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Offres de services

Offres de services avec options

By Gestion, Offres de services

La manière d’écrire une offre de services et les services et produits qu’on propose ont une importance stratégique très grande pour le développement des affaires de toute entreprise. C’est pour cette raison que les offres de services diffèrent sensiblement d’une entreprise à une autre et nous nous efforçons de répondre le mieux possible aux besoins de tous. Nous avons donc ajouté les options aux offres de services. 

Un service de traiteur, par exemple, offre à son client différentes options d’accompagnement pour un même menu. Cependant, il ne veut pas nécessairement inscrire les choix du client dans l’offre de services pour ne pas l’alourdir, mais il doit tout de même les consigner quelque part. Tout se joue alors sous l’onglet Produits de l’offre de services.

Comme d’habitude, le traiteur doit sélectionner les produits dans son offre de services. La différence, c’est que les produits pour lesquels il n’aura pas choisi les options s’afficheront en rouge, alors que ceux pour lesquels il aura inscrit ses choix apparaîtront en bleu. C’est un petit aide-mémoire. 

Page Produits de l’offre de services

Afin de sélectionner les options, il doit cliquer sur le nom du produit dans la liste. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira sur celles-ci. Reste à cocher les choix qui l’intéressent, puis à cliquer sur Enregistrer

Fenêtre d’options pour le produit Blanc de volaille…

Il pourra suivre la même démarche pour chacun des produits. S’il souhaite créer de nouvelles options, il lui faudra se rendre dans la liste des produits et ajouter des composants à son produit. Une fois les composants créées, la fenêtre d’options est générée automatiquement.

Démarche pour créer des options

Se rendre dans le module Comptabilité

Menu horizontal de Collabox

Cliquer sur Produits dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox

Cliquer sur le nom du produit que l’on souhaite modifier dans la liste, puis se rendre sous l’onglet Composants.

Page Éléments pour le produit [nom du produit]

Remplir les éléments de la grille.

Afin de mieux se retrouver sur cette page, voici une description des principaux éléments qui la composent : 

  1. Menu déroulant sous Composant : sert à sélectionner un produit existant et à le définir comme composant d’un autre produit.
  2. Pictogramme : permet d’accéder facilement à la fiche produit du composant.
  3. # Famille : regroupe les options. Dans une fenêtre d’options, il peut y avoir différentes options à sélectionner. Par exemple, pour un plat de poulet, on pourrait avoir un ensemble d’options d’accompagnement, que l’on regrouperait dans la famille 10, et un ensemble d’options de dessert, que l’on regrouperait dans la famille 30. Les nombres choisis importent peu. Ils servent seulement à créer des groupes d’option.
  4. Nb choix max : détermine le nombre d’options que l’on peut sélectionner par famille.
  5. $ Extra : Ajoute un montant pour une option en particulier. Par exemple, si le client veut un gratin dauphinois au lieu de patates pilées et que cela coûte 2 $ de plus, c’est là qu’on inscrit l’extra de 2 $.

Intéressés par ces nouvelles possibilités dans les offres de services? Contactez-nous pour l’essayer!

Affichage des montants d’une offre de services

By Offres de services

Les montants visibles sur votre offre de services ne s’affichent pas comme vous le souhaitez? Il y a quelques façons de modifier ces sommes et vous pourrez ainsi obtenir le résultat escompté pour chaque nouvelle offre de services.

 

D’abord, il faut savoir que les montants peuvent se modifier à partir de deux endroits :

  • Dans la page de mise à jour d’une offre de services (ODS), sous l’ongle Infos, vous devez choisir la structure globale de votre document. La section Affichage des totaux vous laisse déterminer si vous souhaitez voir les montants pour chaque phase, ne voir qu’un seul montant (soit le total) à la fin de l’offre ou ne mettre aucun total à la fin.

Page Mise à jour d’une offre de services

 

  • Dans l’onglet Phases de cette même page, vous déterminez s’il y a des exceptions à la règle. Pour chacune des phases de votre ODS, il y a différentes options d’affichage des montants (1) et de calcul du prix (2) et vous pouvez toutes les combiner. Vous pouvez aussi forcer un saut de page (3) ou cacher une phase (4). Voyons cela en détail. 
  1. L’affichage des montants peut se faire de 5 façons différentes :
    a) Sur chacun des éléments : Les montants de chaque élément de la phase sont détaillés sur l’ODS.
    b) Aucun montant affiché : Les montants de cette phase sont calculés mais ils n’apparaissent pas sur l’ODS.
    c) Les deux : Les montants s’affichent pour la phase ET pour chacun des éléments de celle-ci.
    d) Ne pas calculer les montants : Les montants s’affichent, mais ils ne sont pas calculés pour cette phase.
    e) Pour la phase : Un montant total pour la phase est affiché sur l’ODS.

  2. Les montants peuvent être calculés de 3 façons différentes : 
    a) Unique : Le montant pour cette phase est calculé une seule fois.
    b) Mensuel : Le montant correspondant à cette phase est calculé à raison d’une fois par mois.
    c) Annuel : Le montant est calculé une fois par année pour cette phase.
  3. La case à cocher Saut de page après la phase vous permet de forcer un saut de page pour diviser votre ODS. Par exemple, si votre phase 3 se retrouve sur deux pages et que vous voulez la voir sur une seule, vous devez cocher le saut de page pour la phase 2.
  4. La case à cocher Cachée sert à masquer une phase de votre ODS. La phase n’apparaît pas lorsque vous envoyez le document à un client, mais les montants de la phase peuvent tout de même être comptabilisés dans le calcul. Par ailleurs, cette option peut être utile lorsque vous souhaitez prendre en compte la phase dans d’autres opérations de Collabox (comme lesquelles?).

Page Phases de l’offre de services

 

Besoin de vous rafraîchir la mémoire concernant les offres de services modèles ou les offres de services express

Offres de services express

By Gestion, Offres de services

Nous savons que remplir une offre de services peut-être assez long. Pour améliorer votre expérience, nous avons créé les offres de services express. Elles sélectionnent par défaut plusieurs informations pour que ce soit plus rapide à remplir.

Avec cette fonction, plus besoin de créer un client, puis un projet. Vous rentrerez une seule fois quelques paramètres par défaut et ils seront réutilisés pour chaque nouvelle offre express. Pour déterminer ces paramètres, dirigez-vous sur la page Organisme, située sous le menu Préférences.

Menu en bas à gauche

Cliquez sur l’onglet Projets.


Page Mise à jour de l’organisme

Remplissez au minimum les éléments des encadrés rouges : Le nom du projet par défaut, les employés affectés, la probabilité de clore et le nom de la première phase. Puis, cliquez sur Enregistrer dans le bas de la page.

Page mise à jour de l’organisme, onglet Projets

Une fois vos paramètres déterminés, cliquez sur l’icône Gestion.

Icône Gestion, dans le menu en haut de la page

Ensuite, cliquez sur Ajouter une offre de services Express.

Page Liste des offres de services, menu Ajouter une offre de services Express

Remplissez au minimum le champ Nom et cliquez sur Enregistrer. C’est le nom du client qui s’affichera sur votre offre de services. Vous pouvez aussi remplir les autres champs selon ce que vous voulez voir sur l’offre.


Page ajout d’un client

Les champs choisis par défaut seront déjà remplis sur la page Ajout d’une offre de services. Vous pouvez tout de même faire des modifications si nécessaire ou remplir les autres champs. C’est cependant facultatif. Cliquez sur Enregistrer, puis Suivant si vous avez changé ou ajouté des informations; cliquez seulement sur Suivant si vous ne modifiez rien.


Page Ajout d’une offre de services

Vous tomberez sur la page Phases de l’offre de services. La phase 1 sera déjà inscrite. Vous pourrez ajouter d’autres phases (facultatif), puis cliquer sur Enregistrer et ensuite sur Suivant. Si vous ne changez rien, cliquez sur Suivant directement.

Page Phases de l’offre de services

Vous êtes ensuite amenés sur l’onglet Honoraires. Cliquez sur la ou les phases pour ajouter des honoraires à l’offre.

Onglet Honoraires de la page Honoraires de l’offre de services

Pour imprimer l’offre de services, cliquez sur l’onglet Impression, choisissez les options d’impression et cliquez sur Imprimer. Pour envoyer l’offre par courriel, rendez-vous sur l’onglet Envoi par courriel, remplissez les champs et cliquez sur Envoyer.

Page Honoraires de l’offre de services

Le produit final :

Exemple d’offre de services express (à imprimer)

C’est aussi simple et rapide que cela! Quatre étapes et le tour est joué.

Modifier une offre de services modèle

By Gestion, Offres de services

Administrateurs de Collabox, prenez connaissance d’une fonctionnalité qui vous plaira à coup sûr!

On sait que plusieurs d’entre vous aiment bien avoir une offre de services complète sous la main, qui servira de modèle pour accélérer la création des autres. Le petit hic, c’est que tous vos employés avaient accès à la modification de ces documents.

Vous ne risquez plus de voir vos offres de services modèles modifiées grâce au système de droit d’accès, une fonction qui vous laisse choisir les gens autorisés à travailler sur les modèles.

Voici comment ça fonctionne :

Pour autoriser un employé à modifier ou créer des offres de services modèles, rendez-vous dans configuration.

Menu du haut, icône Configuration

Dans le menu de configuration, cliquez sur Employés.

Menu Configuration à gauche

La page qui s’ouvrira vous présentera la liste de vos employés. Cliquez sur le nom de l’employé auquel vous souhaitez donner l’autorisation. Une fois rentré dans sa fiche, cliquez sur l’onglet Configuration avancée.

Puis, cochez l’option Création/Modification de soumissions modèles dans le Module projets. Cela donnera l’autorisation à l’employé de travailler sur les modèles. Si vous souhaitez lui enlever l’autorisation, décochez simplement cette case.


Page Configurations avancées de [nom de l’employé]

Lorsqu’un employé, ou vous-même, voulez modifier ou créer une offre de services, assurez-vous de changer le statut pour Modèle avec le menu déroulant.

Page Ajout d’une offre de services, menu déroulant du Statut

Ce qu’un employé n’ayant pas accès à la modification de modèles peut faire :
– dupliquer un modèle existant pour en faire une nouvelle soumission;
– visualiser un modèle avant de le dupliquer en cliquant sur le bouton PDF.
Ce qu’une personne ayant accès à la modification de modèles peut faire :
– tout! Elle pourra modifier les modèles existants, en créer de nouveaux de toutes pièces ou en dupliquer.

Petit plus : Un menu déroulant sous le moteur de recherche vous donne l’option d’afficher à l’écran seulement les modèles.

Page Liste des offres de services de [Nom de l’entreprise] Interface pour une personne qui n’a pas accès à la modification de modèles

Personnalisation des factures et des offres de services

By Comptabilité, Facturation, Gestion, Offres de services

 

Collabox vous offre la possibilité de personnaliser le design de vos factures et de vos offres de services. Nous pouvons reproduire pratiquement n’importe quel design, en y ajoutant votre logo et les couleurs de votre entreprise. Pour ce faire, nous avons seulement besoin de vos images vectorielles, des codes de couleur et des polices de caractère que vous utilisez.

 

La personnalisation ne s’arrête pas là!

Vous pouvez aussi choisir les données à afficher sur vos factures et bons de commande. Que vous soyez une firme d’architectes ou un commerce de détail, nous adapterons les documents à vos besoins en fonction de votre type d’activité. Vous souhaitez des factures très détaillées avec les noms de produits, les quantités et les noms des employés qui les ont créés? Aucun problème! Au contraire, vous préférez les factures très sobres présentant peu de données? Le choix vous revient! Votre imagination est la limite… et encore!

Voici des exemples que nous avons réalisés pour quelques-uns de nos clients :

Il est aussi possible d’appliquer à vos offres de service le même design qu’à vos factures.

Pour profiter de cette personnalisation, vous n’avez qu’à nous contacter et nous nous en chargeons!

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