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Configuration

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La configuration de base du Collabox est facile car il y a beaucoup d’éléments que vous pouvez faire vous-même.

Si vous avez le rôle de Super-utilisateur dans votre organisation vous pouvez aussi configurer les comptes de vos collègues en plus du vôtre.

Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez surtout pas à nous contacter.

418 907-9274 ou info@collabox.com

Rapport de configuration des employés

By Configuration, Configurer son Collabox, Employés

Le rapport de configuration des employés

Dans cet article, nous vous présentons une fonction méconnue du Collabox : Le rapport de configuration des employés. Il permet au super-utilisateur ou aux administrateurs du Collabox dans votre organisation d’afficher dans des formats tableaux tous les accès et les droits de chacun de vos utilisateurs dans votre entreprise.

Il vous facilite la vie quand vient le temps de savoir, par exemple, si Ginette a le droit de modifier des factures ou de voir si Luc a accès à la liste des contacts dans le module CRM. C’est utile aussi quand vous accueillez un nouveau collègue et que vous devez vérifier s’il a bien accès aux bons modules et fonctions du Collabox.

Voici comment accéder à ce rapport:

1- Dans le menu du haut choisir la fonction: CONFIGURATION – la fameuse roulette qui est accessible seulement aux super-utilisateurs ou administrateurs du Collabox dans votre organisation. Si vous ne la voyez pas, c’est que vous n’avez pas ce type de droits.

2- Dans le menu de gauche de votre Collabox vous verrez la section: Configuration des employés.

3- Cliquer sur le mot: Employés. La liste de tous vos utilisateurs-employés apparaîtra.

4- Dans le haut de cette liste vous verrez : Rapport de configuration des employés.

rapport configuration employés
rapport de configuration employés

5- Cliquer sur le lien : Rapport de configuration des employés. Vous aurez différents types de tableaux qui vous permettront d’afficher des informations spécifiques.

rapport-configuration-employes-2

a- Info: les informations générales qui se trouvent dans la fiche d’employés

INFO-rapport configuration employés

b- Menu: les menus auxquels les employés ont accès

MENU-rapport-configuration-employes

c- Préférences : toutes les préférences que les employés utilisent

d- Configuration avancées : Des options personnalisés accordés à certains employés sur demande

d- Services : Les services qui sont affectés aux employés, surtout la gestion de la feuille de temps

SERVICES-rapport-configuration-employes

e- Projet : Les projets qui sont affectés aux employés, pour leur feuille de temps, accès à des rapports, aux fiches projets et autres.

PROJETS-rapport-configuration-employes

f- Horaires: Configurations relatives aux horaires

Profitez-en au maximum !

Les postes budgétaires dans le Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Déboursés

Les « postes budgétaires » dans le Collabox, désignent les revenus et les dépenses (les produits et les charges).

Afin d’enregistrer correctement ces opérations, il est nécessaire de configurer votre Plan Comptable. Établissez une liste avec le nom et le numéro de tous les comptes des produits (revenus) et des dépenses (charges) que vous avez besoin, selon les activités de votre entreprise. Votre comptable peut vous conseiller à ce sujet.

Les postes budgétaires disposeront donc d’un numéro et d’un nom propre afin d’identifier correctement la nature de l’opération. Ce système de numérotation sert à produire l’état des résultats et vous aidera à retrouver facilement les comptes dans le Collabox.

L’état des résultats est l’état financier qui permet de résumer les produits et charges d’une compagnie sur une période donnée (mensuelle ou annuelle). L’état de résultats contient les deux informations les plus importantes des entreprises leurs profits ou pertes.

Créer la liste des postes budgétaires

  • Cliquer sur l’icone Comptabilité
  • Aller au menu à gauche et cliquer sur postes budgétaires
  • Cliquer sur Ajouter un poste budgétaire
  • Saisir votre nomenclature
  • Enregistrer à chaque nouveau poste budgétaire ajouté
  • Organiser les postes budgétaires par catégories
Le poste budgétaire dans le Collabox

Voici le formulaire pour Ajouter un poste budgétaire dans le Collabox pour la première fois

Créer la liste de postes budgétaires

Comment créer des listes de catégories de postes budgétaires ?

Il existent deux façons d’accéder au lien qui vous mènera à l’espace de configuration des catégories :
a) Depuis un poste budgétaire existant
b) Depuis l’espace de création d’un nouveau poste budgétaire (lien : Ajout d’un poste budgétaire )

Voici la procédure:

Une fois sur le formulaire du poste budgétaire, cherchez la rubrique appelé Catégorie et repérez le lien cliquable :

Mise à jour des catégories de poste (C’est dans cet espace que vous allez pouvoir créer vos listes).

Catégories de postes budgétaires 1
Catégories de postes budgétaires 2

Le lien: Ajouter une catégorie de poste budgétaire vous permettra de saisir le nom et l’ordre pour l’affichage visuelle.

Ajouter une catégorie de poste budgétaire

Créer un déboursé

Chaque « poste budgétaire » nécessite la création d’un « déboursé« . Un déboursé est le mot utilisé dans la terminologie « Collabox » pour les décaissements.

Chaque décaissement (déboursé) doit être associé à un fournisseur. Vous devez donc vous assurer que le fournisseur existe sur votre liste de fournisseurs. Toutefois, si ce fournisseur n’existe pas au moment de l’enregistrement de l’opération, vous aurez la possibilité de le créer en parallèle et rapidement.

L’accès à la liste de déboursés est possible dans le menu gauche, tel qu’il apparait dans la photo ici-bas. Rappelez-vous que vous pouvez vous servir des différents options pour faire une recherche selon les critères que peuvent vous convenir le mieux.

Image: obtenir l'accès aux différents déboursés saisis
Image: obtenir l’accès aux différents déboursés saisis

Vous pouvez aller voir la procédure complète pour la saisi d’un déboursé ici

Envoyer des informations depuis Collabox à vos collègues-fournisseurs-clients

Configurer son Collabox | Envoyer des documents via Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Trucs et astuces

Envoyer des documents via Collabox avec le service de messagerie! Servez-vous de Collabox pour envoyer plusieurs types d’informations à vos collègues, vos fournisseurs et vos clients.

Gagnez beaucoup de temps tout en gardant une trace de ces envois.

Si vous êtes déjà en train de travailler sur une facture, une offre de services, etc., saviez-vous que vous pouvez les envoyer directement de votre Collabox ?

Voici une liste de types d’information:

  • factures
  • états de comptes
  • offres de services (soumissions) avec des fichiers en pièces jointes
  • rendez-vous
  • messages montés dans le éditeur d’infolettres de Collabox : Le Followmail (module CRM)

Importante configuration à faire avant d’envoyer des documents via Collabox pour ne pas être considéré un « indésirable » (spam) :

Pour éviter que ces envois-courriels se retrouvent dans les « Indésirables » (« spam ») il y a deux actions que vous devriez prendre dès maintenant.

1- Mettre vos informations de serveur sortant dans vos Préférences-Collabox. Ces informations sont les mêmes que vous utilisez dans votre outil courriel régulier: (Outlook, Thunderbird, Gmail, etc.)

préférences- courriels
Évitez devenir "Indésirables" ("spam") 1
Évitez devenir "Indésirables" ("spam")

Ainsi le Collabox utilisera votre serveur de courriel (collabox.entreprise) pour envoyer les courriels et documents ce qui aidera énormément à réduire les indésirables (spam).

2- L’autre moyen est de modifier les informations de votre nom de domaine, les « records DNS » pour ajouter un entrée SPF.

Votre hébergeur de courriel devrait être en mesure de faire cela pour vous.

Voici à titre d’exemple la configuration que nous avons fait pour un de nos client (parce que c’est nous qui hébergeons ses courriels)

Configuration - Les records DNS

Configurer son Collabox : Champs personnalisés et menus déroulants

By Configuration, Configurer son Collabox, Nouveautés

Déjà bien connus des utilisateurs du Collabox, les champs personnalisés sont maintenant encore plus spécifiques grâce à l’ajout des menus déroulants.


Ajouter des champs personnalisés et menus déroulants

Allez d’abord dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu de gauche, choisissez la fonction « Champs personnalisés ».

Ajoutez un nouveau champs ou modifier un champ personnalisé déjà inscrit.

Remplissez les cases puis sélectionnez le champ que vous désirez. Plusieurs options s’offrent à vous, donc des cases simples. Le chois qui nous intéresse ici est le « Champ à choix multiple (déroulant multiple) ». Choisissez où vous souhaitez qu’il soit présenté dans le formulaire, puis sélectionnez ensuite le type de menu déroulant que vous désirez. Les options sont une liste : de produits, d’employés, de ressources ou de contacts. Combinez votre menu déroulant à un champs simple ou à une image pour mieux vous y retrouver!

Indiquez les valeurs qui feront parties de votre menu déroulant.

N’oubliez pas de bien choisir le formulaire où apparaîtra vos champs personnalisés!

Voici le résultat d’un champ personnalisé contenant un menu déroulant.

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Les 6 outils pour gérer vos projets

By Configuration, Projets

Voici les 6 différents outils qui permettent d’obtenir des indicateurs plus précis pour gérer les projets selon vos besoins.

1- le Rapport de gestion par projet

C’est le rapport tout pensé pour gérer vos projets. Il fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir :

  • factures
  • déboursés
  • salaires
  • heures
  • ressources
  • bons de commande
  • budget restant
  • etc.

2- Le Rapport de charge d’affectation 

La charge d’affectation a un volet lié directement au projet. Elle a aussi un volet associé aux employés. Ainsi, vous pouvez constater qui travaille le plus sur un projet, et qui possède la plus grande charge de travail en termes de quantité de projets. Au besoin, vous pouvez réorganiser les affectations pour optimiser le rendement.

2A – Par projet

2B – Par employé affecté

3- Le calendrier de production  

Le calendrier de production est votre outil idéal qui rassemble à la fois les échéances, mais également le nombre d’heures restant sur vos projets. Les dépassements d’heures sont visibles en un coup d’oeil. 

4- Liste des projets

La liste des projets vous permet de visualiser l’ensemble des travaux en cours. De plus, vous pouvez observer les projets par leur état d’avancement, par exemple seulement les projets « en soumission » ou encore « en production ».

5- Le rapport de progression

Le rapport de progression du Collabox vous assure un suivi du budget et vous évite les mauvaises surprises!

6- Le rapport de suivi de projets

Ce rapport est évolué et détaillé (infos financières, temps, %, etc). Celui-là c’est le top! Mais, pour l’utiliser, il faut absolument produire les offres de services et les factures par le Collabox.

Projet Vacances

By Configuration, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Rapports, Vacances-maladie

Pour vous aider à mieux gérer les vacances de vos employés, Collabox est là pour vous. Il suffit de créer un projet intitulé « Vacances ». Les employés pourront ainsi l’utiliser à partir de leur feuille de temps ou de leur agenda.

Voici comment procéder.

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1- Cliquez d’abord sur « Organisme » dans la barre de navigation latérale gauche à partir de n’importe quelle page de votre Collabox.

Menu Préférence et sélection de l'option organisme

.

2- Ensuite, cliquez sur l’onglet « Projets » pour accéder aux fonctionnalités désirées.

Sélection de l'onglet Projet dans la mise à jour de l'organisme pour configurer un projet vacances

.

3- Vous devez ensuite mettre à jour les types de projet en cliquant sur le lien. Cette page vous affiche tous les types de projet de votre organisme.

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Pour un en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un type de projet ».  Donnez le nom « Vacances » au type de projet et n’oubliez pas de sélectionner l’option vacances juste au bas.

Instructions visuelles pour configurer un projet vacances

D’autres options se présentent à vous dans cet onglet « Projet », au besoin. De plus, n’oubliez pas d’aller configurer les banques d’heures de vos employés via la Fiche Employés sous le menu principal « Configuration ». Elles seront très utiles pour la gestion des vacances puisque vous pouvez ajouter les heures accumulées dans l’affectation par employé sur le projet Vacances.

Si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de répondre.

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Les familles (catégories)

By Configuration, Configurer son Collabox, Familles

Dans Collabox, vous pouvez utiliser des codes de couleurs que l’on appelle des familles (ou des catégories) pour mieux vous retrouver dans vos projets, vos rendez-vous et vos tâches. C’est à vous d’associer une couleur à une description de famille.

Configurer les familles (catégories)

Rendez-vous d’abord dans votre menu principal et sélectionner « Calendrier ».

Cliquez ensuite sur « Catégories (Familles) »dans le menu de gauche.

Vous arriverez sur la page Configuration des catégories d’agenda (Familles). Des couleurs de catégories sont déterminées par défaut. Toutefois, si vous souhaitez les changer, vous pouvez cliquer sur les cases blanches sous la section Couleur. Ensuite, nommez les catégories, puis déterminez si ce sont des heures facturables ou non. Appuyez sur le bouton Enregistrer au bas de la page pour finaliser les changements.

Note : La case Non-facturable sert principalement à visualiser, dans l’onglet Liste du calendrier, le total des heures facturées et de celles qui sont non-facturées.

Page Configuration des catégories d’agenda (Familles)

Utilisation des familles

Vos familles, une fois créées, se retrouveront dans les trois formulaires suivants : projets, rendez-vous et tâches. Si, par exemple, vous créez un projet et vous lui attribuez la catégorie En cours, de couleur verte, votre projet s’affichera en vert dans le calendrier. Il en est de même pour les rendez-vous et les tâches.

Formulaire d’un projet

Le projet s’affichera ainsi dans votre calendrier :

Calendrier des projets

Avec les familles, vous repérerez plus rapidement ce que vous cherchez et visualiserez mieux vos différentes occupations. Elles deviendront un outils particulièrement agréable à utiliser.

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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Choisir la langue de votre Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Langue, Préférences

Collabox permet de choisir la langue d’utilisation de votre logiciel. D’abord conçu pour une utilisation en français, il a ensuite été traduit en anglais pour que vous puissiez l’utiliser dans la langue de votre choix. Chacun de vos employés peut ainsi sélectionner la langue qui lui convient.

Choisir la langue de votre Collabox

Pour modifier la langue, rien de plus simple! Rendez-vous d’abord dans la section Préférences, dans le menu vertical de Collabox.

Menu vertical de Collabox, section Préférences

Vous arriverez dans vos préférences sous l’onglet Infos. Choisissez la langue qui vous préférez utiliser à l’aide du menu déroulant et cliquez sur Enregistrer.

Page Mes préférences, onglet Infos

Contacts et fournisseurs

Dans les fiches Contacts du Module CRM et dans les fiches Fournisseurs, vous avez l’option de choisir la langue de communication souhaitée.

Nous mettons constamment à jour le logiciel dans les deux langues pour vous offrir le meilleur service qui soit. Le vocabulaire peut même être adapté pour une entreprise en particulier, à la demande. N’hésitez pas à en discuter avec nous!

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Mes raccourcis

By Configuration, Configurer son Collabox, Raccourcis

Avez-vous déjà remarqué la section Mes raccourcis dans le menu de gauche de votre Collabox? Nous l’avons créée pour que vous puissiez la personnaliser comme bon vous semble et y ajouter les pages que vous utilisez le plus souvent. Envie d’essayer?

Cliquez sur Mes raccourcis sous l’onglet Préférences du menu de gauche.

Menu de gauche dans Collabox

Cochez les éléments que vous voulez voir apparaître dans votre liste rapide, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour enlever des éléments de vos raccourcis, décochez-les tout simplement dans cette même liste.

Page Mes raccourcis

Vous verrez tout de suite apparaître les éléments que vous aurez ajoutés dans vos raccourcis au menu de gauche.
Note : Ce menu reste visible en tout temps sur toutes les pages de Collabox.

Page Mes raccourcis après mise à jour des raccourcis

Lorsque vous cliquez sur une des pages listée, vous êtes dirigés directement sur celle-ci. Si on prend l’exemple du calendrier de production, le lien vous amènera précisément à votre calendrier qui affiche les échéances de projets.

Exemple de calendrier de production

De cette façon, vous accéderez en un seul clic aux modules que vous utilisez le plus! Quand on parle d’économie de temps, ça en fait toute une!

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