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Comptabilité

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De la plus petite à la plus grande entreprise, la comptabilité est un élément crucial pour la gestion d’une organisation.

Avec notre logiciel comptable vous trouverez plusieurs fonctions qui vous permettront d’effectuer toutes les opérations comptables de votre entreprise.

Entre autre, vous pourrez y créer des factures, saisir les versements de vos clients et les déboursés de votre entreprise.

Il s’agit de votre meilleur outil pour planifier votre année financière grâce, entre autres, à un budget et un état des résultats.

Vous aurez aussi accès à divers rapports essentiels à la gestion courante de votre entreprise.

En voici quelqu’uns: les rapports des déboursés, les rapports des paiements, les rapports des versements, l’état de compte, la remise de taxes, etc.

En plus nous offrons des options plus spécifiques:

  • Attestation de sous-traitant
  • Bons de commande
  • Travaux en cours
  • Liste des fournisseurs
  • Dépenses de kilométrage
  • Gestion d’inventaire par entrepôt

Comment faire votre fin d’année dans le Collabox

By Comptabilité, Déboursés, Efficacité, État de compte, État des résultats, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapport de comptabilité, Vérifications

Collabox vous permet une préparation de fin d’année facile et rapide!

Avec le module complet « Comptabilité », vous avez tout en main pour faire le suivi financier en temps réel des revenus, des dépenses et de l’état des factures et des versements de votre entreprise. Vous pouvez produire des rapports et ainsi garder l’œil sur vos finances en tout temps. Vous gagnez en productivité et accélérez ainsi votre processus de fermeture d’année financière.

Voici comment procéder pour effectuer votre fermeture d’année.

1- Conciliation bancaire

D’abord, effectuez votre conciliation bancaire mensuelle pour chaque compte de banque en passant par l’onglet « Compte transactionnel » à gauche de votre écran.

Puis, sélectionner le compte à concilier. Par exemple, votre compte de bancaire, votre carte de crédit corporative, vos comptes de transactions de paiements si vous en avez et tous autres comptes que vous utilisez pour vos opérations corporatives.

Effectuez la conciliation bancaire tous les mois pour une meilleure gestion de votre tenue de livre.

2- Vérification pour la fin d’année

Effectuez l’opération de vérification pour faire balancer vos factures et vos déboursés.

Dirigez-vous à nouveau dans le menu « Comptabilité », puis sélectionnez l’onglet « Vérification » en bas du menu de gauche.

Sélectionnez le mois ou l’année à vérifier, puis choisissez l’option facture ou déboursé. Vous devez également vérifier les comptes-fournisseurs, ainsi que les salaires.

Lorsque des déboursés ou des factures à vérifier apparaissent, cliquez dessus pour les consulter.

La plupart des vérifications à faire ont trait au poste budgétaire. Attribuez le montant de la facture au bon poste budgétaire pour obtenir un « montant restant » de 0,00$.

2.1. Rapport de dépenses

Finalement, vérifiez les déboursés des employés via le rapport de dépenses.

3- Vérification manuelle de vos compte à recevoir et comptes à payer

Avant de créez les rapports pour la fin d’année, mettez à jour vos comptes clients et fournisseurs (comptes à recevoir et à payer) via le module « Comptabilité ».

4- Vérification de l’état des résultats

Ensuite, consultez l’état des résultats et assurez-vous qu’il ne manque pas de dépenses prévues récurrentes, par exemple les assurances.

5- Fermeture de mois

Finalement, fermez les mois de l’année terminée pour éviter les erreurs de saisies involontaires. Dirigez-vous vers l’onglet « fermeture de mois ».

Puis, sélectionner le ou les mois à fermer. En tout temps, vous pouvez renverser votre choix en désélectionnant puis en cliquant sur « Fermer les mois sélectionnés ».

6- Collabox – Documents de fin d’année pour votre comptable

À partir du Collabox, vous pouvez créer les documents de Grand livre, du bilan, des postes budgétaires et de tous vos comptes transactionnels. Vous avez également accès à l’état des résultats, aux comptes à recevoir et aux comptes à payer. Finalement, l’inventaire de vos produits est disponible, le cas échéant.

Pour créer les documents en format PDF, appuyez simplement sur les touches « Contrôle P » de votre clavier.

7- Autres documents pour le comptable

En plus des documents provenant du Collabox, votre comptable aura besoin de 13 relevés de banque, soient les 12 mois de l’année à fermer et le premier mois de l’année suivante.

Ensuite, au besoin, il vous faudra produire le livre des minutes de compagnie, ainsi que la lettre de la compagnie.

Finalement, selon votre situation, vous pourriez devoir ajouter les documents suivants :

  • Dépenses de bureau à la maison (faire une facture et l’inclure dans les déboursés)
  • Les codes d’accès à Clic Séqur Express
  • Une procuration pour le RQ, l’ARC et la CNESST

Voilà donc les actions à prendre pour effectuer votre fin d’année financière. Bien évidemment, votre conseiller financier ou votre comptable vous guidera si vous avez des questions plus spécialisées.


En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter, nous répondrons avec plaisir.

info@collabox.com ou 418 907-9274

La gestion des produits avec le Collabox

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Produits, Produits et inventaire

Il est à noter que selon votre secteur d’activités, vos outils de gestion déjà en place et vos besoins spécifiques, vos besoins seront spécifiques et peut-être différents d’une autre entreprise qui vous ressemble.

Collabox peut s’adapter à vos besoins. Nous sommes là pour vous guider et répondre à vos questions.

Voici donc les principaux éléments reliés à la gestion par produits.

1- L’établissement de vos postes budgétaires reliés à vos produits et reliés à votre facturation
2- L’élaboration de votre offre de service (soumission) par produits

3- L’offre de service permet de construire votre offre (soumission) par produits en ajoutant les produits via l’onglet » Produits »

4- La fiche « produit » détaillée

La fiche produit permet de gérer les spécifications du produit en plein de gérer l’inventaire. Dans cette même fiche les informations relatives aux prix (minimum, prix de listes) , aux commissions et autres.

5- La gestion de votre inventaire par produits


6- Le rapport « historique par produits » qui vous donne un affichage de tout ce qui est actif, entre autre pour gérer l’inventaire.

La gestion des produits c’est facile avec Collabox

Les versements Collabox

Les Versements dans le Collabox

By Comptabilité, Versements

Les « versements » dans le Collabox, désigne les encaissements provenant des services ou produits vendus. Ainsi pour chaque facture crée dans le système, une écriture de versement devra être crée.

Afin d’enregistrer correctement ces opérations un contrôle interne à l’égard des encaissements est nécessaire. Il sera donc important que vous attribuiez une numérotation à vos factures, ce que Collabox fait automatiquement pour vous lors de la création de la facture.

De même, vous devez prévoir la création d’une liste de moyens de paiement qui sont normalement ceux acceptés par votre entreprise. Comme par exemple:

  • les chèques,
  • les paiements par carte de crédit et de débit,
  • les virements bancaires,
  • les prélèvements bancaires,
  • dépôts bancaires
  • l’argent comptant,
  • Square,
  • Paypal, etc.

En exerçant les principes clés de Collabox, tels que l’accumulation d’expérience et la saisie unique, Collabox a réussi à simplifier la visualisation et l’accès à des données interdépendantes. Depuis le même environnement (le même écran), Collabox vous offre la possibilité de visualiser la facture, les paiements (versements) et les déboursés reliés à un produit ou un service. Un outil de gestion simple qui enrichira vos processus d’affaires.

Créer un versement

Il existe deux manières d’accéder à la fonctionnalité de création de paiement.
a) Depuis le menu à gauche de votre écran sous le lien Versements
b) À partir d’une facture

a) Depuis le menu à gauche

  • Cliquer sur l’icone Comptabilité
  • Aller au menu gris à gauche et cliquer sur versements
  • Cliquer sur Ajouter un versement
  • Saisir les données
  • Enregistrer
Ajouter un versement 1

Saisir les données

Ajouter un versement 2

b) À partir d’une facture

Remplissez les informations nécessaires pour retrouver votre facture et une fois la liste des résultats affichée, vous pourrez cliquer sur le #facture ou la date. Cette action vous donnera accès aux différents onglets disponibles. En particulier et celui que nous intéresse: versements.

Rretrouver votre facture
retrouver votre facture
retrouver votre facture 3

Une fois rendu sur l’onglet, vous aurez l’option d’ajouter un versement et aussi visualiser si un versement a été déjà saisi. Selon votre choix, vous aurez à indiquer les modalités de votre versement tels que déjà expliqué dans les images en haut ou bien consulter le versement déjà saisi, si vous avez besoin.

retrouver votre facture 2
facture versement

Le contrôle interne et les liquidités

Si pour vous le respect de vos politiques d’affaires internes, la prévention et détection des fraudes et des erreurs, et la garantie de l’exactitude des données des registres comptables sont importants, la simplicité d’utilisation du Collabox, saura combler votre besoin d’exercer votre processus de contrôle interne et la prise de décision en toute tranquillité.

Ne hésitez pas à consulter votre État de résultats disponible dans votre module de Comptabilité de votre Collabox pour préparer votre fin d’année par exemple.

Les comptes de dépenses et de kilométrage

By Comptabilité, Déboursés, Feuille de temps

Le Collabox vous permet de gérer très facilement les comptes de dépenses et de kilométrage de vos employés. Vous pouvez également créer des rapports en lien avec ces dépenses pour une gestion optimale.

.

La première étape est de configurer le kilométrage dans la fiche d’employé, sous l’onglet TAUX. Cette étape est nécessaire pour le calcul des frais à rembourser à l’employé.

dépenses reliées au kilométrage

Ensuite, il faut définir vos types de dépenses. Pour se faire, vous cliquez sur l’onglet « Comptabilité » dans le menu principal (haut de la page). Puis, vous sélectionnez – Définir types de dépenses – dans le menu de gauche.

Définir types de dépenses

Le Collabox vous permet ainsi de choisir vos types de dépenses, selon vos préférences. Vous pouvez également modifier et ajouter des champs spécifiques, au besoin.

Lorsque la configuration est terminée, les comptes de dépenses et de kilométrage se remplissent via la feuille de temps de l’employé. C’est à lui de saisir ses dépenses en lien avec le bon projet, client ou encore service.

De plus, vous pouvez ajouter directement au bas de la feuille de temps, via un champ personnalisé, les factures ou tout autre document associés à la dépense saisie. Cela facilite grandement la gestion comptable de votre entreprise.

Pour la gestion efficace des comptes de dépenses, il est possible de créer un rapport complet par employé. Ce rapport permet l’approbation des dépenses par un responsable (chargé de projet, supérieur, etc.) et la transformation de la dépense en déboursé pour l’entreprise. La dépense s’affiche automatiquement dans la liste mensuelle des déboursés.

le rapport de dépenses
rapport de dépenses par employé selon la feuille de temps

Collabox et Nethris

By Comptabilité, Fonctions ressources humaines

Vous utilisez le Module: Feuilles de temps dans le Collabox et vous faites affaires avec Nethris pour faire vos payes?

Nous pouvons vous simplifier la vie en créant un fichier spécifique à vos conditions de payes (codes de gain et autres) grâce aux différentes données produites par les entrées de feuilles de temps et qui s’affichent par le Rapport par employés.

Ce fichier crée automatiquement est ensuite envoyé à Nethris pour créer vos payes.


Contactez-nous pour commencer ce service dès maintenant.

info@collabox.com ou 418 907-9274

Vos factures accessibles en quelques clics

By Facturation

Regardez comment télécharger vos factures en format PDF

Dans notre logiciel, vous avez un outil qui permet de rassembler toutes les factures d’un mois donné, de les amalgamer et de les télécharger dans un même document en format PDF.

Cet outil est pour vous si vous avez besoin de :
  • Conserver une copie sur votre ordinateur
  • Envoyer une copie à quelqu’un
  • Imprimer rapidement
  • Avoir toutes les factures d’un même mois dans un seul fichier PDF
 

Simple comme 1 – 2 3  !        Voici les étapes pour l’obtenir :

 

1. Rendez-vous sur la barre de menu située en haut de la page et cliquez sur la catégorie  » Comptabilité « 

 

 

2. Saisir la date de facturation selon le mois de votre préférence

 

 

3. Cliquer sur le lien en bas de la page qu’indique :  » Télécharger toutes les factures de ce mois « 

 

 

 

Contactez-nous par courriel au info@collabox.com si vous avez des questions concernant cet outil !

 

 

Saisir un déboursé

By Comptabilité, Déboursés

Nous vous présentons la méthode pour saisir un déboursé dans le module  » Comptabilité » du Collabox.

1- cliquer sur la fonction -Déboursés– située dans le menu de gauche de votre Collabox

2-Cliquer sur le lien -ajouter une déboursé

3- Compléter les 4 champs obligatoires. Par la suite les autres champs qui s’affichent dans cette page peuvent être utilisés selon vos besoins.

4- Par la suite, il faut compléter ces 3 champs. Ensuite cliquer sur le bouton -calculer les taxes et ensuite ENREGISTRER. Prenez note que le Collabox calcule les taxes pour vous, mais si vous avez un déboursé sans taxes, cliquer sur le bouton -Calculer total seulement-.

Noter le crédit suspendu dans une fiche client

By Comptabilité, Nouveautés

Voici la procédure pour le faire.

Il est maintenant possible d’indiquer qu’un client à un crédit suspendu au niveau de la facturation.
Pour ce faire, il faut aller dans l’onglet « Configuration », puis sélectionner un client afin de le modifier.
L’option qui nous intéresse se trouve dans l’onglet « Info » de la fiche client.

Ensuite il faut cocher la case: Crédit suspendu

Par la suite, on peut observer deux modifications au comportement du site vis-à-vis ce client. Premièrement, son nom apparaitra en rouge dans la liste de client.  Deuxièmement, un message apparaitra en haut de la page de signature des factures qui seront à son nom.

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