Cette section vous présente différents tutoriels, trucs et astuces pour vous aider dans la configuration de base de votre Collabox.
Vous êtes probablement en phase d’implantation avec nos chargés de projets qui vous accompagne dans ces étapes, mais ces articles vous permettent d’avancer à votre rythme aussi.
Configuration des fiches d’employés (informations, accès aux menus, etc.)
Présentation du Tableau de bord pour l’ensemble des accès aux utilisateurs de votre entreprise
Configuration reliée à l’utilisation de la Feuille de temps, de l’Agenda, de la gestion des dépenses, etc.
Configuration des volets de la comptabilité: Postes budgétaires et autres.
Configuration des fonctions du CRM (contacts)
Cette section est en constante évolution, alors si vous ne trouvez pas l’information désirée, n’hésitez pas à nous contacter, nous sommes toujours présents si vous avez des questions.
Vous avez plusieurs chargés de projets qui préparent des factures? D’autres ont besoin de les consulter, mais ne doivent pas les modifier? Il vous suffit de demander à Collabox une approbation de facture pour garder le contrôle.
Accès à la facturation
D’abord, vous décidez qui a le droit de créer et de voir les factures de votre entreprise. Ensuite, dirigez-vous vers la fiche employé pour donner ou retirer un accès à la facturation.
Sélectionner « Configuration » au haut de la page, puis « Employés » dans le menu de gauche.
Choisissez un employé dont l’accès doit être modifié, puis cliquez sur l’onglet « Menus ».
Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez le Module « Facturation et comptabilité ». Cochez la case Facturation si vous désirez donner un accès, ou décochez-la pour le retirer. Enregistrez votre travail.
Maintenant, toujours dans la fiche de l’employé, sélectionnez l’onglet « Configuration avancée ».
Défilez la page jusqu’au Module Comptabilité. Plusieurs choix d’accès s’offrent à vous. Vous pouvez approuver des factures dont vous avez la charge, ou encore l’entièreté des factures de l’entreprise. Vous pouvez consulter les factures dans les modifier ou encore consulter uniquement les factures dont vous êtes le directeur de compte. À vous de choisir.
Approbation de facture
Lorsque vous êtes l’approbateur de factures, vous avez une action à poser avant de pouvoir les envoyer au client.
D’abord, ouvrez une nouvelle facture et vérifiez les informations. Faites des modifications au besoin. Puis, au bas de la page, cliquez sur le bouton « Approuver la facture ».
Dans la liste des factures du mois en cours, un crochet vert apparaît à côté des factures approuvées.
Lorsqu’elles sont en attente d’approbation, un message d’alerte rouge est visible dans le haut de la facture et aucun crochet n’est visible.
Puisque vous êtes une entreprise sérieuse, vous désirez certainement ajouter votre signature corporative à vos courriels. Elle peut facilement être ajoutée à votre Collabox pour envoyer vos offres de services et vos factures avec signature.
Ajouter votre signature
Dirigez-vous d’abord dans le menu « Mes préférences » en bas à gauche de votre écran.
Ensuite, cliquez sur l’onglet « Affichage ».
Une série d’options s’offre à vous. En défilant la page vers le bas, vous verrez plusieurs endroits où ajouter votre signature.
Facture
Offre de service
Bon de commande
État de compte
Libre à vous de remplir un ou plusieurs de ces signatures. Le système permet plusieurs options de police et de style. Vous pouvez aussi copier-coller votre logo pour une personnalisation d’entreprise.
Message par défaut
Dans les champs de signature, vous pouvez également ajouter un message par défaut. Cette fonctionnalité est optionnelle, mais peut vous sauver beaucoup de temps lors des envois d’avis d’état de compte. Voici un exemple de message.
Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!
En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.
Les groupes de services servent à avoir par défaut les services par type de projet. Utilisez-les pour gagner du temps lors de la configuration de vos projets et de la saisie des feuilles de temps!
Configuration préalable
Avant de créer vos groupes de services, dirigez-vous dans le menu « Organisme » en bas à gauche de votre écran. Sélectionnez ensuite l’onglet « Projets ».
Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez la fonction « Utiliser les groupes de services ». Assurez-vous que la case soit bien cochée.
Ajouter des groupes de services
Allez dans un projet existant ou créez un nouveau projet. Cliquez ensuite sur l’onglet « Services ».
Vous verrez apparaître l’option de mise à jour des sélections de services en haut de la page, ainsi que la liste de tous les services de votre entreprise. Cliquez sur la mise à jour.
Puis, ajoutez une nouvelle sélection de services.
Donnez-lui un nom et sélectionnez les services désirés.
Collabox conserve en mémoire vos sélections. Ainsi, lors d’un nouveau projet, vous n’avez qu’à sélectionner le groupe de services désiré!
Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!
En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274
Collabox permet de configurer un budget et un état des résultats par département dans son Module Comptabilité. Si votre organisation fonctionne avec des budgets indépendants par département, cette option est pour vous!
Configurer un département
Débutez par configurer vos départements. Rendez-vous dans le menu principal « Configuration ».
Dans le menu de gauche, sélectionnez « Départements ».
Puis, ajoutez un nouveau département.
Remplissez les champs requis et recommencez les deux dernières étapes jusqu’à ce que tous vos départements soient créés.
Créer les postes budgétaires
Créez ensuite vos postes budgétaires. Le budget et l’état des résultats fonctionnent étroitement avec les postes budgétaires. Il est donc important de bien les configurer et de les liés aux bons comptes transactionnels de votre entreprise. La vidéo suivante explique comment bien créer vos postes budgétaires.
Maintenant, dirigez-vous vers le menu « Comptabilité ».
Dans le menu de gauche, sélectionnez « État des résultats ».
Ajoutez un budget ou sélectionnez-en un dans votre liste.
Choisissez l’onglet « Revenus » puis sélectionnez le département dont vous désirez créer ou modifier un budget.
Ajoutez vos prévisions par poste budgétaire pour l’année. Débutez par les revenus, puis dirigez-vous vers l’onglet « Dépenses ». Il s’agit de votre budget prévisionnel.
Consulter l’état des résultats par département
En tout temps pendant l’année, consultez votre état des résultats par département. Retournez au menu principal « État des résultats » et cliquez sur le lien du même nom plutôt que sur le budget.
Cochez la case du département à visualiser et le tour est joué!
En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.
Nous vous présentons dans cet article trois façons de changer votre mot de passe Collabox.
1- Mes préférences
2- Configuration par un administrateur
3- Lien sur la page d’accueil
1. Mes préférences
Cette façon de faire vous permet de changer votre mot de passe. Une fois connecté à votre Collabox:
Cliquez sur l’onglet Mes préférences, situé dans le menu de gauche.
Puis, allez sur l’onglet Changer votre mot de passe.
Inscrivez votre nouveau mot de passe et cliquez sur Enregistrer
2. Configuration par un administrateur
C’est l’administrateur qui peut suivre cette procédure pour une personne de l’équipe.
Cliquez sur l’icône Configuration.
Dans le menu de gauche, cliquez sur l’onglet Employés. Vous tomberez sur la page Liste des employés.
Cliquez sur l’employé duquel vous souhaitez modifier le mot de passe. Vous aurez accès à la fiche de l’employé en question.
Remplissez les champs Nouveau mot de passe et Confirmation (dans ce deuxième champ, vous devez réécrire le nouveau mot de passe).
Puis, cliquez sur le bouton Enregistrer au bas de la page.
3. Lien sur la page d’accueil
Sur la page www.collabox.com, cliquez sur le lien Mot de passe oublié, que vous voyez dans l’encadré bleu suivant :
Vous arriverez sur la page de récupération de mot de passe
Vous pouvez y inscrire soit votre nom d’utilisateur, soit votre courriel. Cela nous permettra de vous envoyer un courriel pour changer votre mot de passe.
Ensuite, cliquez sur Envoyer
Ouvrez le message de service@collabox.com dans votre boîte de courriels (assurez-vous que nous ne soyons pas dans vos courriels indésirables) et cliquez sur le lien.
Vous serez redirigés vers une nouvelle page avec un formulaire pour changer de mot de passe.
Inscrivez-y votre nouveau mot de passe et cliquez sur Envoyer.
Un message apparaîtra si vous mot de passe est bien changé.
Dans cet article, nous vous présentons une fonction méconnue du Collabox : Le rapport de configuration des employés. Il permet au super-utilisateur ou aux administrateurs du Collabox dans votre organisation d’afficher dans des formats tableaux tous les accès et les droits de chacun de vos utilisateurs dans votre entreprise.
Il vous facilite la vie quand vient le temps de savoir, par exemple, si Ginette a le droit de modifier des factures ou de voir si Luc a accès à la liste des contacts dans le module CRM. C’est utile aussi quand vous accueillez un nouveau collègue et que vous devez vérifier s’il a bien accès aux bons modules et fonctions du Collabox.
Voici comment accéder à ce rapport:
1- Dans le menu du haut choisir la fonction: CONFIGURATION – la fameuse roulette qui est accessible seulement aux super-utilisateurs ou administrateurs du Collabox dans votre organisation. Si vous ne la voyez pas, c’est que vous n’avez pas ce type de droits.
2- Dans le menu de gauche de votre Collabox vous verrez la section: Configuration des employés.
3- Cliquer sur le mot: Employés. La liste de tous vos utilisateurs-employés apparaîtra.
4- Dans le haut de cette liste vous verrez : Rapport de configuration des employés.
5- Cliquer sur le lien : Rapport de configuration des employés. Vous aurez différents types de tableaux qui vous permettront d’afficher des informations spécifiques.
a- Info: les informations générales qui se trouvent dans la fiche d’employés
b- Menu: les menus auxquels les employés ont accès
c- Préférences : toutes les préférences que les employés utilisent
d- Configuration avancées : Des options personnalisés accordés à certains employés sur demande
d- Services : Les services qui sont affectés aux employés, surtout la gestion de la feuille de temps
e- Projet : Les projets qui sont affectés aux employés, pour leur feuille de temps, accès à des rapports, aux fiches projets et autres.
f- Horaires: Configurations relatives aux horaires
Il est essentiel de bien configurer la fiche d’employé pour lui donner accès à ses outils de travail personnels. Pour configurer la fiche d’employé, il suffit de suivre les quelques étapes suivantes.
D’abord, il faut sélectionner l’icône Configuration dans le menu principal du haut de l’écran. Ensuite, de nouvelles options s’afficheront et vous pourrez cliquer sur l’icône Employés situé dans le menu de gauche. Cela vous donnera accès à la fonction :
« Ajouter un employé » ** Cette fonctionnalité est réservée aux super-utilisateurs **
Après cette première étape, plusieurs onglets s’afficheront. Les plus importants pour configurer la fiche d’employé sont: infos, menus, préférences, configuration avancée, taux et horaire.
Onglet : Infos
L’onglet –Infos– correspond aux informations personnelles de l’employé. D’abord, remplissez les champs les plus pertinents pour vous. Ensuite, il est important de créer un nom d’utilisateur et un mot de passe pour votre employé. Ainsi, il aura accès à son compte Collabox.
Veuillez noter que le super-utilisateur est la seule personne qui peut donner l’accès aux comptes d’employés.
Onglet : Menus
Le deuxième onglet, -Menus-, permet au super-utilisateur de sélectionner les accès Collabox qu’il va accorder à son employé. Ainsi, il pourra choisir entre les modules suivants, selon ses besoins :
Feuille de temps
Facturation et comptabilité
Contacts
Gestion
Agenda
Tableau de bord
Configuration
Outils
Pour chacun d’entre eux, une série d’attributions spécifiques sont possibles selon les besoins de l’employé. Parmi celles-ci se trouvent la saisie de dépenses dans la feuille de temps, l’accès à la production de rapports de vacances, l’administration de la fiche de contact du client, l’agenda personnel de l’employé et la création de champs personnalisés.
Onglet : Préférences
Le troisième onglet, -Préférences-, possède plusieurs éléments relatifs aux habitudes de travail et aux alertes. Parmi les éléments à vérifier se trouvent l’octroi du choix du type de feuille de tempsà utiliser, la sélection des types de notifications et alertes que l’employé recevra en fonction de ses affectations aux projets et tâches, ainsi que d’importantes autorisations connexes en lien avec le tableau des opportunités.
De plus, c’est dans cet onglet que vous pourrez configurer votre smtp et imap pour la gestion des envois ou réception des courriels via le Collabox. Pour profiter de ces fonctions, veuillez nous contacter par courriel ou par téléphone.
Onglet : Configuration avancée
De son côté, l’onglet -Configuration avancée- permet à certains utilisateurs d’administrer d’autres employés, comme dans le cas d’un chargé de projet. Ainsi, cet onglet n’est pas exclusif au super-utilisateur. D’autres types d’autorisations, comme celles associées à la gestion comptable et financière de l’entreprise, dont consulter, verrouiller et déverrouiller des factures, ajouter des versements ou encore administrer des produits, sont aussi possibles. Voici la liste des modules dont des attributions spécifiques sont disponibles :
Feuille de temps
Horodateur
Tâches
Projets
Comptabilité
Agenda
Contacts
Onglet : Taux
L’onglet -Taux- contient quant à lui les informations relatives à la paie et aux dépenses de l’employé. D’abord, le salaire peut être établi (coûtant et vendant), puis il est possible de fixer les conditions du taux de kilométrage. De plus, on peut configurer les informations du système de la paie, ainsi que les taux pour les divers congés (vacances, maladie, santé), le tout, en fonction de vos besoins.
Onglet : Horaire
Finalement, l’onglet -Horaire-, est le dernier à utiliser pour configurer un employé. Il sert à établir les heures de début et de fin de la journée, ainsi que le temps des pauses et du dîner. Ces éléments doivent être bien saisis, puisqu’ils auront un effet direct sur la feuille de temps, principalement dans la case « journée entière« .
Pour ajouter des banques d’heures, un encadré a été spécialement conçu à cet effet. Si vous souhaitez de l’aide pour la configuration des banques ou si vous avez d’autres questions ou demandes particulières à ajouter, contactez-nous par courriel ou par téléphone. Nous pourrons ainsi vous aider à configurer votre Collabox et répondre à vos besoins.
Produire un rapport de configuration de la fiche d’employé
Pour terminer, il est possible de dupliquer des configurations d’employés pour les nouvelles fiches d’employés. Ainsi, vous gagnez du temps et évitez les erreurs de manipulation. Ces configurations sont également visibles dans un rapport unique pour une gestion rapide et efficace.
Si vous avez un accès de super-utilisateur, sachez que vous pouvez consulter dans un rapport unique tous les accès et les droits de chacun des employés de votre entreprise ici.
Les « postes budgétaires » dans le Collabox, désignent les revenus et les dépenses (les produits et les charges).
Afin d’enregistrer correctement ces opérations, il est nécessaire de configurer votre Plan Comptable. Établissez une liste avec le nom et le numéro de tous les comptes des produits (revenus) et des dépenses (charges) que vous avez besoin, selon les activités de votre entreprise. Votre comptable peut vous conseiller à ce sujet.
Les postes budgétaires disposeront donc d’un numéro et d’un nom propre afin d’identifier correctement la nature de l’opération. Ce système de numérotation sert à produire l’état des résultats et vous aidera à retrouver facilement les comptes dans le Collabox.
L’état des résultats est l’état financier qui permet de résumer les produits et charges d’une compagnie sur une période donnée (mensuelle ou annuelle). L’état de résultats contient les deux informations les plus importantes des entreprises leurs profits ou pertes.
Créer la liste des postes budgétaires
Cliquer sur l’icone Comptabilité
Aller au menu à gauche et cliquer sur postes budgétaires
Cliquer sur Ajouter un poste budgétaire
Saisir votre nomenclature
Enregistrer à chaque nouveau poste budgétaire ajouté
Organiser les postes budgétaires par catégories
Voici le formulaire pour Ajouter un poste budgétaire dans le Collabox pour la première fois
Comment créer des listes de catégories de postes budgétaires ?
Il existent deux façons d’accéder au lien qui vous mènera à l’espace de configuration des catégories : a) Depuis un poste budgétaire existant b) Depuis l’espace de création d’un nouveau poste budgétaire (lien : Ajout d’un poste budgétaire )
Voici la procédure:
Une fois sur le formulaire du poste budgétaire, cherchez la rubrique appelé Catégorie et repérez le lien cliquable :
Mise à jour des catégories de poste (C’est dans cet espace que vous allez pouvoir créer vos listes).
Le lien: Ajouter une catégorie de poste budgétairevous permettra de saisir le nom et l’ordre pour l’affichage visuelle.
Créer un déboursé
Chaque « poste budgétaire » nécessite la création d’un « déboursé« . Un déboursé est le mot utilisé dans la terminologie « Collabox » pour les décaissements.
Chaque décaissement (déboursé) doit être associé à un fournisseur. Vous devez donc vous assurer que le fournisseur existe sur votre liste de fournisseurs. Toutefois, si ce fournisseur n’existe pas au moment de l’enregistrement de l’opération, vous aurez la possibilité de le créer en parallèle et rapidement.
L’accès à la liste de déboursés est possible dans le menu gauche, tel qu’il apparait dans la photo ici-bas. Rappelez-vous que vous pouvez vous servir des différents options pour faire une recherche selon les critères que peuvent vous convenir le mieux.
Image: obtenir l’accès aux différents déboursés saisis
Vous pouvez aller voir la procédure complète pour la saisi d’un débourséici
Envoyer des documents via Collabox avec le service de messagerie! Servez-vous de Collabox pour envoyer plusieurs types d’informations à vos collègues, vos fournisseurs et vos clients.
Gagnez beaucoup de temps tout en gardant une trace de ces envois.
Si vous êtes déjà en train de travailler sur une facture, une offre de services, etc., saviez-vous que vous pouvez les envoyer directement de votre Collabox ?
Voici une liste de types d’information:
factures
états de comptes
offres de services (soumissions) avec des fichiers en pièces jointes
messages montés dans le éditeur d’infolettres de Collabox : Le Followmail(module CRM)
Importante configuration à faire avant d’envoyer des documents via Collabox pour ne pas être considéré un « indésirable » (spam) :
Pour éviter que ces envois-courriels se retrouvent dans les « Indésirables » (« spam »), choisissez parmi ces deux actions qui s’offrent à vous.
1- Mettre vos informations de serveur sortant dans vos Préférences-Collabox. Ces informations sont les mêmes que vous utilisez dans votre outil courriel régulier: (Outlook, Thunderbird, Gmail, etc.)
Ainsi le Collabox utilisera votre serveur de courriel (collabox.entreprise) pour envoyer les courriels et documents ce qui aidera énormément à réduire les indésirables (spam).
2- L’autre moyen est de modifier les informations de votre nom de domaine, les « records DNS » pour ajouter un entrée SPF.
Votre hébergeur de courriel devrait être en mesure de faire cela pour vous.
Voici à titre d’exemple la configuration que nous avons fait pour un de nos client (parce que c’est nous qui hébergeons ses courriels)
