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Contacts

Les Contacts du Collabox – Notre CRM

Le CRM du Collabox est l’outil qu’il vous faut pour gérer vos ventes, votre service à la clientèle et même vos activités de recouvrement.

Les contacts représentent toutes les personnes liées de près ou de loin à votre organisme. Ce ne sont pas obligatoirement des clients. Il s’agit de :

  • Prospects
  • Clients
  • Employés de vos clients
  • Vos employés
  • Fournisseurs

Vous y trouverez un tableau des opportunités reliés aux objectifs de vente et un entonnoir de ventes (sales funnel). Il comprend aussi le Followmail pour les envois massifs par courriel et pour vos infolettres.

Déc 19
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Mettre une liste de prospection à jour

By Contacts, Suivis

Vous pouvez facilement mettre une liste de prospection à jour. Créez d’abord vos listes de prospection que vous pourrez réutiliser année après année.

Créer une liste

Pour créer une liste de prospection, allez sur l’onglet « Contacts », sélectionnez « Listes de prospection », puis cliquez sur « Ajouter une liste de prospection ».

Page Listes de prospection

Nommez la liste, puis cliquez sur « Sauvegarder ». Pour ajouter des contacts, cliquez sur « Ajouter des contacts ». Vous pouvez choisir d’ajouter un contact :

Page Ajout d’un contact

… ou d’importer un contact :

Importation d’un contact

Pour procéder plus rapidement, utilisez l’outil « Recherche de contacts » pour rechercher des clients en fonction de la ville ou du code postal saisi :

Page Recherche de contacts

Sélectionnez les clients que vous souhaitez ajouter à une liste déjà existante ou à une nouvelle liste.

Page Liste des contacts

Puis avec le menu déroulant « Pour la sélection… », descendez jusqu’à la section « Prospection » et choisissez l’option désirée.

Menu déroulant
Page Liste des contacts

Voilà, votre liste est complète!

Mettre une liste de prospection à jour

Réorganisez votre liste ou mettez-la à jour facilement. Vous n’avez qu’à cliquer-glisser (« drag and drop »), sur ordinateur comme sur appareils mobiles les différents prospects. 

Cliquer-glisser sur appareil mobile

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Nov 02
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Followmail

By Configurer son Collabox, Contacts, Followmail, Trucs et astuces, Votre CRM

Le Followmail est l’outil pour créer et envoyer vos messages, infolettres, promotions, publicités à partir du Collabox!

Vous avez une belle liste de contacts que vous souhaitez rejoindre avec une infolettre? N’allez pas plus loin parce que Collabox est votre outil le plus pratique avec le Followmail! Il comprend en effet un éditeur de courriel, mais aussi un assistant de liste de distribution qui va chercher vos contacts directement dans la base de données. Il offre aussi un gestionnaire d’envois pour planifier vos campagnes.

Fini les multiples listes et logiciels, Collabox est tout-en-un!

Comment fonctionne le Followmail

Pour accéder à la fonction Followmail, vous devez d’abord cliquer sur « Contacts » dans le menu de navigation au haut de la page. 

Ensuite, créez une liste de distribution. Cette liste comprendra tous les récipiendaires de votre message. Ces derniers doivent absolument faire partie de vos contacts Collabox.

Liste de distribution

Pour créer une nouvelle liste de distribution, cliquez d’abord sur « Liste de distribution » dans le menu latéral de gauche.

Ensuite, sélectionnezr « Ajouter une liste de distribution ».

Trouvez un nom pour votre liste et ensuite cliquez sur l’onglet « Ajouter des contacts ».

Puis, Vous verrez alors une liste de tous les contacts qui vous sont associés. Sélectionnez ceux que vous souhaitez ajouter à la liste de distribution. Cliquez sur « sauvegarder ».

Le message

Une fois la liste de distribution créée, il faut préparer le contenu de votre communication. Pour ce faire, cliquez sur « Messages » dans la barre latérale de gauche.

Ici, vous retrouverez tous les messages que vous avez rédigés. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un message ».

C’est ici qu’on laisse l’imagination s’emporter. Followmail comprend un éditeur de message gratuit. Une fois le message composé, n’oubliez pas d’enregistrer. *Par expérience, nous vous suggérons d’écrire vos messages dans un éditeur de texte comme Word. Vous n’aurez qu’à copier-coller votre message et ajuster la mise en page. Dites-vous que c’est moins long procéder de cette manière que de tout recommencer*.

Envoi du message

Maintenant que votre message et votre liste de distribution sont faits, on peut maintenant planifier l’envoi. Pour y arriver, cliquez sur « Envois » dans la barre latérale de gauche. Vous serez automatiquement redirigé vers la page comprenant tous les envois que vous avez effectués. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un envoi ». 

Trouvez un titre à votre envoi, choisissez la date d’envoi ainsi que le message à envoyer. Enfin, sélectionnez dans la liste du bas, le nom de la liste de distribution que vous souhaitez. Enfin, cliquez sur « Sauvegarder ».

Une fois que le message sera envoyé, dans la colonne de droite vous verrez la mention « Envoyé » comme statut. 

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Sep 28
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Module Contacts en version mobile

By Contacts, Personnes contact

Le module « Contacts » est maintenant disponible en version mobile chez Collabox! Nous avons ainsi repensé complètement l’affichage mobile pour vous offrir quelque chose de simple et de compact. La nouvelle interface vous permet donc de faire une recherche rapide parmi tous vos contacts, mais aussi vos employés et fournisseurs.

Visuel de la version mobile du menu de recherche du module contacts

Profitez de la mobilité de Collabox pour accéder à vos données en déplacement dès maintenant!

Module Contacts sur votre mobile

La première étape consiste à vous connecter à Collabox à partir de votre mobile. Ensuite, vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône du module « Contacts » située au haut de la page dans la barre de menu.

Menu général du Collabox avec l'onglet du module Contacts

Vous êtes maintenant dans la nouvelle interface CRM pour le module contacts. La méthode la plus simple pour faire une recherche est d’utiliser la recherche rapide. Pour ce faire, vous n’avez qu’à inscrire dans la barre de recherche l’information désirée. Il est aussi possible d’utiliser les champs « Prénom », « Nom » ou « Client » pour effectuer votre recherche si vous souhaitez limiter votre recherche à ce champ.

Champs possibles à remplir pour la recherche d'un contact.

Rechercher un contact par nom seulement

Après avoir lancé la recherche, vous verrez tous les résultats de votre recherche. Cliquez sur le contact que vous souhaitez voir pour avoir plus d’informations.

Résultat de la recherche dans le module Contacts mobile.


En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter et il nous répondrons à vos questions avec plaisir. info@collabox.com (418) 907-9274

Avr 21
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Tour d’horizon – Module Contacts

By Contacts, Personnes contact, Votre CRM

Quand on possède une tonne de contacts, un outil de gestion, c’est précieux. On l’a compris et c’est pourquoi notre module de gestion de contacts est génial! Il vous permet de conserver au même endroit toutes les données importantes de vos clients, mais aussi il permet de conserver un œil sur les appels de suivi à effectuer. Vous êtes à la bonne place pour découvrir votre prochain meilleur ami/assistant ;).

Avant tout, il faut accéder au CRM de Collabox en cliquant sur le module « Contacts » dans la barre située au haut de la page. Vous verrez alors la liste de tous vos clients. Dans notre exemple, nous en avons uniquement un. On va régler la situation en ajoutant de nouveaux.

Créer un contact

Pour créer un nouveau contact, vous devez cliquer sur « Ajouter un contact ». Cette section vous permet de rassembler toutes les informations concernant votre contact, dont ses coordonnées. Il suffit de remplir les champs à l’écran et de cliquer sur « enregistrer » dans le bas de la page pour sauvegarder la fiche.
Screen Shot 2016-04-29 at 15.09.18

Cette page comprend plusieurs sections très utiles. La première, située dans le coin supérieur gauche, permet d’inscrire des commentaires.

Section commentaires

Bien pratique quand vous avez plusieurs vendeurs en interaction avec un même contact! La section commentaires vous permet d’inscrire des notes à la fiche. Vous pouvez aussi indiquer de quelle façon vous avez contacté la personne.Screen Shot 2016-04-29 at 15.09.38 En cliquant sur « Afficher les commentaires », vous pourrez voir tous les commentaires, peu importe qui l’a écrit. Ainsi, toute l’information est transmise entre les personnes concernées.Screen Shot 2016-04-29 at 15.13.52

Une autre section bien pratique est la fonction de suivi. Cette dernière vous permet de sélectionner des dates importantes à vous rappeler, pour effectuer un suivi avec le contact.

Créer un suivi


Pour créer une date de suivi, on doit d’abord inscrire un intitulé pour le suivi. Ensuite, on choisit la date appropriée pour le rappel. Le tour est joué! Screen Shot 2016-03-09 at 16.38.46Une fois que vous aurez ajouté des dates de suivi, elles apparaîtront au haut de la page de votre contact comme dans l’exemple ci-dessous. Si vous voulez supprimer un suivi, il suffit de cliquer sur le « X » rouge à côté de la date.Screen Shot 2016-04-29 at 15.14.34

En assignant des dates de suivi à vos contacts, celles-ci seront visibles dans la page principale du module “Contacts” (vous vous souvenez quand vous avez cliqué sur l’icône « Contacts » dans la barre du haut?).

Le vert indique les suivis à effectuer aujourd’hui.
Le bleu présente les suivis futurs.
Le rouge met en évidence les suivis manqués ou dont la date est passée.
Screen Shot 2016-04-29 at 15.15.00

À la découverte des onglets

L’onglet « Affectations » permet d’assigner à vos vendeurs le contact. Vous pouvez cocher plus d’un vendeur si nécessaire. Si seulement un vendeur est affecté au contact, ce dernier apparaîtra uniquement dans la liste de contact du vendeur assigné.

Screen Shot 2016-04-29 at 15.15.21L’onglet « Rendez-vous » permet de créer, comme son nom l’indique, des rendez-vous associés au contact. Une fois les détails du rendez-vous saisis, ce dernier apparaîtra dans cet onglet et dans votre calendrier.

Screen Shot 2016-04-29 at 15.15.43L’onglet « Client » contient toutes les informations sur le client attaché au contact. Il peut s’agir d’une entreprise ou d’un organisme. Un client peut avoir plus d’un contact d’associé. Par exemple, vous pouvez avoir les coordonnées du président, du directeur général et du responsable des finances comme trois contacts différents dans votre client.

Screen Shot 2016-04-29 at 15.15.59L’onglet « Envois » permet d’envoyer des courriels prédéfinis à votre contact par exemple une offre spéciale ou un bulletin de nouvelles. Vous choisissez le message dans la liste et il sera acheminé. Un commentaire sera même ajouté automatiquement au dossier afin de garder une trace de l’envoi des messages.

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