Vous avez plusieurs chargés de projets qui préparent des factures? D’autres ont besoin de les consulter, mais ne doivent pas les modifier? Il vous suffit de demander à Collabox une approbation de facture pour garder le contrôle.
Accès à la facturation
D’abord, vous décidez qui a le droit de créer et de voir les factures de votre entreprise. Ensuite, dirigez-vous vers la fiche employé pour donner ou retirer un accès à la facturation.
Sélectionner « Configuration » au haut de la page, puis « Employés » dans le menu de gauche.
Choisissez un employé dont l’accès doit être modifié, puis cliquez sur l’onglet « Menus ».
Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez le Module « Facturation et comptabilité ». Cochez la case Facturation si vous désirez donner un accès, ou décochez-la pour le retirer. Enregistrez votre travail.
Maintenant, toujours dans la fiche de l’employé, sélectionnez l’onglet « Configuration avancée ».
Défilez la page jusqu’au Module Comptabilité. Plusieurs choix d’accès s’offrent à vous. Vous pouvez approuver des factures dont vous avez la charge, ou encore l’entièreté des factures de l’entreprise. Vous pouvez consulter les factures dans les modifier ou encore consulter uniquement les factures dont vous êtes le directeur de compte. À vous de choisir.
Approbation de facture
Lorsque vous êtes l’approbateur de factures, vous avez une action à poser avant de pouvoir les envoyer au client.
D’abord, ouvrez une nouvelle facture et vérifiez les informations. Faites des modifications au besoin. Puis, au bas de la page, cliquez sur le bouton « Approuver la facture ».
Dans la liste des factures du mois en cours, un crochet vert apparaît à côté des factures approuvées.
Lorsqu’elles sont en attente d’approbation, un message d’alerte rouge est visible dans le haut de la facture et aucun crochet n’est visible.
Il est possible d’accélérer la saisie de la feuille de temps pour tous les employés avec ces trois options.
Copier la journée précédente
Dupliquer une entrée
Ajouter des heures à une date ultérieure
Copier la journée précédente
Cette option permet de copier la journée de la veille dans votre feuille de temps d’aujourd’hui. Évidement la veille d’un lundi, c’est le vendredi! Cette fonctionnalité est pensée pour vous faciliter la vie : elle copie l’entrée et les sélections des projets, heures de début, heure de fin et commentaires de toutes les entrées de temps de la veille.
Efficaces et faciles à modifier les nouvelles entrées sont des entrées normales, qu’on peut modifier ou supprimer sans conséquence. Parfait pour les comptables en missions d’une semaine, ou pour celui qui revient de 2 semaines de vacances. En quelques clics, il peut mettre à jour sa feuille de temps.
Deux conditions doivent être remplies pour voir ce bouton apparaître sous les commentaires de la feuille de temps : 1- avoir des entrées de feuille de temps saisies la veille et 2- ne pas avoir saisi d’entrées dans sa feuille de temps d’aujourd’hui.
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Dupliquer cette entrée
La deuxième façon d’accélérer la saisie de votre feuille de temps est d’utiliser l’option de « Dupliquer une entrée ». Cela copie, dans la même journée, une entrée de temps (projet – service – commentaire). Un exemple d’utilisation : 2 sessions de travail sur le même projet la même journée : sélectionnez l’entrée (la petite barre deviendra rouge), le bouton « Dupliquer cette entrée » apparaîtra sous la note :
Saisie d’une feuille de temps : date ultérieure
Il est possible de remplir des feuilles de temps pour des dates ultérieures, par exemple pour les congés à venir. Chaque employé peut facilement accéder à cette fonction. Mais d’abord, une petite configuration s’impose!
Premièrement, sélectionnez « Organisme » dans l’onglet Préférences du menu principal, en bas à gauche de votre écran.
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Parmi les options qui s’offrent à vous, choisissez l’onglet « Infos ».
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Puis, veuillez sélectionner l’option « Permettre le remplissage de feuilles de temps pour les dates ultérieures ». Le tour est joué!
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La feuille de temps Collabox, un avantage net pour la gestion de votre entreprise!
Comment créer un gabarit de tâches séquentielles ?
Collabox a intégré un système de flux de travail (workflow) pour vous aider grâce aux tâches séquentielles. Ainsi, vous pouvez maximiser et prioriser les bonnes tâches. (Ça peut aussi vous libérer quelques minutes pour vous distraire avec des vidéos drôles.)
Les tâches parents et enfants
Notre équipe de programmeurs a travaillé fort pour mettre au point notre workflow familial. Laissez-moi vous expliquer. Dans Collabox, le flux de travail fonctionne à l’aide des tâches parents et enfants.
Toutes les tâches parents doivent être accomplies avant de pouvoir amorcer la tâche enfant associée.
Ainsi, cela permet d’avertir au bon moment les gens responsables des tâches enfants.
Comment créer un gabarit de tâches séquentielles
Avant tout, il faut configurer un gabarit de tâches séquentielles. Pour ce faire, il suffit de suivre ces étapes:
Cliquez d’abord sur l’icône « Configuration » dans la barre supérieure.
Ensuite, sélectionnez « Gabarit de tâches séquentielles » dans la barre de gauche sous la section « Tâches ».
Cette page vous affiche ainsi tous les gabarits que vous avez créés. Dans cette page, vous pouvez aussi modifier un gabarit existant en cliquant sur son nom ou en créer un nouveau. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter un gabarit de tâches séquentielles ».
Donnez un nom à votre gabarit, puis enregistrez.
Une fois que c’est réglé, dirigez-vous sur l’onglet « Étapes » pour ajouter les tâches en cliquant sur le lien « Ajouter une tâche ».
Une fois dans l’onglet « Étapes », vous verrez les tâches du gabarit à compléter:
Titre
Temps prévu
Employés affectés à la tâche
Intervalle
Coussin d’affichage
Créer la tâche parent
Une fois que vous avez maîtrisé la création du gabarit de tâches séquentielles, la prochaine étape est créer la « tâche parent » et d’ajouter des « tâches enfants » ou des « rendez-vous » à ce gabarit. Il ne reste que quelques clics et votre Workflow sera sur pied.
Important: il ne faut pas mettre ni d’intervalle ni de coussin d’affichage pour la tâche parent.
Intervalle : C’est le temps qui doit se passer entre la fin de la tâche-parent et le début de la tâche enfant. Coussin d’affichage : C’est la période de temps avant que la tâche apparaisse dans la liste de tâches à effectuer.
Voici à quoi devrait ressembler un formulaire de création d’une tâche parent:
Voici quelques informations supplémentaires concernant les intitulés du formulaire :
Créer une tâche enfant
Pour créer des « tâches enfants » il faut cliquer sur « Ajouter une tâche » tout simplement et ensuite lui attitrer une « Étape parente », ainsi que le « temps prévu », un « intervalle » et un « coussin d’affichage ».
Exemple
Pour faciliter votre compréhension de la relation entre les tâches parents et enfants, nous avons choisi l’exemple ci-dessous comprenant les étapes à suivre pour fabriquer une potion du client Merlin l’Enchanteur.
Les tâches enfants sont reliées à leur parent par un petit crochet.
Les deux sortes de tâches peuvent être démarrées simultanément, mais les tâches parents doivent toujours être accomplies avant de finaliser les tâches enfants.
Ainsi, si plusieurs employés s’occupent de tâches enfants et que l’un d’entre eux n’a pas terminé, il peut ralentir tout le travail à accomplir. En effet, dans cette situation, il sera impossible de finir la tâche enfant tant et aussi longtemps que les tâches parents ne seront pas complètes.
Dans l’exemple ci-dessous, la tâche enfant est de « Mettre le ver sur l’hameçon » et la tâche parente est de « Pêcher le poisson ». Ainsi, il faut accomplir la tâche enfant avant de pouvoir réaliser la tâche parent.
Liste des étapes séquentielles du Gabarit pour mélange de poisson
Dans cet article, nous vous présentons une fonction méconnue du Collabox : Le rapport de configuration des employés. Il permet au super-utilisateur ou aux administrateurs du Collabox dans votre organisation d’afficher dans des formats tableaux tous les accès et les droits de chacun de vos utilisateurs dans votre entreprise.
Il vous facilite la vie quand vient le temps de savoir, par exemple, si Ginette a le droit de modifier des factures ou de voir si Luc a accès à la liste des contacts dans le module CRM. C’est utile aussi quand vous accueillez un nouveau collègue et que vous devez vérifier s’il a bien accès aux bons modules et fonctions du Collabox.
Voici comment accéder à ce rapport:
1- Dans le menu du haut choisir la fonction: CONFIGURATION – la fameuse roulette qui est accessible seulement aux super-utilisateurs ou administrateurs du Collabox dans votre organisation. Si vous ne la voyez pas, c’est que vous n’avez pas ce type de droits.
2- Dans le menu de gauche de votre Collabox vous verrez la section: Configuration des employés.
3- Cliquer sur le mot: Employés. La liste de tous vos utilisateurs-employés apparaîtra.
4- Dans le haut de cette liste vous verrez : Rapport de configuration des employés.
5- Cliquer sur le lien : Rapport de configuration des employés. Vous aurez différents types de tableaux qui vous permettront d’afficher des informations spécifiques.
a- Info: les informations générales qui se trouvent dans la fiche d’employés
b- Menu: les menus auxquels les employés ont accès
c- Préférences : toutes les préférences que les employés utilisent
d- Configuration avancées : Des options personnalisés accordés à certains employés sur demande
d- Services : Les services qui sont affectés aux employés, surtout la gestion de la feuille de temps
e- Projet : Les projets qui sont affectés aux employés, pour leur feuille de temps, accès à des rapports, aux fiches projets et autres.
f- Horaires: Configurations relatives aux horaires
Il est essentiel de bien configurer la fiche d’employé pour lui donner accès à ses outils de travail personnels. Pour configurer la fiche d’employé, il suffit de suivre les quelques étapes suivantes.
D’abord, il faut sélectionner l’icône Configuration dans le menu principal du haut de l’écran. Ensuite, de nouvelles options s’afficheront et vous pourrez cliquer sur l’icône Employés situé dans le menu de gauche. Cela vous donnera accès à la fonction :
« Ajouter un employé » ** Cette fonctionnalité est réservée aux super-utilisateurs **
Après cette première étape, plusieurs onglets s’afficheront. Les plus importants pour configurer la fiche d’employé sont: infos, menus, préférences, configuration avancée, taux et horaire.
Onglet : Infos
L’onglet –Infos– correspond aux informations personnelles de l’employé. D’abord, remplissez les champs les plus pertinents pour vous. Ensuite, il est important de créer un nom d’utilisateur et un mot de passe pour votre employé. Ainsi, il aura accès à son compte Collabox.
Veuillez noter que le super-utilisateur est la seule personne qui peut donner l’accès aux comptes d’employés.
Onglet : Menus
Le deuxième onglet, -Menus-, permet au super-utilisateur de sélectionner les accès Collabox qu’il va accorder à son employé. Ainsi, il pourra choisir entre les modules suivants, selon ses besoins :
Feuille de temps
Facturation et comptabilité
Contacts
Gestion
Agenda
Tableau de bord
Configuration
Outils
Pour chacun d’entre eux, une série d’attributions spécifiques sont possibles selon les besoins de l’employé. Parmi celles-ci se trouvent la saisie de dépenses dans la feuille de temps, l’accès à la production de rapports de vacances, l’administration de la fiche de contact du client, l’agenda personnel de l’employé et la création de champs personnalisés.
Onglet : Préférences
Le troisième onglet, -Préférences-, possède plusieurs éléments relatifs aux habitudes de travail et aux alertes. Parmi les éléments à vérifier se trouvent l’octroi du choix du type de feuille de tempsà utiliser, la sélection des types de notifications et alertes que l’employé recevra en fonction de ses affectations aux projets et tâches, ainsi que d’importantes autorisations connexes en lien avec le tableau des opportunités.
De plus, c’est dans cet onglet que vous pourrez configurer votre smtp et imap pour la gestion des envois ou réception des courriels via le Collabox. Pour profiter de ces fonctions, veuillez nous contacter par courriel ou par téléphone.
Onglet : Configuration avancée
De son côté, l’onglet -Configuration avancée- permet à certains utilisateurs d’administrer d’autres employés, comme dans le cas d’un chargé de projet. Ainsi, cet onglet n’est pas exclusif au super-utilisateur. D’autres types d’autorisations, comme celles associées à la gestion comptable et financière de l’entreprise, dont consulter, verrouiller et déverrouiller des factures, ajouter des versements ou encore administrer des produits, sont aussi possibles. Voici la liste des modules dont des attributions spécifiques sont disponibles :
Feuille de temps
Horodateur
Tâches
Projets
Comptabilité
Agenda
Contacts
Onglet : Taux
L’onglet -Taux- contient quant à lui les informations relatives à la paie et aux dépenses de l’employé. D’abord, le salaire peut être établi (coûtant et vendant), puis il est possible de fixer les conditions du taux de kilométrage. De plus, on peut configurer les informations du système de la paie, ainsi que les taux pour les divers congés (vacances, maladie, santé), le tout, en fonction de vos besoins.
Onglet : Horaire
Finalement, l’onglet -Horaire-, est le dernier à utiliser pour configurer un employé. Il sert à établir les heures de début et de fin de la journée, ainsi que le temps des pauses et du dîner. Ces éléments doivent être bien saisis, puisqu’ils auront un effet direct sur la feuille de temps, principalement dans la case « journée entière« .
Pour ajouter des banques d’heures, un encadré a été spécialement conçu à cet effet. Si vous souhaitez de l’aide pour la configuration des banques ou si vous avez d’autres questions ou demandes particulières à ajouter, contactez-nous par courriel ou par téléphone. Nous pourrons ainsi vous aider à configurer votre Collabox et répondre à vos besoins.
Produire un rapport de configuration de la fiche d’employé
Pour terminer, il est possible de dupliquer des configurations d’employés pour les nouvelles fiches d’employés. Ainsi, vous gagnez du temps et évitez les erreurs de manipulation. Ces configurations sont également visibles dans un rapport unique pour une gestion rapide et efficace.
Si vous avez un accès de super-utilisateur, sachez que vous pouvez consulter dans un rapport unique tous les accès et les droits de chacun des employés de votre entreprise ici.
La feuille de temps est un outil indispensable pour toute entreprise ayant besoin de mesurer et de facturer les heures aux clients. Collabox vous offre la possibilité de choisir entre 4 types de feuille de temps réfléchies :
Pour ceux qu’aiment conserver leurs habitudes
Avec une esthétique branchée
Pour ceux qu’ont besoin d’une vision d’ensemble
La plus accessible à partir des téléphones
1. La Standard
La première type de feuille de temps est conçue pour les gens qui aiment conserver leurs habitudes. Son design rappelle les feuilles de temps traditionnelles, tout en offrant les avantages du numérique. Détaillez-y vos différentes tâches! Faites un tour d’horizon de la feuille de temps standard
Exemple de feuille de temps standard
2. La techno
Parmi les types de feuille de temps, ce modèle est le seul à offrir un nouveau design « cliquer-glisser » (« drag and drop ») qui plaira aux technos. L’esthétique plus moderne de sa nouvelle interface graphique conserve toutes les options de la feuille de temps standard que vous aimez et utilisez.
Exemple de feuille de temps techno (design « cliquer-glisser »)
3. L’hebdomadaire
Avec cette feuille de temps, entrez vos heures à la semaine plutôt qu’au jour. Elle est parfaite pour les généralistes qui souhaitent inscrire des tâches avec de gros blocs de temps. C’est aussi l’idéal lorsqu’on travaille sur un projet dont les étapes n’ont pas besoin d’être détaillées.
Exemple de feuille de temps hebdomadaire
4. La feuille de temps express, la plus accessible à partir des téléphones
Bien que les feuilles de temps se complètent toutes sur ordinateur ou mobile, la feuille de temps express est la mieux adaptée à l’interface des téléphones. Et comme son nom l’indique, elle se complète très, très rapidement. Remplissez-la en 3 clics seulement!
Note : À tout moment vous pouvez passer de la feuille de temps express à la feuille de temps détaillée (standard ou techno) en cliquant sur le lien bleu Feuille de temps détaillée.
La journée même est déjà sélectionnée pour vous par défaut. Pour commencer votre saisie de temps, passez à la première étape avec le bouton Suivant.
Feuille de temps express : page d’accueil
1) Sélectionnez le projet sur lequel vous avez travaillé.
Feuille de temps express : sélection du projet
2) Choisissez votre service.
Feuille de temps express : choix d’un service
3) Inscrivez le nombres d’heures travaillées. N’oubliez pas d’enregistrer!
Feuille de temps express : inscription des heures travaillées
Vous pouvez ensuite répéter ces étapes pour y inscrire les autres projets sur lesquels vous avez travaillé au cours de la journée. Note : Les entrées dans la feuille de temps express seront concomitantes dans les feuilles de temps standard ou techno, c’est-à-dire qu’elles commenceront toutes à minuit. Cette conversion de données est parfaite si vous n’avez pas besoin de savoir à quel moment ni combien de temps vos employés ont travaillé sur un projet en particulier.
Avez-vous fait votre choix? Contactez-nous pour changer votre feuille de temps, nous vous indiquerons comment procéder avec plaisir!
Planifier les vacances et congés de vos employés en leur permettant de créer un rendez-vous sur un projet de type « Vacances » ou « Congé ». Ainsi, ils pourront planifier leurs absences et vous pourrez être avisés immédiatement et approuver ou non leur demande.
Créer un projet pour les vacances et congés
Commencez d’abord par créer un projet vacances, par exemple « Vacances 2022-2022 » ou un projet congés, comme « Congés santé 2022 ».
Pour une gestion plus efficace encore, ajoutez les heures de vacances accumulées de vos employés dans l’onglet « Affectation » du projet. Ces heures se trouvent dans le rapport de banque d’heures que vous pouvez visualiser ici.
Note : Cette case ne peut être cochée par personne d’autres que le superviseur immédiat de l’employé. Vous ne pouvez pas mettre plus qu’une personne à la fois sur ce type de rendez-vous.
En tant que superviseur, recevez un courriel d’avertissement qui annonce que M. Employé a créé un agenda pour ses vacances.
Cliquez sur le lien envoyé dans le courriel pour approuver le rendez-vous.
Après avoir approuvé une demande, l’employé est avisé automatiquement par courriel également.
Affichage des approbations de vacances et congés
D’abord, regardez dans la fiche « rendez-vous » et observez le crochet vert incluant la date et le nom du supérieur ayant approuvé les vacances.
Ensuite, un icône visuel de parasol vert apparaît dans le calendrier de l’employé. Un parasol noir indique que la demande est toujours en attente d’approbation.
Le rapport par employés permet de calculer et d’afficher les heures supplémentaires de vos employés. Ce sont habituellement les heures qui dépassent les 40 heures par semaine et qui doivent être payées à temps et demi.
Rapport des heures supplémentaires
Dirigez-vous d’abord dans l’onglet « Rapports » du menu principal du haut de la page.
Puis, sélectionnez la fonction « Employés » dans le menu de gauche.
Maintenant que les options du rapport par employé s’affichent, choisissez une période et le nom d’un employé. Vous pouvez également choisir de ne sélectionner aucun employé pour obtenir un rapport détaillé pour chaque personne travaillant dans votre entreprise.
Puis, décochez les cases « Inclure le détail des heures » et « Inclure les commentaires ». Sélectionnez ensuite la case « Exploser les heures par férié/vacances ».
Le résultat du rapport s’affiche par nom d’employé. Les heures régulières sont indiquées, suivies par les heures à temps et demi, les congés fériés et les vacances. D’autres variables sont possible dépendant de vos configurations. Ainsi, les congés de maladie ou encore les heures en déplacement pourraient être visibles.
Grâce au rapport des heures supplémentaires, visualisez rapidement les heures à temps et demi et ajustez votre prochaine paye en conséquence!
Collabox possède un horodateur parmi les différentes options de feuilles de temps. Ce dernier permet aux employés sur la route ou travaillant à l’extérieur de l’entreprise de saisir leur temps simplement. Il est aussi efficace pour les cuisiniers! Facile d’utilisation, il est compatible avec les ordinateurs, les mobiles et les tablettes.
Comment utiliser l’horodateur
D’abord, sélectionnez le menu « Feuille de temps » dans la page principale. Puis, assurez-vous de choisir la bonne date et le bon nom d’employé.
L’horodateur sans temps saisi
Puis, « poinçonnez » votre entrée au début de votre quart de travail. L’heure s’affichera et vous pourrez démarrer votre journée de travail.
L’horodateur lorsqu’on poinçonne son temps.
Lors de vos pauses ou à la fin de votre journée, « poinçonnez » à nouveau, cette fois-ci pour l’heure de sortie. L’heure s’affichera d’elle-même.
Rapport d’employé
Affichez les rapports d’heures travaillées de vos employés facilement. Sélectionnez d’abord « Rapports » dans le menu principal.
Puis, choisissez la fonction « Rapport de l’horodateur » dans le menu de gauche.
Choisissez les champs désirés, puis affichez le rapport.
Au besoin, enregistrez le rapport en format Excel.
L’horodateur est disponible par abonnement mensuel. Communiquez avec nous pour vous abonner!
Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!
En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.
