Collabox vous permet une préparation de fin d’année facile et rapide!
Avec le module complet « Comptabilité », vous avez tout en main pour faire le suivi financier en temps réel des revenus, des dépenses et de l’état des factures et des versements de votre entreprise. Vous pouvez produire des rapports et ainsi garder l’œil sur vos finances en tout temps. Vous gagnez en productivité et accélérez ainsi votre processus de fermeture d’année financière.
Voici comment procéder pour effectuer votre fermeture d’année.
1- Conciliation bancaire
D’abord, effectuez votre conciliation bancaire mensuelle pour chaque compte de banque en passant par l’onglet « Compte transactionnel » à gauche de votre écran.
Puis, sélectionner le compte à concilier. Par exemple, votre compte de bancaire, votre carte de crédit corporative, vos comptes de transactions de paiements si vous en avez et tous autres comptes que vous utilisez pour vos opérations corporatives.
Effectuez la conciliation bancaire tous les mois pour une meilleure gestion de votre tenue de livre.
2- Vérification pour la fin d’année
Effectuez l’opération de vérification pour faire balancer vos factures et vos déboursés.
Dirigez-vous à nouveau dans le menu « Comptabilité », puis sélectionnez l’onglet « Vérification » en bas du menu de gauche.
Sélectionnez le mois ou l’année à vérifier, puis choisissez l’option facture ou déboursé. Vous devez également vérifier les comptes-fournisseurs, ainsi que les salaires.
Lorsque des déboursés ou des factures à vérifier apparaissent, cliquez dessus pour les consulter.
La plupart des vérifications à faire ont trait au poste budgétaire. Attribuez le montant de la facture au bon poste budgétaire pour obtenir un « montant restant » de 0,00$.
2.1. Rapport de dépenses
Finalement, vérifiez les déboursés des employés via le rapport de dépenses.
3- Vérification manuelle de vos compte à recevoir et comptes à payer
Avant de créez les rapports pour la fin d’année, mettez à jour vos comptes clients et fournisseurs (comptes à recevoir et à payer) via le module « Comptabilité ».
4- Vérification de l’état des résultats
Ensuite, consultez l’état des résultats et assurez-vous qu’il ne manque pas de dépenses prévues récurrentes, par exemple les assurances.
5- Fermeture de mois
Finalement, fermez les mois de l’année terminée pour éviter les erreurs de saisies involontaires. Dirigez-vous vers l’onglet « fermeture de mois ».
Puis, sélectionner le ou les mois à fermer. En tout temps, vous pouvez renverser votre choix en désélectionnant puis en cliquant sur « Fermer les mois sélectionnés ».
6- Collabox – Documents de fin d’année pour votre comptable
À partir du Collabox, vous pouvez créer les documents de Grand livre, du bilan, des postes budgétaires et de tous vos comptes transactionnels. Vous avez également accès à l’état des résultats, aux comptes à recevoir et aux comptes à payer. Finalement, l’inventaire de vos produits est disponible, le cas échéant.
Pour créer les documents en format PDF, appuyez simplement sur les touches « Contrôle P » de votre clavier.
7- Autres documents pour le comptable
En plus des documents provenant du Collabox, votre comptable aura besoin de 13 relevés de banque, soient les 12 mois de l’année à fermer et le premier mois de l’année suivante.
Ensuite, au besoin, il vous faudra produire le livre des minutes de compagnie, ainsi que la lettre de la compagnie.
Finalement, selon votre situation, vous pourriez devoir ajouter les documents suivants :
- Dépenses de bureau à la maison (faire une facture et l’inclure dans les déboursés)
- Les codes d’accès à Clic Séqur Express
- Une procuration pour le RQ, l’ARC et la CNESST
Voilà donc les actions à prendre pour effectuer votre fin d’année financière. Bien évidemment, votre conseiller financier ou votre comptable vous guidera si vous avez des questions plus spécialisées.
En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter, nous répondrons avec plaisir.
info@collabox.com ou 418 907-9274
