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Déboursés

Déboursés

Dans le module de comptabilité de Collabox, vous pouvez saisir tous vos déboursés (synonyme de dépenses) de votre entreprise.

Vous pouvez transformer vos rendez-vous en une « entrée » de feuille de temps. Par la suite,  dans cette même entrée, vous pouvez y inscrire vos déboursés directement par exemple: restaurants, stationnement, kilométrage.

Vos déboursés peuvent aussi être liés à vos projets.

Comment faire votre fin d’année dans le Collabox

By Comptabilité, Déboursés, État de compte, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de comptabilité, Vérifications

Collabox vous permet une préparation de fin d’année facile et rapide!

Avec le module complet « Comptabilité », vous avez tout en main pour faire le suivi financier en temps réel des revenus, des dépenses et de l’état des factures et des versements de votre entreprise. Vous pouvez produire des rapports et ainsi garder l’œil sur vos finances en tout temps. Vous gagnez en productivité et accélérez ainsi votre processus de fermeture d’année financière.

Voici comment procéder pour effectuer votre fermeture d’année.

1- Conciliation bancaire

D’abord, effectuez votre conciliation bancaire mensuelle pour chaque compte de banque en passant par l’onglet « Compte transactionnel » à gauche de votre écran.

Puis, sélectionner le compte à concilier. Par exemple, votre compte de bancaire, votre carte de crédit corporative, vos comptes de transactions de paiements si vous en avez et tous autres comptes que vous utilisez pour vos opérations corporatives.

Effectuez la conciliation bancaire tous les mois pour une meilleure gestion de votre tenue de livre.

2- Vérification pour la fin d’année

Effectuez l’opération de vérification pour faire balancer vos factures et vos déboursés.

Dirigez-vous à nouveau dans le menu « Comptabilité », puis sélectionnez l’onglet « Vérification » en bas du menu de gauche.

Sélectionnez le mois ou l’année à vérifier, puis choisissez l’option facture ou déboursé. Vous devez également vérifier les comptes-fournisseurs, ainsi que les salaires.

Lorsque des déboursés ou des factures à vérifier apparaissent, cliquez dessus pour les consulter.

La plupart des vérifications à faire ont trait au poste budgétaire. Attribuez le montant de la facture au bon poste budgétaire pour obtenir un « montant restant » de 0,00$.

2.1. Rapport de dépenses

Finalement, vérifiez les déboursés des employés via le rapport de dépenses.

3- Vérification manuelle de vos compte à recevoir et comptes à payer

Avant de créez les rapports pour la fin d’année, mettez à jour vos comptes clients et fournisseurs (comptes à recevoir et à payer) via le module « Comptabilité ».

4- Vérification de l’état des résultats

Ensuite, consultez l’état des résultats et assurez-vous qu’il ne manque pas de dépenses prévues récurrentes, par exemple les assurances.

5- Fermeture de mois

Finalement, fermez les mois de l’année terminée pour éviter les erreurs de saisies involontaires. Dirigez-vous vers l’onglet « fermeture de mois ».

Puis, sélectionner le ou les mois à fermer. En tout temps, vous pouvez renverser votre choix en désélectionnant puis en cliquant sur « Fermer les mois sélectionnés ».

6- Collabox – Documents de fin d’année pour votre comptable

À partir du Collabox, vous pouvez créer les documents de Grand livre, du bilan, des postes budgétaires et de tous vos comptes transactionnels. Vous avez également accès à l’état des résultats, aux comptes à recevoir et aux comptes à payer. Finalement, l’inventaire de vos produits est disponible, le cas échéant.

Pour créer les documents en format PDF, appuyez simplement sur les touches « Contrôle P » de votre clavier.

7- Autres documents pour le comptable

En plus des documents provenant du Collabox, votre comptable aura besoin de 13 relevés de banque, soient les 12 mois de l’année à fermer et le premier mois de l’année suivante.

Ensuite, au besoin, il vous faudra produire le livre des minutes de compagnie, ainsi que la lettre de la compagnie.

Finalement, selon votre situation, vous pourriez devoir ajouter les documents suivants :

  • Dépenses de bureau à la maison (faire une facture et l’inclure dans les déboursés)
  • Les codes d’accès à Clic Séqur Express
  • Une procuration pour le RQ, l’ARC et la CNESST

Voilà donc les actions à prendre pour effectuer votre fin d’année financière. Bien évidemment, votre conseiller financier ou votre comptable vous guidera si vous avez des questions plus spécialisées.


En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter, nous répondrons avec plaisir.

info@collabox.com ou 418 907-9274

Les comptes de dépenses et de kilométrage

By Comptabilité, Déboursés, Feuille de temps

Le Collabox vous permet de gérer très facilement les comptes de dépenses et de kilométrage de vos employés. Vous pouvez également créer des rapports en lien avec ces dépenses pour une gestion optimale.

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La première étape est de configurer le kilométrage dans la fiche d’employé, sous l’onglet TAUX. Cette étape est nécessaire pour le calcul des frais à rembourser à l’employé.

dépenses reliées au kilométrage

Ensuite, il faut définir vos types de dépenses. Pour se faire, vous cliquez sur l’onglet « Comptabilité » dans le menu principal (haut de la page). Puis, vous sélectionnez – Définir types de dépenses – dans le menu de gauche.

Définir types de dépenses

Le Collabox vous permet ainsi de choisir vos types de dépenses, selon vos préférences. Vous pouvez également modifier et ajouter des champs spécifiques, au besoin.

Lorsque la configuration est terminée, les comptes de dépenses et de kilométrage se remplissent via la feuille de temps de l’employé. C’est à lui de saisir ses dépenses en lien avec le bon projet, client ou encore service.

De plus, vous pouvez ajouter directement au bas de la feuille de temps, via un champ personnalisé, les factures ou tout autre document associés à la dépense saisie. Cela facilite grandement la gestion comptable de votre entreprise.

Pour la gestion efficace des comptes de dépenses, il est possible de créer un rapport complet par employé. Ce rapport permet l’approbation des dépenses par un responsable (chargé de projet, supérieur, etc.) et la transformation de la dépense en déboursé pour l’entreprise. La dépense s’affiche automatiquement dans la liste mensuelle des déboursés.

le rapport de dépenses

Pour transformer la dépense en déboursé, il faut d’abord s’assurer que l’employé est un fournisseur de votre entreprise. La dépense étant toujours associée à un fournisseur, cette étape est cruciale.

Pour se faire, cliquez sur « ajouter un fournisseur » dans le menu configuration.

Puis, remplissez les champs désirés de manière à ce que le nom de votre employé soit le fournisseur.

Transformez maintenant votre déboursé via le rapport de dépense.

En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter et nous répondrons avec plaisir à vos questions.

info@collabox.com (418) 907-9274

Les postes budgétaires dans le Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Déboursés

Les « postes budgétaires » dans le Collabox, désignent les revenus et les dépenses (les produits et les charges).

Afin d’enregistrer correctement ces opérations, il est nécessaire de configurer votre Plan Comptable. Établissez une liste avec le nom et le numéro de tous les comptes des produits (revenus) et des dépenses (charges) que vous avez besoin, selon les activités de votre entreprise. Votre comptable peut vous conseiller à ce sujet.

Les postes budgétaires disposeront donc d’un numéro et d’un nom propre afin d’identifier correctement la nature de l’opération. Ce système de numérotation sert à produire l’état des résultats et vous aidera à retrouver facilement les comptes dans le Collabox.

L’état des résultats est l’état financier qui permet de résumer les produits et charges d’une compagnie sur une période donnée (mensuelle ou annuelle). L’état de résultats contient les deux informations les plus importantes des entreprises leurs profits ou pertes.

Créer la liste des postes budgétaires

  • Cliquer sur l’icone Comptabilité
  • Aller au menu à gauche et cliquer sur postes budgétaires
  • Cliquer sur Ajouter un poste budgétaire
  • Saisir votre nomenclature
  • Enregistrer à chaque nouveau poste budgétaire ajouté
  • Organiser les postes budgétaires par catégories
Le poste budgétaire dans le Collabox

Voici le formulaire pour Ajouter un poste budgétaire dans le Collabox pour la première fois

Créer la liste de postes budgétaires

Comment créer des listes de catégories de postes budgétaires ?

Il existent deux façons d’accéder au lien qui vous mènera à l’espace de configuration des catégories :
a) Depuis un poste budgétaire existant
b) Depuis l’espace de création d’un nouveau poste budgétaire (lien : Ajout d’un poste budgétaire )

Voici la procédure:

Une fois sur le formulaire du poste budgétaire, cherchez la rubrique appelé Catégorie et repérez le lien cliquable :

Mise à jour des catégories de poste (C’est dans cet espace que vous allez pouvoir créer vos listes).

Catégories de postes budgétaires 1
Catégories de postes budgétaires 2

Le lien: Ajouter une catégorie de poste budgétaire vous permettra de saisir le nom et l’ordre pour l’affichage visuelle.

Ajouter une catégorie de poste budgétaire

Créer un déboursé

Chaque « poste budgétaire » nécessite la création d’un « déboursé« . Un déboursé est le mot utilisé dans la terminologie « Collabox » pour les décaissements.

Chaque décaissement (déboursé) doit être associé à un fournisseur. Vous devez donc vous assurer que le fournisseur existe sur votre liste de fournisseurs. Toutefois, si ce fournisseur n’existe pas au moment de l’enregistrement de l’opération, vous aurez la possibilité de le créer en parallèle et rapidement.

L’accès à la liste de déboursés est possible dans le menu gauche, tel qu’il apparait dans la photo ici-bas. Rappelez-vous que vous pouvez vous servir des différents options pour faire une recherche selon les critères que peuvent vous convenir le mieux.

Image: obtenir l'accès aux différents déboursés saisis
Image: obtenir l’accès aux différents déboursés saisis

Vous pouvez aller voir la procédure complète pour la saisi d’un déboursé ici

Saisir un déboursé

By Comptabilité, Déboursés

Nous vous présentons la méthode pour saisir un déboursé dans le module « Comptabilité » du Collabox.

Il existe également d’autres moyens de comptabiliser vos déboursés, notamment dans la feuille de temps ou encore dans la fiche projet.

1- Cliquez sur la fonction -Déboursés– située dans le menu de gauche de votre Collabox.

2-Ensuite, cliquez sur le lien -ajouter une déboursé-.

3- Complétez les 4 champs obligatoires. Ajouter un nouveau fournisseur au besoin. N’oubliez pas de sélectionner le bon mode de paiement, cela évitera des problèmes lors de la conciliation bancaire.

Par la suite, les autres champs qui s’affichent dans cette page peuvent être utilisés selon vos besoins pour saisir un déboursé.

4- Par la suite, il faut compléter ces 3 champs. Puis, cliquez sur le bouton – calculer les taxes. Prenez note que le Collabox calcule les taxes pour vous, mais si vous avez un déboursé sans taxes, il faut décocher la case « taxable » et peser sur le bouton – Calculer total seulement.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Déboursés et feuille de temps

By Déboursés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps

Vos employés voyagent pour rencontrer des clients un peu partout et ramassent des factures de dépenses? Arrêtez de vous casser la tête, Collabox est conçu pour vous faciliter la tâche. En effet, vous pouvez transformer vos dépenses ou votre kilométrage en déboursés via la feuille de temps. C’est super pratique! Pour y arriver, vous devez d’abord configurer le compte de votre employé en suivant les instructions dans l’onglet ci-bas.

Configurations préalables

1. Création d’un nouveau fournisseur

Créez un fournisseur au nom de l’employé qui générera des dépenses et des kilométrages. D’abord, cliquez sur l’icône « Comptabilité » dans le haut du menu de navigation.


Ensuite, sélectionnez « Fournisseurs » dans la barre latérale de gauche.


Enfin, cliquez sur « Ajouter un fournisseur ». Remplissez les informations demandées et enregistrez la fiche.


2. Réglages comptables

Il faut maintenant configurer les dépenses diverses qui peuvent s’ajouter au kilométrage, par exemple la nourriture et le stationnement. Pour ce faire, restez dans le module de « Comptabilité » et cliquez sur « Définir types de dépenses ».



Nommez quelques types de dépenses, nous vous en suggérons trois communes. Ne vous gênez pas de les emprunter.

Ensuite, associez ces types de dépenses à des postes budgétaires. Cliquez sur « Dépenses et postes budgétaires » pour y arriver.


Utilisez les menus déroulants pour effectuer l’association. Cet exemple est à titre indicatif seulement. Personnalisez votre menu!

Si vous n’avez pas de poste budgétaire qui correspond bien à votre type de dépense, vous n’avez qu’à l’ajouter. Pour y arriver, cliquez « Postes budgétaires ».


Puis, cliquez sur « Ajouter un poste budgétaire » et remplissez les informations à l’écran.

3. Réglages de l’employé

Allez dans « Configuration ».

Cliquez sur « Employés ».

Sélectionnez l’employé qui effectuera des déplacements.

Modifiez les options de ces quatre onglets pour vos besoins. 

Onglet « Menus »

Assurez-vous de bien cocher la case « Saisie des dépenses ». Une fois fait, passez aux « Préférences ».

Onglet « Préférences »

Cochez d’abord « Afficher le compteur des déplacements sur la feuille de temps ». Puis, continuez vers la « Configuration avancée ».

Ensuite, associez votre employé à son compte de fournisseur nouvellement créé. 

Onglet « Taux »

Dans le troisième onglet, configurez le taux de déplacement de votre employé, c’est-à-dire le montant que vous remboursez à votre employé pour son déplacement et combien vous le vendez aux clients. Cliquez sur « Modifier » pour changer ces valeurs. 

Inscrivez les valeurs que vous souhaitez. Il est important d’utiliser le « . » (point) et non la « , » (virgule) pour entrer les montants.

Gérer les déboursés par la feuille de temps

Maintenant que les configurations sont faites, gérez vos déplacements et générez des déboursés par la feuille de temps! Si vous êtes du genre à saisir tous vos rendez-vous dans Collabox, vous allez être choyés puisque ces derniers peuvent être transformés en entrée de feuille de temps. 

Transformer un rendez-vous en feuille de temps

Cliquez sur votre rendez-vous dans l’agenda, puis dirigez-vous vers le bas de la page.

Choisissez l’option « Créer une feuille de temps » parmi la série de boutons et d’options disponibles. 

Indiquez ensuite le service auquel vous souhaitez attacher cette entrée. Puis, entrez votre kilométrage et vos dépenses encourues lors de ce déplacement. Finalement, cliquez sur « Enregistrer ». Les données sont sauvegardées et apparaissent maintenant dans votre feuille de temps.

Par exemple, en rouge vous avez la place prise par le rendez-vous et en gris l’entrée de la feuille de temps que vous venez de créer. 

Transformer une dépense en déboursé

Maintenant que vous avez plein de dépenses d’ajoutées dans vos feuilles de temps, vous êtes rendu au moment de les changer en déboursé. Pour les repérer facilement, nous avons créé un rapport complet. Pour ce faire, cliquez d’abord sur l’icône « Rapports » au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Rapport de dépenses » dans le menu latéral gauche.

Sélectionnez la période d’affichage souhaitée pour le rapport. Ce dernier comptabilisera et vous affichera toutes les dépenses supplémentaires, ainsi que le kilométrage effectué par vos employés. Vous pouvez aussi sélectionner un employé en particulier, comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Ensuite, cliquez sur « Afficher le rapport ».

Le rapport vous présente alors toutes les entrées de kilométrage et les dépenses saisies dans la feuille de temps. Sélectionnez celles que vous souhaitez mettre dans le déboursé.

ATTENTION! Soyez certain de votre sélection parce qu’il n’est pas possible de renverser la transformation en déboursé.

Une fois la sélection complétée, cliquez sur « Créer des déboursés ». 

Vous serez automatiquement redirigé dans votre liste de déboursés et verrez vos nouveaux déboursés au nom de vos employés. Si vous avez sélectionné des entrées provenant de plusieurs employés, Collabox séparera les dépenses automatiquement pour chaque employé. Vous aurez alors autant de déboursés créés que d’employés ayant rempli des dépenses.
Si vous cliquez sur le déboursé, vous pourrez voir quelles dépenses vous aviez sélectionnées avec leurs montants. Cependant, si vous avez ajouté des dépenses et du kilométrage, vous ne pouvez pas les discerner une fois transformé en déboursé.