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Configurer son Collabox

Cette section vous présente différents tutoriels, trucs et astuces pour vous aider dans la configuration de base de votre Collabox.

Vous êtes probablement en phase d’implantation avec nos chargés de projets qui vous accompagne dans ces étapes, mais ces articles vous permettent d’avancer à votre rythme aussi.

  1. Configuration des fiches d’employés (informations, accès aux menus, etc.)
  2. Présentation du Tableau de bord pour l’ensemble des accès aux utilisateurs de votre entreprise
  3. Configuration reliée à l’utilisation de la Feuille de temps, de l’Agenda, de la gestion des dépenses, etc.
  4. Configuration des volets de la comptabilité: Postes budgétaires et autres.
  5. Configuration des fonctions du CRM (contacts)

Cette section est en constante évolution, alors si vous ne trouvez pas l’information désirée, n’hésitez pas à nous contacter,  nous sommes toujours présents si vous avez des questions.

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louise.lahaie@collabox.com

Approbation de facture

By Configuration, Configurer son Collabox, Employés, Facturation

Vous avez plusieurs chargés de projets qui préparent des factures? D’autres ont besoin de les consulter, mais ne doivent pas les modifier? Il vous suffit de demander à Collabox une approbation de facture pour garder le contrôle.

Accès à la facturation

D’abord, vous décidez qui a le droit de créer et de voir les factures de votre entreprise. Ensuite, dirigez-vous vers la fiche employé pour donner ou retirer un accès à la facturation.

Sélectionner « Configuration » au haut de la page, puis « Employés » dans le menu de gauche.

Image montrant le menu principal de Collabox. Le curseur pointe sur l'onglet "Configuration".
Image montrant une partie du menu de gauche sous l'onglet Configuration. Le curseur pointe vers le lien "Employés"

Choisissez un employé dont l’accès doit être modifié, puis cliquez sur l’onglet « Menus ».

Exemple d'une fiche client où le curseur pointe vers l'onglet "Menus".

Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez le Module « Facturation et comptabilité ». Cochez la case Facturation si vous désirez donner un accès, ou décochez-la pour le retirer. Enregistrez votre travail.

Image de la page Menus de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur la case à cocher facturation pour donner l'accès à l'employé.

Maintenant, toujours dans la fiche de l’employé, sélectionnez l’onglet « Configuration avancée ».

Menu de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur l'onglet Configuration avancée.

Défilez la page jusqu’au Module Comptabilité. Plusieurs choix d’accès s’offrent à vous. Vous pouvez approuver des factures dont vous avez la charge, ou encore l’entièreté des factures de l’entreprise. Vous pouvez consulter les factures dans les modifier ou encore consulter uniquement les factures dont vous êtes le directeur de compte. À vous de choisir.

Image de la page Configuration avancée de la fiche d'employé. Des encadrés rouges indiquent où sont les cases à cocher pour donner l'approbation de facture à un employé, une consultation uniquement ou une restriction complète.

Approbation de facture

Lorsque vous êtes l’approbateur de factures, vous avez une action à poser avant de pouvoir les envoyer au client.

D’abord, ouvrez une nouvelle facture et vérifiez les informations. Faites des modifications au besoin. Puis, au bas de la page, cliquez sur le bouton « Approuver la facture ».

Série de boutons cliquables au bas de la facture. Le curseur pointe vers le bouton "Approuver la facture".

Dans la liste des factures du mois en cours, un crochet vert apparaît à côté des factures approuvées.

Exemples de factures approuvées où on voit les crochets verts à côté du numéro de facture.

Lorsqu’elles sont en attente d’approbation, un message d’alerte rouge est visible dans le haut de la facture et aucun crochet n’est visible.

Exemple d'une facture qui n'a pas encore été approuvée. Un message rouge apparaît en haut de la page "Cette facture n'est pas approuvée".

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Ajouter votre signature : configurer son Collabox

By Configurer son Collabox, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Puisque vous êtes une entreprise sérieuse, vous désirez certainement ajouter votre signature corporative à vos courriels. Elle peut facilement être ajoutée à votre Collabox pour envoyer vos offres de services et vos factures avec signature.

Ajouter votre signature

Dirigez-vous d’abord dans le menu « Mes préférences » en bas à gauche de votre écran.

Image montrant le menu de gauche avec la fonction "Mes préférences" encadré en rouge.

Ensuite, cliquez sur l’onglet « Affichage ».

Image montrant les onglets dans le menu "Mes préférences". L'onglet "Affichage" est sélectionné.

Une série d’options s’offre à vous. En défilant la page vers le bas, vous verrez plusieurs endroits où ajouter votre signature.

  1. Facture
  2. Offre de service
  3. Bon de commande
  4. État de compte

Libre à vous de remplir un ou plusieurs de ces signatures. Le système permet plusieurs options de police et de style. Vous pouvez aussi copier-coller votre logo pour une personnalisation d’entreprise.

Exemples de signatures pour les factures et les offres de services.

Message par défaut

Dans les champs de signature, vous pouvez également ajouter un message par défaut. Cette fonctionnalité est optionnelle, mais peut vous sauver beaucoup de temps lors des envois d’avis d’état de compte. Voici un exemple de message.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

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Les groupes de services

By Configurer son Collabox, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Les groupes de services servent à avoir par défaut les services par type de projet. Utilisez-les pour gagner du temps lors de la configuration de vos projets et de la saisie des feuilles de temps!

Configuration préalable

Avant de créer vos groupes de services, dirigez-vous dans le menu « Organisme » en bas à gauche de votre écran. Sélectionnez ensuite l’onglet « Projets ».

Image montrant les onglets de la mise à jour de l'organisme. L'onglet "Projets" est mis en évidence.

Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez la fonction « Utiliser les groupes de services ». Assurez-vous que la case soit bien cochée.

Image montrant la fonction d'utilisation des groupes de services qui doit être cochée.

Ajouter des groupes de services

Allez dans un projet existant ou créez un nouveau projet. Cliquez ensuite sur l’onglet « Services ».

Vous verrez apparaître l’option de mise à jour des sélections de services en haut de la page, ainsi que la liste de tous les services de votre entreprise. Cliquez sur la mise à jour.

Image montrant l'emplacement du lien vers la mise à jour des sélections de services.

Puis, ajoutez une nouvelle sélection de services.

Image montrant le lien à sélectionner pour ajouter une sélection de service.

Donnez-lui un nom et sélectionnez les services désirés.

Image montrant un exemple d'un nouveau groupe de services.

Collabox conserve en mémoire vos sélections. Ainsi, lors d’un nouveau projet, vous n’avez qu’à sélectionner le groupe de services désiré!

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État des résultats par département

By Comptabilité, Configurer son Collabox, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Collabox permet de configurer un budget et un état des résultats par département dans son Module Comptabilité. Si votre organisation fonctionne avec des budgets indépendants par département, cette option est pour vous!

Configurer un département

Débutez par configurer vos départements. Rendez-vous dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu de gauche, sélectionnez « Départements ».

Puis, ajoutez un nouveau département.

Remplissez les champs requis et recommencez les deux dernières étapes jusqu’à ce que tous vos départements soient créés.

Créer les postes budgétaires

Créez ensuite vos postes budgétaires. Le budget et l’état des résultats fonctionnent étroitement avec les postes budgétaires. Il est donc important de bien les configurer et de les liés aux bons comptes transactionnels de votre entreprise. La vidéo suivante explique comment bien créer vos postes budgétaires.

Pour visionner la vidéo, cliquez ici.

Ajouter un budget

Maintenant, dirigez-vous vers le menu « Comptabilité ».

Dans le menu de gauche, sélectionnez « État des résultats ».

Ajoutez un budget ou sélectionnez-en un dans votre liste.

Choisissez l’onglet « Revenus » puis sélectionnez le département dont vous désirez créer ou modifier un budget.

Ajoutez vos prévisions par poste budgétaire pour l’année. Débutez par les revenus, puis dirigez-vous vers l’onglet « Dépenses ». Il s’agit de votre budget prévisionnel.

Consulter l’état des résultats par département

En tout temps pendant l’année, consultez votre état des résultats par département. Retournez au menu principal « État des résultats » et cliquez sur le lien du même nom plutôt que sur le budget.

Cochez la case du département à visualiser et le tour est joué!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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Mes préférences

Comment changer de mot de passe

By Configurer son Collabox, Mot de passe et identifiant, Trucs et astuces

Nous vous présentons dans cet article trois façons de changer votre mot de passe Collabox.

1- Mes préférences

2- Configuration par un administrateur

3- Lien sur la page d’accueil

1. Mes préférences

Cette façon de faire vous permet de changer votre mot de passe. Une fois connecté à votre Collabox:

  • Cliquez sur l’onglet Mes préférences, situé dans le menu de gauche.
  • Puis, allez sur l’onglet Changer votre mot de passe.
  • Inscrivez votre nouveau mot de passe et cliquez sur Enregistrer
Mes préférences

2. Configuration par un administrateur

C’est l’administrateur qui peut suivre cette procédure pour une personne de l’équipe.

  • Cliquez sur l’icône Configuration.
  • Dans le menu de gauche, cliquez sur l’onglet Employés. Vous tomberez sur la page Liste des employés.
  • Cliquez sur l’employé duquel vous souhaitez modifier le mot de passe. Vous aurez accès à la fiche de l’employé en question.
  • Remplissez les champs Nouveau mot de passe et Confirmation (dans ce deuxième champ, vous devez réécrire le nouveau mot de passe).
  • Puis, cliquez sur le bouton Enregistrer au bas de la page.
Mise à jour d'un employé

3. Lien sur la page d’accueil

Sur la page www.collabox.com, cliquez sur le lien Mot de passe oublié, que vous voyez dans l’encadré bleu suivant :

Mot de passe oublié
  • Vous arriverez sur la page de récupération de mot de passe
  • Vous pouvez y inscrire soit votre nom d’utilisateur, soit votre courriel. Cela nous permettra de vous envoyer un courriel pour changer votre mot de passe.
  • Ensuite, cliquez sur Envoyer
Mot de passe oublié 2
  • Ouvrez le message de service@collabox.com dans votre boîte de courriels  (assurez-vous que nous ne soyons pas dans vos courriels indésirables)  et cliquez sur le lien.
  • Vous serez redirigés vers une nouvelle page avec un formulaire pour changer de mot de passe.
  • Inscrivez-y votre nouveau mot de passe et cliquez sur Envoyer.
  • Un message apparaîtra si vous mot de passe est bien changé.

Rapport de configuration des employés

By Configuration, Configurer son Collabox, Employés

Le rapport de configuration des employés

Dans cet article, nous vous présentons une fonction méconnue du Collabox : Le rapport de configuration des employés. Il permet au super-utilisateur ou aux administrateurs du Collabox dans votre organisation d’afficher dans des formats tableaux tous les accès et les droits de chacun de vos utilisateurs dans votre entreprise.

Il vous facilite la vie quand vient le temps de savoir, par exemple, si Ginette a le droit de modifier des factures ou de voir si Luc a accès à la liste des contacts dans le module CRM. C’est utile aussi quand vous accueillez un nouveau collègue et que vous devez vérifier s’il a bien accès aux bons modules et fonctions du Collabox.

Voici comment accéder à ce rapport:

1- Dans le menu du haut choisir la fonction: CONFIGURATION – la fameuse roulette qui est accessible seulement aux super-utilisateurs ou administrateurs du Collabox dans votre organisation. Si vous ne la voyez pas, c’est que vous n’avez pas ce type de droits.

2- Dans le menu de gauche de votre Collabox vous verrez la section: Configuration des employés.

3- Cliquer sur le mot: Employés. La liste de tous vos utilisateurs-employés apparaîtra.

4- Dans le haut de cette liste vous verrez : Rapport de configuration des employés.

rapport configuration employés
rapport de configuration employés

5- Cliquer sur le lien : Rapport de configuration des employés. Vous aurez différents types de tableaux qui vous permettront d’afficher des informations spécifiques.

rapport-configuration-employes-2

a- Info: les informations générales qui se trouvent dans la fiche d’employés

INFO-rapport configuration employés

b- Menu: les menus auxquels les employés ont accès

MENU-rapport-configuration-employes

c- Préférences : toutes les préférences que les employés utilisent

d- Configuration avancées : Des options personnalisés accordés à certains employés sur demande

d- Services : Les services qui sont affectés aux employés, surtout la gestion de la feuille de temps

SERVICES-rapport-configuration-employes

e- Projet : Les projets qui sont affectés aux employés, pour leur feuille de temps, accès à des rapports, aux fiches projets et autres.

PROJETS-rapport-configuration-employes

f- Horaires: Configurations relatives aux horaires

Profitez-en au maximum !

Configurer la fiche d’employé

By Configurer son Collabox, Employés

Configurer une fiche d’employé c’est simple !

Il est essentiel de bien configurer la fiche d’employé pour lui donner accès à ses outils de travail personnels. Pour configurer la fiche d’employé, il suffit de suivre les quelques étapes suivantes.

Vous préférez voir un court vidéo ?

Consultez le vidéo qui s’intitule: Configurer une fiche d’employé (chaîne YouTube)

D’abord, il faut sélectionner l’icône Configuration dans le menu principal du haut de l’écran. Ensuite, de nouvelles options s’afficheront et vous pourrez cliquer sur l’icône Employés situé dans le menu de gauche. Cela vous donnera accès à la fonction :

« Ajouter un employé » ** Cette fonctionnalité est réservée aux super-utilisateurs **

Configurer une fiche d'employé

Après cette première étape, plusieurs onglets s’afficheront. Les plus importants pour configurer la fiche d’employé sont: infos, menus, préférences, configuration avancée, taux et horaire.

Les onglets de la fiche d'employé

Onglet : Infos

L’onglet –Infos– correspond aux informations personnelles de l’employé. D’abord, remplissez les champs les plus pertinents pour vous. Ensuite, il est important de créer un nom d’utilisateur et un mot de passe pour votre employé. Ainsi, il aura accès à son compte Collabox.

Veuillez noter que le super-utilisateur est la seule personne qui peut donner l’accès aux comptes d’employés.

Accès Collabox à sa fiche d'employé

Onglet : Menus

Le deuxième onglet, -Menus-, permet au super-utilisateur de sélectionner les accès Collabox qu’il va accorder à son employé. Ainsi, il pourra choisir entre les modules suivants, selon ses besoins :

  • Feuille de temps
  • Facturation et comptabilité
  • Contacts
  • Gestion
  • Agenda
  • Tableau de bord
  • Configuration
  • Outils

Pour chacun d’entre eux, une série d’attributions spécifiques sont possibles selon les besoins de l’employé. Parmi celles-ci se trouvent la saisie de dépenses dans la feuille de temps, l’accès à la production de rapports de vacances, l’administration de la fiche de contact du client, l’agenda personnel de l’employé et la création de champs personnalisés.

Fiche d'employé onglet Menus

Onglet : Préférences

Le troisième onglet, -Préférences-, possède plusieurs éléments relatifs aux habitudes de travail et aux alertes. Parmi les éléments à vérifier se trouvent l’octroi du choix du type de feuille de temps à utiliser, la sélection des types de notifications et alertes que l’employé recevra en fonction de ses affectations aux projets et tâches, ainsi que d’importantes autorisations connexes en lien avec le tableau des opportunités.

De plus, c’est dans cet onglet que vous pourrez configurer votre smtp et imap pour la gestion des envois ou réception des courriels via le Collabox. Pour profiter de ces fonctions, veuillez nous contacter par courriel ou par téléphone.

Fiche d'employé - préférences

Onglet : Configuration avancée

De son côté, l’onglet -Configuration avancée- permet à certains utilisateurs d’administrer d’autres employés, comme dans le cas d’un chargé de projet. Ainsi, cet onglet n’est pas exclusif au super-utilisateur. D’autres types d’autorisations, comme celles associées à la gestion comptable et financière de l’entreprise, dont consulter, verrouiller et déverrouiller des factures, ajouter des versements ou encore administrer des produits, sont aussi possibles. Voici la liste des modules dont des attributions spécifiques sont disponibles :

  • Feuille de temps
  • Horodateur
  • Tâches
  • Projets
  • Comptabilité
  • Agenda
  • Contacts
Fiche d'employé : Configuration avancée

Onglet : Taux

L’onglet -Taux- contient quant à lui les informations relatives à la paie et aux dépenses de l’employé. D’abord, le salaire peut être établi (coûtant et vendant), puis il est possible de fixer les conditions du taux de kilométrage. De plus, on peut configurer les informations du système de la paie, ainsi que les taux pour les divers congés (vacances, maladie, santé), le tout, en fonction de vos besoins.

Fiche d'employé : Taux et mise à jour des salaires des employés

Onglet : Horaire

Finalement, l’onglet -Horaire-, est le dernier à utiliser pour configurer un employé. Il sert à établir les heures de début et de fin de la journée, ainsi que le temps des pauses et du dîner. Ces éléments doivent être bien saisis, puisqu’ils auront un effet direct sur la feuille de temps, principalement dans la case « journée entière« .

Pour ajouter des banques d’heures, un encadré a été spécialement conçu à cet effet. Si vous souhaitez de l’aide pour la configuration des banques ou si vous avez d’autres questions ou demandes particulières à ajouter, contactez-nous par courriel ou par téléphone. Nous pourrons ainsi vous aider à configurer votre Collabox et répondre à vos besoins.

Fiche d'employé : les horaires des employés

Produire un rapport de configuration de la fiche d’employé

Pour terminer, il est possible de dupliquer des configurations d’employés pour les nouvelles fiches d’employés. Ainsi, vous gagnez du temps et évitez les erreurs de manipulation. Ces configurations sont également visibles dans un rapport unique pour une gestion rapide et efficace.

Si vous avez un accès de super-utilisateur, sachez que vous pouvez consulter dans un rapport unique tous les accès et les droits de chacun des employés de votre entreprise ici.

Les postes budgétaires dans le Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Déboursés

Les « postes budgétaires » dans le Collabox, désignent les revenus et les dépenses (les produits et les charges).

Afin d’enregistrer correctement ces opérations, il est nécessaire de configurer votre Plan Comptable. Établissez une liste avec le nom et le numéro de tous les comptes des produits (revenus) et des dépenses (charges) que vous avez besoin, selon les activités de votre entreprise. Votre comptable peut vous conseiller à ce sujet.

Les postes budgétaires disposeront donc d’un numéro et d’un nom propre afin d’identifier correctement la nature de l’opération. Ce système de numérotation sert à produire l’état des résultats et vous aidera à retrouver facilement les comptes dans le Collabox.

L’état des résultats est l’état financier qui permet de résumer les produits et charges d’une compagnie sur une période donnée (mensuelle ou annuelle). L’état de résultats contient les deux informations les plus importantes des entreprises leurs profits ou pertes.

Créer la liste des postes budgétaires

  • Cliquer sur l’icone Comptabilité
  • Aller au menu à gauche et cliquer sur postes budgétaires
  • Cliquer sur Ajouter un poste budgétaire
  • Saisir votre nomenclature
  • Enregistrer à chaque nouveau poste budgétaire ajouté
  • Organiser les postes budgétaires par catégories
Le poste budgétaire dans le Collabox

Voici le formulaire pour Ajouter un poste budgétaire dans le Collabox pour la première fois

Créer la liste de postes budgétaires

Comment créer des listes de catégories de postes budgétaires ?

Il existent deux façons d’accéder au lien qui vous mènera à l’espace de configuration des catégories :
a) Depuis un poste budgétaire existant
b) Depuis l’espace de création d’un nouveau poste budgétaire (lien : Ajout d’un poste budgétaire )

Voici la procédure:

Une fois sur le formulaire du poste budgétaire, cherchez la rubrique appelé Catégorie et repérez le lien cliquable :

Mise à jour des catégories de poste (C’est dans cet espace que vous allez pouvoir créer vos listes).

Catégories de postes budgétaires 1
Catégories de postes budgétaires 2

Le lien: Ajouter une catégorie de poste budgétaire vous permettra de saisir le nom et l’ordre pour l’affichage visuelle.

Ajouter une catégorie de poste budgétaire

Créer un déboursé

Chaque « poste budgétaire » nécessite la création d’un « déboursé« . Un déboursé est le mot utilisé dans la terminologie « Collabox » pour les décaissements.

Chaque décaissement (déboursé) doit être associé à un fournisseur. Vous devez donc vous assurer que le fournisseur existe sur votre liste de fournisseurs. Toutefois, si ce fournisseur n’existe pas au moment de l’enregistrement de l’opération, vous aurez la possibilité de le créer en parallèle et rapidement.

L’accès à la liste de déboursés est possible dans le menu gauche, tel qu’il apparait dans la photo ici-bas. Rappelez-vous que vous pouvez vous servir des différents options pour faire une recherche selon les critères que peuvent vous convenir le mieux.

Image: obtenir l'accès aux différents déboursés saisis
Image: obtenir l’accès aux différents déboursés saisis

Vous pouvez aller voir la procédure complète pour la saisi d’un déboursé ici

Envoyer des informations depuis Collabox à vos collègues-fournisseurs-clients

Configurer son Collabox | Envoyer des documents via Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Trucs et astuces

Envoyer des documents via Collabox avec le service de messagerie! Servez-vous de Collabox pour envoyer plusieurs types d’informations à vos collègues, vos fournisseurs et vos clients.

Gagnez beaucoup de temps tout en gardant une trace de ces envois.

Si vous êtes déjà en train de travailler sur une facture, une offre de services, etc., saviez-vous que vous pouvez les envoyer directement de votre Collabox ?

Voici une liste de types d’information:

  • factures
  • états de comptes
  • offres de services (soumissions) avec des fichiers en pièces jointes
  • rendez-vous
  • messages montés dans le éditeur d’infolettres de Collabox : Le Followmail (module CRM)

Importante configuration à faire avant d’envoyer des documents via Collabox pour ne pas être considéré un « indésirable » (spam) :

Pour éviter que ces envois-courriels se retrouvent dans les « Indésirables » (« spam »), choisissez parmi ces deux actions qui s’offrent à vous.

1- Mettre vos informations de serveur sortant dans vos Préférences-Collabox. Ces informations sont les mêmes que vous utilisez dans votre outil courriel régulier: (Outlook, Thunderbird, Gmail, etc.)

préférences- courriels
Évitez devenir "Indésirables" ("spam") 1
Évitez devenir "Indésirables" ("spam")

Ainsi le Collabox utilisera votre serveur de courriel (collabox.entreprise) pour envoyer les courriels et documents ce qui aidera énormément à réduire les indésirables (spam).

2- L’autre moyen est de modifier les informations de votre nom de domaine, les « records DNS » pour ajouter un entrée SPF.

Votre hébergeur de courriel devrait être en mesure de faire cela pour vous.

Voici à titre d’exemple la configuration que nous avons fait pour un de nos client (parce que c’est nous qui hébergeons ses courriels)

Configuration - Les records DNS