Abonnez-vous :
Catégories

Feuille de temps

Feuille de temps

Le module pour optimiser les opérations de votre entreprise

La feuille de temps permet de saisir le temps investi pour les projets en cours de façon précise en plus d’être conviviale.
Vous obtenez le temps consacré à un CLIENT et un PROJET et un SERVICE, une TÂCHE en plus de pouvoir le faire par EMPLOYÉ.

Vous pouvez aussi inscrire des NOTES et des COMMENTAIRES  en plus de choisir la durée de 15 minutes ou de 2 heures ou de 3 jours.

La feuille de temps mobile est aussi disponible pour ceux qui ne sont pas physiquement au bureau.

Nous offrons également deux autres modules qui sont intimement liés à la feuille de temps soit:

Le module: Agenda (ou calendrier)

Les rendez-vous et les réunions ou rencontres. Les congés et absences planifiées en plus des dates d’échéances de vos tâches et projets

Ce module permet de gérer efficacement le temps en ayant une vue d’ensemble sur la journée ou la semaine ou bien le mois et le trimestre ou pour une période précise.
Vous voulez planifier une rencontre de travail avec des collègues? C’est facile avec l’agenda collectif ainsi les nombreux échanges de courriels sans fin pour connaître les disponibilités sont terminés.

Vous gagnez du temps!

Le module: Contacts

Lorsqu’on possède beaucoup de contacts il est certain qu’un outil de gestion, c’est précieux. Chez Collabox cela fait 20 ans qu’on l’a compris.

Vous pouvez conserver au même endroit toutes les données importantes des clients et des contacts qui y sont associés.
Vous obtenez rapidement les dates de suivi ou les anniversaires en plus de l’historique des conversations ainsi que le type d’intervention en cours et bien plus.

Travailler sur des projets en soumission

By Calendrier, Feuille de temps

Lorsque vous ajoutez un projet dans votre Collabox, il est possible de spécifier l’état du projet:

  • Soumission
  • Soumission signée
  • Soumission rejetée
  • En production
  • En attente
  • Terminé et facturable
  • Facturé
  • Payé
  • Fermé
  • Inactif

Par défaut, le Collabox ne vous permet que d’entrer du temps sur des projets en production, mais il est très simple de permettre à votre équipe de saisir du temps sur les projets en soumission, par exemple, ou sur tout autre type de projet.

Pour ce faire, visitez la section Préférences -> Organisme. Vous trouverez dans l’onglet Projets, la liste des types de projets. Ne vous reste plus qu’à sélectionner les types de projets sur lesquels vous désirez permettre à votre équipe de saisir du temps.

Page Mise à jour de l’organisme

N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications!

Verrouillage des feuilles de temps

By Calendrier, Feuille de temps

Les chargés de projets peuvent suivre de près les heures travaillées par leurs employés grâce au verrouillage des feuilles de temps. Lorsqu’ils s’aperçoivent que leurs employés ont passé assez de temps sur un projet et qu’ils veulent le facturer à un client, par exemple, ils n’ont qu’à verrouiller leur feuille de temps pour qu’ils n’aient plus la possibilité d’effectuer des modifications dans les heures saisies. S’ils veulent traiter les payes, ils peuvent verrouiller des journées entières afin qu’elles ne puissent plus être modifiées.

Voici les types de verrouillage que vous pouvez effectuer :

  • Feuille de temps : Cette option vous permet de bloquer la modification des saisies de temps. Si vous verrouillez une feuille de temps de cette façon, l’employé ne pourra plus modifier ce qu’il a déjà inscrit dans sa feuille de temps pour la période déterminée­. Il pourra toutefois ajouter de nouvelles des heures.
  • Journée(s) complète(s) : Vous empêcherez, à l’aide de cette option, la saisie de données sur une période déterminée. Par exemple, si vous verrouillez les journées du 4 au 7 avril pour un de vos employés, il ne pourra plus rien inscrire dans sa feuille de temps pour ces journées.

Pour utiliser cette fonction, cliquez sur l’icône Feuille de temps.

Sélectionnez Verrouillage dans le menu vertical.

Cochez le nom de l’employé ou des employés desquels vous souhaitez verrouiller les feuilles de temps. Choisissez la période couverte, puis le type de verrouillage. Cliquez sur Verrouiller.


Note : Pour déverrouiller une feuille de temps, c’est la même façon de procéder : cochez le ou les employé(s) concerné(s), sélectionnez les dates qui vous intéressent, le type de verrouillage et cliquez sur Déverrouiller.

Lorsqu’une journée complète est verrouillée, une message s’affiche sur la feuille de temps de l’employé pour l’en informer.

Pour mieux suivre les heures supplémentaires de vos employés, lisez l’article sur les banques d’heures accumulables.

Remplir sa feuille de temps pour les vacances

By Calendrier, Feuille de temps

Le temps des vacances arrive à grand pas. Si vous désirez (ou devez!) entrer vos vacances dans votre feuille de temps, pourquoi ne pas prendre de l’avance et les entrer avant de prendre congé. Bien qu’il soit un peu compliqué (pour des raisons philosophiques) de saisir des feuilles de temps dans le futur, ce n’est cependant pas impossible. Voici comment faire (attention, c’est un truc d’experts!) :

 

1. Une fois que vous être branché dans votre Collabox (www.collabox.com), visitez votre feuille de temps. Par défaut, quand vous visitez cette section, on vous affiche la feuille de temps de la journée en cours.

 

2. Si vous regardez bien dans le haut de votre écran, dans la barre d’adresse de votre navigateur (Internet Explorer, Firefox, Safari, etc), vous pourrez lire une adresse qui ressemble à ceci: https://www.collabox.com/cbx/feuilletemps.php?currentdate=2018-04-05. Les derniers chiffres de l’adresse correspondent à la date de votre feuille de temps.

Page Feuille de temps du jeudi 5 avril 2018

 

3. Pour consulter, par exemple, la feuille de temps du 5 mai, vous n’avez qu’à changer 2018-04-05 pour 2018-05-05 dans la barre d’adresse et appuyer sur RETOUR.

Date dans la barre d’adresse sur la page Feuille de temps

 

4. La page devrait maintenant afficher « Feuille de temps du vendredi 3 août 2007 ». Pour la suite, vous n’avez qu’à remplir votre feuille de temps comme d’habitude. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer!

Page Feuille de temps du samedi 5 mai 2018

 

Procédez de la même façon pour remplir les autres journées. Si vous êtes gestionnaire, vous aimeriez sans doute lire l’article La gestion des vacances pour mieux planifier les vacances de vos employés avec Collabox.

Abonnez-vous à notre infolettre: