Catégories

Produits

Produits

Vous pouvez « construire » vos produits dans le Collabox en plus d’y indiquer un prix ainsi qu’une description.

Par conséquence vous sauverez beaucoup de temps pour la création de vos offres de services et pour la facturation.

Vous pouvez déterminer les postes budgétaires de vos produits pour votre comptabilité (les clients ne les verront nulle part).

De plus vous pouvez laisser une note, cette fois-ci à l’intention des clients, afin de clarifier les inclusions et exclusions.

Lorsque vous facturez un produit, ces informations se retrouvent automatiquement sur la facture, ce qui vous fait sauver temps et énergie.

Facturer par produits

By Facturation, Produits

Les clients Collabox qui vendent des produits ont nécessairement besoin de facturer par produits également. Bonne nouvelle, le module de facturation du Collabox vous permet de le faire.

Configurer les produits

La première étape est de bien configurer vos produits dans le Collabox. Si ce n’est pas déjà fait, veuillez porter une attention particulière à cet article de blogue qui vous guide tout au long de cette configuration. En bref, il vous faut avoir préalablement saisi tous les détails de chaque produit avant de pouvoir les facturer à un client.

Facturer par produits

1. À partir du projet

D’abord, dirigez-vous vers un projet à facturer. Pour ce faire, cliquez sur la fonction « liste de projets » dans le menu de gauche de votre Collabox.

Menu de gauche où se trouve la fonction "Liste des projets".

Puis sélectionnez le projet désiré.

Exemple d'un projet à facturer dans la liste des projets du Collabox.

Dirigez-vous ensuite vers l’onglet « Facturation ». Puis, ajoutez une facture

Onglet facturation dans le projet sélectionné. L'option "ajouter une facture" est visible.

Révisez maintenant les informations de la facturation. Assurez-vous que le nom du client et que le titre du projet sont les bons. Vous pouvez dès maintenant ajouter un produit, si la facture n’en contient qu’un seul, ou alors continuer et les ajouter à la prochaine étape.

Visuel de la page d'ajout d'une facture avec plusieurs menus déroulants et champs à remplir.

Dans la fiche de facture, ajoutez autant d’éléments que désirés. Assurez-vous de mettre une description, de choisir le bon produit et d’ajouter la quantité. La configuration de vos produits permet à Collabox d’automatiquement remplir les champs associés aux montants.

Exemple de l'ajout d'un produit dans la facture.

2. À partir du module Comptabilité

Une deuxième option s’offre à vous pour facturer par produit. Dirigez-vous d’abord dans le module « Comptabilité » dans le menu principal.

Menu principal du Collabox où sont indiqués les modules. Le curseur pointe sur le module Comptabilité.

Puis, ajoutez manuellement une facture.

Image montrant où cliquer pour ajouter manuellement une facture sur la page "liste des factures". Il s'agit de la page principale du module "Comptabilité".

Remplissez les options qui s’offrent à vous, puis sélectionnez un produit à facturer ou encore ajoutez-les directement dans la facture à l’étape suivante.

Menu déroulant de sélection d'un produit déjà enregistré.

Enfin, remplissez les quantités et les prix manuellement ou encore ajouter d’autres produits, au besoin.

Exemple de l'ajout d'un produit dans la facture.

Voilà, vous savez maintenant comment facturer par produit!

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Présenter ses produits

By Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Produits et inventaire

Savoir bien présenter ses produits est la clé de la vente!

Quand on vend des objets, des biens tangibles, de la bouteille de bière à la bicyclette, la présentation des produits nous est familière. Vendre des produits présente de nombreux avantages : on y rattache facilement une idée de prix, on en estime aisément la valeur, on sait ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas. C’est facile d’expliquer ce qui est compris dans le prix payé.

Avec un peu de créativité, on peut profiter de plusieurs de ces avantages pour la commercialisation, même si on vend des services et que notre prestation est moins tangible. Un bon point de départ est de « construire » nos produits dans le Collabox.

Comment présenter ses produits

  • Un prix et une description, et on sauvera beaucoup de temps pour la création de nos offres de services et pour la facturation.

Dans notre logiciel, vous pouvez déterminer les postes budgétaires de vos produits pour votre comptabilité (les clients ne les verront nulle part) et laisser une note, cette fois-ci à l’intention des clients, afin de clarifier les inclusions et exclusions, entre autres. Lorsque vous facturez un produit, ces informations se retrouvent automatiquement sur la facture, ce qui vous fait sauver temps et énergie.

Rendez-vous dans la section des produits pour observer cela. 

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez la page Produits à l’aide du menu vertical.

Menu vertical de Collabox

Puis cliquez sur Ajouter un produit, dans le haut de la page.

Page Liste des produits

La section 1 que vous voyez sur l’image ci-dessous est réservée aux notes.

La section 2 comprend tous les postes budgétaires. Si le produit n’est pas facturable à l’heure, n’inscrivez rien dans la colonne Heures facturables! Le montant doit être reporté dans la colonne Montant à l’extrême droite.

La section 3 sert à déterminer les éléments qui se retrouveront sur la facture. Les postes budgétaires ne s’afficheront pas sur celle-ci puisque vous voulez sans doute présenter les tarifs différemment pour votre client. Notez bien que le montant total de la facture doit correspondre au montant total calculé en fonction des postes budgétaires. Dans le cas contraire, vos comptes ne balanceraient plus.

Page Mise à jour d’un produit

Facturer un produit

En remplissant ces champs, la mise en forme de la facture est automatisée. Lorsque vous ajoutez une facture pour ce produit, vous obtiendrez un document fini qui ressemble à cela :

Exemple de facture

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

La gestion des produits avec Collabox

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Produits, Produits et inventaire

Collabox a tout pour vous aider dans la gestion de vos produits et de votre inventaire.

Il est à noter que selon votre secteur d’activités et vos outils de gestion déjà en place, vos besoins seront spécifiques et différents d’une entreprise qui vous ressemble. Puisque Collabox est un logiciel personnalisable et au service de ses clients, rien n’est impossible!

Collabox s’adapte donc à vos besoins grâce à une équipe de programmeurs dévoués. Nous sommes là également pour vous guider et répondre à vos questions.

Gestion par produits.

Voici les grandes lignes des fonctionnalités des « produits » dans le Collabox.

1- L’établissement de vos postes budgétaires associés à vos produits et liés à votre facturation.
2- L’élaboration de votre offre de service (soumission) par produits

3- La fiche « produit » détaillée

La fiche produit permet de gérer les spécifications du produit en plus de gérer l’inventaire. Dans cette même fiche les informations relatives aux prix (minimum, prix de listes) , aux commissions et autres.

5- La gestion de votre inventaire par produits
6- Le rapport « historique par produits » qui vous donne un affichage de tout ce qui est actif, entre autre pour gérer l’inventaire.

La gestion des produits c’est facile avec Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, contactez-nous et nous vous répondrons avec plaisir! info@collabox.com (418) 907-9274

Gestion d’inventaire

By Produits et inventaire
Image d'un employés dans un entrepôt. Mise en contexte de l'article.

Collabox offre une configuration avancée pour la fonctionnalité de gestion d’inventaire. Elle permet à chaque employé de gérer les entrées et sorties des produits.

Configurez même des alertes dans le cas de ruptures de stock prévisibles.

Gestion d’inventaire par entrepôt

La gestion d’inventaire est également possible par « entrepôt ». Définissez différents entrepôts qui peuvent aussi bien être un local d’entreposage, un camion dans lequel du matériel d’installation est conservé, et même une machine distributrice. Tout lieu qui « garde du stock » peut être considéré et géré comme un entrepôt.

Liste des entrepôts

Tout commence par la liste des entrepôts. Dirigez-vous vers le module Comptabilité. Cette liste vous permet d’inscrire tous vos entrepôts, de voir le niveau de stock et de choisir un entrepôt par défaut.

Visuel montrant la marche à suivre pour ajouter un entrepôt à la liste d'entrepôts.

Ensuite, dans vos fiches de produits, vous verrez une section apparaître avec vos entrepôts. Inscrivez-y l’inventaire, ainsi que le minimum et le maximum de ce produit que vous devez retrouver dans chacun des entrepôts.

Ces informations apparaissent dans la liste de produits sous forme abrégée. Les quantités s’affichent en bleu lorsqu’il y a plus de produits que le minimum requis, et en rouge lorsqu’il en manque. 

Alerte de rupture de stock

Activez l’alerte de dépassement des minimum et maximum de produits dans la fonction Préférences avancées. Ainsi, dès que le système détecte une rupture ou un trop plein dans votre entrepôt, il vous envoie une alerte.

À partir du moment où ces configurations sont terminées, vous pouvez gérer la sortie de vos produits. Indiquez directement les quantité retirées ou ajoutées à l’entrepôt en facturant vos clients.

Gestion d’inventaire dans la facture

Dans une facture, remplissez le champ Qté Exp, correspondant à la quantité expédiée de produit. Il s’agit de la quantité facturée au client. Par exemple, si on écrit « 5 » dans ce champ, Collabox inscrira automatiquement une sortie de 5 items de ce produit. L’inventaire s’ajuste automatiquement.

Visuel montrant où inscrire la quantité de produit à sortir de l'inventaire dans la facture client.

Compatibilité avec l’appareil mobile

Affichez facilement l’inventaire sur votre appareil mobile. Cette fonction aide vos employés en déplacement à ne jamais perdre le contrôle.

Dirigez-vous vers une fiche produit. Cliquez sur le lien Variation d’inventaire qui mène à une petite fiche d’ajustement pour ce produit.

Visuel de la variation de l'inventaire sur un appareil mobile.

Afin de surveiller les différents mouvement dans l’inventaire sur une période de temps déterminée, consultez le rapport Historique produits dans le module Rapports. Vous y verrez même par quel employé ont été effectuées les entrées et sorties.

Image montrant un exemple d'un historique d'entrée et de sortie d'un produit par un employé donné.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274


Étiquettes avec code-barres et code QR

By Comptabilité, Produits

Vous avez besoin d’étiqueter vos produits avec un code-barres ou un code QR? Vous pouvez maintenant créer les étiquettes à partir de Collabox!

Vous souhaitez garder un inventaire serré de vos produits qui soit de facture professionnelle? Nous avons la solution!

Avec la nouvelle fonction du logiciel, choisissez le code-barres ou les codes QR avec fiche complète ou avec inventaire pour créer vos étiquettes. Le principe de ces étiquettes est de générer un code qui donne directement accès à l’un de vos produits dans Collabox, lorsque vous le scannez avec votre téléphone. Vous gagnerez en rapidité et en efficacité.

Créer les étiquettes

Pour créer des étiquettes, cliquez sur le module Comptabilité.

Menu en haut de la page

Puis, sélectionnez Produits.

Menu de gauche, sous le module Comptabilité

Cochez les cases correspondant aux produits pour lesquels vous souhaitez des étiquettes, puis cliquez sur Code-barres. Une sous-section s’ouvrira avec les différents paramètres des étiquettes.


Page Liste des produits

Il ne vous reste qu’à modifier les paramètres qui vous intéressent, puis cliquer sur Imprimer! Une page PDF s’ouvrira avec vos étiquettes, que vous pourrez imprimer par la suite. Les sections Début colonne et Début rangée vous permettent d’indiquer précisément l’endroit où vous voulez imprimer sur la feuille. La case Page complète fait répéter le ou les codes sur une page entière.

Sous-section Code-barres de la page Liste des produits

Comment utiliser les étiquettes avec Collabox
Important : Vous devez installer une application sur votre téléphone intelligent (ou votre tablette) qui sache lire les codes-barres et codes QR si vous ne détenez pas de scanneur capable de lire ces différents types de codes. Ceci est un prérequis pour pouvoir utiliser les étiquettes avec Collabox. 
Pour lire une étiquette, prenez bien soin d’effectuer les deux étapes suivantes dans l’ordre :

  1. Connectez-vous à votre compte Collabox sur votre téléphone intelligent, votre tablette ou votre ordinateur auquel est connecté un scanneur. Cette étape est essentielle pour que vous ayez accès aux informations du produit, puisque nous avons mis au point un système de sécurité qui empêche toute personne non autorisée d’y avoir accès.
  2. Utilisez votre application pour scanner l’étiquette que vous souhaitez lire, ou votre scanneur. La page d’information sur votre produit s’ouvrira.

Les différents types de code
Le code-barres
Le code-barres demande un peu plus de travail que les codes QR pour accéder à la fiche d’un produit. En effet, il vous faut configurer votre téléphone pour que la fiche détaillée du produit scanné s’ouvre.

Exemple de code-barres pour le produit Blé d’inde

Voici sur quelle page on arrive après avoir scanné le code-barres en exemple (avec une téléphone bien configuré) :

Page Mise à jour d’un produit
Produit : Blé d’inde

Configurer son téléphone sous Android


1. Installer l’application Barcode Scanner sur votre téléphone à partir de votre Play Store.

Application Barcode Scanner dans le Play Store

2. Ouvrir l’application, puis cliquer sur les trois petits points en haut de l’écran pour ouvrir les paramètres. Sélectionner « Settings ».

Menu de l’application

3. Dans « Settings » (Paramètres), sélectionner « Custom search URL » (URL de recherche personnalisée). Ce paramètre vous permet de choisir vers quel site web vous serez dirigé en scannant un code-barres

Paramètres de l’application

4. Écrire le lien suivant dans le champ d’URL : https://www.collabox.com/barcode/%s. Les symboles « %s » qui se trouvent dans l’URL seront remplacés par la valeur du code-barres que vous scannerez.

Adresse internet (URL) de Collabox à inscrire dans l’application

5. Scanner un code-barres à l’aide de l’application, puis cliquer sur  » Custom search », en bas à droite de l’écran. L’application vous dirigera directement dans la fiche de votre produit enregistré dans Collabox.

Scan du code-barres d’un produit enregistré dans Collabox

Votre application est prête à être utilisée avec les codes-barres de Collabox!


Configurer son téléphone sous iOS


1. Installer l’application QR Reader for iPhone sur votre téléphone à partir de votre Apple Store

Application QR Reader for iPhone dans l’Apple Store

2. Dans les paramètres (settings) de l’application, cliquer sur Send barcode to web server.

Paramètres de l’application QR Reader for iPhone

3. Activer le paramètre en s’assurant que le bouton de Activate soit vert. Puis, inscrire l’adresse URL suivante dans le champ Website URL : www.collabox.com/barcode/[code].

Configuration du serveur (Server Setup)

4. Retourner sur l’application pour scanner un code-barres.


Le code QR fiche complète
Le code QR fiche complète vous donne accès à la fiche détaillée du produit scanné, sans que vous n’ayez besoin de configurer quoi que ce soit. Vous saurez toujours ce qui se trouve dans les boîtes!

Exemple de code QR fiche complète pour le produit Blé d’inde

La page sur laquelle on tombe en scannant ce code est exactement la même que si on utilise le code-barres pour ce même produit :

Page Mise à jour d’un produit
Produit : Blé d’inde

Le code QR inventaire
Le code QR inventaire vous fait tomber directement sur la page d’inventaire du produit scanné. Pas de configuration requise non plus pour ce type de code. Vous pouvez donc ajuster en moins de deux l’inventaire d’un produit. C’est idéal pour les vendeurs sur la route ou les commandes de dernière minute.

Exemple de code QR inventaire pour le produit Blé d’inde

Voici sur quelle page on tombe en scannant cet exemple de code : 

Page Variation d’inventaire
Produit: Blé d’inde