Quand on possède une tonne de contacts, un outil de gestion, c’est précieux. On l’a compris et c’est pourquoi notre module de gestion de contacts est génial! Il vous permet de conserver au même endroit toutes les données importantes de vos clients, mais aussi il permet de conserver un œil sur les appels de suivi à effectuer. Vous êtes à la bonne place pour découvrir votre prochain meilleur ami/assistant ;).
Avant tout, il faut accéder au CRM de Collabox en cliquant sur le module « Contacts » dans la barre située au haut de la page. Vous verrez alors la liste de tous vos clients. Dans notre exemple, nous en avons uniquement un. On va régler la situation en ajoutant de nouveaux.
Créer un contact
Pour créer un nouveau contact, vous devez cliquer sur « Ajouter un contact ». Cette section vous permet de rassembler toutes les informations concernant votre contact, dont ses coordonnées. Il suffit de remplir les champs à l’écran et de cliquer sur « enregistrer » dans le bas de la page pour sauvegarder la fiche.
Cette page comprend plusieurs sections très utiles. La première, située dans le coin supérieur gauche, permet d’inscrire des commentaires.
Bien pratique quand vous avez plusieurs vendeurs en interaction avec un même contact! La section commentaires vous permet d’inscrire des notes à la fiche. Vous pouvez aussi indiquer de quelle façon vous avez contacté la personne.
En cliquant sur « Afficher les commentaires », vous pourrez voir tous les commentaires, peu importe qui l’a écrit. Ainsi, toute l’information est transmise entre les personnes concernées.
Une autre section bien pratique est la fonction de suivi. Cette dernière vous permet de sélectionner des dates importantes à vous rappeler, pour effectuer un suivi avec le contact.
Pour créer une date de suivi, on doit d’abord inscrire un intitulé pour le suivi. Ensuite, on choisit la date appropriée pour le rappel. Le tour est joué! 
Une fois que vous aurez ajouté des dates de suivi, elles apparaîtront au haut de la page de votre contact comme dans l’exemple ci-dessous. Si vous voulez supprimer un suivi, il suffit de cliquer sur le « X » rouge à côté de la date.
En assignant des dates de suivi à vos contacts, celles-ci seront visibles dans la page principale du module “Contacts” (vous vous souvenez quand vous avez cliqué sur l’icône « Contacts » dans la barre du haut?).
Le vert indique les suivis à effectuer aujourd’hui.
Le bleu présente les suivis futurs.
Le rouge met en évidence les suivis manqués ou dont la date est passée.
À la découverte des onglets
L’onglet « Affectations » permet d’assigner à vos vendeurs le contact. Vous pouvez cocher plus d’un vendeur si nécessaire. Si seulement un vendeur est affecté au contact, ce dernier apparaîtra uniquement dans la liste de contact du vendeur assigné.
L’onglet « Rendez-vous » permet de créer, comme son nom l’indique, des rendez-vous associés au contact. Une fois les détails du rendez-vous saisis, ce dernier apparaîtra dans cet onglet et dans votre calendrier.
L’onglet « Client » contient toutes les informations sur le client attaché au contact. Il peut s’agir d’une entreprise ou d’un organisme. Un client peut avoir plus d’un contact d’associé. Par exemple, vous pouvez avoir les coordonnées du président, du directeur général et du responsable des finances comme trois contacts différents dans votre client.
L’onglet « Envois » permet d’envoyer des courriels prédéfinis à votre contact par exemple une offre spéciale ou un bulletin de nouvelles. Vous choisissez le message dans la liste et il sera acheminé. Un commentaire sera même ajouté automatiquement au dossier afin de garder une trace de l’envoi des messages.
