Vous pouvez afficher les tâches et rendez-vous simultanément dans votre calendrier
Nous savons qu’il n’est pas toujours simple de planifier son travail, et ce, même en inscrivant ses échéances dans le calendrier de production. Vous pouvez maintenant mieux planifier l’emploi du temps de vos employés en prenant en compte à la fois les rendez-vous prévus à l’horaire et les tâches à effectuer. Tous les projets sont délivrés à temps.
Pour afficher les tâches et les rendez-vous en même temps dans votre calendrier, il ne vous suffit que de cocher les cases Rendez-vous et Tâches situées en haut, à gauche, du calendrier. Vous pouvez en tout temps décocher l’une des deux pour ne visualiser que ce que vous voulez.
À l’inverse, si vous avez des tâches qui ne nécessitent pas un affichage au calendrier, vous pouvez les retirer simplement. Lorsque vous créez une tâche, cocher ou non la case suivante.
Pour différencier les tâches des rendez-vous, observez les contours des rectangles. Dans le calendrier horizontal, les rebords arrondis correspondent à un rendez-vous; les rebords pointus, à une tâche. C’est l’inverse pour le calendrier à la verticale. Vous pouvez aussi mettre les rendez-vous et les tâches de la couleur que vous le souhaitez.
Lorsque vous créez une tâche, indiquez une date d’échéance, ainsi qu’une date de réalisation. C’est cette date de réalisation qui s’affichera dans le calendrier. Cette option a été mise en place le 20 décembre 2017.
Attention à la conversion de données!
Les tâches créées avant le 20 décembre 2017 n’avaient pas de date de réalisation. Pour cette raison, elles s’afficheront dans le calendrier à la date d’échéance. C’est la conversion par défaut qu’a déterminée le Collabox. Vous pouvez tout de même aller modifier l’échéance manuellement. Il suffit de déplacer la tâche avec votre souris directement dans le calendrier (« drag and drop »). Pour ce faire, maintenez le clic gauche de votre souris enfoncé sur la tâche que vous souhaitez déplacer. Déplacez ensuite votre souris jusqu’à la bonne date. Laissez « tomber » la tâche dans le calendrier. La nouvelle date est enregistrée!
Note 1 : C’est exactement le même principe pour les rendez-vous : ils se déplacent aussi en « drag and drop ».
Vous pouvez observer ci-dessous que la tâche s’est déplacée pour toutes les personnes qui y sont assignées. Cela se fait automatiquement lorsque vous déplacez une tâche.
Vous pouvez aussi modifier les dates de réalisation et d’échéance d’une tâche en effectuant sa mise à jour avec la page Mise à jour d’une assignation de tâche. Les champs à modifier se trouvent dans les encadrés rouges. Pour différencier la date de réalisation de la date d’échéance, reportez-vous à la légende sous l’image suivante.
Mise à jour du 4 juillet 2018
Les échéances des tâches sont affichées dans le calendrier de façon indépendante par rapport au moment prévu pour la réalisation de la tâche. Elles sont reconnaissables grâce à la petite icône d’horloge située en haut à droite de la case. Le moment de réalisation de la tâche, lui, n’en a pas.
De plus, les échéances possèdent un petit crochet vert dans chacune des cases pour indiquer que vous n’êtes pas en retard.
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