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Rapport de feuille de temps

Rapport feuille de temps

Le rapport de feuilles de temps permet de gérer vos projets et vos équipes.

C’est aussi un outil de gestion pour distribuer le travail aux collègues en analysant le temps consacré aux tâches vs les projets des clients.

Vous pouvez aussi l’utilisé pour faire les payes et facturer vos clients.

Projet : Vacances

By Configuration, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Rapports, Vacances-maladie

Pour vous aider à mieux gérer les vacances de vos employés, Collabox est là pour vous. Il suffit de créer un projet intitulé « Vacances ». Les employés pourront ainsi l’utiliser à partir de leur feuille de temps.

Voici comment procéder.

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1- Cliquez d’abord sur « Organisme » dans la barre de navigation latérale gauche.

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2- Ensuite, cliquez sur l’onglet « Projets ».

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3- Vous devez ensuite mettre à jour les types de projet en cliquant sur le lien. Cette page vous affiche tous les types de projet de votre organisme.

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Pour un en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un type de projet ».  Donnez le nom « Vacances » au type de projet et n’oubliez pas de sélectionner l’option vacances juste au bas.

D’autres options se présentent à vous dans cet onglet « Projet », au besoin. De plus, n’oubliez pas d’aller configurer les banques d’heures de vos employés. Elles seront très utiles pour la gestion des vacances.

Banque d’heures accumulables

By Configuration, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Vacances-maladie

Avez-vous du mal à suivre les heures supplémentaires de vos employés? Collabox vous propose une banque d’heures accumulables. Déterminez d’abord l’horaire type de chacun de vos employés et la feuille de temps fait le reste! En effet, lorsque vos employés entrent leurs informations dans la feuille de temps, Collabox est en mesure de déduire le total des heures travaillées et s’il surpasse l’horaire habituel.

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Comment configurer l’horaire d’un employé?

Cliquez sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation.

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Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale de gauche.

Choisissez l’employé dont vous souhaitez modifier/consulter l’horaire pour ajouter la banque d’heures accumulables.

Cliquez sur l’onglet « Horaire ».

Enfin, entrez les journées et les heures travaillées. N’oubliez pas de configurer la banque d’heures. Vous devez entrer la date du début du calcul de la banque d’heures (généralement associé au début de l’embauche de l’employé) ou le nombre d’heures accumulées à la date sélectionnée (si vous ne prenez pas la date d’embauche). Si vous limitez, le nombre d’heures accumulables, indiquez-le à l’endroit spécifié. N’oubliez surtout pas d’enregistrer vos modifications. Vous devez effectuer ces étapes pour chacun de vos employés.

Une fois que vous aurez enregistré les modifications, un rapport détaillé sera généré automatiquement avec les heures travaillées, les surplus, etc.

Déboursés et feuille de temps

By Déboursés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps

Vos employés voyagent pour rencontrer des clients un peu partout et ramassent des factures de dépenses? Arrêtez de vous casser la tête, Collabox est conçu pour vous faciliter la tâche. En effet, vous pouvez transformer vos dépenses ou votre kilométrage en déboursés via la feuille de temps. C’est super pratique! Pour y arriver, vous devez d’abord configurer le compte de votre employé en suivant les instructions dans l’onglet ci-bas.

Configurations préalables

1. Création d’un nouveau fournisseur

Créez un fournisseur au nom de l’employé qui générera des dépenses et des kilométrages. D’abord, cliquez sur l’icône « Comptabilité » dans le haut du menu de navigation.


Ensuite, sélectionnez « Fournisseurs » dans la barre latérale de gauche.


Enfin, cliquez sur « Ajouter un fournisseur ». Remplissez les informations demandées et enregistrez la fiche.


2. Réglages comptables

Il faut maintenant configurer les dépenses diverses qui peuvent s’ajouter au kilométrage, par exemple la nourriture et le stationnement. Pour ce faire, restez dans le module de « Comptabilité » et cliquez sur « Définir types de dépenses ».



Nommez quelques types de dépenses, nous vous en suggérons trois communes. Ne vous gênez pas de les emprunter.

Ensuite, associez ces types de dépenses à des postes budgétaires. Cliquez sur « Dépenses et postes budgétaires » pour y arriver.


Utilisez les menus déroulants pour effectuer l’association. Cet exemple est à titre indicatif seulement. Personnalisez votre menu!

Si vous n’avez pas de poste budgétaire qui correspond bien à votre type de dépense, vous n’avez qu’à l’ajouter. Pour y arriver, cliquez « Postes budgétaires ».


Puis, cliquez sur « Ajouter un poste budgétaire » et remplissez les informations à l’écran.

3. Réglages de l’employé

Allez dans « Configuration ».

Cliquez sur « Employés ».

Sélectionnez l’employé qui effectuera des déplacements.

Modifiez les options de ces quatre onglets pour vos besoins. 

Onglet « Menus »

Assurez-vous de bien cocher la case « Saisie des dépenses ». Une fois fait, passez aux « Préférences ».

Onglet « Préférences »

Cochez d’abord « Afficher le compteur des déplacements sur la feuille de temps ». Puis, continuez vers la « Configuration avancée ».

Ensuite, associez votre employé à son compte de fournisseur nouvellement créé. 

Onglet « Taux »

Dans le troisième onglet, configurez le taux de déplacement de votre employé, c’est-à-dire le montant que vous remboursez à votre employé pour son déplacement et combien vous le vendez aux clients. Cliquez sur « Modifier » pour changer ces valeurs. 

Inscrivez les valeurs que vous souhaitez. Il est important d’utiliser le « . » (point) et non la « , » (virgule) pour entrer les montants.

Gérer les déboursés par la feuille de temps

Maintenant que les configurations sont faites, gérez vos déplacements et générez des déboursés par la feuille de temps! Si vous êtes du genre à saisir tous vos rendez-vous dans Collabox, vous allez être choyés puisque ces derniers peuvent être transformés en entrée de feuille de temps. 

Transformer un rendez-vous en feuille de temps

Cliquez sur votre rendez-vous dans l’agenda, puis dirigez-vous vers le bas de la page.

Choisissez l’option « Créer une feuille de temps » parmi la série de boutons et d’options disponibles. 

Indiquez ensuite le service auquel vous souhaitez attacher cette entrée. Puis, entrez votre kilométrage et vos dépenses encourues lors de ce déplacement. Finalement, cliquez sur « Enregistrer ». Les données sont sauvegardées et apparaissent maintenant dans votre feuille de temps.

Par exemple, en rouge vous avez la place prise par le rendez-vous et en gris l’entrée de la feuille de temps que vous venez de créer. 

Transformer une dépense en déboursé

Maintenant que vous avez plein de dépenses d’ajoutées dans vos feuilles de temps, vous êtes rendu au moment de les changer en déboursé. Pour les repérer facilement, nous avons créé un rapport complet. Pour ce faire, cliquez d’abord sur l’icône « Rapports » au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Rapport de dépenses » dans le menu latéral gauche.

Sélectionnez la période d’affichage souhaitée pour le rapport. Ce dernier comptabilisera et vous affichera toutes les dépenses supplémentaires, ainsi que le kilométrage effectué par vos employés. Vous pouvez aussi sélectionner un employé en particulier, comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Ensuite, cliquez sur « Afficher le rapport ».

Le rapport vous présente alors toutes les entrées de kilométrage et les dépenses saisies dans la feuille de temps. Sélectionnez celles que vous souhaitez mettre dans le déboursé.

ATTENTION! Soyez certain de votre sélection parce qu’il n’est pas possible de renverser la transformation en déboursé.

Une fois la sélection complétée, cliquez sur « Créer des déboursés ». 

Vous serez automatiquement redirigé dans votre liste de déboursés et verrez vos nouveaux déboursés au nom de vos employés. Si vous avez sélectionné des entrées provenant de plusieurs employés, Collabox séparera les dépenses automatiquement pour chaque employé. Vous aurez alors autant de déboursés créés que d’employés ayant rempli des dépenses.
Si vous cliquez sur le déboursé, vous pourrez voir quelles dépenses vous aviez sélectionnées avec leurs montants. Cependant, si vous avez ajouté des dépenses et du kilométrage, vous ne pouvez pas les discerner une fois transformé en déboursé.


Feuille de temps géolocalisée

By 10 avantages de travailler avec Collabox, Efficacité, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de feuille de temps

Une nouvelle fonctionnalité vient de faire son apparition dans le Collabox : la feuille de temps géolocalisée! Cet ajout permet de connaître à quel endroit vos employés entrent leurs heures. Cet outil de contrôle est super pratique pour savoir si le petit retardataire du bureau entre ses heures alors qu’il est toujours dans l’autobus.

Comment activer ou désactiver la géolocalisation?

Que vous souhaitiez activer ou désactiver cette option pour votre organisme, le chemin est le même, vous n’aurez qu’à cocher ou non la case. Pour y arriver, vous devez afficher les réglages de l’organisme en cliquant sur « Organisme ».

Organisme

Pour activer la fonction, il ne reste qu’à cocher sur la case « Géolocalisation des feuilles de temps ». Par contre, il ne faut pas oublier d’enregistrer les modifications!
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Vous voulez consulter les données de géolocalisation de vos employés? Rien de plus simple, puisque le rapport par employés vous l’indique. Nous avons même pensé à vous donner un lien Google Maps pour visualiser sur une carte, les entrées. 

Pour avoir accès au rapport, vous devez d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » dans la barre de navigation au haut de la page. 

Ensuite, vous devez au moins choisir une option dans la catégorie « Rapport par employés » comme « Inclure le détail des heures » dans l’exemple ci-dessous. N’oubliez pas de cocher « Inclure la géolocalisation »! 

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Voici un exemple de rapport par employés des entrées de la feuille de temps géolocalisée. Comme vous pouvez voir dans la colonne à droite, les entrées avec une géolocalisation possèdent un lien de localisation.


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Si vous cliquez sur lien, vous verrez la position d’où a été faite l’entrée sur la carte.

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Le rapport de progression

By Progression, Rapport de feuille de temps, Rapports

Connaissez-vous le rapport de progression ? 

Il vous permet de voir en un clin d’oeil lesquels de vos projets vont bien et ceux en dépassement de coût. Il vous permet de gagner du temps parce que vous voyez directement l’avancement du projet, le montant vendu au client et le total des honoraires de vos employés à date. Le rapport est pratique et accessible, il suffit de quelques clics et le tour est joué. Vos projets sont souvent en plusieurs phases comme c’est le cas en architecture ou en construction. On a pensé à tout! Le rapport de progression devient un outil précieux puisqu’il vous permet de faire le suivi par phase!

Le rapport de progression est bientôt à votre portée, vous devez avant tout vérifier si un taux horaire a été assigné à vos employés et remplir certaines conditions. Si c’est déjà fait, continuer un peu plus bas.

Configuration du taux horaire par employé

Pour ce faire, il faut aller dans le menu configuration situé au haut de la page.

Ensuite, vous devez aller chercher, dans la barre latérale de gauche, la section « employés ».

Vous aurez alors la liste de tous les employés de votre entreprise. En cliquant un nom, vous afficherez la fiche de l’employé. Pour consulter son taux horaire, il faut cliquer sur l’onglet « Taux horaire ».

Cette page vous présente le taux horaire coûtant et vendant de cet employé. Si aucun taux horaire n’est affiché, vous devez l’ajouter en cliquant sur « Ajouter un taux horaire vendant ». Le montant des honoraires vendant est nécessaire dans le calcul du rapport de progression. Sans lui, le rapport n’affichera pas. Il est aussi possible de modifier un taux horaire pour un employé dans la page du projet pour indiquer un taux horaire spécial uniquement pour ce projet.

Maintenant que vos employés ont un taux horaire d’assigné, vous êtes prêt pour le rapport de progression. Les instructions ci-dessous vous indiquent quelles sections remplir pour faire afficher votre rapport de progression.

Quoi remplir pour faire afficher un rapport de progression?

Avant d’afficher vos rapports de progression, vos projets doivent contenir certaines informations.

  1. Le montant vendu : Il s’agit de la somme que vous avez vendue à votre client pour l’ensemble du projet.
  2. Honoraires : Vos employés doivent faire des entrées dans la feuille de temps ET inscrire qu’ils travaillent sur le projet. Sinon, leur temps ne sera pas comptabilisé sur le projet et le rapport de progression ne sera pas à jour. Le taux horaire coûtant doit être configuré (voir plus haut).
  3. État de progression : Lorsque vous êtes dans la fiche du projet, vous devez indiquer le niveau d’avancement de ce dernier en pourcentage.

Une fois que les projets sont complétés avec l’information nécessaire, la prochaine étape consiste à faire afficher le rapport en soi. Vous allez voir, ça prend seulement cinq clics de souris. 

Comment faire pour afficher le rapport de progression?

Pour faire afficher le rapport de progression, on doit d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » située dans la barre du haut.

Une fois dans le menu des rapports, vous pourrez trouver l’option « Rapport de progression » dans la barre de navigation de gauche.

Vous pouvez ensuite choisir la période de temps que vous voulez pour l’affichage du rapport. Collabox vous présentera les informations de tous les projets remplissant les conditions nécessaires pour le rapport d’affichage. Il est aussi possible de choisir le détail d’un projet en particulier en l’indiquant dans le menu déroulant.

 

On en profite aussi pour vous expliquer une fonctionnalité bien pratique pour certains corps de métier comme les architectes, les entrepreneurs en construction ou les ingénieurs. C’est le rapport de progression par phase. 

Ce type de rapport permet de voir l’état d’avancement d’un projet et les coûts engendrés en honoraires vs le montant vendu au client. Il vous offre aussi le détail par phase du projet. Ainsi, il est possible de voir quelles phases sont en dépassement de coûts.

Par exemple: les salaires des employés qui ont travaillé sur les plans et devis et sur l’administration du contrat et la supervision du chantier qui peuvent être la cause du dépassement de coût sur un projet.

Remplir sa feuille de temps pour les vacances

By Agenda, Calendrier, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Vacances-maladie

Le temps des vacances arrive à grand pas. Si vous désirez (ou devez!) entrer vos vacances dans votre feuille de temps, pourquoi ne pas prendre de l’avance et les entrer avant de prendre congé

Configuration de la saisie des dates ultérieures

Chaque employé peut facilement accéder à cette fonction. Mais d’abord, une petite configuration s’impose!

Premièrement, sélectionnez « Organisme » dans l’onglet Préférences du menu principal, en bas à gauche de votre écran.

.Emplacement de l'onglet "Organisme" dans le menu principal

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Parmi les options qui s’offrent à vous, choisissez l’onglet « Infos ».

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Vue du menu "Infos"

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Puis, veuillez sélectionner l’option « Permettre le remplissage de feuilles de temps pour les dates ultérieures ». Le tour est joué!

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Case à cocher

Ajouter ses vacances dans la feuille de temps

Visitez votre feuille de temps. Par défaut, quand vous visitez cette section, on vous affiche la feuille de temps de la journée en cours.

Dans le haut à gauche de votre écran, vous pouvez sélectionner la date à laquelle vous commencez vos vacances. Remplissez ensuite votre feuille de temps en conséquence. Procédez de la même façon pour remplir les autres journées.

Copier la journée précédente

Une autre façon, beaucoup plus rapide, de saisir les journées de vacances supplémentaires est d’utiliser la fonction « Copier la journée précédente » dans votre feuille de temps. Cette fonctionnalité est pensée pour vous faciliter la vie : elle copie l’entrée et les sélections des projets, heures de début, heure de fin et commentaires de toutes les entrées de temps de la veille. C’est parfait pour l’ajout des vacances! Efficaces et faciles à modifier au besoin, les nouvelles entrées se modifient ou se suppriment sans conséquence. Parfait pour les comptables en missions d’une semaine, ou pour celui qui revient de 2 semaines de vacances. En quelques clics, il peut mettre à jour sa feuille de temps. Si vous êtes gestionnaire, vous aimeriez sans doute lire l’article La gestion des vacances pour mieux planifier les vacances de vos employés avec Collabox.

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