Feuille de temps

Les chargés de projets peuvent suivre de près les heures travaillées par leurs employés grâce au verrouillage des feuilles de temps. Lorsqu’ils s’aperçoivent que leurs employés ont passé assez de temps sur un projet et qu’ils veulent le facturer à un client, par exemple, ils n’ont qu’à verrouiller leur feuille de temps pour qu’ils n’aient plus la possibilité d’effectuer des modifications dans les heures saisies. S’ils veulent traiter les payes, ils peuvent verrouiller des journées entières afin qu’elles ne puissent plus être modifiées.

Voici les types de verrouillage que vous pouvez effectuer :

• Feuille de temps : Cette option vous permet de bloquer la modification des saisies de temps. Si vous verrouillez une feuille de temps de cette façon, l’employé ne pourra plus modifier ce qu’il a déjà inscrit dans sa feuille de temps pour la période déterminée­. Il pourra toutefois ajouter de nouvelles des heures.
• Journée(s) complète(s) : Vous empêcherez, à l’aide de cette option, la saisie de données sur une période déterminée. Par exemple, si vous verrouillez les journées du 4 au 7 avril pour un de vos employés, il ne pourra plus rien inscrire dans sa feuille de temps pour ces journées.

Pour utiliser cette fonction, cliquez sur l’icône Feuille de temps.

Sélectionnez Verrouillage dans le menu vertical.

Cochez le nom de l’employé ou des employés desquels vous souhaitez verrouiller les feuilles de temps. Choisissez la période couverte, puis le type de verrouillage. Cliquez sur Verrouiller.

Note : Pour déverrouiller une feuille de temps, c’est la même façon de procéder : cochez le ou les employé(s) concerné(s), sélectionnez les dates qui vous intéressent, le type de verrouillage et cliquez sur Déverrouiller.

Lorsqu’une journée complète est verrouillée, une message s’affiche sur la feuille de temps de l’employé pour l’en informer.

Pour mieux suivre les heures supplémentaires de vos employés, lisez l’article sur les banques d’heures accumulables.

Le temps des vacances arrive à grand pas. Si vous désirez (ou devez!) entrer vos vacances dans votre feuille de temps, pourquoi ne pas prendre de l’avance et les entrer avant de prendre congé. Bien qu’il soit un peu compliqué (pour des raisons philosophiques) de saisir des feuilles de temps dans le futur, ce n’est cependant pas impossible. Voici comment faire (attention, c’est un truc d’experts!) :

1. Une fois que vous être branché dans votre Collabox (www.collabox.com), visitez votre feuille de temps. Par défaut, quand vous visitez cette section, on vous affiche la feuille de temps de la journée en cours.

2. Si vous regardez bien dans le haut de votre écran, dans la barre d’adresse de votre navigateur (Internet Explorer, Firefox, Safari, etc), vous pourrez lire une adresse qui ressemble à ceci: https://www.collabox.com/cbx/feuilletemps.php?currentdate=2018-04-05. Les derniers chiffres de l’adresse correspondent à la date de votre feuille de temps.

Page Feuille de temps du jeudi 5 avril 2018

3. Pour consulter, par exemple, la feuille de temps du 5 mai, vous n’avez qu’à changer 2018-04-05 pour 2018-05-05 dans la barre d’adresse et appuyer sur RETOUR.

Date dans la barre d’adresse sur la page Feuille de temps

4. La page devrait maintenant afficher « Feuille de temps du vendredi 3 août 2007 ». Pour la suite, vous n’avez qu’à remplir votre feuille de temps comme d’habitude. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer!

Page Feuille de temps du samedi 5 mai 2018

Procédez de la même façon pour remplir les autres journées. Si vous êtes gestionnaire, vous aimeriez sans doute lire l’article La gestion des vacances pour mieux planifier les vacances de vos employés avec Collabox.