De la plus petite à la plus grande entreprise, la comptabilité est un élément crucial pour la gestion d’une organisation.
Avec notre logiciel comptable vous trouverez plusieurs fonctions qui vous permettront d’effectuer toutes les opérations comptables de votre entreprise.
Entre autre, vous pourrez y créer des factures, saisir les versements de vos clients et les déboursés de votre entreprise.
Il s’agit de votre meilleur outil pour planifier votre année financière grâce, entre autres, à un budget et à un état des résultats.
Vous aurez aussi accès à votre bilan annuel et à divers rapports essentiels à la gestion courante de votre entreprise.
En voici quelques-uns: les rapports des déboursés, les rapports des paiements, les rapports des versements, l’état de compte, la remise de taxes, etc.
En plus nous offrons des options plus spécifiques:
Regardez comment télécharger vos factures en format PDF
Dans notre logiciel, vous avez un outil qui permet de rassembler toutes les factures d’un mois donné et de les télécharger dans un même document en format PDF.
Cet outil est pour vous si vous avez besoin de :
Conserver une copie sur votre ordinateur
Envoyer une copie à quelqu’un
Imprimer rapidement
Avoir toutes les factures d’un même mois dans un seul fichier PDF
Simple comme 1 – 2– 3 ! Voici les étapes pour l’obtenir :
1.Rendez-vous sur la barre de menu située en haut de la page et cliquez sur la catégorie » Comptabilité «
2.Saisir la date de facturation selon le mois de votre préférence
3.Cliquer sur le lien en bas de la page qu’indique : » Télécharger toutes les factures de ce mois «
Nous vous présentons la méthode pour saisir un déboursé dans le module « Comptabilité » du Collabox.
Il existe également d’autres moyens de comptabiliser vos déboursés, notamment dans la feuille de temps ou encore dans la fiche projet.
1- Cliquez sur la fonction -Déboursés– située dans le menu de gauche de votre Collabox.
2-Ensuite, cliquez sur le lien -ajouter une déboursé-.
3- Complétez les 4 champs obligatoires. Ajouter un nouveau fournisseur au besoin. N’oubliez pas de sélectionner le bon mode de paiement, cela évitera des problèmes lors de la conciliation bancaire.
Par la suite, les autres champs qui s’affichent dans cette page peuvent être utilisés selon vos besoins pour saisir un déboursé.
4- Par la suite, il faut compléter ces 3 champs. Puis, cliquez sur le bouton – calculer les taxes. Prenez note que le Collabox calcule les taxes pour vous, mais si vous avez un déboursé sans taxes, il faut décocher la case « taxable » et peser sur le bouton – Calculer total seulement.
Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!
En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.
Collabox permet des exportations vers Sage 50 pour faciliter votre comptabilité avec un logiciel externe. Communiquez avec nous pour bénéficier de cette option.
Exporter les factures
Pour accéder à la page d’Exportation vers Sage 50, allez d’abord dans le menu principal de « Comptabilité ».
Puis, dirigez-vous vers le menu de gauche dans la section « Exportation » et sélectionnez la fonctionnalité « Exporter vers Sage 50 ».
Ensuite, cochez toutes les factures à exporter.
Lorsque l’on appuie sur « Exporter les factures », cela crée un fichier .IMP.
Enregistrez le fichier à un endroit facile à retenir.
Importation dans Sage 50
D’abord, ouvrez l’onglet « Fichier » et descendez jusqu’à l’option « Importer/exporter ». Puis, sélectionnez « Importer des transactions… ».
Choisissez la seconde option présentée puisque vous souhaitez importer des factures de ventes.
Le logiciel recommande de faire une sauvegarde des données avant d’importer, libre à vous.
Parcourez ensuite votre ordinateur pour trouver le fichier .IMP que vous avez enregistré plus tôt.
Par la suite les questions suivantes vous seront posées pour chaque facture à importer.
Si le client n’existe pas dans Sage 50, on vous demande de le créer ou de l’associer à un client existant. Si un client du même nom existe, vous ne verrez pas cette étape, car le client sera assigné à celui du même nom automatiquement.
Ensuite, vous devrez associer chaque élément de facture aux articles/comptes correspondants dans Sage 50.
Si vous utiliser les mêmes numéros de produits dans Collabox que vos articles dans Sage 50, vous pouvez cocher la case suivante dans vos clients Sage 50 pour passer cette étape:
Modificer un client:
Vos éléments de factures seront associées automatiquement, tant qu’ils existent dans Sage 50.
L’état des résultats correspond aux finances de l’entreprise en temps réel. Il s’agit d’un outil comptable lié à plusieurs éléments, dont les postes budgétaires et le budget prévisionnel.
Pour de plus amples renseignements sur les postes budgétaires, veuillez vous référer ici.
Créer un budget prévisionnel
Le budget prévisionnel est un outil très important pour une entreprise qui souhaite rester en contrôle de ses affaires. Pour produire un budget prévisionnel, dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Comptabilité ».
Puis, sélectionnez la fonctionnalité « État des résultats » dans le menu de gauche.
Maintenant, ajoutez un budget et indiquez l’année de référence.
Attention, vérifiez que vos préférences d’organisme concordent avec l’année du budget. Dans le menu de gauche « Organisme », sélectionnez l’onglet « Comptabilité ».
Puis, défilez la page jusqu’à cette fonction et cochez-la au besoin. Par exemple, pour l’année financière débutant au 1er avril 2022 et se terminant au 31 mars 2023, l’année du budget sera de 2022 si la case n’est pas cochée, mais de 2023 si vous choisissez de la cocher.
Après avoir créé un nouveau budget, vous verrez une page de saisie où tous vos postes budgétaires seront présentés selon l’onglet « Revenus » et l’onglet « Dépenses ». C’est à votre tour de jouer et de remplir les champs selon vos besoins.
Afficher l’état des résultats
Pour accéder à vos données en temps réels, retournez dans le menu principal « Configuration », puis dans le menu de gauche « État des résultats ». Choisissez la bonne année de référence et ouvrez le lien.
Toutes les dépenses saisies dans le Collabox, ainsi que toutes les factures et remises de taxes apparaîtront au fur et à mesure. Vous pouvez choisir d’afficher ou non le « budget prévu », ainsi que le « budget restant ».
Vous pouvez également masquer le sommaire au haut de la page ou encore télécharger un fichier Excel pour transmettre à un tiers, par exemple à votre comptable.
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Il arrive parfois que vous deviez noter un crédit suspendu au niveau de la facturation pour un client. Pour se faire, Collabox a développé une case toute simple à cocher. Cette étape est réversible en tout temps.
Fiche client
Pour suspendre un crédit, il vous faut passer par la fiche du client. Dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Configuration ».
Sélectionnez ensuite l’option « Clients » dans le menu de gauche. La liste de vos clients s’affichent par ordre alphabétique.
Choisissez le client auquel vous souhaitez noter un crédit suspendu. Puis, sous l’onglet « Infos », défilez la page jusqu’à l’option souhaitée. Cochez la case associée à la suspension du crédit.
Effets du crédit suspendu
En cochant la case, deux modifications au client se produit. La première consiste en un changement de couleur dans la liste des clients; il est maintenant rouge.
Deuxièmement, un message apparaîtra en haut de la page de signature des factures qui seront à son nom. Ainsi, le statut du client est facilement repérable.
Voici la procédure d’approbation des dépenses dans le rapport du module Comptabilité. D’abord, l’accès à l’approbation des dépenses n’est pas donnée à tout le monde automatiquement. Ainsi, il faut configurer les accès des employés qui pourront détenir cet accès.
Premièrement, il faut donner les droits à un employé d’autoriser des dépenses en allant dans les menus « Configuration » et » Employés ».
Il faut ensuite sélectionner l’employé qui aura ce droit et aller dans l’onglet « Configuration avancée » où se trouve la catégorie « Module Comptabilité ». Dans ce module se trouve la case à cocher « Peut approuver des dépenses » qu’il faudra cocher pour voir la colonne « Approuvé » dans le rapport de dépenses.
Deuxièmement, nous allons dans la catégorie « Rapports » pour trouver le « Rapport de dépenses ». Nous devons d’abord sélectionner un employé puisqu’on peut créer de déboursé ou autoriser une dépense qu’un employé à la fois.
Troisièmement, nous devons faire l’approbation des dépenses pour pouvoir les transformer en déboursés. Vous pouvez terminer en enregistrant avec le bouton « Enregistrer » dans le bas de la page.
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Effectuer des versements de factures clients est très simple. Gérer ses factures ne se limite pas à les créer puis à les envoyer aux clients. Il faut ajouter le versement des dites factures sinon rien de va plus! Collabox et son module de comptabilité vous permet de garder le cap sur les versements de vos factures.
Ajouter des versements
D’abord, ouvrez la facture qui est en lien avec votre versement à ajouter.
Puis, cliquez sur l’onglet « VERSEMENT » situé en haut de la page. Ajoutez un versement en cliquant sur la fonction du même nom.
Ensuite, indiquez correctement les modalités de votre versement. Plusieurs champs importants sont à remplir pour assurer la bonne comptabilité de votre entreprise. Spécifiez le mode de versement et la date du dépôt. Puis, ajoutez un numéro de référence au besoin. Choisissez ensuite le compte transactionnel où sera déposé le versement. Finalement, assurez vous que le montant versé est le bon montant indiqué dans le Collabox. Par défaut, il s’agit du montant impayé de la facture.
Vous pouvez consulter la liste de tous vos versements pour une période donnée en cliquant dans votre menu à gauche sur le mot VERSEMENT
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Chez Collabox, les modèles de factures sont liés au module de Comptabilité. Ce dernier permet de faire rapidement des factures à l’allure professionnelle et de les envoyer à vos clients par courriel directement du Collabox.
Nous savons que selon votre secteur d’activités et vos clients, l’apparence des factures demande une présentation différente. C’est pourquoi nous offrons plusieurs modèles de factures parmi lesquels vous pouvez choisir.
Vous avez des besoins particuliers? Discutez-en avec nous, car nous pouvons également élaborer votre gabarit de facture selon vos besoins. Notre équipe de programmeur est en mesure d’ajouter ou de retirer des informations, ainsi que de modifier l’apparence générale selon vos critères.
Exemples de modèles de factures
Voici des exemples de factures qui sont déjà disponibles. Vous pouvez utiliser n’importe lequel de ces modèles et y faire ajouter votre logo tout à fait gratuitement.
Conservez l’attestation d’un sous-traitant dans Collabox!
Au Québec, les entrepreneurs généraux en construction ont besoin d’obtenir de leur sous-traitant une attestation de Revenu Québec stipulant qu’il est en règle. Lorsque le contrat atteint une certaine somme, cette attestation devient obligatoire. Avec Collabox, conservez le numéro de référence de cette attestation et surveillez sa date d’échéance. Obtenez ainsi une nouvelle attestation dans les temps, au besoin.
Comment conserver une attestation d’un sous-traitant
Vous devez d’abord entrer le numéro d’attestation et la date d’échéance dans le formulaire du fournisseur (le fournisseur étant votre sous-traitant). Si le fournisseur a déjà été créé, vous pouvez simplement le mettre à jour en ajoutant ces informations. Sinon, complétez un nouveau formulaire.
Cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour. Ajouter les informations manquantes et enregistrez les changements.
Page Mise à jour d’un fournisseur
La date d’expiration de l’attestation apparaîtra alors dans la liste des fournisseurs.
Page Liste des fournisseurs
Ensuite, lorsque vous ferez un bon de commande, vous n’avez qu’à indiquer le fournisseur dans le formulaire, et le numéro et la date d’attestation y seront automatiquement rattachés. La date d’expiration se retrouvera donc aussi dans une colonne de la liste des bons de commande.
Page Liste des bons de commande
Finalement, les pastilles jaunes à droite des dates d’expiration vous indiquent que le fournisseur dépasse 25 000 $ et qu’une attestation est nécessaire.
Collabox offre une configuration avancée pour la fonctionnalité de gestion d’inventaire. Elle permet à chaque employé de gérer les entrées et sorties des produits.
Configurez même des alertes dans le cas de ruptures de stock prévisibles.
Gestion d’inventaire par entrepôt
La gestion d’inventaire est également possible par « entrepôt ». Définissez différents entrepôts qui peuvent aussi bien être un local d’entreposage, un camion dans lequel du matériel d’installation est conservé, et même une machine distributrice. Tout lieu qui « garde du stock » peut être considéré et géré comme un entrepôt.
Liste des entrepôts
Tout commence par la liste des entrepôts. Dirigez-vous vers le module Comptabilité. Cette liste vous permet d’inscrire tous vos entrepôts, de voir le niveau de stock et de choisir un entrepôt par défaut.
Ensuite, dans vos fiches de produits, vous verrez une section apparaître avec vos entrepôts. Inscrivez-y l’inventaire, ainsi que le minimum et le maximum de ce produit que vous devez retrouver dans chacun des entrepôts.
Ces informations apparaissent dans la liste de produits sous forme abrégée. Les quantités s’affichent en bleu lorsqu’il y a plus de produits que le minimum requis, et en rouge lorsqu’il en manque.
Alerte de rupture de stock
Activez l’alerte de dépassement des minimum et maximum de produits dans la fonction Préférences avancées. Ainsi, dès que le système détecte une rupture ou un trop plein dans votre entrepôt, il vous envoie une alerte.
À partir du moment où ces configurations sont terminées, vous pouvez gérer la sortie de vos produits. Indiquez directement les quantité retirées ou ajoutées à l’entrepôt en facturant vos clients.
Gestion d’inventaire dans la facture
Dans une facture, remplissez le champ Qté Exp, correspondant à la quantité expédiée de produit. Il s’agit de la quantité facturée au client. Par exemple, si on écrit « 5 » dans ce champ, Collabox inscrira automatiquement une sortie de 5 items de ce produit. L’inventaire s’ajuste automatiquement.
Compatibilité avec l’appareil mobile
Affichez facilement l’inventaire sur votre appareil mobile. Cette fonction aide vos employés en déplacement à ne jamais perdre le contrôle.
Dirigez-vous vers une fiche produit. Cliquez sur le lien Variation d’inventaire qui mène à une petite fiche d’ajustement pour ce produit.
Afin de surveiller les différents mouvement dans l’inventaire sur une période de temps déterminée, consultez le rapport Historique produits dans le module Rapports. Vous y verrez même par quel employé ont été effectuées les entrées et sorties.
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