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Nouveautés

Depuis 24 ans, nous développons des nouvelles fonctions et des modules en plus de rapports spécifiques pour répondre aux besoins de nos clients.

Cette section présente les dernières nouveautés du Collabox disponibles dès maintenant pour tous les utilisateurs.

Vous y trouverez de nouvelles fonctions qui simplifiera vos opérations d’entreprise.

Des questions? Contactez-nous maintenant.

Déboursés à approuver

By Comptabilité, Configurer son Collabox, Nouveautés

Une belle amélioration Collabox, vous avez maintenant un visuel pour vous faire remarquer les déboursés à approuver!

Pour apprendre comment faire des déboursés dans Collabox, visitez la page Saisir un déboursé.

L’approbation des déboursés se fait généralement par un supérieur, un gestionnaire ou un administrateur. Il faut lui donner accès à l’approbation des déboursés dans la fiche de configuration d’employée, onglet menu. Dès lors que l’employé a accès à cette fonction, il pourra approuver les déboursés.

Dirigez-vous ensuite dans le module Comptabilité du menu principal du haut.

Image montrant le menu principal du haut avec le module Comptabilité en surbrillance.

Dans le menu de gauche, voyez la fonction Déboursés.

Image montrant le menu déroulant de gauche où les déboursés sont tous approuvés.

Lorsque l’approbation des déboursés est à jour, vous ne verrez rien de nouveau. Par contre, si des déboursés sont en attente d’approbation, la nouvelle fonctionnalité sera présente.

Il s’agit d’un nombre rouge entre parenthèses, comme celui-ci.

Image montrant le menu déroulant de gauche où les déboursés à approuver sont en caractère rouge et entre parenthèses.

Dans cet exemple, il indique qu’il y a 12 déboursés non approuvés dans Collabox. Il suffit de cliquer dessus et d’aller approuver les déboursés.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Communiquer avec nous

By Application Collabox, Nouveautés

Vous êtes le super-utilisateur désigné dans votre organisation et vous avez une question ou besoin d’aide?

Voici nos coordonnées:

Courriel

1- Envoyez un courriel au chargé de projet (Francis Masse ou Louise Lahaie)

2- Pour une urgence, utilisez le courriel : urgence@collabox.com

Téléphone du chargé de projet

Privilégiez la communication par courriel ou par téléphone. Les SMS ne sont pas un moyen pour nous avertir d’un problème ou d’une demande.

Contenu d’une demande

Voici le contenu à nous envoyer pour une demande d’information ou pour signaler un problème.

Ajoutez d’abord une description de la situation actuelle. Puis, décrivez-nous votre souhait par rapport à cette situation. Afin de bien se comprendre, n’hésitez pas à accompagner vos messages de captures d’écrans qui illustrent bien la situation.

Merci de votre coopération, cela nous aide à améliorer notre service client!

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Limite de crédit

By Comptabilité, Nouveautés

Puisque nous ne vivons pas dans un monde parfait, il arrive que des clients tardent à vouloir nous payer. Afin d’éviter le débordement, Collabox a créer un système de limite de crédit personnalisable qui vous alerte lors d’un problème de paiement.

Configurer la limite de crédit

Lorsque vous créez un nouveau client ou que vous avez besoin de modifier les informations de crédit, dirigez-vous dans la fiche client désirée. Parmi les champs qui s’affichent se trouve une série de trois champs dédiée au crédit. Ajoutez un montant de limite tolérable pour vous, ainsi qu’un nombre de jour maximum pour le paiement. Voici un exemple de 5 000$ et de 90 jours.

Exemple de la fiche client où on observe les trois champs liés à la limite de crédit.

L’ajout de ces informations indique qu’au-dessus de 5 000$ de crédit, votre entreprise arrête de travailler pour ce client jusqu’à paiement par celui-ci.

Pendant ce moment d’arrêt, il est suggéré de cocher la case « crédit suspendu ».

Dans la fiche client, un exemple de la case "crédit suspendu" coché.

Continuez de préparer vos soumissions pour ce client, au besoin. La suspension du crédit ne vous empêche pas de préparer des nouvelles offres de service, mais elles resteront « en soumission ». La production pourra reprendre lorsque la case sera décochée, donc lorsque le client aura payé son dû.

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En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Service de tenue de livre

By Comptabilité, Nouveautés
Comptabilité Collabox
Comptabilité Collabox

Collabox offre un service de tenue de livre pour vous aider à performer!

Impartition en tenue de livre avec le module de comptabilité de Collabox
RÉSERVER LE SERVICE DÈS MAINTENANT!

Vous avez besoin de support dans votre tenue de livre, mais vous ne voulez pas embaucher une ressource uniquement pour faire ce travail?

Vous utilisez le module comptabilité du Collabox et vous auriez quelques tâches de tenue de livre à faire faire périodiquement?

Que ce soit 5 heures par mois, 2 heures par semaine ou plus, nous pouvons le faire pour vous grâce au Service de tenue de livre Collabox.

Voici des exemples de tâches effectuées par notre équipe :

– Préparer et effectuer les remises de taxes
– Effectuer la gestion des comptes à recevoir
– Gérer des fournisseurs pour suivre les comptes à payer
– Faire la conciliation bancaire mensuelle
– Faire les tâches reliées à la facturation
– Préparer des fichiers de paye
– Saisir les dépenses (déboursés)
– Produire différents rapports selon les besoins

–  Autres services selon vos besoins, nous sommes à l’écoute!

Ce service est facturé à l’heure

Un minimum de 2 heures par mois doit être réservé.

En tout temps pour connaître les modalités, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

louise.lahaie@collabox.com ou 418 907-9274, poste 120

Diagramme de Gantt

By Calendrier, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Nouveautés, Tâches

Le suivi de projets et de tâches d’un organisme nécessite parfois l’utilisation d’un diagramme de Gantt. Collabox a donc ajouté cette fonctionnalité à son système ERP.

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt

Il s’agit d’un outil visuel graphique qui met en évidence les dates de début et de fin de projet. Ainsi, en un coup d’œil le responsable peut voir l’avancement de ses projets en temps réel selon les échéanciers prévus. Il peut alors identifier les tâches à mettre de l’avant afin d’accomplir son projet dans le temps imparti.

Calendrier et échéanciers

Lorsque vous êtes abonné au diagramme de Gantt et désirez voir vos échéanciers, dirigez-vous d’abord vers le menu principal « Calendrier » en haut de la page.

Emplacement du module Calendrier dans le menu principal de Collabox.

Puis, sélectionnez l’onglet « Projet ».

Cette image montre l'emplacement l'onglet Projet dans le calendrier.

Choisissez la période, le chargé de projet et l’employé désiré. Ensuite cliquez sur le bouton « ok ».

Cette image montre les options de recherche pour le diagramme de Gantt. On peut choisir les dates de début et de fin du projet, le nom du chargé de projet et le nom de l'employé affecté.

Ensuite, vous verrez s’afficher la liste des projets selon les critères choisis. Des bandes horizontales sont visibles et montrent l’avancement du projet selon les échéances.

Voici un exemple de diagramme de Gantt où l'on voit les dates d'échéance des différents projets qui sont affichés.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Outil de signature électronique des offres de services

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Nouveautés, Offres de services, Suivis

Perdez-vous beaucoup de temps à obtenir la signature électronique de vos offres de services? Collabox a instauré une fonctionnalité qui permet à vos clients de signer l’offre de services que vous lui envoyez directement dans le courriel. Voici comment procéder pour utiliser cette fonction.

Rédiger un message

Lorsque votre offre de services est prête à être envoyée à votre client ou à un prospect, dirigez-vous ensuite vers l’onglet « Envoi par courriel » du formulaire.

Onglet "Envoi par courriel" dans le formulaire de création d'une offre de service.

Puis, rédigez votre message en y ajoutant un sujet et un courriel d’envoi. Notez que votre offre de services est automatiquement ajoutée en pièce jointe.

Un exemple de message à envoyer à un client via la plateforme de courriels du Collabox.

Ajouter l’option de la signature électronique

Sous le message se trouvent plusieurs options sous la forme de cases à cocher. Choisissez d’abord qui recevra une copie du message, puis sélectionnez la case « Signature requise ».

Case à cocher pour déterminer à qui sera envoyé la copie du message. De plus, uns case "signature requise" est cochée pour permettre la signature client.

Lorsque le client ouvrira son message, il aura l’option de signer l’offre de service en cliquant sur un lien.

Il s'agit d'une image montrant le texte envoyé au client pour la signature en ligne de l'offre de service.

Voici un aperçu du visuel de signature Collabox.

Il s'agit d'une image montrant comment le client pourra signer l'offre de service.

Lorsque le client a signé l’offre, vous recevez une notification.

Message envoyé à l'utilisateur de Collabox lorsque le client a signé l'offre en ligne.

De plus, l’icône de l’offre de service devient vert. Ainsi, il est facilement repérable et vous évite d’ouvrir le document pour aller vérifier que la signature est présente.

Lorsque l'offre de service est signée par le client, une icône verte apparaît à côté du numéro de l'offre de service dans la liste Collabox.

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info@collabox.com (418) 907-9274

Système d’envois massifs – SMS corporatif

By Contacts, Nouveautés, Votre CRM

*Fonction améliorée*

Collabox offre la possibilité d’obtenir un système d’envoi de SMS corporatif pour vos clients, contacts ou employés. Les avantages sont nombreux et augmentent l’efficacité de la communication avec vos clients et vos employés.

Collabox a amélioré la fonctionnalité du SMS corporatif. Ainsi, le destinataire peut choisir de recevoir les alertes directement sur son compte personnel sans avoir à vérifier le compte corporatif en question.

Communication Client

Donnez le numéro corporatif à vos clients et vos contacts pour une communication plus efficace. Ils pourront vous joindre rapidement et vous pourrez également les informer sur l’avancement de leur projet, leur envoyer des rappels de commande ou encore leur annoncer une nouveauté.

Utilisation interne du SMS corporatif

Utilisez le numéro SMS corporatif pour gérer la communication interne de votre entreprise. Affectez l’ensemble de vos employés à un rendez-vous ou encore attribuez-leur des tâches communes. De plus, avertissez votre équipe d’un nouveau projet ou de toute autre information pertinente concernant, par exemple, une urgence, un changement de priorité ou une modification d’échéancier. Encore plus rapide que le courriel!

Comment rédiger un SMS

Deux options s’offrent à vous pour la rédaction d’un message texte via le Collabox. Il est possible de rédiger d’avance des messages et de les garder en mémoire ou encore d’écrire un message plus personnalisé en direct. Attention, le message a une capacité maximale de 160 caractères.

Le pré-enregistrement des messages s’effectue à partir de l’onglet « Messages SMS ».

Donnez un titre et écrivez un message qui sera gardé en mémoire dans Collabox.

Par la suite, rendez-vous dans l’onglet « Envoi de SMS » dans le menu de gauche.

Sélectionnez un message pré-enregistré ou alors optez pour la rédaction en direct.

Remplissez ensuite les informations pertinentes à l’envoi. Vous pouvez ajouter des listes de distribution, par exemple un groupe de clients, une route de livraison, une équipe de travail ou encore une liste de prospection.

Il est aussi possible de faire des envois SMS massifs à des routes de livraisons. Par exemple pour avertir les clients qu’il y aura une livraison à leur commerce ou pour des messages marketing.

Les routes de livraisons sont montées à partir de votre liste de contacts (CRM).

Dans la « Fiche Contact », il faut cocher la case SMS pour accéder à cette liste.

Gestion des SMS corporatif

Collabox enregistre tous les SMS corporatifs reçus et envoyés.

Pour y accéder, dirigez-vous d’abord dans le menu Outils et sélectionnez envoi de SMS.

Puis, plusieurs options de filtre s’offrent à vous. Recherchez un message rapidement selon le client, le contact ou l’employé. Vous pouvez également filtrer les résultats par date.

Modalités

Pour avoir accès au SMS corporatif, vous devez nous contactez par courriel à info@collabox.com ou encore par téléphone (418) 907-9274. Collabox vous attribuera un numéro de messagerie spécifique. Un frais d’abonnement mensuel fixe et un coût d’utilisation par SMS s’appliquent.

Configurer son Collabox : Champs personnalisés et menus déroulants

By Configuration, Configurer son Collabox, Nouveautés

Déjà bien connus des utilisateurs du Collabox, les champs personnalisés sont maintenant encore plus spécifiques grâce à l’ajout des menus déroulants.


Ajouter des champs personnalisés et menus déroulants

Allez d’abord dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu de gauche, choisissez la fonction « Champs personnalisés ».

Ajoutez un nouveau champs ou modifier un champ personnalisé déjà inscrit.

Remplissez les cases puis sélectionnez le champ que vous désirez. Plusieurs options s’offrent à vous, donc des cases simples. Le chois qui nous intéresse ici est le « Champ à choix multiple (déroulant multiple) ». Choisissez où vous souhaitez qu’il soit présenté dans le formulaire, puis sélectionnez ensuite le type de menu déroulant que vous désirez. Les options sont une liste : de produits, d’employés, de ressources ou de contacts. Combinez votre menu déroulant à un champs simple ou à une image pour mieux vous y retrouver!

Indiquez les valeurs qui feront parties de votre menu déroulant.

N’oubliez pas de bien choisir le formulaire où apparaîtra vos champs personnalisés!

Voici le résultat d’un champ personnalisé contenant un menu déroulant.

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Le Followmail

By Followmail, Nouveautés

Le Followmail est l’outil de communication idéal avec vos contacts, clients et prospects! Il s’agit d’un système fonctionnant comme une infolettre, mais dont les listes de distributions sont personnalisables par votre entreprise.

Le Followmail – Nouveautés

Pour les abonnés déjà inscrits au module Contacts (CRM) du Collabox, le Followmail a fait peau neuve!

  • Un éditeur performant et comprenant plusieurs fonctions
  • Un système d’envoi qui permet de programmer vos envois à des dates et heures différentes
  • Un système pour faire des listes de distributions ciblées et spécifiques
  • Des champs qui permettent de personnaliser votre message
  • La possibilité d’inclure des liens vers d’autres site web
  • Des rapports statistiques d’envoi et de performance de vos messages
  • Méthode « Drag & Drop » pour monter votre message
  • Mode « responsive » pour les appareils mobiles

Liste de distribution

Le Followmail fonctionne en étroite collaboration avec le module CRM de Collabox. Chaque contact de votre module a l’option, ou non, de faire partie d’une liste de distribution. À vous de sélectionner l’option au besoin directement dans la fiche d’un contact. Pour se faire, allez dans l’onglet Contact et directement dans la fiche d’un individu. Au bas de la page, cochez la case « inscrit aux listes de distribution »

Par la suite, dirigez-vous vers l’onglet « Liste de distribution » dans le menu de gauche.

Ajoutez une nouvelle liste ou sélectionnez-en une déjà faite. Attribuez-lui un nom.

Inscrivez le nom de tous les contacts qui vont se retrouver dans votre liste.

Votre liste de distribution est faite. Vous pouvez en créer de nombreuses pour différents clients, fournisseurs, prospects ou pour l’ensemble de vos contacts.

Messages

Sélectionnez l’onglet « Messages » dans le menu de gauche.

Puis, ajoutez un nouveau message.

Donnez-lui un nom, un objet et éditez-le.

L’édition du message se fait avec une multitude d’outils. Personnalisez votre message facilement!

Envoi d’un message

Retournez dans le menu de gauche et cliquez sur « Envois ».

Ajoutez un envoi. Remplissez les champs demandés, ajoutez le message puis cochez les cases désirées. Par exemple, la case « Demander une confirmation de réception du courriel » est indiquée.

Cochez finalement la liste de distribution visée par votre message. Plusieurs listes peuvent être cochées simultanément.

Statistiques du Followmail

Collabox conserve les envois, les messages et offre la possibilité de voir les statistiques relatifs aux ouvertures de vos messages. Pour vérifier vos statistiques, retournez dans un message envoyé et sélectionnez l’onglet « Contacts ».

La liste de tous les contacts qui ont reçu le message s’affiche, avec une colonne intitulée « Nombre de consultations » et une autre « Date de la première consultation ». Vous voyez ainsi qui a ouvert et lu votre message!

Si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Crédit suspendu dans une fiche client

By Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Nouveautés

Il arrive parfois que vous deviez noter un crédit suspendu au niveau de la facturation pour un client. Pour se faire, Collabox a développé une case toute simple à cocher. Cette étape est réversible en tout temps.

Fiche client

Pour suspendre un crédit, il vous faut passer par la fiche du client. Dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Configuration ».

Sélectionnez ensuite l’option « Clients » dans le menu de gauche. La liste de vos clients s’affichent par ordre alphabétique.

Choisissez le client auquel vous souhaitez noter un crédit suspendu. Puis, sous l’onglet « Infos », défilez la page jusqu’à l’option souhaitée. Cochez la case associée à la suspension du crédit.

Effets du crédit suspendu

En cochant la case, deux modifications au client se produit. La première consiste en un changement de couleur dans la liste des clients; il est maintenant rouge.

Deuxièmement, un message apparaîtra en haut de la page de signature des factures qui seront à son nom. Ainsi, le statut du client est facilement repérable.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre Blogue pour découvrir d’autres fonctionnalités du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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