Oubliez-vous parfois des déboursés de fournisseurs d’un mois à l’autre? Assurez-vous d’avoir saisi toutes les dépenses récurrentes de votre entreprise en un coup d’oeil avec le tableau des déboursés par fournisseurs.
Déboursés récurrents
Les déboursés récurrents, par définition, reviennent à un intervalle donné et sont habituellement du même montant d’une fois à l’autre. Collabox a une fonction pour automatiser ces types de déboursés pour vous aider à gagner du temps. Dirigez-vous dans une fiche déboursé et saisissez vos informations. Puis, défilez au bas de la page et cliquez sur le bouton « Créer un déboursé récurrent ».
Tableau des déboursés par fournisseurs
Cependant, tous les déboursés récurrents ne sont pas nécessairement du même montant. C’est pourquoi le tableau des déboursés par fournisseurs est très utile. Il permet de visuellement observer les dépenses par fournisseurs et de rapidement identifier les déboursés manquants pour un mois donné.
Ouvrez la liste des déboursés et ciquez sur le lien « Tableau paiements fournisseurs »
Choisissez un intervalle à vérifier, puis cliquez sur « Afficher ». Vous verrez apparaître tous les fournisseurs saisis dans les déboursés pendant la période choisie. Rapidement, vous verrez si des déboursés ont été oubliés par fournisseurs. L’exemple suivant montre des déboursés qui semblent manquants. Il ne vous reste qu’à vérifier que rien n’a été oublié.
Ce suivi est rapide et très efficace. Il peut facilement faire partie de votre routine de fin de mois.
Utilisez-vous les fonctions de tâches dans votre Collabox? Si oui, il vous sera bénéfique d’également utiliser le rapport par tâches. Ce dernier vous indique rapidement le nombre d’heures travaillé par tâches par employé. Voyez comment bien vous servir de cette fonctionnalité.
Après avoir créé des tâches, ainsi qu’un nombre d’heures approximatif ou réel pour leur complétion, vos employés les choisissent lors de leur saisie de feuille de temps. Ils indiquent leur pourcentage de réalisation et Collabox s’occupe du reste!
Vérification préalable
D’abord, dans la création d’une tâche, n’oubliez pas de saisir le temps prévu pour cette dernière, au besoin. Le rapport peut ainsi indiquer les dépassements de temps. Cela évite parfois de bien mauvaises surprises.
Par la suite, assurez-vous de mentionner à vos employés de sélectionner la tâche sur laquelle ils travaillent lorsqu’ils saisissent leur feuille de temps. Ils doivent également indiquer le pourcentage de complétion de la tâche.
Créer un rapport par tâches
Pour créer un rapport par tâches, dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Rapports ».
Puis, sélectionnez « Tâches » dans le menu de gauche.
Plusieurs options de personnalisation du rapport s’offrent à vous. Choisissez l’intervalle désiré et faites des sélections de client, de projet, de service ou de tâche. Vous pouvez laissez les champs tels quels si vous désirez un rapport complet de toutes les tâches de votre organisme.
Il vous est également possible de choisir un degré d’avancement des tâches, dont celles non-complétées uniquement. Le rapport par tâches permet entre autres de vérifier qui a travaillé sur la tâche et combien de temps. Voyez les tâches qui ont été plus longues que prévues et ajustez vos exigences au besoin.
Lors de votre fin d’année, il vous faudra produire votre rapport de balance de vérification pour votre comptable. Ce rapport regroupe l’ensemble des écritures de grand livre.
Rapport de balance de vérification
Dans le menu principal du haut, cliquez d’abord sur « Rapport ».
Puis, dans le menu de gauche, déroulez la page jusqu’à ce que vous trouviez la fonction « Balance de vérification ».
Parmi les options qui s’offrent à vous, indiquez le bon intervalle de temps, puis cliquez sur « Afficher ». Au besoin, cochez les cases de personnalisation de l’affichage des soldes.
Le rapport de balance de vérification est maintenant créé. Pour s’assurer que votre organisme a ses écritures comptables en ordre, le solde de la colonne « Débit » devrait être le même que celui de la colonne « Crédit ». Si ce n’est pas le cas, comme dans l’exemple suivant, il vous faudra vérifier que toutes vos factures et vos déboursés sont balancés. L’article de blogue « Vérification » vous explique comment procéder.
Le rapport de travaux en cours permet de visualiser rapidement l’ensemble de vos projets facturables par transaction (feuilles de temps) avec leur état d’avancement. Non seulement verrez-vous le suivi des montants en temps réels, mais vous pourrez visualiser le pourcentage d’heures réalisées.
Vous serez ainsi en mesure de bien gérer vos affaires. Il nécessite l’utilisation de plusieurs fonctions ERP (enterprise resource planning) du Collabox.
Vérifications préalables
Pour obtenir les « vrais » chiffres de votre entreprise, assurez-vous d’abord d’avoir effectué les entrées suivantes pour chaque projet dans le Collabox :
Offres de services
Factures
Déboursés
Feuilles de temps
De plus, assurez-vous que les mises à jour sur les projets ont été faites et que la case « facturable par transaction est bien cochée » dans la fiche projet.
Produire le rapport de travaux en cours
D’abord, sélectionnez le menu « Rapports ».
Puis, cliquez sur l’onglet « Rapport de travaux en cours » dans le menu gris de gauche.
Plusieurs options de filtres s’offrent à vous pour la création du rapport. Cochez les éléments désirés et sélectionnez les options des menus déroulants, le cas échéant. Les transactions font références aux entrées de feuilles de temps de vos employés.
Le tableau de base généré par le Collabox ressemble à ceci.
Description des champs
Le tableau produit dans le rapport est divisé par colonne. Chaque colonne est associée à un champ en particulier. Les premiers champs font référence au contexte du projet. Voyez d’abord le nom du client, son numéro de projet ainsi que son nom.
La deuxième portion du tableau fait plutôt référence à l’aspect financier du projet. On y voit le montant prévu provenant de l’offre de services. Le montant déjà facturé au client est indiqué, ainsi que le montant restant à facturer.
La progression fait référence au pourcentage d’avancement écrit à la main par l’employé dans la fiche du projet. De son côté, la progression calculée fait référence au pourcentage de l’argent prévu (honoraires, équipement, produit, sous-traitance, etc.) qui est actuellement dépensé en fonction des informations inscrites à l’offre de services.
Vient ensuite la rentabilité réelle du projet. La colonne « Travaux en cours » fait référence au montant d’argent travaillé mais pas encore facturé. Assurez-vous de bien mettre à jour le pourcentage de progression de vos projets pour obtenir un chiffre en temps réel. Finalement, un rapide coup d’œil au champ « heures travaillées » permet de voir l’avancement en heures du projet et de prévoir les dépassements de coûts avant qu’ils ne se produisent!
Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!
En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.
Collabox vous permet une préparation de fin d’année facile et rapide!
Avec le module complet « Comptabilité », vous avez tout en main pour faire le suivi financier en temps réel des revenus, des dépenses et de l’état des factures et des versements de votre entreprise. Vous pouvez produire des rapports et ainsi garder l’œil sur vos finances en tout temps. Vous gagnez en productivité et accélérez ainsi votre processus de fermeture d’année financière.
Voici comment procéder pour effectuer votre fermeture d’année.
1- Conciliation bancaire
D’abord, effectuez votre conciliation bancaire mensuelle pour chaque compte de banque en passant par l’onglet « Compte transactionnel » à gauche de votre écran.
Puis, sélectionner le compte à concilier. Par exemple, votre compte de bancaire, votre carte de crédit corporative, vos comptes de transactions de paiements si vous en avez et tous autres comptes que vous utilisez pour vos opérations corporatives.
Effectuez la conciliation bancaire tous les mois pour une meilleure gestion de votre tenue de livre.
2- Vérification pour la fin d’année
Effectuez l’opération de vérification pour faire balancer vos factures et vos déboursés.
Dirigez-vous à nouveau dans le menu « Comptabilité », puis sélectionnez l’onglet « Vérification » en bas du menu de gauche.
Sélectionnez le mois ou l’année à vérifier, puis choisissez l’option facture ou déboursé. Vous devez également vérifier les comptes-fournisseurs, ainsi que les salaires.
Lorsque des déboursés ou des factures à vérifier apparaissent, cliquez dessus pour les consulter.
La plupart des vérifications à faire ont trait au poste budgétaire. Attribuez le montant de la facture au bon poste budgétaire pour obtenir un « montant restant » de 0,00$.
2.1. Rapport de dépenses
Finalement, vérifiez les déboursés des employés via le rapport de dépenses.
3- Vérification manuelle de vos compte à recevoir et comptes à payer
Avant de créez les rapports pour la fin d’année, mettez à jour vos comptes clients et fournisseurs (comptes à recevoir et à payer) via le module « Comptabilité ».
4- Vérification de l’état des résultats
Ensuite, consultez l’état des résultats et assurez-vous qu’il ne manque pas de dépenses prévues récurrentes, par exemple les assurances.
5- Fermeture de mois
Finalement, fermez les mois de l’année terminée pour éviter les erreurs de saisies involontaires. Dirigez-vous vers l’onglet « fermeture de mois ».
Puis, sélectionner le ou les mois à fermer. En tout temps, vous pouvez renverser votre choix en désélectionnant puis en cliquant sur « Fermer les mois sélectionnés ».
6- Collabox – Documents de fin d’année pour votre comptable
À partir du Collabox, vous pouvez créer les documents de Grand livre, du bilan, des postes budgétaires et de tous vos comptes transactionnels. Vous avez également accès à l’état des résultats, aux comptes à recevoir et aux comptes à payer. Finalement, l’inventaire de vos produits est disponible, le cas échéant.
Pour créer les documents en format PDF, appuyez simplement sur les touches « Contrôle P » de votre clavier.
7- Autres documents pour le comptable
En plus des documents provenant du Collabox, votre comptable aura besoin de 13 relevés de banque, soient les 12 mois de l’année à fermer et le premier mois de l’année suivante.
Ensuite, au besoin, il vous faudra produire le livre des minutes de compagnie, ainsi que la lettre de la compagnie.
Finalement, selon votre situation, vous pourriez devoir ajouter les documents suivants :
Dépenses de bureau à la maison (faire une facture et l’inclure dans les déboursés)
Les codes d’accès à Clic Séqur Express
Une procuration pour le RQ, l’ARC et la CNESST
Voilà donc les actions à prendre pour effectuer votre fin d’année financière. Bien évidemment, votre conseiller financier ou votre comptable vous guidera si vous avez des questions plus spécialisées.
En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter, nous répondrons avec plaisir.
Pour obtenir les « vrais » chiffres de votre entreprise, assurez-vous d’abord d’avoir effectué les entrées suivantes pour chaque projet dans le Collabox :
Offres de services
Factures
Déboursés
Puis, vérifiez que les champs suivants sont bien remplis pour chaque projet.
Date du livrable, dans la fiche projet.
Type de projet selon les descriptifs personnels de votre entreprise, dans la fiche projet également.
Finalement, mettez à jour les « statuts » de vos projets. Sont-ils en soumission ou en production? Vous êtes maintenant prêt à produire votre rapport de suivi de projet.
Produire le rapport de suivi de projet
Sélectionnez d’abord le menu « Rapports ».
Puis, cliquez sur l’onglet « Rapport suivi projets » dans le menu gris de gauche.
Choisissez les options d’affichage qui vous concernent. Filtrez votre recherche par chargé de projet, par projet ou encore par type de projet, selon vos besoins. Indiquez une date de livraison ou les dates de transactions, au besoin. Laissez les champs libres pour obtenir l’ensemble des projets au même endroit.
Maintenant, affichez votre rapport et analysez vos résultats! Vous pouvez personnaliser l’interface en retirant certaines colonnes ou en modifiant vos choix d’affichage. Le rapport vous indique le statut, le montant signé provenant de l’offre de services, le montant déjà facturé au client, les coûts défrayées pour le projet, les heures travaillées, etc.
Description des champs présentés
Voyez que le tableau produit dans le rapport de suivi de projet se divise par colonne. Chacune d’elle est associée à un champ en particulier. Les premiers champs font référence au contexte du projet. Voyez d’abord le nom du client, son numéro de projet, ainsi que son nom. Puis, le nom du chargé de projet est indiqué, suivi de la date livrable du projet. Finalement, le type de projet, selon les spécifications de votre entreprise, ainsi que son statut de réalisation sont indiqués.
La deuxième portion du tableau fait plutôt référence à l’aspect financier du projet. On y voit le montant signé provenant de l’offre de services, le montant prévu au projet. Ce montant diffère du montant signé si le projet a évolué en cours de réalisation. Finalement, observez le montant déjà facturé au client.
Par la suite, notez les coûts directement associés au projet en fonction des déboursés que vous aurez ajouté. Les heures prévues, donc la banque d’heures indiquées dans la fiche projet, et travaillées (feuilles de temps) sont ensuite affichées, ce qui mène au pourcentage des bénéfices prévus et réel par rapport au projet.
La dernière portion du rapport affiche les éléments en lien avec la progression des projets. La progression fait référence au pourcentage d’avancement écrit à la main par l’employé dans la fiche du projet. De son côté, la progression calculée fait référence au pourcentage de l’argent prévu (honoraires, équipement, produit, sous-traitance, etc.) qui est actuellement dépensé en fonction des informations inscrites à l’offre de services. Les notes de progression s’affichent ensuite, suivi de la dernière date de mise à jour du projet.
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En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.
Vous désirez obtenir un bilan de données sur vos clients et vos projets pour avoir des indicateurs de performance? Le Bilan-Client et le Bilan-Projet vous permettent de le faire.
Voici comment procéder pour obtenir vos rapports.
D’abord, dans votre menu principal, sélectionner la fonction « Rapports ».
Ensuite, dans le menu latéral gauche, section « Comptabilité », sélectionnez BILAN CLIENTS
Vous pouvez sélectionner une période et vous avez aussi 3 cases qui vous permettent d’afficher des données supplémentaires selon vos besoins. De plus vous pouvez faire exactement les mêmes étapes pour obtenir le bilan par projets.
Finalement, vous pourrez par la suite télécharger votre bilan de données en fichier de type excel.
Compte fictif NOVA
Le rapport contient les informations de bases tels que les montants facturés et vendus, mais il peut aussi être répartis par poste budgétaire et par employés. Pour une vision plus épuré, vous pouvez choisir d’exclure les clients pour lesquels aucune heure n’a été travaillé dans la période visée, ou encore afficher les contacts facturables.
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En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.
L’état des résultats correspond aux finances de l’entreprise en temps réel. Il s’agit d’un outil comptable lié à plusieurs éléments, dont les postes budgétaires et le budget prévisionnel.
Pour de plus amples renseignements sur les postes budgétaires, veuillez vous référer ici.
Créer un budget prévisionnel
Le budget prévisionnel est un outil très important pour une entreprise qui souhaite rester en contrôle de ses affaires. Pour produire un budget prévisionnel, dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Comptabilité ».
Puis, sélectionnez la fonctionnalité « État des résultats » dans le menu de gauche.
Maintenant, ajoutez un budget et indiquez l’année de référence.
Attention, vérifiez que vos préférences d’organisme concordent avec l’année du budget. Dans le menu de gauche « Organisme », sélectionnez l’onglet « Comptabilité ».
Puis, défilez la page jusqu’à cette fonction et cochez-la au besoin. Par exemple, pour l’année financière débutant au 1er avril 2022 et se terminant au 31 mars 2023, l’année du budget sera de 2022 si la case n’est pas cochée, mais de 2023 si vous choisissez de la cocher.
Après avoir créé un nouveau budget, vous verrez une page de saisie où tous vos postes budgétaires seront présentés selon l’onglet « Revenus » et l’onglet « Dépenses ». C’est à votre tour de jouer et de remplir les champs selon vos besoins.
Afficher l’état des résultats
Pour accéder à vos données en temps réels, retournez dans le menu principal « Configuration », puis dans le menu de gauche « État des résultats ». Choisissez la bonne année de référence et ouvrez le lien.
Toutes les dépenses saisies dans le Collabox, ainsi que toutes les factures et remises de taxes apparaîtront au fur et à mesure. Vous pouvez choisir d’afficher ou non le « budget prévu », ainsi que le « budget restant ».
Vous pouvez également masquer le sommaire au haut de la page ou encore télécharger un fichier Excel pour transmettre à un tiers, par exemple à votre comptable.
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Le rapport par employés permet de calculer et d’afficher les heures supplémentaires de vos employés. Ce sont habituellement les heures qui dépassent les 40 heures par semaine et qui doivent être payées à temps et demi.
Rapport des heures supplémentaires
Dirigez-vous d’abord dans l’onglet « Rapports » du menu principal du haut de la page.
Puis, sélectionnez la fonction « Employés » dans le menu de gauche.
Maintenant que les options du rapport par employé s’affichent, choisissez une période et le nom d’un employé. Vous pouvez également choisir de ne sélectionner aucun employé pour obtenir un rapport détaillé pour chaque personne travaillant dans votre entreprise.
Puis, décochez les cases « Inclure le détail des heures » et « Inclure les commentaires ». Sélectionnez ensuite la case « Exploser les heures par férié/vacances ».
Le résultat du rapport s’affiche par nom d’employé. Les heures régulières sont indiquées, suivies par les heures à temps et demi, les congés fériés et les vacances. D’autres variables sont possible dépendant de vos configurations. Ainsi, les congés de maladie ou encore les heures en déplacement pourraient être visibles.
Grâce au rapport des heures supplémentaires, visualisez rapidement les heures à temps et demi et ajustez votre prochaine paye en conséquence!
Dans votre Collabox, il y a plusieurs rapports RH pour gérer les vacances, les maladies, les congés, les heures en banque de type « santé » et les banques d’heures régulières des employés.
Ces rapports sont disponibles pour les gestionnaires ou pour l’employé seulement. Les accès peuvent être personnalisés selon les besoins.
Rapports RH : Vacances-maladie
Dans votre menu du haut, choisir l’option Rapports
Ensuite, dans le menu de gauche, sélectionnez le Rapport Vacances-maladie
Puis, choisissez une période spécifique pour afficher les données voulues. Vous obtiendrez le rapport suivant.
Rapport banque d’heures et vacances-maladie
Ce rapport RH est utile pour avoir en coup d’œil les informations reliées aux heures saisies par les feuilles de temps de vos employés.
Rapport – Banque d’heures
Le rapport – Banque d’heures permet de voir toutes les heures que vos employés ont mis dans leur banque d’heures par la feuille de temps.
D’abord, retournez au menu principal Rapports.
Ensuite, dans le menu de gauche, sélectionnez le rapport Banque d’heures. Vous obtiendrez le rapport suivant.
