Ceux qui font payer leurs clients par carte de crédit savent que cette méthode occasionne des frais pour les transactions Square. Il est possible de comptabiliser ces frais pour tout faire balancer à la fin du mois dans Collabox. Nous vous expliquerons ici comment procéder; c’est plus simple que ça ne le semble.
Configurer Square dans Collabox
Vous devez considérer Square comme un compte à part, au même titre que le compte de banque ou de caisse de votre entreprise. Il vous faut donc créer un compte transactionnel Square dans Collabox, avec un fournisseur Square.
Commencez d’abord par créer le fournisseur, puis le compte.
Comment créer un fournisseur
Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.
Menu horizontal de Collabox
Puis, cliquez sur Fournisseurs dans le menu vertical.
Menu vertical de Collabox, section Comptabilité
Cliquez sur Ajouter un fournisseur, dans le haut de la page.
Page Liste des fournisseurs
Nommez votre nouveau fournisseur « Square », indiquez un numéro qui lui sera propre, puis cliquez sur Enregistrer.
Page Mise à jour d’un fournisseur
Votre fournisseur Square sera créé.
Comment créer un compte transactionnel
Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.
Menu horizontal de Collabox
Puis, cliquez sur Comptes transactionnels dans le menu vertical.
Menu vertical de Collabox, section Comptabilité
Dans le haut de la page, suivez le lien Ajouter un compte transactionnel.
Page Comptes transactionnels
Nommez votre nouveau compte « Square », sélectionnez le fournisseur Square, puis indiquez un numéro qui lui sera propre et le solde à l’ouverture.
Page Ajouter un compte transactionnel
Ensuite, définissez un poste budgétaire Square.
Comment définir un poste budgétaire
Cliquez sur l’icône Comptabilité.
Menu horizontal de Collabox
Cliquez sur Postes budgétaires dans le menu vertical.
Menu vertical, section Comptabilité
Ajoutez un poste budgétaire à l’aide du lien dans le haut de la page.
Page Postes budgétaires
Écrivez « Square » comme nom de poste, choisissez le type Dépense (Débit), puis cliquez sur Sauvegarder.
Page Mise à jour d’un poste budgétaire
Comptabiliser les transactions Square
Une fois ces étapes réalisées, vous êtes prêts à comptabiliser les transactions avec Square dans Collabox. Prenons l’exemple d’une facture de 100,01 $ qu’un client vous paierait entièrement par crédit.
Comme vous le savez, Square transfère automatiquement les montants dans votre compte, mais prélève les frais au passage. Afin d’inscrire le paiement de votre client ainsi que les frais de transaction dans Collabox, vous devez, pour commencer, effectuer un versement dans le compte Square du montant total de la facture — soit de 100,01 $ pour cet exemple.
Page Effectuer un versement
La facture sera ainsi considérée comme payée et ne figurera plus dans vos comptes à recevoir. Cependant, l’argent se trouve dans le compte Square et non dans le compte bancaire de votre entreprise. Vous devez donc faire un versement du compte Square à votre compte courant du montant qu’il vous reste après les frais de transaction.
Supposons ici que les frais s’élèvent à 3 %. Vous devriez alors transférer 97 $ dans voter compte courant.
Pour ce faire, cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.
Menu horizontal de Collabox
Puis, rendez-vous sur la page Comptes transactionnels à partir du menu vertical.
Menu vertical de Collabox, section Comptabilité
Cliquez sur le compte Square, et rendez-vous sous l’onglet Relevés. Puis, cliquez sur Ajouter un retrait.
Page Relevés du compte Square
Sélectionnez le virement direct du compte Square à votre compte courant, d’un montant de 97 $ (dans le cas de notre exemple) et enregistrez l’écriture.
Page Ajouter une écriture au grand livre
Finalement, vous devez inscrire les frais transactionnels de Square comme une dépense dans Collabox. Vous les entrerez comme un déboursé du fournisseur Square, que vous paierez par le mode de paiement Square.
Ajouter les frais Square
Toujours dans la section comptabilité de Collabox, cliquez sur Déboursés.
Menu vertical, section Comptabilité
Cliquez sur Ajouter un déboursé.
Page Liste des déboursés
Sélectionnez le fournisseur Square, inscrivez le numéro de la facture, le projet, le poste budgétaire Square et le montant total correspondant aux frais, soit de 3 $ dans notre exemple. Au besoin, utilisez le renverseur de taxes. N’oubliez pas d’enregistrer votre déboursé!
Page Ajouter un déboursé
Pour poursuivre, cliquez sur le déboursé que vous venez d’enregistrer, puis rendez-vous dans l’onglet Paiements. Cliquez sur Ajouter un paiement.
Page Liste des paiements du déboursé [numéro du déboursé]
Inscrivez le montant correspondant au déboursé, choisissez le déboursé Square et terminez le paiement en cliquant sur Enregistrer.
Page Ajouter un paiement
Tout devrait balancer à présent! Notez que vous n’avez pas besoin de compter les frais pour chaque transaction. Puisque Square les comptabilise, vous pourriez très bien les entrer une seule fois par mois.
Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!
En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.
info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120