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Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Le Collabox est un logiciel de type ERP à la carte.

Collabox gestion de la production

Il se distingue des autres logiciels du même type parce qu’il offre différents modules et fonctions à la carte selon vos besoins.

Les fonctions de type ERP permettent aux entreprises de différents secteurs d’activités de gérer leurs opérations de façon efficace et productive.

  • La gestion et les activités de production
  • Les produits et les inventaires
  • La gestion des fournisseurs et les bons de commande
  • Les rapports de gestion pour le prix de revient, les travaux en cours, les suivis  de coûts de projets.
  • Les fonctions comptables pour la facturation de tout type et la gestion des dépenses
  • Les feuilles de temps par projets, tâches, équipement, produits

Tableau des déboursés par fournisseurs

By Comptabilité, Déboursés, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapports

Oubliez-vous parfois des déboursés de fournisseurs d’un mois à l’autre? Assurez-vous d’avoir saisi toutes les dépenses récurrentes de votre entreprise en un coup d’oeil avec le tableau des déboursés par fournisseurs.

Déboursés récurrents

Les déboursés récurrents, par définition, reviennent à un intervalle donné et sont habituellement du même montant d’une fois à l’autre. Collabox a une fonction pour automatiser ces types de déboursés pour vous aider à gagner du temps. Dirigez-vous dans une fiche déboursé et saisissez vos informations. Puis, défilez au bas de la page et cliquez sur le bouton « Créer un déboursé récurrent ».

Tableau des déboursés par fournisseurs

Cependant, tous les déboursés récurrents ne sont pas nécessairement du même montant. C’est pourquoi le tableau des déboursés par fournisseurs est très utile. Il permet de visuellement observer les dépenses par fournisseurs et de rapidement identifier les déboursés manquants pour un mois donné.

Ouvrez la liste des déboursés et ciquez sur le lien « Tableau paiements fournisseurs »

Image montrant la position du lien "Tableau paiements fournisseurs" dans la page Liste des déboursés.

Choisissez un intervalle à vérifier, puis cliquez sur « Afficher ». Vous verrez apparaître tous les fournisseurs saisis dans les déboursés pendant la période choisie. Rapidement, vous verrez si des déboursés ont été oubliés par fournisseurs. L’exemple suivant montre des déboursés qui semblent manquants. Il ne vous reste qu’à vérifier que rien n’a été oublié.

Exemple d'un tableau des déboursés par fournisseurs. Des encadrés rouges indiquent les endroits où des déboursés semblent manquants.

Ce suivi est rapide et très efficace. Il peut facilement faire partie de votre routine de fin de mois.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Rapport par tâches

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapports, Tâches

Utilisez-vous les fonctions de tâches dans votre Collabox? Si oui, il vous sera bénéfique d’également utiliser le rapport par tâches. Ce dernier vous indique rapidement le nombre d’heures travaillé par tâches par employé. Voyez comment bien vous servir de cette fonctionnalité.

Après avoir créé des tâches, ainsi qu’un nombre d’heures approximatif ou réel pour leur complétion, vos employés les choisissent lors de leur saisie de feuille de temps. Ils indiquent leur pourcentage de réalisation et Collabox s’occupe du reste!

Vérification préalable

D’abord, dans la création d’une tâche, n’oubliez pas de saisir le temps prévu pour cette dernière, au besoin. Le rapport peut ainsi indiquer les dépassements de temps. Cela évite parfois de bien mauvaises surprises.

Par la suite, assurez-vous de mentionner à vos employés de sélectionner la tâche sur laquelle ils travaillent lorsqu’ils saisissent leur feuille de temps. Ils doivent également indiquer le pourcentage de complétion de la tâche.

Créer un rapport par tâches

Pour créer un rapport par tâches, dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Rapports ».

Image montrant le menu principal de Collabox. Le curseur pointe sur la fonction Rapports.

Puis, sélectionnez « Tâches » dans le menu de gauche.

Plusieurs options de personnalisation du rapport s’offrent à vous. Choisissez l’intervalle désiré et faites des sélections de client, de projet, de service ou de tâche. Vous pouvez laissez les champs tels quels si vous désirez un rapport complet de toutes les tâches de votre organisme.

Il vous est également possible de choisir un degré d’avancement des tâches, dont celles non-complétées uniquement. Le rapport par tâches permet entre autres de vérifier qui a travaillé sur la tâche et combien de temps. Voyez les tâches qui ont été plus longues que prévues et ajustez vos exigences au besoin.

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Suivi des heures individuelles

By Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Projets, Trucs et astuces

Collabox vous permet de faire le suivi des heures individuelles par projet pour un employé. Cette information est rapide à consulter à la fois pour lui et pour son supérieur.

Feuille de temps

Dirigez-vous dans votre feuille de temps, ou celle de votre employé pour faire le suivi des heures individuelles. Dans le descriptif du jour, cliquez sur « Afficher + ».

L’information des heures cumulées au projet s’affiche dès que du temps est saisi dans la feuille de temps. Voyez le total des heures prévus pour l’employé dans la rangée supérieure. Par exemple, l’employé a fait 291h sur le projet « Gestion générale-administration », alors qu’un total de 25h avait été prévu. Le total des heures est donc en rouge. L’affichage montre également le total pour tous les employés du projet. Ainsi, 337,50h ont été réalisées alors que seulement 65h avaient été prévues. Voyez rapidement l’état d’avancement des projets de cette manière.

À l’inverse, le temps saisi par l’employé pour le projet « panneau pour l’édifice » est en bleu, ce qui signifie que le temps prévu n’a pas encore été dépassé. Finalement, le projet « le projet (M. le client) » n’a pas d’heures prévues. Notez que le cumul des heures travaillées est tout de même affiché.

Affectation des heures à un projet

Pour affecter des heures à un employé et ainsi mieux gérer son temps, dirigez-vous dans le projet désiré. Sélectionnez l’onglet « Affectation » de la fiche projet, puis ajoutez les heures prévues pour chaque employé.

Le total des heures du projet, de son côté, est inscrit dans l’onglet « Info » de la fiche projet.

Des options sur le dépassement d’heures par employé peuvent également être cochées. Cela permet d’interdire les heures excédentaires pour le projet ou pour l’employé.

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Signer les feuilles de temps

By Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fonctions ressources humaines, Non classifié(e)

Faire signer les feuilles de temps de vos employés sur des documents PDF est possible avec Collabox. Il suffit de demander une personnalisation en ce sens. Ainsi, vous pourrez utiliser les fonctions suivantes.

Imprimer une feuille de temps

Dirigez-vous vers le menu principal et sélectionner l’icône « Feuille de temps ».

Remplissez votre feuille de temps comme à l’habitude, puis regardez à droite de votre écran sous le descriptif de la journée. Vous y verrez un bouton « Imprimer le PDF ».

Cliquez dessus pour voir apparaître la feuille de temps en format PDF.

Signer les feuilles de temps

À côté du bouton « Imprimer le PDF » s’en trouve un deuxième du nom de « Signer le PDF ».

Cliquez sur le bouton et signez le document. En imprimant le PDF à nouveau, comme à l’étape précédente, la signature apparaît.

Saisie du temps terminée

Pour les entreprises qui fonctionnent par feuilles de temps à la journée et qui ont des employés à temps partiel ou contractuels, une nouvelle fonctionnalité Collabox a été ajoutée. Il s’agit d’une case bien simple intitulée « Saisie du temps complétée pour la semaine ».

Cette case vous assure que l’employé a bien terminé de remplir ses feuilles de temps pour la semaine.

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Rapport de travaux en cours

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Progression, Rapports

Le rapport de travaux en cours permet de visualiser rapidement l’ensemble de vos projets facturables par transaction (feuilles de temps) avec leur état d’avancement. Non seulement verrez-vous le suivi des montants en temps réels, mais vous pourrez visualiser le pourcentage d’heures réalisées.

Vous serez ainsi en mesure de bien gérer vos affaires. Il nécessite l’utilisation de plusieurs fonctions ERP (enterprise resource planning) du Collabox.

Vérifications préalables

Pour obtenir les « vrais » chiffres de votre entreprise, assurez-vous d’abord d’avoir effectué les entrées suivantes pour chaque projet dans le Collabox :

  1. Offres de services
  2. Factures
  3. Déboursés
  4. Feuilles de temps

De plus, assurez-vous que les mises à jour sur les projets ont été faites et que la case « facturable par transaction est bien cochée » dans la fiche projet.

Produire le rapport de travaux en cours

D’abord, sélectionnez le menu « Rapports ».

Onglet Rapports dans le menu principal de Collabox.

Puis, cliquez sur l’onglet « Rapport de travaux en cours » dans le menu gris de gauche.

Image montrant où trouver l'accès au rapport de travaux en cours dans le menu gris de gauche.

Plusieurs options de filtres s’offrent à vous pour la création du rapport. Cochez les éléments désirés et sélectionnez les options des menus déroulants, le cas échéant. Les transactions font références aux entrées de feuilles de temps de vos employés.

Page de création de rapport de travaux en cours avec les différents filtres de recherches possibles.

Le tableau de base généré par le Collabox ressemble à ceci.

Exemple fictif d'un tableau généré par le rapport de travaux en cours.

Description des champs

Le tableau produit dans le rapport est divisé par colonne. Chaque colonne est associée à un champ en particulier. Les premiers champs font référence au contexte du projet. Voyez d’abord le nom du client, son numéro de projet ainsi que son nom.

Extrait des trois premières colonnes, ou trois premiers champs, du rapport de travaux en cours. Ils contextualisent le projet avec le nom du client, le numéro de projet et son nom.

La deuxième portion du tableau fait plutôt référence à l’aspect financier du projet. On y voit le montant prévu provenant de l’offre de services. Le montant déjà facturé au client est indiqué, ainsi que le montant restant à facturer.

La progression fait référence au pourcentage d’avancement écrit à la main par l’employé dans la fiche du projet. De son côté, la progression calculée fait référence au pourcentage de l’argent prévu (honoraires, équipement, produit, sous-traitance, etc.) qui est actuellement dépensé en fonction des informations inscrites à l’offre de services.

Vient ensuite la rentabilité réelle du projet. La colonne « Travaux en cours » fait référence au montant d’argent travaillé mais pas encore facturé. Assurez-vous de bien mettre à jour le pourcentage de progression de vos projets pour obtenir un chiffre en temps réel. Finalement, un rapide coup d’œil au champ « heures travaillées » permet de voir l’avancement en heures du projet et de prévoir les dépassements de coûts avant qu’ils ne se produisent!

Extrait de la première ligne du tableau de rapport de travaux en cours qui mentionnent les noms des champs liés à la portion monétaire des projets.

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Ajouter votre signature : configurer son Collabox

By Configurer son Collabox, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Puisque vous êtes une entreprise sérieuse, vous désirez certainement ajouter votre signature corporative à vos courriels. Elle peut facilement être ajoutée à votre Collabox pour envoyer vos offres de services et vos factures avec signature.

Ajouter votre signature

Dirigez-vous d’abord dans le menu « Mes préférences » en bas à gauche de votre écran.

Image montrant le menu de gauche avec la fonction "Mes préférences" encadré en rouge.

Ensuite, cliquez sur l’onglet « Affichage ».

Image montrant les onglets dans le menu "Mes préférences". L'onglet "Affichage" est sélectionné.

Une série d’options s’offre à vous. En défilant la page vers le bas, vous verrez plusieurs endroits où ajouter votre signature.

  1. Facture
  2. Offre de service
  3. Bon de commande
  4. État de compte

Libre à vous de remplir un ou plusieurs de ces signatures. Le système permet plusieurs options de police et de style. Vous pouvez aussi copier-coller votre logo pour une personnalisation d’entreprise.

Exemples de signatures pour les factures et les offres de services.

Message par défaut

Dans les champs de signature, vous pouvez également ajouter un message par défaut. Cette fonctionnalité est optionnelle, mais peut vous sauver beaucoup de temps lors des envois d’avis d’état de compte. Voici un exemple de message.

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Les groupes de services

By Configurer son Collabox, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Les groupes de services servent à avoir par défaut les services par type de projet. Utilisez-les pour gagner du temps lors de la configuration de vos projets et de la saisie des feuilles de temps!

Configuration préalable

Avant de créer vos groupes de services, dirigez-vous dans le menu « Organisme » en bas à gauche de votre écran. Sélectionnez ensuite l’onglet « Projets ».

Image montrant les onglets de la mise à jour de l'organisme. L'onglet "Projets" est mis en évidence.

Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez la fonction « Utiliser les groupes de services ». Assurez-vous que la case soit bien cochée.

Image montrant la fonction d'utilisation des groupes de services qui doit être cochée.

Ajouter des groupes de services

Allez dans un projet existant ou créez un nouveau projet. Cliquez ensuite sur l’onglet « Services ».

Vous verrez apparaître l’option de mise à jour des sélections de services en haut de la page, ainsi que la liste de tous les services de votre entreprise. Cliquez sur la mise à jour.

Image montrant l'emplacement du lien vers la mise à jour des sélections de services.

Puis, ajoutez une nouvelle sélection de services.

Image montrant le lien à sélectionner pour ajouter une sélection de service.

Donnez-lui un nom et sélectionnez les services désirés.

Image montrant un exemple d'un nouveau groupe de services.

Collabox conserve en mémoire vos sélections. Ainsi, lors d’un nouveau projet, vous n’avez qu’à sélectionner le groupe de services désiré!

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Diagramme de Gantt

By Calendrier, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Nouveautés, Tâches

Le suivi de projets et de tâches d’un organisme nécessite parfois l’utilisation d’un diagramme de Gantt. Collabox a donc ajouté cette fonctionnalité à son système ERP.

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt

Il s’agit d’un outil visuel graphique qui met en évidence les dates de début et de fin de projet. Ainsi, en un coup d’œil le responsable peut voir l’avancement de ses projets en temps réel selon les échéanciers prévus. Il peut alors identifier les tâches à mettre de l’avant afin d’accomplir son projet dans le temps imparti.

Calendrier et échéanciers

Lorsque vous êtes abonné au diagramme de Gantt et désirez voir vos échéanciers, dirigez-vous d’abord vers le menu principal « Calendrier » en haut de la page.

Emplacement du module Calendrier dans le menu principal de Collabox.

Puis, sélectionnez l’onglet « Projet ».

Cette image montre l'emplacement l'onglet Projet dans le calendrier.

Choisissez la période, le chargé de projet et l’employé désiré. Ensuite cliquez sur le bouton « ok ».

Cette image montre les options de recherche pour le diagramme de Gantt. On peut choisir les dates de début et de fin du projet, le nom du chargé de projet et le nom de l'employé affecté.

Ensuite, vous verrez s’afficher la liste des projets selon les critères choisis. Des bandes horizontales sont visibles et montrent l’avancement du projet selon les échéances.

Voici un exemple de diagramme de Gantt où l'on voit les dates d'échéance des différents projets qui sont affichés.

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Outil de signature électronique des offres de services

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Nouveautés, Offres de services, Suivis

Perdez-vous beaucoup de temps à obtenir la signature électronique de vos offres de services? Collabox a instauré une fonctionnalité qui permet à vos clients de signer l’offre de services que vous lui envoyez directement dans le courriel. Voici comment procéder pour utiliser cette fonction.

Rédiger un message

Lorsque votre offre de services est prête à être envoyée à votre client ou à un prospect, dirigez-vous ensuite vers l’onglet « Envoi par courriel » du formulaire.

Onglet "Envoi par courriel" dans le formulaire de création d'une offre de service.

Puis, rédigez votre message en y ajoutant un sujet et un courriel d’envoi. Notez que votre offre de services est automatiquement ajoutée en pièce jointe.

Un exemple de message à envoyer à un client via la plateforme de courriels du Collabox.

Ajouter l’option de la signature électronique

Sous le message se trouvent plusieurs options sous la forme de cases à cocher. Choisissez d’abord qui recevra une copie du message, puis sélectionnez la case « Signature requise ».

Case à cocher pour déterminer à qui sera envoyé la copie du message. De plus, uns case "signature requise" est cochée pour permettre la signature client.

Lorsque le client ouvrira son message, il aura l’option de signer l’offre de service en cliquant sur un lien.

Il s'agit d'une image montrant le texte envoyé au client pour la signature en ligne de l'offre de service.

Voici un aperçu du visuel de signature Collabox.

Il s'agit d'une image montrant comment le client pourra signer l'offre de service.

Lorsque le client a signé l’offre, vous recevez une notification.

Message envoyé à l'utilisateur de Collabox lorsque le client a signé l'offre en ligne.

De plus, l’icône de l’offre de service devient vert. Ainsi, il est facilement repérable et vous évite d’ouvrir le document pour aller vérifier que la signature est présente.

Lorsque l'offre de service est signée par le client, une icône verte apparaît à côté du numéro de l'offre de service dans la liste Collabox.

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Feuille de temps – Accélérer la saisie de ses journées

By Calendrier, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Il est possible d’accélérer la saisie de la feuille de temps pour tous les employés avec ces trois options.

  • Copier la journée précédente
  • Dupliquer une entrée
  • Ajouter des heures à une date ultérieure

Copier la journée précédente

Cette option permet de copier la journée de la veille dans votre feuille de temps d’aujourd’hui. Évidement la veille d’un lundi, c’est le vendredi! Cette fonctionnalité est pensée pour vous faciliter la vie : elle copie l’entrée et les sélections des projets, heures de début, heure de fin et commentaires de toutes les entrées de temps de la veille.

Efficaces et faciles à modifier les nouvelles entrées sont des entrées normales, qu’on peut modifier ou supprimer sans conséquence. Parfait pour les comptables en missions d’une semaine, ou pour celui qui revient de 2 semaines de vacances. En quelques clics, il peut mettre à jour sa feuille de temps.

 
Deux conditions doivent être remplies pour voir ce bouton apparaître sous les commentaires de la feuille de temps : 1- avoir des entrées de feuille de temps saisies la veille et 2- ne pas avoir saisi d’entrées dans sa feuille de temps d’aujourd’hui.

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Dupliquer cette entrée

La deuxième façon d’accélérer la saisie de votre feuille de temps est d’utiliser l’option de « Dupliquer une entrée ». Cela copie, dans la même journée, une entrée de temps (projet – service – commentaire). Un exemple d’utilisation : 2 sessions de travail sur le même projet la même journée : sélectionnez l’entrée (la petite barre deviendra rouge), le bouton « Dupliquer cette entrée » apparaîtra sous la note :

Saisie d’une feuille de temps : date ultérieure

Il est possible de remplir des feuilles de temps pour des dates ultérieures, par exemple pour les congés à venir. Chaque employé peut facilement accéder à cette fonction. Mais d’abord, une petite configuration s’impose!

Premièrement, sélectionnez « Organisme » dans l’onglet Préférences du menu principal, en bas à gauche de votre écran.

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Emplacement de l'onglet "Organisme" dans le menu principal

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Parmi les options qui s’offrent à vous, choisissez l’onglet « Infos ».

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Vue du menu "Infos"

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Puis, veuillez sélectionner l’option « Permettre le remplissage de feuilles de temps pour les dates ultérieures ». Le tour est joué!

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Case à cocher

La feuille de temps Collabox, un avantage net pour la gestion de votre entreprise!