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Fonctions ressources humaines

Fonctions ressources humaines

Mai 29
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Signer les feuilles de temps

By Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fonctions ressources humaines, Nouveautés

Faites signer les feuilles de temps de vos employés directement dans Collabox ou créez des documents PDF.

Signer une feuille de temps dans Collabox

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez configurer le menu de chaque employé en cochant cette case :

Puis, vous verrez les liens vers la feuille de temps a signer. Notez que cette fonction est compatible pour les feuilles de temps hebdomadaires et quotidiennes seulement.

Cliquez ensuite sur le lien de signature et faites signer directement avec la souris de l’ordinateur. Ajoutez le nom complet puis confirmez la signature. Le tour est joué!

Voici un exemple de signature.

Signer une feuille de temps sur PDF

Attention, cette option nécessite une personnalisation.

Dirigez-vous vers le menu principal et sélectionner l’icône « Feuille de temps ».

Remplissez votre feuille de temps comme à l’habitude, puis regardez à droite de votre écran sous le descriptif de la journée. Vous y verrez un bouton « Imprimer le PDF ».

Cliquez dessus pour voir apparaître la feuille de temps en format PDF.

Signer le PDF

À côté du bouton « Imprimer le PDF » s’en trouve un deuxième du nom de « Signer le PDF ».

Cliquez sur le bouton et signez le document. En imprimant le PDF à nouveau, comme à l’étape précédente, la signature apparaît.

Fonction de saisie du temps terminée

Pour les entreprises qui fonctionnent par feuilles de temps à la journée et qui ont des employés à temps partiel ou contractuels, une fonctionnalité Collabox « Saisie du temps complétée pour la semaine » a été ajoutée.

Cette case vous assure que l’employé a bien terminé de remplir ses feuilles de temps pour la semaine.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274

Mai 09
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Fonctions intégrées ressources humaines

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fonctions ressources humaines

Collabox offre un système de fonctions intégrées ressources humaines très performant pour la gestion de votre personnel. Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, les ressources humaines font partie intégrante de votre quotidien.

Afin de vous aider à garder le contrôle de votre entreprise, Collabox a prévu des centaines de fonctions efficace pour votre gestion du personnel.

Les bases

Fiche employée

Tous les éléments de base se trouvent dans le Collabox de manière assez intuitive. Il y a d’abord la fiche de l’employé à laquelle vous pouvez ajouter un nombre incalculable de champs personnalisés. Mettez-y les informations académiques, les formations et certificats, les suivis de permis, etc.

Les accès

La fiche employée vient de pair avec les accès aux diverses fonctionnalités du Collabox. D’abord, choisissez les accès pour chaque employés. Ainsi, vous personnalisé l’expérience de chaque individu en fonction de ses besoins réels et de ses fonctions au sein de l’entreprise.

La paie

Les éléments liées à la paie sont également disponibles. Collabox prévoit le taux horaire, les frais de déplacement, les banques d’heures accumulables (vacances, maladie et santé), les taux et demi et temps double, le pourcentage de retenue, etc. Un employé peut aussi avoir plusieurs taux horaire dépendant de la fonction qu’il occupe ou du projet en cours.

Feuille de temps

Finalement, la feuille de temps, aussi disponible sur mobile, est essentielle. Elle est offerte en plusieurs modèles et en format horodateur. L’employé peut ajouter ses dépenses directement à partir de sa feuille de temps.

Les essentiels – Fonctions intégrées ressources humaines

Recrutement

Parmi les essentiels se trouve le système de recrutement de Collabox, le module Candidats. Les fonctions recrutement vous permettent de concilier toutes les informations sur un candidat, ses qualifications, ajouter son curriculum vitae ou tout autre document d’importance. Vous avez l’option d’évaluer un candidat, de faire une recherche selon plusieurs critères et et de sélectionner la personne choisie. Elle se transforme automatiquement en employé avec ses informations de base déjà inscrites dans sa fiche personnelle d’employée.

Sondage de mobilisation

Collabox a un outil pour créer des sondages de mobilisation. Vous désirez connaître davantage vos employés? Il est important de se mettre à jour sur les intérêts et les objectifs de votre équipe. Vous souhaitez intervenir adéquatement auprès de votre personnel en cas de problème? Vous aimeriez augmenter la performance de votre équipe en misant sur les forces de chacun? Les sondages de mobilisation sont très utiles pour vous aider dans la mobilisation des employés. N’hésitez pas à vous en servir!

Rapport d’incident

Il arrive parfois des événements malheureux au sein des entreprises. Pour concilier l’ensemble des incidents, que ce soit des blessures, du harcèlement, etc. il vous faut un endroit sécuritaire et approprié, à l’abris des curieux. Collabox possède un outil à accès contrôlé qui vous permet de noter et d’archiver les rapports d’incidents.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Jan 08
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Collabox et Nethris

By Comptabilité, Fonctions ressources humaines
Image démontrant la compatibilité de Collabox avec plusieurs systèmes de gestion de la paie et autres logiciels. Par exemple, Collabox et Nethris, Employeur D et Avantage.

Vous utilisez le Module: Feuilles de temps dans le Collabox et vous faites affaires avec Nethris pour faire vos payes?

Nous pouvons vous simplifier la vie en créant un fichier spécifique à vos conditions de payes (codes de gain et autres) grâce aux différentes données produites par les entrées de feuilles de temps et qui s’affichent par le Rapport par employés.

Ce fichier créé automatiquement est ensuite envoyé à Nethris pour la saisie de vos payes.

Obtenez ce service dès maintenant!

Outre Nethris, Collabox est également compatible avec plusieurs autres logiciels et systèmes de gestion de la paie, comme Employeur D, Avantage, Quickbooks, Sage 50, Square, Dropbox et Paypal.

La compatibilité avec Dropbox propose une création de projets instantanément dans les deux systèmes pour un partage rapide avec votre équipe.

Notre équipe de programmeurs dévouée est là pour vous aider à faire votre virage numérique avec Collabox! On vous offre un service ERP et CRM complet pour la gestion exhaustive de votre entreprise. En passant de la saisie des feuilles de temps à la préparation de projets ou de commandes puis à la facturation, tout y est. Le suivi client est optimal avec le module CRM, alors que votre budget se gère adéquatement avec le module Comptabilité (incluant le grand livre et le bilan).

En tout temps si vous avez des question, vous pouvez nous contacter, nous vous répondrons avec plaisir.

info@collabox.com ou 418 907-9274

Juin 11
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Demande et approbation de vacances et congés dans l’agenda

By Agenda, Employés, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fonctions ressources humaines

Planifier les vacances et congés de vos employés en leur permettant de créer un rendez-vous sur un projet de type « Vacances » ou « Congé ». Ainsi, ils pourront planifier leurs absences et vous pourrez être avisés immédiatement et approuver ou non leur demande.

Créer un projet pour les vacances et congés

Commencez d’abord par créer un projet vacances, par exemple « Vacances 2022-2022 » ou un projet congés, comme « Congés santé 2022 ».

Pour une gestion plus efficace encore, ajoutez les heures de vacances accumulées de vos employés dans l’onglet « Affectation » du projet. Ces heures se trouvent dans le rapport de banque d’heures que vous pouvez visualiser ici.

Ajouter un rendez-vous

Ajoutez ensuite un rendez-vous et affectez-le au projet vacances ou congés. Ainsi, le supérieur recevra une notification et pourra approuver la demande. Au besoin, délacez les rendez-vous vacances en les glissant vers une autre date.

Note : Cette case ne peut être cochée par personne d’autres que le superviseur immédiat de l’employé.
Vous ne pouvez pas mettre plus qu’une personne à la fois sur ce type de rendez-vous.


En tant que superviseur, recevez un courriel d’avertissement qui annonce que M. Employé a créé un agenda pour ses vacances.

Cliquez sur le lien envoyé dans le courriel pour approuver le rendez-vous.

Après avoir approuvé une demande, l’employé est avisé automatiquement par courriel également.

Affichage des approbations de vacances et congés

D’abord, regardez dans la fiche « rendez-vous » et observez le crochet vert incluant la date et le nom du supérieur ayant approuvé les vacances.

Ensuite, un icône visuel de parasol vert apparaît dans le calendrier de l’employé. Un parasol noir indique que la demande est toujours en attente d’approbation.

Bonnes vacances!

Mar 08
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Gestion des candidats

By Fonctions ressources humaines, Gestion, Gestion des candidats

Le module Gestion des candidats vous offre plusieurs fonctions pour faire la gestion des candidatures dans un contexte de recrutement pour votre entreprise ou pour des mandats externes.

Il permet de centraliser toutes les informations du profil de vos candidats et de gérer les différentes étapes du recrutement.

La fiche : CANDIDAT

La fiche « CANDIDAT » présente plusieurs champs pour saisir de l’information: les coordonnées générales du candidat, les types d’interventions reliées au processus de recrutement, la pertinence du candidat, l’onglet « rendez-vous » qui permet de planifier un rendez-vous directement dans la fiche et de le lier à l‘agenda Collabox.

Dans la fiche du candidat: vous pouvez ajouter des champs personnalisés selon les informations ou les documents que vous voulez qui s’y retrouve.

Les exemples de champs personnalisés ci-dessous : un champ pour obtenir le CV, un champ texte qui décrit les compétences voulues, les informations reliées à l’expérience du candidat, les notes, les préférence d’emploi, la région habitée par le candidat. Bref selon votre situation et vos besoins vous avez tout ce qu’il vous faut.

Directement de la fiche du candidat vous pouvez planifier vos rendez-vous. Ils apparaîtront alors dans l’agenda Collabox. De plus vous pouvez programmer des alertes par courriel ou sms pour vous rappeler ce rendez-vous.

Gestion des candidats

Vous faites du recrutement pour une autre entreprise ou une succursale, ou un département, vous avons un résumé des information de ce « client ».

La liste des candidats affichent plusieurs informations: le nom du candidat, un type d’évaluation (que vous aurez vous-même déterminé au préalable), le titre du poste, la région.

Recherche avancée de vos candidats

Vous pouvez également faire une recherche de candidat par type d’évaluation, ou par nom.

LA FICHE D’EMPLOYÉ

La fiche d’employé du module Gestion du recrutement vous permet aussi d’avoir une fiche d’employé détaillée pour gérer vos propres ressources humaines.

FICHE : EMPLOYÉ

Dans la fiche d’employé, vous pouvez ajouter des champs personnalisés supplémentaires selon vos besoins.

Dans la fiche d’employé, l’onglet TAUX

Cette section vous permet d’afficher les taux horaires, les banques d’heures, les taux de congé, vacances, congé de santé.

ONGLET : TAUX

Dans la fiche d’employé, onglet Horaire

Dans cette section, vous noter les horaires de l’employé, les longueurs de pause-dîner, les jours de travail, et vous pouvez en plus mettre les informations nécessaires pour les employés qui ont des banques d’heures.

Vous êtes en recrutement et vous voulez simplifier vos opérations?

Contactez-nous

418 907-9274

info@collabox.com

Août 05
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Verrouillage des feuilles de temps

By Employés, Feuille de temps, Fonctions ressources humaines, Projets

Les chargés de projets peuvent suivre de près les heures travaillées par leurs employés grâce au verrouillage des feuilles de temps. Lorsqu’ils s’aperçoivent que leurs employés ont passé assez de temps sur un projet et qu’ils veulent le facturer à un client, par exemple, ils n’ont qu’à verrouiller leur feuille de temps pour qu’ils n’aient plus la possibilité d’effectuer des modifications dans les heures saisies. S’ils veulent traiter les payes, ils peuvent verrouiller des journées entières afin qu’elles ne puissent plus être modifiées.

Types de verrouillage

Voici les types de verrouillage que vous pouvez effectuer :

Feuille de temps

Cette option vous permet de bloquer la modification des saisies de temps. Si vous verrouillez une feuille de temps de cette façon, l’employé ne pourra plus modifier ce qu’il a déjà inscrit dans sa feuille de temps pour la période déterminée­. Il pourra toutefois ajouter de nouvelles heures pour les jours à venir.

Journées complètes

Vous empêcherez, à l’aide de cette option, la saisie de données sur une période déterminée. Par exemple, si vous verrouillez les journées du 4 au 7 avril pour un de vos employés, il ne pourra plus rien inscrire dans sa feuille de temps pour ces journées.

Comment utiliser le verrouillage des feuilles de temps

Pour utiliser cette fonction, cliquez sur l’icône « Feuille de temps« .

Sélectionnez « Verrouillage » dans le menu vertical de gauche.

Cochez le nom de l’employé ou des employés desquels vous souhaitez verrouiller les feuilles de temps. Choisissez la période couverte, puis le type de verrouillage. Cliquez sur Verrouiller.


Note : Pour déverrouiller une feuille de temps, c’est la même façon de procéder : cochez le ou les employé(s) concerné(s), sélectionnez les dates qui vous intéressent, le type de verrouillage et cliquez sur Déverrouiller.

Lorsqu’une journée complète est verrouillée, une message s’affiche sur la feuille de temps de l’employé pour l’en informer.

Pour mieux suivre les heures supplémentaires de vos employés, lisez l’article sur les banques d’heures accumulables.