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Rapports

Les rapports du Collabox sont nombreux, du plus général au plus spécifique.

Ce sont des outils de gestion d’entreprise qui vous livrent des informations sur la majorité des aspects de la vie de votre entreprise:

  • rapports financiers
  • rapports reliés à la gestion des ressources humaines
  • rapport par projets
  • rapports de production
  • et autres

Comment faire votre fin d’année dans le Collabox

By Comptabilité, Déboursés, Efficacité, État de compte, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de comptabilité, Vérifications

Collabox vous permet une préparation de fin d’année facile et rapide!

Avec le module complet « Comptabilité », vous avez tout en main pour faire le suivi financier en temps réel des revenus, des dépenses et de l’état des factures et des versements de votre entreprise. Vous pouvez produire des rapports et ainsi garder l’œil sur vos finances en tout temps. Vous gagnez en productivité et accélérez ainsi votre processus de fermeture d’année financière.

Voici comment procéder pour effectuer votre fermeture d’année.

1- Conciliation bancaire

D’abord, effectuez votre conciliation bancaire mensuelle pour chaque compte de banque en passant par l’onglet « Compte transactionnel » à gauche de votre écran.

Puis, sélectionner le compte à concilier. Par exemple, votre compte de bancaire, votre carte de crédit corporative, vos comptes de transactions de paiements si vous en avez et tous autres comptes que vous utilisez pour vos opérations corporatives.

Effectuez la conciliation bancaire tous les mois pour une meilleure gestion de votre tenue de livre.

2- Vérification pour la fin d’année

Effectuez l’opération de vérification pour faire balancer vos factures et vos déboursés.

Dirigez-vous à nouveau dans le menu « Comptabilité », puis sélectionnez l’onglet « Vérification » en bas du menu de gauche.

Sélectionnez le mois ou l’année à vérifier, puis choisissez l’option facture ou déboursé. Vous devez également vérifier les comptes-fournisseurs, ainsi que les salaires.

Lorsque des déboursés ou des factures à vérifier apparaissent, cliquez dessus pour les consulter.

La plupart des vérifications à faire ont trait au poste budgétaire. Attribuez le montant de la facture au bon poste budgétaire pour obtenir un « montant restant » de 0,00$.

2.1. Rapport de dépenses

Finalement, vérifiez les déboursés des employés via le rapport de dépenses.

3- Vérification manuelle de vos compte à recevoir et comptes à payer

Avant de créez les rapports pour la fin d’année, mettez à jour vos comptes clients et fournisseurs (comptes à recevoir et à payer) via le module « Comptabilité ».

4- Vérification de l’état des résultats

Ensuite, consultez l’état des résultats et assurez-vous qu’il ne manque pas de dépenses prévues récurrentes, par exemple les assurances.

5- Fermeture de mois

Finalement, fermez les mois de l’année terminée pour éviter les erreurs de saisies involontaires. Dirigez-vous vers l’onglet « fermeture de mois ».

Puis, sélectionner le ou les mois à fermer. En tout temps, vous pouvez renverser votre choix en désélectionnant puis en cliquant sur « Fermer les mois sélectionnés ».

6- Collabox – Documents de fin d’année pour votre comptable

À partir du Collabox, vous pouvez créer les documents de Grand livre, du bilan, des postes budgétaires et de tous vos comptes transactionnels. Vous avez également accès à l’état des résultats, aux comptes à recevoir et aux comptes à payer. Finalement, l’inventaire de vos produits est disponible, le cas échéant.

Pour créer les documents en format PDF, appuyez simplement sur les touches « Contrôle P » de votre clavier.

7- Autres documents pour le comptable

En plus des documents provenant du Collabox, votre comptable aura besoin de 13 relevés de banque, soient les 12 mois de l’année à fermer et le premier mois de l’année suivante.

Ensuite, au besoin, il vous faudra produire le livre des minutes de compagnie, ainsi que la lettre de la compagnie.

Finalement, selon votre situation, vous pourriez devoir ajouter les documents suivants :

  • Dépenses de bureau à la maison (faire une facture et l’inclure dans les déboursés)
  • Les codes d’accès à Clic Séqur Express
  • Une procuration pour le RQ, l’ARC et la CNESST

Voilà donc les actions à prendre pour effectuer votre fin d’année financière. Bien évidemment, votre conseiller financier ou votre comptable vous guidera si vous avez des questions plus spécialisées.


En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter, nous répondrons avec plaisir.

info@collabox.com ou 418 907-9274

Rapport de suivi de projet

By Efficacité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Le Collabox, un ERP à la carte, Projets, Rapports

Le rapport de suivi de projet donne plusieurs informations en temps réel pour bien gérer vos affaires, ainsi que des indicateurs de performance. Il nécessite l’utilisation de plusieurs fonctions ERP (enterprise resource planning) du Collabox, comme les offres de services, les feuilles de temps et la facturation.

Produire le rapport de suivi de projet

D’abord, sélectionnez le menu « Rapports ».

Onglet Rapports dans le menu principal

Puis, cliquez sur l’onglet « Rapport suivi projets » dans le menu gris de gauche.

Onglet Rapport suivi projets dans le menu de gauche

Plusieurs options d’affichage s’offrent maintenant à vous. Selon vos besoins, filtrez votre recherche par chargé de projet, par projet ou encore par type de projet. Vous pouvez aussi indiquer une date de livraison ou les dates de transactions. Il est possible de ne rien sélectionner et d’obtenir l’ensemble des projets au même endroit.

Options d'affichage du rapport de suivi de projets

Maintenant, affichez votre rapport et analysez vos résultats! Vous pouvez personnaliser l’interface en retirant certaines colonnes ou en modifiant vos choix d’affichage. Le rapport vous indique le statut, le montant signé provenant de l’offre de services, le montant déjà facturé au client, les coûts défrayées pour le projet, les heures travaillées, etc.

En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter et nous répondrons avec plaisir à vos questions. info@collabox.com ou 418.907.9274

Bilan clients et bilan projets

By Rapports, Rapports de gestion

Vous désirez obtenir un bilan de données sur vos clients et vos projets pour avoir des indicateurs de performance? Le Bilan-Client ou le Bilan-Projet vous permettent de le faire.

Voici comment:

Étape 1 Dans votre menu principal, sélectionner la fonction: Rapports

Étape 2 Ensuite dans le menu latéral gauche, section Comptabilité, sélectionner BILAN CLIENTS

Étape 3 Vous pouvez sélectionner une période et vous avez aussi 3 cases qui vous permettent d’afficher des données supplémentaires selon vos besoins. De plus vous pouvez faire exactement les mêmes étapes pour obtenir le bilan par projets.

Étape finale: Vous pourrez par la suite télécharger les données en fichier de type excel (L’exemple ci-dessous est un extrait du compte NOVA-notre compte démo fictif)

Calcul des heures supplémentaires – nouveauté

By Nouveautés, Rapports

Le rapport par employés permet maintenant de calculer et d’afficher les heures supplémentaires  (ce sont habituellement les heures qui dépassent les 40 heures par semaine et calculées à temps et demi). 


Voici comment obtenir ce rapport:

Étape 1 Afficher le  » Rapport par employés ». Ensuite décocher les 2 cases suivantes: 1- Inclure le détail des heures et 2- Inclure les commentaires. Finalement cocher la case: Exploser les heures par férié/vacances.


Étape 2 Par employé, vous aurez le calcul des « Heures à temps et demi » qui s’afficheront.

Les rapports de Collabox RH

By Rapports, Vacances-maladie

Dans votre Collabox, il y a plusieurs rapports pour gérer les vacances, les maladies, les congés, les heures en banque de type « santé », et les banques d’heures régulières.

Ces rapports sont disponibles pour les gestionnaires ou pour l’employé seulement. Les accès peuvent être personnalisés selon les besoins.


Rapport – Vacances-maladie

Voici comment obtenir ce rapport:

  1. Dans votre menu du haut, choisir l’icône Rapports
  2. Ensuite dans le menu de gauche, sélectionner le Rapport Vacances-maladie
  3. Ensuite sélectionner une période spécifique pour afficher les données voulues. Vous obtiendrez le rapport suivant.
Rapport banque d’heures et vacances-maladie

Ce rapport est utile pour avoir en coup d’oeil les informations reliées aux heures saisies par les feuilles de temps de vos employés.


Rapport – Banque d’heures

Le rapport – Banque d’heures permet de voir toutes les heures que vos employés ont mis dans leur banque d’heures par la feuille de temps.

Voici comment obtenir ce rapport:

  1. Dans votre menu du haut, choisir l’icône Rapports
  2. Ensuite dans le menu de gauche, sélectionner le rapport Banque d’heures. Vous obtiendrez le rapport suivant.
rapport banque d’heures

Vous avez besoin d’aide pour le modifier ou le configurer dès le départ. Contactez-nous

info@collabox.com ou 418 907-9274, poste 120

Approbation des dépenses

By Comptabilité, Rapport de comptabilité

Voici la procédure pour pouvoir approuver des dépenses dans le rapport de dépenses du module Comptabilité.

Premièrement, il faut donner les droits à un employé d’autoriser des dépenses en allant dans « Configuration » puis dans « Employés ». Il faut ensuite sélectionner l’employé qui aura ce droit et aller dans l’onglet « Configuration avancée » où se trouve la catégorie « Module Comptabilité ». Dans ce module se trouve la case à cocher « Peut approuver des dépenses » qu’il faudra cocher pour voir la colonne « Approuvé » dans le rapport de dépenses.

Deuxièmement, nous allons dans la catégorie « Rapports » pour trouver le « Rapport de dépenses ». Nous devons d’abord sélectionner un employé puisqu’on peut créer de déboursé ou autoriser une dépense qu’un employé à la fois.

Troisièmement, nous devons approuver les dépenses pour pouvoir en faire des déboursés. Vous pouvez terminer en enregistrant avec le bouton « Enregistrer » dans le bas de la page.

Projet : Vacances

By Configuration, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Rapports, Vacances-maladie

Pour vous aider à mieux gérer les vacances de vos employés, Collabox est là pour vous. Il suffit de créer un projet intitulé « Vacances ». Les employés pourront ainsi l’utiliser à partir de leur feuille de temps.

Voici comment procéder.

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1- Cliquez d’abord sur « Organisme » dans la barre de navigation latérale gauche.

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2- Ensuite, cliquez sur l’onglet « Projets ».

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3- Vous devez ensuite mettre à jour les types de projet en cliquant sur le lien. Cette page vous affiche tous les types de projet de votre organisme.

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Pour un en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un type de projet ».  Donnez le nom « Vacances » au type de projet et n’oubliez pas de sélectionner l’option vacances juste au bas.

D’autres options se présentent à vous dans cet onglet « Projet », au besoin. De plus, n’oubliez pas d’aller configurer les banques d’heures de vos employés. Elles seront très utiles pour la gestion des vacances.

Rapport de projections des ventes

By Rapports, Votre CRM
Le rapport de projections des ventes est disponible quand vous êtes abonnés au module CRM du Collabox

Pour les vendeurs, les objectifs et les projections des ventes, les taux de fermeture, les suivis des clients, la gestion des rendez-vous sont des outils de base.
Le Collabox permet d’obtenir ces informations grâce à plusieurs types de rapports selon les critères choisis.
Lorsque vous utilisez le module CRM, vous pouvez générer des rapports de projections des ventes. Obtenez une vue d’ensemble par des graphiques sur les taux de fermeture, en nombre de propositions, en argent en plus d’obtenir des statistiques par type de client. Ces données précieuses optimiseront vos actions de vente. En plus, la liste des proposition permet de contrôler et valider ces résultats.


 Dans votre menu du haut, sélectionner l’icône Rapports

Pour obtenir des données pertinentes, il faut créer vos offres de service dans le Collabox (module comptabilité) et gérer vos opportunités par les fonctions du module CRM.

Dans votre menu latéral de gauche, cliquer sur Projections de vente

 

Menu Collabox

Ensuite vous pourrez choisir les éléments que vous voulez afficher dans votre rapport.

Une période donnée, par vendeur ou tous les vendeurs, par clients ou tous les clients et par produit, si vous utiliser la notion de produits dans votre Collabox.

Sélection des éléments du rapport de projections

Vous obtenez le rapport qui présente différentes données.

1- le taux de succès général

2- la répartition des montants vendus et en attente

3- les ventes auprès des clients existants ou des nouveaux clients

Rapport de projections des ventes

Détails des données qui crée le rapport de projections des ventes

Détails des données des ventes

Rapport de gestion par projets

By Projets, Rapports

La gestion par projets est essentielle pour contrôler vos opérations. Il devient donc essentiel d’obtenir des rapports qui vous permettent d’avoir une vue d’ensemble ou détaillée sur le temps que les membres de vos équipes consacre aux différentes actions pour une période donnée.  Voici donc un aperçu…

C’est bien naturel que le rapport par projet soit le document le plus produit et utilisé dans un logiciel de gestion de projets. C’est d’ailleurs le cas pour Collabox. Il vous fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir sur vos projets: 

  • factures
  • déboursés
  • salaires
  • heures
  • ressources
  • bons de commande
  • budget restant
  • etc

Nommez-les! Pas besoin de fouiller dans les feuilles de temps de vos employés pour trouver une information sur un projet. Tout se trouve dans ce rapport qui est très rapide à produire. Il s’exporte même en Excel!

Pour accéder à la page du rapport, cliquez sur l’icône Rapports, dans le haut de la page de votre Collabox.

Menu horizontal de Collabox

Puis, sélectionnez Projets dans le menu de gauche de Collabox.

Menu vertical de Collabox

Le rapport par projet se crée en 4 étapes :

  1. Déterminez la période qui sera couverte par le rapport à l’aide des menus déroulants.
  2. Choisissez le projet, dans le menu déroulant, sur lequel vous souhaitez obtenir des informations.
  3. Choisissez, si désiré, un employé ou un service en particulier sur lequel portera le rapport.
  4. Déterminez la façon dont les informations seront classées dans le rapport (employés, service ou ordre chronologique) en sélectionnant l’option qui vous intéresse.

Note : Le système se souvient des derniers éléments sélectionnés dans le formulaire.

Formulaire du rapport par projet

Une fois ces paramètres choisis, vous pouvez soit afficher immédiatement le rapport sans modifier les autres paramètres, soit ajuster les paramètres en fonction de vos besoins. Pour afficher le rapport, cliquez sur le bouton Afficher le rapport situé dans le bas de la page. Si vous voulez exporter le rapport en format Excel, cliquez directement sur l’icône Excel juste au-dessus du bouton Afficher le rapport

Exemple de rapport par projet, classé par employé

Rapport par employé

By Rapports

Vous avez l’impression que vous vous êtes trop concentré sur le même projet depuis les trois derniers mois? Vous vous demandez comment Marie remplit ses heures de travail? Vous pensez qu’un des services récolte de plus en plus de travail à accomplir? Faites le point sur tout ça avec le rapport par employé de Collabox! Il est conçu pour vous laisser choisir les informations qui seront mises de l’avant.

Production d’un rapport

Pour produire un rapport, cliquez sur l’icône Rapportssituée dans le menu horizontal en haut de l’écran. Vous arriverez directement sur la bonne page. La production du rapport se fait en 3 étapes : 

  1. Déterminez la période qui sera couverte par le rapport à l’aide des menus déroulants ou du calendrier.
  2. Choisissez si le rapport portera sur tous les employés ou sur un employé en particulier en sélectionnant l’option désirée dans le menu déroulant.
  3. Sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez produire (rapport par employé, total d’heures des projets ou somme des services), puis cochez les cases des paramètres dont vous avez besoin.

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Afficher le rapport quand vous aurez terminé! 

Survol des types de rapports

Le rapport par employé

Ce type de rapport vous permet essentiellement de voir le nombre d’heures travaillées par chaque employé sur la période donnée. Vous pouvez y inclure ou non des détails (selon les options paramètres cochés).

Le rapport du total d’heures des projets

Ce rapport présente les projets sur lesquels chaque employé a travaillé,  le nombre de temps qu’ils y ont consacré individuellement et la proportion (en %) de leur temps que les projets ont occupé.

Le rapport de la somme des services

Comme son nom l’indique, ce rapport est structuré en fonction des services de votre entreprise. Il liste les services pour lesquels chaque employé a travaillé, le nombre d’heures consacrées à chacun et les montants facturables travaillés par service.

Note: Les exemples ci-dessus ont été créées à partir des paramètres de base et de la sélection de tous les employés. Selon les options que vous choisirez pour créer votre rapport, il pourra comporter plus ou moins d’éléments.

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