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Comptabilité

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De la plus petite à la plus grande entreprise, la comptabilité est un élément crucial pour la gestion d’une organisation.

Avec notre logiciel comptable vous trouverez plusieurs fonctions qui vous permettront d’effectuer toutes les opérations comptables de votre entreprise.

Entre autre, vous pourrez y créer des factures, saisir les versements de vos clients et les déboursés de votre entreprise.

Il s’agit de votre meilleur outil pour planifier votre année financière grâce, entre autres, à un budget et un état des résultats.

Vous aurez aussi accès à divers rapports essentiels à la gestion courante de votre entreprise.

En voici quelqu’uns: les rapports des déboursés, les rapports des paiements, les rapports des versements, l’état de compte, la remise de taxes, etc.

En plus nous offrons des options plus spécifiques:

  • Attestation de sous-traitant
  • Bons de commande
  • Travaux en cours
  • Liste des fournisseurs
  • Dépenses de kilométrage
  • Gestion d’inventaire par entrepôt

Vos factures accessibles en quelques clics

By Comptabilité, Facturation

Collabox a pensé à vous pour avoir accès à vos documents partout et n’importe quand !

Rien n’est plus agréable qu’arriver à son bureau et trouver rapidement les documents pour débuter notre journée. Nous avons voulu recréer cette astuce amplement connue d’avoir un espace de travail organisé pour augmenter notre capacité à rester concentré et être productif.

Nous avons créé une fonction qui permet de rassembler toutes les factures d’un mois donné, de les amalgamer et de les télécharger dans un même document en format PDF.

Cet outil est pour vous si vous avez besoin de :
  • Conserver une copie sur votre ordinateur
  • Envoyer une copie à quelqu’un
  • Conserver une copie en sécurité
  • Imprimer rapidement
  • Avoir toutes les factures d’un même mois dans un seul fichier PDF
 
Simple comme 1 – 2 3  !        Voici les étapes pour l’obtenir :

 

1. Rendez-vous sur la barre de menu située en haut de la page et cliquez sur la catégorie  » Comptabilité « 

 

 

 

2. Rentrer la date de facturation selon le mois de votre préférence

 

 

3. Faire clic sur le lien en bas de la page qu’indique :  » Télécharger toutes les factures de ce mois « 

 

 

 

Contactez-nous par email au info@collabox.com si vous avez des questions concernant cet outil !

 

 

Saisir un déboursé

By Comptabilité, Déboursés

Nous vous présentons la méthode pour saisir un déboursé dans le module  » Comptabilité » du Collabox.

1- cliquer sur la fonction -Déboursés– située dans le menu de gauche de votre Collabox

2-Cliquer sur le lien -ajouter une déboursé

3- Compléter les 4 champs obligatoires. Par la suite les autres champs qui s’affichent dans cette page peuvent être utilisés selon vos besoins.

4- Par la suite, il faut compléter ces 3 champs. Ensuite cliquer sur le bouton -calculer les taxes et ensuite ENREGISTRER. Prenez note que le Collabox calcule les taxes pour vous, mais si vous avez un déboursé sans taxes, cliquer sur le bouton -Calculer total seulement-.

Noter le crédit suspendu dans une fiche client

By Comptabilité, Nouveautés

Voici la procédure pour le faire.

Il est maintenant possible d’indiquer qu’un client à un crédit suspendu au niveau de la facturation.
Pour ce faire, il faut aller dans l’onglet « Configuration », puis sélectionner un client afin de le modifier.
L’option qui nous intéresse se trouve dans l’onglet « Info » de la fiche client.

Ensuite il faut cocher la case: Crédit suspendu

Par la suite, on peut observer deux modifications au comportement du site vis-à-vis ce client. Premièrement, son nom apparaitra en rouge dans la liste de client.  Deuxièmement, un message apparaitra en haut de la page de signature des factures qui seront à son nom.

Approbation des dépenses

By Comptabilité, Rapport de comptabilité

Voici la procédure pour pouvoir approuver des dépenses dans le rapport de dépenses du module Comptabilité.

Premièrement, il faut donner les droits à un employé d’autoriser des dépenses en allant dans « Configuration » puis dans « Employés ». Il faut ensuite sélectionner l’employé qui aura ce droit et aller dans l’onglet « Configuration avancée » où se trouve la catégorie « Module Comptabilité ». Dans ce module se trouve la case à cocher « Peut approuver des dépenses » qu’il faudra cocher pour voir la colonne « Approuvé » dans le rapport de dépenses.

Deuxièmement, nous allons dans la catégorie « Rapports » pour trouver le « Rapport de dépenses ». Nous devons d’abord sélectionner un employé puisqu’on peut créer de déboursé ou autoriser une dépense qu’un employé à la fois.

Troisièmement, nous devons approuver les dépenses pour pouvoir en faire des déboursés. Vous pouvez terminer en enregistrant avec le bouton « Enregistrer » dans le bas de la page.

Faire les versements

By Comptabilité, Facturation

Effectuer des versements est très simple. Voici la procédure:

1- Ouvrir la facture qui est en lien avec votre versement

2- Cliquer sur l’onglet: VERSEMENT -situer en haut

3- Indiquer les modalités de votre versement: mode de versement/date/numéro de référence/le dépôt au compte/ le montant

Vous pouvez consulter la liste de tous vos versements pour une période donnée en cliquant dans votre menu à gauche sur le mot VERSEMENT

La présentation des produits

By Comptabilité, Produits et inventaire

Quand on vend des objets, des biens tangibles, de la bouteille de bière à la bicyclette, la notion de « produit » nous est familière. Vendre des produits présente de nombreux avantages : on y rattache facilement une idée de prix, on en estime aisément la valeur, on sait ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas. C’est facile d’expliquer ce qui est compris dans le prix payé.

Avec un peu de créativité, on peut profiter de plusieurs de ces avantages pour la commercialisation, même si on vend des services et que notre prestation est moins tangible. Un bon point de départ est de « construire » nos produits dans le Collabox. On y mettra:

  • un prix et une description, et on sauvera beaucoup de temps pour la création de nos offres de services et pour la facturation.

Dans notre logiciel, vous pouvez déterminer les postes budgétaires de vos produits pour votre comptabilité (les clients ne les verront nulle part) et laisser une note, cette fois-ci à l’intention des clients, afin de clarifier les inclusions et exclusions, entre autres. Lorsque vous facturez un produit, ces informations se retrouvent automatiquement sur la facture, ce qui vous fait sauver temps et énergie.

Rendez-vous dans la section des produits pour observer cela. 

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez la page Produits à l’aide du menu vertical.

Menu vertical de Collabox

Puis cliquez sur Ajouter un produit, dans le haut de la page.

Page Liste des produits

La section 1 que vous voyez sur l’image ci-dessous est réservée aux notes.

La section 2 comprend tous les postes budgétaires. Si le produit n’est pas facturable à l’heure, n’inscrivez rien dans la colonne Heures facturables! Le montant doit être reporté dans la colonne Montant à l’extrême droite.

La section 3 sert à déterminer les éléments qui se retrouveront sur la facture. Les postes budgétaires ne s’afficheront pas sur celle-ci puisque vous voulez sans doute présenter les tarifs différemment pour votre client. Notez bien que le montant total de la facture doit correspondre au montant total calculé en fonction des postes budgétaires. Dans le cas contraire, vos comptes ne balanceraient plus.

Page Mise à jour d’un produit

En remplissant ces champs, la mise en forme de la facture est automatisée. Lorsque vous ajoutez une facture pour ce produit, vous obtiendrez un document fini qui ressemble à cela :

Exemple de facture

Sur ce, nous vous souhaitons de belles ventes!

Attestation du sous-traitant dans Collabox

By Attestation sous-traitant, Bons de commande, Comptabilité, Fournisseurs

Au Québec, les entrepreneurs généraux en construction faisant affaire avec des sous-traitants ont besoin d’obtenir du sous-traitant une attestation de Revenu Québec stipulant qu’il est en règle, lorsque le contrat atteint une certaine somme. Ils peuvent conserver le numéro de référence de cette attestation dans Collabox et surveiller la date d’échéance pour s’assurer d’obtenir une nouvelle attestation quand nécessaire.

Si vous êtes dans cette situation, voici comment procéder dans Collabox :

Vous devez d’abord entrer le numéro d’attestation et la date d’échéance dans le formulaire du fournisseur (le fournisseur étant votre sous-traitant). Si le fournisseur a déjà été créé, vous pouvez simplement le mettre à jour en ajoutant ces informations. Sinon, complétez un nouveau formulaire. 

Créer un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.


Menu horizontal de Collabox

Rendez-vous dans la section Fournisseurs

Menu vertical de Collabox, section Configuration

Cliquez sur Ajouter un fournisseur. 

Page Liste des fournisseurs

Remplissez le formulaire et cliquez sur Enregistrer.

Page Ajout d’un fournisseur

Mettre à jour un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.

Menu horizontal de Collabox

Rendez-vous dans la section Fournisseurs.

Menu vertical de Collabox, section Configuration

Cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour. Ajouter les informations manquantes et enregistrez les changements.

Page Mise à jour d’un fournisseur

La date d’expiration de l’attestation apparaîtra alors dans la liste des fournisseurs. 

Page Liste des fournisseurs

Ensuite, lorsque vous ferez un bon de commande, vous n’avez qu’à indiquer le fournisseur dans le formulaire, et le numéro et la date d’attestation y seront automatiquement rattachés. La date d’expiration se retrouvera donc aussi dans une colonne de la liste des bons de commande.

Page Liste des bons de commande

Finalement, les pastilles jaunes à droite des dates d’expiration vous indiquent que le fournisseur dépasse 25 000 $ et qu’une attestation est nécessaire.

Gestion d’inventaire par entrepôt

By Comptabilité, Inventaire, Produits et inventaire

Il existe dans Collabox une configuration avancée pour la fonctionnalité d’inventaire qui permet à chaque employé de participer à la gestion de l’inventaire. En effet, ils peuvent maintenant gérer les entrées et sorties des produits.

Un aspect intéressant de cette nouvelle configuration est la gestion d’inventaire par « entrepôts multiples ». Vous pouvez définir différents entrepôts qui peuvent aussi bien être un local d’entreposage, un camion dans lequel du matériel d’installation est conservé, et même une machine distributrice. Tout lieu qui « garde du stock » peut être considéré et géré comme un entrepôt.

La gestion d’inventaire est reliée à plusieurs autres fonctionnalités pour que vous puissiez faire un meilleur suivi des entrées et sorties, et que vous soyez avisés dans le cas de ruptures de stock prévisibles

Tout commence par la liste des entrepôts, que vous trouverez dans le module Comptabilité. Cette liste vous permet d’inscrire tous vos entrepôts, de voir le niveau de stock en un clin d’œil et de choisir un entrepôt par défaut.

Page Liste des entrepôts

Ensuite, dans vos fiches de produits, toujours dans le module Comptabilité, vous verrez une section apparaître avec vos entrepôts. Vous pourrez y inscrire l’inventaire, ainsi que le minimum et le maximum de ce produit que vous devez retrouver dans chacun des entrepôts.

Page Mise à jour d’un produit

Ces informations apparaîtront dans la liste de produits sous forme abrégée. Vous y verrez une liste de vos produits avec la quantité en inventaire et le minimum requis pour tous les entrepôts additionnés. Les quantités s’affichent en bleu lorsqu’il y a plus de produits que le minimum requis, et en rouge lorsqu’il en manque. 

Page Liste des produits

Dès que le système détecte que vous n’avez plus la quantité minimum nécessaire ou que vous dépassez le maximum dans votre entrepôt, il vous envoie une alerte si vous l’avez activée. Elle se trouve dans vos préférences, sous l’onglet Préférences avancées.

Page Mes préférences, onglet Préférences avancées

À partir du moment où ces configurations sont terminées, vous pouvez gérer la sortie de vos produits en indiquant directement les quantité retirées ou ajoutées à l’entrepôt ou en facturant vos clients.
Lorsque vous créez une facture, vous devez remplir le champ Qté Exp, correspondant à la quantité expédiée de produit, soit la quantité facturée au client. Par exemple, si on écrit « 5 » dans ce champ, Collabox inscrira automatiquement une sortie de 5 items de ce produit et l’inventaire s’ajustera tout seul.

Page Mise à jour d’une facture

Nous avons aussi adapté une page d’ajustement d’inventaire à l’affichage sur appareil mobile, dans le but d’aider vos employés en déplacement à ne jamais perdre le compte. Lorsque vous allez dans une fiche produit, vous trouvez au haut de la page le lien Variation d’inventaire. Il vous mènera sur une petite fiche d’ajustement d’inventaire pour ce produit.

Page Variation d’inventaire sur appareil mobile

Afin de surveiller les différents mouvement dans l’inventaire sur une période de temps déterminée, vous pouvez consulter le rapport Historique produits dans le module Rapports. Vous y verrez même par quel employé ont été effectuées les entrées et sorties.

Rapport Historique produits

Cette nouvelle façon de gérer l’inventaire vous intéresse? Contactez-nous pour l’utiliser dans votre Collabox.

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