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Offres de services

Juil 18
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Outil de signature électronique des offres de services

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Nouveautés, Offres de services, Suivis

Perdez-vous beaucoup de temps à obtenir la signature électronique de vos offres de services? Collabox a instauré une fonctionnalité qui permet à vos clients de signer l’offre de services que vous lui envoyez directement dans le courriel. Voici comment procéder pour utiliser cette fonction.

Rédiger un message

Lorsque votre offre de services est prête à être envoyée à votre client ou à un prospect, dirigez-vous ensuite vers l’onglet « Envoi par courriel » du formulaire.

Onglet "Envoi par courriel" dans le formulaire de création d'une offre de service.

Puis, rédigez votre message en y ajoutant un sujet et un courriel d’envoi. Notez que votre offre de services est automatiquement ajoutée en pièce jointe.

Un exemple de message à envoyer à un client via la plateforme de courriels du Collabox.

Ajouter l’option de la signature électronique

Sous le message se trouvent plusieurs options sous la forme de cases à cocher. Choisissez d’abord qui recevra une copie du message, puis sélectionnez la case « Signature requise ».

Case à cocher pour déterminer à qui sera envoyé la copie du message. De plus, uns case "signature requise" est cochée pour permettre la signature client.

Lorsque le client ouvrira son message, il aura l’option de signer l’offre de service en cliquant sur un lien.

Il s'agit d'une image montrant le texte envoyé au client pour la signature en ligne de l'offre de service.

Voici un aperçu du visuel de signature Collabox.

Il s'agit d'une image montrant comment le client pourra signer l'offre de service.

Lorsque le client a signé l’offre, vous recevez une notification.

Message envoyé à l'utilisateur de Collabox lorsque le client a signé l'offre en ligne.

De plus, l’icône de l’offre de service devient vert. Ainsi, il est facilement repérable et vous évite d’ouvrir le document pour aller vérifier que la signature est présente.

Lorsque l'offre de service est signée par le client, une icône verte apparaît à côté du numéro de l'offre de service dans la liste Collabox.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre utilisation Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Oct 15
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Offre de service – Opportunité de vente

By Offres de services, Votre CRM

Créez vos offres de services dans Collabox et attribuez-leurs une « probabilité de clore » ou une « opportunité de vente« . Dépendant de vos besoins, vous aurez accès à l’une ou l’autre de ces options.

Probabilité de clore

Lorsque vous remplissez votre offre de service, la case obligatoire « probabilité de clore » dans l’onglet « Infos » s’affiche. Il s’agit ici, à titre informatif, d’inscrire un pourcentage en fonction de la chance de clore ou non le contrat ou la vente. Ainsi, vous avez un contrôle sur les offres de services prioritaires.

Opportunité de vente

Utilisez le module CRM du Collabox pour modifier l’affichage de « probabilité de clore » en « opportunité de vente ». Ce dernier consiste en un menu déroulant lié aux opportunités personnalisables de votre module CRM.

Sélectionnez d’abord le statut d’opportunité désiré en fonction des paramètres déjà établis par votre organisme.

Puis, le cas échéant, sélectionnez un produit associé.

Finalement, cochez, ou non, la petite case sous le pourcentage de probabilité pour créer un suivi client dans votre CRM.

Assurez-vous d’avoir un nom de contact pour que l’opportunité lui soit attribuée.

À la suite de l’enregistrement, un lien menant à l’opportunité remplacera la case à cocher. Cliquez dessus afin d’aller consulter la fiche contact.

Fiche Contact

Trouvez l’opportunité dans la fiche contact. La date de suivi est la date de livraison de l’offre de service (ODS). On peut y voir le pourcentage de clore et le nom de l’ODS. À droite, le montant vendu correspond au montant de l’offre de service.

Juin 10
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Offres de services avec options

By Gestion, Offres de services

Avec Collabox, créez des offres de services avec options, donc personnalisables, selon les besoins de votre entreprise.

La manière d’écrire une offre de services et les services et produits qu’on propose ont une importance stratégique très grande pour le développement des affaires de toute entreprise. C’est pour cette raison que les offres de services diffèrent sensiblement d’une entreprise à une autre et nous nous efforçons de répondre le mieux possible aux besoins de tous. Nous avons donc ajouté les options aux offres de services. 

Un service de traiteur, par exemple, offre à son client différentes options d’accompagnement pour un même menu. Cependant, il ne veut pas nécessairement inscrire les choix du client dans l’offre de services pour ne pas l’alourdir, mais il doit tout de même les consigner quelque part. Tout se joue alors sous l’onglet Produits de l’offre de services.

Comme d’habitude, le traiteur doit sélectionner les produits dans son offre de services. La différence, c’est que les produits pour lesquels il n’aura pas choisi les options s’afficheront en rouge, alors que ceux pour lesquels il aura inscrit ses choix apparaîtront en bleu. C’est un petit aide-mémoire. 

Page Produits de l’offre de services

Afin de sélectionner les options, il doit cliquer sur le nom du produit dans la liste. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira sur celles-ci. Reste à cocher les choix qui l’intéressent, puis à cliquer sur Enregistrer. 

Fenêtre d’options pour le produit Blanc de volaille…

Il pourra suivre la même démarche pour chacun des produits. S’il souhaite créer de nouvelles options, il lui faudra se rendre dans la liste des produits et ajouter des composants à son produit. Une fois les composants créées, la fenêtre d’options est générée automatiquement.

Démarche pour créer des options

Se rendre dans le module Comptabilité. 

Menu horizontal de Collabox

Cliquer sur Produits dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox

Cliquer sur le nom du produit que l’on souhaite modifier dans la liste, puis se rendre sous l’onglet Composants.

Page Éléments pour le produit [nom du produit]

Remplir les éléments de la grille.

Afin de mieux se retrouver sur cette page, voici une description des principaux éléments qui la composent : 

  1. Menu déroulant sous Composant : sert à sélectionner un produit existant et à le définir comme composant d’un autre produit.
  2. Pictogramme : permet d’accéder facilement à la fiche produit du composant.
  3. # Famille : regroupe les options. Dans une fenêtre d’options, il peut y avoir différentes options à sélectionner. Par exemple, pour un plat de poulet, on pourrait avoir un ensemble d’options d’accompagnement, que l’on regrouperait dans la famille 10, et un ensemble d’options de dessert, que l’on regrouperait dans la famille 30. Les nombres choisis importent peu. Ils servent seulement à créer des groupes d’option.
  4. Nb choix max : détermine le nombre d’options que l’on peut sélectionner par famille.
  5. $ Extra : Ajoute un montant pour une option en particulier. Par exemple, si le client veut un gratin dauphinois au lieu de patates pilées et que cela coûte 2 $ de plus, c’est là qu’on inscrit l’extra de 2 $.

Intéressés par ces nouvelles possibilités dans les offres de services? Contactez-nous pour l’essayer!

Juin 03
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Affichage des montants d’une offre de services

By Offres de services

Les montants visibles sur votre offre de services ne s’affichent pas comme vous le souhaitez? Il y a quelques façons de modifier ces sommes et vous pourrez ainsi obtenir le résultat escompté pour chaque nouvelle offre de services.

D’abord, il faut savoir que les montants peuvent se modifier à partir de deux endroits :

  • Dans la page de mise à jour d’une offre de services (ODS), sous l’ongle Infos, vous devez choisir la structure globale de votre document. La section Affichage des totaux vous laisse déterminer si vous souhaitez voir les montants pour chaque phase, ne voir qu’un seul montant (soit le total) à la fin de l’offre ou ne mettre aucun total à la fin.

  • Dans l’onglet Phases de cette même page, vous déterminez s’il y a des exceptions à la règle. Pour chacune des phases de votre ODS, il y a différentes options d’affichage des montants (1) et de calcul du prix (2) et vous pouvez toutes les combiner. Vous pouvez aussi forcer un saut de page (3) ou cacher une phase (4). Voyons cela en détail. 
  1. L’affichage des montants peut se faire de 5 façons différentes :
    a) Sur chacun des éléments : Les montants de chaque élément de la phase sont détaillés sur l’ODS.
    b) Aucun montant affiché : Les montants de cette phase sont calculés mais ils n’apparaissent pas sur l’ODS.
    c) Les deux : Les montants s’affichent pour la phase ET pour chacun des éléments de celle-ci.
    d) Ne pas calculer les montants : Les montants s’affichent, mais ils ne sont pas calculés pour cette phase.
    e) Pour la phase : Un montant total pour la phase est affiché sur l’ODS.

  2. Les montants peuvent être calculés de 3 façons différentes : 
    a) Unique : Le montant pour cette phase est calculé une seule fois.
    b) Mensuel : Le montant correspondant à cette phase est calculé à raison d’une fois par mois.
    c) Annuel : Le montant est calculé une fois par année pour cette phase.
  3. La case à cocher Saut de page après la phase vous permet de forcer un saut de page pour diviser votre ODS. Par exemple, si votre phase 3 se retrouve sur deux pages et que vous voulez la voir sur une seule, vous devez cocher le saut de page pour la phase 2.
  4. La case à cocher Cachée sert à masquer une phase de votre ODS. La phase n’apparaît pas lorsque vous envoyez le document à un client, mais les montants de la phase peuvent tout de même être comptabilisés dans le calcul. Par ailleurs, cette option peut être utile lorsque vous souhaitez prendre en compte la phase dans d’autres opérations de Collabox.

Besoin de vous rafraîchir la mémoire concernant les offres de services modèles ou les offres de services express? 

Avr 05
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Offres de services express

By Gestion, Offres de services

Nous savons que remplir une offre de services peut-être assez long. Pour améliorer votre expérience, nous avons créé les offres de services express. Elles sélectionnent par défaut plusieurs informations pour que ce soit plus rapide à remplir.

Avec cette fonction, plus besoin de créer un client, puis un projet. Vous rentrerez une seule fois quelques paramètres par défaut et ils seront réutilisés pour chaque nouvelle offre express. Pour déterminer ces paramètres, dirigez-vous sur la page Organisme, située sous le menu Préférences.

Menu en bas à gauche

Cliquez sur l’onglet Projets.


Page Mise à jour de l’organisme

Remplissez au minimum les éléments des encadrés rouges : Le nom du projet par défaut, les employés affectés, la probabilité de clore et le nom de la première phase. Puis, cliquez sur Enregistrer dans le bas de la page.

Page mise à jour de l’organisme, onglet Projets

Une fois vos paramètres déterminés, cliquez sur l’icône Gestion.

Icône Gestion, dans le menu en haut de la page

Ensuite, cliquez sur Ajouter une offre de services Express.

Page Liste des offres de services, menu Ajouter une offre de services Express

Remplissez au minimum le champ Nom et cliquez sur Enregistrer. C’est le nom du client qui s’affichera sur votre offre de services. Vous pouvez aussi remplir les autres champs selon ce que vous voulez voir sur l’offre.


Page ajout d’un client

Les champs choisis par défaut seront déjà remplis sur la page Ajout d’une offre de services. Vous pouvez tout de même faire des modifications si nécessaire ou remplir les autres champs. C’est cependant facultatif. Cliquez sur Enregistrer, puis Suivant si vous avez changé ou ajouté des informations; cliquez seulement sur Suivant si vous ne modifiez rien.


Page Ajout d’une offre de services

Vous tomberez sur la page Phases de l’offre de services. La phase 1 sera déjà inscrite. Vous pourrez ajouter d’autres phases (facultatif), puis cliquer sur Enregistrer et ensuite sur Suivant. Si vous ne changez rien, cliquez sur Suivant directement.

Page Phases de l’offre de services

Vous êtes ensuite amenés sur l’onglet Honoraires. Cliquez sur la ou les phases pour ajouter des honoraires à l’offre.

Onglet Honoraires de la page Honoraires de l’offre de services

Pour imprimer l’offre de services, cliquez sur l’onglet Impression, choisissez les options d’impression et cliquez sur Imprimer. Pour envoyer l’offre par courriel, rendez-vous sur l’onglet Envoi par courriel, remplissez les champs et cliquez sur Envoyer.

Page Honoraires de l’offre de services

Le produit final :


Exemple d’offre de services express (à imprimer)

C’est aussi simple et rapide que cela! Quatre étapes et le tour est joué.

Mar 13
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Modifier une offre de services modèle

By Gestion, Offres de services

Administrateurs de Collabox, prenez connaissance d’une fonctionnalité qui vous plaira à coup sûr!

On sait que plusieurs d’entre vous aiment bien avoir une offre de services complète sous la main, qui servira de modèle pour accélérer la création des autres. Le petit hic, c’est que tous vos employés avaient accès à la modification de ces documents.

Vous ne risquez plus de voir vos offres de services modèles modifiées grâce au système de droit d’accès, une fonction qui vous laisse choisir les gens autorisés à travailler sur les modèles.

Voici comment ça fonctionne :

Pour autoriser un employé à modifier ou créer des offres de services modèles, rendez-vous dans configuration.

Menu du haut, icône Configuration

Dans le menu de configuration, cliquez sur Employés.

Menu Configuration à gauche

La page qui s’ouvrira vous présentera la liste de vos employés. Cliquez sur le nom de l’employé auquel vous souhaitez donner l’autorisation. Une fois rentré dans sa fiche, cliquez sur l’onglet Configuration avancée.

Puis, cochez l’option Création/Modification de soumissions modèles dans le Module projets. Cela donnera l’autorisation à l’employé de travailler sur les modèles. Si vous souhaitez lui enlever l’autorisation, décochez simplement cette case.


Page Configurations avancées de [nom de l’employé]

Lorsqu’un employé, ou vous-même, voulez modifier ou créer une offre de services, assurez-vous de changer le statut pour Modèle avec le menu déroulant.

Page Ajout d’une offre de services, menu déroulant du Statut

Ce qu’un employé n’ayant pas accès à la modification de modèles peut faire :
– dupliquer un modèle existant pour en faire une nouvelle soumission;
– visualiser un modèle avant de le dupliquer en cliquant sur le bouton PDF.
Ce qu’une personne ayant accès à la modification de modèles peut faire :
– tout! Elle pourra modifier les modèles existants, en créer de nouveaux de toutes pièces ou en dupliquer.

Petit plus : Un menu déroulant sous le moteur de recherche vous donne l’option d’afficher à l’écran seulement les modèles.

Page Liste des offres de services de [Nom de l’entreprise]
 Interface pour une personne qui n’a pas accès à la modification de modèles

Oct 30
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Travailler sur des projets en soumission

By Feuille de temps, Offres de services, Projets

Il est commun de travailler sur des projets qui ne sont pas encore signés ou en production, que ce soit pour la création d’une offre de services ou encore pour une réunion avec un client. Collabox comprend cette nécessité et c’est pourquoi il vous est possible de travailler sur des projets dont l’état est « en soumission ». 

Les états des projets

Divisez vos projets par « états » pour maximiser votre organisation et la recherche de projets dans votre Collabox.

D’abord, créez un projet via l’offre de services ou directement dans la liste des projets « Ajouter un projet ». Si le projet est lié à une offre de service (OdS), son état sera attribué directement au projet. Voici les exemples d’états :

Sélectionnez ensuite les états les plus pertinents pour vous.

Configuration des états

Pour configurer vos états, visitez d’abord la section « Organisme » dans le menu « Préférences » en bas à gauche de l’écran.

Puis, cliquez sur l’onglet « Projets » pour afficher la liste des types de projets.

Sélectionnez-les selon vos préférences. N’oubliez pas d’enregistrer!

Feuille de temps – projets en soumission

Par défaut, le Collabox ne permet que de remplir des feuilles de temps sur des projets en production. La configuration des états par projet pour vos employés est donc essentiel. Elle permet à votre équipe de saisir du temps sur les projets en soumission, par exemple, ou sur tout autre type de projet.

Fév 20
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Offres de service

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Offres de services, Versions, Votre CRM

Collabox possède toutes les fonctionnalités pour la création de vos offres de service et leur transformation en projets actifs.

Offres de service en bref

Le module Offre de service du Collabox offre plusieurs avantages :

  • Archivage automatique de vos offres de service dans les dossiers des projets.
  • Uniformisation de la présentation pour toutes les offres de service, peu importe par quel employé elle est préparée.
  • Consultation et modification rapide sur tous vos appareils.
  • Révision facilitée par les collaborateurs (la dernière version est conservée sur le serveur).
  • Impression personnalisée en PDF pour un envoi rapide.
  • Mise en production et affectations automatiques.
  • Création d’un bon de travail pour la production interne et affectation d’heures aux employés.

Créer une offre de service

Créez vos offres de service à partir de l’onglet « Gestion » dans le menu principal.

Ajoutez ensuite une offre de services pour en créer une nouvelle.

Plusieurs onglets apparaîtront pour personnaliser l’offre.

Infos

L’onglet « Infos » correspond à la description générale de votre offre de service. Plusieurs éléments sont à remplir, dont le nom de l’offre, la personne contact, le contexte d’intervention et le mandat. Il est important de lier votre offre à un projet, ce qui implique d’en créer un si ce n’est pas déjà fait. L’offre et le projet seront automatiquement en type « soumission ».

Ensuite, remplissez les champs restants, comme la date de livraison, le numéro de référence ou encore la probabilité de clore (peut être lié au module CRM avec les « statuts d’opportunités« .

Phases

Le deuxième onglet, « Phases », correspond à l’ensemble des éléments qui doivent figurer sur votre offre de service. Attribuez un ordre de priorité à vos éléments et décidez de la manière dont le montant sera présenté à votre client.

Honoraires

L’onglet « Honoraires » sert à décrire vos phases. Déterminer les étapes, assignez un employé et un service, puis indiquez le nombre d’heures prévues pour la réalisation de la phase.

Déboursés, produits et notes

Au besoin, remplissez également les onglets Déboursés, Produits et Notes. Gérez ainsi les dépenses liés à un projet plus facilement ou encore prévoyez vos produits à partir de votre inventaire. De leurs côté, les notes servent à inscrire une particularité, une clause ou encore les termes et conditions à votre offre de services.

Impression et envoi au client

Visualisez votre offre de service sous l’onglet « Impression ». Sélectionner l’option désirée puis cliquez sur le bouton « Imprimer ». Un document PDF ouvrira avec toutes les informations de votre offre de service. Si vous travaillez avec des produits et que vous avez besoin d’imprimer des étiquettes, l’option est également là pour vous!

Finalement, envoyez directement vos offres de services à partir du Collabox. Sélectionnez d’abord l’onglet « Envoi par courriel », puis remplissez les champs appropriés. Composez votre message, puis sélectionnez les options de pièces jointes et de signature désirés.

Collabox enregistre et classe pour vous les courriels envoyés aux clients lorsque vous utilisez sa messagerie interne. Cela facilite grandement votre gestion des suivis clients!

Veuillez noter que vous pouvez en tout temps enregistrer vos offres de services sur votre ordinateur et les envoyer de manière traditionnelle via votre courriel d’entreprise sans passer par le Collabox.

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274