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Gestion

La gestion améliorée de votre entreprise

Dans le Collabox il existe plusieurs fonctions qui  aident à gérer de votre entreprise.

La gestion dans le Collabox :

  • Offres de services (soumissions ou contrats)
  • Outils d’activités vendeurs
  • Bons de commandes pour gérer vos fournisseurs.
  • Rapports de progression
  • Ressources humaines

D’autres rapports essentiels sont à votre disposition : rapports par projet, par employé et d’affectation.

Ces rapports permettent d’obtenir différents chiffres, ratios et éléments pour prendre les bonnes décisions quant à la gestion de votre entreprise.

Mar 08
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Gestion des candidats

By Fonctions ressources humaines, Gestion, Gestion des candidats

Le module Gestion des candidats vous offre plusieurs fonctions pour faire la gestion des candidatures dans un contexte de recrutement pour votre entreprise ou pour des mandats externes.

Il permet de centraliser toutes les informations du profil de vos candidats et de gérer les différentes étapes du recrutement.

La fiche : CANDIDAT

La fiche « CANDIDAT » présente plusieurs champs pour saisir de l’information: les coordonnées générales du candidat, les types d’interventions reliées au processus de recrutement, la pertinence du candidat, l’onglet « rendez-vous » qui permet de planifier un rendez-vous directement dans la fiche et de le lier à l‘agenda Collabox.

Dans la fiche du candidat: vous pouvez ajouter des champs personnalisés selon les informations ou les documents que vous voulez qui s’y retrouve.

Les exemples de champs personnalisés ci-dessous : un champ pour obtenir le CV, un champ texte qui décrit les compétences voulues, les informations reliées à l’expérience du candidat, les notes, les préférence d’emploi, la région habitée par le candidat. Bref selon votre situation et vos besoins vous avez tout ce qu’il vous faut.

Directement de la fiche du candidat vous pouvez planifier vos rendez-vous. Ils apparaîtront alors dans l’agenda Collabox. De plus vous pouvez programmer des alertes par courriel ou sms pour vous rappeler ce rendez-vous.

Gestion des candidats

Vous faites du recrutement pour une autre entreprise ou une succursale, ou un département, vous avons un résumé des information de ce « client ».

La liste des candidats affichent plusieurs informations: le nom du candidat, un type d’évaluation (que vous aurez vous-même déterminé au préalable), le titre du poste, la région.

Recherche avancée de vos candidats

Vous pouvez également faire une recherche de candidat par type d’évaluation, ou par nom.

LA FICHE D’EMPLOYÉ

La fiche d’employé du module Gestion du recrutement vous permet aussi d’avoir une fiche d’employé détaillée pour gérer vos propres ressources humaines.

FICHE : EMPLOYÉ

Dans la fiche d’employé, vous pouvez ajouter des champs personnalisés supplémentaires selon vos besoins.

Dans la fiche d’employé, l’onglet TAUX

Cette section vous permet d’afficher les taux horaires, les banques d’heures, les taux de congé, vacances, congé de santé.

ONGLET : TAUX

Dans la fiche d’employé, onglet Horaire

Dans cette section, vous noter les horaires de l’employé, les longueurs de pause-dîner, les jours de travail, et vous pouvez en plus mettre les informations nécessaires pour les employés qui ont des banques d’heures.

Vous êtes en recrutement et vous voulez simplifier vos opérations?

Contactez-nous

418 907-9274

info@collabox.com

Mai 12
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Procédures et documentation

By À propos du Collabox, Gestion, Logiciel Collabox, Nouveautés

PROCÉDURES ET DOCUMENTATION – OUTIL DE COLLABORATION AGILE ET FLEXIBLE

Connaissez-vous cet outil de collaboration?

Un outil qui vous permet de sauvegarder vos procédures de travail, vos processus organisationnels, ainsi que la documentation que vous voulez conserver soit pour consulter, archiver, modifier par un autre collègue. De nombreuses possibilités s’offrent à vous.

L’outil « Procédures et documentation » permet d’écrire vos procédures, étapes par étapes, de faire des catégories, de les placer dans un ordre spécifique. Il permet aussi d’y lier des documents pour référence. Grâce à une gestion des droits d’accès que vous faites vous-même, vos collègues peuvent consulter ou modifier, ajouter et mettre à jour ces informations. Vous pouvez aussi archiver des documents de différents formats: images (jpeg, png), PDF,chiffriers, etc.

Ce nouvel outil vous est proposé sous forme d’abonnement mensuel. Contactez-nous si vous désirez vous abonner.

Voici un exemple dans le compte de NOVA INC- notre compte démo
Procédures et documentation
Voici un exemple de catégories dans le compte de NOVA INC- notre compte démo

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Juin 12
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Attestation de conformité et quittance

By Bons de commande, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Gestion

Afin de suivre de près la conformité de vos sous-traitants, il existe déjà dans Collabox un champ réservé à l’attestation de Revenu Québec dans le formulaire des fournisseurs. Nous avons voulu vous permettre d’assurer un suivi encore plus serré des gens avec qui vous traitez en ajoutant deux nouvelles sections, cette fois dans les bons de commande puisqu’elles y sont étroitement reliées : la quittance et l’attestation de conformité (CCQ-CNESST).

Voyons cela de plus près.

Attestation de conformité et quittance

Rendez-vous d’abord dans le module Gestion.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez ensuite la page Bon de commande située dans le menu de gauche.

Menu vertical de Collabox

Cliquez sur le bon de commande auquel vous souhaitez ajouter une attestation ou une quittance. Sous l’onglet Infos, vous trouverez les sections qui vous intéressent.

Page Mise à jour d’un bon de commande

Comme vous pouvez l’observer, dans les sections 1 et 2, vous disposez d’un espace pour noter la date où les documents ont été demandés et celle où ils ont été reçus. Quant aux cases à cocher, elles indiquent si la quittance est dénoncée et si l’attestation ou la quittance sont requises. La section 3, elle, permet de noter que le dossier du sous-contractant est en ordre auprès des instances concernées.

Nouveaux pictogrammes

En cochant d’abord les options correspondant aux documents requis (sections 1 et 2), de petits pictogrammes apparaissent ensuite sur la page de la liste des bons de commande. Tout comme comme l’attestation de Revenu Québec, chaque document a son pictogramme visible dans la liste des bons de commande (module Gestion). Sa présence indique également que le document est nécessaire. La pastille jaune correspond à l’attestation de Revenu Québec; la bleue, à l’attestation de conformité (CCQ-CNESST); et finalement la verte, à la quittance.

Page Liste des bons de commandes

Aimeriez-vous vous rafraîchir la mémoire sur la dynamique entre les bons de commande et les déboursés? Lisez cet article!

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Juin 10
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Offres de services avec options

By Gestion, Offres de services

Avec Collabox, créez des offres de services avec options, donc personnalisables, selon les besoins de votre entreprise.

La manière d’écrire une offre de services et les services et produits qu’on propose ont une importance stratégique très grande pour le développement des affaires de toute entreprise. C’est pour cette raison que les offres de services diffèrent sensiblement d’une entreprise à une autre et nous nous efforçons de répondre le mieux possible aux besoins de tous. Nous avons donc ajouté les options aux offres de services. 

Un service de traiteur, par exemple, offre à son client différentes options d’accompagnement pour un même menu. Cependant, il ne veut pas nécessairement inscrire les choix du client dans l’offre de services pour ne pas l’alourdir, mais il doit tout de même les consigner quelque part. Tout se joue alors sous l’onglet Produits de l’offre de services.

Comme d’habitude, le traiteur doit sélectionner les produits dans son offre de services. La différence, c’est que les produits pour lesquels il n’aura pas choisi les options s’afficheront en rouge, alors que ceux pour lesquels il aura inscrit ses choix apparaîtront en bleu. C’est un petit aide-mémoire. 

Page Produits de l’offre de services

Afin de sélectionner les options, il doit cliquer sur le nom du produit dans la liste. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira sur celles-ci. Reste à cocher les choix qui l’intéressent, puis à cliquer sur Enregistrer. 

Fenêtre d’options pour le produit Blanc de volaille…

Il pourra suivre la même démarche pour chacun des produits. S’il souhaite créer de nouvelles options, il lui faudra se rendre dans la liste des produits et ajouter des composants à son produit. Une fois les composants créées, la fenêtre d’options est générée automatiquement.

Démarche pour créer des options

Se rendre dans le module Comptabilité. 

Menu horizontal de Collabox

Cliquer sur Produits dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox

Cliquer sur le nom du produit que l’on souhaite modifier dans la liste, puis se rendre sous l’onglet Composants.

Page Éléments pour le produit [nom du produit]

Remplir les éléments de la grille.

Afin de mieux se retrouver sur cette page, voici une description des principaux éléments qui la composent : 

  1. Menu déroulant sous Composant : sert à sélectionner un produit existant et à le définir comme composant d’un autre produit.
  2. Pictogramme : permet d’accéder facilement à la fiche produit du composant.
  3. # Famille : regroupe les options. Dans une fenêtre d’options, il peut y avoir différentes options à sélectionner. Par exemple, pour un plat de poulet, on pourrait avoir un ensemble d’options d’accompagnement, que l’on regrouperait dans la famille 10, et un ensemble d’options de dessert, que l’on regrouperait dans la famille 30. Les nombres choisis importent peu. Ils servent seulement à créer des groupes d’option.
  4. Nb choix max : détermine le nombre d’options que l’on peut sélectionner par famille.
  5. $ Extra : Ajoute un montant pour une option en particulier. Par exemple, si le client veut un gratin dauphinois au lieu de patates pilées et que cela coûte 2 $ de plus, c’est là qu’on inscrit l’extra de 2 $.

Intéressés par ces nouvelles possibilités dans les offres de services? Contactez-nous pour l’essayer!

Avr 05
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Offre de service express

By Gestion, Offres de services

Nous savons que remplir une offre de service peut-être assez long. Pour améliorer votre expérience, nous avons créé l’offre de service express. Elle sélectionne par défaut plusieurs informations pour que ce soit plus rapide à remplir.

Définir les paramètres

Avec cette fonction, plus besoin de créer un client, puis un projet. Vous rentrerez une seule fois quelques paramètres par défaut et ils seront réutilisés pour chaque nouvelle offre express. Pour déterminer ces paramètres, dirigez-vous sur la page Organisme, située sous le menu Préférences.

Menu en bas à gauche

Cliquez sur l’onglet Projets.


Page Mise à jour de l’organisme

Remplissez au minimum les éléments des encadrés rouges : Le nom du projet par défaut, les employés affectés, la probabilité de clore et le nom de la première phase. Puis, cliquez sur Enregistrer dans le bas de la page.

Page mise à jour de l’organisme, onglet Projets

Créer une offre de service express

Une fois vos paramètres déterminés, cliquez sur l’icône Gestion.

Icône Gestion, dans le menu en haut de la page

Ensuite, cliquez sur Ajouter une offre de services Express.

Page Liste des offres de services, menu Ajouter une offre de services Express

Remplissez au minimum le champ Nom et cliquez sur Enregistrer. C’est le nom du client qui s’affichera sur votre offre de services. Vous pouvez aussi remplir les autres champs selon ce que vous voulez voir sur l’offre.


Page ajout d’un client

Les champs choisis par défaut seront déjà remplis sur la page Ajout d’une offre de services. Vous pouvez tout de même faire des modifications si nécessaire ou remplir les autres champs. C’est cependant facultatif. Cliquez sur Enregistrer, puis Suivant si vous avez changé ou ajouté des informations; cliquez seulement sur Suivant si vous ne modifiez rien.


Page Ajout d’une offre de services

Vous tomberez sur la page Phases de l’offre de services. La phase 1 sera déjà inscrite. Vous pourrez ajouter d’autres phases (facultatif), puis cliquer sur Enregistrer et ensuite sur Suivant. Si vous ne changez rien, cliquez sur Suivant directement.

Page Phases de l’offre de services

Puis, allez sur l’onglet Honoraires. Cliquez sur la ou les phases pour ajouter des honoraires à l’offre.

Onglet Honoraires de la page Honoraires de l’offre de services

Pour imprimer l’offre de services, cliquez sur l’onglet Impression, choisissez les options d’impression et cliquez sur Imprimer. Pour envoyer l’offre par courriel, rendez-vous sur l’onglet Envoi par courriel, remplissez les champs et cliquez sur Envoyer.

Page Honoraires de l’offre de services

Le produit final :


Exemple d’offre de services express (à imprimer)

Quatre étapes et le tour est joué.

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Mar 13
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Modifier une offre de services modèle

By Gestion, Offres de services

Choisissez qui pourra modifier une offre de services modèle dans votre entreprise.

On sait que plusieurs d’entre vous aiment bien avoir une offre de services complète sous la main. Elle sert de modèle pour accélérer la création des autres. L’accès aux employés à la modification d’un modèle peut maintenant être restreint.

Vous ne risquez ainsi plus de voir vos offres de services modèles modifiées sans préavis. Grâce au système de droit d’accès, choisissez les gens autorisés à travailler sur les modèles.

Autorisation pour modifier une offre de services modèle

Pour autoriser un employé à modifier ou créer des offres de services modèles, rendez-vous dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu gris de gauche, cliquez sur Employés.

La page qui s’ouvre présente la liste de vos employés. Cliquez sur le nom de l’employé auquel vous souhaitez donner l’autorisation. Une fois rentré dans sa fiche, cliquez sur l’onglet Configuration avancée.

Puis, cochez l’option Création/Modification de soumissions modèles dans le Module projets. Cela donnera l’autorisation à l’employé de travailler sur les modèles. Si vous souhaitez lui enlever l’autorisation, décochez simplement cette case.


Lorsqu’un employé, ou vous-même, voulez modifier ou créer une offre de services, assurez-vous de changer le statut pour Modèle avec le menu déroulant.

Ce qu’un employé n’ayant pas accès à la modification de modèles peut faire :
– dupliquer un modèle existant pour en faire une nouvelle soumission;
– visualiser un modèle avant de le dupliquer en cliquant sur le bouton PDF.
Ce qu’une personne ayant accès à la modification de modèles peut faire :
– Tout! Elle pourra modifier les modèles existants, en créer de nouveaux de toutes pièces ou en dupliquer.

Astuce

Un menu déroulant sous le moteur de recherche vous donne l’option d’afficher à l’écran seulement les modèles.

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Sep 28
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Rapport d’activités vendeur

By Activités vendeur, Gestion, Rapports

Collabox vous offre le meilleur outil pour le suivi de l’activité de vos vendeurs : le « Rapport d’activités vendeur ».

Ce dernier permet de visualiser les interventions posées par vos vendeurs auprès des clients. Vous pouvez donc garder un œil sur le travail de vos employés en seulement quelques clics.

Créer un rapport d’activités vendeur

Pour accéder au rapport, vous devez d’abord cliquer sur « Rapports » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur « Activités vendeurs ».

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Une fois sur cette page, il faut sélectionner les options du rapport en commençant par l’intervalle de temps souhaité pour l’affichage du rapport. 

Deux types de rapport peuvent être générés. Le premier, le rapport d’intervention vous résume toutes les interactions dans la période donnée, peu importe le vendeur. Il s’agit donc d’un bon résumé sur vos différents projets. Vous pouvez les classer par type d’intervention ou bien par contact.

Comment obliger vos vendeurs à mettre un type d'intervention avec un commentaire?

Vos vendeurs ont la fâcheuse habitude de ne pas cocher de type d’intervention avec leurs commentaires? Ce temps est révolu! Vous pouvez « forcer » cette option dans la fiche d’employé de votre vendeur. Pour ce faire, vous devez d’abord cliquer sur « Configuration » dans le menu de navigation au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Employés » et sélectionnez l’employé à qui vous voulez ajouter cette option.

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Une fois sur la page de l’employé, cliquez sur l’onglet « Préférences ».

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Enfin, assurez-vous que la case « Obliger la sélection d’un type d’intervention lors de la saisie d’un commentaire » soit cochée.

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Vous n’avez qu’à reproduire ces étapes pour tous les employés à qui vous voulez forcer cette option.

Le second, le rapport d’activités présente quant à lui les actions posées par les vendeurs avec leurs commentaires. Il est aussi possible d’afficher les commentaires reliés aux entrées de la feuille de temps en choisissant l’option « Commentaires des feuilles de temps » dans la section Rapport d’activité.

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Mar 09
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Charge d'affectation des employés

Rapport de charge d’affectation

By Charge d'affectation, Gestion, Rapports, Rapports de gestion

Connaissez-vous vos employés débordés?

Notre rapport de charge d’affectation est LA solution. Cet outil fantastique permet de voir sur une période donnée, les projets sur lesquels vos employés travaillent avec le temps qu’ils ont déjà réalisé et le temps restant. En plus, il vous indique si vos employés réaliseront à temps leurs tâches en fonction de la date de livraison du projet. Incroyable, non?

NOTE:

Pour obtenir des données précises dans ce rapport, il faut être rigoureux dans la configuration de vos projets:

– date de livraison (échéance)

– heures en banque par projet

– affectations des heures par employés

ET:

– faire des saisies précises des heures travaillées dans les feuilles de temps

Suivez les instructions ci-dessous pour voir d’un coup d’œil si vous avez des employés surchargés.

La marche à suivre pour avoir accès au rapport de charge d’affectation est simple.

La première étape consiste à aller chercher les menus du module « Gestion » en cliquant sur l’icône dans le haut.

Dans la barre latérale gauche, cliquer sur « Charge d’affectation » pour se rendre à la page d’options du rapport.

Une fois sur la page d’options du rapport, vous devez déterminer la plage de temps du rapport.

Par défaut, le rapport s’étale du début de l’année à la journée courante. Il est IMPORTANT de sélectionner une date future pour l’intervalle. Sinon, le rapport ne vous affichera pas les projets avec une date de livraison ultérieure. Une bonne manière de fonctionner est d’utiliser une période s’échelonnant sur une semaine. En d’autres mots, prenez la date actuelle et ajoutez-y une semaine. Vous aurez donc un aperçu du travail à accomplir la semaine à venir. Vous pourrez ainsi mieux répartir les affectations de vos employés.

Options d'affichage du rapport

Voici votre rapport!

Rapport final
Rapport final

Quoi faire si vous arrivez à faire afficher votre rapport, mais vous voyez uniquement des heures affectées à 0 ?

Vous avez peut-être oublié d’affecter vos employés sur des projets. Ce n’est pas un gros problème, suivez la marche à suivre ci-dessous pour corriger la situation:

  • Dans la page de votre projet, cliquez sur l’onglet « Affectations ».
  • Vous verrez alors la liste de tous vos employés. Il suffit d’inscrire le nombre d’heures désirées pour chaque employé. Ils seront alors affectés au projet.

Félicitations, vous avez réussi à afficher votre premier rapport de charge d’affectation!

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