Catégories

Configuration

Configuration de son Collabox et personnalisation de l’interface

La configuration de base du Collabox est facile.

  • Ajoutez le logo et les couleurs de votre entreprise.
  • Faites la configuration des formulaires d’employés et ajoutez-y des champs personnalisés.
  • Donnez également différents accès à vos employés!

Si vous avez le rôle de Super-utilisateur dans votre organisation vous pouvez aussi configurer les comptes de vos collègues, en plus du vôtre.

Les familles (catégories)

By Configuration, Configurer son Collabox, Familles

Dans Collabox, vous pouvez utiliser des codes de couleurs que l’on appelle des familles (ou des catégories) pour mieux vous retrouver dans vos projets, vos rendez-vous et vos tâches. C’est à vous d’associer une couleur à une description de famille.

Configurer les familles (catégories)

Rendez-vous d’abord dans votre menu principal et sélectionner « Calendrier ».

Cliquez ensuite sur « Catégories (Familles) »dans le menu de gauche.

Vous arriverez sur la page Configuration des catégories d’agenda (Familles). Des couleurs de catégories sont déterminées par défaut. Toutefois, si vous souhaitez les changer, vous pouvez cliquer sur les cases blanches sous la section Couleur. Ensuite, nommez les catégories, puis déterminez si ce sont des heures facturables ou non. Appuyez sur le bouton Enregistrer au bas de la page pour finaliser les changements.

Note : La case Non-facturable sert principalement à visualiser, dans l’onglet Liste du calendrier, le total des heures facturées et de celles qui sont non-facturées.

Page Configuration des catégories d’agenda (Familles)

Utilisation des familles

Vos familles, une fois créées, se retrouveront dans les trois formulaires suivants : projets, rendez-vous et tâches. Si, par exemple, vous créez un projet et vous lui attribuez la catégorie En cours, de couleur verte, votre projet s’affichera en vert dans le calendrier. Il en est de même pour les rendez-vous et les tâches.

Formulaire d’un projet

Le projet s’affichera ainsi dans votre calendrier :

Calendrier des projets

Avec les familles, vous repérerez plus rapidement ce que vous cherchez et visualiserez mieux vos différentes occupations. Elles deviendront un outils particulièrement agréable à utiliser.

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Choisir la langue de votre Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Langue, Préférences

Collabox permet de choisir la langue d’utilisation de votre logiciel. D’abord conçu pour une utilisation en français, il a ensuite été traduit en anglais pour que vous puissiez l’utiliser dans la langue de votre choix. Chacun de vos employés peut ainsi sélectionner la langue qui lui convient.

Choisir la langue de votre Collabox

Pour modifier la langue, rien de plus simple! Rendez-vous d’abord dans la section Préférences, dans le menu vertical de Collabox.

Menu vertical de Collabox, section Préférences

Vous arriverez dans vos préférences sous l’onglet Infos. Choisissez la langue qui vous préférez utiliser à l’aide du menu déroulant et cliquez sur Enregistrer.

Page Mes préférences, onglet Infos

Contacts et fournisseurs

Dans les fiches Contacts du Module CRM et dans les fiches Fournisseurs, vous avez l’option de choisir la langue de communication souhaitée.

Nous mettons constamment à jour le logiciel dans les deux langues pour vous offrir le meilleur service qui soit. Le vocabulaire peut même être adapté pour une entreprise en particulier, à la demande. N’hésitez pas à en discuter avec nous!

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Mes raccourcis

By Configuration, Configurer son Collabox, Raccourcis

Avez-vous déjà remarqué la section Mes raccourcis dans le menu de gauche de votre Collabox? Nous l’avons créée pour que vous puissiez la personnaliser comme bon vous semble et y ajouter les pages que vous utilisez le plus souvent. Envie d’essayer?

Cliquez sur Mes raccourcis sous l’onglet Préférences du menu de gauche.

Menu de gauche dans Collabox

Cochez les éléments que vous voulez voir apparaître dans votre liste rapide, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour enlever des éléments de vos raccourcis, décochez-les tout simplement dans cette même liste.

Page Mes raccourcis

Vous verrez tout de suite apparaître les éléments que vous aurez ajoutés dans vos raccourcis au menu de gauche.
Note : Ce menu reste visible en tout temps sur toutes les pages de Collabox.

Page Mes raccourcis après mise à jour des raccourcis

Lorsque vous cliquez sur une des pages listée, vous êtes dirigés directement sur celle-ci. Si on prend l’exemple du calendrier de production, le lien vous amènera précisément à votre calendrier qui affiche les échéances de projets.

Exemple de calendrier de production

De cette façon, vous accéderez en un seul clic aux modules que vous utilisez le plus! Quand on parle d’économie de temps, ça en fait toute une!

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Les formulaires personnalisés

By Configuration, Configurer son Collabox, Formulaires

Avec Collabox, créez des formulaires personnalisés afin de n’y voir apparaître que les sections qui vous sont utiles. Vos employés ne se poseront plus de questions sur les informations nécessaires à inscrire et vos pages seront plus rapides à consulter et sans superflu.

Comment créer des formulaires personnalisés

Dirigez-vous d’abord sous l’onglet Préférences du menu de gauche, puis sélectionnez Organisme. Rappelez-vous que seuls les administrateurs ont accès à cette configuration, bien qu’elle soit appliquée à tous les employés.

Menu de gauche, onglet Préférences

Rendez-vous ensuite dans l’onglet Formulaires personnalisés à la fin de la liste.

Page mise à jour de l’organisme, onglet Infos

Choisissez ensuite un formulaire à personnaliser avec le menu déroulant. Modifiez ainsi l’un des cinq formulaires suivants: agenda, bon de commande, clients, fournisseurs et projets.

Exemple du formulaire de fournisseurs

Premièrement, les cases à droite du formulaire servent à déterminer les sections qui seront visibles sur votre formulaire personnalisé.

Cochez donc la case pour que la section correspondante apparaisse dans votre formulaire ou décochez-la pour qu’elle disparaisse.

Dans les sections encadrées en rouge de l’exemple, la toute première case permet d’enlever la section au complet.

Formulaire des fournisseurs
Page Mise à jour de l’organisme, onglet Formulaires personnalisés

Un pictogramme représentant des personnes est présent à gauche de chaque case. Cliquez dessus pour voir le nom de vos employés. Choisissez les employés pour lesquels vous souhaitez personnaliser le formulaire en cochant ou décochant leurs noms. Par défaut, toutes les cases sont cochées.

Cases à cocher pour chacun des employés
Formulaire personnalisé des fournisseurs

Finalement, lorsque votre personnalisation est terminée, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder, en bas de la page. Votre formulaire sera maintenant adapté à vos besoins!

Exemple de formulaire personnalisé
Page Ajout d’un fournisseur

Procédez de la même façon pour créer les autres formulaires personnalisés. C’est tout simple! Si vous souhaitez ajouter des champs à l’intérieur des formulaires, consultez le texte sur les champs personnalisés.

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Gestion des banques d’heures

By Configuration, Employés, Vacances-maladie

Avez-vous du mal à suivre les heures supplémentaires de vos employés? Êtes-vous en mesure de trouver le nombre d’heures de congé santé accumulés? Collabox vous propose une solution parfaite pour la gestion des différentes banques d’heures.

Configuration initiale de l’horaire

Cliquez sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation.

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Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale de gauche.

Choisissez l’employé dont vous souhaitez modifier/consulter l’horaire.

Cliquez sur l’onglet « Horaire ».

Enfin, entrez les journées et les heures travaillées.

Banque d’heures supplémentaires

N’oubliez pas de configurer la banque d’heures si vous désirez calculer le temps supplémentaire dû à vos employés. Vous devez d’abord entrer la date du début du calcul de la banque d’heures (généralement associé au début de l’embauche de l’employé) ou le nombre d’heures accumulées à la date sélectionnée (si vous ne prenez pas la date d’embauche). Si vous limitez le nombre d’heures accumulables, indiquez-le à l’endroit spécifié. N’oubliez surtout pas d’enregistrer vos modifications. Vous devez effectuer ces étapes pour chacun de vos employés.

Banques d’heures de vacances / congés santé

Pour faire un suivi adéquat des heures accumulées pour les vacances et les congés santé ou de maladie, il faut également préparer le dossier de l’employé en conséquence. Dans la fiche de l’employé, dirigez-vous sur l’onglet « Taux ».

Défilez la page jusqu’à la section des « Taux congé ». Il y a alors trois sections à remplir : vacances, congé de maladie et congé de santé. Vous devez entrer à la main le pourcentage d’accumulation des heures pour ces trois banques en fonction des normes en vigueur ou de votre politique interne.

Les rapports

Vous avez accès aux rapports de banques d’heures dans l’onglet « Rapport » du menu principal. Cliquez ensuite sur Banque d’heures si vous désirez les informations sur les heures supplémentaires de vos employés.

Choisissez plutôt Vacances – Maladie pour les banques d’heures de congés.

Pour les rapports Vacances – Maladie, sélectionnez le rapport désiré parmi la liste offerte, ainsi que le bon intervalle de temps et l’employé désiré.

Vous voilà prêt à utiliser les banques d’heures fournies par Collabox!

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Gestion des ressources

By Agenda, Calendrier, Configuration, Ressources

Vous avez une salle de conférence, un camion ou un instrument à réserver? Collabox permet la gestion des ressources pour votre entreprise. Ainsi, vous pouvez suivre l’utilisation des salles de conférence, des camions, des caméras, etc. Le tout présenté dans un calendrier d’équipe pratique.

Comment réserver une ressource

1- Ouvrez d’abord votre calendrier.

2- Cliquez ensuite sur le menu déroulant « Consulter le calendrier de  » et sélectionnez la ressource désirée. Si vous souhaitez plutôt connaître l’horaire de toutes les ressources, cliquez sur « Toutes les ressources ». N’oubliez pas de cliquer sur « ok » pour faire afficher l’agenda.

Que faire si l'option n'est pas là?

3- Il est possible que vous ne puissiez pas voir l’horaire des réservations. Pour l’activer, accédez au menu de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

4- Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale gauche.

5- Sélectionnez votre nom ou celui de l’employé souhaitant avoir accès à l’horaire de réservation des ressources. Cliquez ensuite sur l’onglet « Menus ».

6- Enfin, cochez l’option « Réservation de ressources » dans la section agenda.

Le nom d’un local a changé ou vous souhaitez ajouter une ressource? Suivez les étapes ci-dessous pour y arriver.

Comment ajouter/modifier les ressources?

1- Accédez au module de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation dans le haut de la page.

2- Cliquez ensuite sur « Ressources » dans la barre latérale de gauche.

3- Si vous souhaitez ajouter une ressource, cliquez sur « Ajouter une ressource ». Remplissez les informations et sauvegardez la fiche.

4- Si vous souhaitez plutôt en modifier une, cliquez sur son nom. Vous pourrez ensuite modifier les éléments de la fiche de la ressource.

À partir de cet écran, il est aussi possible de réserver une ressource (en cliquant « Réserver ») ou bien d’afficher son horaire d’utilisation (cliquez sur « Afficher l’horaire »).

Vous pouvez même profiter de cet outil de gestion pour maximiser les ressources de votre entreprise! Pourquoi ne pas louer votre salle de conférence qui passe la majorité de son temps vide? Votre équipe a diminué et vous avez des locaux vacants? Plusieurs jeunes entrepreneurs recherchent des espaces de travail à louer à l’heure ou à la journée. Profitez-en!

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Taux horaire spécifique à un projet pour vos services

By Calendrier, Configuration, Configurer son Collabox, Projets, Taux

Vous ne facturez pas le même taux horaire par service à tous vos clients? Vous pouvez le modifier spécialement pour un projet. C’est simple, il suffit de suivre les étapes. Si vous voulez simplement configurer un taux par défaut, dirigez-vous sur cette page qui fournit toutes les explications.

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Comment changer le taux horaire pour un service dans un projet

La première étape consiste à obtenir la fiche du projet. Pour ce faire, on clique sur « Configuration » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, on accède à la liste des projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale gauche.

Projets

Enfin, on clique sur le projet que l’on veut modifier. Dans l’exemple suivant, il s’agit de la Campagne printemps 2007 d’ABC construction.

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Une fois dans la fiche du projet, vous devez cliquer sur l’onglet « Taux ».

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Vous serez ensuite automatique redirigé sur la page des taux spécifiques à ce projet. Sur cette page, vous pouvez modifier autant les taux pour vos employés, mais aussi pour les services.
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La dernière étape est plutôt simple, il suffit d’entrer le montant que vous voulez charger à votre client sur ce projet en particulier. N’oubliez surtout pas d’enregistrer la modification en cliquant sur « Enregistrer » au bas de la page. Dans l’exemple ci-dessous, on modifie le taux horaire pour le service « Brainstorming » de 40 $ à 75 $ de l’heure.

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Une fois que le taux horaire est ajusté, il sera comptabilisé correctement lors de votre facturation, mais aussi dans l’affichage des rapports. Pour ce faire, vous devez d’abord cliquer sur « Rapports » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, vous devez aller chercher les rapports associés aux projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale de gauche.

Enfin, il faut sélectionner les options « Prix vendant » et « Calculer les montants selon le taux des services”. Collabox vous affichera alors le rapport résumant vos projets en fonction des nouveaux taux de services que vous avez établi. 

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Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

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Ajouter un taux vendant à un service

By Configuration, Taux

Voici comment configurer un taux vendant à un service. Cette option configure donc ce taux par défaut pour tous vos projets. Si vous voulez établir un taux unique pour un projet, vous n’êtes pas à la bonne place. Dirigez-vous plutôt sur cette page.

Trois étapes sont nécessaires pour configurer ce taux par défaut pour vos services. 

  1. On commence en cliquant sur configuration dans la barre de menu du haut.
    Configuration
  2. Pour accéder à la liste des services, on clique sur « Services » dans la barre latérale de gauche.Screen Shot 2016-03-16 at 08.55.50
  3. Verrez alors votre liste de services. Suffit de cliquer sur celui que l’on veut ajouter un taux horaire par défaut pour le modifier. Une fois dans la fiche de mise à jour du service, il ne reste qu’à ajouter le montant que vous voulez charger pour ce service. Dans le cas ci-dessous, le service « administration » est facturé aux clients pour 30 $ de l’heure. Donc, chaque fois qu’un employé utilisera ce service dans la feuille de temps, Collabox calculera automatiquement le montant associé. Vos rapports, mais aussi votre facturation seront ajustés.
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Affichage personnalisé des formulaires

By Configuration

De base, votre logiciel Collabox comprend plusieurs formulaires créés par notre équipe pour vous faciliter la vie comme la fiche client ou fournisseur. Ils sont bien pratiques, mais parfois, les champs proposés ne sont pas tous nécessaires. Saviez-vous qu’il était possible de les changer? Nous avons ajouté une fonction qui permet de masquer les champs que vous ne souhaitez pas voir. Cette fonctionnalité se nomme « formulaires personnalisés ». Si vous souhaitez plutôt ajouter des champs supplémentaires aux formulaires, il faut se référer à la fonction des champs personnalisés.

Où trouver les formulaires personnalisés ? :

Dans la barre de gauche, rendez-vous dans la catégorie « Préférences » puis cliquez sur « Organisme ».cap

Après cliquez sur l’onglet « Formulaires personnalisés ».

champ perso

Ensuite, il faut tout simplement choisir le formulaire dont vous voulez configurer l’affichage.

champ perso1

Une fois le formulaire sélectionné, vous pourrez voir tous les champs disponibles dans celui-ci. Si le champ est coché à droite, c’est qu’il sera affiché et disponible dans le formulaire.

champ perso2a

Par exemple, si on conserve tous les champs cochés, le formulaire ressemblera à ceci. 

form perso3

Si vous décochez quelques champs, ceux-ci ne seront plus visibles dans le formulaire. 

form perso1

Votre fiche apparaîtra alors comme suit :

form perso2

Vous êtes ainsi en mesure d’afficher et de masquer les champs que vous voulez dans les formulaires de base inclus dans Collabox. Si vous souhaitez plutôt ajouter des champs, la fonction des champs personnalisés est pour vous!

Les champs personnalisés : adaptez votre Collabox !

By Configuration, Formulaires

Les champs personnalisés sont un moyen extrêmement puissant d’avoir le plein contrôle de l’information importante pour votre entreprise. Cette fonctionnalité permet d’ajouter vous-même des champs à l’intérieur des formulaires de base. 

Si vous cherchez plutôt à modifier les champs affichés dans les formulaires de base, le texte sur les formulaires personnalisés vous sera plus utile.

Comment créer un champ personnalisé

D’abord, dirigez-vous vers le menu « Configuration » dans la barre du haut de la page.

Vous trouverez ensuite l’option « Champs personnalisés » dans la barre de gauche.

clip écran du menu dans la palette de gauche

Plusieurs types de champs sont disponibles. Vous pouvez insérer des champs de texte simple ou multilingue, des cases à cocher, des menus déroulants, etc.

cap

Cependant, il est seulement possible de modifier certains formulaires de base.

En résumé, ces formulaires contiennent…

  • Contacts : Contient les coordonnées nécessaires des contacts principaux de chacun de vos clients (noms, prénoms, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.)
  • Clients : Contient les informations concernant tous vos clients dans cette fiche (raison sociale, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.).
  • Projets : Contient les informations clés concernant vos projets (l’intitulé du projet, son signataire, son statut, sa probabilité de clore, etc.)
  • Fournisseurs : Contient l’information relative à vos fournisseurs. Comme pour vos clients, vous n’avez qu’à décider ce que vous voulez garder comme information sur vos fournisseurs (plus des champ de base, raison sociale, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.).
  • Employés : Contient les informations sur vos employés. Vous pouvez par exemple ajouter avec les champs personnalisés le nom du conjoint, une idée de cadeau d’anniversaire, des numéros d’assurance sociale, etc.
  • Candidats : Dans un contexte de recrutement et d’embauche, on trouve ici les informations sur les candidats potentiels.
  • Bon de commande : Les champs personnalisés sont utiles pour consigner les informations spécifiques à votre secteur d’activité (unité de mesure, formats standards, spécifications de produits, etc.).
  • Tâches : Contient les informations détaillées de chacune des tâches (projet lié, tâche parent, service, temps prévu pourcentage accompli, description, etc.).
  • Produits : Contient les informations de chacun de vos produits en détail (catégorie, code de produit, fournisseur, prix, etc.).
  • Agenda :  Contient toutes les informations sur chacun des rendez-vous (date et heure, projet, contacts, produit, service, employés affectés, statut du rendez-vous, etc.).

Une fois que vous avez maîtrisez les concepts de base, il ne vous reste qu’à expérimenter pour créer ou modifier à votre guise les formulaires. 

Organisation des champs personnalisés

Les champs personnalisés s’alignent, par défaut, les uns en dessous des autres dans le bas de la fiche où ils sont créés. Collabox permet de les organiser en « sections » et en « familles ».

Voir comment les sections et les familles s’affichent sur le Collabox »]

Les sections et les familles en contour

Les champs d’une « section » s’organisent selon la logique suivante : tout d’abord les familles les unes sous les autres, suivant l’ordre numérique des familles, puis les champs sans famille en dessous. Le tout forme une zone qu’on peut masquer ou afficher (la « Section »).

Voir comment la section s’affiche sur le Collabox

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Les champs d’une même famille, quant à eux, se positionnent sur une seule ligne (au lieu de se placer les uns sous les autres). On peut même décider si les étiquettes descriptives doivent être affichées à la gauche du champ ou au-dessus.

Voir comment les familles sont affichées sur le Collabox

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Les étiquettes descriptives affichées au-dessus du champ

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Les étiquettes descriptives affichées à la gauche du champ

Les champs personnalisés créés dans la fiche contact répondent aux critères de recherche dans l’outil de recherche de la fiche contact.