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État des résultats

État des résultats

L’état des résultats est un outil important dans la gestion financière d’une organisation.

Le module comptabilité contient tous les éléments pour produire un état des résultat convivial. Il deviendra ainsi un outil important pour planifier et gérer votre année financière.

Vous pouvez aussi obtenir un budget ainsi que le suivi de vos postes budgétaires.

Ces outils sont directement intégrés dans les fonctionnalités du module de comptabilité du Collabox.

Juin 14
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État des résultats par département

By Comptabilité, Configurer son Collabox, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Collabox permet de configurer un budget et un état des résultats par département dans son Module Comptabilité. Si votre organisation fonctionne avec des budgets indépendants par département, cette option est pour vous!

Configurer un département

Débutez par configurer vos départements. Rendez-vous dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu de gauche, sélectionnez « Départements ».

Puis, ajoutez un nouveau département.

Remplissez les champs requis et recommencez les deux dernières étapes jusqu’à ce que tous vos départements soient créés.

Créer les postes budgétaires

Créez ensuite vos postes budgétaires. Le budget et l’état des résultats fonctionnent étroitement avec les postes budgétaires. Il est donc important de bien les configurer et de les liés aux bons comptes transactionnels de votre entreprise. La vidéo suivante explique comment bien créer vos postes budgétaires.

Pour visionner la vidéo, cliquez ici.

Ajouter un budget

Maintenant, dirigez-vous vers le menu « Comptabilité ».

Dans le menu de gauche, sélectionnez « État des résultats ».

Ajoutez un budget ou sélectionnez-en un dans votre liste.

Choisissez l’onglet « Revenus » puis sélectionnez le département dont vous désirez créer ou modifier un budget.

Ajoutez vos prévisions par poste budgétaire pour l’année. Débutez par les revenus, puis dirigez-vous vers l’onglet « Dépenses ». Il s’agit de votre budget prévisionnel.

Consulter l’état des résultats par département

En tout temps pendant l’année, consultez votre état des résultats par département. Retournez au menu principal « État des résultats » et cliquez sur le lien du même nom plutôt que sur le budget.

Cochez la case du département à visualiser et le tour est joué!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Mai 18
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Comment faire votre fin d’année dans le Collabox

By Comptabilité, Déboursés, État de compte, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de comptabilité, Vérifications

Collabox vous permet une préparation de fin d’année facile et rapide!

Avec le module complet « Comptabilité », vous avez tout en main pour faire le suivi financier en temps réel des revenus, des dépenses et de l’état des factures et des versements de votre entreprise. Vous pouvez produire des rapports et ainsi garder l’œil sur vos finances en tout temps. Vous gagnez en productivité et accélérez ainsi votre processus de fermeture d’année financière.

Voici comment procéder pour effectuer votre fermeture d’année.

1- Conciliation bancaire

D’abord, effectuez votre conciliation bancaire mensuelle pour chaque compte de banque en passant par l’onglet « Compte transactionnel » à gauche de votre écran.

Puis, sélectionner le compte à concilier. Par exemple, votre compte de bancaire, votre carte de crédit corporative, vos comptes de transactions de paiements si vous en avez et tous autres comptes que vous utilisez pour vos opérations corporatives.

Effectuez la conciliation bancaire tous les mois pour une meilleure gestion de votre tenue de livre.

2- Vérification pour la fin d’année

Effectuez l’opération de vérification pour faire balancer vos factures et vos déboursés.

Dirigez-vous à nouveau dans le menu « Comptabilité », puis sélectionnez l’onglet « Vérification » en bas du menu de gauche.

Sélectionnez le mois ou l’année à vérifier, puis choisissez l’option facture ou déboursé. Vous devez également vérifier les comptes-fournisseurs, ainsi que les salaires.

Lorsque des déboursés ou des factures à vérifier apparaissent, cliquez dessus pour les consulter.

La plupart des vérifications à faire ont trait au poste budgétaire. Attribuez le montant de la facture au bon poste budgétaire pour obtenir un « montant restant » de 0,00$.

2.1. Rapport de dépenses

Finalement, vérifiez les déboursés des employés via le rapport de dépenses.

3- Vérification manuelle de vos compte à recevoir et comptes à payer

Avant de créez les rapports pour la fin d’année, mettez à jour vos comptes clients et fournisseurs (comptes à recevoir et à payer) via le module « Comptabilité ».

4- Vérification de l’état des résultats

Ensuite, consultez l’état des résultats et assurez-vous qu’il ne manque pas de dépenses prévues récurrentes, par exemple les assurances.

5- Fermeture de mois

Finalement, fermez les mois de l’année terminée pour éviter les erreurs de saisies involontaires. Dirigez-vous vers l’onglet « fermeture de mois ».

Puis, sélectionner le ou les mois à fermer. En tout temps, vous pouvez renverser votre choix en désélectionnant puis en cliquant sur « Fermer les mois sélectionnés ».

6- Collabox – Documents de fin d’année pour votre comptable

À partir du Collabox, vous pouvez créer les documents de Grand livre, du bilan, des postes budgétaires et de tous vos comptes transactionnels. Vous avez également accès à l’état des résultats, aux comptes à recevoir et aux comptes à payer. Finalement, l’inventaire de vos produits est disponible, le cas échéant.

Pour créer les documents en format PDF, appuyez simplement sur les touches « Contrôle P » de votre clavier.

7- Autres documents pour le comptable

En plus des documents provenant du Collabox, votre comptable aura besoin de 13 relevés de banque, soient les 12 mois de l’année à fermer et le premier mois de l’année suivante.

Ensuite, au besoin, il vous faudra produire le livre des minutes de compagnie, ainsi que la lettre de la compagnie.

Finalement, selon votre situation, vous pourriez devoir ajouter les documents suivants :

  • Dépenses de bureau à la maison (faire une facture et l’inclure dans les déboursés)
  • Les codes d’accès à Clic Séqur Express
  • Une procuration pour le RQ, l’ARC et la CNESST

Voilà donc les actions à prendre pour effectuer votre fin d’année financière. Bien évidemment, votre conseiller financier ou votre comptable vous guidera si vous avez des questions plus spécialisées.

En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter, nous répondrons avec plaisir.

info@collabox.com ou 418 907-9274

Avr 16
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État des résultats

By Comptabilité, Configurer son Collabox, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de comptabilité

L’état des résultats correspond aux finances de l’entreprise en temps réel. Il s’agit d’un outil comptable lié à plusieurs éléments, dont les postes budgétaires et le budget prévisionnel.

Pour de plus amples renseignements sur les postes budgétaires, veuillez vous référer ici.

Créer un budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est un outil très important pour une entreprise qui souhaite rester en contrôle de ses affaires. Pour produire un budget prévisionnel, dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Comptabilité ».

Puis, sélectionnez la fonctionnalité « État des résultats » dans le menu de gauche.

Maintenant, ajoutez un budget et indiquez l’année de référence.

Attention, vérifiez que vos préférences d’organisme concordent avec l’année du budget. Dans le menu de gauche « Organisme », sélectionnez l’onglet « Comptabilité ».

Puis, défilez la page jusqu’à cette fonction et cochez-la au besoin. Par exemple, pour l’année financière débutant au 1er avril 2022 et se terminant au 31 mars 2023, l’année du budget sera de 2022 si la case n’est pas cochée, mais de 2023 si vous choisissez de la cocher.

Après avoir créé un nouveau budget, vous verrez une page de saisie où tous vos postes budgétaires seront présentés selon l’onglet « Revenus » et l’onglet « Dépenses ». C’est à votre tour de jouer et de remplir les champs selon vos besoins.

Afficher l’état des résultats

Pour accéder à vos données en temps réels, retournez dans le menu principal « Configuration », puis dans le menu de gauche « État des résultats ». Choisissez la bonne année de référence et ouvrez le lien.

Toutes les dépenses saisies dans le Collabox, ainsi que toutes les factures et remises de taxes apparaîtront au fur et à mesure. Vous pouvez choisir d’afficher ou non le « budget prévu », ainsi que le « budget restant ».

Vous pouvez également masquer le sommaire au haut de la page ou encore télécharger un fichier Excel pour transmettre à un tiers, par exemple à votre comptable.

L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est télécharger-états-résultat-excel-1024x209.png.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Fév 23
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Vérification

By Comptabilité, État des résultats, Vérifications

Votre année fiscale tire à sa fin et le temps de faire vos impôts approche? Collabox vous permet d’économiser temps et argent. En seulement quelques clics, vous pouvez afficher l’état de vos revenus et de vos dépenses pour une année. C’est ce qu’on appelle l’état des résultats. Mais avant d’afficher ce rapport, vous devez effectuer la vérification de vos factures et de vos déboursés.

La vérification permet de repérer les divergences entre les données des factures et des déboursés. Sans cette étape, l’état des résultats produit pourrait être erroné.

Comment faire une vérification?

Il faut d’abord accéder au module comptabilité en cliquant sur son icône.

Ensuite, cliquez sur « Vérification » dans le menu de navigation latéral.

Dans le menu déroulant, choisissez « Année entière », l’année que vous voulez afficher ainsi que « Factures » ou « Déboursés ». Les deux sont à vérifier. Commencez donc par le premier.

Collabox vérifie ensuite toutes les informations et vous signale où il y a des différences.

En ce qui concerne les factures, vous voyez toutes celles qui ne balancent pas. C’est-à-dire lorsque le montant de la facture envoyée au client ne correspond pas à la portion comptabilité.

Faites concorder les deux montants et le tour est joué.

Pour ce qui est des déboursés, Collabox va signaler uniquement ceux avec des éléments contradictoires comme dans l’exemple ci-dessous.

Une fois la vérification complétée, vous pouvez maintenant afficher votre état des résultats. Pour ce faire et toujours dans le module « Comptabilité », cliquez sur « États des résultats ».

S’affiche alors le résumé de vos revenus et de vos dépenses en fonction des différents postes budgétaires.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Mai 26
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Collabox : un outil pour gérer votre budget

By Comptabilité, État des résultats

Gérer les finances de son entreprise peut être compliqué, on vous l’accorde. C’est pourquoi on a rendu ça plus facile grâce à Collabox. Il s’agit de votre meilleur outil pour planifier votre année financière grâce, entre autres, à un budget et un état des résultats. Ce n’est pas génial ça? Cet outil est directement intégré dans les fonctionnalités de comptabilité de Collabox. Pour l’utiliser, suffit de suivre les étapes ci-dessous. Sur ce, bonne planification! 

Comment avoir accès aux outils de gestion?

Rendez-vous sur la barre de menu située en haut de la page et cliquez sur la catégorie « Comptabilité » :
Dans le menu à gauche, repérez la section « Comptabilité » et cliquez sur l’onglet « État des résultats » :

Budget1

Tous vos budgets des années passées et de l’année en cours vont alors apparaître :

Budget2

Vous n’avez maintenant qu’à choisir l’année budgétaire sur laquelle vous voulez travailler. 

Pour vous faciliter la tâche, Collabox vous permet aussi de prévoir vos dépenses et revenus durant l’année budgétaire.

Démarche pour la prévision des dépenses

En cliquant directement sur l’année, vous accédez à la portion de planification de l’outil. Vous pouvez ainsi prévoir vos revenus et dépenses pour l’année afin d’éviter les surprises plus tard.
Budget4
Pour déterminer vos revenus et vos dépenses, cliquez sur les onglets « Revenus » et « Dépenses ». Vous pourrez ainsi choisir les montants estimés pour votre année à venir.

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Aperçu des revenus de l’année budgétaire en cours
Aperçu des dépenses de l'année budgétaire en cours.

Aperçu des dépenses de l’année budgétaire en cours.

Lorsque vous êtes dans l’aperçu des revenus ou des dépenses, chaque ligne correspond à un poste budgétaire. 

Budget7

Pour faire vos prévisions, Collabox vous offre quatre possibilités pour entrer vos prévisions (annuel, mensuel, hebdomadaire et divisé). Choisissez l’option qui correspond à vos besoins dans le menu déroulant. L’option « Divisé » permet d’entrer des montants arbitraires et différents pour chaque mois. 

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Pour notre exemple, nous avons choisi l’option « Divisé ». Une fois le choix fait, il ne reste qu’à cliquer sur « Diviser » au bout de la ligne à droite.

Budget7
Il ne reste qu’à indiquer les montants dans les cases.

Budget10

Une fois terminé, n’oubliez pas d’enregistrer!

Pendant l’année, vous pouvez en tout temps comparer vos prévisions et vos résultats. Pour y arriver, vous devez cliquer sur « Consulter l’état des résultats ».

Budget11

Collabox affiche directement votre rapport de l’année budgétaire que vous avez choisi.

Budget3

Vous pouvez aussi choisir la période que vous souhaitez en utilisant les menus déroulants en haut du tableau pour changer les mois et les années.

Budget12