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Vous pouvez « construire » vos produits dans le Collabox en plus d’y indiquer un prix ainsi qu’une description.

Par conséquence vous sauverez beaucoup de temps pour la création de vos offres de services et pour la facturation.

Vous pouvez déterminer les postes budgétaires de vos produits pour votre comptabilité (les clients ne les verront nulle part).

De plus vous pouvez laisser une note, cette fois-ci à l’intention des clients, afin de clarifier les inclusions et exclusions.

Lorsque vous facturez un produit, ces informations se retrouvent automatiquement sur la facture, ce qui vous fait sauver temps et énergie.

La présentation des produits

By Comptabilité, Produits et inventaire

Quand on vend des objets, des biens tangibles, de la bouteille de bière à la bicyclette, la notion de « produit » nous est familière. Vendre des produits présente de nombreux avantages : on y rattache facilement une idée de prix, on en estime aisément la valeur, on sait ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas. C’est facile d’expliquer ce qui est compris dans le prix payé.

Avec un peu de créativité, on peut profiter de plusieurs de ces avantages pour la commercialisation, même si on vend des services et que notre prestation est moins tangible. Un bon point de départ est de « construire » nos produits dans le Collabox. On y mettra:

  • un prix et une description, et on sauvera beaucoup de temps pour la création de nos offres de services et pour la facturation.

Dans notre logiciel, vous pouvez déterminer les postes budgétaires de vos produits pour votre comptabilité (les clients ne les verront nulle part) et laisser une note, cette fois-ci à l’intention des clients, afin de clarifier les inclusions et exclusions, entre autres. Lorsque vous facturez un produit, ces informations se retrouvent automatiquement sur la facture, ce qui vous fait sauver temps et énergie.

Rendez-vous dans la section des produits pour observer cela. 

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez la page Produits à l’aide du menu vertical.

Menu vertical de Collabox

Puis cliquez sur Ajouter un produit, dans le haut de la page.

Page Liste des produits

La section 1 que vous voyez sur l’image ci-dessous est réservée aux notes.

La section 2 comprend tous les postes budgétaires. Si le produit n’est pas facturable à l’heure, n’inscrivez rien dans la colonne Heures facturables! Le montant doit être reporté dans la colonne Montant à l’extrême droite.

La section 3 sert à déterminer les éléments qui se retrouveront sur la facture. Les postes budgétaires ne s’afficheront pas sur celle-ci puisque vous voulez sans doute présenter les tarifs différemment pour votre client. Notez bien que le montant total de la facture doit correspondre au montant total calculé en fonction des postes budgétaires. Dans le cas contraire, vos comptes ne balanceraient plus.

Page Mise à jour d’un produit

En remplissant ces champs, la mise en forme de la facture est automatisée. Lorsque vous ajoutez une facture pour ce produit, vous obtiendrez un document fini qui ressemble à cela :

Exemple de facture

Sur ce, nous vous souhaitons de belles ventes!

Gestion d’inventaire par entrepôt

By Comptabilité, Inventaire, Produits et inventaire

Il existe dans Collabox une configuration avancée pour la fonctionnalité d’inventaire qui permet à chaque employé de participer à la gestion de l’inventaire. En effet, ils peuvent maintenant gérer les entrées et sorties des produits.

Un aspect intéressant de cette nouvelle configuration est la gestion d’inventaire par « entrepôts multiples ». Vous pouvez définir différents entrepôts qui peuvent aussi bien être un local d’entreposage, un camion dans lequel du matériel d’installation est conservé, et même une machine distributrice. Tout lieu qui « garde du stock » peut être considéré et géré comme un entrepôt.

La gestion d’inventaire est reliée à plusieurs autres fonctionnalités pour que vous puissiez faire un meilleur suivi des entrées et sorties, et que vous soyez avisés dans le cas de ruptures de stock prévisibles

Tout commence par la liste des entrepôts, que vous trouverez dans le module Comptabilité. Cette liste vous permet d’inscrire tous vos entrepôts, de voir le niveau de stock en un clin d’œil et de choisir un entrepôt par défaut.

Page Liste des entrepôts

Ensuite, dans vos fiches de produits, toujours dans le module Comptabilité, vous verrez une section apparaître avec vos entrepôts. Vous pourrez y inscrire l’inventaire, ainsi que le minimum et le maximum de ce produit que vous devez retrouver dans chacun des entrepôts.

Page Mise à jour d’un produit

Ces informations apparaîtront dans la liste de produits sous forme abrégée. Vous y verrez une liste de vos produits avec la quantité en inventaire et le minimum requis pour tous les entrepôts additionnés. Les quantités s’affichent en bleu lorsqu’il y a plus de produits que le minimum requis, et en rouge lorsqu’il en manque. 

Page Liste des produits

Dès que le système détecte que vous n’avez plus la quantité minimum nécessaire ou que vous dépassez le maximum dans votre entrepôt, il vous envoie une alerte si vous l’avez activée. Elle se trouve dans vos préférences, sous l’onglet Préférences avancées.

Page Mes préférences, onglet Préférences avancées

À partir du moment où ces configurations sont terminées, vous pouvez gérer la sortie de vos produits en indiquant directement les quantité retirées ou ajoutées à l’entrepôt ou en facturant vos clients.
Lorsque vous créez une facture, vous devez remplir le champ Qté Exp, correspondant à la quantité expédiée de produit, soit la quantité facturée au client. Par exemple, si on écrit « 5 » dans ce champ, Collabox inscrira automatiquement une sortie de 5 items de ce produit et l’inventaire s’ajustera tout seul.

Page Mise à jour d’une facture

Nous avons aussi adapté une page d’ajustement d’inventaire à l’affichage sur appareil mobile, dans le but d’aider vos employés en déplacement à ne jamais perdre le compte. Lorsque vous allez dans une fiche produit, vous trouvez au haut de la page le lien Variation d’inventaire. Il vous mènera sur une petite fiche d’ajustement d’inventaire pour ce produit.

Page Variation d’inventaire sur appareil mobile

Afin de surveiller les différents mouvement dans l’inventaire sur une période de temps déterminée, vous pouvez consulter le rapport Historique produits dans le module Rapports. Vous y verrez même par quel employé ont été effectuées les entrées et sorties.

Rapport Historique produits

Cette nouvelle façon de gérer l’inventaire vous intéresse? Contactez-nous pour l’utiliser dans votre Collabox.

Étiquettes avec code-barres et code QR

By Comptabilité, Produits

Vous avez besoin d’étiqueter vos produits avec un code-barres ou un code QR? Vous pouvez maintenant créer les étiquettes à partir de Collabox!

Vous souhaitez garder un inventaire serré de vos produits qui soit de facture professionnelle? Nous avons la solution!

Avec la nouvelle fonction du logiciel, choisissez le code-barres ou les codes QR avec fiche complète ou avec inventaire pour créer vos étiquettes. Le principe de ces étiquettes est de générer un code qui donne directement accès à l’un de vos produits dans Collabox, lorsque vous le scannez avec votre téléphone. Vous gagnerez en rapidité et en efficacité.

Créer les étiquettes

Pour créer des étiquettes, cliquez sur le module Comptabilité.

Menu en haut de la page

Puis, sélectionnez Produits.

Menu de gauche, sous le module Comptabilité

Cochez les cases correspondant aux produits pour lesquels vous souhaitez des étiquettes, puis cliquez sur Code-barres. Une sous-section s’ouvrira avec les différents paramètres des étiquettes.


Page Liste des produits

Il ne vous reste qu’à modifier les paramètres qui vous intéressent, puis cliquer sur Imprimer! Une page PDF s’ouvrira avec vos étiquettes, que vous pourrez imprimer par la suite. Les sections Début colonne et Début rangée vous permettent d’indiquer précisément l’endroit où vous voulez imprimer sur la feuille. La case Page complète fait répéter le ou les codes sur une page entière.

Sous-section Code-barres de la page Liste des produits

Comment utiliser les étiquettes avec Collabox
Important : Vous devez installer une application sur votre téléphone intelligent (ou votre tablette) qui sache lire les codes-barres et codes QR si vous ne détenez pas de scanneur capable de lire ces différents types de codes. Ceci est un prérequis pour pouvoir utiliser les étiquettes avec Collabox. 
Pour lire une étiquette, prenez bien soin d’effectuer les deux étapes suivantes dans l’ordre :

  1. Connectez-vous à votre compte Collabox sur votre téléphone intelligent, votre tablette ou votre ordinateur auquel est connecté un scanneur. Cette étape est essentielle pour que vous ayez accès aux informations du produit, puisque nous avons mis au point un système de sécurité qui empêche toute personne non autorisée d’y avoir accès.
  2. Utilisez votre application pour scanner l’étiquette que vous souhaitez lire, ou votre scanneur. La page d’information sur votre produit s’ouvrira.

Les différents types de code
Le code-barres
Le code-barres demande un peu plus de travail que les codes QR pour accéder à la fiche d’un produit. En effet, il vous faut configurer votre téléphone pour que la fiche détaillée du produit scanné s’ouvre.

Exemple de code-barres pour le produit Blé d’inde

Voici sur quelle page on arrive après avoir scanné le code-barres en exemple (avec une téléphone bien configuré) :

Page Mise à jour d’un produit
Produit : Blé d’inde

Configurer son téléphone sous Android


1. Installer l’application Barcode Scanner sur votre téléphone à partir de votre Play Store.

Application Barcode Scanner dans le Play Store

2. Ouvrir l’application, puis cliquer sur les trois petits points en haut de l’écran pour ouvrir les paramètres. Sélectionner « Settings ».

Menu de l’application

3. Dans « Settings » (Paramètres), sélectionner « Custom search URL » (URL de recherche personnalisée). Ce paramètre vous permet de choisir vers quel site web vous serez dirigé en scannant un code-barres

Paramètres de l’application

4. Écrire le lien suivant dans le champ d’URL : https://www.collabox.com/barcode/%s. Les symboles « %s » qui se trouvent dans l’URL seront remplacés par la valeur du code-barres que vous scannerez.

Adresse internet (URL) de Collabox à inscrire dans l’application

5. Scanner un code-barres à l’aide de l’application, puis cliquer sur  » Custom search », en bas à droite de l’écran. L’application vous dirigera directement dans la fiche de votre produit enregistré dans Collabox.

Scan du code-barres d’un produit enregistré dans Collabox

Votre application est prête à être utilisée avec les codes-barres de Collabox!


Configurer son téléphone sous iOS


1. Installer l’application QR Reader for iPhone sur votre téléphone à partir de votre Apple Store

Application QR Reader for iPhone dans l’Apple Store

2. Dans les paramètres (settings) de l’application, cliquer sur Send barcode to web server.

Paramètres de l’application QR Reader for iPhone

3. Activer le paramètre en s’assurant que le bouton de Activate soit vert. Puis, inscrire l’adresse URL suivante dans le champ Website URL : www.collabox.com/barcode/[code].

Configuration du serveur (Server Setup)

4. Retourner sur l’application pour scanner un code-barres.


Le code QR fiche complète
Le code QR fiche complète vous donne accès à la fiche détaillée du produit scanné, sans que vous n’ayez besoin de configurer quoi que ce soit. Vous saurez toujours ce qui se trouve dans les boîtes!

Exemple de code QR fiche complète pour le produit Blé d’inde

La page sur laquelle on tombe en scannant ce code est exactement la même que si on utilise le code-barres pour ce même produit :

Page Mise à jour d’un produit
Produit : Blé d’inde

Le code QR inventaire
Le code QR inventaire vous fait tomber directement sur la page d’inventaire du produit scanné. Pas de configuration requise non plus pour ce type de code. Vous pouvez donc ajuster en moins de deux l’inventaire d’un produit. C’est idéal pour les vendeurs sur la route ou les commandes de dernière minute.

Exemple de code QR inventaire pour le produit Blé d’inde

Voici sur quelle page on tombe en scannant cet exemple de code : 

Page Variation d’inventaire
Produit: Blé d’inde

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