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Bons de commande

Les bons de commande

Le travail avec les fournisseurs passe souvent par les bons de commande.

Cet outil bien pratique permet de commander des services ou des produits à son fournisseur et de s’entendre sur un prix.

Collabox permet bien plus que d’entrer et d’envoyer vos bons de commande. Il peut les transformer automatiquement en déboursés une fois que vous avez reçu la facture de votre fournisseur.

Simple et efficace!

Juin 30
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Les bons de commande

By Bons de commande, Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fournisseurs

Le travail avec les fournisseurs passe souvent par les bons de commande.

Cet outil bien pratique permet de commander des services ou des produits à son fournisseur et de s’entendre sur un prix.


Vous ne savez pas comment créer un bon de commande? On vous explique comment faire.

Comment créer un bon de commande?


Commencez par accéder au module « Comptabilité » en cliquant sur son icône dans la barre de menu du haut.


Pour avoir accès à votre liste complète de fournisseurs, cliquez ensuite sur « Fournisseurs » dans la barre de navigation de gauche.

Trouvez le fournisseur auquel vous voulez ajouter le nouveau bon de commande. Cliquez sur son nom.


Une fois dans sa fiche, cliquez sur l’onglet « Bons de commande ».

Ici, vous pouvez consulter toute la liste de ce fournisseur. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un bon de commande ».


Entrez les informations nécessaires. 
Une fois rempli, vous pouvez l’envoyer directement par courriel. Enfin, n’oubliez pas d’enregistrer votre travail!

Transformation des bons de commande en déboursés

Collabox permet bien plus que d’entrer et d’envoyer vos bons de commande. Il peut les transformer automatiquement en déboursés une fois que vous avez reçu la facture de votre fournisseur! C’est terminé l’époque où vous saisissiez en double les informations. Cette solution vous épargne maintenant du temps, mais aussi elle vous évite les erreurs!

La première étape consiste à sélectionner le bon de commande désiré, puis sur la page qui s’ouvre, cliquez sur « Créer un déboursé ».

Page du Collabox qui indique où cliquer pour transformer les bons de commande fournisseurs en déboursés automatiquement.

Collabox reprend automatiquement les informations du bon de commande et le transforme en déboursé. Vous devez cependant ajouter le numéro de la facture, sa date et le poste budgétaire que vous souhaitez. Pas plus compliqué que ça!

Page du Collabox qui illustre les champs importants à remplir pour associer les bons de commande aux déboursés et au bon poste budgétaire.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Juin 12
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Attestation de conformité et quittance

By Bons de commande, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Gestion

Afin de suivre de près la conformité de vos sous-traitants, il existe déjà dans Collabox un champ réservé à l’attestation de Revenu Québec dans le formulaire des fournisseurs. Nous avons voulu vous permettre d’assurer un suivi encore plus serré des gens avec qui vous traitez en ajoutant deux nouvelles sections, cette fois dans les bons de commande puisqu’elles y sont étroitement reliées : la quittance et l’attestation de conformité (CCQ-CNESST).

Voyons cela de plus près.

Attestation de conformité et quittance

Rendez-vous d’abord dans le module Gestion.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez ensuite la page Bon de commande située dans le menu de gauche.

Menu vertical de Collabox

Cliquez sur le bon de commande auquel vous souhaitez ajouter une attestation ou une quittance. Sous l’onglet Infos, vous trouverez les sections qui vous intéressent.

Page Mise à jour d’un bon de commande

Comme vous pouvez l’observer, dans les sections 1 et 2, vous disposez d’un espace pour noter la date où les documents ont été demandés et celle où ils ont été reçus. Quant aux cases à cocher, elles indiquent si la quittance est dénoncée et si l’attestation ou la quittance sont requises. La section 3, elle, permet de noter que le dossier du sous-contractant est en ordre auprès des instances concernées.

Nouveaux pictogrammes

En cochant d’abord les options correspondant aux documents requis (sections 1 et 2), de petits pictogrammes apparaissent ensuite sur la page de la liste des bons de commande. Tout comme comme l’attestation de Revenu Québec, chaque document a son pictogramme visible dans la liste des bons de commande (module Gestion). Sa présence indique également que le document est nécessaire. La pastille jaune correspond à l’attestation de Revenu Québec; la bleue, à l’attestation de conformité (CCQ-CNESST); et finalement la verte, à la quittance.

Page Liste des bons de commandes

Aimeriez-vous vous rafraîchir la mémoire sur la dynamique entre les bons de commande et les déboursés? Lisez cet article!

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Avr 10
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Attestation du sous-traitant

By Attestation sous-traitant, Bons de commande, Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fournisseurs

Conservez l’attestation d’un sous-traitant dans Collabox!

Au Québec, les entrepreneurs généraux en construction ont besoin d’obtenir de leur sous-traitant une attestation de Revenu Québec stipulant qu’il est en règle. Lorsque le contrat atteint une certaine somme, cette attestation devient obligatoire. Avec Collabox, conservez le numéro de référence de cette attestation et surveillez sa date d’échéance. Obtenez ainsi une nouvelle attestation dans les temps, au besoin.

Comment conserver une attestation d’un sous-traitant

Vous devez d’abord entrer le numéro d’attestation et la date d’échéance dans le formulaire du fournisseur (le fournisseur étant votre sous-traitant). Si le fournisseur a déjà été créé, vous pouvez simplement le mettre à jour en ajoutant ces informations. Sinon, complétez un nouveau formulaire. 

Créer un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.


Menu horizontal de Collabox

Rendez-vous dans la section Fournisseurs. 

Menu vertical de Collabox, section Configuration

Cliquez sur Ajouter un fournisseur. 

Page Liste des fournisseurs

Remplissez le formulaire et cliquez sur Enregistrer.

Page Ajout d’un fournisseur

Mettre à jour un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.

Menu horizontal de Collabox

Rendez-vous dans la section Fournisseurs.

Menu vertical de Collabox, section Configuration

Cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour. Ajouter les informations manquantes et enregistrez les changements.

Page Mise à jour d’un fournisseur

La date d’expiration de l’attestation apparaîtra alors dans la liste des fournisseurs. 

Page Liste des fournisseurs

Ensuite, lorsque vous ferez un bon de commande, vous n’avez qu’à indiquer le fournisseur dans le formulaire, et le numéro et la date d’attestation y seront automatiquement rattachés. La date d’expiration se retrouvera donc aussi dans une colonne de la liste des bons de commande.

Page Liste des bons de commande

Finalement, les pastilles jaunes à droite des dates d’expiration vous indiquent que le fournisseur dépasse 25 000 $ et qu’une attestation est nécessaire.