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Feuille de temps

Feuille de temps

Le module pour optimiser les opérations de votre entreprise

La feuille de temps permet de saisir le temps investi pour les projets en cours de façon précise en plus d’être conviviale.
Vous obtenez le temps consacré à un CLIENT et un PROJET et un SERVICE, une TÂCHE en plus de pouvoir le faire par EMPLOYÉ.

Vous pouvez aussi inscrire des NOTES et des COMMENTAIRES  en plus de choisir la durée de 15 minutes ou de 2 heures ou de 3 jours.

La feuille de temps mobile est aussi disponible pour ceux qui ne sont pas physiquement au bureau.

Nous offrons également deux autres modules qui sont intimement liés à la feuille de temps soit:

Le module: Agenda (ou calendrier)

Les rendez-vous et les réunions ou rencontres. Les congés et absences planifiées en plus des dates d’échéances de vos tâches et projets

Ce module permet de gérer efficacement le temps en ayant une vue d’ensemble sur la journée ou la semaine ou bien le mois et le trimestre ou pour une période précise.
Vous voulez planifier une rencontre de travail avec des collègues? C’est facile avec l’agenda collectif ainsi les nombreux échanges de courriels sans fin pour connaître les disponibilités sont terminés.

Vous gagnez du temps!

Le module: Contacts

Lorsqu’on possède beaucoup de contacts il est certain qu’un outil de gestion, c’est précieux. Chez Collabox cela fait 20 ans qu’on l’a compris.

Vous pouvez conserver au même endroit toutes les données importantes des clients et des contacts qui y sont associés.
Vous obtenez rapidement les dates de suivi ou les anniversaires en plus de l’historique des conversations ainsi que le type d’intervention en cours et bien plus.

Feuille de temps – Accélérer la saisie de ses journées

By Calendrier, Efficacité, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Il est possible d’accélérer la saisie de la feuille de temps pour tous les employés avec ces trois options.

  • Copier la journée précédente
  • Dupliquer une entrée
  • Ajouter des heures à une date ultérieure

Copier la journée précédente

Cette option permet de copier la journée de la veille dans votre feuille de temps d’aujourd’hui. Évidement la veille d’un lundi, c’est le vendredi! Cette fonctionnalité est pensée pour vous faciliter la vie : elle copie l’entrée et les sélections des projets, heures de début, heure de fin et commentaires de toutes les entrées de temps de la veille.

Efficaces et faciles à modifier les nouvelles entrées sont des entrées normales, qu’on peut modifier ou supprimer sans conséquence. Parfait pour les comptables en missions d’une semaine, ou pour celui qui revient de 2 semaines de vacances. En quelques clics, il peut mettre à jour sa feuille de temps.

 
Deux conditions doivent être remplies pour voir ce bouton apparaître sous les commentaires de la feuille de temps : 1- avoir des entrées de feuille de temps saisies la veille et 2- ne pas avoir saisi d’entrées dans sa feuille de temps d’aujourd’hui.

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Dupliquer cette entrée

La deuxième façon d’accélérer la saisie de votre feuille de temps est d’utiliser l’option de « Dupliquer une entrée ». Cela copie, dans la même journée, une entrée de temps (projet – service – commentaire). Un exemple d’utilisation : 2 sessions de travail sur le même projet la même journée : sélectionnez l’entrée (la petite barre deviendra rouge), le bouton « Dupliquer cette entrée » apparaîtra sous la note :

Saisie d’une feuille de temps : date ultérieure

Il est possible de remplir des feuilles de temps pour des dates ultérieures, par exemple pour les congés à venir. Chaque employé peut facilement accéder à cette fonction. Mais d’abord, une petite configuration s’impose!

Premièrement, sélectionnez « Organisme » dans l’onglet Préférences du menu principal, en bas à gauche de votre écran.

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Emplacement de l'onglet "Organisme" dans le menu principal

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Parmi les options qui s’offrent à vous, choisissez l’onglet « Infos ».

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Vue du menu "Infos"

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Puis, veuillez sélectionner l’option « Permettre le remplissage de feuilles de temps pour les dates ultérieures ». Le tour est joué!

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Case à cocher

La feuille de temps Collabox, un avantage net pour la gestion de votre entreprise!

Les comptes de dépenses et de kilométrage

By Comptabilité, Déboursés, Feuille de temps

Le Collabox vous permet de gérer très facilement les comptes de dépenses et de kilométrage de vos employés. Vous pouvez également créer des rapports en lien avec ces dépenses pour une gestion optimale.

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La première étape est de configurer le kilométrage dans la fiche d’employé, sous l’onglet TAUX. Cette étape est nécessaire pour le calcul des frais à rembourser à l’employé.

dépenses reliées au kilométrage

Ensuite, il faut définir vos types de dépenses. Pour se faire, vous cliquez sur l’onglet « Comptabilité » dans le menu principal (haut de la page). Puis, vous sélectionnez – Définir types de dépenses – dans le menu de gauche.

Définir types de dépenses

Le Collabox vous permet ainsi de choisir vos types de dépenses, selon vos préférences. Vous pouvez également modifier et ajouter des champs spécifiques, au besoin.

Lorsque la configuration est terminée, les comptes de dépenses et de kilométrage se remplissent via la feuille de temps de l’employé. C’est à lui de saisir ses dépenses en lien avec le bon projet, client ou encore service.

De plus, vous pouvez ajouter directement au bas de la feuille de temps, via un champ personnalisé, les factures ou tout autre document associés à la dépense saisie. Cela facilite grandement la gestion comptable de votre entreprise.

Pour la gestion efficace des comptes de dépenses, il est possible de créer un rapport complet par employé. Ce rapport permet l’approbation des dépenses par un responsable (chargé de projet, supérieur, etc.) et la transformation de la dépense en déboursé pour l’entreprise. La dépense s’affiche automatiquement dans la liste mensuelle des déboursés.

le rapport de dépenses
rapport de dépenses par employé selon la feuille de temps

Les types de feuille de temps

By 10 avantages de travailler avec Collabox, Efficacité, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Tirer un maximum de la feuille de temps Collabox

La feuille de temps est un outil indispensable pour toute entreprise ayant besoin de mesurer et de facturer les heures aux clients. Collabox vous offre la possibilité de choisir entre 4 types de feuille de temps réfléchies :

  • Pour ceux qu’aiment conserver leurs habitudes
  • Avec une esthétique branchée
  • Pour ceux qu’ont besoin d’une vision d’ensemble
  • La plus accessible à partir des téléphones

1. La Standard

La première type de feuille de temps est conçue pour les gens qui aiment conserver leurs habitudes. Son design rappelle les feuilles de temps traditionnelles, tout en offrant les avantages du numérique. Détaillez-y vos différentes tâches! Faites un tour d’horizon de la feuille de temps standard

Exemple de feuille de temps standard

2. La techno

Parmi les types de feuille de temps, ce modèle est le seul à offrir un nouveau design « cliquer-glisser » (« drag and drop ») qui plaira aux technos. L’esthétique plus moderne de sa nouvelle interface graphique conserve toutes les options de la feuille de temps standard que vous aimez et utilisez.

Exemple de feuille de temps techno (design « cliquer-glisser »)

3. L’hebdomadaire

Avec cette feuille de temps, entrez vos heures à la semaine plutôt qu’au jour. Elle est parfaite pour les généralistes qui souhaitent inscrire des tâches avec de gros blocs de temps. C’est aussi l’idéal lorsqu’on travaille sur un projet dont les étapes n’ont pas besoin d’être détaillées.

Exemple de feuille de temps hebdomadaire

4. La feuille de temps express, la plus accessible à partir des téléphones

Bien que les feuilles de temps se complètent toutes sur ordinateur ou mobile, la feuille de temps express est la mieux adaptée à l’interface des téléphones. Et comme son nom l’indique, elle se complète très, très rapidement. Remplissez-la en 3 clics seulement!

Note : À tout moment vous pouvez passer de la feuille de temps express à la feuille de temps détaillée (standard ou techno) en cliquant sur le lien bleu Feuille de temps détaillée.

La feuille de temps express

Exemple de feuille de temps express

Voir comment remplir sa feuille de temps express

La journée même est déjà sélectionnée pour vous par défaut. Pour commencer votre saisie de temps, passez à la première étape avec le bouton Suivant.

Feuille de temps express : page d’accueil

1) Sélectionnez le projet sur lequel vous avez travaillé.

Feuille de temps express : sélection du projet

2) Choisissez votre service.

Feuille de temps express : choix d’un service

3) Inscrivez le nombres d’heures travaillées. N’oubliez pas d’enregistrer!

Feuille de temps express : inscription des heures travaillées

Vous pouvez ensuite répéter ces étapes pour y inscrire les autres projets sur lesquels vous avez travaillé au cours de la journée.
Note : Les entrées dans la feuille de temps express seront concomitantes dans les feuilles de temps standard ou techno, c’est-à-dire qu’elles commenceront toutes à minuit. Cette conversion de données est parfaite si vous n’avez pas besoin de savoir à quel moment ni combien de temps vos employés ont travaillé sur un projet en particulier.

Avez-vous fait votre choix? Contactez-nous pour changer votre feuille de temps, nous vous indiquerons comment procéder avec plaisir!

Projet : Vacances

By Configuration, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Rapports, Vacances-maladie

Pour vous aider à mieux gérer les vacances de vos employés, Collabox est là pour vous. Il suffit de créer un projet intitulé « Vacances ». Les employés pourront ainsi l’utiliser à partir de leur feuille de temps.

Voici comment procéder.

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1- Cliquez d’abord sur « Organisme » dans la barre de navigation latérale gauche.

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2- Ensuite, cliquez sur l’onglet « Projets ».

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3- Vous devez ensuite mettre à jour les types de projet en cliquant sur le lien. Cette page vous affiche tous les types de projet de votre organisme.

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Pour un en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un type de projet ».  Donnez le nom « Vacances » au type de projet et n’oubliez pas de sélectionner l’option vacances juste au bas.

D’autres options se présentent à vous dans cet onglet « Projet », au besoin. De plus, n’oubliez pas d’aller configurer les banques d’heures de vos employés. Elles seront très utiles pour la gestion des vacances.

Remplir ses feuilles de temps avec l’agenda

By Agenda, Calendrier, Feuille de temps

Une pierre deux coups !

Faites d’une pierre deux coups et utilisez l’agenda et la feuille de temps simultanément! Transformez votre rendez-vous en feuille de temps. Lisez ce qui suit pour découvrir notre truc de pro et maximiser votre temps.

Pour commencer, créez un rendez-vous dans votre agenda à partir du menu sur votre gauche.

Puis, ajoutez les informations clés dont le titre, le projet, le service et les heures de début et de fin du rendez-vous.

Vous serez automatiquement redirigé vers votre calendrier.

Transformer son rendez-vous de l’agenda en feuille de temps

Cliquez sur votre rendez-vous comme si vous vouliez le mettre à jour.

Ensuite, défilez la page jusqu’en bas. Sélectionnez « Créer une feuille de temps ». 

Une page s’ouvrira sur votre feuille de temps à la bonne journée. Toutes les informations que vous aurez inscrites dans la fiche de rendez-vous seront recopiées, incluant les commentaires. 

Veuillez noter que vous ne pouvez pas créer une feuille de temps pour un rendez-vous à venir. Ce dernier doit être terminé.

La dernière étape, mais non la moindre : enregistrez votre nouvelle entrée de feuille de temps et appréciez votre efficacité!

Finalement, utilisez l’agenda pour vos feuilles de temps, c’est simple et rapide!

Des questions? Contactez-nous!

Banque d’heures accumulables

By Configuration, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Vacances-maladie

Avez-vous du mal à suivre les heures supplémentaires de vos employés? Collabox vous propose une banque d’heures accumulables. Déterminez d’abord l’horaire type de chacun de vos employés et la feuille de temps fait le reste! En effet, lorsque vos employés entrent leurs informations dans la feuille de temps, Collabox est en mesure de déduire le total des heures travaillées et s’il surpasse l’horaire habituel.

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Comment configurer l’horaire d’un employé?

Cliquez sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation.

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Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale de gauche.

Choisissez l’employé dont vous souhaitez modifier/consulter l’horaire pour ajouter la banque d’heures accumulables.

Cliquez sur l’onglet « Horaire ».

Enfin, entrez les journées et les heures travaillées. N’oubliez pas de configurer la banque d’heures. Vous devez entrer la date du début du calcul de la banque d’heures (généralement associé au début de l’embauche de l’employé) ou le nombre d’heures accumulées à la date sélectionnée (si vous ne prenez pas la date d’embauche). Si vous limitez, le nombre d’heures accumulables, indiquez-le à l’endroit spécifié. N’oubliez surtout pas d’enregistrer vos modifications. Vous devez effectuer ces étapes pour chacun de vos employés.

Une fois que vous aurez enregistré les modifications, un rapport détaillé sera généré automatiquement avec les heures travaillées, les surplus, etc.

Déboursés et feuille de temps

By Déboursés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps

Vos employés voyagent pour rencontrer des clients un peu partout et ramassent des factures de dépenses? Arrêtez de vous casser la tête, Collabox est conçu pour vous faciliter la tâche. En effet, vous pouvez transformer vos dépenses ou votre kilométrage en déboursés via la feuille de temps. C’est super pratique! Pour y arriver, vous devez d’abord configurer le compte de votre employé en suivant les instructions dans l’onglet ci-bas.

Configurations préalables

1. Création d’un nouveau fournisseur

Créez un fournisseur au nom de l’employé qui générera des dépenses et des kilométrages. D’abord, cliquez sur l’icône « Comptabilité » dans le haut du menu de navigation.


Ensuite, sélectionnez « Fournisseurs » dans la barre latérale de gauche.


Enfin, cliquez sur « Ajouter un fournisseur ». Remplissez les informations demandées et enregistrez la fiche.


2. Réglages comptables

Il faut maintenant configurer les dépenses diverses qui peuvent s’ajouter au kilométrage, par exemple la nourriture et le stationnement. Pour ce faire, restez dans le module de « Comptabilité » et cliquez sur « Définir types de dépenses ».



Nommez quelques types de dépenses, nous vous en suggérons trois communes. Ne vous gênez pas de les emprunter.

Ensuite, associez ces types de dépenses à des postes budgétaires. Cliquez sur « Dépenses et postes budgétaires » pour y arriver.


Utilisez les menus déroulants pour effectuer l’association. Cet exemple est à titre indicatif seulement. Personnalisez votre menu!

Si vous n’avez pas de poste budgétaire qui correspond bien à votre type de dépense, vous n’avez qu’à l’ajouter. Pour y arriver, cliquez « Postes budgétaires ».


Puis, cliquez sur « Ajouter un poste budgétaire » et remplissez les informations à l’écran.

3. Réglages de l’employé

Allez dans « Configuration ».

Cliquez sur « Employés ».

Sélectionnez l’employé qui effectuera des déplacements.

Modifiez les options de ces quatre onglets pour vos besoins. 

Onglet « Menus »

Assurez-vous de bien cocher la case « Saisie des dépenses ». Une fois fait, passez aux « Préférences ».

Onglet « Préférences »

Cochez d’abord « Afficher le compteur des déplacements sur la feuille de temps ». Puis, continuez vers la « Configuration avancée ».

Ensuite, associez votre employé à son compte de fournisseur nouvellement créé. 

Onglet « Taux »

Dans le troisième onglet, configurez le taux de déplacement de votre employé, c’est-à-dire le montant que vous remboursez à votre employé pour son déplacement et combien vous le vendez aux clients. Cliquez sur « Modifier » pour changer ces valeurs. 

Inscrivez les valeurs que vous souhaitez. Il est important d’utiliser le « . » (point) et non la « , » (virgule) pour entrer les montants.

Gérer les déboursés par la feuille de temps

Maintenant que les configurations sont faites, gérez vos déplacements et générez des déboursés par la feuille de temps! Si vous êtes du genre à saisir tous vos rendez-vous dans Collabox, vous allez être choyés puisque ces derniers peuvent être transformés en entrée de feuille de temps. 

Transformer un rendez-vous en feuille de temps

Cliquez sur votre rendez-vous dans l’agenda, puis dirigez-vous vers le bas de la page.

Choisissez l’option « Créer une feuille de temps » parmi la série de boutons et d’options disponibles. 

Indiquez ensuite le service auquel vous souhaitez attacher cette entrée. Puis, entrez votre kilométrage et vos dépenses encourues lors de ce déplacement. Finalement, cliquez sur « Enregistrer ». Les données sont sauvegardées et apparaissent maintenant dans votre feuille de temps.

Par exemple, en rouge vous avez la place prise par le rendez-vous et en gris l’entrée de la feuille de temps que vous venez de créer. 

Transformer une dépense en déboursé

Maintenant que vous avez plein de dépenses d’ajoutées dans vos feuilles de temps, vous êtes rendu au moment de les changer en déboursé. Pour les repérer facilement, nous avons créé un rapport complet. Pour ce faire, cliquez d’abord sur l’icône « Rapports » au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Rapport de dépenses » dans le menu latéral gauche.

Sélectionnez la période d’affichage souhaitée pour le rapport. Ce dernier comptabilisera et vous affichera toutes les dépenses supplémentaires, ainsi que le kilométrage effectué par vos employés. Vous pouvez aussi sélectionner un employé en particulier, comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Ensuite, cliquez sur « Afficher le rapport ».

Le rapport vous présente alors toutes les entrées de kilométrage et les dépenses saisies dans la feuille de temps. Sélectionnez celles que vous souhaitez mettre dans le déboursé.

ATTENTION! Soyez certain de votre sélection parce qu’il n’est pas possible de renverser la transformation en déboursé.

Une fois la sélection complétée, cliquez sur « Créer des déboursés ». 

Vous serez automatiquement redirigé dans votre liste de déboursés et verrez vos nouveaux déboursés au nom de vos employés. Si vous avez sélectionné des entrées provenant de plusieurs employés, Collabox séparera les dépenses automatiquement pour chaque employé. Vous aurez alors autant de déboursés créés que d’employés ayant rempli des dépenses.
Si vous cliquez sur le déboursé, vous pourrez voir quelles dépenses vous aviez sélectionnées avec leurs montants. Cependant, si vous avez ajouté des dépenses et du kilométrage, vous ne pouvez pas les discerner une fois transformé en déboursé.


Feuille de temps géolocalisée

By 10 avantages de travailler avec Collabox, Efficacité, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de feuille de temps

Une nouvelle fonctionnalité vient de faire son apparition dans le Collabox : la feuille de temps géolocalisée! Cet ajout permet de connaître à quel endroit vos employés entrent leurs heures. Cet outil de contrôle est super pratique pour savoir si le petit retardataire du bureau entre ses heures alors qu’il est toujours dans l’autobus.

Comment activer ou désactiver la géolocalisation?

Que vous souhaitiez activer ou désactiver cette option pour votre organisme, le chemin est le même, vous n’aurez qu’à cocher ou non la case. Pour y arriver, vous devez afficher les réglages de l’organisme en cliquant sur « Organisme ».

Organisme

Pour activer la fonction, il ne reste qu’à cocher sur la case « Géolocalisation des feuilles de temps ». Par contre, il ne faut pas oublier d’enregistrer les modifications!
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Vous voulez consulter les données de géolocalisation de vos employés? Rien de plus simple, puisque le rapport par employés vous l’indique. Nous avons même pensé à vous donner un lien Google Maps pour visualiser sur une carte, les entrées. 

Pour avoir accès au rapport, vous devez d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » dans la barre de navigation au haut de la page. 

Ensuite, vous devez au moins choisir une option dans la catégorie « Rapport par employés » comme « Inclure le détail des heures » dans l’exemple ci-dessous. N’oubliez pas de cocher « Inclure la géolocalisation »! 

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Voici un exemple de rapport par employés des entrées de la feuille de temps géolocalisée. Comme vous pouvez voir dans la colonne à droite, les entrées avec une géolocalisation possèdent un lien de localisation.


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Si vous cliquez sur lien, vous verrez la position d’où a été faite l’entrée sur la carte.

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Feuille de temps mobile

By Agenda, Efficacité, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

La feuille de temps mobile est disponible sur votre cellulaire. Sur la route, au restaurant ou en réunion, il n’a jamais été aussi facile d’entrer vos heures dans la feuille de temps. Fini l’époque où vous oubliez de comptabiliser vos heures, Collabox s’en charge pour vous. 

Journée entière

L’option « journée entière » est maintenant possible sur votre mobile. Avec la bonne configuration de l’employé, ce dernier peut cocher la case et ses heures apparaîtront telles que prévues. C’est rapide!

Feuille de temps et agenda

En déplacement, il vous suffi de transformer votre rendez-vous en feuille de temps à partir de votre mobile. Sélectionnez le rendez-vous terminé dans votre agenda, puis cliquez sur « créer une feuille de temps ». Le tour est joué!

Géolocalisation

Vous pouvez suivre vos employés via la feuille de temps géolocalisée. Ainsi, la gestion des employés et de leurs déplacements est plus efficace! Cet outil de contrôle est super pratique pour connaître à quel endroit vos employés entrent leurs heures.

Vous voulez consulter les données de géolocalisation de vos employés? Rien de plus simple, puisque le rapport par employés vous l’indique. Nous avons même pensé à vous donner un lien Google Maps pour visualiser sur une carte, les entrées.

La feuille de temps espiègle

By Feuille de temps, Projets

Saviez-vous qu’il était possible de voir la feuille de temps de vos employés incognito? Vous pouvez même y apporter des modifications. Les feuilles de temps dont vous avez l’accès apparaissent dans un petit menu déroulant juste à côté de la vôtre.

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Vous pourrez donc regarder les heures de votre employé, voir sur quoi il travaille et à quel moment il prend ses pauses. REMARQUEZ le fond d’écran qui est maintenant gris et non blanc. C’est pour vous rappeler que vous n’êtes pas dans votre profil.

La marche à suivre pour accéder à la feuille de temps d’un employé est simple. Vous n’avez qu’à suivre les quelques étapes suivantes.

Comment configurer la feuille de temps de vos employés

Il faut d’abord ouvrir le menu « Configuration » en cliquant sur son icône dans la barre de menu du haut.

Ensuite, on doit accéder à la liste d’employés qui se situe dans la barre latérale gauche.


En cliquant sur le nom d’un employé, vous ouvrez sa fiche. Il faut ensuite aller dans l’onglet « Configuration avancée ».Sneaky Timesheet4


Enfin, sélectionnez le/les employé(s) qui auront accès à la feuille de temps. Si vous souhaitez être le seul à l’avoir, vous n’avez qu’à cocher votre nom dans la liste. 

Sneaky Timesheet5


Et voilà! C’est facile et rapide. Maintenant, vous pouvez accéder à la feuille de temps de vos employés à leur insu pour faire du suivi. Vous pouvez aussi modifier des informations erronées, ajouter des heures oubliées ou réassigner des heures à un autre projet ou service.

La géolocalisation vous permet une espièglerie supplémentaire, au besoin, en vous permettant de visualiser sur une carte l’emplacement où l’employé a rempli sa feuille de temps. 

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