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Calendrier

Le calendrier de Collabox, outil de collaboration

Il a plusieurs fonctions qui permet de collaborer quotidiennement avec les membres de votre équipe, vos clients, vos contacts.

  1. gestion de vos rendez-vous
  2. gestion de vos tâches et échéanciers
  3. consultation des notes en lien avec rendez-vous
  4. partager les calendriers de vos collègues pour une meilleure gestion du temps
  5. gestion de la production par un calendrier de production
  6. gestion des feuilles de temps en lien avec vos rendez-vous

Verrouillage des feuilles de temps

By Calendrier, Feuille de temps

Les chargés de projets peuvent suivre de près les heures travaillées par leurs employés grâce au verrouillage des feuilles de temps. Lorsqu’ils s’aperçoivent que leurs employés ont passé assez de temps sur un projet et qu’ils veulent le facturer à un client, par exemple, ils n’ont qu’à verrouiller leur feuille de temps pour qu’ils n’aient plus la possibilité d’effectuer des modifications dans les heures saisies. S’ils veulent traiter les payes, ils peuvent verrouiller des journées entières afin qu’elles ne puissent plus être modifiées.

Voici les types de verrouillage que vous pouvez effectuer :

  • Feuille de temps : Cette option vous permet de bloquer la modification des saisies de temps. Si vous verrouillez une feuille de temps de cette façon, l’employé ne pourra plus modifier ce qu’il a déjà inscrit dans sa feuille de temps pour la période déterminée­. Il pourra toutefois ajouter de nouvelles des heures.
  • Journée(s) complète(s) : Vous empêcherez, à l’aide de cette option, la saisie de données sur une période déterminée. Par exemple, si vous verrouillez les journées du 4 au 7 avril pour un de vos employés, il ne pourra plus rien inscrire dans sa feuille de temps pour ces journées.

Pour utiliser cette fonction, cliquez sur l’icône Feuille de temps.

Sélectionnez Verrouillage dans le menu vertical.

Cochez le nom de l’employé ou des employés desquels vous souhaitez verrouiller les feuilles de temps. Choisissez la période couverte, puis le type de verrouillage. Cliquez sur Verrouiller.


Note : Pour déverrouiller une feuille de temps, c’est la même façon de procéder : cochez le ou les employé(s) concerné(s), sélectionnez les dates qui vous intéressent, le type de verrouillage et cliquez sur Déverrouiller.

Lorsqu’une journée complète est verrouillée, une message s’affiche sur la feuille de temps de l’employé pour l’en informer.

Pour mieux suivre les heures supplémentaires de vos employés, lisez l’article sur les banques d’heures accumulables.

Créer des sous-projets

By Calendrier, Projets

Certains projets plus complexes que d’autres se subdivisent en sous-projets. Il est possible de reproduire cette arborescence dans Collabox pour mieux gérer le processus de réalisation. Pour ce faire, vous devez d’abord créer le projet « parent » ou projet principal.  

Une fois votre projet créé, rendez-vous dans la fiche du projet.

Cliquez sur l’icône Configuration.

Menu horizontal de Collabox

 

Rendez-vous dans la section Projets, puis cliquez sur le projet « parent ».

Menu vertical, section Configuration

 

Dirigez-vous sous l’onglet Arborescence. Cliquez sur Ajouter un sous-projet.

Page Arborescence du projet [nom du projet]

 

Remplissez les champs pertinents et enregistrez le tout. Votre sous-projet sera créé!

Vous pourrez décliner votre projet « parent » en autant de sous-projets que vous le souhaitez.

Intéressant à savoir : Lorsque vous produisez un rapport par projet, si vous sélectionnez un projet « parent », on vous donne également la possibilité d’inclure le temps des sous-projets. Vous aurez donc une vue d’ensemble de la famille.

Différence entre projets et services

By Calendrier, Projets

Pour les nouveaux utilisateurs, la notion de service n’est pas toujours évidente.  Non pas que le concept soit révolutionnaire, mais il est légitime de se demander quelle est la différence entre un service et un projet.


Un service

Un service est un type d’activité que vous faites dans votre entreprise, votre travail ou votre société.  Nommons de façon très générale: planification, gestion, analyse, recherche documentaire, remue-méninges, charge de projet, etc. 

La distinction importante est qu’un service peut être fait sur n’importe quel projet.  On peut aussi bien faire de la recherche documentaire sur un projet de CARTES D’AFFAIRES que sur l’ÉLABORATION D’UNE CAMPAGNE TÉLÉVISION ou encore sur un projet de RÉDACTION DE CONTRAT NOTARIÉ.

Un projet

Un projet pour sa part est plus spécifique et est rattaché à un client, c’est le mandat sur lequel vous travaillez, comme par exemple:

  • Carte d’affaires pour monsieur Auclair
  • Conception d’un plan de travail pour l’entreprise XY
  • Mise en page du rapport annuel 2019
  • Création du site web

Remplir sa feuille de temps pour les vacances

By Calendrier, Feuille de temps

Le temps des vacances arrive à grand pas. Si vous désirez (ou devez!) entrer vos vacances dans votre feuille de temps, pourquoi ne pas prendre de l’avance et les entrer avant de prendre congé. Bien qu’il soit un peu compliqué (pour des raisons philosophiques) de saisir des feuilles de temps dans le futur, ce n’est cependant pas impossible. Voici comment faire (attention, c’est un truc d’experts!) :

 

1. Une fois que vous être branché dans votre Collabox (www.collabox.com), visitez votre feuille de temps. Par défaut, quand vous visitez cette section, on vous affiche la feuille de temps de la journée en cours.

 

2. Si vous regardez bien dans le haut de votre écran, dans la barre d’adresse de votre navigateur (Internet Explorer, Firefox, Safari, etc), vous pourrez lire une adresse qui ressemble à ceci: https://www.collabox.com/cbx/feuilletemps.php?currentdate=2018-04-05. Les derniers chiffres de l’adresse correspondent à la date de votre feuille de temps.

Page Feuille de temps du jeudi 5 avril 2018

 

3. Pour consulter, par exemple, la feuille de temps du 5 mai, vous n’avez qu’à changer 2018-04-05 pour 2018-05-05 dans la barre d’adresse et appuyer sur RETOUR.

Date dans la barre d’adresse sur la page Feuille de temps

 

4. La page devrait maintenant afficher « Feuille de temps du vendredi 3 août 2007 ». Pour la suite, vous n’avez qu’à remplir votre feuille de temps comme d’habitude. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer!

Page Feuille de temps du samedi 5 mai 2018

 

Procédez de la même façon pour remplir les autres journées. Si vous êtes gestionnaire, vous aimeriez sans doute lire l’article La gestion des vacances pour mieux planifier les vacances de vos employés avec Collabox.

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