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Facturation

Facturation

La facturation avec le Collabox devient une tâche facile et rapide.

Le module de facturation du Collabox permet de générer des factures à l’allure professionnelle en plus d’être pratiquement automatique.

Le Collabox génère des factures au format PDF ce qui permet de les faire parvenir à vos clients aisément par courrier électronique directement du Collabox grâce à notre fonction d’envoi courriel intégré.

Vous pouvez aussi faire des factures par transactions, par services, par produits, par feuilles de temps.

Approbation de facture

By Configuration, Configurer son Collabox, Employés, Facturation

Vous avez plusieurs chargés de projets qui préparent des factures? D’autres ont besoin de les consulter, mais ne doivent pas les modifier? Il vous suffit de demander à Collabox une approbation de facture pour garder le contrôle.

Accès à la facturation

D’abord, vous décidez qui a le droit de créer et de voir les factures de votre entreprise. Ensuite, dirigez-vous vers la fiche employé pour donner ou retirer un accès à la facturation.

Sélectionner « Configuration » au haut de la page, puis « Employés » dans le menu de gauche.

Image montrant le menu principal de Collabox. Le curseur pointe sur l'onglet "Configuration".
Image montrant une partie du menu de gauche sous l'onglet Configuration. Le curseur pointe vers le lien "Employés"

Choisissez un employé dont l’accès doit être modifié, puis cliquez sur l’onglet « Menus ».

Exemple d'une fiche client où le curseur pointe vers l'onglet "Menus".

Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez le Module « Facturation et comptabilité ». Cochez la case Facturation si vous désirez donner un accès, ou décochez-la pour le retirer. Enregistrez votre travail.

Image de la page Menus de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur la case à cocher facturation pour donner l'accès à l'employé.

Maintenant, toujours dans la fiche de l’employé, sélectionnez l’onglet « Configuration avancée ».

Menu de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur l'onglet Configuration avancée.

Défilez la page jusqu’au Module Comptabilité. Plusieurs choix d’accès s’offrent à vous. Vous pouvez approuver des factures dont vous avez la charge, ou encore l’entièreté des factures de l’entreprise. Vous pouvez consulter les factures dans les modifier ou encore consulter uniquement les factures dont vous êtes le directeur de compte. À vous de choisir.

Image de la page Configuration avancée de la fiche d'employé. Des encadrés rouges indiquent où sont les cases à cocher pour donner l'approbation de facture à un employé, une consultation uniquement ou une restriction complète.

Approbation de facture

Lorsque vous êtes l’approbateur de factures, vous avez une action à poser avant de pouvoir les envoyer au client.

D’abord, ouvrez une nouvelle facture et vérifiez les informations. Faites des modifications au besoin. Puis, au bas de la page, cliquez sur le bouton « Approuver la facture ».

Série de boutons cliquables au bas de la facture. Le curseur pointe vers le bouton "Approuver la facture".

Dans la liste des factures du mois en cours, un crochet vert apparaît à côté des factures approuvées.

Exemples de factures approuvées où on voit les crochets verts à côté du numéro de facture.

Lorsqu’elles sont en attente d’approbation, un message d’alerte rouge est visible dans le haut de la facture et aucun crochet n’est visible.

Exemple d'une facture qui n'a pas encore été approuvée. Un message rouge apparaît en haut de la page "Cette facture n'est pas approuvée".

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Bulletins d’expédition

By Facturation, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Produits

Vous gérez une entreprise qui fait de la livraison et avez besoin d’imprimer vos bulletins d’expédition? Collabox les prépare pour vous en un seul clic.

Préparer une facture

Chez Collabox, nous privilégions la production de factures avant de créer un bulletin d’expédition ou bon de livraison. La raison est bien simple, ce document n’est qu’une copie de la facture, sans le prix! Ainsi, créer la facture en premier vous épargne de refaire une saisie en double par la suite.

Cliquez d’abord sur le menu principal Comptabilité.

Image représentant le menu principal Collabox. Le curseur pointe sur l'onglet Comptabilité.

Puis, sélectionner le lien « Ajouter une facture ». Vous pouvez également facturer par produit, tel que présenté dans l’article de blogue ici.

Image présentant la page Liste des Factures. Le curseur pointe sur le lien "Ajouter une facture".

Choisissez un client et un projet à facturer, puis cliquez sur « Continuer ».

Image montrant la page de création d'une facture à partir d'un client.

Ajoutez maintenant vos produits et vos notes. Votre facture est terminée. Notez qu’il vous faut également ajouter le montant de la facture au bon poste budgétaire.

Créer vos bulletins d’expédition

Après avoir créé la facture, déroulez la page jusqu’à ce que vous aperceviez le bouton « Imprimer un bulletin d’expédition » ou « Imprimer un bon de livraison », dépendant de la terminologie personnalisée à votre organisme.

Cliquez sur le bouton « Imprimer un bulletin d’expédition » ou « Imprimer un bon de livraison » et voyez un document en format .pdf s’ouvrir. Ce dernier aura les mêmes informations pertinentes que la facture, à l’exception des prix de vos produits.

Le bulletin d’expédition peut être imprimé et collé sur la boîte. Le contenu et les quantités sont ainsi facilement validés par votre personnel.

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Renouveler une facture

By Comptabilité, Facturation

Renouveler une facture vous permet de gérer des adhésions (membership), des licences ou des abonnements. Avec Collabox, il est possible, très facilement, de gérer toutes vos factures renouvelables pour une période précise en automatisant ce processus.

Pour utiliser ces fonctions, vous devez bien évidemment faire votre facturation avec le module de Comptabilité de Collabox. Il vous permet de gérer toutes les opérations comptables de votre entreprise.


Voici les grande étapes pour créer des renouvellements de facture automatisés.

Créer une facture

D’abord, créez une facture pour un client désiré. Puis, dirigez-vous au bas de l’écran. Vous verrez un bouton « Créer un renouvellement de facture ».

Cliquez sur ce bouton. Une autre fenêtre s’affichera pour programmer votre renouvellement selon vos besoins spécifiques.

Enregistrez les paramètres de renouvellement. Puis, le Collabox vous affichera automatiquement les factures à renouveler à la période désirée.

Facture à renouveler

Une liste de « factures à renouveler » se crée dans le menu de gauche.

Notez le pictogramme de flèches situé à gauche du numéro de la facture. Cela vous indique qu’il s’agit d’une facture qui est mode renouvellement.

Cliquez sur votre facture et une fois ouverte, le bouton : renouveler maintenant, permettra de modifier ou d’envoyer votre nouvelle facture.

Une fois votre facture renouvelée, vous avez plusieurs options pour éditer la facture, vérifier la période couverte, afficher ou imprimer votre facture. La fonction : envoyer la facture par courriel directement du Collabox est aussi disponible.

Vous pouvez renouveler les factures une à la fois si vous désirez les vérifier ou vous pouvez les renouveler en lot et les faire partir par courriel directement au « contact facturable » qui aura été au préalable saisi dans la fiche du client.

Voilà, votre renouvellement de facture récurrente devient facile, rapide et automatisé, vous pouvez donc utiliser votre temps à faire d’autres tâches.

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Facturer par produits

By Facturation, Produits

Les clients Collabox qui vendent des produits ont nécessairement besoin de facturer par produits également. Bonne nouvelle, le module de facturation du Collabox vous permet de le faire.

Configurer les produits

La première étape est de bien configurer vos produits dans le Collabox. Si ce n’est pas déjà fait, veuillez porter une attention particulière à cet article de blogue qui vous guide tout au long de cette configuration. En bref, il vous faut avoir préalablement saisi tous les détails de chaque produit avant de pouvoir les facturer à un client.

Facturer par produits

1. À partir du projet

D’abord, dirigez-vous vers un projet à facturer. Pour ce faire, cliquez sur la fonction « liste de projets » dans le menu de gauche de votre Collabox.

Menu de gauche où se trouve la fonction "Liste des projets".

Puis sélectionnez le projet désiré.

Exemple d'un projet à facturer dans la liste des projets du Collabox.

Dirigez-vous ensuite vers l’onglet « Facturation ». Puis, ajoutez une facture

Onglet facturation dans le projet sélectionné. L'option "ajouter une facture" est visible.

Révisez maintenant les informations de la facturation. Assurez-vous que le nom du client et que le titre du projet sont les bons. Vous pouvez dès maintenant ajouter un produit, si la facture n’en contient qu’un seul, ou alors continuer et les ajouter à la prochaine étape.

Visuel de la page d'ajout d'une facture avec plusieurs menus déroulants et champs à remplir.

Dans la fiche de facture, ajoutez autant d’éléments que désirés. Assurez-vous de mettre une description, de choisir le bon produit et d’ajouter la quantité. La configuration de vos produits permet à Collabox d’automatiquement remplir les champs associés aux montants.

Exemple de l'ajout d'un produit dans la facture.

2. À partir du module Comptabilité

Une deuxième option s’offre à vous pour facturer par produit. Dirigez-vous d’abord dans le module « Comptabilité » dans le menu principal.

Menu principal du Collabox où sont indiqués les modules. Le curseur pointe sur le module Comptabilité.

Puis, ajoutez manuellement une facture.

Image montrant où cliquer pour ajouter manuellement une facture sur la page "liste des factures". Il s'agit de la page principale du module "Comptabilité".

Remplissez les options qui s’offrent à vous, puis sélectionnez un produit à facturer ou encore ajoutez-les directement dans la facture à l’étape suivante.

Menu déroulant de sélection d'un produit déjà enregistré.

Enfin, remplissez les quantités et les prix manuellement ou encore ajouter d’autres produits, au besoin.

Exemple de l'ajout d'un produit dans la facture.

Voilà, vous savez maintenant comment facturer par produit!

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info@collabox.com (418) 907-9274

Vos factures en format PDF

By Facturation

Regardez comment télécharger vos factures en format PDF

Dans notre logiciel, vous avez un outil qui permet de rassembler toutes les factures d’un mois donné et de les télécharger dans un même document en format PDF.

Cet outil est pour vous si vous avez besoin de :
  • Conserver une copie sur votre ordinateur
  • Envoyer une copie à quelqu’un
  • Imprimer rapidement
  • Avoir toutes les factures d’un même mois dans un seul fichier PDF
 

Simple comme 1 – 2 3  !        Voici les étapes pour l’obtenir :

 

1. Rendez-vous sur la barre de menu située en haut de la page et cliquez sur la catégorie  » Comptabilité « 

 

 

2. Saisir la date de facturation selon le mois de votre préférence

 

 

3. Cliquer sur le lien en bas de la page qu’indique :  » Télécharger toutes les factures de ce mois « 

 

 

 

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Exportations vers Sage 50

By Comptabilité, Facturation, Import et export des données, Non classifié(e)

Collabox permet des exportations vers Sage 50 pour faciliter votre comptabilité avec un logiciel externe. Communiquez avec nous pour bénéficier de cette option.

Exporter les factures

Pour accéder à la page d’Exportation vers Sage 50, allez d’abord dans le menu principal de « Comptabilité ».

Puis, dirigez-vous vers le menu de gauche dans la section « Exportation » et sélectionnez la fonctionnalité « Exporter vers Sage 50 ».

Ensuite, cochez toutes les factures à exporter.

Lorsque l’on appuie sur « Exporter les factures », cela crée un fichier .IMP.

Enregistrez le fichier à un endroit facile à retenir.

Importation dans Sage 50

D’abord, ouvrez l’onglet « Fichier » et descendez jusqu’à l’option « Importer/exporter ». Puis, sélectionnez « Importer des transactions… ».

Choisissez la seconde option présentée puisque vous souhaitez importer des factures de ventes.

Le logiciel recommande de faire une sauvegarde des données avant d’importer, libre à vous.

Parcourez ensuite votre ordinateur pour trouver le fichier .IMP que vous avez enregistré plus tôt.

Par la suite les questions suivantes vous seront posées pour chaque facture à importer.

Si le client n’existe pas dans Sage 50, on vous demande de le créer ou de l’associer à un client existant. Si un client du même nom existe, vous ne verrez pas cette étape, car le client sera assigné à celui du même nom automatiquement.

Ensuite, vous devrez associer chaque élément de facture aux articles/comptes correspondants dans Sage 50.

Si vous utiliser les mêmes numéros de produits dans Collabox que vos articles dans Sage 50, vous pouvez cocher la case suivante dans vos clients Sage 50 pour passer cette étape:

Modificer un client:

Vos éléments de factures seront associées automatiquement, tant qu’ils existent dans Sage 50.

Voilà, la facture est importée!

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Faire les versements

By Facturation, Versements

Effectuer des versements de factures clients est très simple. Gérer ses factures ne se limite pas à les créer puis à les envoyer aux clients. Il faut ajouter le versement des dites factures sinon rien de va plus! Collabox et son module de comptabilité vous permet de garder le cap sur les versements de vos factures.

Ajouter des versements

D’abord, ouvrez la facture qui est en lien avec votre versement à ajouter.

Exemple de la fiche d'une facture avec les différents onglets de navigation, dont celui de "versements".

Puis, cliquez sur l’onglet « VERSEMENT » situé en haut de la page. Ajoutez un versement en cliquant sur la fonction du même nom.

Image montrant où ajouter un versement dans l'onglet "versement" d'une facture.

Ensuite, indiquez correctement les modalités de votre versement. Plusieurs champs importants sont à remplir pour assurer la bonne comptabilité de votre entreprise. Spécifiez le mode de versement et la date du dépôt. Puis, ajoutez un numéro de référence au besoin. Choisissez ensuite le compte transactionnel où sera déposé le versement. Finalement, assurez vous que le montant versé est le bon montant indiqué dans le Collabox. Par défaut, il s’agit du montant impayé de la facture.

Exemple d'un versement à faire avec tous les champs à remplir pour assurer la comptabilité complète en lien avec la saisie. Les champs du mode de paiement, du numéro de référence, du compte où s'effectue le dépôt et du montant déposé sont à remplir.

Vous pouvez consulter la liste de tous vos versements pour une période donnée en cliquant dans votre menu à gauche sur le mot VERSEMENT

Exemple d'un historique de versements de l'année 2021.

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Les modèles de factures

By Comptabilité, Facturation

Le module facturation du Collabox permet de faire rapidement des factures à l’allure professionnelle et de les envoyer à vos clients par courriel directement du Collabox.

Nous offrons plusieurs modèles de factures déjà disponibles, mais nous élaborons également votre facture selon vos besoins. Vous pouvez utiliser n’importe lequel de ces modèles et y faire ajouter votre logo tout à fait gratuitement.

Il est également possible de faire faire un modèle par notre équipe, lequel sera intégré dans votre Collabox.

Transactions Square

By Comptabilité, Facturation, Square

Ceux qui font payer leurs clients par carte de crédit savent que cette méthode occasionne des frais pour les transactions Square. Il est possible de comptabiliser ces frais pour tout faire balancer à la fin du mois dans Collabox. Nous vous expliquerons ici comment procéder; c’est plus simple que ça ne le semble.

Configurer Square dans Collabox

Vous devez considérer Square comme un compte à part, au même titre que le compte de banque ou de caisse de votre entreprise. Il vous faut donc créer un compte transactionnel Square dans Collabox, avec un fournisseur Square.

Commencez d’abord par créer le fournisseur, puis le compte.

Comment créer un fournisseur

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

Puis, cliquez sur Fournisseurs dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Comptabilité

Cliquez sur Ajouter un fournisseur, dans le haut de la page.

Page Liste des fournisseurs

Nommez votre nouveau fournisseur « Square », indiquez un numéro qui lui sera propre, puis cliquez sur Enregistrer.

Page Mise à jour d’un fournisseur

Votre fournisseur Square sera créé.

Comment créer un compte transactionnel


Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

Puis, cliquez sur Comptes transactionnels dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Comptabilité

Dans le haut de la page, suivez le lien Ajouter un compte transactionnel.

Page Comptes transactionnels

Nommez votre nouveau compte « Square », sélectionnez le fournisseur Square, puis indiquez un numéro qui lui sera propre et le solde à l’ouverture.

Page Ajouter un compte transactionnel

Ensuite, définissez un poste budgétaire Square.

Comment définir un poste budgétaire

Cliquez sur l’icône Comptabilité.

Menu horizontal de Collabox

Cliquez sur Postes budgétaires dans le menu vertical.

Menu vertical, section Comptabilité

Ajoutez un poste budgétaire à l’aide du lien dans le haut de la page.

Page Postes budgétaires

Écrivez « Square » comme nom de poste, choisissez le type Dépense (Débit), puis cliquez sur Sauvegarder.

Page Mise à jour d’un poste budgétaire

Comptabiliser les transactions Square

Une fois ces étapes réalisées, vous êtes prêts à comptabiliser les transactions avec Square dans Collabox. Prenons l’exemple d’une facture de 100,01 $ qu’un client vous paierait entièrement par crédit. 

Comme vous le savez, Square transfère automatiquement les montants dans votre compte, mais prélève les frais au passage. Afin d’inscrire le paiement de votre client ainsi que les frais de transaction dans Collabox, vous devez, pour commencer, effectuer un versement dans le compte Square du montant total de la facture soit de 100,01 $ pour cet exemple.

Page Effectuer un versement

La facture sera ainsi considérée comme payée et ne figurera plus dans vos comptes à recevoir. Cependant, l’argent se trouve dans le compte Square et non dans le compte bancaire de votre entreprise. Vous devez donc faire un versement du compte Square à votre compte courant du montant qu’il vous reste après les frais de transaction.
Supposons ici que les frais s’élèvent à 3 %. Vous devriez alors transférer 97 $ dans voter compte courant.

Pour ce faire, cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

Puis, rendez-vous sur la page Comptes transactionnels à partir du menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Comptabilité

Cliquez sur le compte Square, et rendez-vous sous l’onglet Relevés. Puis, cliquez sur Ajouter un retrait.

Page Relevés du compte Square

Sélectionnez le virement direct du compte Square à votre compte courant, d’un montant de 97 $ (dans le cas de notre exemple) et enregistrez l’écriture.

Page Ajouter une écriture au grand livre

Finalement, vous devez inscrire les frais transactionnels de Square comme une dépense dans Collabox. Vous les entrerez comme un déboursé du fournisseur Square, que vous paierez par le mode de paiement Square.

Ajouter les frais Square

Toujours dans la section comptabilité de Collabox, cliquez sur Déboursés.

Menu vertical, section Comptabilité

Cliquez sur Ajouter un déboursé.

Page Liste des déboursés

Sélectionnez le fournisseur Square, inscrivez le numéro de la facture, le projet, le poste budgétaire Square et le montant total correspondant aux frais, soit de 3 $ dans notre exemple. Au besoin, utilisez le renverseur de taxes. N’oubliez pas d’enregistrer votre déboursé!

Page Ajouter un déboursé

Pour poursuivre, cliquez sur le déboursé que vous venez d’enregistrer, puis rendez-vous dans l’onglet Paiements. Cliquez sur Ajouter un paiement.

Page Liste des paiements du déboursé [numéro du déboursé]

Inscrivez le montant correspondant au déboursé, choisissez le déboursé Square et terminez le paiement en cliquant sur Enregistrer.

Page Ajouter un paiement

Tout devrait balancer à présent! Notez que vous n’avez pas besoin de compter les frais pour chaque transaction. Puisque Square les comptabilise, vous pourriez très bien les entrer une seule fois par mois.

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