Vos employés voyagent pour rencontrer des clients un peu partout et ramassent des factures de dépenses? Arrêtez de vous casser la tête, Collabox est conçu pour vous faciliter la tâche. En effet, vous pouvez transformer vos dépenses ou votre kilométrage en déboursés via la feuille de temps. C’est super pratique! Pour y arriver, vous devez d’abord configurer le compte de votre employé en suivant les instructions dans l’onglet ci-bas.
1. Création d’un nouveau fournisseur
Créez un fournisseur au nom de l’employé qui générera des dépenses et des kilométrages. D’abord, cliquez sur l’icône « Comptabilité » dans le haut du menu de navigation.
Ensuite, sélectionnez « Fournisseurs » dans la barre latérale de gauche.
Enfin, cliquez sur « Ajouter un fournisseur ». Remplissez les informations demandées et enregistrez la fiche.
2. Réglages comptables
Il faut maintenant configurer les dépenses diverses qui peuvent s’ajouter au kilométrage, par exemple la nourriture et le stationnement. Pour ce faire, restez dans le module de « Comptabilité » et cliquez sur « Définir types de dépenses ».
Nommez quelques types de dépenses, nous vous en suggérons trois communes. Ne vous gênez pas de les emprunter.
Ensuite, associez ces types de dépenses à des postes budgétaires. Cliquez sur « Dépenses et postes budgétaires » pour y arriver.
Utilisez les menus déroulants pour effectuer l’association. Cet exemple est à titre indicatif seulement. Personnalisez votre menu!
Si vous n’avez pas de poste budgétaire qui correspond bien à votre type de dépense, vous n’avez qu’à l’ajouter. Pour y arriver, cliquez « Postes budgétaires ».
Puis, cliquez sur « Ajouter un poste budgétaire » et remplissez les informations à l’écran.
3. Réglages de l’employé
Allez dans « Configuration ».
Cliquez sur « Employés ».
Sélectionnez l’employé qui effectuera des déplacements.
Modifiez les options de ces quatre onglets pour vos besoins. 
Onglet « Menus »
Assurez-vous de bien cocher la case « Saisie des dépenses ». Une fois fait, passez aux « Préférences ».
Onglet « Préférences »
Cochez d’abord « Afficher le compteur des déplacements sur la feuille de temps ». Puis, continuez vers la « Configuration avancée ».
Ensuite, associez votre employé à son compte de fournisseur nouvellement créé.
Onglet « Taux »
Dans le troisième onglet, configurez le taux de déplacement de votre employé, c’est-à-dire le montant que vous remboursez à votre employé pour son déplacement et combien vous le vendez aux clients. Cliquez sur « Modifier » pour changer ces valeurs. 
Inscrivez les valeurs que vous souhaitez. Il est important d’utiliser le « . » (point) et non la « , » (virgule) pour entrer les montants.
Gérer les déboursés par la feuille de temps
Maintenant que les configurations sont faites, gérez vos déplacements et générez des déboursés par la feuille de temps! Si vous êtes du genre à saisir tous vos rendez-vous dans Collabox, vous allez être choyés puisque ces derniers peuvent être transformés en entrée de feuille de temps.
Transformer un rendez-vous en feuille de temps
Cliquez sur votre rendez-vous dans l’agenda, puis dirigez-vous vers le bas de la page.
Choisissez l’option « Créer une feuille de temps » parmi la série de boutons et d’options disponibles.
Indiquez ensuite le service auquel vous souhaitez attacher cette entrée. Puis, entrez votre kilométrage et vos dépenses encourues lors de ce déplacement. Finalement, cliquez sur « Enregistrer ». Les données sont sauvegardées et apparaissent maintenant dans votre feuille de temps.
Par exemple, en rouge vous avez la place prise par le rendez-vous et en gris l’entrée de la feuille de temps que vous venez de créer.
Transformer une dépense en déboursé
Maintenant que vous avez plein de dépenses d’ajoutées dans vos feuilles de temps, vous êtes rendu au moment de les changer en déboursé. Pour les repérer facilement, nous avons créé un rapport complet. Pour ce faire, cliquez d’abord sur l’icône « Rapports » au haut de la page.
Ensuite, cliquez sur « Rapport de dépenses » dans le menu latéral gauche.
Sélectionnez la période d’affichage souhaitée pour le rapport. Ce dernier comptabilisera et vous affichera toutes les dépenses supplémentaires, ainsi que le kilométrage effectué par vos employés. Vous pouvez aussi sélectionner un employé en particulier, comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Ensuite, cliquez sur « Afficher le rapport ».
Le rapport vous présente alors toutes les entrées de kilométrage et les dépenses saisies dans la feuille de temps. Sélectionnez celles que vous souhaitez mettre dans le déboursé.
ATTENTION! Soyez certain de votre sélection parce qu’il n’est pas possible de renverser la transformation en déboursé.
Une fois la sélection complétée, cliquez sur « Créer des déboursés ».
Vous serez automatiquement redirigé dans votre liste de déboursés et verrez vos nouveaux déboursés au nom de vos employés. Si vous avez sélectionné des entrées provenant de plusieurs employés, Collabox séparera les dépenses automatiquement pour chaque employé. Vous aurez alors autant de déboursés créés que d’employés ayant rempli des dépenses.
Si vous cliquez sur le déboursé, vous pourrez voir quelles dépenses vous aviez sélectionnées avec leurs montants. Cependant, si vous avez ajouté des dépenses et du kilométrage, vous ne pouvez pas les discerner une fois transformé en déboursé.
