Lors de votre fin d’année, il vous faudra produire votre rapport de balance de vérification pour votre comptable. Ce rapport regroupe l’ensemble des écritures de grand livre.
Rapport de balance de vérification
Dans le menu principal du haut, cliquez d’abord sur « Rapport ».
Puis, dans le menu de gauche, déroulez la page jusqu’à ce que vous trouviez la fonction « Balance de vérification ».
Parmi les options qui s’offrent à vous, indiquez le bon intervalle de temps, puis cliquez sur « Afficher ». Au besoin, cochez les cases de personnalisation de l’affichage des soldes.
Le rapport de balance de vérification est maintenant créé. Pour s’assurer que votre organisme a ses écritures comptables en ordre, le solde de la colonne « Débit » devrait être le même que celui de la colonne « Crédit ». Si ce n’est pas le cas, comme dans l’exemple suivant, il vous faudra vérifier que toutes vos factures et vos déboursés sont balancés. L’article de blogue « Vérification » vous explique comment procéder.
Collabox vous permet une préparation de fin d’année facile et rapide!
Avec le module complet « Comptabilité », vous avez tout en main pour faire le suivi financier en temps réel des revenus, des dépenses et de l’état des factures et des versements de votre entreprise. Vous pouvez produire des rapports et ainsi garder l’œil sur vos finances en tout temps. Vous gagnez en productivité et accélérez ainsi votre processus de fermeture d’année financière.
Voici comment procéder pour effectuer votre fermeture d’année.
1- Conciliation bancaire
D’abord, effectuez votre conciliation bancaire mensuelle pour chaque compte de banque en passant par l’onglet « Compte transactionnel » à gauche de votre écran.
Puis, sélectionner le compte à concilier. Par exemple, votre compte de bancaire, votre carte de crédit corporative, vos comptes de transactions de paiements si vous en avez et tous autres comptes que vous utilisez pour vos opérations corporatives.
Effectuez la conciliation bancaire tous les mois pour une meilleure gestion de votre tenue de livre.
2- Vérification pour la fin d’année
Effectuez l’opération de vérification pour faire balancer vos factures et vos déboursés.
Dirigez-vous à nouveau dans le menu « Comptabilité », puis sélectionnez l’onglet « Vérification » en bas du menu de gauche.
Sélectionnez le mois ou l’année à vérifier, puis choisissez l’option facture ou déboursé. Vous devez également vérifier les comptes-fournisseurs, ainsi que les salaires.
Lorsque des déboursés ou des factures à vérifier apparaissent, cliquez dessus pour les consulter.
La plupart des vérifications à faire ont trait au poste budgétaire. Attribuez le montant de la facture au bon poste budgétaire pour obtenir un « montant restant » de 0,00$.
2.1. Rapport de dépenses
Finalement, vérifiez les déboursés des employés via le rapport de dépenses.
3- Vérification manuelle de vos compte à recevoir et comptes à payer
Avant de créez les rapports pour la fin d’année, mettez à jour vos comptes clients et fournisseurs (comptes à recevoir et à payer) via le module « Comptabilité ».
4- Vérification de l’état des résultats
Ensuite, consultez l’état des résultats et assurez-vous qu’il ne manque pas de dépenses prévues récurrentes, par exemple les assurances.
5- Fermeture de mois
Finalement, fermez les mois de l’année terminée pour éviter les erreurs de saisies involontaires. Dirigez-vous vers l’onglet « fermeture de mois ».
Puis, sélectionner le ou les mois à fermer. En tout temps, vous pouvez renverser votre choix en désélectionnant puis en cliquant sur « Fermer les mois sélectionnés ».
6- Collabox – Documents de fin d’année pour votre comptable
À partir du Collabox, vous pouvez créer les documents de Grand livre, du bilan, des postes budgétaires et de tous vos comptes transactionnels. Vous avez également accès à l’état des résultats, aux comptes à recevoir et aux comptes à payer. Finalement, l’inventaire de vos produits est disponible, le cas échéant.
Pour créer les documents en format PDF, appuyez simplement sur les touches « Contrôle P » de votre clavier.
7- Autres documents pour le comptable
En plus des documents provenant du Collabox, votre comptable aura besoin de 13 relevés de banque, soient les 12 mois de l’année à fermer et le premier mois de l’année suivante.
Ensuite, au besoin, il vous faudra produire le livre des minutes de compagnie, ainsi que la lettre de la compagnie.
Finalement, selon votre situation, vous pourriez devoir ajouter les documents suivants :
Dépenses de bureau à la maison (faire une facture et l’inclure dans les déboursés)
Les codes d’accès à Clic Séqur Express
Une procuration pour le RQ, l’ARC et la CNESST
Voilà donc les actions à prendre pour effectuer votre fin d’année financière. Bien évidemment, votre conseiller financier ou votre comptable vous guidera si vous avez des questions plus spécialisées.
En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter, nous répondrons avec plaisir.
L’état des résultats correspond aux finances de l’entreprise en temps réel. Il s’agit d’un outil comptable lié à plusieurs éléments, dont les postes budgétaires et le budget prévisionnel.
Pour de plus amples renseignements sur les postes budgétaires, veuillez vous référer ici.
Créer un budget prévisionnel
Le budget prévisionnel est un outil très important pour une entreprise qui souhaite rester en contrôle de ses affaires. Pour produire un budget prévisionnel, dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Comptabilité ».
Puis, sélectionnez la fonctionnalité « État des résultats » dans le menu de gauche.
Maintenant, ajoutez un budget et indiquez l’année de référence.
Attention, vérifiez que vos préférences d’organisme concordent avec l’année du budget. Dans le menu de gauche « Organisme », sélectionnez l’onglet « Comptabilité ».
Puis, défilez la page jusqu’à cette fonction et cochez-la au besoin. Par exemple, pour l’année financière débutant au 1er avril 2022 et se terminant au 31 mars 2023, l’année du budget sera de 2022 si la case n’est pas cochée, mais de 2023 si vous choisissez de la cocher.
Après avoir créé un nouveau budget, vous verrez une page de saisie où tous vos postes budgétaires seront présentés selon l’onglet « Revenus » et l’onglet « Dépenses ». C’est à votre tour de jouer et de remplir les champs selon vos besoins.
Afficher l’état des résultats
Pour accéder à vos données en temps réels, retournez dans le menu principal « Configuration », puis dans le menu de gauche « État des résultats ». Choisissez la bonne année de référence et ouvrez le lien.
Toutes les dépenses saisies dans le Collabox, ainsi que toutes les factures et remises de taxes apparaîtront au fur et à mesure. Vous pouvez choisir d’afficher ou non le « budget prévu », ainsi que le « budget restant ».
Vous pouvez également masquer le sommaire au haut de la page ou encore télécharger un fichier Excel pour transmettre à un tiers, par exemple à votre comptable.
Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!
En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.
Voici la procédure d’approbation des dépenses dans le rapport du module Comptabilité. D’abord, l’accès à l’approbation des dépenses n’est pas donnée à tout le monde automatiquement. Ainsi, il faut configurer les accès des employés qui pourront détenir cet accès.
Premièrement, il faut donner les droits à un employé d’autoriser des dépenses en allant dans les menus « Configuration » et » Employés ».
Il faut ensuite sélectionner l’employé qui aura ce droit et aller dans l’onglet « Configuration avancée » où se trouve la catégorie « Module Comptabilité ». Dans ce module se trouve la case à cocher « Peut approuver des dépenses » qu’il faudra cocher pour voir la colonne « Approuvé » dans le rapport de dépenses.
Deuxièmement, nous allons dans la catégorie « Rapports » pour trouver le « Rapport de dépenses ». Nous devons d’abord sélectionner un employé puisqu’on peut créer de déboursé ou autoriser une dépense qu’un employé à la fois.
Troisièmement, nous devons faire l’approbation des dépenses pour pouvoir les transformer en déboursés. Vous pouvez terminer en enregistrant avec le bouton « Enregistrer » dans le bas de la page.
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