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Configuration

Configuration de son Collabox et personnalisation de l’interface

La configuration de base du Collabox est facile.

  • Ajoutez le logo et les couleurs de votre entreprise.
  • Faites la configuration des formulaires d’employés et ajoutez-y des champs personnalisés.
  • Donnez également différents accès à vos employés!

Si vous avez le rôle de Super-utilisateur dans votre organisation vous pouvez aussi configurer les comptes de vos collègues, en plus du vôtre.

Nov 08
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Approbation de facture

By Configuration, Configurer son Collabox, Employés, Facturation

Vous avez plusieurs chargés de projets qui préparent des factures? D’autres ont besoin de les consulter, mais ne doivent pas les modifier? Il vous suffit de demander à Collabox une approbation de facture pour garder le contrôle.

Accès à la facturation

D’abord, vous décidez qui a le droit de créer et de voir les factures de votre entreprise. Ensuite, dirigez-vous vers la fiche employé pour donner ou retirer un accès à la facturation.

Sélectionner « Configuration » au haut de la page, puis « Employés » dans le menu de gauche.

Image montrant le menu principal de Collabox. Le curseur pointe sur l'onglet "Configuration".
Image montrant une partie du menu de gauche sous l'onglet Configuration. Le curseur pointe vers le lien "Employés"

Choisissez un employé dont l’accès doit être modifié, puis cliquez sur l’onglet « Menus ».

Exemple d'une fiche client où le curseur pointe vers l'onglet "Menus".

Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez le Module « Facturation et comptabilité ». Cochez la case Facturation si vous désirez donner un accès, ou décochez-la pour le retirer. Enregistrez votre travail.

Image de la page Menus de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur la case à cocher facturation pour donner l'accès à l'employé.

Maintenant, toujours dans la fiche de l’employé, sélectionnez l’onglet « Configuration avancée ».

Menu de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur l'onglet Configuration avancée.

Défilez la page jusqu’au Module Comptabilité. Plusieurs choix d’accès s’offrent à vous. Vous pouvez approuver des factures dont vous avez la charge, ou encore l’entièreté des factures de l’entreprise. Vous pouvez consulter les factures dans les modifier ou encore consulter uniquement les factures dont vous êtes le directeur de compte. À vous de choisir.

Image de la page Configuration avancée de la fiche d'employé. Des encadrés rouges indiquent où sont les cases à cocher pour donner l'approbation de facture à un employé, une consultation uniquement ou une restriction complète.

Approbation de facture

Lorsque vous êtes l’approbateur de factures, vous avez une action à poser avant de pouvoir les envoyer au client.

D’abord, ouvrez une nouvelle facture et vérifiez les informations. Faites des modifications au besoin. Puis, au bas de la page, cliquez sur le bouton « Approuver la facture ».

Série de boutons cliquables au bas de la facture. Le curseur pointe vers le bouton "Approuver la facture".

Dans la liste des factures du mois en cours, un crochet vert apparaît à côté des factures approuvées.

Exemples de factures approuvées où on voit les crochets verts à côté du numéro de facture.

Lorsqu’elles sont en attente d’approbation, un message d’alerte rouge est visible dans le haut de la facture et aucun crochet n’est visible.

Exemple d'une facture qui n'a pas encore été approuvée. Un message rouge apparaît en haut de la page "Cette facture n'est pas approuvée".

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Nov 07
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Configurer son bilan

By Comptabilité, Configuration

Vous avez décidé de n’utiliser qu’un seul système pour effectuer votre comptabilité d’entreprise et souhaitez que toutes vos opérations comptables soient regroupées chez Collabox? Vous avez donc besoin de configurer votre bilan dans Collabox.

Étape préalable

Avant de préparer votre bilan, assurez-vous que vos comptes transactionnels, vos postes budgétaires et vos modes de paiement sont bien configurés. N’hésitez pas à demander l’aide de votre comptable ou des membres de l’équipe Collabox si vous avez besoin d’aide à ce sujet.

Configurer son bilan

Le bilan de chaque entreprise est personnalisé en fonction de ses opérations et de ses besoins.

Rendez-vous d’abord dans le menu principal « Comptabilité ».

Sélectionnez l’option « Configuration bilan » dans le menu de gauche.

Vous verrez apparaître le gabarit général d’un bilan. S’y trouvent les actifs à court terme, les immobilisations, les passifs à court terme, les dettes à long terme et les capitaux propres. Utilisez un exemple de bilan passé comme point de départ est une solution gagnante pour configurer son bilan Collabox.

Ajoutez un nouvel élément au bilan en lui octroyant une section du bilan, un numéro et un nom. Puis, sélectionnez le compte transactionnel associé et choisissez le type de solde désiré.

Souvent, les comptes transactionnels de taxes sont une combinaison de comptes transactionnels (M), alors que les comptes à payer sont un solde de compte (A).

Finalement, dirigez-vous vers votre bilan final. Sélectionnez la date voulu de fin de votre bilan et observez vos résultats!

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Fév 11
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Rapport de configuration des employés

By Configuration, Configurer son Collabox, Employés

Le rapport de configuration des employés

Dans cet article, nous vous présentons une fonction méconnue du Collabox : Le rapport de configuration des employés. Il permet au super-utilisateur ou aux administrateurs du Collabox dans votre organisation d’afficher dans des formats tableaux tous les accès et les droits de chacun de vos utilisateurs dans votre entreprise.

Il vous facilite la vie quand vient le temps de savoir, par exemple, si Ginette a le droit de modifier des factures ou de voir si Luc a accès à la liste des contacts dans le module CRM. C’est utile aussi quand vous accueillez un nouveau collègue et que vous devez vérifier s’il a bien accès aux bons modules et fonctions du Collabox.

Voici comment accéder à ce rapport:

1- Dans le menu du haut choisir la fonction: CONFIGURATION – la fameuse roulette qui est accessible seulement aux super-utilisateurs ou administrateurs du Collabox dans votre organisation. Si vous ne la voyez pas, c’est que vous n’avez pas ce type de droits.

2- Dans le menu de gauche de votre Collabox vous verrez la section: Configuration des employés.

3- Cliquer sur le mot: Employés. La liste de tous vos utilisateurs-employés apparaîtra.

4- Dans le haut de cette liste vous verrez : Rapport de configuration des employés.

rapport configuration employés
rapport de configuration employés

5- Cliquer sur le lien : Rapport de configuration des employés. Vous aurez différents types de tableaux qui vous permettront d’afficher des informations spécifiques.

rapport-configuration-employes-2

a- Info: les informations générales qui se trouvent dans la fiche d’employés

INFO-rapport configuration employés

b- Menu: les menus auxquels les employés ont accès

MENU-rapport-configuration-employes

c- Préférences : toutes les préférences que les employés utilisent

d- Configuration avancées : Des options personnalisés accordés à certains employés sur demande

d- Services : Les services qui sont affectés aux employés, surtout la gestion de la feuille de temps

SERVICES-rapport-configuration-employes

e- Projet : Les projets qui sont affectés aux employés, pour leur feuille de temps, accès à des rapports, aux fiches projets et autres.

PROJETS-rapport-configuration-employes

f- Horaires: Configurations relatives aux horaires

Profitez-en au maximum !

Déc 30
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Les postes budgétaires dans le Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Déboursés

Les « postes budgétaires » dans le Collabox, désignent les revenus et les dépenses (les produits et les charges).

Afin d’enregistrer correctement ces opérations, il est nécessaire de configurer votre Plan Comptable. Établissez une liste avec le nom et le numéro de tous les comptes des produits (revenus) et des dépenses (charges) que vous avez besoin, selon les activités de votre entreprise. Votre comptable peut vous conseiller à ce sujet.

Les postes budgétaires disposeront donc d’un numéro et d’un nom propre afin d’identifier correctement la nature de l’opération. Ce système de numérotation sert à produire l’état des résultats et vous aidera à retrouver facilement les comptes dans le Collabox.

L’état des résultats est l’état financier qui permet de résumer les produits et charges d’une compagnie sur une période donnée (mensuelle ou annuelle). L’état de résultats contient les deux informations les plus importantes des entreprises leurs profits ou pertes.

Créer la liste des postes budgétaires

  • Cliquer sur l’icone Comptabilité
  • Aller au menu à gauche et cliquer sur postes budgétaires
  • Cliquer sur Ajouter un poste budgétaire
  • Saisir votre nomenclature
  • Enregistrer à chaque nouveau poste budgétaire ajouté
  • Organiser les postes budgétaires par catégories
Le poste budgétaire dans le Collabox

Voici le formulaire pour Ajouter un poste budgétaire dans le Collabox pour la première fois

Créer la liste de postes budgétaires

Comment créer des listes de catégories de postes budgétaires ?

Il existent deux façons d’accéder au lien qui vous mènera à l’espace de configuration des catégories :
a) Depuis un poste budgétaire existant
b) Depuis l’espace de création d’un nouveau poste budgétaire (lien : Ajout d’un poste budgétaire )

Voici la procédure:

Une fois sur le formulaire du poste budgétaire, cherchez la rubrique appelé Catégorie et repérez le lien cliquable :

Mise à jour des catégories de poste (C’est dans cet espace que vous allez pouvoir créer vos listes).

Catégories de postes budgétaires 1
Catégories de postes budgétaires 2

Le lien: Ajouter une catégorie de poste budgétaire vous permettra de saisir le nom et l’ordre pour l’affichage visuelle.

Ajouter une catégorie de poste budgétaire

Créer un déboursé

Chaque « poste budgétaire » nécessite la création d’un « déboursé« . Un déboursé est le mot utilisé dans la terminologie « Collabox » pour les décaissements.

Chaque décaissement (déboursé) doit être associé à un fournisseur. Vous devez donc vous assurer que le fournisseur existe sur votre liste de fournisseurs. Toutefois, si ce fournisseur n’existe pas au moment de l’enregistrement de l’opération, vous aurez la possibilité de le créer en parallèle et rapidement.

L’accès à la liste de déboursés est possible dans le menu gauche, tel qu’il apparait dans la photo ici-bas. Rappelez-vous que vous pouvez vous servir des différents options pour faire une recherche selon les critères que peuvent vous convenir le mieux.

Image: obtenir l'accès aux différents déboursés saisis
Image: obtenir l’accès aux différents déboursés saisis

Vous pouvez aller voir la procédure complète pour la saisi d’un déboursé ici

Déc 01
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Envoyer des informations depuis Collabox à vos collègues-fournisseurs-clients

Configurer son Collabox | Envoyer des documents via Collabox

By Configuration, Configurer son Collabox, Trucs et astuces

Envoyer des documents via Collabox avec le service de messagerie! Servez-vous de Collabox pour envoyer plusieurs types d’informations à vos collègues, vos fournisseurs et vos clients.

Gagnez beaucoup de temps tout en gardant une trace de ces envois.

Si vous êtes déjà en train de travailler sur une facture, une offre de services, etc., saviez-vous que vous pouvez les envoyer directement de votre Collabox ?

Voici une liste de types d’information:

  • factures
  • états de comptes
  • offres de services (soumissions) avec des fichiers en pièces jointes
  • rendez-vous
  • messages montés dans le éditeur d’infolettres de Collabox : Le Followmail (module CRM)

Importante configuration à faire avant d’envoyer des documents via Collabox pour ne pas être considéré un « indésirable » (spam) :

Pour éviter que ces envois-courriels se retrouvent dans les « Indésirables » (« spam »), choisissez parmi ces deux actions qui s’offrent à vous.

1- Mettre vos informations de serveur sortant dans vos Préférences-Collabox. Ces informations sont les mêmes que vous utilisez dans votre outil courriel régulier: (Outlook, Thunderbird, Gmail, etc.)

préférences- courriels
Évitez devenir "Indésirables" ("spam") 1
Évitez devenir "Indésirables" ("spam")

Ainsi le Collabox utilisera votre serveur de courriel (collabox.entreprise) pour envoyer les courriels et documents ce qui aidera énormément à réduire les indésirables (spam).

2- L’autre moyen est de modifier les informations de votre nom de domaine, les « records DNS » pour ajouter un entrée SPF.

Votre hébergeur de courriel devrait être en mesure de faire cela pour vous.

Voici à titre d’exemple la configuration que nous avons fait pour un de nos client (parce que c’est nous qui hébergeons ses courriels)

Configuration - Les records DNS
Mar 04
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Configurer son Collabox : Champs personnalisés et menus déroulants

By Configuration, Configurer son Collabox, Nouveautés

Déjà bien connus des utilisateurs du Collabox, les champs personnalisés sont maintenant encore plus spécifiques grâce à l’ajout des menus déroulants.

Ajouter des champs personnalisés et menus déroulants

Allez d’abord dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu de gauche, choisissez la fonction « Champs personnalisés ».

Ajoutez un nouveau champs ou modifier un champ personnalisé déjà inscrit.

Remplissez les cases puis sélectionnez le champ que vous désirez. Plusieurs options s’offrent à vous, donc des cases simples. Le chois qui nous intéresse ici est le « Champ à choix multiple (déroulant multiple) ». Choisissez où vous souhaitez qu’il soit présenté dans le formulaire, puis sélectionnez ensuite le type de menu déroulant que vous désirez. Les options sont une liste : de produits, d’employés, de ressources ou de contacts. Combinez votre menu déroulant à un champs simple ou à une image pour mieux vous y retrouver!

Indiquez les valeurs qui feront parties de votre menu déroulant.

N’oubliez pas de bien choisir le formulaire où apparaîtra vos champs personnalisés!

Voici le résultat d’un champ personnalisé contenant un menu déroulant.

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Fév 11
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Les 6 outils pour gérer vos projets

By Configuration, Projets

Voici les 6 différents outils qui permettent d’obtenir des indicateurs plus précis pour gérer les projets selon vos besoins.

1- le Rapport de gestion par projet

C’est le rapport tout pensé pour gérer vos projets. Il fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir :

  • factures
  • déboursés
  • salaires
  • heures
  • ressources
  • bons de commande
  • budget restant
  • etc.

2- Le Rapport de charge d’affectation 

La charge d’affectation a un volet lié directement au projet. Elle a aussi un volet associé aux employés. Ainsi, vous pouvez constater qui travaille le plus sur un projet, et qui possède la plus grande charge de travail en termes de quantité de projets. Au besoin, vous pouvez réorganiser les affectations pour optimiser le rendement.

2A – Par projet

2B – Par employé affecté

3- Le calendrier de production  

Le calendrier de production est votre outil idéal qui rassemble à la fois les échéances, mais également le nombre d’heures restant sur vos projets. Les dépassements d’heures sont visibles en un coup d’oeil. 

4- Liste des projets

La liste des projets vous permet de visualiser l’ensemble des travaux en cours. De plus, vous pouvez observer les projets par leur état d’avancement, par exemple seulement les projets « en soumission » ou encore « en production ».

5- Le rapport de progression

Le rapport de progression du Collabox vous assure un suivi du budget et vous évite les mauvaises surprises!

6- Le rapport de suivi de projets

Ce rapport est évolué et détaillé (infos financières, temps, %, etc). Celui-là c’est le top! Mais, pour l’utiliser, il faut absolument produire les offres de services et les factures par le Collabox.

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Fév 05
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Affichage du contenu de l’agenda

By Agenda, Calendrier, Familles

Rendez-vous : Le contenu de l’agenda

Le contenu de l’agenda peut maintenant être affiché ou masqué, dépendant de vos préférences personnelles. Ainsi, vous pouvez opter pour un visuel très détaillé ou plutôt épuré. À vous de choisir!

Lorsque vous prenez des notes dans votre fiche Rendez-vous, le contenu s’affiche dans vos rendez-vous. Mais, si vous ne voulez pas qu’elles s’affichent vous n’avez qu’à décocher la fonction : Affichage du contenu et voilà, le visuel de votre agenda sera automatiquement moins lourd.

Allez-y, prenez des notes maintenant!

Accéder au calendrier

Rendez-vous d’abord dans le module Calendrier.

Pour avoir la fonctionnalité d’affichage de contenu, sélectionnez l’onglet « Semaine » ou « Jour ». L’onglet « Mois » ne permet pas cette option.

Cochez ensuite, si vous le désirez, la case d’affichage du contenu des rendez-vous.

Voici le visuel du contenu de vos rendez-vous en version détaillée.

Image montrant une semaine dans l'agenda. La case à cocher pour afficher le contenu de l'agenda ou non est mis en évidence. Dans cet exemple, la case est cochée et donc l'agenda est du type très détaillé.

Voici le visuel du contenu de vos rendez-vous en version épurée.

Image montrant une semaine dans l'agenda. La case à cocher pour afficher le contenu de l'agenda ou non est mis en évidence. Dans cet exemple, la case n'est pas cochée et donc l'agenda est du type épurée.

En plus du contenu, il y a l’option d’afficher toutes les familles ou encore de montrer uniquement les familles voulues.

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Déc 16
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Projet Vacances

By Configuration, Employés, Feuille de temps, Rapport de feuille de temps, Rapports, Vacances-maladie

Pour vous aider à mieux gérer les vacances de vos employés, Collabox est là pour vous. Il suffit de créer un projet intitulé « Vacances ». Les employés pourront ainsi l’utiliser à partir de leur feuille de temps ou de leur agenda pour faire leur demande de congé.

Configuration initiale

Cliquez d’abord sur le menu « Organisme » dans la barre de navigation latérale gauche.

Menu Préférence et sélection de l'option organisme

Ensuite, cliquez sur l’onglet « Projets » pour accéder aux fonctionnalités de personnalisation des projets.

Sélection de l'onglet Projet dans la mise à jour de l'organisme pour configurer un projet vacances

Vous devez ensuite mettre à jour les types de projet en cliquant sur le lien du même nom. Cette page vous affiche tous les types de projet de votre organisme. Assurez-vous d’y trouver un type « Vacances »..

Créer un projet Vacances

Créez maintenant un projet normalement. Dirigez-vous dans la liste des projets et ajoutez-en un.

Donnez le nom « Vacances » au nouveau projet et n’oubliez pas de sélectionner le type de projet du même nom.

D’autres options se présentent à vous dans cet onglet « Projet », au besoin. Il est recommandé de créer un projet de type Vacances tous les ans.

Configurer les banques d’heures

Configurez les banques d’heures de vos employés via la Fiche Employés sous le menu principal « Configuration ». Elles seront très utiles pour la gestion des vacances. Vous pouvez ajouter les heures accumulées dans l’affectation par employé sur le projet Vacances. Ainsi, vous verrez si un employé dépasse ses heures de vacances accumulées!

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

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