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Gestion

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Dans le Collabox il existe beaucoup de fonctions qui vous aident à bien gérer votre entreprise.

Entre autre, les offres de services (soumissions ou contrats), les outils reliés aux activités de vos vendeurs, les bons de commandes pour gérer vos fournisseurs.

Vous obtenez aussi une panoplie de rapports qui vous permettent d’avoir différents chiffres, ratios et éléments pour prendre les bonnes décisions quant à la gestion de votre entreprise.

Procédures et documentation

By Gestion, Nouveautés

PROCÉDURES ET DOCUMENTATION – OUTIL DE COLLABORATION AGILE ET FLEXIBLE

Connaissez-vous cet outil de collaboration?

Un outil qui vous permet de sauvegarder vos procédures de travail, vos processus organisationnels, ainsi que la documentation que vous voulez conserver soit pour consulter, archiver, modifier par un autre collègue. De nombreuses possibilités s’offrent à vous.

L’outil « Procédures et documentation » permet d’écrire vos procédures, étapes par étapes, de faire des catégories, de les placer dans un ordre spécifique. Il permet aussi d’y lier des documents pour référence. Grâce à une gestion des droits d’accès que vous faites vous-même, vos collègues peuvent consulter ou modifier, ajouter et mettre à jour ces informations. Vous pouvez aussi archiver des documents de différents formats: images (jpeg, png), PDF,chiffriers, etc.

Ce nouvel outil vous est proposé sous forme d’abonnement mensuel. Contactez-nous si vous désirez vous abonner.

Voici un exemple dans le compte de NOVA INC- notre compte démo
Procédures et documentation
Voici un exemple de catégories dans le compte de NOVA INC- notre compte démo

Attestation de conformité et quittance

By Bons de commande, Gestion

Afin de suivre de près la conformité de vos sous-traitants, il existe déjà dans Collabox un champ réservé à l’attestation de Revenu Québec dans le formulaire des fournisseurs. Nous avons voulu vous permettre d’assurer un suivi encore plus serré des gens avec qui vous traitez en ajoutant deux nouvelles sections, cette fois dans les bons de commande puisqu’elles y sont étroitement reliées : la quittance et l’attestation de conformité (CCQ-CNESST).

Voyons cela de plus près.

Nouvelles sections

Rendez-vous dans le module Gestion.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez la page Bon de commande.

Menu vertical de Collabox

Cliquez sur le bon de commande auquel vous souhaitez ajouter une attestation ou une quittance. Sous l’onglet Infos, vous trouverez les nouvelles sections qui vous intéressent.

Page Mise à jour d’un bon de commande

Comme vous pouvez l’observer, dans les sections 1 et 2, vous disposez d’un espace pour noter la date où les documents ont été demandés et celle où ils ont été reçus. Quant aux cases à cocher, elles indiquent si la quittance est dénoncée et si l’attestation ou la quittance sont requises. La section 3, elle, permet de noter que le dossier du sous-contractant est en ordre auprès des instances concernées.

Nouveaux pictogrammes

En cochant les options correspondant aux documents requis (sections 1 et 2), de petits pictogrammes apparaîtront sur la page de la liste des bons de commande. Tout comme comme l’attestation de Revenu Québec, chaque document a son pictogramme visible dans la liste des bons de commande (module Gestion). Sa présence indique que le document est nécessaire. La pastille jaune correspond à l’attestation de Revenu Québec; la bleue, à l’attestation de conformité (CCQ-CNESST); la verte, à la quittance.

Page Liste des bons de commandes

Aimeriez-vous vous rafraîchir la mémoire sur la dynamique entre les bons de commande et les déboursés? Lisez cet article!

Offres de services avec options

By Gestion, Offres de services

La manière d’écrire une offre de services et les services et produits qu’on propose ont une importance stratégique très grande pour le développement des affaires de toute entreprise. C’est pour cette raison que les offres de services diffèrent sensiblement d’une entreprise à une autre et nous nous efforçons de répondre le mieux possible aux besoins de tous. Nous avons donc ajouté les options aux offres de services. 

Un service de traiteur, par exemple, offre à son client différentes options d’accompagnement pour un même menu. Cependant, il ne veut pas nécessairement inscrire les choix du client dans l’offre de services pour ne pas l’alourdir, mais il doit tout de même les consigner quelque part. Tout se joue alors sous l’onglet Produits de l’offre de services.

Comme d’habitude, le traiteur doit sélectionner les produits dans son offre de services. La différence, c’est que les produits pour lesquels il n’aura pas choisi les options s’afficheront en rouge, alors que ceux pour lesquels il aura inscrit ses choix apparaîtront en bleu. C’est un petit aide-mémoire. 

Page Produits de l’offre de services

Afin de sélectionner les options, il doit cliquer sur le nom du produit dans la liste. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira sur celles-ci. Reste à cocher les choix qui l’intéressent, puis à cliquer sur Enregistrer

Fenêtre d’options pour le produit Blanc de volaille…

Il pourra suivre la même démarche pour chacun des produits. S’il souhaite créer de nouvelles options, il lui faudra se rendre dans la liste des produits et ajouter des composants à son produit. Une fois les composants créées, la fenêtre d’options est générée automatiquement.

Démarche pour créer des options

Se rendre dans le module Comptabilité

Menu horizontal de Collabox

Cliquer sur Produits dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox

Cliquer sur le nom du produit que l’on souhaite modifier dans la liste, puis se rendre sous l’onglet Composants.

Page Éléments pour le produit [nom du produit]

Remplir les éléments de la grille.

Afin de mieux se retrouver sur cette page, voici une description des principaux éléments qui la composent : 

  1. Menu déroulant sous Composant : sert à sélectionner un produit existant et à le définir comme composant d’un autre produit.
  2. Pictogramme : permet d’accéder facilement à la fiche produit du composant.
  3. # Famille : regroupe les options. Dans une fenêtre d’options, il peut y avoir différentes options à sélectionner. Par exemple, pour un plat de poulet, on pourrait avoir un ensemble d’options d’accompagnement, que l’on regrouperait dans la famille 10, et un ensemble d’options de dessert, que l’on regrouperait dans la famille 30. Les nombres choisis importent peu. Ils servent seulement à créer des groupes d’option.
  4. Nb choix max : détermine le nombre d’options que l’on peut sélectionner par famille.
  5. $ Extra : Ajoute un montant pour une option en particulier. Par exemple, si le client veut un gratin dauphinois au lieu de patates pilées et que cela coûte 2 $ de plus, c’est là qu’on inscrit l’extra de 2 $.

Intéressés par ces nouvelles possibilités dans les offres de services? Contactez-nous pour l’essayer!

Offres de services express

By Gestion, Offres de services

Nous savons que remplir une offre de services peut-être assez long. Pour améliorer votre expérience, nous avons créé les offres de services express. Elles sélectionnent par défaut plusieurs informations pour que ce soit plus rapide à remplir.

Avec cette fonction, plus besoin de créer un client, puis un projet. Vous rentrerez une seule fois quelques paramètres par défaut et ils seront réutilisés pour chaque nouvelle offre express. Pour déterminer ces paramètres, dirigez-vous sur la page Organisme, située sous le menu Préférences.

Menu en bas à gauche

Cliquez sur l’onglet Projets.


Page Mise à jour de l’organisme

Remplissez au minimum les éléments des encadrés rouges : Le nom du projet par défaut, les employés affectés, la probabilité de clore et le nom de la première phase. Puis, cliquez sur Enregistrer dans le bas de la page.

Page mise à jour de l’organisme, onglet Projets

Une fois vos paramètres déterminés, cliquez sur l’icône Gestion.

Icône Gestion, dans le menu en haut de la page

Ensuite, cliquez sur Ajouter une offre de services Express.

Page Liste des offres de services, menu Ajouter une offre de services Express

Remplissez au minimum le champ Nom et cliquez sur Enregistrer. C’est le nom du client qui s’affichera sur votre offre de services. Vous pouvez aussi remplir les autres champs selon ce que vous voulez voir sur l’offre.


Page ajout d’un client

Les champs choisis par défaut seront déjà remplis sur la page Ajout d’une offre de services. Vous pouvez tout de même faire des modifications si nécessaire ou remplir les autres champs. C’est cependant facultatif. Cliquez sur Enregistrer, puis Suivant si vous avez changé ou ajouté des informations; cliquez seulement sur Suivant si vous ne modifiez rien.


Page Ajout d’une offre de services

Vous tomberez sur la page Phases de l’offre de services. La phase 1 sera déjà inscrite. Vous pourrez ajouter d’autres phases (facultatif), puis cliquer sur Enregistrer et ensuite sur Suivant. Si vous ne changez rien, cliquez sur Suivant directement.

Page Phases de l’offre de services

Vous êtes ensuite amenés sur l’onglet Honoraires. Cliquez sur la ou les phases pour ajouter des honoraires à l’offre.

Onglet Honoraires de la page Honoraires de l’offre de services

Pour imprimer l’offre de services, cliquez sur l’onglet Impression, choisissez les options d’impression et cliquez sur Imprimer. Pour envoyer l’offre par courriel, rendez-vous sur l’onglet Envoi par courriel, remplissez les champs et cliquez sur Envoyer.

Page Honoraires de l’offre de services

Le produit final :

Exemple d’offre de services express (à imprimer)

C’est aussi simple et rapide que cela! Quatre étapes et le tour est joué.

Modifier une offre de services modèle

By Gestion, Offres de services

Administrateurs de Collabox, prenez connaissance d’une fonctionnalité qui vous plaira à coup sûr!

On sait que plusieurs d’entre vous aiment bien avoir une offre de services complète sous la main, qui servira de modèle pour accélérer la création des autres. Le petit hic, c’est que tous vos employés avaient accès à la modification de ces documents.

Vous ne risquez plus de voir vos offres de services modèles modifiées grâce au système de droit d’accès, une fonction qui vous laisse choisir les gens autorisés à travailler sur les modèles.

Voici comment ça fonctionne :

Pour autoriser un employé à modifier ou créer des offres de services modèles, rendez-vous dans configuration.

Menu du haut, icône Configuration

Dans le menu de configuration, cliquez sur Employés.

Menu Configuration à gauche

La page qui s’ouvrira vous présentera la liste de vos employés. Cliquez sur le nom de l’employé auquel vous souhaitez donner l’autorisation. Une fois rentré dans sa fiche, cliquez sur l’onglet Configuration avancée.

Puis, cochez l’option Création/Modification de soumissions modèles dans le Module projets. Cela donnera l’autorisation à l’employé de travailler sur les modèles. Si vous souhaitez lui enlever l’autorisation, décochez simplement cette case.


Page Configurations avancées de [nom de l’employé]

Lorsqu’un employé, ou vous-même, voulez modifier ou créer une offre de services, assurez-vous de changer le statut pour Modèle avec le menu déroulant.

Page Ajout d’une offre de services, menu déroulant du Statut

Ce qu’un employé n’ayant pas accès à la modification de modèles peut faire :
– dupliquer un modèle existant pour en faire une nouvelle soumission;
– visualiser un modèle avant de le dupliquer en cliquant sur le bouton PDF.
Ce qu’une personne ayant accès à la modification de modèles peut faire :
– tout! Elle pourra modifier les modèles existants, en créer de nouveaux de toutes pièces ou en dupliquer.

Petit plus : Un menu déroulant sous le moteur de recherche vous donne l’option d’afficher à l’écran seulement les modèles.

Page Liste des offres de services de [Nom de l’entreprise]
Interface pour une personne qui n’a pas accès à la modification de modèles

Rapport activités vendeur

By Activités vendeur, Gestion, Rapports

Collabox vous offre le meilleur outil pour faire le suivi de l’activité de vos vendeurs. C’est le « Rapport d’activités vendeur ».

Ce dernier permet de visualiser les interventions posées par vos vendeurs auprès des clients. Vous pouvez donc garder un œil sur le travail de vos employés en seulement quelques clics.

Pour accéder au rapport, vous devez d’abord cliquer sur « Rapports » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur « Activités vendeurs ».

superuser2

Une fois sur cette page, il faut sélectionner les options du rapport en commençant par l’intervalle de temps souhaité pour l’affichage du rapport. superuser3

Deux types de rapport peuvent être générés. Le premier, le rapport d’intervention vous résume toutes les interactions dans la période donnée, peu importe le vendeur. Il s’agit donc d’un bon résumé sur vos différents projets. Vous pouvez les classer par type d’intervention ou bien par contact.

Vos vendeurs ont la fâcheuse habitude de ne pas cocher de type d’intervention avec leurs commentaires? Ce temps est révolu! Vous pouvez « forcer » cette option dans la fiche d’employé de votre vendeur. Pour ce faire, vous devez d’abord cliquer sur « Configuration » dans le menu de navigation au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Employés » et sélectionnez l’employé à qui vous voulez ajouter cette option.

rapportvendeur3Une fois sur la page de l’employé, cliquez sur l’onglet « Préférences ».

rapporvendeur1

Enfin, assurez-vous que la case « Obliger la sélection d’un type d’intervention lors de la saisie d’un commentaire » soit cochée.

rapportvendeur2

Vous n’avez qu’à reproduire ces étapes pour tous les employés à qui vous voulez forcer cette option.


Le second, le rapport d’activités présente quant à lui les actions posées par les vendeurs avec leurs commentaires. Il est aussi possible d’afficher les commentaires reliés aux entrées de la feuille de temps en choisissant l’option « Commentaires des feuilles de temps » dans la section Rapport d’activité.

Charge d’affectation des employés

By Charge d'affectation, Gestion, Rapports, Rapports de gestion

Êtes-vous capable de dire dans votre entreprise quel employé est débordé? Notre rapport de charge d’affectation est LA solution. Cet outil fantastique permet de voir sur une période donnée, les projets sur lesquels vos employés travaillent avec le temps qu’ils ont déjà réalisé et le temps restant. En plus, on vous indique si vos employés réaliseront, à temps, leurs tâches en fonction de la date de livraison du projet. Incroyable, non? Suivez les instructions ci-dessous pour voir d’un coup d’œil si vous avez des employés surchargés.

Comment faire afficher le rapport de charge d’affectation?

La marche à suivre pour avoir accès au rapport de charge d’affectation est simple. La première étape consiste à aller chercher les menus du module « Gestion de projets » en cliquant sur l’icône dans le haut.

Screen Shot 2016-03-08 at 15.04.19

Dans la barre latérale gauche, on doit ensuite cliquer sur « Charge d’affectation » pour se rendre à la page d’options du rapport.

Screen Shot 2016-03-16 at 09.18.54Une fois sur la page du rapport, vous devez déterminer la plage de temps du rapport. Par défaut, le rapport s’étale du début de l’année à la journée courante. Il est IMPORTANT de sélectionner une date future pour l’intervalle. Sinon, le rapport ne vous affichera pas les projets avec une date de livraison ultérieure. Une bonne manière de fonctionner est d’utiliser une période s’échelonnant sur une semaine. En d’autres mots, prenez la date actuelle et ajoutez-y une semaine. Vous aurez donc un aperçu du travail à accomplir la semaine à venir. Vous pourrez ainsi mieux répartir les affectations de vos employés.Screen Shot 2016-03-16 at 09.21.27

Vous arrivez à faire afficher votre rapport, mais vous voyez uniquement des heures affectées à 0, vous avez peut-être oublié d’affecter vos employés sur des projets. Ce n’est pas un gros problème, suivez la marche à suivre ci-dessous pour corriger la situation.

Comment affecter des employés à un projet?


Dans la page de votre projet, cliquez sur l’onglet « Affectations ».
Screen Shot 2016-03-09 at 10.07.53

Vous verrez alors la liste de tous vos employés. Il suffit d’inscrire le nombre d’heures désirées pour chaque employé. Ils seront alors affectés au projet.
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Félicitations, vous avez réussi à afficher votre premier rapport de charge d’affectation! Maintenant, voici quelques subtilités de ce nouvel outil. Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir la charge de travail de Sylvain entre le 22 et le 26 février. On voit donc la différence entre le nombre d’heures travaillées et celles prévues. Le nombre en rouge indique que, pour accomplir toutes ses tâches, Sylvain aurait besoin de 103 heures alors qu’il ne lui en reste que 39 de disponibles. Il n’a pas de temps à perdre, mais surtout, il n’arrivera pas à remplir ses obligations sur les projets. Sylvain est dans le jus! Pour l’aider, on peut déplacer la date de livraison d’un ou plusieurs projets. Ainsi, ces derniers ne seront pas comptabilisés dans le rapport d’affectation.

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