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Rapports

Les rapports du Collabox sont nombreux, du plus général au plus spécifique.

Ce sont des outils de gestion d’entreprise qui vous livrent des informations sur la majorité des aspects de la vie de votre entreprise:

  • rapports financiers
  • rapports reliés à la gestion des ressources humaines
  • rapport par projets
  • rapports de production
  • et autres

Approbation des dépenses

By Comptabilité, Rapport de comptabilité

Voici la procédure pour pouvoir approuver des dépenses dans le rapport de dépenses du module Comptabilité.

Premièrement, il faut donner les droits à un employé d’autoriser des dépenses en allant dans « Configuration » puis dans « Employés ». Il faut ensuite sélectionner l’employé qui aura ce droit et aller dans l’onglet « Configuration avancée » où se trouve la catégorie « Module Comptabilité ». Dans ce module se trouve la case à cocher « Peut approuver des dépenses » qu’il faudra cocher pour voir la colonne « Approuvé » dans le rapport de dépenses.

Deuxièmement, nous allons dans la catégorie « Rapports » pour trouver le « Rapport de dépenses ». Nous devons d’abord sélectionner un employé puisqu’on peut créer de déboursé ou autoriser une dépense qu’un employé à la fois.

Troisièmement, nous devons approuver les dépenses pour pouvoir en faire des déboursés. Vous pouvez terminer en enregistrant avec le bouton « Enregistrer » dans le bas de la page.

Rapport de gestion par projets

By Projets, Rapports

La gestion par projets est essentielle pour contrôler vos opérations. Il devient donc essentiel d’obtenir des rapports qui vous permettent d’avoir une vue d’ensemble ou détaillée sur le temps que les membres de vos équipes consacre aux différentes actions pour une période donnée.  Voici donc un aperçu…

C’est bien naturel que le rapport par projet soit le document le plus produit et utilisé dans un logiciel de gestion de projets. C’est d’ailleurs le cas pour Collabox. Il vous fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir sur vos projets: 

  • factures,
  • déboursés,
  • salaires,
  • heures,
  • ressources,
  • bons de commande,
  • budget restant,
  • etc.

Nommez-les! Pas besoin de fouiller dans les feuilles de temps de vos employés pour trouver une information sur un projet. Tout se trouve dans ce rapport qui est très rapide à produire. Il s’exporte même en Excel!

Pour accéder à la page du rapport, cliquez sur l’icône Rapports, dans le haut de la page de votre Collabox.

Menu horizontal de Collabox

Puis, sélectionnez Projets dans le menu de gauche de Collabox.

Menu vertical de Collabox

Le rapport par projet se crée en 4 étapes :

  1. Déterminez la période qui sera couverte par le rapport à l’aide des menus déroulants.
  2. Choisissez le projet, dans le menu déroulant, sur lequel vous souhaitez obtenir des informations.
  3. Choisissez, si désiré, un employé ou un service en particulier sur lequel portera le rapport.
  4. Déterminez la façon dont les informations seront classées dans le rapport (employés, service ou ordre chronologique) en sélectionnant l’option qui vous intéresse.

Note : Le système se souvient des derniers éléments sélectionnés dans le formulaire.

Formulaire du rapport par projet

Une fois ces paramètres choisis, vous pouvez soit afficher immédiatement le rapport sans modifier les autres paramètres, soit ajuster les paramètres en fonction de vos besoins. Pour afficher le rapport, cliquez sur le bouton Afficher le rapport situé dans le bas de la page. Si vous voulez exporter le rapport en format Excel, cliquez directement sur l’icône Excel juste au-dessus du bouton Afficher le rapport

Exemple de rapport par projet, classé par employé

Rapport par employé

By Rapports

Vous avez l’impression que vous vous êtes trop concentré sur le même projet depuis les trois derniers mois? Vous vous demandez comment Marie remplit ses heures de travail? Vous pensez qu’un des services récolte de plus en plus de travail à accomplir? Faites le point sur tout ça avec le rapport par employé de Collabox! Il est conçu pour vous laisser choisir les informations qui seront mises de l’avant.

Production d’un rapport

Pour produire un rapport, cliquez sur l’icône Rapportssituée dans le menu horizontal en haut de l’écran. Vous arriverez directement sur la bonne page. La production du rapport se fait en 3 étapes : 

  1. Déterminez la période qui sera couverte par le rapport à l’aide des menus déroulants ou du calendrier.
  2. Choisissez si le rapport portera sur tous les employés ou sur un employé en particulier en sélectionnant l’option désirée dans le menu déroulant.
  3. Sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez produire (rapport par employé, total d’heures des projets ou somme des services), puis cochez les cases des paramètres dont vous avez besoin.

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Afficher le rapport quand vous aurez terminé! 


Survol des types de rapports

Le rapport par employé

Ce type de rapport vous permet essentiellement de voir le nombre d’heures travaillées par chaque employé sur la période donnée. Vous pouvez y inclure ou non des détails (selon les options paramètres cochés).

Le rapport du total d’heures des projets

Ce rapport présente les projets sur lesquels chaque employé a travaillé,  le nombre de temps qu’ils y ont consacré individuellement et la proportion (en %) de leur temps que les projets ont occupé.

Le rapport de la somme des services

Comme son nom l’indique, ce rapport est structuré en fonction des services de votre entreprise. Il liste les services pour lesquels chaque employé a travaillé, le nombre d’heures consacrées à chacun et les montants facturables travaillés par service.

Note: Les exemples ci-dessus ont été créées à partir des paramètres de base et de la sélection de tous les employés. Selon les options que vous choisirez pour créer votre rapport, il pourra comporter plus ou moins d’éléments.

La gestion des vacances

By Rapports, Vacances-maladie

Vous trouverez ici un résumé des différentes options possibles pour gérer les vacances. 

La première option consiste à déterminer comment vous voulez gérer vos vacances. En d’autres mots, quand vos employés vont entrer leurs vacances, voulez-vous qu’ils entrent les heures dans un projet ou bien comme un service? Considérez-vous ce poste comme un projet ou bien un service? Il n’y a pas de mauvaise réponse à ce choix, ce sont deux modes de classement valable.

Il faut tout d’abord accéder aux préférences d’organisme en cliquant sur « Organisme » dans la barre latérale de gauche.

Une fois dans la fiche de l’organisme, sous l’onglet « Infos » vous allez avoir un petit menu déroulant vous offrant la possibilité de choisir entre projet ou service. Sélectionnez celui que vous voulez et cliquez sur « Enregistrer ».vacances

Voilà, le tour est joué! Vous pouvez modifier en tout temps votre choix en retournant dans ce menu. Cependant, n’oubliez pas de créer les projets ou services Vacances dans le menu de configuration approprié, sinon vos efforts ne serviront à rien.

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Dans quelques mois, vous aimerez connaître le solde de vacances de vos employés. Pour y arriver, nous avons mis sur pied un joli rapport qui permet de consulter toute cette information rapidement. Pour y accéder, il faut d’abord cliquer sur « Rapports » dans le menu de navigation du haut. 

Ensuite, situé dans la barre de menu latéral, cliquez sur « Vacances — Maladies ». 

Vous avez maintenant accès à quelques options d’affichage du rapport de vacances. Choisissez ce que vous souhaitez et cliquez sur « Afficher le rapport ».

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Le rapport affiché prend en considération le pourcentage de vacances, les heures travaillées, mais aussi les vacances utilisées. Vous êtes maintenant prêt pour l’été. Fini le stress inutile à l’approche du beau temps.screen-shot-2016-12-15-at-08-51-21

Configurer les pourcentages de vacances

Pour être en mesure de calculer les vacances, Collabox a besoin que vous lui indiquiez la quantité de vacances auquel l’employé a droit.  Au Québec, la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail a établi des règles bien précises en ce qui concerne les vacances en fonction du nombre d’années travaillé par l’employé. Vous pouvez vous référer à leur guide en cliquant ici. Une fois que vous avez le bon pourcentage, dirigez-vous dans la fiche de votre employé en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation du haut.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre de gauche.

Choisissez l’employé à modifier. Une fois rendu dans sa fiche, cliquez sur l’onglet « Taux ».

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Enfin, ajoutez le pourcentage et la date d’entrée en vigueur. Si l’employé avait déjà des vacances d’accumulées avant la date choisie, vous pouvez aussi les ajouter.

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Si vous souhaitez que vos employés entrent leur temps de vacances dans Collabox, consultez l’article Remplir sa feuille de temps pour les vacances afin de connaître la procédure.

Rapport activités vendeur

By Activités vendeur, Gestion, Rapports

Collabox vous offre le meilleur outil pour faire le suivi de l’activité de vos vendeurs. C’est le « Rapport d’activités vendeur ».

Ce dernier permet de visualiser les interventions posées par vos vendeurs auprès des clients. Vous pouvez donc garder un œil sur le travail de vos employés en seulement quelques clics.

Pour accéder au rapport, vous devez d’abord cliquer sur « Rapports » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur « Activités vendeurs ».

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Une fois sur cette page, il faut sélectionner les options du rapport en commençant par l’intervalle de temps souhaité pour l’affichage du rapport. superuser3

Deux types de rapport peuvent être générés. Le premier, le rapport d’intervention vous résume toutes les interactions dans la période donnée, peu importe le vendeur. Il s’agit donc d’un bon résumé sur vos différents projets. Vous pouvez les classer par type d’intervention ou bien par contact.

Vos vendeurs ont la fâcheuse habitude de ne pas cocher de type d’intervention avec leurs commentaires? Ce temps est révolu! Vous pouvez « forcer » cette option dans la fiche d’employé de votre vendeur. Pour ce faire, vous devez d’abord cliquer sur « Configuration » dans le menu de navigation au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Employés » et sélectionnez l’employé à qui vous voulez ajouter cette option.

rapportvendeur3Une fois sur la page de l’employé, cliquez sur l’onglet « Préférences ».

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Enfin, assurez-vous que la case « Obliger la sélection d’un type d’intervention lors de la saisie d’un commentaire » soit cochée.

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Vous n’avez qu’à reproduire ces étapes pour tous les employés à qui vous voulez forcer cette option.


Le second, le rapport d’activités présente quant à lui les actions posées par les vendeurs avec leurs commentaires. Il est aussi possible d’afficher les commentaires reliés aux entrées de la feuille de temps en choisissant l’option « Commentaires des feuilles de temps » dans la section Rapport d’activité.

Le rapport de progression

By Progression, Rapport de feuille de temps, Rapports

Connaissez-vous le rapport de progression ? 

Il vous permet de voir en un clin d’oeil lesquels de vos projets vont bien et ceux en dépassement de coût. Il vous permet de gagner du temps parce que vous voyez directement l’avancement du projet, le montant vendu au client et le total des honoraires de vos employés à date. Le rapport est pratique et accessible, il suffit de quelques clics et le tour est joué. Vos projets sont souvent en plusieurs phases comme c’est le cas en architecture ou en construction. On a pensé à tout! Le rapport de progression devient un outil précieux puisqu’il vous permet de faire le suivi par phase!

rapport de progression

Le rapport de progression est bientôt à votre portée, vous devez avant tout vérifier si un taux horaire a été assigné à vos employés et remplir certaines conditions. Si c’est déjà fait, continuer un peu plus bas.

Configuration du taux horaire par employé

Pour ce faire, il faut aller dans le menu configuration situé au haut de la page.

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Ensuite, vous devez aller chercher, dans la barre latérale de gauche, la section « employés ».

Screen Shot 2016-03-16 at 08.55.50Vous aurez alors la liste de tous les employés de votre entreprise. En cliquant un nom, vous afficherez la fiche de l’employé. Pour consulter son taux horaire, il faut cliquer sur l’onglet « Taux horaire ».Screen Shot 2016-03-08 at 09.46.17

Cette page vous présente le taux horaire coûtant et vendant de cet employé. Si aucun taux horaire n’est affiché, vous devez l’ajouter en cliquant sur « Ajouter un taux horaire vendant ». Le montant des honoraires vendant est nécessaire dans le calcul du rapport de progression. Sans lui, le rapport n’affichera pas. Il est aussi possible de modifier un taux horaire pour un employé dans la page du projet pour indiquer un taux horaire spécial uniquement pour ce projet.

Maintenant que vos employés ont un taux horaire d’assigné, vous êtes prêt pour le rapport de progression. Les instructions ci-dessous vous indiquent quelles sections remplir pour faire afficher votre rapport de progression.

Quoi remplir pour faire afficher un rapport de progression?

Avant d’afficher vos rapports de progression, vos projets doivent contenir certaines informations.

  1. Le montant vendu : Il s’agit de la somme que vous avez vendue à votre client pour l’ensemble du projet.
  2. Honoraires : Vos employés doivent faire des entrées dans la feuille de temps ET inscrire qu’ils travaillent sur le projet. Sinon, leur temps ne sera pas comptabilisé sur le projet et le rapport de progression ne sera pas à jour. Le taux horaire coûtant doit être configuré (voir plus haut).
  3. État de progression : Lorsque vous êtes dans la fiche du projet, vous devez indiquer le niveau d’avancement de ce dernier en pourcentage.Screen Shot 2016-03-16 at 08.41.50

Une fois que les projets sont complétés avec l’information nécessaire, la prochaine étape consiste à faire afficher le rapport en soi. Vous allez voir, ça prend seulement cinq clics de souris. 

Comment faire pour afficher le rapport de progression?

Pour faire afficher le rapport de progression, on doit d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » située dans la barre du haut.

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Une fois dans le menu des rapports, vous pourrez trouver l’option « Rapport de progression » dans la barre de navigation de gauche.

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Vous pouvez ensuite choisir la période de temps que vous voulez pour l’affichage du rapport. Collabox vous présentera les informations de tous les projets remplissant les conditions nécessaires pour le rapport d’affichage. Il est aussi possible de choisir le détail d’un projet en particulier en l’indiquant dans le menu déroulant.

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Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir que le projet est presque complété (98 %). En boni, les salaires des employés qui ont travaillé dessus sont inférieurs au montant qui a été proposé au client. Le projet a donc été payant pour la compagnie.

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On en profite aussi pour vous expliquer une fonctionnalité bien pratique pour certains corps de métier comme les architectes, les entrepreneurs en construction ou les ingénieurs. C’est le rapport de progression par phase. Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir que le projet n’est pas terminé, mais que les coûts engendrés en honoraires dépassent le montant vendu au client. Cet exemple, tiré d’une firme d’architecture, offre le détail par phase du projet. Ainsi, il est possible de voir quelles phases sont en dépassement de coûts. Dans le cas présent, ce sont les salaires des employés qui ont travaillé sur les plans et devis et sur l’administration du contrat et la supervision du chantier qui sont la cause du dépassement de coût sur le projet.

rapport de progression

Ce n’est pas merveilleux d’avoir toute cette information au bout des doigts. C’est ça l’avantage Collabox! 

Charge d’affectation des employés

By Charge d'affectation, Gestion, Rapports, Rapports de gestion

Êtes-vous capable de dire dans votre entreprise quel employé est débordé? Notre rapport de charge d’affectation est LA solution. Cet outil fantastique permet de voir sur une période donnée, les projets sur lesquels vos employés travaillent avec le temps qu’ils ont déjà réalisé et le temps restant. En plus, on vous indique si vos employés réaliseront, à temps, leurs tâches en fonction de la date de livraison du projet. Incroyable, non? Suivez les instructions ci-dessous pour voir d’un coup d’œil si vous avez des employés surchargés.

Comment faire afficher le rapport de charge d’affectation?

La marche à suivre pour avoir accès au rapport de charge d’affectation est simple. La première étape consiste à aller chercher les menus du module « Gestion de projets » en cliquant sur l’icône dans le haut.

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Dans la barre latérale gauche, on doit ensuite cliquer sur « Charge d’affectation » pour se rendre à la page d’options du rapport.

Screen Shot 2016-03-16 at 09.18.54Une fois sur la page du rapport, vous devez déterminer la plage de temps du rapport. Par défaut, le rapport s’étale du début de l’année à la journée courante. Il est IMPORTANT de sélectionner une date future pour l’intervalle. Sinon, le rapport ne vous affichera pas les projets avec une date de livraison ultérieure. Une bonne manière de fonctionner est d’utiliser une période s’échelonnant sur une semaine. En d’autres mots, prenez la date actuelle et ajoutez-y une semaine. Vous aurez donc un aperçu du travail à accomplir la semaine à venir. Vous pourrez ainsi mieux répartir les affectations de vos employés.Screen Shot 2016-03-16 at 09.21.27

Vous arrivez à faire afficher votre rapport, mais vous voyez uniquement des heures affectées à 0, vous avez peut-être oublié d’affecter vos employés sur des projets. Ce n’est pas un gros problème, suivez la marche à suivre ci-dessous pour corriger la situation.

Comment affecter des employés à un projet?


Dans la page de votre projet, cliquez sur l’onglet « Affectations ».
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Vous verrez alors la liste de tous vos employés. Il suffit d’inscrire le nombre d’heures désirées pour chaque employé. Ils seront alors affectés au projet.
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Félicitations, vous avez réussi à afficher votre premier rapport de charge d’affectation! Maintenant, voici quelques subtilités de ce nouvel outil. Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir la charge de travail de Sylvain entre le 22 et le 26 février. On voit donc la différence entre le nombre d’heures travaillées et celles prévues. Le nombre en rouge indique que, pour accomplir toutes ses tâches, Sylvain aurait besoin de 103 heures alors qu’il ne lui en reste que 39 de disponibles. Il n’a pas de temps à perdre, mais surtout, il n’arrivera pas à remplir ses obligations sur les projets. Sylvain est dans le jus! Pour l’aider, on peut déplacer la date de livraison d’un ou plusieurs projets. Ainsi, ces derniers ne seront pas comptabilisés dans le rapport d’affectation.

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