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Comptabilité

Votre comptabilité avec Collabox

logiciel de comptabilité

De la plus petite à la plus grande entreprise, la comptabilité est un élément crucial pour la gestion d’une organisation.

Avec notre logiciel comptable vous trouverez plusieurs fonctions qui vous permettront d’effectuer toutes les opérations comptables de votre entreprise.

Entre autre, vous pourrez y créer des factures, saisir les versements de vos clients et les déboursés de votre entreprise.

Il s’agit de votre meilleur outil pour planifier votre année financière grâce, entre autres, à un budget et à un état des résultats.

Vous aurez aussi accès à votre bilan annuel et à divers rapports essentiels à la gestion courante de votre entreprise.

En voici quelques-uns: les rapports des déboursés, les rapports des paiements, les rapports des versements, l’état de compte, la remise de taxes, etc.

En plus nous offrons des options plus spécifiques:

  • Attestation de sous-traitant
  • Bons de commande
  • Travaux en cours
  • Liste des fournisseurs
  • Dépenses de kilométrage
  • Gestion d’inventaire par entrepôt

Tableau des déboursés par fournisseurs

By Comptabilité, Déboursés, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Rapports

Oubliez-vous parfois des déboursés de fournisseurs d’un mois à l’autre? Assurez-vous d’avoir saisi toutes les dépenses récurrentes de votre entreprise en un coup d’oeil avec le tableau des déboursés par fournisseurs.

Déboursés récurrents

Les déboursés récurrents, par définition, reviennent à un intervalle donné et sont habituellement du même montant d’une fois à l’autre. Collabox a une fonction pour automatiser ces types de déboursés pour vous aider à gagner du temps. Dirigez-vous dans une fiche déboursé et saisissez vos informations. Puis, défilez au bas de la page et cliquez sur le bouton « Créer un déboursé récurrent ».

Tableau des déboursés par fournisseurs

Cependant, tous les déboursés récurrents ne sont pas nécessairement du même montant. C’est pourquoi le tableau des déboursés par fournisseurs est très utile. Il permet de visuellement observer les dépenses par fournisseurs et de rapidement identifier les déboursés manquants pour un mois donné.

Ouvrez la liste des déboursés et ciquez sur le lien « Tableau paiements fournisseurs »

Image montrant la position du lien "Tableau paiements fournisseurs" dans la page Liste des déboursés.

Choisissez un intervalle à vérifier, puis cliquez sur « Afficher ». Vous verrez apparaître tous les fournisseurs saisis dans les déboursés pendant la période choisie. Rapidement, vous verrez si des déboursés ont été oubliés par fournisseurs. L’exemple suivant montre des déboursés qui semblent manquants. Il ne vous reste qu’à vérifier que rien n’a été oublié.

Exemple d'un tableau des déboursés par fournisseurs. Des encadrés rouges indiquent les endroits où des déboursés semblent manquants.

Ce suivi est rapide et très efficace. Il peut facilement faire partie de votre routine de fin de mois.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Limite de crédit

By Comptabilité, Nouveautés

Puisque nous ne vivons pas dans un monde parfait, il arrive que des clients tardent à vouloir nous payer. Afin d’éviter le débordement, Collabox a créer un système de limite de crédit personnalisable qui vous alerte lors d’un problème de paiement.

Configurer la limite de crédit

Lorsque vous créez un nouveau client ou que vous avez besoin de modifier les informations de crédit, dirigez-vous dans la fiche client désirée. Parmi les champs qui s’affichent se trouve une série de trois champs dédiée au crédit. Ajoutez un montant de limite tolérable pour vous, ainsi qu’un nombre de jour maximum pour le paiement. Voici un exemple de 5 000$ et de 90 jours.

Exemple de la fiche client où on observe les trois champs liés à la limite de crédit.

L’ajout de ces informations indique qu’au-dessus de 5 000$ de crédit, votre entreprise arrête de travailler pour ce client jusqu’à paiement par celui-ci.

Pendant ce moment d’arrêt, il est suggéré de cocher la case « crédit suspendu ».

Dans la fiche client, un exemple de la case "crédit suspendu" coché.

Continuez de préparer vos soumissions pour ce client, au besoin. La suspension du crédit ne vous empêche pas de préparer des nouvelles offres de service, mais elles resteront « en soumission ». La production pourra reprendre lorsque la case sera décochée, donc lorsque le client aura payé son dû.

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Approbation de facture

By Configuration, Configurer son Collabox, Employés, Facturation

Vous avez plusieurs chargés de projets qui préparent des factures? D’autres ont besoin de les consulter, mais ne doivent pas les modifier? Il vous suffit de demander à Collabox une approbation de facture pour garder le contrôle.

Accès à la facturation

D’abord, vous décidez qui a le droit de créer et de voir les factures de votre entreprise. Ensuite, dirigez-vous vers la fiche employé pour donner ou retirer un accès à la facturation.

Sélectionner « Configuration » au haut de la page, puis « Employés » dans le menu de gauche.

Image montrant le menu principal de Collabox. Le curseur pointe sur l'onglet "Configuration".
Image montrant une partie du menu de gauche sous l'onglet Configuration. Le curseur pointe vers le lien "Employés"

Choisissez un employé dont l’accès doit être modifié, puis cliquez sur l’onglet « Menus ».

Exemple d'une fiche client où le curseur pointe vers l'onglet "Menus".

Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez le Module « Facturation et comptabilité ». Cochez la case Facturation si vous désirez donner un accès, ou décochez-la pour le retirer. Enregistrez votre travail.

Image de la page Menus de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur la case à cocher facturation pour donner l'accès à l'employé.

Maintenant, toujours dans la fiche de l’employé, sélectionnez l’onglet « Configuration avancée ».

Menu de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur l'onglet Configuration avancée.

Défilez la page jusqu’au Module Comptabilité. Plusieurs choix d’accès s’offrent à vous. Vous pouvez approuver des factures dont vous avez la charge, ou encore l’entièreté des factures de l’entreprise. Vous pouvez consulter les factures dans les modifier ou encore consulter uniquement les factures dont vous êtes le directeur de compte. À vous de choisir.

Image de la page Configuration avancée de la fiche d'employé. Des encadrés rouges indiquent où sont les cases à cocher pour donner l'approbation de facture à un employé, une consultation uniquement ou une restriction complète.

Approbation de facture

Lorsque vous êtes l’approbateur de factures, vous avez une action à poser avant de pouvoir les envoyer au client.

D’abord, ouvrez une nouvelle facture et vérifiez les informations. Faites des modifications au besoin. Puis, au bas de la page, cliquez sur le bouton « Approuver la facture ».

Série de boutons cliquables au bas de la facture. Le curseur pointe vers le bouton "Approuver la facture".

Dans la liste des factures du mois en cours, un crochet vert apparaît à côté des factures approuvées.

Exemples de factures approuvées où on voit les crochets verts à côté du numéro de facture.

Lorsqu’elles sont en attente d’approbation, un message d’alerte rouge est visible dans le haut de la facture et aucun crochet n’est visible.

Exemple d'une facture qui n'a pas encore été approuvée. Un message rouge apparaît en haut de la page "Cette facture n'est pas approuvée".

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Configurer son bilan

By Comptabilité, Configuration

Vous avez décidé de n’utiliser qu’un seul système pour effectuer votre comptabilité d’entreprise et souhaitez que toutes vos opérations comptables soient regroupées chez Collabox? Vous avez donc besoin de configurer votre bilan dans Collabox.

Étape préalable

Avant de préparer votre bilan, assurez-vous que vos comptes transactionnels, vos postes budgétaires et vos modes de paiement sont bien configurés. N’hésitez pas à demander l’aide de votre comptable ou des membres de l’équipe Collabox si vous avez besoin d’aide à ce sujet.

Configurer son bilan

Le bilan de chaque entreprise est personnalisé en fonction de ses opérations et de ses besoins.

Rendez-vous d’abord dans le menu principal « Comptabilité ».

Sélectionnez l’option « Configuration bilan » dans le menu de gauche.

Vous verrez apparaître le gabarit général d’un bilan. S’y trouvent les actifs à court terme, les immobilisations, les passifs à court terme, les dettes à long terme et les capitaux propres. Utilisez un exemple de bilan passé comme point de départ est une solution gagnante pour configurer son bilan Collabox.

Ajoutez un nouvel élément au bilan en lui octroyant une section du bilan, un numéro et un nom. Puis, sélectionnez le compte transactionnel associé et choisissez le type de solde désiré.

Souvent, les comptes transactionnels de taxes sont une combinaison de comptes transactionnels (M), alors que les comptes à payer sont un solde de compte (A).

Finalement, dirigez-vous vers votre bilan final. Sélectionnez la date voulu de fin de votre bilan et observez vos résultats!

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Balance de vérification

By Comptabilité, Non classifié(e), Rapport de comptabilité, Vérifications

Lors de votre fin d’année, il vous faudra produire votre rapport de balance de vérification pour votre comptable. Ce rapport regroupe l’ensemble des écritures de grand livre.

Rapport de balance de vérification

Dans le menu principal du haut, cliquez d’abord sur « Rapport ».

Image montrant le menu principal supérieur du Collabox. L'onglet "Rapports" est pointé avec le curseur.

Puis, dans le menu de gauche, déroulez la page jusqu’à ce que vous trouviez la fonction « Balance de vérification ».

Image montrant la section rapport "comptabilité" dans le menu de gauche. Le curseur pointe sur le lien "Balance de vérification"

Parmi les options qui s’offrent à vous, indiquez le bon intervalle de temps, puis cliquez sur « Afficher ». Au besoin, cochez les cases de personnalisation de l’affichage des soldes.

Image montrant un exemple de l'en-tête de la page Balance de vérification. On y voit les champs d'intervalle de temps à remplir, ainsi que deux cases à cocher pour l'affichage personnalisé des soldes.

Le rapport de balance de vérification est maintenant créé. Pour s’assurer que votre organisme a ses écritures comptables en ordre, le solde de la colonne « Débit » devrait être le même que celui de la colonne « Crédit ». Si ce n’est pas le cas, comme dans l’exemple suivant, il vous faudra vérifier que toutes vos factures et vos déboursés sont balancés. L’article de blogue « Vérification » vous explique comment procéder.

Exemple d'un rapport de balance de vérification qui ne balance pas.
Exemple d'un rapport de balance de vérification qui ne balance pas.

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Renouveler une facture

By Comptabilité, Facturation

Renouveler une facture vous permet de gérer des adhésions (membership), des licences ou des abonnements. Avec Collabox, il est possible, très facilement, de gérer toutes vos factures renouvelables pour une période précise en automatisant ce processus.

Pour utiliser ces fonctions, vous devez bien évidemment faire votre facturation avec le module de Comptabilité de Collabox. Il vous permet de gérer toutes les opérations comptables de votre entreprise.


Voici les grande étapes pour créer des renouvellements de facture automatisés.

Créer une facture

D’abord, créez une facture pour un client désiré. Puis, dirigez-vous au bas de l’écran. Vous verrez un bouton « Créer un renouvellement de facture ».

Cliquez sur ce bouton. Une autre fenêtre s’affichera pour programmer votre renouvellement selon vos besoins spécifiques.

Enregistrez les paramètres de renouvellement. Puis, le Collabox vous affichera automatiquement les factures à renouveler à la période désirée.

Facture à renouveler

Une liste de « factures à renouveler » se crée dans le menu de gauche.

Notez le pictogramme de flèches situé à gauche du numéro de la facture. Cela vous indique qu’il s’agit d’une facture qui est mode renouvellement.

Cliquez sur votre facture et une fois ouverte, le bouton : renouveler maintenant, permettra de modifier ou d’envoyer votre nouvelle facture.

Une fois votre facture renouvelée, vous avez plusieurs options pour éditer la facture, vérifier la période couverte, afficher ou imprimer votre facture. La fonction : envoyer la facture par courriel directement du Collabox est aussi disponible.

Vous pouvez renouveler les factures une à la fois si vous désirez les vérifier ou vous pouvez les renouveler en lot et les faire partir par courriel directement au « contact facturable » qui aura été au préalable saisi dans la fiche du client.

Voilà, votre renouvellement de facture récurrente devient facile, rapide et automatisé, vous pouvez donc utiliser votre temps à faire d’autres tâches.

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Automatisation des postes budgétaires

By Comptabilité, Non classifié(e), Produits, Trucs et astuces

L’automatisation de la sélection des postes budgétaires pour vos produits vous fait gagner du temps et évite les erreurs d’inattention lors de la facturation. Voyez comment configurer le tout.

Créer des produits

La première étape est de créer un produit. Pour ce faire, suivez les directives présentées dans l’article « Présenter ses produits ».

Automatisation des postes budgétaires des produits

Attribuez un poste budgétaire à votre produit est la première étape à faire.

Rendez-vous d’abord dans la fiche produit désirée. Pour se faire, dirigez-vous vers la liste des produits dans le menu de gauche.

Image montrant le menu de gauche et le lien vers la liste des produits.

Ensuite, sélectionnez le produit désiré.

Voici une image qui montre un exemple d'une liste de produits dans Collabox. On y voit le nom du produit, sa quantité en inventaire et son prix vendant unitaire.

En ouvrant la fiche produit, restez sur l’onglet principal « Produits » et défilez au bas de la page.

Exemple de la page de la fiche produit avec le titre du produit.

Rendu au bas de la page de configuration du produit, vos postes budgétaires s’affichent. Choisissez celui qui vous convient pour le produit choisi. Ajoutez les heures ou le montant prévu pour ce produit dans la case associée. Le tour est joué!

Exemple de la fiche produit au bas de la page où on peut choisir le bon poste budgétaire. Ici, la tablette est attribuée au poste de facturation simple.

Facturer un produit

Lorsque vous facturez un produit, le poste budgétaire s’affiche automatiquement. Plus besoin d’y penser!

Exemple d'une facture pour une tablette. Le montant du produit est automatiquement ajouté au poste budgétaire choisi dans la fiche produit. Ainsi, on voit que l'automatisation des postes budgétaires des produits fonctionne.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274

Facturer par produits

By Facturation, Produits

Les clients Collabox qui vendent des produits ont nécessairement besoin de facturer par produits également. Bonne nouvelle, le module de facturation du Collabox vous permet de le faire.

Configurer les produits

La première étape est de bien configurer vos produits dans le Collabox. Si ce n’est pas déjà fait, veuillez porter une attention particulière à cet article de blogue qui vous guide tout au long de cette configuration. En bref, il vous faut avoir préalablement saisi tous les détails de chaque produit avant de pouvoir les facturer à un client.

Facturer par produits

1. À partir du projet

D’abord, dirigez-vous vers un projet à facturer. Pour ce faire, cliquez sur la fonction « liste de projets » dans le menu de gauche de votre Collabox.

Menu de gauche où se trouve la fonction "Liste des projets".

Puis sélectionnez le projet désiré.

Exemple d'un projet à facturer dans la liste des projets du Collabox.

Dirigez-vous ensuite vers l’onglet « Facturation ». Puis, ajoutez une facture

Onglet facturation dans le projet sélectionné. L'option "ajouter une facture" est visible.

Révisez maintenant les informations de la facturation. Assurez-vous que le nom du client et que le titre du projet sont les bons. Vous pouvez dès maintenant ajouter un produit, si la facture n’en contient qu’un seul, ou alors continuer et les ajouter à la prochaine étape.

Visuel de la page d'ajout d'une facture avec plusieurs menus déroulants et champs à remplir.

Dans la fiche de facture, ajoutez autant d’éléments que désirés. Assurez-vous de mettre une description, de choisir le bon produit et d’ajouter la quantité. La configuration de vos produits permet à Collabox d’automatiquement remplir les champs associés aux montants.

Exemple de l'ajout d'un produit dans la facture.

2. À partir du module Comptabilité

Une deuxième option s’offre à vous pour facturer par produit. Dirigez-vous d’abord dans le module « Comptabilité » dans le menu principal.

Menu principal du Collabox où sont indiqués les modules. Le curseur pointe sur le module Comptabilité.

Puis, ajoutez manuellement une facture.

Image montrant où cliquer pour ajouter manuellement une facture sur la page "liste des factures". Il s'agit de la page principale du module "Comptabilité".

Remplissez les options qui s’offrent à vous, puis sélectionnez un produit à facturer ou encore ajoutez-les directement dans la facture à l’étape suivante.

Menu déroulant de sélection d'un produit déjà enregistré.

Enfin, remplissez les quantités et les prix manuellement ou encore ajouter d’autres produits, au besoin.

Exemple de l'ajout d'un produit dans la facture.

Voilà, vous savez maintenant comment facturer par produit!

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Service de tenue de livre

By Comptabilité, Nouveautés
Comptabilité Collabox
Comptabilité Collabox

Collabox offre un service de tenue de livre pour vous aider à performer!

Impartition en tenue de livre avec le module de comptabilité de Collabox
RÉSERVER LE SERVICE DÈS MAINTENANT!

Vous avez besoin de support dans votre tenue de livre, mais vous ne voulez pas embaucher une ressource uniquement pour faire ce travail?

Vous utilisez le module comptabilité du Collabox et vous auriez quelques tâches de tenue de livre à faire faire périodiquement?

Que ce soit 5 heures par mois, 2 heures par semaine ou plus, nous pouvons le faire pour vous grâce au Service de tenue de livre Collabox.

Voici des exemples de tâches effectuées par notre équipe :

– Préparer et effectuer les remises de taxes
– Effectuer la gestion des comptes à recevoir
– Gérer des fournisseurs pour suivre les comptes à payer
– Faire la conciliation bancaire mensuelle
– Faire les tâches reliées à la facturation
– Préparer des fichiers de paye
– Saisir les dépenses (déboursés)
– Produire différents rapports selon les besoins

–  Autres services selon vos besoins, nous sommes à l’écoute!

Ce service est facturé à l’heure

Un minimum de 2 heures par mois doit être réservé.

En tout temps pour connaître les modalités, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

louise.lahaie@collabox.com ou 418 907-9274, poste 120

Présenter ses produits

By Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Produits et inventaire

Savoir bien présenter ses produits est la clé de la vente!

Quand on vend des objets, des biens tangibles, de la bouteille de bière à la bicyclette, la présentation des produits nous est familière. Vendre des produits présente de nombreux avantages : on y rattache facilement une idée de prix, on en estime aisément la valeur, on sait ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas. C’est facile d’expliquer ce qui est compris dans le prix payé.

Avec un peu de créativité, on peut profiter de plusieurs de ces avantages pour la commercialisation, même si on vend des services et que notre prestation est moins tangible. Un bon point de départ est de « construire » nos produits dans le Collabox.

Comment présenter ses produits

  • Un prix et une description, et on sauvera beaucoup de temps pour la création de nos offres de services et pour la facturation.

Dans notre logiciel, vous pouvez déterminer les postes budgétaires de vos produits pour votre comptabilité (les clients ne les verront nulle part) et laisser une note, cette fois-ci à l’intention des clients, afin de clarifier les inclusions et exclusions, entre autres. Lorsque vous facturez un produit, ces informations se retrouvent automatiquement sur la facture, ce qui vous fait sauver temps et énergie.

Rendez-vous dans la section des produits pour observer cela. 

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

Ouvrez la page Produits à l’aide du menu vertical.

Menu vertical de Collabox

Puis cliquez sur Ajouter un produit, dans le haut de la page.

Page Liste des produits

La section 1 que vous voyez sur l’image ci-dessous est réservée aux notes.

La section 2 comprend tous les postes budgétaires. Si le produit n’est pas facturable à l’heure, n’inscrivez rien dans la colonne Heures facturables! Le montant doit être reporté dans la colonne Montant à l’extrême droite.

La section 3 sert à déterminer les éléments qui se retrouveront sur la facture. Les postes budgétaires ne s’afficheront pas sur celle-ci puisque vous voulez sans doute présenter les tarifs différemment pour votre client. Notez bien que le montant total de la facture doit correspondre au montant total calculé en fonction des postes budgétaires. Dans le cas contraire, vos comptes ne balanceraient plus.

Page Mise à jour d’un produit

Facturer un produit

En remplissant ces champs, la mise en forme de la facture est automatisée. Lorsque vous ajoutez une facture pour ce produit, vous obtiendrez un document fini qui ressemble à cela :

Exemple de facture

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274