Catégories

Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Le Collabox est un logiciel de type ERP à la carte.

Collabox gestion de la production

Il se distingue des autres logiciels du même type parce qu’il offre différents modules et fonctions à la carte selon vos besoins.

Les fonctions de type ERP permettent aux entreprises de différents secteurs d’activités de gérer leurs opérations de façon efficace et productive.

  • La gestion et les activités de production
  • Les produits et les inventaires
  • La gestion des fournisseurs et les bons de commande
  • Les rapports de gestion pour le prix de revient, les travaux en cours, les suivis  de coûts de projets.
  • Les fonctions comptables pour la facturation de tout type et la gestion des dépenses
  • Les feuilles de temps par projets, tâches, équipement, produits

Feuille de temps – Accélérer la saisie de ses journées

By Calendrier, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Il est possible d’accélérer la saisie de la feuille de temps pour tous les employés avec ces trois options.

  • Copier la journée précédente
  • Dupliquer une entrée
  • Ajouter des heures à une date ultérieure

Copier la journée précédente

Cette option permet de copier la journée de la veille dans votre feuille de temps d’aujourd’hui. Évidement la veille d’un lundi, c’est le vendredi! Cette fonctionnalité est pensée pour vous faciliter la vie : elle copie l’entrée et les sélections des projets, heures de début, heure de fin et commentaires de toutes les entrées de temps de la veille.

Efficaces et faciles à modifier les nouvelles entrées sont des entrées normales, qu’on peut modifier ou supprimer sans conséquence. Parfait pour les comptables en missions d’une semaine, ou pour celui qui revient de 2 semaines de vacances. En quelques clics, il peut mettre à jour sa feuille de temps.

 
Deux conditions doivent être remplies pour voir ce bouton apparaître sous les commentaires de la feuille de temps : 1- avoir des entrées de feuille de temps saisies la veille et 2- ne pas avoir saisi d’entrées dans sa feuille de temps d’aujourd’hui.

.

Dupliquer cette entrée

La deuxième façon d’accélérer la saisie de votre feuille de temps est d’utiliser l’option de « Dupliquer une entrée ». Cela copie, dans la même journée, une entrée de temps (projet – service – commentaire). Un exemple d’utilisation : 2 sessions de travail sur le même projet la même journée : sélectionnez l’entrée (la petite barre deviendra rouge), le bouton « Dupliquer cette entrée » apparaîtra sous la note :

Saisie d’une feuille de temps : date ultérieure

Il est possible de remplir des feuilles de temps pour des dates ultérieures, par exemple pour les congés à venir. Chaque employé peut facilement accéder à cette fonction. Mais d’abord, une petite configuration s’impose!

Premièrement, sélectionnez « Organisme » dans l’onglet Préférences du menu principal, en bas à gauche de votre écran.

.

Emplacement de l'onglet "Organisme" dans le menu principal

.

Parmi les options qui s’offrent à vous, choisissez l’onglet « Infos ».

.

Vue du menu "Infos"

.

Puis, veuillez sélectionner l’option « Permettre le remplissage de feuilles de temps pour les dates ultérieures ». Le tour est joué!

.

Case à cocher

La feuille de temps Collabox, un avantage net pour la gestion de votre entreprise!

Présenter ses produits

By Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Produits et inventaire

Savoir bien présenter ses produits est la clé de la vente!

Quand on vend des objets, des biens tangibles, de la bouteille de bière à la bicyclette, la présentation des produits nous est familière. Vendre des produits présente de nombreux avantages : on y rattache facilement une idée de prix, on en estime aisément la valeur, on sait ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas. C’est facile d’expliquer ce qui est compris dans le prix payé.

Avec un peu de créativité, on peut profiter de plusieurs de ces avantages pour la commercialisation, même si on vend des services et que notre prestation est moins tangible. Un bon point de départ est de « construire » nos produits dans le Collabox.

Comment présenter ses produits

  • Un prix et une description, et on sauvera beaucoup de temps pour la création de nos offres de services et pour la facturation.

Dans notre logiciel, vous pouvez déterminer les postes budgétaires de vos produits pour votre comptabilité (les clients ne les verront nulle part) et laisser une note, cette fois-ci à l’intention des clients, afin de clarifier les inclusions et exclusions, entre autres. Lorsque vous facturez un produit, ces informations se retrouvent automatiquement sur la facture, ce qui vous fait sauver temps et énergie.

Rendez-vous dans la section des produits pour observer cela. 

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez la page Produits à l’aide du menu vertical.

Menu vertical de Collabox

Puis cliquez sur Ajouter un produit, dans le haut de la page.

Page Liste des produits

La section 1 que vous voyez sur l’image ci-dessous est réservée aux notes.

La section 2 comprend tous les postes budgétaires. Si le produit n’est pas facturable à l’heure, n’inscrivez rien dans la colonne Heures facturables! Le montant doit être reporté dans la colonne Montant à l’extrême droite.

La section 3 sert à déterminer les éléments qui se retrouveront sur la facture. Les postes budgétaires ne s’afficheront pas sur celle-ci puisque vous voulez sans doute présenter les tarifs différemment pour votre client. Notez bien que le montant total de la facture doit correspondre au montant total calculé en fonction des postes budgétaires. Dans le cas contraire, vos comptes ne balanceraient plus.

Page Mise à jour d’un produit

Facturer un produit

En remplissant ces champs, la mise en forme de la facture est automatisée. Lorsque vous ajoutez une facture pour ce produit, vous obtiendrez un document fini qui ressemble à cela :

Exemple de facture

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Les bons de commande

By Bons de commande, Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fournisseurs

Le travail avec les fournisseurs passe souvent par les bons de commande.

Cet outil bien pratique permet de commander des services ou des produits à son fournisseur et de s’entendre sur un prix.


Vous ne savez pas comment créer un bon de commande? On vous explique comment faire.

Comment créer un bon de commande?


Commencez par accéder au module « Comptabilité » en cliquant sur son icône dans la barre de menu du haut.


Pour avoir accès à votre liste complète de fournisseurs, cliquez ensuite sur « Fournisseurs » dans la barre de navigation de gauche.

Trouvez le fournisseur auquel vous voulez ajouter le nouveau bon de commande. Cliquez sur son nom.


Une fois dans sa fiche, cliquez sur l’onglet « Bons de commande ».

Ici, vous pouvez consulter toute la liste de ce fournisseur. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un bon de commande ».


Entrez les informations nécessaires. 
Une fois rempli, vous pouvez l’envoyer directement par courriel. Enfin, n’oubliez pas d’enregistrer votre travail!

Transformation des bons de commande en déboursés

Collabox permet bien plus que d’entrer et d’envoyer vos bons de commande. Il peut les transformer automatiquement en déboursés une fois que vous avez reçu la facture de votre fournisseur! C’est terminé l’époque où vous saisissiez en double les informations. Cette solution vous épargne maintenant du temps, mais aussi elle vous évite les erreurs!

La première étape consiste à sélectionner le bon de commande désiré, puis sur la page qui s’ouvre, cliquez sur « Créer un déboursé ».

Page du Collabox qui indique où cliquer pour transformer les bons de commande fournisseurs en déboursés automatiquement.

Collabox reprend automatiquement les informations du bon de commande et le transforme en déboursé. Vous devez cependant ajouter le numéro de la facture, sa date et le poste budgétaire que vous souhaitez. Pas plus compliqué que ça!

Page du Collabox qui illustre les champs importants à remplir pour associer les bons de commande aux déboursés et au bon poste budgétaire.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Exportation de la liste des clients

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Import et export des données, Trucs et astuces

Collabox a tout prévu en permettant l’exportation de la liste des clients en un fichier .csv qui peut ensuite être transformé en fichier Excel ou encore PDF.

Comment exporter la liste des clients

D’abord, sélectionnez le menu « Configuration » dans le haut de votre écran.

Puis, dirigez-vous dans le menu de gauche et cliquez sur la fonctionnalité « Exportation ».

Une page s’affiche et une action de votre part est requise. Choisissez l’option « Exportation en fichier texte CSV ». Puis, cliquez sur le bouton « Exporter ».

Enregistrer le fichier dans un endroit facile pour vous.

Ouvrir un fichier CSV

Pour ouvrir votre fichier CSV de la manière la plus simple, utilisez le logiciel Excel de la suite Office. Pour les utilisateurs de Mac, ouvrez l’onglet « Fichier », puis sélectionner l’option « importer ». Choisissez votre fichier et ouvrez-le.

De leur côté, les utilisateurs de PC doivent ouvrir un document Excel, puis se diriger vers l’onglet « Données ». Ensuite, il faut choisir l’option « À partir d’un fichier texte/CSV ». Choisissez votre fichier et ouvrez-le.

Voilà, vous avez réussi vote exportation de la liste de clients! En tout temps vous pouvez l’enregistrer en format PDF à partir de votre fichier Excel.

Visionnez plusieurs tutoriels et vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

État des résultats par département

By Comptabilité, Configurer son Collabox, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Collabox permet de configurer un budget et un état des résultats par département dans son Module Comptabilité. Si votre organisation fonctionne avec des budgets indépendants par département, cette option est pour vous!

Configurer un département

Débutez par configurer vos départements. Rendez-vous dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu de gauche, sélectionnez « Départements ».

Puis, ajoutez un nouveau département.

Remplissez les champs requis et recommencez les deux dernières étapes jusqu’à ce que tous vos départements soient créés.

Créer les postes budgétaires

Créez ensuite vos postes budgétaires. Le budget et l’état des résultats fonctionnent étroitement avec les postes budgétaires. Il est donc important de bien les configurer et de les liés aux bons comptes transactionnels de votre entreprise. La vidéo suivante explique comment bien créer vos postes budgétaires.

Pour visionner la vidéo, cliquez ici.

Ajouter un budget

Maintenant, dirigez-vous vers le menu « Comptabilité ».

Dans le menu de gauche, sélectionnez « État des résultats ».

Ajoutez un budget ou sélectionnez-en un dans votre liste.

Choisissez l’onglet « Revenus » puis sélectionnez le département dont vous désirez créer ou modifier un budget.

Ajoutez vos prévisions par poste budgétaire pour l’année. Débutez par les revenus, puis dirigez-vous vers l’onglet « Dépenses ». Il s’agit de votre budget prévisionnel.

Consulter l’état des résultats par département

En tout temps pendant l’année, consultez votre état des résultats par département. Retournez au menu principal « État des résultats » et cliquez sur le lien du même nom plutôt que sur le budget.

Cochez la case du département à visualiser et le tour est joué!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Comment faire votre fin d’année dans le Collabox

By Comptabilité, Déboursés, État de compte, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de comptabilité, Vérifications

Collabox vous permet une préparation de fin d’année facile et rapide!

Avec le module complet « Comptabilité », vous avez tout en main pour faire le suivi financier en temps réel des revenus, des dépenses et de l’état des factures et des versements de votre entreprise. Vous pouvez produire des rapports et ainsi garder l’œil sur vos finances en tout temps. Vous gagnez en productivité et accélérez ainsi votre processus de fermeture d’année financière.

Voici comment procéder pour effectuer votre fermeture d’année.

1- Conciliation bancaire

D’abord, effectuez votre conciliation bancaire mensuelle pour chaque compte de banque en passant par l’onglet « Compte transactionnel » à gauche de votre écran.

Puis, sélectionner le compte à concilier. Par exemple, votre compte de bancaire, votre carte de crédit corporative, vos comptes de transactions de paiements si vous en avez et tous autres comptes que vous utilisez pour vos opérations corporatives.

Effectuez la conciliation bancaire tous les mois pour une meilleure gestion de votre tenue de livre.

2- Vérification pour la fin d’année

Effectuez l’opération de vérification pour faire balancer vos factures et vos déboursés.

Dirigez-vous à nouveau dans le menu « Comptabilité », puis sélectionnez l’onglet « Vérification » en bas du menu de gauche.

Sélectionnez le mois ou l’année à vérifier, puis choisissez l’option facture ou déboursé. Vous devez également vérifier les comptes-fournisseurs, ainsi que les salaires.

Lorsque des déboursés ou des factures à vérifier apparaissent, cliquez dessus pour les consulter.

La plupart des vérifications à faire ont trait au poste budgétaire. Attribuez le montant de la facture au bon poste budgétaire pour obtenir un « montant restant » de 0,00$.

2.1. Rapport de dépenses

Finalement, vérifiez les déboursés des employés via le rapport de dépenses.

3- Vérification manuelle de vos compte à recevoir et comptes à payer

Avant de créez les rapports pour la fin d’année, mettez à jour vos comptes clients et fournisseurs (comptes à recevoir et à payer) via le module « Comptabilité ».

4- Vérification de l’état des résultats

Ensuite, consultez l’état des résultats et assurez-vous qu’il ne manque pas de dépenses prévues récurrentes, par exemple les assurances.

5- Fermeture de mois

Finalement, fermez les mois de l’année terminée pour éviter les erreurs de saisies involontaires. Dirigez-vous vers l’onglet « fermeture de mois ».

Puis, sélectionner le ou les mois à fermer. En tout temps, vous pouvez renverser votre choix en désélectionnant puis en cliquant sur « Fermer les mois sélectionnés ».

6- Collabox – Documents de fin d’année pour votre comptable

À partir du Collabox, vous pouvez créer les documents de Grand livre, du bilan, des postes budgétaires et de tous vos comptes transactionnels. Vous avez également accès à l’état des résultats, aux comptes à recevoir et aux comptes à payer. Finalement, l’inventaire de vos produits est disponible, le cas échéant.

Pour créer les documents en format PDF, appuyez simplement sur les touches « Contrôle P » de votre clavier.

7- Autres documents pour le comptable

En plus des documents provenant du Collabox, votre comptable aura besoin de 13 relevés de banque, soient les 12 mois de l’année à fermer et le premier mois de l’année suivante.

Ensuite, au besoin, il vous faudra produire le livre des minutes de compagnie, ainsi que la lettre de la compagnie.

Finalement, selon votre situation, vous pourriez devoir ajouter les documents suivants :

  • Dépenses de bureau à la maison (faire une facture et l’inclure dans les déboursés)
  • Les codes d’accès à Clic Séqur Express
  • Une procuration pour le RQ, l’ARC et la CNESST

Voilà donc les actions à prendre pour effectuer votre fin d’année financière. Bien évidemment, votre conseiller financier ou votre comptable vous guidera si vous avez des questions plus spécialisées.


En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter, nous répondrons avec plaisir.

info@collabox.com ou 418 907-9274

La gestion des produits avec Collabox

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Produits, Produits et inventaire

Collabox a tout pour vous aider dans la gestion de vos produits et de votre inventaire.

Il est à noter que selon votre secteur d’activités et vos outils de gestion déjà en place, vos besoins seront spécifiques et différents d’une entreprise qui vous ressemble. Puisque Collabox est un logiciel personnalisable et au service de ses clients, rien n’est impossible!

Collabox s’adapte donc à vos besoins grâce à une équipe de programmeurs dévoués. Nous sommes là également pour vous guider et répondre à vos questions.

Gestion par produits.

Voici les grandes lignes des fonctionnalités des « produits » dans le Collabox.

1- L’établissement de vos postes budgétaires associés à vos produits et liés à votre facturation.
2- L’élaboration de votre offre de service (soumission) par produits

3- La fiche « produit » détaillée

La fiche produit permet de gérer les spécifications du produit en plus de gérer l’inventaire. Dans cette même fiche les informations relatives aux prix (minimum, prix de listes) , aux commissions et autres.

5- La gestion de votre inventaire par produits
6- Le rapport « historique par produits » qui vous donne un affichage de tout ce qui est actif, entre autre pour gérer l’inventaire.

La gestion des produits c’est facile avec Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, contactez-nous et nous vous répondrons avec plaisir! info@collabox.com (418) 907-9274

Les types de feuille de temps

By 10 avantages de travailler avec Collabox, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Le Collabox, un ERP à la carte

Tirer un maximum de la feuille de temps Collabox

La feuille de temps est un outil indispensable pour toute entreprise ayant besoin de mesurer et de facturer les heures aux clients. Collabox vous offre la possibilité de choisir entre 4 types de feuille de temps réfléchies :

  • Pour ceux qu’aiment conserver leurs habitudes
  • Avec une esthétique branchée
  • Pour ceux qu’ont besoin d’une vision d’ensemble
  • La plus accessible à partir des téléphones

1. La Standard

La première type de feuille de temps est conçue pour les gens qui aiment conserver leurs habitudes. Son design rappelle les feuilles de temps traditionnelles, tout en offrant les avantages du numérique. Détaillez-y vos différentes tâches! Faites un tour d’horizon de la feuille de temps standard

Exemple de feuille de temps standard

2. La techno

Parmi les types de feuille de temps, ce modèle est le seul à offrir un nouveau design « cliquer-glisser » (« drag and drop ») qui plaira aux technos. L’esthétique plus moderne de sa nouvelle interface graphique conserve toutes les options de la feuille de temps standard que vous aimez et utilisez.

Exemple de feuille de temps techno (design « cliquer-glisser »)

3. L’hebdomadaire

Avec cette feuille de temps, entrez vos heures à la semaine plutôt qu’au jour. Elle est parfaite pour les généralistes qui souhaitent inscrire des tâches avec de gros blocs de temps. C’est aussi l’idéal lorsqu’on travaille sur un projet dont les étapes n’ont pas besoin d’être détaillées.

Exemple de feuille de temps hebdomadaire

4. La feuille de temps express, la plus accessible à partir des téléphones

Bien que les feuilles de temps se complètent toutes sur ordinateur ou mobile, la feuille de temps express est la mieux adaptée à l’interface des téléphones. Et comme son nom l’indique, elle se complète très, très rapidement. Remplissez-la en 3 clics seulement!

Note : À tout moment vous pouvez passer de la feuille de temps express à la feuille de temps détaillée (standard ou techno) en cliquant sur le lien bleu Feuille de temps détaillée.

La feuille de temps express

Exemple de feuille de temps express

Voir comment remplir sa feuille de temps express

La journée même est déjà sélectionnée pour vous par défaut. Pour commencer votre saisie de temps, passez à la première étape avec le bouton Suivant.

Feuille de temps express : page d’accueil

1) Sélectionnez le projet sur lequel vous avez travaillé.

Feuille de temps express : sélection du projet

2) Choisissez votre service.

Feuille de temps express : choix d’un service

3) Inscrivez le nombres d’heures travaillées. N’oubliez pas d’enregistrer!

Feuille de temps express : inscription des heures travaillées

Vous pouvez ensuite répéter ces étapes pour y inscrire les autres projets sur lesquels vous avez travaillé au cours de la journée.
Note : Les entrées dans la feuille de temps express seront concomitantes dans les feuilles de temps standard ou techno, c’est-à-dire qu’elles commenceront toutes à minuit. Cette conversion de données est parfaite si vous n’avez pas besoin de savoir à quel moment ni combien de temps vos employés ont travaillé sur un projet en particulier.

Avez-vous fait votre choix? Contactez-nous pour changer votre feuille de temps, nous vous indiquerons comment procéder avec plaisir!

Demande et approbation de vacances et congés dans l’agenda

By Agenda, Employés, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fonctions ressources humaines

Planifier les vacances et congés de vos employés en leur permettant de créer un rendez-vous sur un projet de type « Vacances » ou « Congé ». Ainsi, ils pourront planifier leurs absences et vous pourrez être avisés immédiatement et approuver ou non leur demande.

Créer un projet pour les vacances et congés

Commencez d’abord par créer un projet vacances, par exemple « Vacances 2022-2022 » ou un projet congés, comme « Congés santé 2022 ».

Pour une gestion plus efficace encore, ajoutez les heures de vacances accumulées de vos employés dans l’onglet « Affectation » du projet. Ces heures se trouvent dans le rapport de banque d’heures que vous pouvez visualiser ici.

Ajouter un rendez-vous

Ajoutez ensuite un rendez-vous et affectez-le au projet vacances ou congés. Ainsi, le supérieur recevra une notification et pourra approuver la demande. Au besoin, délacez les rendez-vous vacances en les glissant vers une autre date.

Note : Cette case ne peut être cochée par personne d’autres que le superviseur immédiat de l’employé.
Vous ne pouvez pas mettre plus qu’une personne à la fois sur ce type de rendez-vous.


En tant que superviseur, recevez un courriel d’avertissement qui annonce que M. Employé a créé un agenda pour ses vacances.

Cliquez sur le lien envoyé dans le courriel pour approuver le rendez-vous.

Après avoir approuvé une demande, l’employé est avisé automatiquement par courriel également.

Affichage des approbations de vacances et congés

D’abord, regardez dans la fiche « rendez-vous » et observez le crochet vert incluant la date et le nom du supérieur ayant approuvé les vacances.

Ensuite, un icône visuel de parasol vert apparaît dans le calendrier de l’employé. Un parasol noir indique que la demande est toujours en attente d’approbation.

Bonnes vacances!