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Comptabilité

Votre comptabilité avec Collabox

De la plus petite à la plus grande entreprise, la comptabilité est un élément crucial pour la gestion d’une organisation.

Avec notre logiciel comptable vous trouverez plusieurs fonctions qui vous permettront d’effectuer toutes les opérations comptables de votre entreprise.

Entre autre, vous pourrez y créer des factures, saisir les versements de vos clients et les déboursés de votre entreprise.

Il s’agit de votre meilleur outil pour planifier votre année financière grâce, entre autres, à un budget et à un état des résultats.

Vous aurez aussi accès à votre bilan annuel et à divers rapports essentiels à la gestion courante de votre entreprise.

En voici quelques-uns: les rapports des déboursés, les rapports des paiements, les rapports des versements, l’état de compte, la remise de taxes, etc.

En plus nous offrons des options plus spécifiques:

  • Attestation de sous-traitant
  • Bons de commande
  • Travaux en cours
  • Liste des fournisseurs
  • Dépenses de kilométrage
  • Gestion d’inventaire par entrepôt
Déc 21
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Déboursés à approuver

By Comptabilité, Configurer son Collabox

Une belle amélioration Collabox, vous avez maintenant un visuel pour vous faire remarquer les déboursés à approuver sur les projets dont vous êtes le chargé de projet!

Pour apprendre comment faire des déboursés dans Collabox, visitez la page Saisir un déboursé.

L’approbation des déboursés se fait généralement par un supérieur, un gestionnaire ou un administrateur. Il faut lui donner accès à l’approbation des déboursés dans la fiche de configuration d’employée, onglet menu. Dès lors que l’employé a accès à cette fonction, il pourra approuver les déboursés.

Dirigez-vous ensuite dans le module Comptabilité du menu principal du haut.

Image montrant le menu principal du haut avec le module Comptabilité en surbrillance.

Dans le menu de gauche, voyez la fonction Déboursés.

Image montrant le menu déroulant de gauche où les déboursés sont tous approuvés.

Lorsque l’approbation des déboursés dont vous avez la charge en tant que chargé de projet est à jour, vous ne verrez rien de nouveau. Par contre, si des déboursés sont en attente de votre approbation, la nouvelle fonctionnalité sera présente.

Il s’agit d’un nombre rouge entre parenthèses, comme celui-ci.

Image montrant le menu déroulant de gauche où les déboursés à approuver sont en caractère rouge et entre parenthèses.

Dans cet exemple, il indique qu’il y a 12 déboursés qui attendent votre approbation dans Collabox. Les déboursés en attente d’approbation ont aussi un icône rouge qui sert à les repérer plus facilement.

Lorsqu’un déboursé est approuvé, le cercle devient vert.

Situation particulière

Il peut arriver qu’un déboursé ait plusieurs éléments, mais que vous soyez en mesure d’en approuver qu’une partie. Dans ce cas, le cercle devient bleu.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Nov 08
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Tableau des déboursés par fournisseurs

By Comptabilité, Déboursés, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapports

Oubliez-vous parfois des déboursés de fournisseurs d’un mois à l’autre? Assurez-vous d’avoir saisi toutes les dépenses récurrentes de votre entreprise en un coup d’oeil avec le tableau des déboursés par fournisseurs.

Déboursés récurrents

Les déboursés récurrents, par définition, reviennent à un intervalle donné et sont habituellement du même montant d’une fois à l’autre. Collabox a une fonction pour automatiser ces types de déboursés pour vous aider à gagner du temps. Dirigez-vous dans une fiche déboursé et saisissez vos informations. Puis, défilez au bas de la page et cliquez sur le bouton « Créer un déboursé récurrent ».

Tableau des déboursés par fournisseurs

Cependant, tous les déboursés récurrents ne sont pas nécessairement du même montant. C’est pourquoi le tableau des déboursés par fournisseurs est très utile. Il permet de visuellement observer les dépenses par fournisseurs et de rapidement identifier les déboursés manquants pour un mois donné.

Ouvrez la liste des déboursés et ciquez sur le lien « Tableau paiements fournisseurs »

Image montrant la position du lien "Tableau paiements fournisseurs" dans la page Liste des déboursés.

Choisissez un intervalle à vérifier, puis cliquez sur « Afficher ». Vous verrez apparaître tous les fournisseurs saisis dans les déboursés pendant la période choisie. Rapidement, vous verrez si des déboursés ont été oubliés par fournisseurs. L’exemple suivant montre des déboursés qui semblent manquants. Il ne vous reste qu’à vérifier que rien n’a été oublié.

Exemple d'un tableau des déboursés par fournisseurs. Des encadrés rouges indiquent les endroits où des déboursés semblent manquants.

Ce suivi est rapide et très efficace. Il peut facilement faire partie de votre routine de fin de mois.

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Nov 08
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Limite de crédit

By Comptabilité

Puisque nous ne vivons pas dans un monde parfait, il arrive que des clients tardent à vouloir nous payer. Afin d’éviter le débordement, Collabox a créer un système de limite de crédit personnalisable qui vous alerte lors d’un problème de paiement.

Configurer la limite de crédit

Lorsque vous créez un nouveau client ou que vous avez besoin de modifier les informations de crédit, dirigez-vous dans la fiche client désirée. Parmi les champs qui s’affichent se trouve une série de trois champs dédiée au crédit. Ajoutez un montant de limite tolérable pour vous, ainsi qu’un nombre de jour maximum pour le paiement. Voici un exemple de 5 000$ et de 90 jours.

Exemple de la fiche client où on observe les trois champs liés à la limite de crédit.

L’ajout de ces informations indique qu’au-dessus de 5 000$ de crédit, votre entreprise arrête de travailler pour ce client jusqu’à paiement par celui-ci.

Pendant ce moment d’arrêt, il est suggéré de cocher la case « crédit suspendu ».

Dans la fiche client, un exemple de la case "crédit suspendu" coché.

Continuez de préparer vos soumissions pour ce client, au besoin. La suspension du crédit ne vous empêche pas de préparer des nouvelles offres de service, mais elles resteront « en soumission ». La production pourra reprendre lorsque la case sera décochée, donc lorsque le client aura payé son dû.

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Nov 08
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Approbation de facture

By Configuration, Configurer son Collabox, Employés, Facturation

Vous avez plusieurs chargés de projets qui préparent des factures? D’autres ont besoin de les consulter, mais ne doivent pas les modifier? Il vous suffit de demander à Collabox une approbation de facture pour garder le contrôle.

Accès à la facturation

D’abord, vous décidez qui a le droit de créer et de voir les factures de votre entreprise. Ensuite, dirigez-vous vers la fiche employé pour donner ou retirer un accès à la facturation.

Sélectionner « Configuration » au haut de la page, puis « Employés » dans le menu de gauche.

Image montrant le menu principal de Collabox. Le curseur pointe sur l'onglet "Configuration".
Image montrant une partie du menu de gauche sous l'onglet Configuration. Le curseur pointe vers le lien "Employés"

Choisissez un employé dont l’accès doit être modifié, puis cliquez sur l’onglet « Menus ».

Exemple d'une fiche client où le curseur pointe vers l'onglet "Menus".

Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez le Module « Facturation et comptabilité ». Cochez la case Facturation si vous désirez donner un accès, ou décochez-la pour le retirer. Enregistrez votre travail.

Image de la page Menus de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur la case à cocher facturation pour donner l'accès à l'employé.

Maintenant, toujours dans la fiche de l’employé, sélectionnez l’onglet « Configuration avancée ».

Menu de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur l'onglet Configuration avancée.

Défilez la page jusqu’au Module Comptabilité. Plusieurs choix d’accès s’offrent à vous. Vous pouvez approuver des factures dont vous avez la charge, ou encore l’entièreté des factures de l’entreprise. Vous pouvez consulter les factures dans les modifier ou encore consulter uniquement les factures dont vous êtes le directeur de compte. À vous de choisir.

Image de la page Configuration avancée de la fiche d'employé. Des encadrés rouges indiquent où sont les cases à cocher pour donner l'approbation de facture à un employé, une consultation uniquement ou une restriction complète.

Approbation de facture

Lorsque vous êtes l’approbateur de factures, vous avez une action à poser avant de pouvoir les envoyer au client.

D’abord, ouvrez une nouvelle facture et vérifiez les informations. Faites des modifications au besoin. Puis, au bas de la page, cliquez sur le bouton « Approuver la facture ».

Série de boutons cliquables au bas de la facture. Le curseur pointe vers le bouton "Approuver la facture".

Dans la liste des factures du mois en cours, un crochet vert apparaît à côté des factures approuvées.

Exemples de factures approuvées où on voit les crochets verts à côté du numéro de facture.

Lorsqu’elles sont en attente d’approbation, un message d’alerte rouge est visible dans le haut de la facture et aucun crochet n’est visible.

Exemple d'une facture qui n'a pas encore été approuvée. Un message rouge apparaît en haut de la page "Cette facture n'est pas approuvée".

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Nov 07
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Configurer son bilan

By Comptabilité, Configuration

Vous avez décidé de n’utiliser qu’un seul système pour effectuer votre comptabilité d’entreprise et souhaitez que toutes vos opérations comptables soient regroupées chez Collabox? Vous avez donc besoin de configurer votre bilan dans Collabox.

Étape préalable

Avant de préparer votre bilan, assurez-vous que vos comptes transactionnels, vos postes budgétaires et vos modes de paiement sont bien configurés. N’hésitez pas à demander l’aide de votre comptable ou des membres de l’équipe Collabox si vous avez besoin d’aide à ce sujet.

Configurer son bilan

Le bilan de chaque entreprise est personnalisé en fonction de ses opérations et de ses besoins.

Rendez-vous d’abord dans le menu principal « Comptabilité ».

Sélectionnez l’option « Configuration bilan » dans le menu de gauche.

Vous verrez apparaître le gabarit général d’un bilan. S’y trouvent les actifs à court terme, les immobilisations, les passifs à court terme, les dettes à long terme et les capitaux propres. Utilisez un exemple de bilan passé comme point de départ est une solution gagnante pour configurer son bilan Collabox.

Ajoutez un nouvel élément au bilan en lui octroyant une section du bilan, un numéro et un nom. Puis, sélectionnez le compte transactionnel associé et choisissez le type de solde désiré.

Souvent, les comptes transactionnels de taxes sont une combinaison de comptes transactionnels (M), alors que les comptes à payer sont un solde de compte (A).

Finalement, dirigez-vous vers votre bilan final. Sélectionnez la date voulu de fin de votre bilan et observez vos résultats!

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Nov 07
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Bulletins d’expédition

By Facturation, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Produits

Vous gérez une entreprise qui fait de la livraison et avez besoin d’imprimer vos bulletins d’expédition? Collabox les prépare pour vous en un seul clic.

Préparer une facture

Chez Collabox, nous privilégions la production de factures avant de créer un bulletin d’expédition ou bon de livraison. La raison est bien simple, ce document n’est qu’une copie de la facture, sans le prix! Ainsi, créer la facture en premier vous épargne de refaire une saisie en double par la suite.

Cliquez d’abord sur le menu principal Comptabilité.

Image représentant le menu principal Collabox. Le curseur pointe sur l'onglet Comptabilité.

Puis, sélectionner le lien « Ajouter une facture ». Vous pouvez également facturer par produit, tel que présenté dans l’article de blogue ici.

Image présentant la page Liste des Factures. Le curseur pointe sur le lien "Ajouter une facture".

Choisissez un client et un projet à facturer, puis cliquez sur « Continuer ».

Image montrant la page de création d'une facture à partir d'un client.

Ajoutez maintenant vos produits et vos notes. Votre facture est terminée. Notez qu’il vous faut également ajouter le montant de la facture au bon poste budgétaire.

Créer vos bulletins d’expédition

Après avoir créé la facture, déroulez la page jusqu’à ce que vous aperceviez le bouton « Imprimer un bulletin d’expédition » ou « Imprimer un bon de livraison », dépendant de la terminologie personnalisée à votre organisme.

Cliquez sur le bouton « Imprimer un bulletin d’expédition » ou « Imprimer un bon de livraison » et voyez un document en format .pdf s’ouvrir. Ce dernier aura les mêmes informations pertinentes que la facture, à l’exception des prix de vos produits.

Le bulletin d’expédition peut être imprimé et collé sur la boîte. Le contenu et les quantités sont ainsi facilement validés par votre personnel.

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Nov 07
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Balance de vérification

By Comptabilité, Non classifié(e), Rapport de comptabilité, Vérifications

Lors de votre fin d’année, il vous faudra produire votre rapport de balance de vérification pour votre comptable. Ce rapport regroupe l’ensemble des écritures de grand livre.

Rapport de balance de vérification

Dans le menu principal du haut, cliquez d’abord sur « Rapport ».

Image montrant le menu principal supérieur du Collabox. L'onglet "Rapports" est pointé avec le curseur.

Puis, dans le menu de gauche, déroulez la page jusqu’à ce que vous trouviez la fonction « Balance de vérification ».

Image montrant la section rapport "comptabilité" dans le menu de gauche. Le curseur pointe sur le lien "Balance de vérification"

Parmi les options qui s’offrent à vous, indiquez le bon intervalle de temps, puis cliquez sur « Afficher ». Au besoin, cochez les cases de personnalisation de l’affichage des soldes.

Image montrant un exemple de l'en-tête de la page Balance de vérification. On y voit les champs d'intervalle de temps à remplir, ainsi que deux cases à cocher pour l'affichage personnalisé des soldes.

Le rapport de balance de vérification est maintenant créé. Pour s’assurer que votre organisme a ses écritures comptables en ordre, le solde de la colonne « Débit » devrait être le même que celui de la colonne « Crédit ». Si ce n’est pas le cas, comme dans l’exemple suivant, il vous faudra vérifier que toutes vos factures et vos déboursés sont balancés. L’article de blogue « Vérification » vous explique comment procéder.

Exemple d'un rapport de balance de vérification qui ne balance pas.
Exemple d'un rapport de balance de vérification qui ne balance pas.

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Nov 04
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Renouveler une facture

By Comptabilité, Facturation

Renouveler une facture vous permet de gérer des adhésions (membership), des licences ou des abonnements. Avec Collabox, il est possible, très facilement, de gérer toutes vos factures renouvelables pour une période précise en automatisant ce processus.

Pour utiliser ces fonctions, vous devez bien évidemment faire votre facturation avec le module de Comptabilité de Collabox. Il vous permet de gérer toutes les opérations comptables de votre entreprise.

Voici les grande étapes pour créer des renouvellements de facture automatisés.

Créer une facture

D’abord, créez une facture pour un client désiré. Puis, dirigez-vous au bas de l’écran. Vous verrez un bouton « Créer un renouvellement de facture ».

Cliquez sur ce bouton. Une autre fenêtre s’affichera pour programmer votre renouvellement selon vos besoins spécifiques.

Enregistrez les paramètres de renouvellement. Puis, le Collabox vous affichera automatiquement les factures à renouveler à la période désirée.

Facture à renouveler

Une liste de « factures à renouveler » se crée dans le menu de gauche.

Notez le pictogramme de flèches situé à gauche du numéro de la facture. Cela vous indique qu’il s’agit d’une facture qui est mode renouvellement.

Cliquez sur votre facture et une fois ouverte, le bouton : renouveler maintenant, permettra de modifier ou d’envoyer votre nouvelle facture.

Une fois votre facture renouvelée, vous avez plusieurs options pour éditer la facture, vérifier la période couverte, afficher ou imprimer votre facture. La fonction : envoyer la facture par courriel directement du Collabox est aussi disponible.

Vous pouvez renouveler les factures une à la fois si vous désirez les vérifier ou vous pouvez les renouveler en lot et les faire partir par courriel directement au « contact facturable » qui aura été au préalable saisi dans la fiche du client.

Voilà, votre renouvellement de facture récurrente devient facile, rapide et automatisé, vous pouvez donc utiliser votre temps à faire d’autres tâches.

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Nov 03
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Automatisation des postes budgétaires

By Comptabilité, Non classifié(e), Produits, Trucs et astuces

L’automatisation de la sélection des postes budgétaires pour vos produits vous fait gagner du temps et évite les erreurs d’inattention lors de la facturation. Voyez comment configurer le tout.

Créer des produits

La première étape est de créer un produit. Pour ce faire, suivez les directives présentées dans l’article « Présenter ses produits ».

Automatisation des postes budgétaires des produits

Attribuez un poste budgétaire à votre produit est la première étape à faire.

Rendez-vous d’abord dans la fiche produit désirée. Pour se faire, dirigez-vous vers la liste des produits dans le menu de gauche.

Image montrant le menu de gauche et le lien vers la liste des produits.

Ensuite, sélectionnez le produit désiré.

Voici une image qui montre un exemple d'une liste de produits dans Collabox. On y voit le nom du produit, sa quantité en inventaire et son prix vendant unitaire.

En ouvrant la fiche produit, restez sur l’onglet principal « Produits » et défilez au bas de la page.

Exemple de la page de la fiche produit avec le titre du produit.

Rendu au bas de la page de configuration du produit, vos postes budgétaires s’affichent. Choisissez celui qui vous convient pour le produit choisi. Ajoutez les heures ou le montant prévu pour ce produit dans la case associée. Le tour est joué!

Exemple de la fiche produit au bas de la page où on peut choisir le bon poste budgétaire. Ici, la tablette est attribuée au poste de facturation simple.

Facturer un produit

Lorsque vous facturez un produit, le poste budgétaire s’affiche automatiquement. Plus besoin d’y penser!

Exemple d'une facture pour une tablette. Le montant du produit est automatiquement ajouté au poste budgétaire choisi dans la fiche produit. Ainsi, on voit que l'automatisation des postes budgétaires des produits fonctionne.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre configuration Collabox!

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Sep 14
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Facturation inter-compagnie

By Facturation, Nouveautés

Certaines entreprises utilisent les prêts de « service » dans leurs activités quotidiennes. Êtes-vous de ceux et celles qui devez facturer pour prêt de service d’une compagnie sœur à une autre? Collabox vous permet de le faire. C’est ce que nous appelons la facturation interco ou inter-compagnie.

Image démontrant une facturation papier avec calculatrice à gauche, avec une flèche faisant le lien vers la droite sur un état des résultats numérique de Collabox.

Fonctionnement de la facturation inter-compagnie

D’abord, s’il s’agit de deux corporations, vous devez avoir deux comptes Collabox puisque deux états des résultats distincts sont exigés. Sinon, un seul compte suffit. De là, il vous sera possible de réaliser votre facturation inter-compagnie très facilement.

Ensuite, il vous faut créer une facture de service dans l’entreprise A et l’envoyer à l’entreprise B pour qui elle devient un déboursé.

En somme, vous devez utiliser les fonctions de revenu et déboursés de vos compagnies pour bien gérer votre facturation. Ainsi, un prêt de service est un revenue pour la première entreprise, alors qu’elle devient un déboursé pour la seconde, et vice-versa.

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