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Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Le Collabox est un logiciel de type ERP à la carte.

Collabox gestion de la production

Il se distingue des autres logiciels du même type parce qu’il offre différents modules et fonctions à la carte selon vos besoins.

Les fonctions de type ERP permettent aux entreprises de différents secteurs d’activités de gérer leurs opérations de façon efficace et productive.

  • La gestion et les activités de production
  • Les produits et les inventaires
  • La gestion des fournisseurs et les bons de commande
  • Les rapports de gestion pour le prix de revient, les travaux en cours, les suivis  de coûts de projets.
  • Les fonctions comptables pour la facturation de tout type et la gestion des dépenses
  • Les feuilles de temps par projets, tâches, équipement, produits

Rapport de suivi de projet

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapports

Le rapport de suivi de projet donne plusieurs informations en temps réel pour bien gérer vos affaires, ainsi que des indicateurs de performance. Il nécessite l’utilisation de plusieurs fonctions ERP du Collabox, comme les offres de services, les feuilles de temps et la facturation.

Vérifications préalables

Pour obtenir les « vrais » chiffres de votre entreprise, assurez-vous d’abord d’avoir effectué les entrées suivantes pour chaque projet dans le Collabox :

  1. Offres de services
  2. Factures
  3. Déboursés

Puis, vérifiez que les champs suivants sont bien remplis pour chaque projet.

Date du livrable, dans la fiche projet.

Type de projet selon les descriptifs personnels de votre entreprise, dans la fiche projet également.

Finalement, mettez à jour les « statuts » de vos projets. Sont-ils en soumission ou en production? Vous êtes maintenant prêt à produire votre rapport de suivi de projet.

Produire le rapport de suivi de projet

Sélectionnez d’abord le menu « Rapports ».

Onglet Rapports dans le menu principal

Puis, cliquez sur l’onglet « Rapport suivi projets » dans le menu gris de gauche.

Onglet Rapport suivi projets dans le menu de gauche

Choisissez les options d’affichage qui vous concernent. Filtrez votre recherche par chargé de projet, par projet ou encore par type de projet, selon vos besoins. Indiquez une date de livraison ou les dates de transactions, au besoin. Laissez les champs libres pour obtenir l’ensemble des projets au même endroit.

Options d'affichage du rapport de suivi de projets

Maintenant, affichez votre rapport et analysez vos résultats! Vous pouvez personnaliser l’interface en retirant certaines colonnes ou en modifiant vos choix d’affichage. Le rapport vous indique le statut, le montant signé provenant de l’offre de services, le montant déjà facturé au client, les coûts défrayées pour le projet, les heures travaillées, etc.

Description des champs présentés

Voyez que le tableau produit dans le rapport de suivi de projet se divise par colonne. Chacune d’elle est associée à un champ en particulier. Les premiers champs font référence au contexte du projet. Voyez d’abord le nom du client, son numéro de projet, ainsi que son nom. Puis, le nom du chargé de projet est indiqué, suivi de la date livrable du projet. Finalement, le type de projet, selon les spécifications de votre entreprise, ainsi que son statut de réalisation sont indiqués.

La deuxième portion du tableau fait plutôt référence à l’aspect financier du projet. On y voit le montant signé provenant de l’offre de services, le montant prévu au projet. Ce montant diffère du montant signé si le projet a évolué en cours de réalisation. Finalement, observez le montant déjà facturé au client.

Par la suite, notez les coûts directement associés au projet en fonction des déboursés que vous aurez ajouté. Les heures prévues, donc la banque d’heures indiquées dans la fiche projet, et travaillées (feuilles de temps) sont ensuite affichées, ce qui mène au pourcentage des bénéfices prévus et réel par rapport au projet.

La dernière portion du rapport affiche les éléments en lien avec la progression des projets. La progression fait référence au pourcentage d’avancement écrit à la main par l’employé dans la fiche du projet. De son côté, la progression calculée fait référence au pourcentage de l’argent prévu (honoraires, équipement, produit, sous-traitance, etc.) qui est actuellement dépensé en fonction des informations inscrites à l’offre de services. Les notes de progression s’affichent ensuite, suivi de la dernière date de mise à jour du projet.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

État des résultats

By Comptabilité, Configurer son Collabox, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de comptabilité

L’état des résultats correspond aux finances de l’entreprise en temps réel. Il s’agit d’un outil comptable lié à plusieurs éléments, dont les postes budgétaires et le budget prévisionnel.

Pour de plus amples renseignements sur les postes budgétaires, veuillez vous référer ici.

Créer un budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est un outil très important pour une entreprise qui souhaite rester en contrôle de ses affaires. Pour produire un budget prévisionnel, dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Comptabilité ».

Puis, sélectionnez la fonctionnalité « État des résultats » dans le menu de gauche.

Maintenant, ajoutez un budget et indiquez l’année de référence.

Attention, vérifiez que vos préférences d’organisme concordent avec l’année du budget. Dans le menu de gauche « Organisme », sélectionnez l’onglet « Comptabilité ».

Puis, défilez la page jusqu’à cette fonction et cochez-la au besoin. Par exemple, pour l’année financière débutant au 1er avril 2022 et se terminant au 31 mars 2023, l’année du budget sera de 2022 si la case n’est pas cochée, mais de 2023 si vous choisissez de la cocher.

Après avoir créé un nouveau budget, vous verrez une page de saisie où tous vos postes budgétaires seront présentés selon l’onglet « Revenus » et l’onglet « Dépenses ». C’est à votre tour de jouer et de remplir les champs selon vos besoins.

Afficher l’état des résultats

Pour accéder à vos données en temps réels, retournez dans le menu principal « Configuration », puis dans le menu de gauche « État des résultats ». Choisissez la bonne année de référence et ouvrez le lien.

Toutes les dépenses saisies dans le Collabox, ainsi que toutes les factures et remises de taxes apparaîtront au fur et à mesure. Vous pouvez choisir d’afficher ou non le « budget prévu », ainsi que le « budget restant ».


Vous pouvez également masquer le sommaire au haut de la page ou encore télécharger un fichier Excel pour transmettre à un tiers, par exemple à votre comptable.

L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est télécharger-états-résultat-excel-1024x209.png.

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Crédit suspendu dans une fiche client

By Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Nouveautés

Il arrive parfois que vous deviez noter un crédit suspendu au niveau de la facturation pour un client. Pour se faire, Collabox a développé une case toute simple à cocher. Cette étape est réversible en tout temps.

Fiche client

Pour suspendre un crédit, il vous faut passer par la fiche du client. Dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Configuration ».

Sélectionnez ensuite l’option « Clients » dans le menu de gauche. La liste de vos clients s’affichent par ordre alphabétique.

Choisissez le client auquel vous souhaitez noter un crédit suspendu. Puis, sous l’onglet « Infos », défilez la page jusqu’à l’option souhaitée. Cochez la case associée à la suspension du crédit.

Effets du crédit suspendu

En cochant la case, deux modifications au client se produit. La première consiste en un changement de couleur dans la liste des clients; il est maintenant rouge.

Deuxièmement, un message apparaîtra en haut de la page de signature des factures qui seront à son nom. Ainsi, le statut du client est facilement repérable.

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Horodateur

By Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Collabox possède un horodateur parmi les différentes options de feuilles de temps. Ce dernier permet aux employés sur la route ou travaillant à l’extérieur de l’entreprise de saisir leur temps simplement. Il est aussi efficace pour les cuisiniers! Facile d’utilisation, il est compatible avec les ordinateurs, les mobiles et les tablettes.

Comment utiliser l’horodateur

D’abord, sélectionnez le menu « Feuille de temps » dans la page principale. Puis, assurez-vous de choisir la bonne date et le bon nom d’employé.


Collabox_horodateur
L’horodateur sans temps saisi

Puis, « poinçonnez » votre entrée au début de votre quart de travail. L’heure s’affichera et vous pourrez démarrer votre journée de travail.


Collabox_horodateur_poinçon
L’horodateur lorsqu’on poinçonne son temps.

Lors de vos pauses ou à la fin de votre journée, « poinçonnez » à nouveau, cette fois-ci pour l’heure de sortie. L’heure s’affichera d’elle-même.


Rapport d’employé

Affichez les rapports d’heures travaillées de vos employés facilement. Sélectionnez d’abord « Rapports » dans le menu principal.

Puis, choisissez la fonction « Rapport de l’horodateur » dans le menu de gauche.

Choisissez les champs désirés, puis affichez le rapport.

Au besoin, enregistrez le rapport en format Excel.


L’horodateur est disponible par abonnement mensuel. Communiquez avec nous pour vous abonner!

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Un logiciel de gestion ERP

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Le Collabox, un ERP à la carte, Médias

Lorsqu’on implante un logiciel de gestion ERP il y a de la préparation, de la réflexion, de l’analyse et beaucoup d’autres éléments à prendre en considération.

Cet article parle des facteurs qui déclenchent une réflexion sur l’implantation d’un système ERP. Il présente aussi des questions qu’il faut se poser avant, pendant et après l’implantation. Finalement, il décrit quelques facteurs de réussite qui permettent de voir si l’implantation a bien réussi.

1. Identifier ses besoins

La première étape avant d’implanter un système ERP est de déterminer vos besoins, ce qu’il vous manque pour être en contrôle de vos affaires. Cela peut avoir trait à vos échéanciers comme à la connaissance des coûts réels de vos projets. Dressez donc en premier la liste de tous vos besoins.

Ensuite, vérifiez auprès de votre organisme quels sont les attentes des employés, leur perception envers le virage numérique. Possédez-vous déjà des processus en place? Vous pouvez vérifier auprès de vos fournisseurs.

2. La communication

Assurez-vous que tous les intervenants de l’entreprise sont mis au courant du processus d’implantation. L’implication des hauts dirigeants est importante. Suivez de près l’évolution, échangez vos réactions, informez et intéressez-vous au processus en cours. La gestion du changement est importante pour rassurer les employés.

Postes offerts chez Collabox

3. L’implantation du logiciel de gestion ERP

L’implantation est un processus graduel. Chaque besoin est évalué, analysé et une solution fiable, rentable et durable est prévue. Votre entreprise y va à sa vitesse. Les configurations se font par plusieurs étapes. Il y a l’importation des données existantes, comme les clients, les factures et les contacts, dans le nouveau logiciel. Puis, des formations sur l’utilisation du Collabox sont données de manière à optimiser l’efficacité de vos employés. Le Blogue et les Vidéos Youtube sont accessibles en tout temps au besoin.

Pour terminer, voici une courte présentation « dynamique » portant sur 5 facteurs de réussite pour implanter un logiciel de gestion ERP réalisée par Louise Lahaie lors d’un petit-déjeuner réseautage au Réseau des Femmes d’Affaires du Québec, région de Québec.


Attestation de conformité et quittance

By Bons de commande, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Gestion

Afin de suivre de près la conformité de vos sous-traitants, il existe déjà dans Collabox un champ réservé à l’attestation de Revenu Québec dans le formulaire des fournisseurs. Nous avons voulu vous permettre d’assurer un suivi encore plus serré des gens avec qui vous traitez en ajoutant deux nouvelles sections, cette fois dans les bons de commande puisqu’elles y sont étroitement reliées : la quittance et l’attestation de conformité (CCQ-CNESST).

Voyons cela de plus près.

Attestation de conformité et quittance

Rendez-vous d’abord dans le module Gestion.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez ensuite la page Bon de commande située dans le menu de gauche.

Menu vertical de Collabox

Cliquez sur le bon de commande auquel vous souhaitez ajouter une attestation ou une quittance. Sous l’onglet Infos, vous trouverez les sections qui vous intéressent.

Page Mise à jour d’un bon de commande

Comme vous pouvez l’observer, dans les sections 1 et 2, vous disposez d’un espace pour noter la date où les documents ont été demandés et celle où ils ont été reçus. Quant aux cases à cocher, elles indiquent si la quittance est dénoncée et si l’attestation ou la quittance sont requises. La section 3, elle, permet de noter que le dossier du sous-contractant est en ordre auprès des instances concernées.

Nouveaux pictogrammes

En cochant d’abord les options correspondant aux documents requis (sections 1 et 2), de petits pictogrammes apparaissent ensuite sur la page de la liste des bons de commande. Tout comme comme l’attestation de Revenu Québec, chaque document a son pictogramme visible dans la liste des bons de commande (module Gestion). Sa présence indique également que le document est nécessaire. La pastille jaune correspond à l’attestation de Revenu Québec; la bleue, à l’attestation de conformité (CCQ-CNESST); et finalement la verte, à la quittance.

Page Liste des bons de commandes

Aimeriez-vous vous rafraîchir la mémoire sur la dynamique entre les bons de commande et les déboursés? Lisez cet article!

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Attestation du sous-traitant

By Attestation sous-traitant, Bons de commande, Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fournisseurs

Conservez l’attestation d’un sous-traitant dans Collabox!

Au Québec, les entrepreneurs généraux en construction ont besoin d’obtenir de leur sous-traitant une attestation de Revenu Québec stipulant qu’il est en règle. Lorsque le contrat atteint une certaine somme, cette attestation devient obligatoire. Avec Collabox, conservez le numéro de référence de cette attestation et surveillez sa date d’échéance. Obtenez ainsi une nouvelle attestation dans les temps, au besoin.

Comment conserver une attestation d’un sous-traitant

Vous devez d’abord entrer le numéro d’attestation et la date d’échéance dans le formulaire du fournisseur (le fournisseur étant votre sous-traitant). Si le fournisseur a déjà été créé, vous pouvez simplement le mettre à jour en ajoutant ces informations. Sinon, complétez un nouveau formulaire. 

Créer un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.


Menu horizontal de Collabox

Rendez-vous dans la section Fournisseurs

Menu vertical de Collabox, section Configuration

Cliquez sur Ajouter un fournisseur. 

Page Liste des fournisseurs

Remplissez le formulaire et cliquez sur Enregistrer.

Page Ajout d’un fournisseur

Mettre à jour un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.

Menu horizontal de Collabox

Rendez-vous dans la section Fournisseurs.

Menu vertical de Collabox, section Configuration

Cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour. Ajouter les informations manquantes et enregistrez les changements.

Page Mise à jour d’un fournisseur

La date d’expiration de l’attestation apparaîtra alors dans la liste des fournisseurs. 

Page Liste des fournisseurs

Ensuite, lorsque vous ferez un bon de commande, vous n’avez qu’à indiquer le fournisseur dans le formulaire, et le numéro et la date d’attestation y seront automatiquement rattachés. La date d’expiration se retrouvera donc aussi dans une colonne de la liste des bons de commande.

Page Liste des bons de commande

Finalement, les pastilles jaunes à droite des dates d’expiration vous indiquent que le fournisseur dépasse 25 000 $ et qu’une attestation est nécessaire.

Le calendrier de production

By Calendrier, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Projets, Raccourcis

Le calendrier de production. Ce rêve impossible de nombreuses compagnies est accessible grâce à Collabox! Un affichage simple vous présente les projets dus, le personnel affecté ainsi que le temps travaillé. 

Pour afficher cet outil de rêve, ouvrez votre calendrier dans Collabox en cliquant sur l’icône Agenda au haut de la page. Ensuite, sélectionnez Projets dans le menu déroulant. N’oubliez pas de cliquer sur Ok!

Zoom sur la case d’une échéance de livraison de projet

Configuration des projets pour l'affichage du calendrier

Vous devez d’abord ouvrir ou créer un projet. Ensuite, indiquez la date de livraison du projet ainsi qu’un nombre d’heures maximal autorisé pour vos employés.

Page Mise à jour d’un projet

Cliquez sur l’onglet Affectations et sélectionnez les employés associés au projet.

Page Affectations au projet [nom du projet]

Et voilà ! Votre calendrier de production est né.

Vous consultez souvent votre calendrier de production? Créez-vous un raccourci pour y accéder rapidement! Pour se faire, créez un onglet sur votre page d’accueil avec votre appareil mobile ou votre tablette iOS ou Android.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

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Feuille de temps géolocalisée

By 10 avantages de travailler avec Collabox, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Une nouvelle fonctionnalité vient de faire son apparition dans le Collabox : la feuille de temps géolocalisée! Cet ajout permet de connaître à quel endroit vos employés entrent leurs heures. Cet outil de contrôle est super pratique pour savoir si le petit retardataire du bureau entre ses heures alors qu’il est toujours dans l’autobus.

Comment activer ou désactiver la géolocalisation?

Que vous souhaitiez activer ou désactiver cette option pour votre organisme, le chemin est le même, vous n’aurez qu’à cocher ou non la case. Pour y arriver, vous devez afficher les réglages de l’organisme en cliquant sur « Organisme ».

Organisme

Pour activer la fonction, il ne reste qu’à cocher sur la case « Géolocalisation des feuilles de temps ». Par contre, il ne faut pas oublier d’enregistrer les modifications!
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Vous voulez consulter les données de géolocalisation de vos employés? Rien de plus simple, puisque le rapport par employés vous l’indique. Nous avons même pensé à vous donner un lien Google Maps pour visualiser sur une carte, les entrées. 

Pour avoir accès au rapport, vous devez d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » dans la barre de navigation au haut de la page. 

Ensuite, vous devez au moins choisir une option dans la catégorie « Rapport par employés » comme « Inclure le détail des heures » dans l’exemple ci-dessous. N’oubliez pas de cocher « Inclure la géolocalisation »! 

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Voici un exemple de rapport par employés des entrées de la feuille de temps géolocalisée. Comme vous pouvez voir dans la colonne à droite, les entrées avec une géolocalisation possèdent un lien de localisation.


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Si vous cliquez sur lien, vous verrez la position d’où a été faite l’entrée sur la carte.

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Feuille de temps mobile

By Agenda, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

La feuille de temps mobile est disponible sur votre cellulaire. Sur la route, au restaurant ou en réunion, il n’a jamais été aussi facile d’entrer vos heures dans la feuille de temps. Fini l’époque où vous oubliez de comptabiliser vos heures, Collabox s’en charge pour vous. 

 

Journée entière

L’option « journée entière » est maintenant possible sur votre mobile. Avec la bonne configuration de l’employé, ce dernier peut cocher la case et ses heures apparaîtront telles que prévues. C’est rapide!

Feuille de temps et agenda

En déplacement, il vous suffi de transformer votre rendez-vous en feuille de temps à partir de votre mobile. Sélectionnez le rendez-vous terminé dans votre agenda, puis cliquez sur « créer une feuille de temps ». Le tour est joué!

Géolocalisation

Vous pouvez suivre vos employés via la feuille de temps géolocalisée. Ainsi, la gestion des employés et de leurs déplacements est plus efficace! Cet outil de contrôle est super pratique pour connaître à quel endroit vos employés entrent leurs heures.

Vous voulez consulter les données de géolocalisation de vos employés? Rien de plus simple, puisque le rapport par employés vous l’indique. Nous avons même pensé à vous donner un lien Google Maps pour visualiser sur une carte, les entrées.