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Gestion de projets

La gestion de projets est le coeur d’une entreprise et par conséquent elle permet de gérer les « livrables » en plus de structurer le temps nécessaire à la réalisation.

Grâce au Collabox vous pouvez attribuer les bonnes tâches ainsi que les responsabilités aux ressources dédiées au projet.

Il faut ajouter un aspect important de la gestion de projets, la rentabilité du projet. Les rapports de suivi  des projet permettent de suivre les revenus et les coûts associés.

Le Collabox est l’outil performant pour gérer vos projets.

Verrouillage des feuilles de temps

By Employés, Feuille de temps, Fonctions ressources humaines, Projets

Les chargés de projets peuvent suivre de près les heures travaillées par leurs employés grâce au verrouillage des feuilles de temps. Lorsqu’ils s’aperçoivent que leurs employés ont passé assez de temps sur un projet et qu’ils veulent le facturer à un client, par exemple, ils n’ont qu’à verrouiller leur feuille de temps pour qu’ils n’aient plus la possibilité d’effectuer des modifications dans les heures saisies. S’ils veulent traiter les payes, ils peuvent verrouiller des journées entières afin qu’elles ne puissent plus être modifiées.

Types de verrouillage

Voici les types de verrouillage que vous pouvez effectuer :

Feuille de temps

Cette option vous permet de bloquer la modification des saisies de temps. Si vous verrouillez une feuille de temps de cette façon, l’employé ne pourra plus modifier ce qu’il a déjà inscrit dans sa feuille de temps pour la période déterminée­. Il pourra toutefois ajouter de nouvelles heures pour les jours à venir.

Journées complètes

Vous empêcherez, à l’aide de cette option, la saisie de données sur une période déterminée. Par exemple, si vous verrouillez les journées du 4 au 7 avril pour un de vos employés, il ne pourra plus rien inscrire dans sa feuille de temps pour ces journées.

Comment utiliser le verrouillage des feuilles de temps

Pour utiliser cette fonction, cliquez sur l’icône « Feuille de temps« .

Sélectionnez « Verrouillage » dans le menu vertical de gauche.

Cochez le nom de l’employé ou des employés desquels vous souhaitez verrouiller les feuilles de temps. Choisissez la période couverte, puis le type de verrouillage. Cliquez sur Verrouiller.


Note : Pour déverrouiller une feuille de temps, c’est la même façon de procéder : cochez le ou les employé(s) concerné(s), sélectionnez les dates qui vous intéressent, le type de verrouillage et cliquez sur Déverrouiller.

Lorsqu’une journée complète est verrouillée, une message s’affiche sur la feuille de temps de l’employé pour l’en informer.

Pour mieux suivre les heures supplémentaires de vos employés, lisez l’article sur les banques d’heures accumulables.

Les sous-projets

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Projets

Certains projets plus complexes que d’autres se subdivisent en sous-projets. Il est possible de reproduire cette arborescence dans Collabox pour mieux gérer le processus de réalisation. Pour ce faire, vous devez d’abord créer le projet «parent » ou projet principal.  

Créer un projet parent

Ajoutez un nouveau projet au Collabox à partir de la liste des projets ou via le menu Configuration, dans la section projet. Le projet parent correspond au projet principal et est celui qui sera par la suite divisé.

Image montrant où cliquer pour ajouter un nouveau projet dans le Collabox.

Ajouter un sous-projet

À partir du projet parent, sélectionnez l’onglet Arborescence. Cliquez sur Ajouter un sous-projet.

Des flèches rouges indiquent les endroits à sélectionner pour ajouter des sous-projets à partir de la fiche du projet parent.

Remplissez les champs pertinents et enregistrez le tout. Votre sous-projet sera créé!

Vous pourrez décliner votre projet « parent » en autant de sous-projets que vous le souhaitez.

Intéressant à savoir : Lorsque vous produisez un rapport par projet, si vous sélectionnez un projet « parent », on vous donne également la possibilité d’inclure le temps des sous-projets. Vous aurez donc une vue d’ensemble de la famille.

Facturer les sous-projets

Pour facturer plus d’un projets sur une même facture, il faut absolument qu’ils soient des « sous-projets » dans le langage Collabox. Une petite configuration préalable s’impose lors de la création de la facture. Cochez la case « Inclure les feuilles de temps des sous-projets » et voilà, vous pouvez facturer plusieurs sous-projets à la fois.

La case "Inclure les feuilles de temps des sous-projets" dans la fiche de création d'une facture est mise en évidence dans un carré rouge pointé par une flèche rouge.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Différence entre projets et services

By Calendrier, Projets

Pour les nouveaux utilisateurs, la notion de service n’est pas toujours évidente.  Non pas que le concept soit révolutionnaire, mais il est légitime de se demander quelle est la différence entre un service et un projet.


Un service

Un service est un type d’activité que vous faites dans votre entreprise, votre travail ou votre société.  Nommons de façon très générale: planification, gestion, analyse, recherche documentaire, remue-méninges, charge de projet, etc. 

La distinction importante est qu’un service peut être fait sur n’importe quel projet.  On peut aussi bien faire de la recherche documentaire sur un projet de CARTES D’AFFAIRES que sur l’ÉLABORATION D’UNE CAMPAGNE TÉLÉVISION ou encore sur un projet de RÉDACTION DE CONTRAT NOTARIÉ.

Un projet

Un projet pour sa part est plus spécifique et est rattaché à un client, c’est le mandat sur lequel vous travaillez, comme par exemple:

  • Carte d’affaires pour monsieur Auclair
  • Conception d’un plan de travail pour l’entreprise XY
  • Mise en page du rapport annuel 2019
  • Création du site web