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Catégories

Configuration

Configuration

La configuration de base du Collabox est facile car il y a beaucoup d’éléments que vous pouvez faire vous-même.

Si vous avez le rôle de Super-utilisateur dans votre organisation vous pouvez aussi configurer les comptes de vos collègues en plus du vôtre.

Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez surtout pas à nous contacter.

418 907-9274 ou info@collabox.com

Les familles (catégories)

By Configuration, Familles

Dans notre logiciel, vous pouvez utiliser des codes de couleurs que l’on appelle des familles (ou des catégories) pour mieux vous retrouver dans vos projets, vos rendez-vous et vos tâches. C’est à vous de déterminer quelle couleur correspond à quoi.

Pour ce faire, rendez-vous dans votre calendrier.

Menu horizontal de Collabox

Cliquez sur Catégories (Familles) dans le menu de gauche.

Menu vertical de Collabox

Vous arriverez sur la page Configuration des catégories d’agenda (Familles). Des couleurs de catégories sont déterminées par défaut. Toutefois, si vous souhaitez les changer, vous pouvez cliquer sur les cases blanches sous la section Couleur. Ensuite, nommez les catégories, puis déterminez si ce sont des heures facturables ou non. Appuyez sur le bouton Enregistrer au bas de la page pour finaliser les changements.

Note : La case Non-facturable sert principalement à visualiser, dans l’onglet Liste du calendrier, le total des heures facturées et de celles qui sont non-facturées.

Page Configuration des catégories d’agenda (Familles)

Vos familles, une fois créées, se retrouveront dans les trois formulaires suivants : projets, rendez-vous et tâches. Si, par exemple, vous créez un projet et vous lui attribuez la catégorie En cours, de couleur verte, votre projet s’affichera en vert dans le calendrier. Il en est de même pour les rendez-vous et les tâches.

Formulaire d’un projet

Le projet s’affichera ainsi dans votre calendrier :

Calendrier des projets

Avec les familles, vous repérerez plus rapidement ce que vous cherchez et visualiserez mieux vos différentes occupations. Elles deviendront un outils particulièrement agréable à utiliser.

Choisissez la langue de votre Collabox

By Configuration, Langue, Préférences

Le logiciel Collabox a été conçu en français à l’origine, mais nous l’avons aussi traduit en anglais pour que vous puissiez l’utiliser dans la langue de votre choix. Chacun de vos employés peut sélectionner la langue qui lui convient.
Pour modifier la langue, rien de plus simple! Rendez-vous dans la section Préférences, dans le menu vertical de Collabox.

Menu vertical de Collabox, section Préférences

Vous arriverez dans vos préférences sous l’onglet Infos. Choisissez la langue qui vous préférez utiliser à l’aide du menu déroulant et cliquez sur Enregistrer.

Page Mes préférences, onglet Infos

Nous mettons constamment à jour le logiciel dans les deux langues pour vous offrir le meilleur service qui soit. Le vocabulaire peut même être adapté pour une entreprise en particulier, à la demande. N’hésitez pas à en discuter avec nous!

Mes raccourcis

By Configuration, Raccourcis

Avez-vous déjà remarqué la section Mes raccourcis dans le menu de gauche de votre Collabox? Nous l’avons créée pour que vous puissiez la personnaliser comme bon vous semble et y ajouter les raccourcis qui vous sont utiles. Envie d’essayer?

Cliquez sur Mes raccourcis sous l’onglet Préférences du menu de gauche.

Menu de gauche dans Collabox

Cochez les éléments que vous voulez voir apparaître dans vos raccourcis, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour enlever des éléments de vos raccourcis, décochez-les tout simplement dans cette même liste.

Page Mes raccourcis

Vous verrez tout de suite apparaître les éléments que vous aurez ajoutés dans vos raccourcis au menu de gauche.
Note : Ce menu de vos raccourcis reste visible en tout temps sur toutes les pages de Collabox.

Page Mes raccourcis après mise à jour des raccourcis

Lorsque vous cliquez sur un des raccourcis, vous êtes dirigés directement à la bonne page. Si on prend l’exemple du calendrier de production, le lien en raccourci vous amènera précisément à votre calendrier qui affiche les échéances de projets.

Exemple de calendrier de production

De cette façon, vous accéderez en 1 seul clic aux modules que vous utilisez le plus! Quand on parle d’économie de temps, ça en fait toute une!

Les formulaires personnalisés

By Configuration, Formulaires

Remplir le formulaire d’un nouveau fournisseur ou d’un bon de commande, par exemple, peut s’avérer un peu lourd, et surtout lorsque les formulaires comportent des champs qui ne sont pas utilisés par votre organisation. Avec Collabox, vous pouvez personnaliser vos formulaires afin de n’y voir apparaître que les sections qui vous sont utiles. Vos employés ne se poseront plus de questions sur les informations nécessaires à inscrire, et vos pages seront plus rapides à consulter en y enlevant le superflu. Comment ça se concrétise dans Collabox?

Dans le menu de gauche de Collabox, dirigez-vous sous l’onglet Préférences. Sélectionnez Organisme.
Note : Habituellement, seuls les administrateurs ont accès à cette configuration.

Menu de gauche, onglet Préférences

Rendez-vous dans l’onglet Formulaires personnalisés.

Page mise à jour de l’organisme, onglet Infos

Choisissez un formulaire à personnaliser avec le menu déroulant qui apparaîtra sur la page de l’onglet Formulaires personnalisés. Vous avez la possibilité de modifier les quatre suivants : agenda, bon de commande, fournisseurs, projets.

Prenons l’exemple du formulaire de fournisseurs.
Les cases à droite du formulaire servent à déterminer les sections qui seront visibles sur votre formulaire personnalisé. Cochez la case pour que la section correspondante apparaisse dans votre formulaire, décochez-la pour qu’elle disparaisse. Dans les sections encadrées en rouge, la toute première case permet d’enlever la section au complet.
Note : Le formulaire sera personnalisé pour toute l’équipe, pas seulement pour vous.

Formulaire des fournisseurs
Page Mise à jour de l’organisme, onglet Formulaires personnalisés

Vous avez sans doute remarqué qu’il y a un pictogramme représentant des personnes à gauche de la case. Lorsque vous cliquez dessus, le nom de vos employés apparaît avec des cases à cocher pour chacun d’eux. Cette section vous permet de choisir les employés pour lesquels vous souhaitez personnaliser le formulaire en cochant ou décochant leurs noms. Par défaut, toutes les cases sont cochées.

Cases à cocher pour chacun des employés
Formulaire personnalisé des fournisseurs

Lorsque votre personnalisation est terminée, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder, en bas de la page. Votre formulaire sera maintenant adapté à vos besoins!

Exemple de formulaire personnalisé
Page Ajout d’un fournisseur

Vous pourrez procéder de la même façon pour personnaliser les autres formulaires. C’est tout simple! Si vous souhaitez ajouter des champs à l’intérieur des formulaires, consultez le texte sur les champs personnalisés.

Banque d’heures accumulables

By Calendrier, Configuration, Employés, Feuille de temps

Avez-vous du mal à suivre les heures supplémentaires de vos employés ? Collabox peut vous aider avec sa banque d’heures accumulables. Vous n’avez qu’à déterminer l’horaire type de chacun de vos employés et la feuille de temps fait le reste. En effet, lorsque vos employés entrent leur information dans la feuille de temps, Collabox est en mesure de déduire le total effectué et s’il surpasse l’horaire habituel.

Comment configurer l’horaire d’un employé?

Cliquez sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale de gauche.

Choisissez l’employé dont vous souhaitez modifier/consulter l’horaire.

Cliquez sur l’onglet « Horaire ».

Enfin, entrez les journées et les heures travaillées. N’oubliez pas de configurer la banque d’heures. Vous devez entrer la date du début du calcul de la banque d’heures (généralement associé au début de l’embauche de l’employé) ou le nombre d’heures accumulées à la date sélectionnée (si vous ne prenez pas la date d’embauche). Si vous limitez, le nombre d’heures accumulables, indiquez-le à l’endroit spécifié. N’oubliez surtout pas d’enregistrer vos modifications. Vous devez effectuer ces étapes pour chacun de vos employés.

Une fois que vous aurez enregistré les modifications, un rapport détaillé sera généré automatiquement avec les heures travaillées, les surplus, etc.

Gestion des ressources

By Agenda, Calendrier, Configuration, Ressources

Vous avez une salle de conférence, mais vous ne savez jamais quand elle est utilisée? Collabox permet de gérer vos différentes ressources, quelles qu’elles soient. Ainsi, vous pouvez suivre l’utilisation des salles de conférence, des projecteurs, des caméras, etc. Le tout présenté dans un calendrier pratique.

Voici comment:

1- Ouvrez votre calendrier.

2- Cliquez sur le menu déroulant « Consulter le calendrier de : » et sélectionnez la ressource que vous voulez connaître les disponibilités. Si vous souhaitez plutôt connaître l’horaire de toutes les ressources, cliquez sur « Toutes les ressources ». N’oubliez pas de cliquer sur « ok » pour faire afficher l’agenda.

Que faire si l'option n'est pas là?

3- Il est possible que vous ne puissiez pas voir l’horaire des réservations. Pour l’activer, accédez au menu de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

4- Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale gauche.

5- Sélectionnez votre nom ou celui de l’employé souhaitant avoir accès à l’horaire de réservation des ressources. Cliquez ensuite sur l’onglet « Menus ».

6- Enfin, cochez l’option « Réservation de ressources » dans la section agenda.

Le nom d’un local a changé ou vous souhaitez ajouter une ressource? Suivez les étapes ci-dessous pour y arriver.

Comment ajouter/modifier les ressources?

1- Accédez au module de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation dans le haut de la page.

2- Cliquez ensuite sur « Ressources » dans la barre latérale de gauche.

3- Si vous souhaitez ajouter une ressource, cliquez sur « Ajouter une ressource ». Remplissez les informations et sauvegardez la fiche.

4- Si vous souhaitez plutôt en modifier une, cliquez sur son nom. Vous pourrez ensuite modifier les éléments de la fiche de la ressource.

À partir de cet écran, il est aussi possible de réserver une ressource (en cliquant « Réserver ») ou bien d’afficher son horaire d’utilisation (cliquez sur « Afficher l’horaire »).

Vous pouvez même profiter de cet outil de gestion pour maximiser les ressources de votre entreprise! Pourquoi ne pas louer votre salle de conférence qui passe la majorité de son temps vide? Votre équipe a diminué et vous avez des locaux vacants? Plusieurs jeunes entrepreneurs recherchent des espaces de travail à louer à l’heure ou à la journée. Profitez-en!

Historique des courriels

By Configuration, Employés, Historique des courriels, Trucs et astuces

Que ce soit des factures, des offres de services ou des bons de commande, vous envoyez une tonne de courriels à partir de Collabox. Mais il est parfois difficile de savoir si la communication s’est bien rendue à bon port. C’est là qu’entre en ligne de compte l’historique de courriels! Cette fonctionnalité permet de voir tous les courriels envoyés à partir de Collabox, mais surtout s’ils sont arrivés à destination. En effet, cet outil permet de voir quels messages ont été livrés avec succès, ceux en attente et ceux qui ont échoués. Ce n’est pas tout. L’historique vous donne même la raison pour laquelle le message n’est pas parvenu à destination. 

Il est important de préciser que l’historique des courriels présente une vue d’ensemble des courriels envoyés à partir du Collabox, donc les courriels de TOUS les employés. Choisissez donc bien les personnes qui recevront ce privilège. Habituellement, ce dernier est réservé aux dirigeants d’entreprise.

Configuration de l'historique des courriels

Avant de pouvoir profiter de l’historique des courriels, vous devez d’abord l’activer. Pour ce faire, accédez au module de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale.

Sélectionnez l’employé qui pourra avoir accès à l’historique des courriels.

Cliquez ensuite sur l’onglet « Menus ».

Descendez au bas de la page dans la section « Configuration » et cochez la case pour « Historique des courriels ». Si cette dernière n’apparaît pas dans les options, veuillez nous contacter pour que nous vous ajoutions cette option à votre compte. 

Une fois l’option activée à votre compte, il est très facile d’avoir accès à l’historique des courriels. De n’importe où dans le Collabox, vous pouvez cliquez sur « Historique des courriels » dans la barre latérale, sous la section « Outils ».

Ensuite, sélectionnez la période désirée pour obtenir votre historique. Il est à noter que si la fonction n’était pas activée, aucun historique n’a été sauvegardé. Vous devrez attendre d’envoyer de nouveaux courriels pour que Collabox puisse en faire le suivi.

Et voilà! Vous voyez donc un historique des courriels que vous avez envoyés à partir de Collabox. Ceux-ci concernent les offres de services, les bons de commande, les factures et tous les envois effectués à l’aide du Followmail.

Nouvelles couleurs pour Collabox

By Configuration, Thèmes

Archive 2016

Dans les dernières semaines, nous avons travaillé en secret afin de vous préparer une belle surprise. Plusieurs utilisateurs nous demandaient une fonction pour personnaliser les couleurs du Collabox. Nous vous avons écouté et il est maintenant possible de changer les couleurs du Collabox. On a même de nouvelles icônes redessinées et colorées à vous proposer. Au total, c’est 19 icônes redessinées en plus de cinq couleurs différentes pour les nouvelles icônes minimalistes.

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Cliquez ici pour connaître la marche à suivre pour changer les couleurs

Il faut tout d’abord cliquer sur « Mes préférences » dans la barre de navigation latérale.

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Un nouvel onglet a été ajouté spécialement pour la modification des couleurs, il s’agit de « Couleurs ». 

Icones 2

Cette nouvelle vous permet de contrôler toutes les options disponibles pour lâcher votre fou et être créatif. Vous avez les nouvelles icônes, mais aussi les options pour choisir les couleurs. Nous avons aussi ajouté une section au bas de la page qui permet d’enregistrer vos modifications comme un nouveau thème. Vous n’avez qu’à le nommer et cliquer sur « Conserver comme thème ». Sur cette page vous pouvez aussi changer les logos affichés. L’option « Logo » modifie le logo situé dans le coin supérieur gauche de Collabox. L’option « Logo PDF » modifie quant à elle le logo qui apparaît sur vos factures et les offres de service.

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Maintenant lâchez-vous lousse pour créer un Collabox qui colle à votre personnalité. Envoyez-nous des captures d’écran de vos thèmes à social@collabox.com, on veut voir vos créations.

Taux horaire spécifique à un projet pour vos services

By Calendrier, Configuration, Projets, Taux

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Vous ne facturez pas le même taux horaire pour un même service à tous vos clients?

Vous pouvez le modifier spécialement pour un projet. C’est simple, il suffit de suivre les étapes. Si vous voulez simplement configurer un taux par défaut, dirigez-vous sur cette page qui fournit toutes les explications.

Comment changer le taux horaire pour un service dans un projet

La première étape consiste à obtenir la fiche du projet. Pour ce faire, on clique sur « Configuration » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, on accède à la liste des projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale gauche.

Projets

Enfin, on clique sur le projet que l’on veut modifier. Dans l’exemple suivant, il s’agit de la Campagne printemps 2007 d’ABC construction.

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Une fois dans la fiche du projet, vous devez cliquer sur l’onglet « Taux ».

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Vous serez ensuite automatique redirigé sur la page des taux spécifiques à ce projet. Sur cette page, vous pouvez modifier autant les taux pour vos employés, mais aussi pour les services.
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La dernière étape est plutôt simple, il suffit d’entrer le montant que vous voulez charger à votre client sur ce projet en particulier. N’oubliez surtout pas d’enregistrer la modification en cliquant sur « Enregistrer » au bas de la page. Dans l’exemple ci-dessous, on modifie le taux horaire pour le service « Brainstorming » de 40 $ à 75 $ de l’heure.

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Une fois que le taux horaire est ajusté, il sera comptabilisé correctement lors de votre facturation, mais aussi dans l’affichage des rapports. Pour ce faire, vous devez d’abord cliquer sur « Rapports » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, vous devez aller chercher les rapports associés aux projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale de gauche.

Enfin, il faut sélectionner les options « Prix vendant » et « Calculer les montants selon le taux des services”. Collabox vous affichera alors le rapport résumant vos projets en fonction des nouveaux taux de services que vous avez établi. 

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Ajouter un taux vendant à un service

By Configuration, Taux

Voici comment configurer un taux vendant à un service. Cette option configure donc ce taux par défaut pour tous vos projets. Si vous voulez établir un taux unique pour un projet, vous n’êtes pas à la bonne place. Dirigez-vous plutôt sur cette page.

Trois étapes sont nécessaires pour configurer ce taux par défaut pour vos services. 

  1. On commence en cliquant sur configuration dans la barre de menu du haut.
    Configuration
  2. Pour accéder à la liste des services, on clique sur « Services » dans la barre latérale de gauche.Screen Shot 2016-03-16 at 08.55.50
  3. Verrez alors votre liste de services. Suffit de cliquer sur celui que l’on veut ajouter un taux horaire par défaut pour le modifier. Une fois dans la fiche de mise à jour du service, il ne reste qu’à ajouter le montant que vous voulez charger pour ce service. Dans le cas ci-dessous, le service « administration » est facturé aux clients pour 30 $ de l’heure. Donc, chaque fois qu’un employé utilisera ce service dans la feuille de temps, Collabox calculera automatiquement le montant associé. Vos rapports, mais aussi votre facturation seront ajustés.
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