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Le Collabox offre les outils nécessaires pour gérer vos employés.

Les fiches descriptives des employés contiennent toutes les informations nécessaires. Coordonnées, taux horaire, date d’entrée, date d’anniversaire.

Les feuilles de temps sont l’outil essentiel pour préparer les payes des employés.

Nous avons également le système de « banques d’heures » dépendamment des types de projets de vos clients.

Vous pouvez également gérer les vacances et les congés.

Projet: Vacances

By Employés

Vous n’avez pas de projet « Vacances » ? Ne vous inquiétez pas. Suivez ces instructions pour l’ajouter.

Comment ajouter le projet Vacances?

Cliquez d’abord sur « Organisme » dans la barre de navigation latérale gauche.
Ensuite, cliquez sur l’onglet « Projets ».

Vous devez ensuite mettre à jour les types de projet en cliquant sur le lien.

Cette page vous affiche tous les types de projet de votre organisme. Pour un en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un type de projet ».Donnez le nom « Vacances » au type de projet et n’oubliez pas de sélectionner l’option vacances juste au bas. 

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Banque d’heures accumulables

By Calendrier, Configuration, Employés, Feuille de temps

Avez-vous du mal à suivre les heures supplémentaires de vos employés ? Collabox peut vous aider avec sa banque d’heures accumulables. Vous n’avez qu’à déterminer l’horaire type de chacun de vos employés et la feuille de temps fait le reste. En effet, lorsque vos employés entrent leur information dans la feuille de temps, Collabox est en mesure de déduire le total effectué et s’il surpasse l’horaire habituel.

Comment configurer l’horaire d’un employé?

Cliquez sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale de gauche.

Choisissez l’employé dont vous souhaitez modifier/consulter l’horaire.

Cliquez sur l’onglet « Horaire ».

Enfin, entrez les journées et les heures travaillées. N’oubliez pas de configurer la banque d’heures. Vous devez entrer la date du début du calcul de la banque d’heures (généralement associé au début de l’embauche de l’employé) ou le nombre d’heures accumulées à la date sélectionnée (si vous ne prenez pas la date d’embauche). Si vous limitez, le nombre d’heures accumulables, indiquez-le à l’endroit spécifié. N’oubliez surtout pas d’enregistrer vos modifications. Vous devez effectuer ces étapes pour chacun de vos employés.

Une fois que vous aurez enregistré les modifications, un rapport détaillé sera généré automatiquement avec les heures travaillées, les surplus, etc.

Historique des courriels

By Configuration, Employés, Historique des courriels, Trucs et astuces

Que ce soit des factures, des offres de services ou des bons de commande, vous envoyez une tonne de courriels à partir de Collabox. Mais il est parfois difficile de savoir si la communication s’est bien rendue à bon port. C’est là qu’entre en ligne de compte l’historique de courriels! Cette fonctionnalité permet de voir tous les courriels envoyés à partir de Collabox, mais surtout s’ils sont arrivés à destination. En effet, cet outil permet de voir quels messages ont été livrés avec succès, ceux en attente et ceux qui ont échoués. Ce n’est pas tout. L’historique vous donne même la raison pour laquelle le message n’est pas parvenu à destination. 

Il est important de préciser que l’historique des courriels présente une vue d’ensemble des courriels envoyés à partir du Collabox, donc les courriels de TOUS les employés. Choisissez donc bien les personnes qui recevront ce privilège. Habituellement, ce dernier est réservé aux dirigeants d’entreprise.

Configuration de l'historique des courriels

Avant de pouvoir profiter de l’historique des courriels, vous devez d’abord l’activer. Pour ce faire, accédez au module de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale.

Sélectionnez l’employé qui pourra avoir accès à l’historique des courriels.

Cliquez ensuite sur l’onglet « Menus ».

Descendez au bas de la page dans la section « Configuration » et cochez la case pour « Historique des courriels ». Si cette dernière n’apparaît pas dans les options, veuillez nous contacter pour que nous vous ajoutions cette option à votre compte. 

Une fois l’option activée à votre compte, il est très facile d’avoir accès à l’historique des courriels. De n’importe où dans le Collabox, vous pouvez cliquez sur « Historique des courriels » dans la barre latérale, sous la section « Outils ».

Ensuite, sélectionnez la période désirée pour obtenir votre historique. Il est à noter que si la fonction n’était pas activée, aucun historique n’a été sauvegardé. Vous devrez attendre d’envoyer de nouveaux courriels pour que Collabox puisse en faire le suivi.

Et voilà! Vous voyez donc un historique des courriels que vous avez envoyés à partir de Collabox. Ceux-ci concernent les offres de services, les bons de commande, les factures et tous les envois effectués à l’aide du Followmail.

Les employés ont-ils accès aux données financières?

By Configuration, Employés

Vous avez entièrement le contrôle des données financières que peuvent voir vos employés dans Collabox. Il vous revient de gérer les droits d’accès à ces informations à partir de votre compte administrateur. Il existe deux endroits dans la configuration pour modifier vos préférences : l’onglet Menu et l’onglet Configuration avancée.

Pour accéder à ces menus, cliquez sur l’icône Configuration dans le menu horizontal.

Rendez-vous sur le page de configuration Employés.

Cliquez sur le nom de l’employé duquel vous souhaitez modifier l’accès aux données financières. Vous tomberez sur la page Mise à jour d’un employé. Les deux onglets qui vous intéressent se trouvent dans le haut de cette page ( Menu et Configuration avancée).

Gérer l’accès au module Facturation et comptabilité

Sous l’onglet Menu, vous pourrez gérer les accès par module. C’est le module Facturation et comptabilité qui est en lien avec les données financières. Vous pouvez choisir, à l’aide des cases à cocher, d’enlever complètement l’accès au module ou d’enlever l’accès à certaines parties seulement.

Afficher les montants dans les rapports

Sous l’onglet Configuration avancée, vous trouverez, dans la section du module Feuilles de temps, l’option Afficher les montants dans les rapports. Si la case lui correspondant est décochée, votre employé ne verra plus aucun montant dans les rapports. Cette option est aussi bien pratique lorsque vous voulez montrer un rapport à un client sans lui dévoiler vos finances.

Notez bien : Vos préférences quant à la confidentialité des données devront être modifiées pour chaque employé.

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