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Projets

Gestion de projets

La gestion de projets est le coeur d’une entreprise et par conséquent elle permet de gérer les « livrables » en plus de structurer le temps nécessaire à la réalisation.

Grâce au Collabox vous pouvez attribuer les bonnes tâches ainsi que les responsabilités aux ressources dédiées au projet.

Il faut ajouter un aspect important de la gestion de projets, la rentabilité du projet. Les rapports de suivi  des projet permettent de suivre les revenus et les coûts associés.

Le Collabox est l’outil performant pour gérer vos projets.

Rapport de gestion par projets

By Projets, Rapports

La gestion par projets est essentielle pour contrôler vos opérations. Il devient donc essentiel d’obtenir des rapports qui vous permettent d’avoir une vue d’ensemble ou détaillée sur le temps que les membres de vos équipes consacre aux différentes actions pour une période donnée.  Voici donc un aperçu…

C’est bien naturel que le rapport par projet soit le document le plus produit et utilisé dans un logiciel de gestion de projets. C’est d’ailleurs le cas pour Collabox. Il vous fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir sur vos projets: 

  • factures,
  • déboursés,
  • salaires,
  • heures,
  • ressources,
  • bons de commande,
  • budget restant,
  • etc.

Nommez-les! Pas besoin de fouiller dans les feuilles de temps de vos employés pour trouver une information sur un projet. Tout se trouve dans ce rapport qui est très rapide à produire. Il s’exporte même en Excel!

Pour accéder à la page du rapport, cliquez sur l’icône Rapports, dans le haut de la page de votre Collabox.

Menu horizontal de Collabox

Puis, sélectionnez Projets dans le menu de gauche de Collabox.

Menu vertical de Collabox

Le rapport par projet se crée en 4 étapes :

  1. Déterminez la période qui sera couverte par le rapport à l’aide des menus déroulants.
  2. Choisissez le projet, dans le menu déroulant, sur lequel vous souhaitez obtenir des informations.
  3. Choisissez, si désiré, un employé ou un service en particulier sur lequel portera le rapport.
  4. Déterminez la façon dont les informations seront classées dans le rapport (employés, service ou ordre chronologique) en sélectionnant l’option qui vous intéresse.

Note : Le système se souvient des derniers éléments sélectionnés dans le formulaire.

Formulaire du rapport par projet

Une fois ces paramètres choisis, vous pouvez soit afficher immédiatement le rapport sans modifier les autres paramètres, soit ajuster les paramètres en fonction de vos besoins. Pour afficher le rapport, cliquez sur le bouton Afficher le rapport situé dans le bas de la page. Si vous voulez exporter le rapport en format Excel, cliquez directement sur l’icône Excel juste au-dessus du bouton Afficher le rapport

Exemple de rapport par projet, classé par employé

Le calendrier de production

By Calendrier, Projets

Le calendrier de production. Ce rêve impossible de nombreuses compagnies est accessible grâce à Collabox! Un affichage simple vous présente les projets dus, le personnel affecté ainsi que le temps travaillé. 

Pour afficher le calendrier de production, ouvrez votre calendrier dans Collabox en cliquant sur l’icône Agenda au haut de la page. Ensuite, sélectionnez Projets dans le menu déroulant. N’oubliez pas de cliquer sur Ok!

Calendrier de production

Zoom sur la case d’une échéance de livraison de projet
Calendrier de production

Configuration des projets pour l'affichage du calendrier

Vous devez d’abord ouvrir ou créer un projet. Ensuite, indiquez la date de livraison du projet ainsi qu’un nombre d’heures maximal autorisé pour vos employés.

Page Mise à jour d’un projet

Cliquez sur l’onglet Affectations et sélectionnez les employés associés au projet.

Page Affectations au projet [nom du projet]

Et voilà ! Votre calendrier de production est né.

Vous consultez souvent votre calendrier de production? Créez-vous un raccourci pour y accéder rapidement!

Projets par phase

By Calendrier, Projets

Les projets par phases. Cette particularité est notamment utilisée par les firmes d’architecture et les entrepreneurs en construction. Elle permet d’avoir et de facturer en fonction de différentes étapes (phases) dans vos projets, par exemple la conception des plans, la surveillance des travaux, etc.  

Pour accéder à la liste de vos projets

Pour accéder aux projets, il faut d’abord cliquer sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

Configuration

Ensuite, vous devez cliquer sur projet dans la barre la latérale.

Projets

Ne reste plus qu’à choisir le projet que vous souhaitez modifier.

La première étape consiste à inscrire dans la première case le montant vendu du projet.architecte7 Pour répartir entre les différentes phases, vous avez deux options qui s’offrent à vous. La première permet d’entrer des montants d’argent pour chacune des phases. Ainsi, vous pouvez décider pour chaque projet quel montant est associé pour les phases par exemple 3750 $ pour les esquisses. La seconde option permet plutôt d’entrer une valeur en pourcentage. On pourrait donc séparer chaque phase en pourcentage. Par exemple, les études préconceptuelles représentent 25 % de la totalité de mon projet. Ce qui est merveilleux c’est que le montant s’ajustera automatiquement en fonction du montant vendu.
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Il faut cependant être prudent avec les données saisies. En effet, il est possible d’inscrire des valeurs et d’obtenir un total supérieur au montant vendu. Vous pouvez le remarquer par le total en pourcentage qui dépassera 100 % comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Réajustez vos données afin que le total soit au maximum à 100 %.
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La dernière colonne nommée « Progression » est une valeur utilisée seulement à l’interne, c’est-à-dire que le client ne verra jamais le niveau de progression. VOUS devez inscrire les valeurs de progression pour chaque phase, elle ne se calculera pas d’elle-même. De toute façon, la progression est plutôt une question d’expertise et d’appréciation du niveau réel de progression des travaux. Il n’est donc pas question d’utiliser les ratios d’heures ou de coûts engendrés. C’est l’expert, typiquement le chargé de projet, qui peut déterminer le niveau de progression du projet. Notez que la progression est la donnée importante qui permet de produire le rapport de progression. Pour plus d’information sur ce rapport, consultez notre texte sur ce sujet.architecte5

Lorsque vous serez rendu à la facturation, ces informations seront la base sur laquelle vous pourrez produire votre facture.

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Colonne 1 : Cette colonne permet d’inscrire le niveau d’avancement (contrairement au niveau de « progression », le niveau d’avancement est un niveau de réalisation des travaux qu’on communique au client. Ce dernier peut être différent du niveau de progression pour des motifs de stratégie d’affaires, de vente ou de gestion. Enjeu toujours sensible, le niveau d’avancement détermine la portion de travail à facturer sur le projet.

Exemple : Les plans sont prêts, mais il manque quand même quelques détails. Cependant, vous savez qu’ils sont assez complets pour les goûts du client. Le niveau d’avancement serait alors de 100 %, mais le niveau de progression serait plutôt de 90 % parce que vous savez qu’il reste encore des modifications à faire.  

Colonne 2 : Cette colonne vous affiche un résumé des montants des travaux complétés jusqu’à ce jour. Ce dernier fonctionne avec le niveau d’avancement.

Colonne 3 : Cette colonne vous présente les montants qui ont déjà été facturés. C’est très utile quand on envoie plusieurs factures au client et qu’on ne veut pas perdre le fil.

Colonne 4 : Cette colonne rassemble uniquement les montants qui seront facturés. Dans le cas présent, il manquait 25 % d’avancement sur la phase de projet définitif. Cela équivaut à 3 125 $ qui est facturé sur cette facture.

Taux horaire spécifique à un projet pour vos services

By Calendrier, Configuration, Projets, Taux

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Vous ne facturez pas le même taux horaire pour un même service à tous vos clients?

Vous pouvez le modifier spécialement pour un projet. C’est simple, il suffit de suivre les étapes. Si vous voulez simplement configurer un taux par défaut, dirigez-vous sur cette page qui fournit toutes les explications.

Comment changer le taux horaire pour un service dans un projet

La première étape consiste à obtenir la fiche du projet. Pour ce faire, on clique sur « Configuration » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, on accède à la liste des projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale gauche.

Projets

Enfin, on clique sur le projet que l’on veut modifier. Dans l’exemple suivant, il s’agit de la Campagne printemps 2007 d’ABC construction.

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Une fois dans la fiche du projet, vous devez cliquer sur l’onglet « Taux ».

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Vous serez ensuite automatique redirigé sur la page des taux spécifiques à ce projet. Sur cette page, vous pouvez modifier autant les taux pour vos employés, mais aussi pour les services.
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La dernière étape est plutôt simple, il suffit d’entrer le montant que vous voulez charger à votre client sur ce projet en particulier. N’oubliez surtout pas d’enregistrer la modification en cliquant sur « Enregistrer » au bas de la page. Dans l’exemple ci-dessous, on modifie le taux horaire pour le service « Brainstorming » de 40 $ à 75 $ de l’heure.

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Une fois que le taux horaire est ajusté, il sera comptabilisé correctement lors de votre facturation, mais aussi dans l’affichage des rapports. Pour ce faire, vous devez d’abord cliquer sur « Rapports » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, vous devez aller chercher les rapports associés aux projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale de gauche.

Enfin, il faut sélectionner les options « Prix vendant » et « Calculer les montants selon le taux des services”. Collabox vous affichera alors le rapport résumant vos projets en fonction des nouveaux taux de services que vous avez établi. 

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Résumé des projets en 3 clics

By Projets

Feuille de temps 4.9On aime tous suivre nos projets. C’est pourquoi nous avons créé un rapport simple faisant le survol des heures travaillées. Le tout grâce au module feuille de temps. Lorsque vos employés entrent leurs heures, ils doivent inscrire le projet sur lequel ils travaillent. Lorsque les heures sont saisies dans Collabox, on peut produire un rapport identifiant quels projets retiennent vos employés. (Nous ne sommes toutefois pas responsables s’ils ne les ont pas entrées correctement.) Collabox vous permet ainsi de rassembler ces données dans un seul rapport en seulement trois clics.

Comment afficher le récapitulatif des projets

1er clic : Accéder à la section “Rapports” en cliquant sur l’icône dans la barre de menu du haut.
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2e clic : Dans la barre de gauche, vous avez les différentes options de création de rapports. Celui qui nous intéresse c’est « Projets ».
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3e clic : C’est le moment de choisir les options d’affichage du rapport. On peut indiquer la période de temps et, si l’on veut, un projet, un employé ou un service en particulier.
Feuille de temps 3Une fois les décisions prises, cliquez sur “Afficher le rapport” au bas de la page. Le petit icône avec le “x” juste au-dessus vous permettra de télécharger sur votre ordinateur le rapport sous la forme d’un fichier Excel.
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Le rapport produit vous donne donc le détail de chaque projet avec le personnel qui y a travaillé. Vous pouvez aussi voir le nombre d’heures facturé par projet.Feuille de temps 4

Il y a même un récapitulatif disponible au bas de la page pour voir d’un coup d’œil toutes les informations importantes. 

Feuille de temps 5

Créer des sous-projets

By Calendrier, Projets

Certains projets plus complexes que d’autres se subdivisent en sous-projets. Il est possible de reproduire cette arborescence dans Collabox pour mieux gérer le processus de réalisation. Pour ce faire, vous devez d’abord créer le projet « parent » ou projet principal.  

Une fois votre projet créé, rendez-vous dans la fiche du projet.

Cliquez sur l’icône Configuration.

Menu horizontal de Collabox

 

Rendez-vous dans la section Projets, puis cliquez sur le projet « parent ».

Menu vertical, section Configuration

 

Dirigez-vous sous l’onglet Arborescence. Cliquez sur Ajouter un sous-projet.

Page Arborescence du projet [nom du projet]

 

Remplissez les champs pertinents et enregistrez le tout. Votre sous-projet sera créé!

Vous pourrez décliner votre projet « parent » en autant de sous-projets que vous le souhaitez.

Intéressant à savoir : Lorsque vous produisez un rapport par projet, si vous sélectionnez un projet « parent », on vous donne également la possibilité d’inclure le temps des sous-projets. Vous aurez donc une vue d’ensemble de la famille.

Différence entre projets et services

By Calendrier, Projets

Pour les nouveaux utilisateurs, la notion de service n’est pas toujours évidente.  Non pas que le concept soit révolutionnaire, mais il est légitime de se demander quelle est la différence entre un service et un projet.


Un service

Un service est un type d’activité que vous faites dans votre entreprise, votre travail ou votre société.  Nommons de façon très générale: planification, gestion, analyse, recherche documentaire, remue-méninges, charge de projet, etc. 

La distinction importante est qu’un service peut être fait sur n’importe quel projet.  On peut aussi bien faire de la recherche documentaire sur un projet de CARTES D’AFFAIRES que sur l’ÉLABORATION D’UNE CAMPAGNE TÉLÉVISION ou encore sur un projet de RÉDACTION DE CONTRAT NOTARIÉ.

Un projet

Un projet pour sa part est plus spécifique et est rattaché à un client, c’est le mandat sur lequel vous travaillez, comme par exemple:

  • Carte d’affaires pour monsieur Auclair
  • Conception d’un plan de travail pour l’entreprise XY
  • Mise en page du rapport annuel 2019
  • Création du site web
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