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Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Le Collabox est un logiciel de type ERP à la carte.

Collabox gestion de la production

Il se distingue des autres logiciels du même type parce qu’il offre différents modules et fonctions à la carte selon vos besoins.

Les fonctions de type ERP permettent aux entreprises de différents secteurs d’activités de gérer leurs opérations de façon efficace et productive.

  • La gestion et les activités de production
  • Les produits et les inventaires
  • La gestion des fournisseurs et les bons de commande
  • Les rapports de gestion pour le prix de revient, les travaux en cours, les suivis  de coûts de projets.
  • Les fonctions comptables pour la facturation de tout type et la gestion des dépenses
  • Les feuilles de temps par projets, tâches, équipement, produits

Projets par phase

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Projets

Les projets par phase sont souvent utilisés par nos clients en construction ou en architecture. Ils permettent de gérer les projets en fonction des étapes de progression (phase). Par exemple, la conception des plans, la surveillance des travaux, etc.

Les projets par phases nécessite une personnalisation particulière. Veuillez nous contacter si vous désirez utiliser cette fonction.

Créer un projet par phase

Pour accéder aux projets, il faut d’abord cliquer sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Projets » dans la barre la latérale de gauche.

Projets

Ajoutez un nouveau projet ou consultez-en un déjà existant. Puis, ajoutez le montant vendu correspondant à votre offre de service.

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Sous ce montant, vous apercevez le projet divisé en phases. Chaque phase a une valeur en argent et en pourcentage.

Pour remplir le tableau, choisissez une colonne dans laquelle vous voudrez travailler. Par exemple, en inscrivant les valeurs en pourcentage, la valeur monétaire s’ajuste automatiquement. À l’inverse, en inscrivant un montant, le pourcentage s’ajustera de lui-même.

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Il faut cependant être prudent avec les données saisies. En effet, il est possible d’inscrire des valeurs et d’obtenir un total supérieur au montant vendu. Vous pouvez le remarquer par le total en pourcentage qui dépassera 100 % comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Réajustez vos données afin que le total soit au maximum à 100 %.

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La dernière colonne nommée « Progression » est une valeur utilisée seulement à l’interne, c’est-à-dire que le client ne verra jamais le niveau de progression. C’est à vous d’inscrire les valeurs de progression pour chaque phase, car elles ne se calculeront pas d’elles-mêmes.

La progression est plutôt une question d’expertise et d’appréciation du niveau réel de progression des travaux. Il n’est donc pas question d’utiliser les ratios d’heures ou de coûts engendrés. C’est l’expert, typiquement le chargé de projet, qui peut déterminer le niveau de progression du projet. Notez que la progression est la donnée importante qui permet de produire le rapport de progression. Pour plus d’information sur ce rapport, consultez notre texte sur ce sujet.

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Facturer des projets par phase

Lorsque vous serez rendu à la facturation, ces informations seront la base sur laquelle vous pourrez produire votre facture.

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Colonne 1 : Cette colonne permet d’inscrire le niveau d’avancement (contrairement au niveau de « progression », le niveau d’avancement est un niveau de réalisation des travaux qu’on communique au client. Ce dernier peut être différent du niveau de progression pour des motifs de stratégie d’affaires, de vente ou de gestion. Enjeu toujours sensible, le niveau d’avancement détermine la portion de travail à facturer sur le projet.

Exemple : Les plans sont prêts, mais il manque quand même quelques détails. Cependant, vous savez qu’ils sont assez complets pour les goûts du client. Le niveau d’avancement serait alors de 100 %, mais le niveau de progression serait plutôt de 90 % parce que vous savez qu’il reste encore des modifications à faire.  

Colonne 2 : Cette colonne vous affiche un résumé des montants des travaux complétés jusqu’à ce jour. Ce dernier fonctionne avec le niveau d’avancement.

Colonne 3 : Cette colonne vous présente les montants qui ont déjà été facturés. C’est très utile quand on envoie plusieurs factures au client et qu’on ne veut pas perdre le fil.

Colonne 4 : Cette colonne rassemble uniquement les montants qui seront facturés. Dans le cas présent, il manquait 25 % d’avancement sur la phase de projet définitif. Cela équivaut à 3 125 $ qui est facturé sur cette facture.


Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com

(418) 907-9274

Les sous-projets

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Projets

Certains projets plus complexes que d’autres se subdivisent en sous-projets. Il est possible de reproduire cette arborescence dans Collabox pour mieux gérer le processus de réalisation. Pour ce faire, vous devez d’abord créer le projet «parent » ou projet principal.  

Créer un projet parent

Ajoutez un nouveau projet au Collabox à partir de la liste des projets ou via le menu Configuration, dans la section projet. Le projet parent correspond au projet principal et est celui qui sera par la suite divisé.

Image montrant où cliquer pour ajouter un nouveau projet dans le Collabox.

Ajouter un sous-projet

À partir du projet parent, sélectionnez l’onglet Arborescence. Cliquez sur Ajouter un sous-projet.

Des flèches rouges indiquent les endroits à sélectionner pour ajouter des sous-projets à partir de la fiche du projet parent.

Remplissez les champs pertinents et enregistrez le tout. Votre sous-projet sera créé!

Vous pourrez décliner votre projet « parent » en autant de sous-projets que vous le souhaitez.

Intéressant à savoir : Lorsque vous produisez un rapport par projet, si vous sélectionnez un projet « parent », on vous donne également la possibilité d’inclure le temps des sous-projets. Vous aurez donc une vue d’ensemble de la famille.

Facturer les sous-projets

Pour facturer plus d’un projets sur une même facture, il faut absolument qu’ils soient des « sous-projets » dans le langage Collabox. Une petite configuration préalable s’impose lors de la création de la facture. Cochez la case « Inclure les feuilles de temps des sous-projets » et voilà, vous pouvez facturer plusieurs sous-projets à la fois.

La case "Inclure les feuilles de temps des sous-projets" dans la fiche de création d'une facture est mise en évidence dans un carré rouge pointé par une flèche rouge.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Offres de service

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Offres de services, Versions, Votre CRM

Collabox possède toutes les fonctionnalités pour la création de vos offres de service et leur transformation en projets actifs.

Offres de service en bref

Le module Offre de service du Collabox offre plusieurs avantages :

  • Archivage automatique de vos offres de service dans les dossiers des projets.
  • Uniformisation de la présentation pour toutes les offres de service, peu importe par quel employé elle est préparée.
  • Consultation et modification rapide sur tous vos appareils.
  • Révision facilitée par les collaborateurs (la dernière version est conservée sur le serveur).
  • Impression personnalisée en PDF pour un envoi rapide.
  • Mise en production et affectations automatiques.
  • Création d’un bon de travail pour la production interne et affectation d’heures aux employés.

Créer une offre de service

Créez vos offres de service à partir de l’onglet « Gestion » dans le menu principal.

Ajoutez ensuite une offre de services pour en créer une nouvelle.

Plusieurs onglets apparaîtront pour personnaliser l’offre.

Infos

L’onglet « Infos » correspond à la description générale de votre offre de service. Plusieurs éléments sont à remplir, dont le nom de l’offre, la personne contact, le contexte d’intervention et le mandat. Il est important de lier votre offre à un projet, ce qui implique d’en créer un si ce n’est pas déjà fait. L’offre et le projet seront automatiquement en type « soumission ».

Ensuite, remplissez les champs restants, comme la date de livraison, le numéro de référence ou encore la probabilité de clore (peut être lié au module CRM avec les « statuts d’opportunités« .

Phases

Le deuxième onglet, « Phases », correspond à l’ensemble des éléments qui doivent figurer sur votre offre de service. Attribuez un ordre de priorité à vos éléments et décidez de la manière dont le montant sera présenté à votre client.

Honoraires

L’onglet « Honoraires » sert à décrire vos phases. Déterminer les étapes, assignez un employé et un service, puis indiquez le nombre d’heures prévues pour la réalisation de la phase.

Déboursés, produits et notes

Au besoin, remplissez également les onglets Déboursés, Produits et Notes. Gérez ainsi les dépenses liés à un projet plus facilement ou encore prévoyez vos produits à partir de votre inventaire. De leurs côté, les notes servent à inscrire une particularité, une clause ou encore les termes et conditions à votre offre de services.

Impression et envoi au client

Visualisez votre offre de service sous l’onglet « Impression ». Sélectionner l’option désirée puis cliquez sur le bouton « Imprimer ». Un document PDF ouvrira avec toutes les informations de votre offre de service. Si vous travaillez avec des produits et que vous avez besoin d’imprimer des étiquettes, l’option est également là pour vous!

Finalement, envoyez directement vos offres de services à partir du Collabox. Sélectionnez d’abord l’onglet « Envoi par courriel », puis remplissez les champs appropriés. Composez votre message, puis sélectionnez les options de pièces jointes et de signature désirés.

Collabox enregistre et classe pour vous les courriels envoyés aux clients lorsque vous utilisez sa messagerie interne. Cela facilite grandement votre gestion des suivis clients!

Veuillez noter que vous pouvez en tout temps enregistrer vos offres de services sur votre ordinateur et les envoyer de manière traditionnelle via votre courriel d’entreprise sans passer par le Collabox.

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274