Abonnez-vous :
Catégories

Employés

Employés

Le Collabox offre les outils nécessaires pour gérer vos employés.

Les fiches descriptives des employés contiennent toutes les informations nécessaires. Coordonnées, taux horaire, date d’entrée, date d’anniversaire.

Les feuilles de temps sont l’outil essentiel pour préparer les payes des employés.

Nous avons également le système de « banques d’heures » dépendamment des types de projets de vos clients.

Vous pouvez également gérer les vacances et les congés.

Projet: Vacances

By Employés

Vous n’avez pas de projet « Vacances » ? Ne vous inquiétez pas. Suivez ces instructions pour l’ajouter.

1- Cliquez d’abord sur « Organisme » dans la barre de navigation latérale gauche.
2- Ensuite, cliquez sur l’onglet « Projets ».

3- Vous devez ensuite mettre à jour les types de projet en cliquant sur le lien.

Cette page vous affiche tous les types de projet de votre organisme.

Pour un en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un type de projet ».  Donnez le nom « Vacances » au type de projet et n’oubliez pas de sélectionner l’option vacances juste au bas.

Banque d’heures accumulables

By Calendrier, Configuration, Employés, Feuille de temps

Avez-vous du mal à suivre les heures supplémentaires de vos employés ? Collabox peut vous aider avec sa banque d’heures accumulables. Vous n’avez qu’à déterminer l’horaire type de chacun de vos employés et la feuille de temps fait le reste. En effet, lorsque vos employés entrent leur information dans la feuille de temps, Collabox est en mesure de déduire le total effectué et s’il surpasse l’horaire habituel.

Comment configurer l’horaire d’un employé?

Cliquez sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale de gauche.

Choisissez l’employé dont vous souhaitez modifier/consulter l’horaire.

Cliquez sur l’onglet « Horaire ».

Enfin, entrez les journées et les heures travaillées. N’oubliez pas de configurer la banque d’heures. Vous devez entrer la date du début du calcul de la banque d’heures (généralement associé au début de l’embauche de l’employé) ou le nombre d’heures accumulées à la date sélectionnée (si vous ne prenez pas la date d’embauche). Si vous limitez, le nombre d’heures accumulables, indiquez-le à l’endroit spécifié. N’oubliez surtout pas d’enregistrer vos modifications. Vous devez effectuer ces étapes pour chacun de vos employés.

Une fois que vous aurez enregistré les modifications, un rapport détaillé sera généré automatiquement avec les heures travaillées, les surplus, etc.

Rapports sans montants

By Configuration, Employés, Rapports

Vous pouvez permettre à vos employés d’imprimer des rapports, mais sans que les montants équivalant au total d’heures soient affichés dans le rapport (cette option est également pratique pour copier-coller le rapport à un client).

Par défaut, les montants en argent ne s’affichent pas dans les rapports, mais si toutefois vous préférez permettre à un employé de voir les montants travaillés, voici ce qu’il faut faire:

Visitez la section Configuration -> Employés, puis consultez la fiche de l’employé. Ensuite dans l’onglet Configuration avancée, cochez l’option « Afficher les montants dans les rapports », puis sauvegardez.

Page Configurations avancées de [nom de l’employé]

Les employés ont-ils accès aux données financières?

By Configuration, Employés

Vous avez entièrement le contrôle des données financières que peuvent voir vos employés dans Collabox. Il vous revient de gérer les droits d’accès à ces informations à partir de votre compte administrateur. Il existe deux endroits dans la configuration pour modifier vos préférences : l’onglet Menu et l’onglet Configuration avancée.

Pour accéder à ces menus, cliquez sur l’icône Configuration dans le menu horizontal.

Rendez-vous sur le page de configuration Employés.

Cliquez sur le nom de l’employé duquel vous souhaitez modifier l’accès aux données financières. Vous tomberez sur la page Mise à jour d’un employé. Les deux onglets qui vous intéressent se trouvent dans le haut de cette page ( Menu et Configuration avancée).


Gérer l’accès au module Facturation et comptabilité

Sous l’onglet Menu, vous pourrez gérer les accès par module. C’est le module Facturation et comptabilité qui est en lien avec les données financières. Vous pouvez choisir, à l’aide des cases à cocher, d’enlever complètement l’accès au module ou d’enlever l’accès à certaines parties seulement.

Afficher les montants dans les rapports

Sous l’onglet Configuration avancée, vous trouverez, dans la section du module Feuilles de temps, l’option Afficher les montants dans les rapports. Si la case lui correspondant est décochée, votre employé ne verra plus aucun montant dans les rapports. Cette option est aussi bien pratique lorsque vous voulez montrer un rapport à un client sans lui dévoiler vos finances.


Notez bien : Vos préférences quant à la confidentialité des données devront être modifiées pour chaque employé.

Abonnez-vous à notre infolettre: