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Configurer son Collabox

Cette section vous présente différents tutoriels, trucs et astuces pour vous aider dans la configuration de base de votre Collabox.

Vous êtes probablement en phase d’implantation avec nos chargés de projets qui vous accompagne dans ces étapes, mais ces articles vous permettent d’avancer à votre rythme aussi.

  1. Configuration des fiches d’employés (informations, accès aux menus, etc.)
  2. Présentation du Tableau de bord pour l’ensemble des accès aux utilisateurs de votre entreprise
  3. Configuration reliée à l’utilisation de la Feuille de temps, de l’Agenda, de la gestion des dépenses, etc.
  4. Configuration des volets de la comptabilité: Postes budgétaires et autres.
  5. Configuration des fonctions du CRM (contacts)

Cette section est en constante évolution, alors si vous ne trouvez pas l’information désirée, n’hésitez pas à nous contacter,  nous sommes toujours présents si vous avez des questions.

418 907-9274, poste 120

louise.lahaie@collabox.com

Déc 01
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Envoyer des informations depuis Collabox à vos collègues-fournisseurs-clients

Configurer son Collabox | Envoyer des documents via Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Trucs et astuces

Envoyer des documents via Collabox avec le service de messagerie! Servez-vous de Collabox pour envoyer plusieurs types d’informations à vos collègues, vos fournisseurs et vos clients.

Gagnez beaucoup de temps tout en gardant une trace de ces envois.

Si vous êtes déjà en train de travailler sur une facture, une offre de services, etc., saviez-vous que vous pouvez les envoyer directement de votre Collabox ?

Voici une liste de types d’information:

  • factures
  • états de comptes
  • offres de services (soumissions) avec des fichiers en pièces jointes
  • rendez-vous
  • messages montés dans le éditeur d’infolettres de Collabox : Le Followmail (module CRM)

Importante configuration à faire avant d’envoyer des documents via Collabox pour ne pas être considéré un « indésirable » (spam) :

Pour éviter que ces envois-courriels se retrouvent dans les « Indésirables » (« spam »), choisissez parmi ces deux actions qui s’offrent à vous.

1- Mettre vos informations de serveur sortant dans vos Préférences-Collabox. Ces informations sont les mêmes que vous utilisez dans votre outil courriel régulier: (Outlook, Thunderbird, Gmail, etc.)

préférences- courriels
Évitez devenir "Indésirables" ("spam") 1
Évitez devenir "Indésirables" ("spam")

Ainsi le Collabox utilisera votre serveur de courriel (collabox.entreprise) pour envoyer les courriels et documents ce qui aidera énormément à réduire les indésirables (spam).

2- L’autre moyen est de modifier les informations de votre nom de domaine, les « records DNS » pour ajouter un entrée SPF.

Votre hébergeur de courriel devrait être en mesure de faire cela pour vous.

Voici à titre d’exemple la configuration que nous avons fait pour un de nos client (parce que c’est nous qui hébergeons ses courriels)

Configuration - Les records DNS
Nov 12
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Configurer son Collabox : le tableau des opportunités

By Configurer son Collabox, Contacts, Suivis, Votre CRM

L’une des fonctionnalités proposées par le CRM de Collabox pour gérer vos ventes en temps réel est le tableau des opportunités.

Les efforts pour acquérir de nouveaux clients font partie des activités qui doivent être constamment revues et mises à jour. Les outils de gestion tels que le CRM (Customer Relationship Management) deviennent donc essentiels dans la recherche de la pérennité et de la croissance des entreprises.

Efficace et personnalisable, le tableau des opportunités du Collabox permet de «cliquer-glisser» et traiter dynamiquement vos opportunités de vente. En un coup d’œil, visualisez un « entonnoir de vente » par client, par produit, par montant ou par service vendu.

Les étapes de base pour la configuration sont les suivantes.

Étape 1

Types d’intervention contact

Transformez votre CRM Collabox en aide-mémoire.

Créez d’abord vos propres types d’intervention afin de conserver vos notes sur les produits/services qui ont été présentés aux prospects. Tout cela dans le but d’obtenir des rapports très détaillés des activités de vos vendeurs, entre autres par le Rapport de sollicitation.

Voici des exemples de types d’intervention:

  • Prospection par téléphone
  • Visioconférence
  • Prospection par courriel
Types d’intervention

Qualifications contact

Ensuite, qualifiez les contacts, par exemple « A » ou « Platine ». Collabox vous donne la possibilité de personnaliser votre système de suivi. En catégorisant vos contacts, vous pourrez les trier selon leur ordre d’importance.

Exemples de Qualifications contact :

  • OR
  • ARGENT
  • BRONZE
Types de qualifications contact

Produits d’opportunité

Puis, établissez un répertoire de tous vos produits ou services pour faire vos suivis et connaître les revenus potentiels par opportunité.

Rendez-vous premièrement dans l’onglet « Produit d’opportunité » du menu de gauche. Ajoutez ensuite un produit.

Types de produits d’opportunité

Statuts d’opportunité

Dans les méthodologies liées à l’utilisation d’un CRM, il est recommandé d’utiliser un système de nomenclature pour aider à suivre l’évolution des opportunités de vente.

Le « statut d’opportunité » est un terme utilisé pour désigner une situation factuelle concernant une vente potentielle. De cette façon, il est plus facile de déterminer en un coup d’œil les différents statuts de l’opportunité de vente selon l’étape du processus commercial dans laquelle elle se situe.<

Créez votre propre nomenclature ou utilisez celle proposée par le Collabox.

Voici un exemple de nomenclature: 

Types de statut d’opportunité

Personnalisation

Finalement, la marche à suivre pour la personnalisation de la nomenclature des statuts d’opportunité est disponible ici.

Étape 2

Lorsque votre configuration initiale est terminée, réalisez l’étape 2 à partir de la fiche contact. Chaque onglet vous donnera la possibilité de personnaliser l’expérience de gestion des contacts.

Affectation des « vendeurs » au contact

Dirigez-vous d’abord vers une fiche contact et sélectionnez l’onglet « Affectations ». Cochez ensuite les employés qui pourront gérer le contact choisi.

Qualification du contact

Par la suite, sélectionnez l’onglet « Infos » du contact. Puis, choisissez le type de qualification approprié pour ce contact.

Date de suivi

Tout en restant dans l’onglet « Infos », ajoutez ensuite une date de suivi pour le contact dans l’encadré « Vendeur ».

Vous êtes maintenant prêt à utiliser la fonction CRM du Collabox!

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec nous, il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Avr 16
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État des résultats

By Comptabilité, Configurer son Collabox, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de comptabilité

L’état des résultats correspond aux finances de l’entreprise en temps réel. Il s’agit d’un outil comptable lié à plusieurs éléments, dont les postes budgétaires et le budget prévisionnel.

Pour de plus amples renseignements sur les postes budgétaires, veuillez vous référer ici.

Créer un budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est un outil très important pour une entreprise qui souhaite rester en contrôle de ses affaires. Pour produire un budget prévisionnel, dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Comptabilité ».

Puis, sélectionnez la fonctionnalité « État des résultats » dans le menu de gauche.

Maintenant, ajoutez un budget et indiquez l’année de référence.

Attention, vérifiez que vos préférences d’organisme concordent avec l’année du budget. Dans le menu de gauche « Organisme », sélectionnez l’onglet « Comptabilité ».

Puis, défilez la page jusqu’à cette fonction et cochez-la au besoin. Par exemple, pour l’année financière débutant au 1er avril 2022 et se terminant au 31 mars 2023, l’année du budget sera de 2022 si la case n’est pas cochée, mais de 2023 si vous choisissez de la cocher.

Après avoir créé un nouveau budget, vous verrez une page de saisie où tous vos postes budgétaires seront présentés selon l’onglet « Revenus » et l’onglet « Dépenses ». C’est à votre tour de jouer et de remplir les champs selon vos besoins.

Afficher l’état des résultats

Pour accéder à vos données en temps réels, retournez dans le menu principal « Configuration », puis dans le menu de gauche « État des résultats ». Choisissez la bonne année de référence et ouvrez le lien.

Toutes les dépenses saisies dans le Collabox, ainsi que toutes les factures et remises de taxes apparaîtront au fur et à mesure. Vous pouvez choisir d’afficher ou non le « budget prévu », ainsi que le « budget restant ».

Vous pouvez également masquer le sommaire au haut de la page ou encore télécharger un fichier Excel pour transmettre à un tiers, par exemple à votre comptable.

L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est télécharger-états-résultat-excel-1024x209.png.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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Mar 04
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Configurer son Collabox : Champs personnalisés et menus déroulants

By Configuration, Configurer son Collabox, Nouveautés

Déjà bien connus des utilisateurs du Collabox, les champs personnalisés sont maintenant encore plus spécifiques grâce à l’ajout des menus déroulants.

Ajouter des champs personnalisés et menus déroulants

Allez d’abord dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu de gauche, choisissez la fonction « Champs personnalisés ».

Ajoutez un nouveau champs ou modifier un champ personnalisé déjà inscrit.

Remplissez les cases puis sélectionnez le champ que vous désirez. Plusieurs options s’offrent à vous, donc des cases simples. Le chois qui nous intéresse ici est le « Champ à choix multiple (déroulant multiple) ». Choisissez où vous souhaitez qu’il soit présenté dans le formulaire, puis sélectionnez ensuite le type de menu déroulant que vous désirez. Les options sont une liste : de produits, d’employés, de ressources ou de contacts. Combinez votre menu déroulant à un champs simple ou à une image pour mieux vous y retrouver!

Indiquez les valeurs qui feront parties de votre menu déroulant.

N’oubliez pas de bien choisir le formulaire où apparaîtra vos champs personnalisés!

Voici le résultat d’un champ personnalisé contenant un menu déroulant.

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

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Oct 28
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Plan d’implantation et de déploiement

By Configurer son Collabox

Collabox possède un plan d’implantation et de déploiement réfléchi et adapté pour une transformation numérique efficace de votre entreprise.

Chez Collabox, nous accompagnons toujours nos clients durant toutes les étapes du déploiement du logiciel. Le service à la clientèle et l’accompagnement sont donc nos priorités. Ce sont également des éléments essentiels lorsqu’une entreprise se dote d’un logiciel de gestion d’entreprise.

Affiche montrant les différentes étapes du plan d'implantation et de déploiement Collabox.

Notre équipe évalue les besoins de ses clients continuellement et reste à l’affût des nouvelles propositions.

De plus, nous offrons des heures de formation gratuitement chaque mois. Ces formations servent à découvrir les nouvelles fonctionnalités du logiciel et à répondre à vos questions. Elles font aussi partie du plan d’implantation Collabox.

Visitez notre chaîne Youtube et suivez-nous sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram et LinkedIn) pour en apprendre davantage sur le logiciel de gestion ERP à la carte de Collabox!

Restez en contrôle de vos affaires grâce aux nombreuses fonctionnalités ERP, financières et CRM de Collabox. La gestion optimale vous intéresse? Un accès partout sur mobile serait un atout pour vous?

Apprenez tous les avantages du logiciel avec une démonstration gratuite dès maintenant!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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Mar 19
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Les thèmes Collabox

By Nouveautés, Thèmes

Nous avons un nouveau gabarit pour modifier les thèmes de votre entreprise pour votre Collabox.

Des icônes remodelés et différents thèmes de couleurs plus faciles à utiliser.

Voici un modèle basé sur le bleu. Soyez créatif ou utilisez les couleurs de votre entreprise. Êtes-vous du style noir et blanc ou couleurs éclatées? À vous de jouer!

Exemple d'un thème d'interface Collabox bleu pâle.

Voici comment rendre le logiciel à votre image.

1- Dans votre menu de gauche, tout en bas, cliquer sur « Mes préférences ».

Marche à suivre pour trouver où configurer les thèmes.

2- Dans l’onglet « Affichage », sélectionnez le thème: Collabox 2020 pour avoir un aperçu du thème utilisé chez nous.

Affichage de l'onglet du thème de l'entreprise.

3- Par la suite rendez-vous sous l’onglet « Couleurs » et débutez votre modification. Ajoutez un logo d’entreprise si désiré, puis choisissez vos couleurs de base. Cliquez ensuite sur – BÂTIR MES COULEURS. Vous pouvez enregistrer votre thème personnel et ainsi le choisir facilement lors de la création de nouveaux comptes. Ainsi, tous les employés pourront bénéficier d’un interface identique.

Marche à suivre pour ajouter un logo, choisir les couleurs de base du thème et pour bâtir les couleurs de l'entreprise.

4- Vous pouvez ajuster les couleurs des différentes sections selon votre goût.

Visionnez des tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et continuez votre configuration d’entreprise avec Collabox.

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Mar 09
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Configurer son Collabox : Actions de base

By Configurer son Collabox, Trucs et astuces

Configurer son Collabox- Actions de base

Cette section vous présente les premières étapes pour configurer votre Collabox.

N’oubliez pas que si vous avez des questions en cours de route, nous sommes là!

Mettre le Collabox à vos couleurs et votre logo

Choisir vos raccourcis

  • Pour être efficace, vous pouvez indiquer tous les raccourcis que vous utiliserez régulièrement.
  • Ils seront toujours situés à gauche en haut de votre menu, ainsi c’est rapide, plus besoin de chercher!

Saisir les informations relatives à votre entreprise

  • Indiquer les informations générales dans l’onglet – INFO- de l’Organisme (c’est vous!) —- dans le menu (vers le bas) —-
  • Ces informations serviront plus tard pour faire vos soumissions  (offre de service), votre facturation.

Saisir un client et un contact

  • Pour Collabox, un client est une entreprise et un contact est la personne que vous connaissez dans cette entreprise.
  • Cette fiche est votre clé principale pour faire tous vos suivis clients autant au niveau des ventes, des tâches, des projets, des soumissions  que des opérations comptables.

Se familiariser avec la Feuille de temps

  • client-projet-tâches
  • temps passé sur la tâche= début -fin
  • déboursés (restaurant, stationnement, kilométrage)- si nécessaire
  • prenez une photo avec votre cellulaire de votre reçu de restaurant ou de votre coupon de stationnement et insérez-là dans le champs  » PIECE JUSTIFICATIVE »

Découvrir le calendrier

Dans ce calendrier il y a des rendez-vous et des tâches, selon l’affichage désiré

  • L’affichage des familles permet de sélectionner ou de désélectionner des types de tâches ou de rendez-vous pour avoir une meilleure vue d’ensemble
  • Vous voyez le cadre rouge? Ce sont les informations d’affichage que vous pouvez sélectionner à votre goût / rendez-vous seulement ou tâches seulement
  • Si vous travailler en équipe, vous pouvez afficher les agendas de vos collègues (selon les accès déjà pré-établis). Terminé… les courriels sans fin pour fixer une réunion!

Mai 25
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Les familles (catégories)

By Configuration, Configurer son Collabox, Familles

Dans Collabox, vous pouvez utiliser des codes de couleurs que l’on appelle des familles (ou des catégories) pour mieux vous retrouver dans vos projets, vos rendez-vous et vos tâches. C’est à vous d’associer une couleur à une description de famille.

Configurer les familles (catégories)

Rendez-vous d’abord dans votre menu principal et sélectionner « Calendrier ».

Cliquez ensuite sur « Catégories (Familles) »dans le menu de gauche.

Vous arriverez sur la page Configuration des catégories d’agenda (Familles). Des couleurs de catégories sont déterminées par défaut. Toutefois, si vous souhaitez les changer, vous pouvez cliquer sur les cases blanches sous la section Couleur. Ensuite, nommez les catégories, puis déterminez si ce sont des heures facturables ou non. Appuyez sur le bouton Enregistrer au bas de la page pour finaliser les changements.

Note : La case Non-facturable sert principalement à visualiser, dans l’onglet Liste du calendrier, le total des heures facturées et de celles qui sont non-facturées.

Page Configuration des catégories d’agenda (Familles)

Utilisation des familles

Vos familles, une fois créées, se retrouveront dans les trois formulaires suivants : projets, rendez-vous et tâches. Si, par exemple, vous créez un projet et vous lui attribuez la catégorie En cours, de couleur verte, votre projet s’affichera en vert dans le calendrier. Il en est de même pour les rendez-vous et les tâches.

Formulaire d’un projet

Le projet s’affichera ainsi dans votre calendrier :

Calendrier des projets

Avec les familles, vous repérerez plus rapidement ce que vous cherchez et visualiserez mieux vos différentes occupations. Elles deviendront un outils particulièrement agréable à utiliser.

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Avr 05
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Choisir la langue de votre Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Langue, Préférences

Collabox permet de choisir la langue d’utilisation de votre logiciel. D’abord conçu pour une utilisation en français, il a ensuite été traduit en anglais pour que vous puissiez l’utiliser dans la langue de votre choix. Chacun de vos employés peut ainsi sélectionner la langue qui lui convient.

Choisir la langue de votre Collabox

Pour modifier la langue, rien de plus simple! Rendez-vous d’abord dans la section Préférences, dans le menu vertical de Collabox.

Menu vertical de Collabox, section Préférences

Vous arriverez dans vos préférences sous l’onglet Infos. Choisissez la langue qui vous préférez utiliser à l’aide du menu déroulant et cliquez sur Enregistrer.

Page Mes préférences, onglet Infos

Contacts et fournisseurs

Dans les fiches Contacts du Module CRM et dans les fiches Fournisseurs, vous avez l’option de choisir la langue de communication souhaitée.

Nous mettons constamment à jour le logiciel dans les deux langues pour vous offrir le meilleur service qui soit. Le vocabulaire peut même être adapté pour une entreprise en particulier, à la demande. N’hésitez pas à en discuter avec nous!

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Mar 13
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Mes raccourcis

By Configuration, Configurer son Collabox, Raccourcis

Avez-vous déjà remarqué la section Mes raccourcis dans le menu de gauche de votre Collabox? Nous l’avons créée pour que vous puissiez la personnaliser comme bon vous semble et y ajouter les pages que vous utilisez le plus souvent. Envie d’essayer?

Cliquez sur Mes raccourcis sous l’onglet Préférences du menu de gauche.

Menu de gauche dans Collabox

Cochez les éléments que vous voulez voir apparaître dans votre liste rapide, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour enlever des éléments de vos raccourcis, décochez-les tout simplement dans cette même liste.

Page Mes raccourcis

Vous verrez tout de suite apparaître les éléments que vous aurez ajoutés dans vos raccourcis au menu de gauche.
Note : Ce menu reste visible en tout temps sur toutes les pages de Collabox.

Page Mes raccourcis après mise à jour des raccourcis

Lorsque vous cliquez sur une des pages listée, vous êtes dirigés directement sur celle-ci. Si on prend l’exemple du calendrier de production, le lien vous amènera précisément à votre calendrier qui affiche les échéances de projets.

Exemple de calendrier de production

De cette façon, vous accéderez en un seul clic aux modules que vous utilisez le plus! Quand on parle d’économie de temps, ça en fait toute une!

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