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Comptabilité

Votre comptabilité avec Collabox

De la plus petite à la plus grande entreprise, la comptabilité est un élément crucial pour la gestion d’une organisation.

Avec notre logiciel comptable vous trouverez plusieurs fonctions qui vous permettront d’effectuer toutes les opérations comptables de votre entreprise.

Entre autre, vous pourrez y créer des factures, saisir les versements de vos clients et les déboursés de votre entreprise.

Il s’agit de votre meilleur outil pour planifier votre année financière grâce, entre autres, à un budget et à un état des résultats.

Vous aurez aussi accès à votre bilan annuel et à divers rapports essentiels à la gestion courante de votre entreprise.

En voici quelques-uns: les rapports des déboursés, les rapports des paiements, les rapports des versements, l’état de compte, la remise de taxes, etc.

En plus nous offrons des options plus spécifiques:

  • Attestation de sous-traitant
  • Bons de commande
  • Travaux en cours
  • Liste des fournisseurs
  • Dépenses de kilométrage
  • Gestion d’inventaire par entrepôt
Août 09
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Facturer par produits

By Facturation, Produits

Les clients Collabox qui vendent des produits ont nécessairement besoin de facturer par produits également. Bonne nouvelle, le module de facturation du Collabox vous permet de le faire.

Configurer les produits

La première étape est de bien configurer vos produits dans le Collabox. Si ce n’est pas déjà fait, veuillez porter une attention particulière à cet article de blogue qui vous guide tout au long de cette configuration. En bref, il vous faut avoir préalablement saisi tous les détails de chaque produit avant de pouvoir les facturer à un client.

Facturer par produits

1. À partir du projet

D’abord, dirigez-vous vers un projet à facturer. Pour ce faire, cliquez sur la fonction « liste de projets » dans le menu de gauche de votre Collabox.

Menu de gauche où se trouve la fonction "Liste des projets".

Puis sélectionnez le projet désiré.

Exemple d'un projet à facturer dans la liste des projets du Collabox.

Dirigez-vous ensuite vers l’onglet « Facturation ». Puis, ajoutez une facture

Onglet facturation dans le projet sélectionné. L'option "ajouter une facture" est visible.

Révisez maintenant les informations de la facturation. Assurez-vous que le nom du client et que le titre du projet sont les bons. Vous pouvez dès maintenant ajouter un produit, si la facture n’en contient qu’un seul, ou alors continuer et les ajouter à la prochaine étape.

Visuel de la page d'ajout d'une facture avec plusieurs menus déroulants et champs à remplir.

Dans la fiche de facture, ajoutez autant d’éléments que désirés. Assurez-vous de mettre une description, de choisir le bon produit et d’ajouter la quantité. La configuration de vos produits permet à Collabox d’automatiquement remplir les champs associés aux montants.

Exemple de l'ajout d'un produit dans la facture.

2. À partir du module Comptabilité

Une deuxième option s’offre à vous pour facturer par produit. Dirigez-vous d’abord dans le module « Comptabilité » dans le menu principal.

Menu principal du Collabox où sont indiqués les modules. Le curseur pointe sur le module Comptabilité.

Puis, ajoutez manuellement une facture.

Image montrant où cliquer pour ajouter manuellement une facture sur la page "liste des factures". Il s'agit de la page principale du module "Comptabilité".

Remplissez les options qui s’offrent à vous, puis sélectionnez un produit à facturer ou encore ajoutez-les directement dans la facture à l’étape suivante.

Menu déroulant de sélection d'un produit déjà enregistré.

Enfin, remplissez les quantités et les prix manuellement ou encore ajouter d’autres produits, au besoin.

Exemple de l'ajout d'un produit dans la facture.

Voilà, vous savez maintenant comment facturer par produit!

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Août 03
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Service de tenue de livre

By Comptabilité, Nouveautés
Comptabilité Collabox
Comptabilité Collabox

Collabox offre un service de tenue de livre pour vous aider à performer!

Impartition en tenue de livre avec le module de comptabilité de Collabox
RÉSERVER LE SERVICE DÈS MAINTENANT!

Vous avez besoin de support dans votre tenue de livre, mais vous ne voulez pas embaucher une ressource uniquement pour faire ce travail?

Vous utilisez le module comptabilité du Collabox et vous auriez quelques tâches de tenue de livre à faire faire périodiquement?

Que ce soit 5 heures par mois, 2 heures par semaine ou plus, nous pouvons le faire pour vous grâce au Service de tenue de livre Collabox.

Voici des exemples de tâches effectuées par notre équipe :

– Préparer et effectuer les remises de taxes
– Effectuer la gestion des comptes à recevoir
– Gérer des fournisseurs pour suivre les comptes à payer
– Faire la conciliation bancaire mensuelle
– Faire les tâches reliées à la facturation
– Préparer des fichiers de paye
– Saisir les dépenses (déboursés)
– Produire différents rapports selon les besoins

–  Autres services selon vos besoins, nous sommes à l’écoute!

Ce service est facturé à l’heure

Un minimum de 2 heures par mois doit être réservé.

En tout temps pour connaître les modalités, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

louise.lahaie@collabox.com ou 418 907-9274, poste 120

Juil 04
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Présenter ses produits

By Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Produits et inventaire

Savoir bien présenter ses produits est la clé de la vente!

Quand on vend des objets, des biens tangibles, de la bouteille de bière à la bicyclette, la présentation des produits nous est familière. Vendre des produits présente de nombreux avantages : on y rattache facilement une idée de prix, on en estime aisément la valeur, on sait ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas. C’est facile d’expliquer ce qui est compris dans le prix payé.

Avec un peu de créativité, on peut profiter de plusieurs de ces avantages pour la commercialisation, même si on vend des services et que notre prestation est moins tangible. Un bon point de départ est de « construire » nos produits dans le Collabox.

Comment présenter ses produits

  • Un prix et une description, et on sauvera beaucoup de temps pour la création de nos offres de services et pour la facturation.

Dans notre logiciel, vous pouvez déterminer les postes budgétaires de vos produits pour votre comptabilité (les clients ne les verront nulle part) et laisser une note, cette fois-ci à l’intention des clients, afin de clarifier les inclusions et exclusions, entre autres. Lorsque vous facturez un produit, ces informations se retrouvent automatiquement sur la facture, ce qui vous fait sauver temps et énergie.

Rendez-vous dans la section des produits pour observer cela. 

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez la page Produits à l’aide du menu vertical.

Menu vertical de Collabox

Puis cliquez sur Ajouter un produit, dans le haut de la page.

Page Liste des produits

La section 1 que vous voyez sur l’image ci-dessous est réservée aux notes.

La section 2 comprend tous les postes budgétaires. Si le produit n’est pas facturable à l’heure, n’inscrivez rien dans la colonne Heures facturables! Le montant doit être reporté dans la colonne Montant à l’extrême droite.

La section 3 sert à déterminer les éléments qui se retrouveront sur la facture. Les postes budgétaires ne s’afficheront pas sur celle-ci puisque vous voulez sans doute présenter les tarifs différemment pour votre client. Notez bien que le montant total de la facture doit correspondre au montant total calculé en fonction des postes budgétaires. Dans le cas contraire, vos comptes ne balanceraient plus.

Page Mise à jour d’un produit

Facturer un produit

En remplissant ces champs, la mise en forme de la facture est automatisée. Lorsque vous ajoutez une facture pour ce produit, vous obtiendrez un document fini qui ressemble à cela :

Exemple de facture

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Juin 30
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Les bons de commande

By Bons de commande, Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fournisseurs

Le travail avec les fournisseurs passe souvent par les bons de commande.

Cet outil bien pratique permet de commander des services ou des produits à son fournisseur et de s’entendre sur un prix.


Vous ne savez pas comment créer un bon de commande? On vous explique comment faire.

Comment créer un bon de commande?


Commencez par accéder au module « Comptabilité » en cliquant sur son icône dans la barre de menu du haut.


Pour avoir accès à votre liste complète de fournisseurs, cliquez ensuite sur « Fournisseurs » dans la barre de navigation de gauche.

Trouvez le fournisseur auquel vous voulez ajouter le nouveau bon de commande. Cliquez sur son nom.


Une fois dans sa fiche, cliquez sur l’onglet « Bons de commande ».

Ici, vous pouvez consulter toute la liste de ce fournisseur. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un bon de commande ».


Entrez les informations nécessaires. 
Une fois rempli, vous pouvez l’envoyer directement par courriel. Enfin, n’oubliez pas d’enregistrer votre travail!

Transformation des bons de commande en déboursés

Collabox permet bien plus que d’entrer et d’envoyer vos bons de commande. Il peut les transformer automatiquement en déboursés une fois que vous avez reçu la facture de votre fournisseur! C’est terminé l’époque où vous saisissiez en double les informations. Cette solution vous épargne maintenant du temps, mais aussi elle vous évite les erreurs!

La première étape consiste à sélectionner le bon de commande désiré, puis sur la page qui s’ouvre, cliquez sur « Créer un déboursé ».

Page du Collabox qui indique où cliquer pour transformer les bons de commande fournisseurs en déboursés automatiquement.

Collabox reprend automatiquement les informations du bon de commande et le transforme en déboursé. Vous devez cependant ajouter le numéro de la facture, sa date et le poste budgétaire que vous souhaitez. Pas plus compliqué que ça!

Page du Collabox qui illustre les champs importants à remplir pour associer les bons de commande aux déboursés et au bon poste budgétaire.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Juin 14
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État des résultats par département

By Comptabilité, Configurer son Collabox, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Collabox permet de configurer un budget et un état des résultats par département dans son Module Comptabilité. Si votre organisation fonctionne avec des budgets indépendants par département, cette option est pour vous!

Configurer un département

Débutez par configurer vos départements. Rendez-vous dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu de gauche, sélectionnez « Départements ».

Puis, ajoutez un nouveau département.

Remplissez les champs requis et recommencez les deux dernières étapes jusqu’à ce que tous vos départements soient créés.

Créer les postes budgétaires

Créez ensuite vos postes budgétaires. Le budget et l’état des résultats fonctionnent étroitement avec les postes budgétaires. Il est donc important de bien les configurer et de les liés aux bons comptes transactionnels de votre entreprise. La vidéo suivante explique comment bien créer vos postes budgétaires.

Pour visionner la vidéo, cliquez ici.

Ajouter un budget

Maintenant, dirigez-vous vers le menu « Comptabilité ».

Dans le menu de gauche, sélectionnez « État des résultats ».

Ajoutez un budget ou sélectionnez-en un dans votre liste.

Choisissez l’onglet « Revenus » puis sélectionnez le département dont vous désirez créer ou modifier un budget.

Ajoutez vos prévisions par poste budgétaire pour l’année. Débutez par les revenus, puis dirigez-vous vers l’onglet « Dépenses ». Il s’agit de votre budget prévisionnel.

Consulter l’état des résultats par département

En tout temps pendant l’année, consultez votre état des résultats par département. Retournez au menu principal « État des résultats » et cliquez sur le lien du même nom plutôt que sur le budget.

Cochez la case du département à visualiser et le tour est joué!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Mai 18
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Comment faire votre fin d’année dans le Collabox

By Comptabilité, Déboursés, État de compte, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de comptabilité, Vérifications

Collabox vous permet une préparation de fin d’année facile et rapide!

Avec le module complet « Comptabilité », vous avez tout en main pour faire le suivi financier en temps réel des revenus, des dépenses et de l’état des factures et des versements de votre entreprise. Vous pouvez produire des rapports et ainsi garder l’œil sur vos finances en tout temps. Vous gagnez en productivité et accélérez ainsi votre processus de fermeture d’année financière.

Voici comment procéder pour effectuer votre fermeture d’année.

1- Conciliation bancaire

D’abord, effectuez votre conciliation bancaire mensuelle pour chaque compte de banque en passant par l’onglet « Compte transactionnel » à gauche de votre écran.

Puis, sélectionner le compte à concilier. Par exemple, votre compte de bancaire, votre carte de crédit corporative, vos comptes de transactions de paiements si vous en avez et tous autres comptes que vous utilisez pour vos opérations corporatives.

Effectuez la conciliation bancaire tous les mois pour une meilleure gestion de votre tenue de livre.

2- Vérification pour la fin d’année

Effectuez l’opération de vérification pour faire balancer vos factures et vos déboursés.

Dirigez-vous à nouveau dans le menu « Comptabilité », puis sélectionnez l’onglet « Vérification » en bas du menu de gauche.

Sélectionnez le mois ou l’année à vérifier, puis choisissez l’option facture ou déboursé. Vous devez également vérifier les comptes-fournisseurs, ainsi que les salaires.

Lorsque des déboursés ou des factures à vérifier apparaissent, cliquez dessus pour les consulter.

La plupart des vérifications à faire ont trait au poste budgétaire. Attribuez le montant de la facture au bon poste budgétaire pour obtenir un « montant restant » de 0,00$.

2.1. Rapport de dépenses

Finalement, vérifiez les déboursés des employés via le rapport de dépenses.

3- Vérification manuelle de vos compte à recevoir et comptes à payer

Avant de créez les rapports pour la fin d’année, mettez à jour vos comptes clients et fournisseurs (comptes à recevoir et à payer) via le module « Comptabilité ».

4- Vérification de l’état des résultats

Ensuite, consultez l’état des résultats et assurez-vous qu’il ne manque pas de dépenses prévues récurrentes, par exemple les assurances.

5- Fermeture de mois

Finalement, fermez les mois de l’année terminée pour éviter les erreurs de saisies involontaires. Dirigez-vous vers l’onglet « fermeture de mois ».

Puis, sélectionner le ou les mois à fermer. En tout temps, vous pouvez renverser votre choix en désélectionnant puis en cliquant sur « Fermer les mois sélectionnés ».

6- Collabox – Documents de fin d’année pour votre comptable

À partir du Collabox, vous pouvez créer les documents de Grand livre, du bilan, des postes budgétaires et de tous vos comptes transactionnels. Vous avez également accès à l’état des résultats, aux comptes à recevoir et aux comptes à payer. Finalement, l’inventaire de vos produits est disponible, le cas échéant.

Pour créer les documents en format PDF, appuyez simplement sur les touches « Contrôle P » de votre clavier.

7- Autres documents pour le comptable

En plus des documents provenant du Collabox, votre comptable aura besoin de 13 relevés de banque, soient les 12 mois de l’année à fermer et le premier mois de l’année suivante.

Ensuite, au besoin, il vous faudra produire le livre des minutes de compagnie, ainsi que la lettre de la compagnie.

Finalement, selon votre situation, vous pourriez devoir ajouter les documents suivants :

  • Dépenses de bureau à la maison (faire une facture et l’inclure dans les déboursés)
  • Les codes d’accès à Clic Séqur Express
  • Une procuration pour le RQ, l’ARC et la CNESST

Voilà donc les actions à prendre pour effectuer votre fin d’année financière. Bien évidemment, votre conseiller financier ou votre comptable vous guidera si vous avez des questions plus spécialisées.

En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter, nous répondrons avec plaisir.

info@collabox.com ou 418 907-9274

Avr 12
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La gestion des produits avec Collabox

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Produits, Produits et inventaire

Collabox a tout pour vous aider dans la gestion de vos produits et de votre inventaire.

Il est à noter que selon votre secteur d’activités et vos outils de gestion déjà en place, vos besoins seront spécifiques et différents d’une entreprise qui vous ressemble. Puisque Collabox est un logiciel personnalisable et au service de ses clients, rien n’est impossible!

Collabox s’adapte donc à vos besoins grâce à une équipe de programmeurs dévoués. Nous sommes là également pour vous guider et répondre à vos questions.

Gestion par produits.

Voici les grandes lignes des fonctionnalités des « produits » dans le Collabox.

1- L’établissement de vos postes budgétaires associés à vos produits et liés à votre facturation.
2- L’élaboration de votre offre de service (soumission) par produits

3- La fiche « produit » détaillée

La fiche produit permet de gérer les spécifications du produit en plus de gérer l’inventaire. Dans cette même fiche les informations relatives aux prix (minimum, prix de listes) , aux commissions et autres.

5- La gestion de votre inventaire par produits
6- Le rapport « historique par produits » qui vous donne un affichage de tout ce qui est actif, entre autre pour gérer l’inventaire.

La gestion des produits c’est facile avec Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, contactez-nous et nous vous répondrons avec plaisir! info@collabox.com (418) 907-9274

Jan 21
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Les versements Collabox

Les Versements dans le Collabox

By Comptabilité, Versements

Les « versements » dans le Collabox, désigne les encaissements provenant des services ou produits vendus. Ainsi pour chaque facture crée dans le système, une écriture de versement devra être crée.

Afin d’enregistrer correctement ces opérations un contrôle interne à l’égard des encaissements est nécessaire. Il sera donc important que vous attribuiez une numérotation à vos factures, ce que Collabox fait automatiquement pour vous lors de la création de la facture.

De même, vous devez prévoir la création d’une liste de moyens de paiement qui sont normalement ceux acceptés par votre entreprise. Comme par exemple:

  • les chèques,
  • les paiements par carte de crédit et de débit,
  • les virements bancaires,
  • les prélèvements bancaires,
  • dépôts bancaires
  • l’argent comptant,
  • Square,
  • Paypal, etc.

En exerçant les principes clés de Collabox, tels que l’accumulation d’expérience et la saisie unique, Collabox a réussi à simplifier la visualisation et l’accès à des données interdépendantes. Depuis le même environnement (le même écran), Collabox vous offre la possibilité de visualiser la facture, les paiements (versements) et les déboursés reliés à un produit ou un service. Un outil de gestion simple qui enrichira vos processus d’affaires.

Créer un versement

Il existe deux manières d’accéder à la fonctionnalité de création de paiement.
a) Depuis le menu à gauche de votre écran sous le lien Versements
b) À partir d’une facture

a) Depuis le menu à gauche

  • Cliquer sur l’icone Comptabilité
  • Aller au menu gris à gauche et cliquer sur versements
  • Cliquer sur Ajouter un versement
  • Saisir les données
  • Enregistrer
Ajouter un versement 1

Saisir les données

Ajouter un versement 2

b) À partir d’une facture

Remplissez les informations nécessaires pour retrouver votre facture et une fois la liste des résultats affichée, vous pourrez cliquer sur le #facture ou la date. Cette action vous donnera accès aux différents onglets disponibles. En particulier et celui que nous intéresse: versements.

Rretrouver votre facture
retrouver votre facture
retrouver votre facture 3

Une fois rendu sur l’onglet, vous aurez l’option d’ajouter un versement et aussi visualiser si un versement a été déjà saisi. Selon votre choix, vous aurez à indiquer les modalités de votre versement tels que déjà expliqué dans les images en haut ou bien consulter le versement déjà saisi, si vous avez besoin.

retrouver votre facture 2
facture versement

Le contrôle interne et les liquidités

Si pour vous le respect de vos politiques d’affaires internes, la prévention et détection des fraudes et des erreurs, et la garantie de l’exactitude des données des registres comptables sont importants, la simplicité d’utilisation du Collabox, saura combler votre besoin d’exercer votre processus de contrôle interne et la prise de décision en toute tranquillité.

Ne hésitez pas à consulter votre État de résultats disponible dans votre module de Comptabilité de votre Collabox pour préparer votre fin d’année par exemple.

Jan 10
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Les comptes de dépenses et de kilométrage

By Comptabilité, Déboursés, Feuille de temps

Le Collabox vous permet de gérer très facilement les comptes de dépenses et de kilométrage de vos employés. Vous pouvez également créer des rapports en lien avec ces dépenses pour une gestion optimale.

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La première étape est de configurer le kilométrage dans la fiche d’employé, sous l’onglet TAUX. Cette étape est nécessaire pour le calcul des frais à rembourser à l’employé.

dépenses reliées au kilométrage

Ensuite, il faut définir vos types de dépenses. Pour se faire, vous cliquez sur l’onglet « Comptabilité » dans le menu principal (haut de la page). Puis, vous sélectionnez – Définir types de dépenses – dans le menu de gauche.

Définir types de dépenses

Le Collabox vous permet ainsi de choisir vos types de dépenses, selon vos préférences. Vous pouvez également modifier et ajouter des champs spécifiques, au besoin.

Lorsque la configuration est terminée, les comptes de dépenses et de kilométrage se remplissent via la feuille de temps de l’employé. C’est à lui de saisir ses dépenses en lien avec le bon projet, client ou encore service.

De plus, vous pouvez ajouter directement au bas de la feuille de temps, via un champ personnalisé, les factures ou tout autre document associés à la dépense saisie. Cela facilite grandement la gestion comptable de votre entreprise.

Pour la gestion efficace des comptes de dépenses, il est possible de créer un rapport complet par employé. Ce rapport permet l’approbation des dépenses par un responsable (chargé de projet, supérieur, etc.) et la transformation de la dépense en déboursé pour l’entreprise. La dépense s’affiche automatiquement dans la liste mensuelle des déboursés.

le rapport de dépenses

Pour transformer la dépense en déboursé, il faut d’abord s’assurer que l’employé est un fournisseur de votre entreprise. La dépense étant toujours associée à un fournisseur, cette étape est cruciale.

Pour se faire, cliquez sur « ajouter un fournisseur » dans le menu configuration.

Puis, remplissez les champs désirés de manière à ce que le nom de votre employé soit le fournisseur.

Transformez maintenant votre déboursé via le rapport de dépense.

En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter et nous répondrons avec plaisir à vos questions.

info@collabox.com (418) 907-9274

Jan 08
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Collabox et Nethris

By Comptabilité, Fonctions ressources humaines
Image démontrant la compatibilité de Collabox avec plusieurs systèmes de gestion de la paie et autres logiciels. Par exemple, Collabox et Nethris, Employeur D et Avantage.

Vous utilisez le Module: Feuilles de temps dans le Collabox et vous faites affaires avec Nethris pour faire vos payes?

Nous pouvons vous simplifier la vie en créant un fichier spécifique à vos conditions de payes (codes de gain et autres) grâce aux différentes données produites par les entrées de feuilles de temps et qui s’affichent par le Rapport par employés.

Ce fichier créé automatiquement est ensuite envoyé à Nethris pour la saisie de vos payes.

Obtenez ce service dès maintenant!

Outre Nethris, Collabox est également compatible avec plusieurs autres logiciels et systèmes de gestion de la paie, comme Employeur D, Avantage, Quickbooks, Sage 50, Square, Dropbox et Paypal.

La compatibilité avec Dropbox propose une création de projets instantanément dans les deux systèmes pour un partage rapide avec votre équipe.

Notre équipe de programmeurs dévouée est là pour vous aider à faire votre virage numérique avec Collabox! On vous offre un service ERP et CRM complet pour la gestion exhaustive de votre entreprise. En passant de la saisie des feuilles de temps à la préparation de projets ou de commandes puis à la facturation, tout y est. Le suivi client est optimal avec le module CRM, alors que votre budget se gère adéquatement avec le module Comptabilité (incluant le grand livre et le bilan).

En tout temps si vous avez des question, vous pouvez nous contacter, nous vous répondrons avec plaisir.

info@collabox.com ou 418 907-9274