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Projets

Gestion de projets

La gestion de projets est le coeur d’une entreprise et par conséquent elle permet de gérer les « livrables » en plus de structurer le temps nécessaire à la réalisation.

Grâce au Collabox vous pouvez attribuer les bonnes tâches ainsi que les responsabilités aux ressources dédiées au projet.

Il faut ajouter un aspect important de la gestion de projets, la rentabilité du projet. Les rapports de suivi  des projet permettent de suivre les revenus et les coûts associés.

Le Collabox est l’outil performant pour gérer vos projets.

Suivi des heures individuelles

By Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Projets, Trucs et astuces

Collabox vous permet de faire le suivi des heures individuelles par projet pour un employé. Cette information est rapide à consulter à la fois pour lui et pour son supérieur.

Feuille de temps

Dirigez-vous dans votre feuille de temps, ou celle de votre employé pour faire le suivi des heures individuelles. Dans le descriptif du jour, cliquez sur « Afficher + ».

L’information des heures cumulées au projet s’affiche dès que du temps est saisi dans la feuille de temps. Voyez le total des heures prévus pour l’employé dans la rangée supérieure. Par exemple, l’employé a fait 291h sur le projet « Gestion générale-administration », alors qu’un total de 25h avait été prévu. Le total des heures est donc en rouge. L’affichage montre également le total pour tous les employés du projet. Ainsi, 337,50h ont été réalisées alors que seulement 65h avaient été prévues. Voyez rapidement l’état d’avancement des projets de cette manière.

À l’inverse, le temps saisi par l’employé pour le projet « panneau pour l’édifice » est en bleu, ce qui signifie que le temps prévu n’a pas encore été dépassé. Finalement, le projet « le projet (M. le client) » n’a pas d’heures prévues. Notez que le cumul des heures travaillées est tout de même affiché.

Affectation des heures à un projet

Pour affecter des heures à un employé et ainsi mieux gérer son temps, dirigez-vous dans le projet désiré. Sélectionnez l’onglet « Affectation » de la fiche projet, puis ajoutez les heures prévues pour chaque employé.

Le total des heures du projet, de son côté, est inscrit dans l’onglet « Info » de la fiche projet.

Des options sur le dépassement d’heures par employé peuvent également être cochées. Cela permet d’interdire les heures excédentaires pour le projet ou pour l’employé.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

maximiser et prioriser les bonnes taches

Tâches séquentielles

By Calendrier, Employés, Projets, Tâches

Comment créer un gabarit de tâches séquentielles ?

Collabox a intégré un système de flux de travail (workflow) pour vous aider grâce aux tâches séquentielles. Ainsi, vous pouvez maximiser et prioriser les bonnes tâches. (Ça peut aussi vous libérer quelques minutes pour vous distraire avec des vidéos drôles.)

Les tâches parents et enfants

Notre équipe de programmeurs a travaillé fort pour mettre au point notre workflow familial. Laissez-moi vous expliquer. Dans Collabox, le flux de travail fonctionne à l’aide des tâches parents et enfants.

Toutes les tâches parents doivent être accomplies avant de pouvoir amorcer la tâche enfant associée.

Ainsi, cela permet d’avertir au bon moment les gens responsables des tâches enfants.

Workflow-Flux-de-travail

Comment créer un gabarit de tâches séquentielles

Avant tout, il faut configurer un gabarit de tâches séquentielles. Pour ce faire, il suffit de suivre ces étapes:

Cliquez d’abord sur l’icône « Configuration » dans la barre supérieure.Barre supérieur - CONGIGURATION

Ensuite, sélectionnez « Gabarit de tâches séquentielles » dans la barre de gauche sous la section « Tâches ».

Cette page vous affiche ainsi tous les gabarits que vous avez créés. Dans cette page, vous pouvez aussi modifier un gabarit existant en cliquant sur son nom ou en créer un nouveau. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter un gabarit de tâches séquentielles ».Barre latérale - TACHES

Donnez un nom à votre gabarit, puis enregistrez.

Nom du gabarit

Une fois que c’est réglé, dirigez-vous sur l’onglet « Étapes » pour ajouter les tâches en cliquant sur le lien « Ajouter une tâche ».Ajouter une tâche

Une fois dans l’onglet « Étapes », vous verrez les tâches du gabarit à compléter:

  • Titre 
  • Temps prévu 
  • Employés affectés à la tâche
  • Intervalle
  • Coussin d’affichage

Info à remplir
Créer la tâche parent

Une fois que vous avez maîtrisé la création du gabarit de tâches séquentielles, la prochaine étape est créer la « tâche parent » et d’ajouter des « tâches enfants » ou des « rendez-vous » à ce gabarit. Il ne reste que quelques clics et votre Workflow sera sur pied.

Important: il ne faut pas mettre ni d’intervalle ni de coussin d’affichage pour la tâche parent.

Intervalle : C’est le temps qui doit se passer entre la fin de la tâche-parent et le début de la tâche enfant.
Coussin d’affichage : C’est la période de temps avant que la tâche apparaisse dans la liste de tâches à effectuer.

Voici à quoi devrait ressembler un formulaire de création d’une tâche parent:Création tâche parent

 

Voici quelques informations supplémentaires concernant les intitulés du formulaire :

Créer une tâche enfant

Pour créer des « tâches enfants » il faut cliquer sur « Ajouter une tâche » tout simplement et ensuite lui attitrer une « Étape parente », ainsi que le « temps prévu », un « intervalle » et un « coussin d’affichage ».

Exemple

Pour faciliter votre compréhension de la relation entre les tâches parents et enfants, nous avons choisi l’exemple ci-dessous comprenant les étapes à suivre pour fabriquer une potion du client Merlin l’Enchanteur.

Les tâches enfants sont reliées à leur parent par un petit crochet.

Les deux sortes de tâches peuvent être démarrées simultanément, mais les tâches parents doivent toujours être accomplies avant de finaliser les tâches enfants.

Ainsi, si plusieurs employés s’occupent de tâches enfants et que l’un d’entre eux n’a pas terminé, il peut ralentir tout le travail à accomplir. En effet, dans cette situation, il sera impossible de finir la tâche enfant tant et aussi longtemps que les tâches parents ne seront pas complètes.  

Dans l’exemple ci-dessous, la tâche enfant est de « Mettre le ver sur l’hameçon » et la tâche parente est de « Pêcher le poisson ». Ainsi, il faut accomplir la tâche enfant avant de pouvoir réaliser la tâche parent.

Liste des étapes séquentielles du Gabarit pour mélange de poisson Mélange de poisson
 

Les 6 outils pour gérer vos projets

By Configuration, Projets

Voici les 6 différents outils qui permettent d’obtenir des indicateurs plus précis pour gérer les projets selon vos besoins.

1- le Rapport de gestion par projet

C’est le rapport tout pensé pour gérer vos projets. Il fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir :

  • factures
  • déboursés
  • salaires
  • heures
  • ressources
  • bons de commande
  • budget restant
  • etc.

2- Le Rapport de charge d’affectation 

La charge d’affectation a un volet lié directement au projet. Elle a aussi un volet associé aux employés. Ainsi, vous pouvez constater qui travaille le plus sur un projet, et qui possède la plus grande charge de travail en termes de quantité de projets. Au besoin, vous pouvez réorganiser les affectations pour optimiser le rendement.

2A – Par projet

2B – Par employé affecté

3- Le calendrier de production  

Le calendrier de production est votre outil idéal qui rassemble à la fois les échéances, mais également le nombre d’heures restant sur vos projets. Les dépassements d’heures sont visibles en un coup d’oeil. 

4- Liste des projets

La liste des projets vous permet de visualiser l’ensemble des travaux en cours. De plus, vous pouvez observer les projets par leur état d’avancement, par exemple seulement les projets « en soumission » ou encore « en production ».

5- Le rapport de progression

Le rapport de progression du Collabox vous assure un suivi du budget et vous évite les mauvaises surprises!

6- Le rapport de suivi de projets

Ce rapport est évolué et détaillé (infos financières, temps, %, etc). Celui-là c’est le top! Mais, pour l’utiliser, il faut absolument produire les offres de services et les factures par le Collabox.

Rapport par projet

By Projets, Rapports

Le rapport par projet de Collabox est essentiel au contrôle de vos opérations. Il sert à obtenir une vue d’ensemble, ou détaillée, du temps passé par vos équipes pour une période donnée. 

Gestion de projet

C’est bien naturel que le rapport par projet soit le document le plus produit et utilisé dans un logiciel de gestion de projets. C’est d’ailleurs le cas pour Collabox. Il vous fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir sur vos projets: 

  • factures
  • déboursés
  • salaires
  • heures
  • ressources
  • bons de commande
  • budget restant
  • etc

Nommez-les! Pas besoin de fouiller dans les feuilles de temps de vos employés pour trouver une information sur un projet. Tout se trouve dans ce rapport qui est très rapide à produire. Il s’exporte même en Excel!

Rapport par projet

Pour accéder à la page du rapport, cliquez sur l’icône Rapports, dans le haut de la page de votre Collabox.

Menu horizontal de Collabox

Puis, sélectionnez Projets dans le menu de gauche de Collabox.

Menu vertical de Collabox

Le rapport par projet se crée en 4 étapes :

  1. Déterminez la période qui sera couverte par le rapport à l’aide des menus déroulants.
  2. Choisissez le projet, dans le menu déroulant, sur lequel vous souhaitez obtenir des informations.
  3. Choisissez, si désiré, un employé ou un service en particulier sur lequel portera le rapport.
  4. Déterminez la façon dont les informations seront classées dans le rapport (employés, service ou ordre chronologique) en sélectionnant l’option qui vous intéresse.

Note : Le système se souvient des derniers éléments sélectionnés dans le formulaire.

Formulaire du rapport par projet

Une fois ces paramètres choisis, vous pouvez soit afficher immédiatement le rapport sans modifier les autres paramètres, soit ajuster les paramètres en fonction de vos besoins. Pour afficher le rapport, cliquez sur le bouton Afficher le rapport situé dans le bas de la page. Si vous voulez exporter le rapport en format Excel, cliquez directement sur l’icône Excel juste au-dessus du bouton Afficher le rapport

Exemple de rapport par projet, classé par employé

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Le calendrier de production

By Calendrier, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Projets, Raccourcis

Le calendrier de production. Ce rêve impossible de nombreuses compagnies est accessible grâce à Collabox! Un affichage simple vous présente les projets dus, le personnel affecté ainsi que le temps travaillé. 

Pour afficher cet outil de rêve, ouvrez votre calendrier dans Collabox en cliquant sur l’icône Agenda au haut de la page. Ensuite, sélectionnez Projets dans le menu déroulant. N’oubliez pas de cliquer sur Ok!

Zoom sur la case d’une échéance de livraison de projet

Configuration des projets pour l'affichage du calendrier

Vous devez d’abord ouvrir ou créer un projet. Ensuite, indiquez la date de livraison du projet ainsi qu’un nombre d’heures maximal autorisé pour vos employés.

Page Mise à jour d’un projet

Cliquez sur l’onglet Affectations et sélectionnez les employés associés au projet.

Page Affectations au projet [nom du projet]

Et voilà ! Votre calendrier de production est né.

Vous consultez souvent votre calendrier de production? Créez-vous un raccourci pour y accéder rapidement! Pour se faire, créez un onglet sur votre page d’accueil avec votre appareil mobile ou votre tablette iOS ou Android.

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Projets par phase

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Projets

Les projets par phase sont souvent utilisés par nos clients en construction ou en architecture. Ils permettent de gérer les projets en fonction des étapes de progression (phase). Par exemple, la conception des plans, la surveillance des travaux, etc.

Les projets par phases nécessite une personnalisation particulière. Veuillez nous contacter si vous désirez utiliser cette fonction.

Créer un projet par phase

Pour accéder aux projets, il faut d’abord cliquer sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

Configuration

Ensuite, cliquez sur « Projets » dans la barre la latérale de gauche.

Projets

Ajoutez un nouveau projet ou consultez-en un déjà existant. Puis, ajoutez le montant vendu correspondant à votre offre de service.

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Sous ce montant, vous apercevez le projet divisé en phases. Chaque phase a une valeur en argent et en pourcentage.

Pour remplir le tableau, choisissez une colonne dans laquelle vous voudrez travailler. Par exemple, en inscrivant les valeurs en pourcentage, la valeur monétaire s’ajuste automatiquement. À l’inverse, en inscrivant un montant, le pourcentage s’ajustera de lui-même.

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Il faut cependant être prudent avec les données saisies. En effet, il est possible d’inscrire des valeurs et d’obtenir un total supérieur au montant vendu. Vous pouvez le remarquer par le total en pourcentage qui dépassera 100 % comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Réajustez vos données afin que le total soit au maximum à 100 %.

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La dernière colonne nommée « Progression » est une valeur utilisée seulement à l’interne, c’est-à-dire que le client ne verra jamais le niveau de progression. C’est à vous d’inscrire les valeurs de progression pour chaque phase, car elles ne se calculeront pas d’elles-mêmes.

La progression est plutôt une question d’expertise et d’appréciation du niveau réel de progression des travaux. Il n’est donc pas question d’utiliser les ratios d’heures ou de coûts engendrés. C’est l’expert, typiquement le chargé de projet, qui peut déterminer le niveau de progression du projet. Notez que la progression est la donnée importante qui permet de produire le rapport de progression. Pour plus d’information sur ce rapport, consultez notre texte sur ce sujet.

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Facturer des projets par phase

Lorsque vous serez rendu à la facturation, ces informations seront la base sur laquelle vous pourrez produire votre facture.

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Colonne 1 : Cette colonne permet d’inscrire le niveau d’avancement (contrairement au niveau de « progression », le niveau d’avancement est un niveau de réalisation des travaux qu’on communique au client. Ce dernier peut être différent du niveau de progression pour des motifs de stratégie d’affaires, de vente ou de gestion. Enjeu toujours sensible, le niveau d’avancement détermine la portion de travail à facturer sur le projet.

Exemple : Les plans sont prêts, mais il manque quand même quelques détails. Cependant, vous savez qu’ils sont assez complets pour les goûts du client. Le niveau d’avancement serait alors de 100 %, mais le niveau de progression serait plutôt de 90 % parce que vous savez qu’il reste encore des modifications à faire.  

Colonne 2 : Cette colonne vous affiche un résumé des montants des travaux complétés jusqu’à ce jour. Ce dernier fonctionne avec le niveau d’avancement.

Colonne 3 : Cette colonne vous présente les montants qui ont déjà été facturés. C’est très utile quand on envoie plusieurs factures au client et qu’on ne veut pas perdre le fil.

Colonne 4 : Cette colonne rassemble uniquement les montants qui seront facturés. Dans le cas présent, il manquait 25 % d’avancement sur la phase de projet définitif. Cela équivaut à 3 125 $ qui est facturé sur cette facture.

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Taux horaire spécifique à un projet pour vos services

By Calendrier, Configuration, Configurer son Collabox, Projets, Taux

Vous ne facturez pas le même taux horaire par service à tous vos clients? Vous pouvez le modifier spécialement pour un projet. C’est simple, il suffit de suivre les étapes. Si vous voulez simplement configurer un taux par défaut, dirigez-vous sur cette page qui fournit toutes les explications.

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Comment changer le taux horaire pour un service dans un projet

La première étape consiste à obtenir la fiche du projet. Pour ce faire, on clique sur « Configuration » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, on accède à la liste des projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale gauche.

Projets

Enfin, on clique sur le projet que l’on veut modifier. Dans l’exemple suivant, il s’agit de la Campagne printemps 2007 d’ABC construction.

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Une fois dans la fiche du projet, vous devez cliquer sur l’onglet « Taux ».

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Vous serez ensuite automatique redirigé sur la page des taux spécifiques à ce projet. Sur cette page, vous pouvez modifier autant les taux pour vos employés, mais aussi pour les services.
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La dernière étape est plutôt simple, il suffit d’entrer le montant que vous voulez charger à votre client sur ce projet en particulier. N’oubliez surtout pas d’enregistrer la modification en cliquant sur « Enregistrer » au bas de la page. Dans l’exemple ci-dessous, on modifie le taux horaire pour le service « Brainstorming » de 40 $ à 75 $ de l’heure.

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Une fois que le taux horaire est ajusté, il sera comptabilisé correctement lors de votre facturation, mais aussi dans l’affichage des rapports. Pour ce faire, vous devez d’abord cliquer sur « Rapports » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, vous devez aller chercher les rapports associés aux projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale de gauche.

Enfin, il faut sélectionner les options « Prix vendant » et « Calculer les montants selon le taux des services”. Collabox vous affichera alors le rapport résumant vos projets en fonction des nouveaux taux de services que vous avez établi. 

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La feuille de temps espiègle

By Feuille de temps, Projets

Saviez-vous qu’il était possible de voir la feuille de temps de vos employés incognito? Vous pouvez même y apporter des modifications. Les feuilles de temps dont vous avez l’accès apparaissent dans un petit menu déroulant juste à côté de la vôtre.

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Vous pourrez donc regarder les heures de votre employé, voir sur quoi il travaille et à quel moment il prend ses pauses. REMARQUEZ le fond d’écran qui est maintenant gris et non blanc. C’est pour vous rappeler que vous n’êtes pas dans votre profil.

La marche à suivre pour accéder à la feuille de temps d’un employé est simple. Vous n’avez qu’à suivre les quelques étapes suivantes.

Comment configurer la feuille de temps de vos employés

Il faut d’abord ouvrir le menu « Configuration » en cliquant sur son icône dans la barre de menu du haut.

Ensuite, on doit accéder à la liste d’employés qui se situe dans la barre latérale gauche.


En cliquant sur le nom d’un employé, vous ouvrez sa fiche. Il faut ensuite aller dans l’onglet « Configuration avancée ».


Enfin, sélectionnez le/les employé(s) qui auront accès à la feuille de temps. Si vous souhaitez être le seul à l’avoir, vous n’avez qu’à cocher votre nom dans la liste. 


Et voilà! C’est facile et rapide. Maintenant, vous pouvez accéder à la feuille de temps de vos employés à leur insu pour faire du suivi. Vous pouvez aussi modifier des informations erronées, ajouter des heures oubliées ou réassigner des heures à un autre projet ou service.

La géolocalisation vous permet une espièglerie supplémentaire, au besoin, en vous permettant de visualiser sur une carte l’emplacement où l’employé a rempli sa feuille de temps. 

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Résumé des projets en 3 clics

By Projets

Feuille de temps 4.9On aime tous suivre nos projets. C’est pourquoi nous avons créé un rapport simple faisant le survol des heures travaillées. Le tout grâce au module feuille de temps. Lorsque vos employés entrent leurs heures, ils doivent inscrire le projet sur lequel ils travaillent. Lorsque les heures sont saisies dans Collabox, on peut produire un rapport identifiant quels projets retiennent vos employés. (Nous ne sommes toutefois pas responsables s’ils ne les ont pas entrées correctement.) Collabox vous permet ainsi de rassembler ces données dans un seul rapport en seulement trois clics.

Comment afficher le récapitulatif des projets

1er clic : Accéder à la section “Rapports” en cliquant sur l’icône dans la barre de menu du haut.
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2e clic : Dans la barre de gauche, vous avez les différentes options de création de rapports. Celui qui nous intéresse c’est « Projets ».
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3e clic : C’est le moment de choisir les options d’affichage du rapport. On peut indiquer la période de temps et, si l’on veut, un projet, un employé ou un service en particulier.
Feuille de temps 3Une fois les décisions prises, cliquez sur “Afficher le rapport” au bas de la page. Le petit icône avec le “x” juste au-dessus vous permettra de télécharger sur votre ordinateur le rapport sous la forme d’un fichier Excel.
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Le rapport produit vous donne donc le détail de chaque projet avec le personnel qui y a travaillé. Vous pouvez aussi voir le nombre d’heures facturé par projet.Feuille de temps 4

Il y a même un récapitulatif disponible au bas de la page pour voir d’un coup d’œil toutes les informations importantes. 

Feuille de temps 5

Travailler sur des projets en soumission

By Feuille de temps, Offres de services, Projets

Il est commun de travailler sur des projets qui ne sont pas encore signés ou en production, que ce soit pour la création d’une offre de services ou encore pour une réunion avec un client. Collabox comprend cette nécessité et c’est pourquoi il vous est possible de travailler sur des projets dont l’état est « en soumission ». 

Les états des projets

Divisez vos projets par « états » pour maximiser votre organisation et la recherche de projets dans votre Collabox.

D’abord, créez un projet via l’offre de services ou directement dans la liste des projets « Ajouter un projet ». Si le projet est lié à une offre de service (OdS), son état sera attribué directement au projet. Voici les exemples d’états :

Sélectionnez ensuite les états les plus pertinents pour vous.

Configuration des états

Pour configurer vos états, visitez d’abord la section « Organisme » dans le menu « Préférences » en bas à gauche de l’écran.

Puis, cliquez sur l’onglet « Projets » pour afficher la liste des types de projets.

Sélectionnez-les selon vos préférences. N’oubliez pas d’enregistrer!

Feuille de temps – projets en soumission

Par défaut, le Collabox ne permet que de remplir des feuilles de temps sur des projets en production. La configuration des états par projet pour vos employés est donc essentiel. Elle permet à votre équipe de saisir du temps sur les projets en soumission, par exemple, ou sur tout autre type de projet.