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Balance de vérification

By Comptabilité, Non classifié(e), Rapport de comptabilité, Vérifications

Lors de votre fin d’année, il vous faudra produire votre rapport de balance de vérification pour votre comptable. Ce rapport regroupe l’ensemble des écritures de grand livre.

Rapport de balance de vérification

Dans le menu principal du haut, cliquez d’abord sur « Rapport ».

Image montrant le menu principal supérieur du Collabox. L'onglet "Rapports" est pointé avec le curseur.

Puis, dans le menu de gauche, déroulez la page jusqu’à ce que vous trouviez la fonction « Balance de vérification ».

Image montrant la section rapport "comptabilité" dans le menu de gauche. Le curseur pointe sur le lien "Balance de vérification"

Parmi les options qui s’offrent à vous, indiquez le bon intervalle de temps, puis cliquez sur « Afficher ». Au besoin, cochez les cases de personnalisation de l’affichage des soldes.

Image montrant un exemple de l'en-tête de la page Balance de vérification. On y voit les champs d'intervalle de temps à remplir, ainsi que deux cases à cocher pour l'affichage personnalisé des soldes.

Le rapport de balance de vérification est maintenant créé. Pour s’assurer que votre organisme a ses écritures comptables en ordre, le solde de la colonne « Débit » devrait être le même que celui de la colonne « Crédit ». Si ce n’est pas le cas, comme dans l’exemple suivant, il vous faudra vérifier que toutes vos factures et vos déboursés sont balancés. L’article de blogue « Vérification » vous explique comment procéder.

Exemple d'un rapport de balance de vérification qui ne balance pas.
Exemple d'un rapport de balance de vérification qui ne balance pas.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Signer les feuilles de temps

By Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fonctions ressources humaines, Non classifié(e)

Faire signer les feuilles de temps de vos employés sur des documents PDF est possible avec Collabox. Il suffit de demander une personnalisation en ce sens. Ainsi, vous pourrez utiliser les fonctions suivantes.

Imprimer une feuille de temps

Dirigez-vous vers le menu principal et sélectionner l’icône « Feuille de temps ».

Remplissez votre feuille de temps comme à l’habitude, puis regardez à droite de votre écran sous le descriptif de la journée. Vous y verrez un bouton « Imprimer le PDF ».

Cliquez dessus pour voir apparaître la feuille de temps en format PDF.

Signer les feuilles de temps

À côté du bouton « Imprimer le PDF » s’en trouve un deuxième du nom de « Signer le PDF ».

Cliquez sur le bouton et signez le document. En imprimant le PDF à nouveau, comme à l’étape précédente, la signature apparaît.

Saisie du temps terminée

Pour les entreprises qui fonctionnent par feuilles de temps à la journée et qui ont des employés à temps partiel ou contractuels, une nouvelle fonctionnalité Collabox a été ajoutée. Il s’agit d’une case bien simple intitulée « Saisie du temps complétée pour la semaine ».

Cette case vous assure que l’employé a bien terminé de remplir ses feuilles de temps pour la semaine.

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Automatisation des postes budgétaires

By Comptabilité, Non classifié(e), Produits, Trucs et astuces

L’automatisation de la sélection des postes budgétaires pour vos produits vous fait gagner du temps et évite les erreurs d’inattention lors de la facturation. Voyez comment configurer le tout.

Créer des produits

La première étape est de créer un produit. Pour ce faire, suivez les directives présentées dans l’article « Présenter ses produits ».

Automatisation des postes budgétaires des produits

Attribuez un poste budgétaire à votre produit est la première étape à faire.

Rendez-vous d’abord dans la fiche produit désirée. Pour se faire, dirigez-vous vers la liste des produits dans le menu de gauche.

Image montrant le menu de gauche et le lien vers la liste des produits.

Ensuite, sélectionnez le produit désiré.

Voici une image qui montre un exemple d'une liste de produits dans Collabox. On y voit le nom du produit, sa quantité en inventaire et son prix vendant unitaire.

En ouvrant la fiche produit, restez sur l’onglet principal « Produits » et défilez au bas de la page.

Exemple de la page de la fiche produit avec le titre du produit.

Rendu au bas de la page de configuration du produit, vos postes budgétaires s’affichent. Choisissez celui qui vous convient pour le produit choisi. Ajoutez les heures ou le montant prévu pour ce produit dans la case associée. Le tour est joué!

Exemple de la fiche produit au bas de la page où on peut choisir le bon poste budgétaire. Ici, la tablette est attribuée au poste de facturation simple.

Facturer un produit

Lorsque vous facturez un produit, le poste budgétaire s’affiche automatiquement. Plus besoin d’y penser!

Exemple d'une facture pour une tablette. Le montant du produit est automatiquement ajouté au poste budgétaire choisi dans la fiche produit. Ainsi, on voit que l'automatisation des postes budgétaires des produits fonctionne.

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Exportations vers Sage 50

By Comptabilité, Facturation, Import et export des données, Non classifié(e)

Collabox permet des exportations vers Sage 50 pour faciliter votre comptabilité avec un logiciel externe. Communiquez avec nous pour bénéficier de cette option.

Exporter les factures

Pour accéder à la page d’Exportation vers Sage 50, allez d’abord dans le menu principal de « Comptabilité ».

Puis, dirigez-vous vers le menu de gauche dans la section « Exportation » et sélectionnez la fonctionnalité « Exporter vers Sage 50 ».

Ensuite, cochez toutes les factures à exporter.

Lorsque l’on appuie sur « Exporter les factures », cela crée un fichier .IMP.

Enregistrez le fichier à un endroit facile à retenir.

Importation dans Sage 50

D’abord, ouvrez l’onglet « Fichier » et descendez jusqu’à l’option « Importer/exporter ». Puis, sélectionnez « Importer des transactions… ».

Choisissez la seconde option présentée puisque vous souhaitez importer des factures de ventes.

Le logiciel recommande de faire une sauvegarde des données avant d’importer, libre à vous.

Parcourez ensuite votre ordinateur pour trouver le fichier .IMP que vous avez enregistré plus tôt.

Par la suite les questions suivantes vous seront posées pour chaque facture à importer.

Si le client n’existe pas dans Sage 50, on vous demande de le créer ou de l’associer à un client existant. Si un client du même nom existe, vous ne verrez pas cette étape, car le client sera assigné à celui du même nom automatiquement.

Ensuite, vous devrez associer chaque élément de facture aux articles/comptes correspondants dans Sage 50.

Si vous utiliser les mêmes numéros de produits dans Collabox que vos articles dans Sage 50, vous pouvez cocher la case suivante dans vos clients Sage 50 pour passer cette étape:

Modificer un client:

Vos éléments de factures seront associées automatiquement, tant qu’ils existent dans Sage 50.

Voilà, la facture est importée!

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