Menu vertical de Collabox

Rendez-vous dans l’onglet Préférences avancées de la page Mes préférences.

Page Mes préférences

Repérez la section Notifications. Vous y verrez toutes les fonctionnalités pour lesquelles il est possible d’envoyer une notification par courriel ou par SMS. Elles sont les suivantes :
– Affectation à un projet
– Désaffectation à un projet
– Mise en production d’un projet
– Affectation à une tâche
– Affectation à un rendez-vous
– Rappel de les rendez-vous
– Rappel de dates de suivi des contacts
– Tâche complétée

Il vous suffit tout simplement de cocher la case correspondant au type d’alerte qui vous intéresse, à enregistrer les modifications et vous commencerez à les recevoir automatiquement.
* Notez bien que des frais peuvent s’appliquer lorsque vous recevez des notifications par SMS. Discutez-en avec nous pour connaître les options de forfaits.

Onglet des préférences avancées, page Mes préférences

Particularité des dates de suivi

Avant, vous aviez seulement la possibilité de déterminer une date pour effectuer le suivi d’un dossier client. Avec notre nouvelle mise à jour, vous pourrez également choisir une heure de rappel (qui se manifestera sous forme de notification) dans la fiche d’un contact au même endroit que la date de suivi. 

Pour que le rappel fonctionne, assurez-vous d’avoir bien coché la case Permettre de créer rappels de date de suivis contacts, dans vos préférences. De plus, si l’heure de suivi est à minuit (00:00), le rappel ne fonctionnera pas. Vous devez absolument choisir une autre heure.

Et voilà, un casse-tête de moins!

Liste des dates de suivi sur appareil mobile

By Contacts, Suivis, Votre CRM

Utilisez-vous notre CRM?

Si la réponse est non, nous vous invitons à faire un tour d’horizon du module Contacts pour voir tous les avantages de notre CRM.

Si oui, vous savez sans doute qu’il vous est possible de définir une ou plusieurs dates de suivi pour chacune de vos personnes contact assignées. Elles vous sont d’ailleurs d’une grande aide, nous en savons quelque chose!

La liste des dates de suivi et son affichage est totalement adapté à vos appareils mobiles. Vous pourrez ainsi la consulter facilement partout où que vous soyez. Pour la retrouver sur votre téléphone intelligent ou votre tablette, ouvrez le menu principal de Collabox et sélectionnez Contacts.

Vous tomberez sur une page vous permettant d’effectuer une recherche rapide ou une recherche spécifique dans vos contacts. Dans le bas de la page, cliquez sur le lien Liste des suivis pour rechercher des suivis en fonction d’une période de temps prédéfinie.

Sélectionnez la période de temps qui vous intéresse. Une nouvelle page s’ouvrira et affichera les clients, ainsi que les dates des suivis qui correspondent à cette période.

Si vous souhaitez faire une nouvelle recherche, cliquez sur le menu déroulant, puis, sélectionnez une nouvelle période.

Listes de prospection

By Contacts, Suivis

Chers vendeurs, vous prévoyez partir en tournée de prospection bientôt? Vous anticipez déjà les oublis, les malentendus, les mémos perdus en cours de route? Nous avons pensé à vous! Grâce au Collabox, vous pourrez planifier vos tournées efficacement et partir la tête tranquille.

Vous pouvez maintenant créer des listes de prospection sur le Collabox. Accédez à votre liste de prospection, aux coordonnées de vos contacts et aux commentaires laissés dans leurs fiches contact partout et en tout temps! 

On vous donne un aperçu de ces nouveaux outils.

Pour accéder aux listes de prospection, rendez-vous dans le module Contacts, puis cliquez sur Listes de prospection dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Contacts

Vous verrez toutes les listes de prospection que vous et vos collègues avez créées.

Page Listes de prospection

 

Lorsque vous cliquez sur le nom d’une des listes, elle s’ouvre sur une liste détaillée des contacts (2), classés en ordre de priorité (1), avec les courriels (3), une note date de suivi (4), la date de suivi (5) et les sections (6).

Page Mise à jour d’une liste de prospection

Voyons chacun de ces éléments un peu plus en détail.

  • L’ordre de priorité, situé à gauche des noms de vos clients, se modifie en tout temps. Il sert à placer dans l’ordre les personnes que vous allez visiter selon leur position géographique ou leur disponibilité à vous rencontrer.
  • Les dates de suivi s’affichent en bleu pour les suivis à venir, et en rouge pour les suivis dont la date est dépassée, en vert pour la date d’aujourd’hui.
  • La « Note date suivi » s’affiche en permanence directement dans la liste.
  • Les icônes vous permettent d’accéder à l’historique des commentaires inscrits au dossier de votre client et d’en écrire de nouveaux. Les commentaires s’affichent du plus récent au plus ancien.
  • Les sections vous servent à diviser la liste en plusieurs sections que vous pouvez nommer et dater.

Petit raccourci intéressant : Dans la fiche contact d’un client, vous pouvez cliquer sur l’icône « Google » qui vous redirigera sur Google Maps à l’adresse de votre client.

Page Mise à jour d’un contact
Version sur appareil mobile

Nous avons aussi adapté l’affichage des listes de prospection pour qu’elles soient agréables à consulter sur un appareil mobile.

Aperçu des listes sur appareil mobile

La liste de prospection s’affiche comme ceci. Par défaut, vous voyez seulement vos propres listes de prospection. Pour voir aussi les listes de vos collègues, cliquez sur le lien Tous les utilisateurs.

Page Liste de prospection
Version sur appareil mobile

Les initiales de chacun des vendeurs apparaîtront à côté du nom de leurs listes.

Page Liste de prospection de tous les vendeurs
Version sur appareil mobile

Cliquez sur une des listes pour la consulter. Il existe deux différences entre la version mobile de cette page et la version sur ordinateur :

1. Les sections s’affichent en noir.

2. Les dates de suivi sont cliquables. Elles vous mènent à une nouvelle page qui vous permet d’éditer directement la dernière note que vous avez laissée ainsi que la date de suivi.

Page Mise à jour d’une liste de prospection
Version sur appareil mobile

La nouvelle page d’édition de note et de date de suivi existe exclusivement en version sur appareil mobile.

Page d’édition de note et de date de suivi
Version sur appareil mobile

L’historique des commentaires s’affiche ainsi:

Page Commentaire pour contact: [nom du contact]
Version sur appareil mobile

… et l’ajout de commentaires comme ceci:

Page Ajout d’un commentaire au contact [nom du contact]
Version sur appareil mobile

*Il est même possible d’enregistrer un commentaire en dictant le message à voix haute. Plus d’excuses pour texter au volant!

Consultez notre article pour savoir comment créer une liste de prospection ou la mettre à jour.

Créer une liste de prospection et la mettre à jour

By Contacts, Suivis

Vous pouvez facilement créer des listes de prospection, mais aussi les mettre à jour pour les réutiliser année après année.
Voici comment procéder en quelques étapes
Pour créer une liste de prospection, allez sur l’onglet « Contacts », sélectionnez « Listes de prospection », puis cliquez sur « Ajouter une liste de prospection ».

Page Listes de prospection

Nommez la liste, puis cliquez sur « Sauvegarder ». Pour ajouter des contacts, cliquez sur « Ajouter des contacts ». Vous pouvez choisir d’ajouter un contact :

Page Ajout d’un contact

… ou d’importer un contact :

Importation d’un contact

Pour procéder plus rapidement, utilisez l’outil « Recherche de contacts » pour rechercher des clients en fonction de la ville ou du code postal saisi :

Page Recherche de contacts

Sélectionnez les clients que vous souhaitez ajouter à une liste déjà existante ou à une nouvelle liste.

Page Liste des contacts

Puis avec le menu déroulant « Pour la sélection… », descendez jusqu’à la section « Prospection » et choisissez l’option désirée.

Menu déroulant
Page Liste des contacts

Voilà, votre liste est complète!

Pour réorganiser votre liste facilement, vous n’avez qu’à cliquer-glisser (« drag and drop »), sur ordinateur comme sur appareils mobiles! 

Cliquer-glisser sur appareil mobile

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