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Rapport de feuille de temps

Rapport feuille de temps

Le rapport de feuilles de temps permet de gérer vos projets et vos équipes.

C’est aussi un outil de gestion pour distribuer le travail aux collègues en analysant le temps consacré aux tâches vs les projets des clients.

Vous pouvez aussi l’utilisé pour faire les payes et facturer vos clients.

Août 18
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Rapport de travaux en cours

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Progression, Rapports

Le rapport de travaux en cours permet de visualiser rapidement l’ensemble de vos projets facturables par transaction (feuilles de temps) avec leur état d’avancement. Non seulement verrez-vous le suivi des montants en temps réels, mais vous pourrez visualiser le pourcentage d’heures réalisées.

Vous serez ainsi en mesure de bien gérer vos affaires. Il nécessite l’utilisation de plusieurs fonctions ERP (enterprise resource planning) du Collabox.

Vérifications préalables

Pour obtenir les « vrais » chiffres de votre entreprise, assurez-vous d’abord d’avoir effectué les entrées suivantes pour chaque projet dans le Collabox :

  1. Offres de services
  2. Factures
  3. Déboursés
  4. Feuilles de temps

De plus, assurez-vous que les mises à jour sur les projets ont été faites et que la case « facturable par transaction est bien cochée » dans la fiche projet.

Produire le rapport de travaux en cours

D’abord, sélectionnez le menu « Rapports ».

Onglet Rapports dans le menu principal de Collabox.

Puis, cliquez sur l’onglet « Rapport de travaux en cours » dans le menu gris de gauche.

Image montrant où trouver l'accès au rapport de travaux en cours dans le menu gris de gauche.

Plusieurs options de filtres s’offrent à vous pour la création du rapport. Cochez les éléments désirés et sélectionnez les options des menus déroulants, le cas échéant. Les transactions font références aux entrées de feuilles de temps de vos employés.

Page de création de rapport de travaux en cours avec les différents filtres de recherches possibles.

Le tableau de base généré par le Collabox ressemble à ceci.

Exemple fictif d'un tableau généré par le rapport de travaux en cours.

Description des champs

Le tableau produit dans le rapport est divisé par colonne. Chaque colonne est associée à un champ en particulier. Les premiers champs font référence au contexte du projet. Voyez d’abord le nom du client, son numéro de projet ainsi que son nom.

Extrait des trois premières colonnes, ou trois premiers champs, du rapport de travaux en cours. Ils contextualisent le projet avec le nom du client, le numéro de projet et son nom.

La deuxième portion du tableau fait plutôt référence à l’aspect financier du projet. On y voit le montant prévu provenant de l’offre de services. Le montant déjà facturé au client est indiqué, ainsi que le montant restant à facturer.

La progression fait référence au pourcentage d’avancement écrit à la main par l’employé dans la fiche du projet. De son côté, la progression calculée fait référence au pourcentage de l’argent prévu (honoraires, équipement, produit, sous-traitance, etc.) qui est actuellement dépensé en fonction des informations inscrites à l’offre de services.

Vient ensuite la rentabilité réelle du projet. La colonne « Travaux en cours » fait référence au montant d’argent travaillé mais pas encore facturé. Assurez-vous de bien mettre à jour le pourcentage de progression de vos projets pour obtenir un chiffre en temps réel. Finalement, un rapide coup d’œil au champ « heures travaillées » permet de voir l’avancement en heures du projet et de prévoir les dépassements de coûts avant qu’ils ne se produisent!

Extrait de la première ligne du tableau de rapport de travaux en cours qui mentionnent les noms des champs liés à la portion monétaire des projets.

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En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Avr 14
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Calcul des heures supplémentaires

By Employés, Rapport de feuille de temps, Rapports

Le rapport par employés permet de calculer et d’afficher les heures supplémentaires de vos employés. Ce sont habituellement les heures qui dépassent les 40 heures par semaine et qui doivent être payées à temps et demi. 

Rapport des heures supplémentaires

Dirigez-vous d’abord dans l’onglet « Rapports » du menu principal du haut de la page.

Puis, sélectionnez la fonction « Employés » dans le menu de gauche.

Maintenant que les options du rapport par employé s’affichent, choisissez une période et le nom d’un employé. Vous pouvez également choisir de ne sélectionner aucun employé pour obtenir un rapport détaillé pour chaque personne travaillant dans votre entreprise.

Puis, décochez les cases « Inclure le détail des heures » et « Inclure les commentaires ». Sélectionnez ensuite la case « Exploser les heures par férié/vacances ».

Le résultat du rapport s’affiche par nom d’employé. Les heures régulières sont indiquées, suivies par les heures à temps et demi, les congés fériés et les vacances. D’autres variables sont possible dépendant de vos configurations. Ainsi, les congés de maladie ou encore les heures en déplacement pourraient être visibles.

Grâce au rapport des heures supplémentaires, visualisez rapidement les heures à temps et demi et ajustez votre prochaine paye en conséquence!

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Déc 16
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Projet Vacances

By Configuration, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Rapports, Vacances-maladie

Pour vous aider à mieux gérer les vacances de vos employés, Collabox est là pour vous. Il suffit de créer un projet intitulé « Vacances ». Les employés pourront ainsi l’utiliser à partir de leur feuille de temps ou de leur agenda pour faire leur demande de congé.

Configuration initiale

Cliquez d’abord sur le menu « Organisme » dans la barre de navigation latérale gauche.

Menu Préférence et sélection de l'option organisme

Ensuite, cliquez sur l’onglet « Projets » pour accéder aux fonctionnalités de personnalisation des projets.

Sélection de l'onglet Projet dans la mise à jour de l'organisme pour configurer un projet vacances

Vous devez ensuite mettre à jour les types de projet en cliquant sur le lien du même nom. Cette page vous affiche tous les types de projet de votre organisme. Assurez-vous d’y trouver un type « Vacances »..

Créer un projet Vacances

Créez maintenant un projet normalement. Dirigez-vous dans la liste des projets et ajoutez-en un.

Donnez le nom « Vacances » au nouveau projet et n’oubliez pas de sélectionner le type de projet du même nom.

D’autres options se présentent à vous dans cet onglet « Projet », au besoin. Il est recommandé de créer un projet de type Vacances tous les ans.

Configurer les banques d’heures

Configurez les banques d’heures de vos employés via la Fiche Employés sous le menu principal « Configuration ». Elles seront très utiles pour la gestion des vacances. Vous pouvez ajouter les heures accumulées dans l’affectation par employé sur le projet Vacances. Ainsi, vous verrez si un employé dépasse ses heures de vacances accumulées!

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Mar 23
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Déboursés et feuille de temps

By Déboursés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps

Vos employés voyagent pour rencontrer des clients un peu partout et ramassent des factures de dépenses? Arrêtez de vous casser la tête, Collabox est conçu pour vous faciliter la tâche. En effet, vous pouvez transformer vos dépenses ou votre kilométrage en déboursés via la feuille de temps. C’est super pratique! Pour y arriver, vous devez d’abord configurer le compte de votre employé en suivant les instructions dans l’onglet ci-bas.

Configurations préalables

1. Création d’un nouveau fournisseur

Créez un fournisseur au nom de l’employé qui générera des dépenses et des kilométrages. D’abord, cliquez sur l’icône « Comptabilité » dans le haut du menu de navigation.


Ensuite, sélectionnez « Fournisseurs » dans la barre latérale de gauche.


Enfin, cliquez sur « Ajouter un fournisseur ». Remplissez les informations demandées et enregistrez la fiche.


2. Réglages comptables

Il faut maintenant configurer les dépenses diverses qui peuvent s’ajouter au kilométrage, par exemple la nourriture et le stationnement. Pour ce faire, restez dans le module de « Comptabilité » et cliquez sur « Définir types de dépenses ».



Nommez quelques types de dépenses, nous vous en suggérons trois communes. Ne vous gênez pas de les emprunter.

Ensuite, associez ces types de dépenses à des postes budgétaires. Cliquez sur « Dépenses et postes budgétaires » pour y arriver.


Utilisez les menus déroulants pour effectuer l’association. Cet exemple est à titre indicatif seulement. Personnalisez votre menu!

Si vous n’avez pas de poste budgétaire qui correspond bien à votre type de dépense, vous n’avez qu’à l’ajouter. Pour y arriver, cliquez « Postes budgétaires ».


Puis, cliquez sur « Ajouter un poste budgétaire » et remplissez les informations à l’écran.

3. Réglages de l’employé

Allez dans « Configuration ».

Cliquez sur « Employés ».

Sélectionnez l’employé qui effectuera des déplacements.

Modifiez les options de ces quatre onglets pour vos besoins. 

Onglet « Menus »

Assurez-vous de bien cocher la case « Saisie des dépenses ». Une fois fait, passez aux « Préférences ».

Onglet « Préférences »

Cochez d’abord « Afficher le compteur des déplacements sur la feuille de temps ». Puis, continuez vers la « Configuration avancée ».

Ensuite, associez votre employé à son compte de fournisseur nouvellement créé. 

Onglet « Taux »

Dans le troisième onglet, configurez le taux de déplacement de votre employé, c’est-à-dire le montant que vous remboursez à votre employé pour son déplacement et combien vous le vendez aux clients. Cliquez sur « Modifier » pour changer ces valeurs. 

Inscrivez les valeurs que vous souhaitez. Il est important d’utiliser le « . » (point) et non la « , » (virgule) pour entrer les montants.

Gérer les déboursés par la feuille de temps

Maintenant que les configurations sont faites, gérez vos déplacements et générez des déboursés par la feuille de temps! Si vous êtes du genre à saisir tous vos rendez-vous dans Collabox, vous allez être choyés puisque ces derniers peuvent être transformés en entrée de feuille de temps. 

Transformer un rendez-vous en feuille de temps

Cliquez sur votre rendez-vous dans l’agenda, puis dirigez-vous vers le bas de la page.

Choisissez l’option « Créer une feuille de temps » parmi la série de boutons et d’options disponibles. 

Indiquez ensuite le service auquel vous souhaitez attacher cette entrée. Puis, entrez votre kilométrage et vos dépenses encourues lors de ce déplacement. Finalement, cliquez sur « Enregistrer ». Les données sont sauvegardées et apparaissent maintenant dans votre feuille de temps.

Par exemple, en rouge vous avez la place prise par le rendez-vous et en gris l’entrée de la feuille de temps que vous venez de créer. 

Transformer une dépense en déboursé

Maintenant que vous avez plein de dépenses d’ajoutées dans vos feuilles de temps, vous êtes rendu au moment de les changer en déboursé. Pour les repérer facilement, nous avons créé un rapport complet. Pour ce faire, cliquez d’abord sur l’icône « Rapports » au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Rapport de dépenses » dans le menu latéral gauche.

Sélectionnez la période d’affichage souhaitée pour le rapport. Ce dernier comptabilisera et vous affichera toutes les dépenses supplémentaires, ainsi que le kilométrage effectué par vos employés. Vous pouvez aussi sélectionner un employé en particulier, comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Ensuite, cliquez sur « Afficher le rapport ».

Le rapport vous présente alors toutes les entrées de kilométrage et les dépenses saisies dans la feuille de temps. Sélectionnez celles que vous souhaitez mettre dans le déboursé.

ATTENTION! Soyez certain de votre sélection parce qu’il n’est pas possible de renverser la transformation en déboursé.

Une fois la sélection complétée, cliquez sur « Créer des déboursés ». 

Vous serez automatiquement redirigé dans votre liste de déboursés et verrez vos nouveaux déboursés au nom de vos employés. Si vous avez sélectionné des entrées provenant de plusieurs employés, Collabox séparera les dépenses automatiquement pour chaque employé. Vous aurez alors autant de déboursés créés que d’employés ayant rempli des dépenses.
Si vous cliquez sur le déboursé, vous pourrez voir quelles dépenses vous aviez sélectionnées avec leurs montants. Cependant, si vous avez ajouté des dépenses et du kilométrage, vous ne pouvez pas les discerner une fois transformé en déboursé.


Mar 09
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Le rapport de progression

By Progression, Rapport de feuille de temps, Rapports

Connaissez-vous le rapport de progression ? 

Il vous permet de voir en un clin d’œil lesquels de vos projets vont bien et ceux en dépassement de coûts. Gagnez du temps en visualisant directement l’avancement du projet, le montant vendu au client et le total des honoraires de vos employés.

Le rapport est pratique et accessible, il suffit de quelques clics et le tour est joué. Vos projets sont souvent en plusieurs phases comme c’est le cas en architecture ou en construction. On a pensé à tout! Le rapport de progression devient un outil précieux puisqu’il vous permet de faire le suivi par phase!

Configuration du taux par employé

Le rapport de progression est bientôt à votre portée, vous devez avant tout vérifier si un taux horaire a été assigné à vos employés et remplir certaines conditions. Voici comment faire. Si c’est déjà fait, continuez la lecture un peu plus bas.

Configuration du taux horaire par employé

Pour ce faire, il faut aller dans le menu configuration situé au haut de la page.

Ensuite, vous devez aller chercher, dans la barre latérale de gauche, la section « employés ».

Vous aurez alors la liste de tous les employés de votre entreprise. En cliquant un nom, vous afficherez la fiche de l’employé. Pour consulter son taux horaire, il faut cliquer sur l’onglet « Taux horaire ».

Cette page vous présente le taux horaire coûtant et vendant de cet employé. Si aucun taux horaire n’est affiché, vous devez l’ajouter en cliquant sur « Ajouter un taux horaire vendant ». Le montant des honoraires vendant est nécessaire dans le calcul du rapport de progression. Sans lui, le rapport n’affichera pas. Il est aussi possible de modifier un taux horaire pour un employé dans la page du projet pour indiquer un taux horaire spécial uniquement pour ce projet.

Afficher le rapport de progression

Maintenant que vos employés ont un taux horaire d’assigné, vous êtes prêt pour le rapport de progression. Les instructions ci-dessous vous indiquent quelles sections remplir pour faire afficher votre rapport de progression.

Quoi remplir pour faire afficher un rapport de progression?

Avant d’afficher vos rapports de progression, vos projets doivent contenir certaines informations.

  1. Le montant vendu : Il s’agit de la somme que vous avez vendue à votre client pour l’ensemble du projet.
  2. Honoraires : Vos employés doivent faire des entrées dans la feuille de temps ET inscrire qu’ils travaillent sur le projet. Sinon, leur temps ne sera pas comptabilisé sur le projet et le rapport de progression ne sera pas à jour. Le taux horaire coûtant doit être configuré (voir plus haut).
  3. État de progression : Lorsque vous êtes dans la fiche du projet, vous devez indiquer le niveau d’avancement de ce dernier en pourcentage.

Une fois que les projets sont complétés avec l’information nécessaire, la prochaine étape consiste à faire afficher le rapport en soi. Vous allez voir, ça prend seulement cinq clics de souris. 

Comment faire pour afficher le rapport de progression?

Pour faire afficher le rapport de progression, on doit d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » située dans la barre du haut.

Une fois dans le menu des rapports, vous pourrez trouver l’option « Rapport de progression » dans la barre de navigation de gauche.

Vous pouvez ensuite choisir la période de temps que vous voulez pour l’affichage du rapport. Collabox vous présentera les informations de tous les projets remplissant les conditions nécessaires pour le rapport d’affichage. Il est aussi possible de choisir le détail d’un projet en particulier en l’indiquant dans le menu déroulant.

Le rapport de progression par phase

Ce type de rapport permet de voir l’état d’avancement d’un projet et les coûts engendrés en honoraires versus le montant vendu au client. Il vous offre aussi le détail par phase du projet. Ainsi, il est possible de voir quelles phases sont en dépassement de coûts.

Par exemple: les salaires des employés qui ont travaillé sur les plans et devis et sur l’administration du contrat et la supervision du chantier qui peuvent être la cause du dépassement de coût sur un projet.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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Juil 04
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Remplir sa feuille de temps pour les vacances

By Agenda, Calendrier, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Vacances-maladie

Le temps des vacances arrive à grand pas. Si vous désirez (ou devez!) entrer vos vacances dans votre feuille de temps, pourquoi ne pas prendre de l’avance et les entrer avant de prendre congé. 

Configuration de la saisie des dates ultérieures

Chaque employé peut facilement accéder à cette fonction. Mais d’abord, une petite configuration s’impose!

Premièrement, sélectionnez « Organisme » dans l’onglet Préférences du menu principal, en bas à gauche de votre écran.

.Emplacement de l'onglet "Organisme" dans le menu principal

.

Parmi les options qui s’offrent à vous, choisissez l’onglet « Infos ».

.

Vue du menu "Infos"

.

Puis, veuillez sélectionner l’option « Permettre le remplissage de feuilles de temps pour les dates ultérieures ». Le tour est joué!

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Case à cocher

Ajouter ses vacances dans la feuille de temps

Visitez votre feuille de temps. Par défaut, quand vous visitez cette section, on vous affiche la feuille de temps de la journée en cours.

Dans le haut à gauche de votre écran, vous pouvez sélectionner la date à laquelle vous commencez vos vacances. Remplissez ensuite votre feuille de temps en conséquence. Procédez de la même façon pour remplir les autres journées.

Copier la journée précédente

Une autre façon, beaucoup plus rapide, de saisir les journées de vacances supplémentaires est d’utiliser la fonction « Copier la journée précédente » dans votre feuille de temps. Cette fonctionnalité est pensée pour vous faciliter la vie : elle copie l’entrée et les sélections des projets, heures de début, heure de fin et commentaires de toutes les entrées de temps de la veille. C’est parfait pour l’ajout des vacances! Efficaces et faciles à modifier au besoin, les nouvelles entrées se modifient ou se suppriment sans conséquence. Parfait pour les comptables en missions d’une semaine, ou pour celui qui revient de 2 semaines de vacances. En quelques clics, il peut mettre à jour sa feuille de temps. Si vous êtes gestionnaire, vous aimeriez sans doute lire l’article La gestion des vacances pour mieux planifier les vacances de vos employés avec Collabox.