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Votre CRM

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Un outil pour la gestion de la relation client (en anglais Customer Relationship Management – CRM). Il a pour objectif de fidéliser les clients, en leur offrant le meilleur service. Voici à quoi ressemble cette fonction dans Collabox.

Une base de données dynamique:

Travailler avec un outil qui vous aide d’une manière aisée et rapide pour référencer l’information sur vos clients au sein de l’entreprise, le CRM est le meilleur.

La collaboration est maintenant un incontournable dans la vie d’une entreprise. Toute l’information concernant les clients doit être partagée au sein d’une équipe.

Si la référence sur les informations de vos clients est sur votre logiciel comptable (c’était le cas de beaucoup de nos clients), il est grand temps d’utiliser un CRM.

Un système de rappel

Un CRM, permet de se souvenir des choses et des tâches à notre place. Il peut vous signifier de faire ou reporter un suivi auprès d’un client et de garder en mémoire que vous avez déjà été en contact avec quelqu’un même si sur le moment, vous ne vous en souvenez pas.

Vous ne devriez pas avoir du “retard” dans le suivi que vous devez faire auprès de vos contacts. Si vous êtes en retard, il faut s’en occuper, ou repousser dans le temps. Cela ne devrait pas être négociable, et un CRM est un bon moyen pour gérer ces dates de relance.

Un outil pour mesurer notre travail de sollicitation

Les anglophones parlent du “sales funnel”. C’est l’entonnoir de vente. À partir d’un large bassin de clients, quel est le chiffre d’affaires que vous pouvez espérer en tirer. Dans Collabox, vous pouvez préciser pour chaque soumission, le pourcentage de chance de conclure que vous évaluez avoir pour chaque contrat.

Exportations vers Sage 50

By Comptabilité, Facturation, Import et export des données, Non classifié(e), Votre CRM

Collabox permet des exportations vers Sage 50 pour faciliter votre comptabilité avec un logiciel externe. Communiquez avec nous pour bénéficier de cette option.

Exporter les factures

Pour accéder à la page d’Exportation vers Sage 50, allez d’abord dans le menu principal de « Comptabilité ».

Puis, dirigez-vous vers le menu de gauche dans la section « Exportation » et sélectionnez la fonctionnalité « Exporter vers Sage 50 ».

Ensuite, cochez toutes les factures à exporter.

Lorsque l’on appuie sur « Exporter les factures », cela crée un fichier .IMP.

Enregistrez le fichier à un endroit facile à retenir.

Importation dans Sage 50

D’abord, ouvrez l’onglet « Fichier » et descendez jusqu’à l’option « Importer/exporter ». Puis, sélectionnez « Importer des transactions… ».

Choisissez la seconde option présentée puisque vous souhaitez importer des factures de ventes.

Le logiciel recommande de faire une sauvegarde des données avant d’importer, libre à vous.

Parcourez ensuite votre ordinateur pour trouver le fichier .IMP que vous avez enregistré plus tôt.

Par la suite les questions suivantes vous seront posées pour chaque facture à importer.

Si le client n’existe pas dans Sage 50, on vous demande de le créer ou de l’associer à un client existant. Si un client du même nom existe, vous ne verrez pas cette étape, car le client sera assigné à celui du même nom automatiquement.

Ensuite, vous devrez associer chaque élément de facture aux articles/comptes correspondants dans Sage 50.

Si vous utiliser les mêmes numéros de produits dans Collabox que vos articles dans Sage 50, vous pouvez cocher la case suivante dans vos clients Sage 50 pour passer cette étape:

Modificer un client:

Vos éléments de factures seront associées automatiquement, tant qu’ils existent dans Sage 50.

Voilà, la facture est importée!

Visionnez plusieurs tutoriels et vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

État des résultats par département

By Comptabilité, Configurer son Collabox, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Votre CRM

Collabox permet de configurer un budget et un état des résultats par département dans son Module Comptabilité. Si votre organisation fonctionne avec des budgets indépendants par département, cette option est pour vous!

Configurer un département

Débutez par configurer vos départements. Rendez-vous dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu de gauche, sélectionnez « Départements ».

Puis, ajoutez un nouveau département.

Remplissez les champs requis et recommencez les deux dernières étapes jusqu’à ce que tous vos départements soient créés.

Créer les postes budgétaires

Créez ensuite vos postes budgétaires. Le budget et l’état des résultats fonctionnent étroitement avec les postes budgétaires. Il est donc important de bien les configurer et de les liés aux bons comptes transactionnels de votre entreprise. La vidéo suivante explique comment bien créer vos postes budgétaires.

Pour visionner la vidéo, cliquez ici.

Ajouter un budget

Maintenant, dirigez-vous vers le menu « Comptabilité ».

Dans le menu de gauche, sélectionnez « État des résultats ».

Ajoutez un budget ou sélectionnez-en un dans votre liste.

Choisissez l’onglet « Revenus » puis sélectionnez le département dont vous désirez créer ou modifier un budget.

Ajoutez vos prévisions par poste budgétaire pour l’année. Débutez par les revenus, puis dirigez-vous vers l’onglet « Dépenses ». Il s’agit de votre budget prévisionnel.

Consulter l’état des résultats par département

En tout temps pendant l’année, consultez votre état des résultats par département. Retournez au menu principal « État des résultats » et cliquez sur le lien du même nom plutôt que sur le budget.

Cochez la case du département à visualiser et le tour est joué!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Configurer son Collabox : le tableau des opportunités

By Configurer son Collabox, Contacts, Suivis, Votre CRM

L’une des fonctionnalités proposées par le CRM de Collabox pour gérer vos ventes en temps réel est le tableau des opportunités.

Les efforts pour acquérir de nouveaux clients font partie des activités qui doivent être constamment revues et mises à jour. Les outils de gestion tels que le CRM (Customer Relationship Management) deviennent donc essentiels dans la recherche de la pérennité et de la croissance des entreprises.

Efficace et personnalisable, le tableau des opportunités du Collabox permet de «cliquer-glisser» et traiter dynamiquement vos opportunités de vente. En un coup d’œil, visualisez un « entonnoir de vente » par client, par produit, par montant ou par service vendu.

Les étapes de base pour la configuration sont les suivantes.

Étape 1

Types d’intervention contact

Transformez votre CRM Collabox en aide-mémoire.

Créez d’abord vos propres types d’intervention afin de conserver vos notes sur les produits/services qui ont été présentés aux prospects. Tout cela dans le but d’obtenir des rapports très détaillés des activités de vos vendeurs, entre autres par le Rapport de sollicitation.

Voici des exemples de types d’intervention:

  • Prospection par téléphone
  • Visioconférence
  • Prospection par courriel
Types d’intervention

Qualifications contact

Ensuite, qualifiez les contacts, par exemple « A » ou « Platine ». Collabox vous donne la possibilité de personnaliser votre système de suivi. En catégorisant vos contacts, vous pourrez les trier selon leur ordre d’importance.

Exemples de Qualifications contact :

  • OR
  • ARGENT
  • BRONZE
Types de qualifications contact

Produits d’opportunité

Puis, établissez un répertoire de tous vos produits ou services pour faire vos suivis et connaître les revenus potentiels par opportunité.

Rendez-vous premièrement dans l’onglet « Produit d’opportunité » du menu de gauche. Ajoutez ensuite un produit.

Types de produits d’opportunité

Statuts d’opportunité

Dans les méthodologies liées à l’utilisation d’un CRM, il est recommandé d’utiliser un système de nomenclature pour aider à suivre l’évolution des opportunités de vente.

Le « statut d’opportunité » est un terme utilisé pour désigner une situation factuelle concernant une vente potentielle. De cette façon, il est plus facile de déterminer en un coup d’œil les différents statuts de l’opportunité de vente selon l’étape du processus commercial dans laquelle elle se situe.<

Créez votre propre nomenclature ou utilisez celle proposée par le Collabox.

Voici un exemple de nomenclature: 

Types de statut d’opportunité

Personnalisation

Finalement, la marche à suivre pour la personnalisation de la nomenclature des statuts d’opportunité est disponible ici.

Étape 2

Lorsque votre configuration initiale est terminée, réalisez l’étape 2 à partir de la fiche contact. Chaque onglet vous donnera la possibilité de personnaliser l’expérience de gestion des contacts.

Affectation des « vendeurs » au contact

Dirigez-vous d’abord vers une fiche contact et sélectionnez l’onglet « Affectations ». Cochez ensuite les employés qui pourront gérer le contact choisi.

Qualification du contact

Par la suite, sélectionnez l’onglet « Infos » du contact. Puis, choisissez le type de qualification approprié pour ce contact.

Date de suivi

Tout en restant dans l’onglet « Infos », ajoutez ensuite une date de suivi pour le contact dans l’encadré « Vendeur ».

Vous êtes maintenant prêt à utiliser la fonction CRM du Collabox!

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec nous, il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Système d’envois massifs – SMS corporatif

By Contacts, Nouveautés, Votre CRM

*Fonction améliorée*

Collabox offre la possibilité d’obtenir un système d’envoi de SMS corporatif pour vos clients, contacts ou employés. Les avantages sont nombreux et augmentent l’efficacité de la communication avec vos clients et vos employés.

Collabox a amélioré la fonctionnalité du SMS corporatif. Ainsi, le destinataire peut choisir de recevoir les alertes directement sur son compte personnel sans avoir à vérifier le compte corporatif en question.

Communication Client

Donnez le numéro corporatif à vos clients et vos contacts pour une communication plus efficace. Ils pourront vous joindre rapidement et vous pourrez également les informer sur l’avancement de leur projet, leur envoyer des rappels de commande ou encore leur annoncer une nouveauté.

Utilisation interne du SMS corporatif

Utilisez le numéro SMS corporatif pour gérer la communication interne de votre entreprise. Affectez l’ensemble de vos employés à un rendez-vous ou encore attribuez-leur des tâches communes. De plus, avertissez votre équipe d’un nouveau projet ou de toute autre information pertinente concernant, par exemple, une urgence, un changement de priorité ou une modification d’échéancier. Encore plus rapide que le courriel!

Comment rédiger un SMS

Deux options s’offrent à vous pour la rédaction d’un message texte via le Collabox. Il est possible de rédiger d’avance des messages et de les garder en mémoire ou encore d’écrire un message plus personnalisé en direct. Attention, le message a une capacité maximale de 160 caractères.

Le pré-enregistrement des messages s’effectue à partir de l’onglet « Messages SMS ».

Donnez un titre et écrivez un message qui sera gardé en mémoire dans Collabox.

Par la suite, rendez-vous dans l’onglet « Envoi de SMS » dans le menu de gauche.

Sélectionnez un message pré-enregistré ou alors optez pour la rédaction en direct.

Remplissez ensuite les informations pertinentes à l’envoi. Vous pouvez ajouter des listes de distribution, par exemple un groupe de clients, une route de livraison, une équipe de travail ou encore une liste de prospection.

Il est aussi possible de faire des envois SMS massifs à des routes de livraisons. Par exemple pour avertir les clients qu’il y aura une livraison à leur commerce ou pour des messages marketing.

Les routes de livraisons sont montées à partir de votre liste de contacts (CRM).

Dans la « Fiche Contact », il faut cocher la case SMS pour accéder à cette liste.

Gestion des SMS corporatif

Collabox enregistre tous les SMS corporatifs reçus et envoyés.

Pour y accéder, dirigez-vous d’abord dans le menu Outils et sélectionnez envoi de SMS.

Puis, plusieurs options de filtre s’offrent à vous. Recherchez un message rapidement selon le client, le contact ou l’employé. Vous pouvez également filtrer les résultats par date.

Modalités

Pour avoir accès au SMS corporatif, vous devez nous contactez par courriel à info@collabox.com ou encore par téléphone (418) 907-9274. Collabox vous attribuera un numéro de messagerie spécifique. Un frais d’abonnement mensuel fixe et un coût d’utilisation par SMS s’appliquent.

Courriels – Fiche contact du module CRM

By Contacts, Historique des courriels, Votre CRM

La fiche contact du module CRM possède à la fois l’adresse de messagerie du contact, mais également l’ensemble des courriels échangés avec lui, autant ceux reçus qu’envoyés.

Comment accéder aux courriels échangés

Pour accéder aux messages échangés avec un contact, dirigez-vous d’abord vers sa fiche personnelle via le module « Contacts ».

Localisation du module "Contacts"

Ouvrez maintenant l’onglet « Envois » pour trouver l’ensemble de vos échanges.

Localisation de l'onglet "Envois" pour trouver les messages reçus et envoyés.

Vous aurez ainsi l’ensemble des messages reçus et envoyés, séparés en deux blocs pour mieux vous y retrouver!

De plus, tous les hyperliens des messages, comme les sites internet ou les adresses courriels, sont cliquable directement.

Exemple d'un hyperlien cliquable à la fin d'un courriel.

Outil de recherche

Vous avez un outil de recherche qui permet de :

  • Filtrer des courriels pour une période donnée
  • Afficher seulement les courriels reçus ou ceux envoyés
  • Faire une recherche par sujet
Options disponibles pour filtrer les courriels

Envoyer un courriel à partir d’un message déjà reçu ou envoyé

À tout moment, vous pouvez ouvrir un courriel reçu ou envoyé et l’envoyer de nouveau facilement en cliquant directement sur le lien de la messagerie. C’est très rapide, mais pour se faire il vous faut avoir configurer votre SMTP dans le Collabox.

Avec le module Contacts du Collabox, la gestion par courriels de vos clients, vos partenaires, vos fournisseurs, vos collègues et vos prospects est rapide et efficace!

Si vous désirez vous abonner à cette nouvelle fonction, contactez-nous.

Les suivis d’opération

By Contacts, Suivis, Votre CRM

Le Collabox au service de l’efficacité du travail d’équipe!

Les suivis d’opération permettent d’attribuer une tâche en lien avec une intervention dans la « Fiche Contact ». Cette fonction permet d’optimiser la collaboration entre collègues de travail en plus d’éviter de nombreux échanges par courriel pour déléguer une tâche ou un suivi à faire auprès d’un client.


Dans la Fiche Contact, vous trouverez au bas à droite, le bloc qui permet de créer vos suivis d’opération.

1- Choisir l’utilisateur à qui est destiné le suivi

2- Indiquer une date d’échéance et/ou une priorité de suivi, selon vos méthodes de travail

3- Écrivez votre commentaire en lien avec l’intervention, celui-ci décrira ce que vous demander comme suivi d’opération

Lorsqu’un nouveau suivi est attribué, un point d’exclamation apparaitra à côté de ce dernier tant qu’il n’aura pas été consulté par la personne désignée :

Nous avons également ajouté la possibilité de modifier la date d’échéance du suivi.

Les suivis d’opération se retrouvent dans le calendrier, que ce soit à la journée, à la semaine ou au mois.

Il suffit d’avoir de cocher cette case exclusive au Module CRM :

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Offre de service – Opportunité de vente

By Offres de services, Votre CRM

Créez vos offres de services dans Collabox et attribuez-leurs une « probabilité de clore » ou une « opportunité de vente« . Dépendant de vos besoins, vous aurez accès à l’une ou l’autre de ces options.

Probabilité de clore

Lorsque vous remplissez votre offre de service, la case obligatoire « probabilité de clore » dans l’onglet « Infos » s’affiche. Il s’agit ici, à titre informatif, d’inscrire un pourcentage en fonction de la chance de clore ou non le contrat ou la vente. Ainsi, vous avez un contrôle sur les offres de services prioritaires.

Opportunité de vente

Utilisez le module CRM du Collabox pour modifier l’affichage de « probabilité de clore » en « opportunité de vente ». Ce dernier consiste en un menu déroulant lié aux opportunités personnalisables de votre module CRM.

Sélectionnez d’abord le statut d’opportunité désiré en fonction des paramètres déjà établis par votre organisme.

Puis, le cas échéant, sélectionnez un produit associé.

Finalement, cochez, ou non, la petite case sous le pourcentage de probabilité pour créer un suivi client dans votre CRM.

Assurez-vous d’avoir un nom de contact pour que l’opportunité lui soit attribuée.

À la suite de l’enregistrement, un lien menant à l’opportunité remplacera la case à cocher. Cliquez dessus afin d’aller consulter la fiche contact.

Fiche Contact

Trouvez l’opportunité dans la fiche contact. La date de suivi est la date de livraison de l’offre de service (ODS). On peut y voir le pourcentage de clore et le nom de l’ODS. À droite, le montant vendu correspond au montant de l’offre de service.

Tableau des opportunités

By Votre CRM

Module CRM

Le module CRM de Collabox donne accès à de nombreuses fonctions pour gérer vos ventes et vos clients. Le tableau des opportunités est la vedette du CRM et permet de suivre vos activités de vente en temps réel. C’est votre « tunnel de vente » qui vous donne d’un simple coup d’œil toutes vos opportunités d’affaires.

Tableau des opportunités

Utilisez ce tableau performant et personnalisable dans lequel vous pourrez «cliquer-glisser» et faire vivre vos opportunités d’affaires liées à des montants en temps réel, par clients, par produits ou par service vendus.
Voici un exemple fictif d’un tableau des opportunités :

Entonnoir de ventes

Sur la page principale de votre tableau des opportunités visualisez directement votre entonnoir de vente. Cliquez d’abord sur le montant de ventes pour le déplier. Obtenez en un coup d’œil les montants reliés aux différentes phases reliées à vos statuts d’opportunités.

Personnalisation de votre tableau des opportunités

Personnalisez l’ensemble des variables de votre tableau des opportunités dans votre Collabox : les couleurs, les expressions, les types de produits et services vendus. Un outil complet, dynamique et motivant pour tous!

Structurer votre tableau

Cliquez dans votre module « Contacts » dans le menu principal.

Accédez ensuite aux principales fonctions du module « Contacts » de votre Collabox dans le menu de gauche. Elles vous permettent de personnaliser vous-même votre tableau afin qu’il devienne un outil performant.

1- Le contact et ses dates de suivis 

Accédez à la fiche contact directement par le lien cliquable dans la pastille. Modifiez la date de suivi de votre contact en cliquant sur le lien du nom de votre contact. Il vous amènera à votre fiche contact dans laquelle vous pourrez modifier les informations nécessaires à votre suivi.

2- La qualification de votre contact

Vous pouvez « qualifier » votre contact comme vous le désirez selon les pratiques de votre entreprise.
Par exemple: Or, Argent, Bronze

3- Les statuts d’opportunités

Vous pouvez inscrire les différents statuts d’opportunités selon votre processus de vente.
Vous indiquez l’appellation, la couleur, le pourcentage de possibilité de clore le mandat selon vos goûts, en plus vous pouvez le faire vous-même .

4- Les liens avec vos offres de services

Vous pouvez consulter l’offre de service (en pdf) qui est reliée à l’opportunité directement dans le tableau des opportunités.

5- Les produits ou services de votre organisation

Le tableau des opportunités vous permet de consulter votre « tunnel de vente » par produits ou services ou pour l’ensemble.
Dans cet exemple, l’entreprise Nova a 3 produits: Boîtes livraison, consultation professionnelle, rapports d’observations.
Si vous voulez voir toutes les opportunités regroupées en un seul tableau = Cocher =  Combiner les produits en un seul tableau et voilà!

Que vous soyez en consultation professionnelle, dans le secteur de la construction, manufacturier et autres, vous pouvez établir le répertoire de tous vos produits ou services et même, si nécessaire, éclater les spécificités de ceux-ci. Du plus simple au plus détaillé selon vos besoins.
Par exemple, les catégories, le fournisseur de ce produit ou service, le prix coûtant et vendant, le poids,etc.
Pour ce faire vous devez les saisir dans la liste de vos produits ou services.

Vous avez d’autres questions ? Vous voulez vous abonner au CRM de Collabox ?
C’est facile: louise.lahaie@collabox.com ou 418 907-9274, poste 120
Bonnes découvertes et surtout bonnes ventes !

Rapport de projections des ventes

By Efficacité, Rapports, Votre CRM

Le rapport de projections des ventes est disponible dans le module CRM du Collabox. Il s’agit d’un outil de base du CRM essentiel à la gestion de votre compagnie, tout comme les suivis des clients et la gestion des rendez-vous.


Le Collabox permet d’obtenir ces informations grâce à plusieurs types de rapports selon les critères choisis.
Lorsque vous utilisez le module CRM, vous pouvez générer des rapports de projections des ventes. Obtenez une vue d’ensemble par des graphiques sur les taux de fermeture, en nombre de propositions, en argent en plus d’obtenir des statistiques par type de client. Ces données précieuses optimiseront vos actions de vente. En plus, la liste des proposition permet de contrôler et valider ces résultats.


 Dans votre menu du haut, sélectionner l’icône Rapports

Pour obtenir des données pertinentes, il faut créer vos offres de service dans le Collabox (module comptabilité) et gérer vos opportunités par les fonctions du module CRM.

Dans votre menu latéral de gauche, cliquer sur Projections de vente

Menu Collabox

Ensuite vous pourrez choisir les éléments que vous voulez afficher dans votre rapport.

Une période donnée, par vendeur ou tous les vendeurs, par clients ou tous les clients et par produit, si vous utiliser la notion de produits dans votre Collabox.

Sélection des éléments du rapport de projections

Vous obtenez le rapport qui présente différentes données.

1- le taux de succès général

2- la répartition des montants vendus et en attente

3- les ventes auprès des clients existants ou des nouveaux clients

Rapport de projections des ventes

Détails des données qui crée le rapport de projections des ventes

Détails des données des ventes

La gestion des ventes

By Votre CRM

Gérer efficacement vos relations clients et vos ventes

Nos outils CRM pour la gestion des ventes. La sollicitation par courriel et nos tableaux des objectifs de vente vous permettent d’obtenir rapidement des informations pour gérer vos activités et vos suivis clients.
Voici un aperçu de tout ce que vous pouvez faire.

1. Les dates de suivis

Ne manquez pas les occasions de communiquer au bon moment avec tous vos prospects afin de faire vos suivis pour la gestion des ventes. Facile, convivial, accessible en tout temps.

2. L’historique de sollicitation

Consultez toute l’historique de vos actions de sollicitation, client par client. Votre mémoire vous remerciera !

3. Le tableau des projections

Ayez une vue d’ensemble par des graphiques sur les taux de fermeture, en nombre de propositions, en argent en plus d’obtenir des statistiques par type de client. Ces données précieuses optimiseront vos actions de ventes. En plus, la liste des proposition permet de contrôler et valider ces résultats.

4. Le tableau des opportunités

Utilisez un tableau dans lequel vous pourrez « cliquer-glisser » et faire vivre vos opportunités d’affaires liées à des montants en temps réel. Dynamique et motivant !

5. Le rapport de sollicitation

Suivez les actions de vos vendeurs hebdomadairement, par type d’activité ou par prospect. Un outil qui permet de supporter votre équipe et de bien diriger les efforts.

6. Les tableaux de bord par produit, par clients

Obtenez des tableaux de suivi des résultats par produit ou par client. Avoir toute l’information en main permet de prendre les bonnes décisions.

Bonus alertes et notifications: un système qui veille sur vous

Le Collabox offre une série d’alertes et d’avertissements pour vous avertir qu’une tâche est terminée, qu’un rendez-vous est prévu, qu’un suivi doit s’effectuer. 

Soyez en contrôle de vos affaires ! Contactez-nous pour vous abonner dès maintenant.

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