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Août 18

Rapport de travaux en cours

By Louise Lahaie Fonctions ERP (enterprise resource planning), Progression, Rapports

Le rapport de travaux en cours permet de visualiser rapidement l’ensemble de vos projets facturables par transaction (feuilles de temps) avec leur état d’avancement. Non seulement verrez-vous le suivi des montants en temps réels, mais vous pourrez visualiser le pourcentage d’heures réalisées.

Vous serez ainsi en mesure de bien gérer vos affaires. Il nécessite l’utilisation de plusieurs fonctions ERP (enterprise resource planning) du Collabox.

Vérifications préalables

Pour obtenir les « vrais » chiffres de votre entreprise, assurez-vous d’abord d’avoir effectué les entrées suivantes pour chaque projet dans le Collabox :

Offres de services
Factures
Déboursés
Feuilles de temps

De plus, assurez-vous que les mises à jour sur les projets ont été faites et que la case « facturable par transaction est bien cochée » dans la fiche projet.

Produire le rapport de travaux en cours

D’abord, sélectionnez le menu « Rapports ».

Onglet Rapports dans le menu principal de Collabox.

Puis, cliquez sur l’onglet « Rapport de travaux en cours » dans le menu gris de gauche.

Image montrant où trouver l'accès au rapport de travaux en cours dans le menu gris de gauche.

Plusieurs options de filtres s’offrent à vous pour la création du rapport. Cochez les éléments désirés et sélectionnez les options des menus déroulants, le cas échéant. Les transactions font références aux entrées de feuilles de temps de vos employés.

Page de création de rapport de travaux en cours avec les différents filtres de recherches possibles.

Le tableau de base généré par le Collabox ressemble à ceci.

Exemple fictif d'un tableau généré par le rapport de travaux en cours.

Description des champs

Le tableau produit dans le rapport est divisé par colonne. Chaque colonne est associée à un champ en particulier. Les premiers champs font référence au contexte du projet. Voyez d’abord le nom du client, son numéro de projet ainsi que son nom.

Extrait des trois premières colonnes, ou trois premiers champs, du rapport de travaux en cours. Ils contextualisent le projet avec le nom du client, le numéro de projet et son nom.

La deuxième portion du tableau fait plutôt référence à l’aspect financier du projet. On y voit le montant prévu provenant de l’offre de services. Le montant déjà facturé au client est indiqué, ainsi que le montant restant à facturer.

La progression fait référence au pourcentage d’avancement écrit à la main par l’employé dans la fiche du projet. De son côté, la progression calculée fait référence au pourcentage de l’argent prévu (honoraires, équipement, produit, sous-traitance, etc.) qui est actuellement dépensé en fonction des informations inscrites à l’offre de services.

Vient ensuite la rentabilité réelle du projet. La colonne « Travaux en cours » fait référence au montant d’argent travaillé mais pas encore facturé. Assurez-vous de bien mettre à jour le pourcentage de progression de vos projets pour obtenir un chiffre en temps réel. Finalement, un rapide coup d’œil au champ « heures travaillées » permet de voir l’avancement en heures du projet et de prévoir les dépassements de coûts avant qu’ils ne se produisent!

Extrait de la première ligne du tableau de rapport de travaux en cours qui mentionnent les noms des champs liés à la portion monétaire des projets.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Mar 09

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Le rapport de progression

By Louise Lahaie Progression, Rapport de feuille de temps, Rapports

Connaissez-vous le rapport de progression ?

Il vous permet de voir en un clin d’œil lesquels de vos projets vont bien et ceux en dépassement de coûts. Gagnez du temps en visualisant directement l’avancement du projet, le montant vendu au client et le total des honoraires de vos employés.

Le rapport est pratique et accessible, il suffit de quelques clics et le tour est joué. Vos projets sont souvent en plusieurs phases comme c’est le cas en architecture ou en construction. On a pensé à tout! Le rapport de progression devient un outil précieux puisqu’il vous permet de faire le suivi par phase!

Configuration du taux par employé

Le rapport de progression est bientôt à votre portée, vous devez avant tout vérifier si un taux horaire a été assigné à vos employés et remplir certaines conditions. Voici comment faire. Si c’est déjà fait, continuez la lecture un peu plus bas.

Configuration du taux horaire par employé

Pour ce faire, il faut aller dans le menu configuration situé au haut de la page.

Ensuite, vous devez aller chercher, dans la barre latérale de gauche, la section « employés ».

Vous aurez alors la liste de tous les employés de votre entreprise. En cliquant un nom, vous afficherez la fiche de l’employé. Pour consulter son taux horaire, il faut cliquer sur l’onglet « Taux horaire ».

Cette page vous présente le taux horaire coûtant et vendant de cet employé. Si aucun taux horaire n’est affiché, vous devez l’ajouter en cliquant sur « Ajouter un taux horaire vendant ». Le montant des honoraires vendant est nécessaire dans le calcul du rapport de progression. Sans lui, le rapport n’affichera pas. Il est aussi possible de modifier un taux horaire pour un employé dans la page du projet pour indiquer un taux horaire spécial uniquement pour ce projet.

Afficher le rapport de progression

Maintenant que vos employés ont un taux horaire d’assigné, vous êtes prêt pour le rapport de progression. Les instructions ci-dessous vous indiquent quelles sections remplir pour faire afficher votre rapport de progression.

Quoi remplir pour faire afficher un rapport de progression?

Avant d’afficher vos rapports de progression, vos projets doivent contenir certaines informations.

Le montant vendu : Il s’agit de la somme que vous avez vendue à votre client pour l’ensemble du projet.
Honoraires : Vos employés doivent faire des entrées dans la feuille de temps ET inscrire qu’ils travaillent sur le projet. Sinon, leur temps ne sera pas comptabilisé sur le projet et le rapport de progression ne sera pas à jour. Le taux horaire coûtant doit être configuré (voir plus haut).
État de progression : Lorsque vous êtes dans la fiche du projet, vous devez indiquer le niveau d’avancement de ce dernier en pourcentage.

Une fois que les projets sont complétés avec l’information nécessaire, la prochaine étape consiste à faire afficher le rapport en soi. Vous allez voir, ça prend seulement cinq clics de souris.

Comment faire pour afficher le rapport de progression?

Pour faire afficher le rapport de progression, on doit d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » située dans la barre du haut.

Une fois dans le menu des rapports, vous pourrez trouver l’option « Rapport de progression » dans la barre de navigation de gauche.

Vous pouvez ensuite choisir la période de temps que vous voulez pour l’affichage du rapport. Collabox vous présentera les informations de tous les projets remplissant les conditions nécessaires pour le rapport d’affichage. Il est aussi possible de choisir le détail d’un projet en particulier en l’indiquant dans le menu déroulant.

Le rapport de progression par phase

Ce type de rapport permet de voir l’état d’avancement d’un projet et les coûts engendrés en honoraires versus le montant vendu au client. Il vous offre aussi le détail par phase du projet. Ainsi, il est possible de voir quelles phases sont en dépassement de coûts.

Par exemple: les salaires des employés qui ont travaillé sur les plans et devis et sur l’administration du contrat et la supervision du chantier qui peuvent être la cause du dépassement de coût sur un projet.