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Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Le Collabox est un logiciel de type ERP à la carte.

Il se distingue des autres logiciels du même type parce qu’il offre différents modules et fonctions à la carte selon vos besoins.

Les fonctions de type ERP permettent aux entreprises de différents secteurs d’activités de gérer leurs opérations de façon efficace et productive.

  • La gestion et les activités de production
  • La gestion des produits et des inventaires
  • La gestion des fournisseurs et les bons de commande
  • Les rapports de gestion pour le prix de revient, les travaux en cours, les suivis  de coûts de projets.
  • Les fonctions comptables pour la facturation de tout type et la gestion des dépenses
  • Les feuilles de temps par projets, tâches, équipement, produits

Comment faire votre fin d’année dans le Collabox

By Comptabilité, Déboursés, Efficacité, État de compte, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de comptabilité, Vérifications

Collabox vous permet une préparation de fin d’année facile et rapide!

Avec le module complet « Comptabilité », vous avez tout en main pour faire le suivi financier en temps réel des revenus, des dépenses et de l’état des factures et des versements de votre entreprise. Vous pouvez produire des rapports et ainsi garder l’œil sur vos finances en tout temps. Vous gagnez en productivité et accélérez ainsi votre processus de fermeture d’année financière.

Voici comment procéder pour effectuer votre fermeture d’année.

1- Conciliation bancaire

D’abord, effectuez votre conciliation bancaire mensuelle pour chaque compte de banque en passant par l’onglet « Compte transactionnel » à gauche de votre écran.

Puis, sélectionner le compte à concilier. Par exemple, votre compte de bancaire, votre carte de crédit corporative, vos comptes de transactions de paiements si vous en avez et tous autres comptes que vous utilisez pour vos opérations corporatives.

Effectuez la conciliation bancaire tous les mois pour une meilleure gestion de votre tenue de livre.

2- Vérification pour la fin d’année

Effectuez l’opération de vérification pour faire balancer vos factures et vos déboursés.

Dirigez-vous à nouveau dans le menu « Comptabilité », puis sélectionnez l’onglet « Vérification » en bas du menu de gauche.

Sélectionnez le mois ou l’année à vérifier, puis choisissez l’option facture ou déboursé. Vous devez également vérifier les comptes-fournisseurs, ainsi que les salaires.

Lorsque des déboursés ou des factures à vérifier apparaissent, cliquez dessus pour les consulter.

La plupart des vérifications à faire ont trait au poste budgétaire. Attribuez le montant de la facture au bon poste budgétaire pour obtenir un « montant restant » de 0,00$.

2.1. Rapport de dépenses

Finalement, vérifiez les déboursés des employés via le rapport de dépenses.

3- Vérification manuelle de vos compte à recevoir et comptes à payer

Avant de créez les rapports pour la fin d’année, mettez à jour vos comptes clients et fournisseurs (comptes à recevoir et à payer) via le module « Comptabilité ».

4- Vérification de l’état des résultats

Ensuite, consultez l’état des résultats et assurez-vous qu’il ne manque pas de dépenses prévues récurrentes, par exemple les assurances.

5- Fermeture de mois

Finalement, fermez les mois de l’année terminée pour éviter les erreurs de saisies involontaires. Dirigez-vous vers l’onglet « fermeture de mois ».

Puis, sélectionner le ou les mois à fermer. En tout temps, vous pouvez renverser votre choix en désélectionnant puis en cliquant sur « Fermer les mois sélectionnés ».

6- Collabox – Documents de fin d’année pour votre comptable

À partir du Collabox, vous pouvez créer les documents de Grand livre, du bilan, des postes budgétaires et de tous vos comptes transactionnels. Vous avez également accès à l’état des résultats, aux comptes à recevoir et aux comptes à payer. Finalement, l’inventaire de vos produits est disponible, le cas échéant.

Pour créer les documents en format PDF, appuyez simplement sur les touches « Contrôle P » de votre clavier.

7- Autres documents pour le comptable

En plus des documents provenant du Collabox, votre comptable aura besoin de 13 relevés de banque, soient les 12 mois de l’année à fermer et le premier mois de l’année suivante.

Ensuite, au besoin, il vous faudra produire le livre des minutes de compagnie, ainsi que la lettre de la compagnie.

Finalement, selon votre situation, vous pourriez devoir ajouter les documents suivants :

  • Dépenses de bureau à la maison (faire une facture et l’inclure dans les déboursés)
  • Les codes d’accès à Clic Séqur Express
  • Une procuration pour le RQ, l’ARC et la CNESST

Voilà donc les actions à prendre pour effectuer votre fin d’année financière. Bien évidemment, votre conseiller financier ou votre comptable vous guidera si vous avez des questions plus spécialisées.


En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter, nous répondrons avec plaisir.

info@collabox.com ou 418 907-9274

Feuille de temps – Accélérer la saisie de ses journées

By Calendrier, Efficacité, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Il est possible d’accélérer la saisie de la feuille de temps pour tous les employés avec ces trois options.

  • Copier la journée précédente
  • Dupliquer une entrée
  • Ajouter des heures à une date ultérieure

Copier la journée précédente

Cette option permet de copier la journée de la veille dans votre feuille de temps d’aujourd’hui. Évidement la veille d’un lundi, c’est le vendredi! Cette fonctionnalité est pensée pour vous faciliter la vie : elle copie l’entrée et les sélections des projets, heures de début, heure de fin et commentaires de toutes les entrées de temps de la veille.

Efficaces et faciles à modifier les nouvelles entrées sont des entrées normales, qu’on peut modifier ou supprimer sans conséquence. Parfait pour les comptables en missions d’une semaine, ou pour celui qui revient de 2 semaines de vacances. En quelques clics, il peut mettre à jour sa feuille de temps.

 
Deux conditions doivent être remplies pour voir ce bouton apparaître sous les commentaires de la feuille de temps : 1- avoir des entrées de feuille de temps saisies la veille et 2- ne pas avoir saisi d’entrées dans sa feuille de temps d’aujourd’hui.

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Dupliquer cette entrée

La deuxième façon d’accélérer la saisie de votre feuille de temps est d’utiliser l’option de « Dupliquer une entrée ». Cela copie, dans la même journée, une entrée de temps (projet – service – commentaire). Un exemple d’utilisation : 2 sessions de travail sur le même projet la même journée : sélectionnez l’entrée (la petite barre deviendra rouge), le bouton « Dupliquer cette entrée » apparaîtra sous la note :

Saisie d’une feuille de temps : date ultérieure

Il est possible de remplir des feuilles de temps pour des dates ultérieures, par exemple pour les congés à venir. Chaque employé peut facilement accéder à cette fonction. Mais d’abord, une petite configuration s’impose!

Premièrement, sélectionnez « Organisme » dans l’onglet Préférences du menu principal, en bas à gauche de votre écran.

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Emplacement de l'onglet "Organisme" dans le menu principal

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Parmi les options qui s’offrent à vous, choisissez l’onglet « Infos ».

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Vue du menu "Infos"

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Puis, veuillez sélectionner l’option « Permettre le remplissage de feuilles de temps pour les dates ultérieures ». Le tour est joué!

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Case à cocher

La feuille de temps Collabox, un avantage net pour la gestion de votre entreprise!

La gestion des produits avec le Collabox

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Produits, Produits et inventaire

Il est à noter que selon votre secteur d’activités, vos outils de gestion déjà en place et vos besoins spécifiques, vos besoins seront spécifiques et peut-être différents d’une autre entreprise qui vous ressemble.

Collabox peut s’adapter à vos besoins. Nous sommes là pour vous guider et répondre à vos questions.

Voici donc les principaux éléments reliés à la gestion par produits.

1- L’établissement de vos postes budgétaires reliés à vos produits et reliés à votre facturation
2- L’élaboration de votre offre de service (soumission) par produits

3- L’offre de service permet de construire votre offre (soumission) par produits en ajoutant les produits via l’onglet » Produits »

4- La fiche « produit » détaillée

La fiche produit permet de gérer les spécifications du produit en plein de gérer l’inventaire. Dans cette même fiche les informations relatives aux prix (minimum, prix de listes) , aux commissions et autres.

5- La gestion de votre inventaire par produits


6- Le rapport « historique par produits » qui vous donne un affichage de tout ce qui est actif, entre autre pour gérer l’inventaire.

La gestion des produits c’est facile avec Collabox

Les types de feuille de temps

By 10 avantages de travailler avec Collabox, Efficacité, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Tirer un maximum de la feuille de temps Collabox

La feuille de temps est un outil indispensable pour toute entreprise ayant besoin de mesurer et de facturer les heures aux clients. Collabox vous offre la possibilité de choisir entre 4 types de feuille de temps réfléchies :

  • Pour ceux qu’aiment conserver leurs habitudes
  • Avec une esthétique branchée
  • Pour ceux qu’ont besoin d’une vision d’ensemble
  • La plus accessible à partir des téléphones

1. La Standard

La première type de feuille de temps est conçue pour les gens qui aiment conserver leurs habitudes. Son design rappelle les feuilles de temps traditionnelles, tout en offrant les avantages du numérique. Détaillez-y vos différentes tâches! Faites un tour d’horizon de la feuille de temps standard

Exemple de feuille de temps standard

2. La techno

Parmi les types de feuille de temps, ce modèle est le seul à offrir un nouveau design « cliquer-glisser » (« drag and drop ») qui plaira aux technos. L’esthétique plus moderne de sa nouvelle interface graphique conserve toutes les options de la feuille de temps standard que vous aimez et utilisez.

Exemple de feuille de temps techno (design « cliquer-glisser »)

3. L’hebdomadaire

Avec cette feuille de temps, entrez vos heures à la semaine plutôt qu’au jour. Elle est parfaite pour les généralistes qui souhaitent inscrire des tâches avec de gros blocs de temps. C’est aussi l’idéal lorsqu’on travaille sur un projet dont les étapes n’ont pas besoin d’être détaillées.

Exemple de feuille de temps hebdomadaire

4. La feuille de temps express, la plus accessible à partir des téléphones

Bien que les feuilles de temps se complètent toutes sur ordinateur ou mobile, la feuille de temps express est la mieux adaptée à l’interface des téléphones. Et comme son nom l’indique, elle se complète très, très rapidement. Remplissez-la en 3 clics seulement!

Note : À tout moment vous pouvez passer de la feuille de temps express à la feuille de temps détaillée (standard ou techno) en cliquant sur le lien bleu Feuille de temps détaillée.

La feuille de temps express

Exemple de feuille de temps express

Voir comment remplir sa feuille de temps express

La journée même est déjà sélectionnée pour vous par défaut. Pour commencer votre saisie de temps, passez à la première étape avec le bouton Suivant.

Feuille de temps express : page d’accueil

1) Sélectionnez le projet sur lequel vous avez travaillé.

Feuille de temps express : sélection du projet

2) Choisissez votre service.

Feuille de temps express : choix d’un service

3) Inscrivez le nombres d’heures travaillées. N’oubliez pas d’enregistrer!

Feuille de temps express : inscription des heures travaillées

Vous pouvez ensuite répéter ces étapes pour y inscrire les autres projets sur lesquels vous avez travaillé au cours de la journée.
Note : Les entrées dans la feuille de temps express seront concomitantes dans les feuilles de temps standard ou techno, c’est-à-dire qu’elles commenceront toutes à minuit. Cette conversion de données est parfaite si vous n’avez pas besoin de savoir à quel moment ni combien de temps vos employés ont travaillé sur un projet en particulier.

Avez-vous fait votre choix? Contactez-nous pour changer votre feuille de temps, nous vous indiquerons comment procéder avec plaisir!

Rapport de suivi de projet

By Efficacité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Le Collabox, un ERP à la carte, Projets, Rapports

Le rapport de suivi de projet donne plusieurs informations en temps réel pour bien gérer vos affaires, ainsi que des indicateurs de performance. Il nécessite l’utilisation de plusieurs fonctions ERP (enterprise resource planning) du Collabox, comme les offres de services, les feuilles de temps et la facturation.

Produire le rapport de suivi de projet

D’abord, sélectionnez le menu « Rapports ».

Onglet Rapports dans le menu principal

Puis, cliquez sur l’onglet « Rapport suivi projets » dans le menu gris de gauche.

Onglet Rapport suivi projets dans le menu de gauche

Plusieurs options d’affichage s’offrent maintenant à vous. Selon vos besoins, filtrez votre recherche par chargé de projet, par projet ou encore par type de projet. Vous pouvez aussi indiquer une date de livraison ou les dates de transactions. Il est possible de ne rien sélectionner et d’obtenir l’ensemble des projets au même endroit.

Options d'affichage du rapport de suivi de projets

Maintenant, affichez votre rapport et analysez vos résultats! Vous pouvez personnaliser l’interface en retirant certaines colonnes ou en modifiant vos choix d’affichage. Le rapport vous indique le statut, le montant signé provenant de l’offre de services, le montant déjà facturé au client, les coûts défrayées pour le projet, les heures travaillées, etc.

En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter et nous répondrons avec plaisir à vos questions. info@collabox.com ou 418.907.9274

Un logiciel de gestion ERP

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Le Collabox, un ERP à la carte, Médias

Lorsqu’on implante un logiciel de gestion ERP il y a de la préparation, de la réflexion, de l’analyse et beaucoup d’autres éléments à prendre en considération.

Cet article parle des facteurs qui déclenchent une réflexion sur l’implantation d’un système ERP. Il présente aussi des questions qu’il faut se poser avant, pendant et après l’implantation. Finalement, il décrit quelques facteurs de réussite qui permettent de voir si l’implantation a bien réussi.

1. Identifier ses besoins

La première étape avant d’implanter un système ERP est de déterminer vos besoins, ce qu’il vous manque pour être en contrôle de vos affaires. Cela peut avoir trait à vos échéanciers comme à la connaissance des coûts réels de vos projets. Dressez donc en premier la liste de tous vos besoins.

Ensuite, vérifiez auprès de votre organisme quels sont les attentes des employés, leur perception envers le virage numérique. Possédez-vous déjà des processus en place? Vous pouvez vérifier auprès de vos fournisseurs.

2. La communication

Assurez-vous que tous les intervenants de l’entreprise sont mis au courant du processus d’implantation. L’implication des hauts dirigeants est importante. Suivez de près l’évolution, échangez vos réactions, informez et intéressez-vous au processus en cours. La gestion du changement est importante pour rassurer les employés.

Postes offerts chez Collabox

3. L’implantation du logiciel de gestion ERP

L’implantation est un processus graduel. Chaque besoin est évalué, analysé et une solution fiable, rentable et durable est prévue. Votre entreprise y va à sa vitesse. Les configurations se font par plusieurs étapes. Il y a l’importation des données existantes, comme les clients, les factures et les contacts, dans le nouveau logiciel. Puis, des formations sur l’utilisation du Collabox sont données de manière à optimiser l’efficacité de vos employés. Le Blogue et les Vidéos Youtube sont accessibles en tout temps au besoin.

Pour terminer, voici une courte présentation « dynamique » portant sur 5 facteurs de réussite pour implanter un logiciel de gestion ERP réalisée par Louise Lahaie lors d’un petit-déjeuner réseautage au Réseau des Femmes d’Affaires du Québec, région de Québec.


La présentation des produits

By Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Produits et inventaire

Quand on vend des objets, des biens tangibles, de la bouteille de bière à la bicyclette, la notion de « produit » nous est familière. Vendre des produits présente de nombreux avantages : on y rattache facilement une idée de prix, on en estime aisément la valeur, on sait ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas. C’est facile d’expliquer ce qui est compris dans le prix payé.

Avec un peu de créativité, on peut profiter de plusieurs de ces avantages pour la commercialisation, même si on vend des services et que notre prestation est moins tangible. Un bon point de départ est de « construire » nos produits dans le Collabox. On y mettra:

  • un prix et une description, et on sauvera beaucoup de temps pour la création de nos offres de services et pour la facturation.

Dans notre logiciel, vous pouvez déterminer les postes budgétaires de vos produits pour votre comptabilité (les clients ne les verront nulle part) et laisser une note, cette fois-ci à l’intention des clients, afin de clarifier les inclusions et exclusions, entre autres. Lorsque vous facturez un produit, ces informations se retrouvent automatiquement sur la facture, ce qui vous fait sauver temps et énergie.

Rendez-vous dans la section des produits pour observer cela. 

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez la page Produits à l’aide du menu vertical.

Menu vertical de Collabox

Puis cliquez sur Ajouter un produit, dans le haut de la page.

Page Liste des produits

La section 1 que vous voyez sur l’image ci-dessous est réservée aux notes.

La section 2 comprend tous les postes budgétaires. Si le produit n’est pas facturable à l’heure, n’inscrivez rien dans la colonne Heures facturables! Le montant doit être reporté dans la colonne Montant à l’extrême droite.

La section 3 sert à déterminer les éléments qui se retrouveront sur la facture. Les postes budgétaires ne s’afficheront pas sur celle-ci puisque vous voulez sans doute présenter les tarifs différemment pour votre client. Notez bien que le montant total de la facture doit correspondre au montant total calculé en fonction des postes budgétaires. Dans le cas contraire, vos comptes ne balanceraient plus.

Page Mise à jour d’un produit

En remplissant ces champs, la mise en forme de la facture est automatisée. Lorsque vous ajoutez une facture pour ce produit, vous obtiendrez un document fini qui ressemble à cela :

Exemple de facture

Sur ce, nous vous souhaitons de belles ventes!

Attestation de conformité et quittance

By Bons de commande, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Gestion

Afin de suivre de près la conformité de vos sous-traitants, il existe déjà dans Collabox un champ réservé à l’attestation de Revenu Québec dans le formulaire des fournisseurs. Nous avons voulu vous permettre d’assurer un suivi encore plus serré des gens avec qui vous traitez en ajoutant deux nouvelles sections, cette fois dans les bons de commande puisqu’elles y sont étroitement reliées : la quittance et l’attestation de conformité (CCQ-CNESST).

Voyons cela de plus près.

Nouvelles sections

Rendez-vous dans le module Gestion.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez la page Bon de commande.

Menu vertical de Collabox

Cliquez sur le bon de commande auquel vous souhaitez ajouter une attestation ou une quittance. Sous l’onglet Infos, vous trouverez les nouvelles sections qui vous intéressent.

Page Mise à jour d’un bon de commande

Comme vous pouvez l’observer, dans les sections 1 et 2, vous disposez d’un espace pour noter la date où les documents ont été demandés et celle où ils ont été reçus. Quant aux cases à cocher, elles indiquent si la quittance est dénoncée et si l’attestation ou la quittance sont requises. La section 3, elle, permet de noter que le dossier du sous-contractant est en ordre auprès des instances concernées.

Nouveaux pictogrammes

En cochant les options correspondant aux documents requis (sections 1 et 2), de petits pictogrammes apparaîtront sur la page de la liste des bons de commande. Tout comme comme l’attestation de Revenu Québec, chaque document a son pictogramme visible dans la liste des bons de commande (module Gestion). Sa présence indique que le document est nécessaire. La pastille jaune correspond à l’attestation de Revenu Québec; la bleue, à l’attestation de conformité (CCQ-CNESST); la verte, à la quittance.

Page Liste des bons de commandes

Aimeriez-vous vous rafraîchir la mémoire sur la dynamique entre les bons de commande et les déboursés? Lisez cet article!

Attestation du sous-traitant dans Collabox

By Attestation sous-traitant, Bons de commande, Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fournisseurs

Au Québec, les entrepreneurs généraux en construction faisant affaire avec des sous-traitants ont besoin d’obtenir du sous-traitant une attestation de Revenu Québec stipulant qu’il est en règle, lorsque le contrat atteint une certaine somme. Ils peuvent conserver le numéro de référence de cette attestation dans Collabox et surveiller la date d’échéance pour s’assurer d’obtenir une nouvelle attestation quand nécessaire.

Si vous êtes dans cette situation, voici comment procéder dans Collabox :

Vous devez d’abord entrer le numéro d’attestation et la date d’échéance dans le formulaire du fournisseur (le fournisseur étant votre sous-traitant). Si le fournisseur a déjà été créé, vous pouvez simplement le mettre à jour en ajoutant ces informations. Sinon, complétez un nouveau formulaire. 

Créer un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.


Menu horizontal de Collabox

Rendez-vous dans la section Fournisseurs

Menu vertical de Collabox, section Configuration

Cliquez sur Ajouter un fournisseur. 

Page Liste des fournisseurs

Remplissez le formulaire et cliquez sur Enregistrer.

Page Ajout d’un fournisseur

Mettre à jour un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.

Menu horizontal de Collabox

Rendez-vous dans la section Fournisseurs.

Menu vertical de Collabox, section Configuration

Cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour. Ajouter les informations manquantes et enregistrez les changements.

Page Mise à jour d’un fournisseur

La date d’expiration de l’attestation apparaîtra alors dans la liste des fournisseurs. 

Page Liste des fournisseurs

Ensuite, lorsque vous ferez un bon de commande, vous n’avez qu’à indiquer le fournisseur dans le formulaire, et le numéro et la date d’attestation y seront automatiquement rattachés. La date d’expiration se retrouvera donc aussi dans une colonne de la liste des bons de commande.

Page Liste des bons de commande

Finalement, les pastilles jaunes à droite des dates d’expiration vous indiquent que le fournisseur dépasse 25 000 $ et qu’une attestation est nécessaire.

Feuille de temps géolocalisée

By 10 avantages de travailler avec Collabox, Efficacité, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de feuille de temps

Une nouvelle fonctionnalité vient de faire son apparition dans le Collabox : la feuille de temps géolocalisée! Cet ajout permet de connaître à quel endroit vos employés entrent leurs heures. Cet outil de contrôle est super pratique pour savoir si le petit retardataire du bureau entre ses heures alors qu’il est toujours dans l’autobus.

Comment activer ou désactiver la géolocalisation?

Que vous souhaitiez activer ou désactiver cette option pour votre organisme, le chemin est le même, vous n’aurez qu’à cocher ou non la case. Pour y arriver, vous devez afficher les réglages de l’organisme en cliquant sur « Organisme ».

Organisme

Pour activer la fonction, il ne reste qu’à cocher sur la case « Géolocalisation des feuilles de temps ». Par contre, il ne faut pas oublier d’enregistrer les modifications!
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Vous voulez consulter les données de géolocalisation de vos employés? Rien de plus simple, puisque le rapport par employés vous l’indique. Nous avons même pensé à vous donner un lien Google Maps pour visualiser sur une carte, les entrées. 

Pour avoir accès au rapport, vous devez d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » dans la barre de navigation au haut de la page. 

Ensuite, vous devez au moins choisir une option dans la catégorie « Rapport par employés » comme « Inclure le détail des heures » dans l’exemple ci-dessous. N’oubliez pas de cocher « Inclure la géolocalisation »! 

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Voici un exemple de rapport par employés des entrées de la feuille de temps géolocalisée. Comme vous pouvez voir dans la colonne à droite, les entrées avec une géolocalisation possèdent un lien de localisation.


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Si vous cliquez sur lien, vous verrez la position d’où a été faite l’entrée sur la carte.

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