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La présentation des produits

By Comptabilité, Produits

Quand on vend des objets, des biens tangibles, de la bouteille de bière à la bicyclette, la notion de « produit » nous est familière. Vendre des produits présente de nombreux avantages : on y rattache facilement une idée de prix, on en estime aisément la valeur, on sait ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas. C’est facile d’expliquer ce qui est compris dans le prix payé.

Avec un peu de créativité, on peut profiter de plusieurs de ces avantages pour la commercialisation, même si on vend des services et que notre prestation est moins tangible. Un bon point de départ est de « construire » nos produits dans le Collabox. On y mettra:

  • un prix et une description, et on sauvera beaucoup de temps pour la création de nos offres de services et pour la facturation.

Dans notre logiciel, vous pouvez déterminer les postes budgétaires de vos produits pour votre comptabilité (les clients ne les verront nulle part) et laisser une note, cette fois-ci à l’intention des clients, afin de clarifier les inclusions et exclusions, entre autres. Lorsque vous facturez un produit, ces informations se retrouvent automatiquement sur la facture, ce qui vous fait sauver temps et énergie.

Rendez-vous dans la section des produits pour observer cela. 

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez la page Produits à l’aide du menu vertical.

Menu vertical de Collabox

Puis cliquez sur Ajouter un produit, dans le haut de la page.

Page Liste des produits

La section 1 que vous voyez sur l’image ci-dessous est réservée aux notes.

La section 2 comprend tous les postes budgétaires. Si le produit n’est pas facturable à l’heure, n’inscrivez rien dans la colonne Heures facturables! Le montant doit être reporté dans la colonne Montant à l’extrême droite.

La section 3 sert à déterminer les éléments qui se retrouveront sur la facture. Les postes budgétaires ne s’afficheront pas sur celle-ci puisque vous voulez sans doute présenter les tarifs différemment pour votre client. Notez bien que le montant total de la facture doit correspondre au montant total calculé en fonction des postes budgétaires. Dans le cas contraire, vos comptes ne balanceraient plus.

Page Mise à jour d’un produit

En remplissant ces champs, la mise en forme de la facture est automatisée. Lorsque vous ajoutez une facture pour ce produit, vous obtiendrez un document fini qui ressemble à cela :

Exemple de facture

Sur ce, nous vous souhaitons de belles ventes!

Gestion d’inventaire par entrepôt

By Comptabilité, Inventaire, Produits

Il existe dans Collabox une configuration avancée pour la fonctionnalité d’inventaire qui permet à chaque employé de participer à la gestion de l’inventaire. En effet, ils peuvent maintenant gérer les entrées et sorties des produits.

Un aspect intéressant de cette nouvelle configuration est la gestion d’inventaire par « entrepôts multiples ». Vous pouvez définir différents entrepôts qui peuvent aussi bien être un local d’entreposage, un camion dans lequel du matériel d’installation est conservé, et même une machine distributrice. Tout lieu qui « garde du stock » peut être considéré et géré comme un entrepôt.

La gestion d’inventaire est reliée à plusieurs autres fonctionnalités pour que vous puissiez faire un meilleur suivi des entrées et sorties, et que vous soyez avisés dans le cas de ruptures de stock prévisibles

Tout commence par la liste des entrepôts, que vous trouverez dans le module Comptabilité. Cette liste vous permet d’inscrire tous vos entrepôts, de voir le niveau de stock en un clin d’œil et de choisir un entrepôt par défaut.

Page Liste des entrepôts

Ensuite, dans vos fiches de produits, toujours dans le module Comptabilité, vous verrez une section apparaître avec vos entrepôts. Vous pourrez y inscrire l’inventaire, ainsi que le minimum et le maximum de ce produit que vous devez retrouver dans chacun des entrepôts.

Page Mise à jour d’un produit

Ces informations apparaîtront dans la liste de produits sous forme abrégée. Vous y verrez une liste de vos produits avec la quantité en inventaire et le minimum requis pour tous les entrepôts additionnés. Les quantités s’affichent en bleu lorsqu’il y a plus de produits que le minimum requis, et en rouge lorsqu’il en manque. 

Page Liste des produits

Dès que le système détecte que vous n’avez plus la quantité minimum nécessaire ou que vous dépassez le maximum dans votre entrepôt, il vous envoie une alerte si vous l’avez activée. Elle se trouve dans vos préférences, sous l’onglet Préférences avancées.

Page Mes préférences, onglet Préférences avancées

À partir du moment où ces configurations sont terminées, vous pouvez gérer la sortie de vos produits en indiquant directement les quantité retirées ou ajoutées à l’entrepôt ou en facturant vos clients.
Lorsque vous créez une facture, vous devez remplir le champ Qté Exp, correspondant à la quantité expédiée de produit, soit la quantité facturée au client. Par exemple, si on écrit « 5 » dans ce champ, Collabox inscrira automatiquement une sortie de 5 items de ce produit et l’inventaire s’ajustera tout seul.

Page Mise à jour d’une facture

Nous avons aussi adapté une page d’ajustement d’inventaire à l’affichage sur appareil mobile, dans le but d’aider vos employés en déplacement à ne jamais perdre le compte. Lorsque vous allez dans une fiche produit, vous trouvez au haut de la page le lien Variation d’inventaire. Il vous mènera sur une petite fiche d’ajustement d’inventaire pour ce produit.

Page Variation d’inventaire sur appareil mobile

Afin de surveiller les différents mouvement dans l’inventaire sur une période de temps déterminée, vous pouvez consulter le rapport Historique produits dans le module Rapports. Vous y verrez même par quel employé ont été effectuées les entrées et sorties.

Rapport Historique produits

Cette nouvelle façon de gérer l’inventaire vous intéresse? Contactez-nous pour l’utiliser dans votre Collabox.

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